Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат" , з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами

1. Затвердити Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613 (із змінами), що додаються.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. У розділі II:

1) у пункті 2.1 слова "Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 (зі змінами) (далі - Примірна інструкція з діловодства)" замінити словами " Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства)";

2) у пункті 2.2 слова "Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 (із змінами)" замінити словами " Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736".

2. У пункті 3.2 розділу III слова "начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції)" замінити словами "начальників Головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - Головне територіальне управління юстиції)".

3. У пункті 4.11 розділу IV слова "яке у разі потреби залучає до цього представників органів внутрішніх справ" замінити словами "яке в разі потреби залучає до цього поліцейських".

4. У розділі V:

1) у пункті 5.1 слово "Примірна" замінити словом "Типова";

2) абзац другий пункту 5.2 викласти в такій редакції:

"Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). Бланки документів мають бути з такими полями: 30 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє та нижнє.".

5. У розділі VI:

1) пункт 6.7 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Відбиток печатки проставляється так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці.";

2) пункт 6.8 доповнити новим абзацом такого змісту:

"На копіях (фотокопіях) документів, що залишаються у справах нотаріусів, проставляються відмітка "згідно з оригіналом", дата та підпис нотаріуса.";

3) пункт 6.9 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Текст нотаріального документа виготовляється за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. Під час підготовки документа рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman.";

4) пункт 6.10 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У випадку відмови фізичної особи від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків зазначаються серія та номер її паспорта.";

5) пункт 6.15 після абзацу першого доповнити новим абзацом другим такого змісту:

"Текст нотаріальних документів викладається з дотриманням таких полів: 30 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє; 10 мм - нижнє (не нижче верхньої межі QR-коду).".

У зв’язку з цим абзаци другий - четвертий вважати відповідно абзацами третім - п’ятим;

6) пункт 6.18 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Для заповнення графи 6 Реєстру в разі звільнення платника від сплати державного мита може бути використано штамп з текстом "Від сплати державного мита звільнено на підставі п. ____ ст. ____ Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито".";

7) пункт 6.23 після слова "печаткою" доповнити словами "(за її наявності)".

6. У розділі VII:

1) пункт 7.1 після абзацу другого доповнити новим абзацом третім такого змісту:

"Реєстри, які не використовувалися нотаріусом у попередньому році, можуть використовуватися нотаріусом у наступному році після їх перереєстрації управлінням юстиції у порядку, передбаченому пунктами 7.6, 7.7 цього розділу.".

У зв’язку з цим абзаци третій, четвертий вважати відповідно абзацами четвертим, п’ятим;

2) в абзаці першому пункту 7.2 слова "веде окремий Реєстр" замінити словами "веде Реєстр державної нотаріальної контори, в якій він здійснює заміщення";

3) у пункті 7.12 слова "з однієї цифри, яка" замінити словами "з одного числа, яке";

4) пункт 7.20 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі посвідчення правочину від особи, яка не може самостійно підписати документ, з одночасним засвідченням справжності підпису особи, яка розписалася замість учасника правочину, вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, кожній з яких присвоюється окремий реєстровий номер.";

5) у пункті 7.22:

абзац перший після слів "по батькові" доповнити словами ", дата народження";

абзац третій після слів "по батькові" доповнити словами ", дата народження", слова ", реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво" виключити;

6) пункт 7.23 викласти в такій редакції:

"7.23. Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, у графі 3 зазначаються її повне найменування за відомостями з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, місцезнаходження і код платника податків за ЄДРПОУ або податковий номер, прізвище, ім’я, по батькові представника, місце його проживання, посада. Реквізити документів, що підтверджують повноваження представника, зазначаються у графах 3-5.

Організаційно-правова форма юридичної особи може зазначатись скорочено (наприклад: ТОВ, ПП, ПАТ, ПрАТ).";

7) пункт 7.27 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Якщо за вчиненням нотаріальної дії звертається особа, для якої нотаріусом вже вчинялась нотаріальна дія та дані про особу записувалися в цьому Реєстрі, у графі 3 Реєстру нотаріус може зазначити прізвище, ім’я, по батькові такої особи і (у разі відсутності змін в персональних даних) зробити запис "Див. реєстровий № … від …".";

8) пункт 7.28 викласти в такій редакції:

"7.28. У графі 4 зазначаються назва та реквізити документа, за яким встановлено особу, реквізити документів, що підтверджують повноваження представника фізичної чи юридичної особи.

Наприклад: паспорт МС 135777, вид. Шевченківським РУ ГУ МВС України в м. Києві 22.06.2002, довіреність, посвідчена 28.12.2017 приватним нотаріусом. Київського міського н/о Захарченком С.В. за реєстр. № 3016.

Наприклад: паспорт № 000000001, вид. _______ року, дійсний до _______ року, орган, що видав 00001; № запису 0000000001-0000001.";

9) пункт 7.30 викласти в такій редакції:

"7.30. У графі 4 зазначаються реквізити статуту (положення) чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи; інформація з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань щодо дати реєстрації, дати та номера запису про реєстрацію юридичної особи. У випадках, передбачених законодавством, у цій графі зазначається також інформація про державну реєстрацію фізичної особи - підприємця.";

10) абзац перший пункту 7.31 після слова "особи," доповнити словами "кваліфікацію перекладача,";

11) пункт 7.33 викласти в такій редакції:

"7.33. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації (консульська легалізація або проставлення апостиля), і якщо у справах нотаріуса не залишаються відповідні документи, у графі 5 Реєстру зазначається про факт легалізації, назва установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації та реєстраційний номер.";

12) пункт 7.40 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У графі 5 зазначаються інші дані щодо змісту вчиненої нотаріальної дії, які нотаріус вважає доцільними для складання звітів та найбільш повного ведення Реєстру (зокрема, наприклад: сума договору, вид майна тощо).";

13) у пункті 7.41 слова ", дата та номер витягу та/чи інформаційної довідки про перевірку спеціального бланка нотаріального документа" виключити;

14) у пункті 7.43:

в абзаці третьому слова "підклеюється у Реєстр до запису про вчинену нотаріальну дію" замінити словами "додається до справи 01-14 "Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)";

в абзаці четвертому слова "у Реєстрі" замінити словами "у графі 6 Реєстру".

7. У розділі VIII:

1) пункт 8.9 викласти в такій редакції:

"8.9. Реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів підлягають всі заяви, які надаються нотаріусу для вчинення нотаріальної дії, крім передбачених у пункті 8.10 цього розділу.";

2) у пункті 8.12 слова "другий примірник" замінити словом "фотокопія";

3) пункт 8.13 викласти в такій редакції:

"8.13. Оригінал вихідного документа надсилається адресатам простим поштовим відправленням, через кур’єрську службу або передається нарочним (в останньому випадку він вручається адресату під розписку в розносній книзі для місцевої кореспонденції).".

8. У розділі XI:

1) абзац другий пункту 11.5 після слова "видачі" доповнити словом "останнього";

2) в першому та другому реченнях абзацу першого пункту 11.7 слово "місяць" замінити словом "рік";

3) доповнити новим пунктом 11.10 такого змісту:

"11.10. У разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину на нововиявлене спадкове майно за спадковою справою до справи долучаються заяви спадкоємців, документи, що підтверджують належність спадкодавцю спадкового майна, та інші документи, необхідні для видачі свідоцтва про право на спадщину. Долучені документи нумеруються наступними порядковими номерами після останньої сторінки спадкової справи.".

9. У розділі XII:

1) у пункті 12.1:

у підпунктах 12.1.1, 12.1.4 слово "спадкової" виключити;

підпункти 12.1.7, 12.1.8 виключити;

2) підпункт 12.2.4 пункту 12.2 після слів "слідчого органу тощо)" доповнити словами "і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис. Попередній підсумковий запис перекреслюється так, щоб його текст міг бути прочитаний";

3) у пункті 12.3:

підпункт 12.3.1 виключити.

У зв’язку з цим підпункт 12.3.2 вважати підпунктом 12.3.1;

абзац перший підпункту 12.3.1 після слова "алфавітом" доповнити словами ", за винятком формування спадкових справ";

4) підпункт 12.4.5 пункту 12.4 після слова "зберіганню," доповнити словами "коробки або папки".

10. У розділі XIII:

1) пункт 13.4 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Особові справи працівників вносяться до описів справ з кадрових питань за роком звільнення зазначених осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.";

2) пункт 13.6 після слова "юстиції," доповнити словами "не пізніше ніж";

3) у пункті 13.7:

слово "опису" замінити словом "описування";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

"Передмова підписується завідувачем контори, приватним нотаріусом.";

4) пункт 13.14 виключити;

5) доповнити новими пунктами 13.14-13.18 такого змісту:

"13.14. Історична довідка до фонду державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса складається під час першого надходження документів фонду до архіву. Історичні довідки новостворених державних нотаріальних контор або приватних нотаріусів, які розпочали приватну нотаріальну діяльність, складаються після закінчення календарного року, у якому розпочато діяльність державної нотаріальної контори, приватну нотаріальну діяльність нотаріуса у відповідному нотаріальному окрузі.

13.15. Історична довідка містить три розділи:

1) у першому розділі "Історія фондоутворювача" в хронологічній послідовності надаються відомості щодо:

розпорядчих актів про створення, реорганізацію, ліквідацію контори, реєстрацію приватної нотаріальної діяльності;

крайніх дат діяльності контори, приватного нотаріуса;

завдань і функцій контори, приватного нотаріуса, їх змін;

змін у найменуванні та підпорядкованості контори;

кадрових змін;

змін адреси розташування контори, робочого місця приватного нотаріуса;

2) у другому розділі "Історія фонду" відображаються:

кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

час надходження документів фонду до архіву;

зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;

дата першого передання документів фонду на постійне зберігання та назва відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

ступінь збереженості документів фонду;

3) у третьому розділі "Характеристика документів фонду" наводяться:

узагальнена характеристика фонду за видами документів та їх змістом;

відомості про довідковий апарат до фонду;

напрями використання документної інформації фонду.

13.16. Історична довідка доповнюється в міру поповнення фонду новими надходженнями.

13.17. Історична довідка та продовження до неї складаються у двох примірниках та підписуються завідувачем контори, приватним нотаріусом.

13.18. Державна нотаріальна контора, приватний нотаріус щороку складають паспорт архіву (додаток 50) у двох примірниках, один з яких надсилається до державного нотаріального архіву не пізніше 01 грудня року, в якому він складений, а інший залишається у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса.

Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, справ з кадрових питань, що містяться в архіві. У паспорті архіву також наводяться відомості про приміщення, де зберігається архів, та працівників (за наявності). У разі потреби до паспорта архіву складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни назви фондоутворювача, місця та умов зберігання архіву тощо.".

11. У розділі XV:

1) в абзаці другому пункту 15.3 слово "архів" замінити словом "нотаріус";

2) у пункті 15.14:

в абзаці першому слова "за першою видачею свідоцтва про право на спадщину" замінити словами "за датою закінчення спадкової справи";

в абзаці другому слово "місяць" замінити словом "рік".

12. У розділі XVI:

1) назву розділу викласти в такій редакції:

"XVI. Видача, тимчасовий доступ до нотаріальних документів та їх тимчасова виїмка";

2) пункт 16.1 викласти в такій редакції:

"16.1. Видача, тимчасовий доступ до справ (нарядів) і нотаріальних документів та тимчасова виїмка таких справ і документів, що знаходяться на зберіганні контори, архіву, приватного нотаріуса, можливі лише у випадках, передбачених чинним законодавством.

У цих випадках належним чином оформлені процесуальні документи долучаються до справи фонду.";

3) у пункті 16.2:

абзац другий після слів "завідувача архіву" доповнити словами ", завідувача контори, нотаріуса";

абзац третій після слова "архіві," доповнити словами "конторі, нотаріуса";

4) пункт 16.6 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі якщо архівні справи державного нотаріального архіву залишилися на тимчасово окупованій території України, нотаріус у 3-денний термін надає письмову відмову у видачі справи, що витребовується.".

13. У тексті Правил:

слово "картонаж" у всіх відмінках замінити словом "коробка" у відповідних відмінках;

слова "головне управління юстиції" в усіх відмінках замінити словами "Головне територіальне управління юстиції" у відповідних відмінках;

слова "з особового складу" замінити словами "з кадрових питань".

14. У додатках до Правил:

1) назву графи 6 додатка 10 після слова "спадщину" доповнити словами "/право власності на частку в спільному майні подружжя";

2) у назві графи 5 додатка 23 слова "Дата та номер перевірки спеціального бланка нотаріального документа" виключити;

3) у додатку 25:

у формах слова "державного мита, плати" замінити словами "розмір державного мита, плати у гривнях", слова "правовстановлювального документа" замінити словами "документа, що підтверджує право власності";

доповнити додаток новими формами №№ 9-1, 15-1, 15-2, 20-1, 81-1, 81-2, що додаються;

форму № 23 виключити;

форми №№ 27, 27-1, 28, 31, 36, 49, 56 викласти в новій редакції, що додаються;

у формах №№ 45, 46 слова "о _______ годині _______ хвилин" виключити;

у формі № 49-1 слова "в реєстрі за №" замінити словами "в реєстрі за №№";

форму № 64 доповнити новими абзацами четвертим, п’ятим такого змісту:

абзац третій форми 84 після слів "прізвище, ім’я, по батькові" доповнити словом "боржника";

абзац третій форми 85 після слів "представника юридичної особи" доповнити словом "боржника";

4) у додатку 32:

в індексі справи 01-08 у графі 2 слова "та спеціальних бланків інформаційної системи Міністерства юстиції України і спеціальних бланків для видачі витягів з Реєстру прав власності на нерухоме майно" виключити;

в індексі справ 01-23, 01-24 графу 5 доповнити словом "Перехідний";

індекс справи 01-25 виключити;

в індексі справи 02-02 графу 2 після слова "ділянок" доповнити словами ", у тому числі з розташованими на них об’єктами нерухомого майна,";

в індексі справи 02-48:

графу 2 викласти в такій редакції:

"Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу";

у графі 4 цифри "336" замінити цифрами "335";

в індексі справи 03-02 графу 5 доповнити словом "Перехідна";

5) у тексті додатків:

слова "головне управління юстиції" в усіх відмінках замінити словами "Головне територіальне управління юстиції" у відповідних відмінках;

слова "з особового складу" замінити словами "з кадрових питань";

6) доповнити Правила новим додатком 50, що додається.