Про затвердження Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області

З метою виконання Програми дій Держкомархіву України (затвердженої Головою Держкомархіву України 24 квітня 2000 р.), спрямованих на забезпечення виконання Програми діяльності Кабінету Міністрів України та надання методичної допомоги у складанні номенклатур справ апаратів районних державних адміністрацій областей,

1. Затвердити Примірну номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації.

2. Державному центру збереження документів НАФ (Терещук Л.В.) до 15.12.2004 організувати видання Примірної номенклатури справ накладом 100 прим.

3. Відділу інформаційних технологій Держкомархіву України (Кокодзей І.П.) у п'ятиденний строк опублікувати Примірну номенклатуру справ на веб-сайті Держкомархіву України у розділі "Нормативна база".

4. Контроль за впровадженням Примірної номенклатури справ покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву України (Сельченкова С.В.).

Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області (далі - апарату райдержадміністрації) є систематизованим переліком заголовків справ, характерних для діяльності апарату райдержадміністрації.

Примірну номенклатуру справ апарату райдержадміністрації побудовано за структурним принципом. Назви і порядок розташування її розділів визначено відповідно до примірного переліку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 р. N 821.

Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів апарату райдержадміністрації. Під час її підготовки враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.

Для визначення строків зберігання справ використано Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41 і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за N 576/3016 (далі - Перелік типових документів), а також Зміни до Переліку типових документів, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 р. N 82 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 6 листопада 2001 р. за N 938/6129, та Доповнення до Переліку типових документів, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 р. N 93 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. за N 1023/6214.

Примірна номенклатура справ є методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ конкретного апарату райдержадміністрації.

Під час складання індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації необхідно мати на увазі, що:

1. З примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності апарату конкретної райдержадміністрації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою.

2. Під час складання індивідуальної номенклатури заголовки справ, наведені у примірній номенклатурі справ, конкретизують й уточнюють (вказують авторів, види документів тощо).

3. Залежно від кількості документів у справі та строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ. Наприклад, справа 02-26 "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у агропромисловому комплексі" може бути подрібнена на декілька справ, що охоплюють більш вузькі питання:

- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу, їх кредитування, банківського та страхового обслуговування";

- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування";

- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства".

Подрібнення справ може здійснюватися також і за кореспондентами.

4. Під час складання індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносять до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюють відповідно до Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) апарату райдержадміністрації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 роблять примітку: "Строк зберігання встановлений ЕПК (назва державного архіву), протокол від ________ N _______".

5. Оформлення індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації здійснюють відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Індивідуальну номенклатуру справ складають у 4-х примірниках. Перший примірник зберігається у справах загального відділу, другий залишається в державному архіві, з яким номенклатуру справ було погоджено, третій примірник передають до архівного підрозділу апарату райдержадміністрації, четвертий є робочим документом апарату райдержадміністрації, його розподіляють за розділами між її структурними підрозділами.

Форму індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації наведено у Додатку.

Під час заповнення граф індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації слід дотримуватися такого порядку:

1. У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу апарату райдержадміністрації і порядкового номера справи, наприклад: 03-02, де 03 - індекс структурного підрозділу апарату райдержадміністрації (відділу контролю), а 02 - номер справи згідно з порядком нумерації у межах розділу.

2. У другій графі наводять заголовок справи, який має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі й розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. Як правило, на початку заголовка вказують вид документів. У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін "документи", а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають в дужках, наприклад: "Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів". У заголовках справ, що містять листування, зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу.

Якщо у справі групують планово-звітну документацію, то в заголовку обов'язково вказують період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

3. Третю графу (кількість справ) заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року (див. Додаток).

4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказують строки зберігання і посилання на статті Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).

Якщо у четвертій графі до строку зберігання долучено відмітку "ЕПК", це означає, що питання щодо строку зберігання цієї справи вирішується ЕК за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.

Під час формування у справу документів з грифом "Для службового користування" (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку "ЕК". Із закінченням діловодного року цю справу переглядає ЕК й визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання мають бути згруповані в окрему справу, яка отримає самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.

5. У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.

Примірна номенклатура справ апарату райдержадміністрації передбачає централізоване формування справ у загальному відділі з листуванням за підписом керівництва райдержадміністрації.

До індивідуальної номенклатури (в структурних підрозділах) у разі необхідності можуть бути включені справи, у яких передбачається зберігати копії нормативних актів органів державної влади та організаційно-розпорядчих документів апарату райдержадміністрації, що будуть мати строк зберігання - "Доки не мине потреба".

Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню, повторному погодженню з відповідним державним архівом у разі суттєвих змін у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу за 5 років. За відсутності таких змін наприкінці кожного діловодного року номенклатура справ обов'язково має бути уточнена, передрукована й затверджена керівником райдержадміністрації. Вона набуває чинності з 1 січня наступного року.