справа з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу ділять на самостійні томи (частини).
10.3. Формування справ документів, що надійшли для тимчасового зберігання до контори, приватного нотаріуса, передбачає групування цих документів у такому порядку: першим підшивається примірник документа, що надійшов, за ним супровідний лист, яким надіслано документ до контори або до приватного нотаріуса, заява про державну реєстрацію заповіту в Спадковому реєстрі або довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей, витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі / Єдиному реєстрі довіреностей.
( Розділ X доповнено новим пунктом 10.3 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
XI. Особливості формування окремих категорій справ
11.1. Формування справ при посвідченні договорів
У зв’язку з нотаріальним посвідченням договорів відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32) формуються дві категорії справ (наприклад, 02-01 та 02-01-п; 02-10 та 02-10-п; 02-50 та 02-50-п):
11.1.1. Справи нотаріально посвідчених договорів, до яких включаються:
примірник нотаріально посвідченого договору;
документи, що посвідчують право власності, інші речові права на нерухоме майно, об’єкт незавершеного будівництва або майбутній об’єкт нерухомості та/або факт державної реєстрації таких прав;
документи, що підтверджують право власності, інші речові права на рухоме майно, яке є предметом договору, та/або факт державної реєстрації такого майна або прав на нього (у разі коли рухоме майно та/або права на нього підлягають державній реєстрації);
заяви про сімейний стан та правовий режим майна, заяви та інші документи, що підтверджують належність майна, у тому числі грошових коштів, на праві особистої приватної власності;
шлюбний договір;
довіреність;
інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, що підтверджують дозвіл / згоду на вчинення правочину (дозвіл органу опіки та піклування, згода другого з подружжя (колишнього з подружжя), користувача, іпотекодержателя тощо), відмову від вчинення правочину (заява про відмову від реалізації переважного права тощо);
11.1.2. Справи документів, на підставі яких нотаріально посвідчувалися договори, до яких включається решта документів, на підставі яких договори нотаріально посвідчено (копії документів, за якими встановлюються особи, які звертаються за вчиненням нотаріальної дії; копії документів, які підтверджують цивільну правоздатність та дієздатність юридичних осіб; копія платіжного документа (платіжна інструкція, квитанція тощо) про сплату обов’язкових платежів; витяги, інформаційні довідки з єдиних та державних реєстрів, інформаційно-комунікаційних систем держателем яких є Міністерство юстиції, та інших інформаційно-комунікаційних систем (реєстрів, кадастрів, баз даних тощо) державних органів та установ тощо).
У разі якщо документи, зазначені у цьому пункті, підлягають поверненню після вчинення нотаріальної дії, до нотаріальної справи долучаються їх копії.
11.2. Формування справ при видачі свідоцтв
У зв’язку з видачею свідоцтв, крім свідоцтв про право на спадщину, відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32) формуються 2 категорії справ (наприклад, 02-27 та 02-27-п; 02-51 та 02-51-п):
11.2.1. Справи свідоцтв, до яких включаються:
примірник свідоцтва;
документи, що посвідчують право власності, інші речові права на нерухоме майно, об’єкт незавершеного будівництва або майбутній об’єкт нерухомості та/або факт державної реєстрації таких прав;
документи, що підтверджують право власності, інші речові права на рухоме майно, та/або факт державної реєстрації такого майна або прав на нього (у разі коли рухоме майно та/або права на нього підлягають державній реєстрації);
акт про проведені електронні торги, акт про реалізацію предмета іпотеки, протокол про проведення аукціону, акт про придбання майна на аукціоні, інший документ, що підтверджує результати торгів (аукціону), у тому числі якщо вони не відбулися (за наявності);
заяви подружжя щодо видачі свідоцтв про частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя);
11.2.2. Справи документів, на підставі яких видано свідоцтва, до яких включається решта документів, на підставі яких видано свідоцтва (копії документів, за якими встановлюються особи, які звертаються за вчиненням нотаріальної дії; копії документів, які підтверджують цивільну правоздатність та дієздатність юридичних осіб; копія платіжного документа (платіжна інструкція, квитанція тощо) про сплату обов’язкових платежів; витяги, інформаційні довідки з єдиних та державних реєстрів, інформаційно-комунікаційних систем держателем яких є Міністерство юстиції, та інших інформаційно-комунікаційних систем (реєстрів, кадастрів, баз даних тощо) державних органів та установ тощо).
У разі якщо документи, зазначені у цьому пункті, підлягають поверненню після вчинення нотаріальної дії, до нотаріальної справи долучаються їх копії.
11.3. Формування спадкових справ
11.3.1. У книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) реєструються і формуються у спадкові справи:
заяви, що свідчать про волевиявлення щодо спадкового та/або спільного майна:
про прийняття спадщини;
про відмову від прийняття спадщини;
про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про відмову від прийняття спадщини;
про видачу свідоцтва про право на спадщину;
про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього подружжя);
про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці заходи;
про відкриття спадщини та укладання договору на управління спадщиною;
спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі);
виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень;
відказоодержувача про відмову від заповідального відказування;
спадкоємця про завершення спадкування, другого з подружжя (колишнього з подружжя) про видачу свідоцтва щодо спільного майна подружжя (колишнього подружжя) в межах спадкової справи та/або спадщини, яка була відкрита на окремих територіях України, де органи державної влади тимчасово не здійснюють або здійснюють не в повному обсязі свої повноваження, територіях, на яких ведуться активні бойові дії, або тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях, щодо яких не визначено дату завершення бойових дій або тимчасової окупації, дату відновлення здійснення своїх повноважень органами державної влади у повному обсязі, та щодо якої спадкова справа була зареєстрована у Спадковому реєстрі, але неможливо продовжити провадження внаслідок її знищення або відсутності доступу до місця її зберігання у зв’язку з тимчасовою окупацією чи веденням активних бойових дій;
вимоги кредиторів (якщо вони надійшли до видачі свідоцтва про право на спадщину).
11.3.2. Формування спадкової справи передбачає групування документів, на підставі яких було відкрито спадкову справу, видано свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на спільне майно подружжя (колишнього подружжя) або винесено постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії (видачі свідоцтва).
У спадкову справу формуються також архівні примірники посвідчених нотаріусом під час ведення спадкової справи договорів про поділ спадщини, зміну черговості та розміру часток у спадщині.
Формування спадкової справи здійснюється державним чи приватним нотаріусом, у провадженні якого знаходиться справа.
У спадкову справу вміщуються тільки оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством,— копії з документів, оформлені та засвідчені в установленому порядку.
Не допускається включення до спадкової справи документів, які не стосуються справи, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проєктів (робочих варіантів) документів.
11.3.3. Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10), та зазначеного через дріб року, у якому вона заведена, наприклад № 1/2024.
11.3.4. При оформленні спадкової справи після її закінчення на обкладинці справи (додаток 33) проставляється індекс, передбачений номенклатурою справ.
На обкладинці додатково вказується, наприклад:
"Спадкова справа № 25/2009
щодо спадщини померлої 12 січня 2009 року
Войтової Галини Олексіївни
почато: 15 березня 2009 року
закінчено: 03 лютого 2010 року".
11.3.5. Кожна спадкова справа є окремою справою, має внутрішній опис, засвідчувальний напис (із зазначенням індексу справи та номера спадкової справи), нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.
11.3.6. Спадкова справа вважається закінченою за датою видачі останнього свідоцтва про право на спадщину, якщо на підставі поданих заяв про видачу свідоцтва про право на спадщину було видано відповідні свідоцтва всім спадкоємцям, які закликалися до спадкування, та на все майно, заявлене такими спадкоємцями. Усі інші заяви, подані після закінчення спадкової справи, вважаються такими, що подані додатково.
Після видачі свідоцтва про право на спадщину, на додаток до раніше виданого свідоцтва, дата закінчення спадкової справи не змінюється.
Якщо спадкоємець помер, оголошений померлим до видачі свідоцтва про право на спадщину або таке свідоцтво не підлягає видачі з інших причин (наприклад, питання щодо спадкування майна вирішено в судовому порядку), спадкова справа вважається закінченою з дати отримання нотаріусом свідоцтва про смерть, рішення суду тощо.
Спадкова справа може бути закінчена за заявою спадкоємця про відмову отримувати свідоцтво про право на спадщину, крім випадків коли у справі наявні відомості про майно та/або майнові права, які обтяжені, та/або нерухоме майно та інше майно, яке та/або права на яке підлягає державній реєстрації, а також у разі винесення нотаріусом постанови про відмову у вчиненні нотаріальної дії.
Закінчення спадкової справи у таких випадках не позбавляє спадкоємця права звернутися до нотаріуса і отримати свідоцтво.
11.3.7. У спадкову справу документи підшиваються у хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, видачі тощо не пізніше трьох місяців після закінчення спадкової справи.
11.3.8. Закінчені спадкові справи за один діловодний рік вміщуються у коробку, архівні папки і формуються в справи.
Кількість нарядів картонних коробок, архівних папок за один діловодний рік визначається конторою чи приватним нотаріусом самостійно з урахуванням кількості закінчених спадкових справ.
На обкладинках нарядів картонних коробок, архівних папок вказується порядковий номер тому та зазначаються крайні дати завершення спадкових справ — найранішої справи і найпізнішої справи та кількість спадкових справ, вміщених у коробку. Число, місяць і рік позначаються арабськими цифрами.
Картонні коробки, архівні папки нумеруються валовою нумерацією в межах опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 35).
Закінчені спадкові справи не прошиваються між собою. При цьому внутрішній опис (додаток 34) складається окремо до кожної картонної коробки, архівної папки на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери справ, індекс справ за номенклатурою контори чи приватного нотаріуса, прізвища, власні імена, по батькові (за наявності) спадкодавців, заголовки документів, де зазначаються кожна спадкова справа, її номер, а також про дату заведення спадкової справи та про дату її закінчення, номери аркушів спадкової справи та примітки.
11.3.9. У разі зміни складу документів спадкових справ (доповнення спадкової справи новими документами тощо) відповідальний за архів працівник у конторі чи приватний нотаріус перевіряє правильність унесення змін до внутрішніх описів (додатки 34, 36) та наявність складених нових засвідчувальних написів до спадкової справи і документів обліково-довідкового характеру (книги обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітної книги обліку спадкових справ).
11.3.10. До опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 35) включаються коробки, архівні папки із закінченими спадковими справами.
11.3.11. У разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину на нововиявлене спадкове майно за спадковою справою до справи долучаються заяви спадкоємців, документи, що підтверджують належність спадкодавцю спадкового майна, та інші документи, необхідні для видачі свідоцтва про право на спадщину. Долучені документи нумеруються наступними порядковими номерами після останньої сторінки спадкової справи.
( Розділ XI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
XII. Оформлення справ для архівного зберігання
12.1. Оформлення справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
( Пункт 12.1 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
12.1.1. Всі аркуші справи, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
( Абзац перший підпункту 12.1.1 пункту 12.1 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Засвідчувальний напис справи та чисті аркуші не нумеруються.
( Підпункт 12.1.1 пункту 12.1 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
12.1.2. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або простим олівцем таким чином, щоб не зачепити текст.
( Підпункт 12.1.2 пункту 12.1 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
12.1.3. Якщо при нумерації були допущені помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішні описи (у разі їх складання) вносяться виправлення або описи складаються заново.
( Підпункт 12.1.3 пункту 12.1 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
12.1.4. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом (наприклад: 7а, 11б тощо).
( Підпункт 12.1.4 пункту 12.1 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
12.1.5. Аркуші кожного тому справи нумеруються окремо, починаючи з першого номера.
Аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.
12.1.6. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
( Підпункт 12.1.7 пункту 12.1 розділу XII виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )( Підпункт 12.1.8 пункту 12.1 розділу XII виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
12.2. Внутрішній опис складається до всіх справ нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім нотаріальних документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
( Пункт 12.2 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
12.2.1. Внутрішній опис ( додатки 36, 37) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріальних документів справ, прізвища, власні імена, по батькові (за наявності) осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за Реєстром та номери аркушів справи, на яких розміщений кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок).
( Підпункт 12.2.1 пункту 12.2 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021, № 3783/5 від 27.12.2024 )
12.2.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами і словами кількість нотаріальних документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, нотаріального архіву чи приватним нотаріусом.
Внутрішній опис до спадкових справ, підписує нотаріус, який веде та закриває спадкову справу.
( Підпункт 12.2.2 пункту 12.2 розділу XII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
12.2.3. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то внутрішній опис складається до кожного тому (частини) і прошивається на початку тому (частини), засвідчувальний напис прошивається в кінці тому (частини).
( Підпункт 12.2.3 пункту 12.2 розділу XII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
12.2.4. Зміни у складі документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчого органу тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис. Попередній підсумковий запис перекреслюється так, щоб його текст міг бути прочитаний.
( Підпункт 12.2.4 пункту 12.2 розділу XII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
12.3. З метою обліку кількості аркушів у спадковій справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці спадкової справи робиться засвідчувальний напис на спеціально вшитому аркуші згідно з додатком 38. Доклеювання засвідчувального напису не допускається.
У засвідчувальному написі зазначаються індекс справи, номер спадкової справи та цифрами і словами кількість аркушів у спадковій справі та окремо через знак "+" (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису.
У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, зруйновані, залиті чорнилом), довідки — замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів — їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів.
У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) — назва документа, у графі 2 — присвоєні аркушам номери.
( Пункт 12.3 розділу XII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
12.4. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після долучення (вилучення) документа повторно прошивається. Долучений документ нумерується тим самим порядковим номером, що й остання сторінка документа. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом, за винятком формування спадкових справ.
Попередній засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
Засвідчувальний напис підписується державним чи приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдний документ.
( Пункт 12.4 розділу XII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
12.5. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через три місяці після закінчення справ у діловодстві.
12.5.1. Підшивання документів у справи здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 (чотири) проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.
12.5.2. Підшивання здійснюється так, щоб збереглася можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розміщений близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.
12.5.3. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.
12.5.4. Обкладинки справ оформляються за встановленою формою (додаток 39).
12.5.5. Обкладинки справ з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, коробки або папки повинні бути виготовлені з твердого картону товщиною не менше ніж 1 мм, крім обкладинок спадкових справ, для яких товщина може бути меншою ніж 1 мм.
12.5.6. Написи на обкладинках справ, книг, журналів повинні бути виконані без скорочень, чітко і зрозуміло і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом або пастою.
12.5.7. Заголовок на обкладинку справи переноситься з номенклатури справ після його уточнення.
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), указується порядковий номер тому (частини).
12.5.8. На обкладинках справ, книг, журналів обов’язково вказуються:
найменування контори, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи, строк її зберігання;
якщо справа складається з декількох томів (частин), зазначається порядковий номер чергового тому (частини);
число, рік початку і закінчення справи вказуються арабськими цифрами, місяць — словами. Дати початку і закінчення справи повинні відповідати крайнім датам документів, які до неї підшиті;
номер справи за описом за погодженням з нотаріальним архівом;
номер опису та номер архівного фонду — простим олівцем.
Дозволяється наклеювання аркуша на обкладинку справи способом, який унеможливить його відклеювання (у тому числі при змінах температурно-вологісного режиму у місці зберігання архіву).
( Пункт 12.5 розділу XII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
XIII. Складання описів справ
13.1. На справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремі описи.
Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 35, 40–42).
( Абзац другий пункту 13.1 розділу XIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
13.2. Опис справ складається особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву контори, чи приватним нотаріусом за методичною допомогою нотаріального архіву з дотриманням таких правил:
( Абзац перший пункту 13.2 розділу XIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;
заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання справи (тому, частини)";
графа опису "Примітка" використовується для позначок про передачу справ, знищення справ тощо;
кожна справа вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису справ кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю;
у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.
13.3. Опис складається з річних розділів і є переліком назв справ з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Справи кожного року складають річний розділ опису. Кожен вид опису справ має валову нумерацію. Опис, кількість заголовків справ у якому досягла за порядковим номером числа 9999, вважається закінченим описом (додаток 43), а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.
13.4. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ____", а графи 1, 4, 5 опису не заповнюються.
Особові справи працівників вносяться до описів справ з кадрових питань за роком звільнення зазначених осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.
( Пункт 13.4 розділу XIII доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
13.5. Опис справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках. Описи справ з кадрових питань складаються у трьох примірниках.
13.6. Усі описи справ підлягають обов'язковому узгодженню з нотаріальним архівом та схваленню ЕК територіального органу Міністерства юстиції не пізніше ніж через два роки після закінчення справ у діловодстві. Для погодження до нотаріального архіву надаються усі примірники опису.
( Пункт 13.6 розділу XIII із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019, № 3783/5 від 27.12.2024 )
13.7. Передмова до річних розділів описів справ складається у разі необхідності, а саме: у разі зміни у назві контори, зміни її складу (односкладова, багатоскладова), зміни назви населеного пункту, адреси, змін, пов’язаних із вилученням і неповерненням оригіналів нотаріальних документів.
( Пункт 13.7 розділу XIII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
13.8. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 44) (далі - акт) та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань за цей самий період.
13.9. Описи справ та акт розглядаються ЕК територіальним органом Міністерства юстиції одночасно.
13.10. Справи (документи) включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.
Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 року, з урахуванням приміток, зазначених у Типовій номенклатурі.
13.11. Акт складається у трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.
Акти мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
13.12. Схвалені ЕК територіального органу Міністерства юстиції описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, описи справ з кадрових питань (приватного нотаріуса) та акти затверджуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.
13.13. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини у подрібненому вигляді за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, в нотаріальному архіві, у приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що зазначається в акті.
( Пункт 13.13 розділу XIII в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 13.14 розділу XIII виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
13.14. Історична довідка до фонду контори, приватного нотаріуса складається під час першого надходження документів фонду до нотаріального архіву. Історичні довідки новостворених контор або приватних нотаріусів, які розпочали приватну нотаріальну діяльність, складаються після закінчення календарного року, у якому розпочато діяльність контори, приватну нотаріальну діяльність нотаріуса у відповідному нотаріальному окрузі.
( Пункт 13.14 розділу XIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Розділ XIII доповнено новим пунктом 13.14 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
13.15. Історична довідка містить три розділи:
1) у першому розділі "Історія фондоутворювача" в хронологічній послідовності надаються відомості щодо:
розпорядчих актів про створення, реорганізацію, ліквідацію контори, реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;
крайніх дат діяльності контори, приватного нотаріуса;
завдань і функцій контори, приватного нотаріуса, їх змін;
змін у найменуванні та підпорядкованості контори;
кадрових змін;
змін адреси розташування контори, робочого місця приватного нотаріуса;
2) у другому розділі "Історія фонду" відображаються:
кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;
час надходження документів фонду до нотаріального архіву;
( Абзац третій підпункту 2 пункту 13.15 розділу XIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;
дата першого передання документів фонду на постійне зберігання та назва відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
ступінь збереженості документів фонду;
3) у третьому розділі "Характеристика документів фонду" наводяться:
узагальнена характеристика фонду за видами документів та їх змістом;
відомості про довідковий апарат до фонду;
напрями використання документної інформації фонду.
( Розділ XIII доповнено новим пунктом 13.15 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
13.16. Історична довідка доповнюється в міру поповнення фонду новими надходженнями.
( Розділ XIII доповнено новим пунктом 13.16 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
13.17. Історична довідка та продовження до неї складаються у двох примірниках та підписуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.
( Розділ XIII доповнено новим пунктом 13.17 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
13.18 Нотаріальний архів щороку складає паспорт архіву у двох примірниках.
Контора, приватний нотаріус складають паспорт архіву при ліквідації / припиненні діяльності (додаток 50).
( Розділ XIII доповнено новим пунктом 13.18 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
XIV. Архівне зберігання нотаріальних документів приватним нотаріусом
14.1. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.
Приватний нотаріус зобов'язаний забезпечити надійне зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.
14.2. Архів приватного нотаріуса складають документи, створювані приватним нотаріусом у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності, документи сформовані у справи із зазначенням строків їх зберігання, та документи, що надійшли для тимчасового зберігання, за винятком документів поточного діловодства.
( Пункт 14.2 розділу XIV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
14.3. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та групування їх у справи для архівного зберігання приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ та відповідність їх номенклатурі.
14.4. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.
Документи, що надійшли для тимчасового зберігання, зберігаються в архіві приватного нотаріуса до їх передачі до нотаріального архіву у зв’язку з припиненням або скасуванням воєнного стану.
( Пункт 14.4 розділу XIV доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
14.5. При підготовці документів для архівного зберігання приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних документів згідно з Реєстром для реєстрації нотаріальних дій та відповідної номенклатури справ.
Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується (наприклад: "Наявність документів звірено з Реєстром для реєстрації нотаріальних дій", дата, підпис).
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ приватний нотаріус зобов'язаний їх усунути.
Не підлягають звірці документи, що надійшли для тимчасового зберігання.
( Пункт 14.5 розділу XIV доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
14.6. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус зобов'язаний провести звірку наявності кожної справи.
( Пункт 14.7 розділу XIV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
XV. Передавання справ до нотаріального архіву
15.1. На зберігання до нотаріального архіву передаються справи нотаріальних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, справи документів, що надійшли для тимчасового зберігання, в упорядкованому стані, а також закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру згідно з відповідними номенклатурами справ.
( Пункт 15.1 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
15.2. Контора передає справи нотаріальних документів через два роки після закінчення десятирічного строку їх зберігання у відповідній конторі згідно з графіком, затвердженим завідувачем нотаріального архіву.
Справи нотаріальних документів та архів приватного нотаріуса передаються до нотаріального архіву тільки у разі припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю).
Справи документів, що надійшли для тимчасового зберігання, передаються конторою / приватним нотаріусом до нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану.
( Пункт 15.2 розділу XV доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )
15.3. При підготовці документів нотаріального діловодства для передачі на зберігання до нотаріального архіву перевіряється правильність формування документів у справи, оформлення справ та відповідність їх типовій номенклатурі.
У разі виявлення недоліків у формуванні документів у справи контора, приватний нотаріус зобов'язані їх усунути.
( Абзац другий пункту 15.3 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
15.4. При підготовці документів для передавання їх на зберігання до нотаріального архіву відповідальні представники контори, приватний нотаріус спільно з працівниками нотаріального архіву проводять звірку наявності нотаріальних документів згідно з Реєстром (та відповідної номенклатури справ). Відмітка щодо проведеної звірки вказується у кінці внутрішнього опису справ та підписується особами, що проводили звірку.
Не підлягають звірці документи, що надійшли для тимчасового зберігання.
( Пункт 15.4 розділу XV доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )( Пункт 15.4 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
15.5. Контора, приватний нотаріус зобов'язані передати справи (наряди) на зберігання до нотаріального архіву згідно із затвердженими описами справ, крім справ документів, що надійшли для тимчасового зберігання. При цьому в кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до нотаріального архіву, проставляються номери відсутніх справ, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.
( Пункт 15.5 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021, № 3783/5 від 27.12.2024 )
15.6. Підготовлені до передачі документи доставляються до нотаріального архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.
( Пункт 15.6 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
15.7. При передаванні конторою, приватним нотаріусом документів нотаріального діловодства на зберігання до нотаріального архіву складається акт приймання-передавання (додатки 45, 45-1).
( Абзац перший пункту 15.7 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021, № 3783/5 від 27.12.2024 )
У разі передавання конторою документів нотаріального діловодства акт приймання-передавання складається у двох примірниках, один з яких разом з документами передається до нотаріального архіву, а другий залишається у справі фонду контори.
У разі передавання нотаріусом документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса акт приймання - передавання складається у трьох примірниках, один з яких разом з документами передається до нотаріального архіву, другий залишається у справі приватного нотаріуса, третій передається до відповідного територіального органу Міністерства юстиції і долучається до реєстраційної справи приватного нотаріуса.
15.8. Передачу документів до нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акта про вилучення справ приватного нотаріуса (додаток 46) проводить комісія відповідного територіального органу Міністерства юстиції у випадках, визначених у пункті 4.12 цих Правил.
( Пункт 15.8 розділу XV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
15.9. В умовах воєнного стану у разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій та дата припинення можливості бойових дій, переміщення документів нотаріального діловодства та архіву такої контори проводиться відповідно до Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 жовтня 2024 року № 2994/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2024 року за № 1574/42919.
( Розділ XV доповнено новим пунктом 15.9 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 )( Пункт 15.9 розділу XV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 15.10 розділу XV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 15.11 розділу XV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 15.12 розділу XV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 15.13 розділу XV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )( Пункт 15.14 розділу XV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
XVI. Видача, тимчасовий доступ до нотаріальних документів та їх тимчасова виїмка
( Назва розділу XVI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
16.1. Видача, тимчасовий доступ до справ і нотаріальних документів та тимчасова виїмка таких справ і документів, що знаходяться на зберіганні контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса, можливі лише у випадках, передбачених чинним законодавством.
( Абзац перший пункту 16.1 розділу XVI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
У цих випадках належним чином оформлені процесуальні документи долучаються до справи фонду.
( Пункт 16.1 розділу XVI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
16.2. Вилучення (виїмка) реєстрів для реєстрації нотаріальних дій не допускається.
Реєстри для реєстрації нотаріальних дій можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду.
У виняткових випадках за наявності передбаченого та належним чином оформленого судового рішення вилучення (виїмка) оригіналів документа проводиться з відома завідувача нотаріального архіву, завідувача контори, приватного нотаріуса з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, судового рішення, на підставі якого здійснено вилучення.
Вилучення оригіналів документів (справ) здійснюється з оформленням документів відповідно до процесуального законодавства.
( Пункт 16.2 розділу XVI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
16.3. При зверненні фізичної чи юридичної особи до нотаріуса щодо видачі свідоцтва про право на спадщину у тих випадках, коли спадкову справу передано на зберігання до архіву, нотаріус витребовує з нотаріального архіву відповідну спадкову справу.
( Пункт 16.3 розділу XVI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
16.4. Спадкові справи нотаріальним архівом видаються в тимчасове користування на строк, необхідний для вчинення нотаріальної дії (дій), але не більше дев’яти місяців.
( Пункт 16.4 розділу XVI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
16.5. Видача спадкових справ з нотаріального архіву у тимчасове користування оформлюється замовленням на видання спадкової справи і реєструється у книзі видавання справ із фондів нотаріального архіву.
На місце виданої спадкової справи вміщується карта - замінник спадкової справи.
16.6. Передача витребовуваної спадкової справи оформляється актом про видавання справ у тимчасове користування.
( Абзац перший пункту 16.6 розділу XVI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Акт підписується завідувачем нотаріального архіву та нотаріусом, який витребовує спадкову справу, і скріплюється гербовими печатками.
У разі якщо архівні справи нотаріального архіву залишилися на тимчасово окупованій території України, нотаріус у 3-денний термін надає письмову відмову у видачі справи, що витребовується.
( Пункт 16.6 розділу XVI доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 )
16.7. Після видачі свідоцтва про право на спадщину, вчинення інших нотаріальних дій у межах спадкової справи, витребувана спадкова справа повертається нотаріусом до нотаріального архіву.
( Абзац перший пункту 16.7 розділу XVI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.
16.8. Перед видаванням спадкової справи з нотаріального архіву та після її повернення проводиться поаркушне перевіряння спадкової справи в присутності відповідальних осіб, що передають та одержують спадкову справу.
16.9. Після доповнення спадкової справи, яка витребовувалася, новими документами відповідальний працівник нотаріального архіву перевіряє правильність унесення змін до внутрішнього опису, засвідчувального напису спадкової справи.
( Пункт 16.9 розділу XVI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 )
XVII. Переформування справ у випадку внесення змін до законодавства щодо номенклатури справ та/або строків їх зберігання
17.1. Якщо внаслідок внесення змін до законодавства документи закінченої та сформованої до цих змін справи належать до справ різної номенклатури, для яких встановлено різні строки зберігання, нотаріус має право переформувати документи таких справ у нові справи з урахуванням відповідних змін до законодавства.
17.2. Документи, строк зберігання яких з урахуванням відповідних змін до законодавства на момент переформування справи закінчився, вилучаються для знищення в установленому порядку.
17.3. Документи, строк зберігання яких з урахуванням відповідних змін до законодавства на момент переформування справи не закінчився, формуються у справу відповідної номенклатури із складанням нових внутрішніх описів та засвідчувальних написів, а також перенумеруванням аркушів.
Складені за результатами переформування справ нові описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, подаються на схвалення до відповідної ЕК територіального органу Міністерства юстиції у чотирьох примірниках разом із попередніми описами відповідних справ, схваленими ЕК територіального органу Міністерства юстиції.