ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 16.11.2004 N 122 |
( Наказ скасовано на підставі Наказу Державної архівної служби N 24 від 04.02.2014 )
Про затвердження Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Державного комітету архівів N 23 від 09.02.2009 N 204 від 03.12.2009 )
З метою виконання Програми дій Держкомархіву України (затвердженої Головою Держкомархіву України 24 квітня 2000 р.), спрямованих на забезпечення виконання Програми діяльності Кабінету Міністрів України та надання методичної допомоги у складанні номенклатур справ апаратів районних державних адміністрацій областей,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Примірну номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації.
( Пункт 1 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 23 від 09.02.2009 )
2. Державному центру збереження документів НАФ (Терещук Л.В.) до 15.12.2004 організувати видання Примірної номенклатури справ накладом 100 прим.
3. Відділу інформаційних технологій Держкомархіву України (Кокодзей І.П.) у п'ятиденний строк опублікувати Примірну номенклатуру справ на веб-сайті Держкомархіву України у розділі "Нормативна база".
4. Контроль за впровадженням Примірної номенклатури справ покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву України (Сельченкова С.В.).
| Голова Державного комітету | Г.В.Боряк |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держкомархіву України
16.11.2004 N 122
СХВАЛЕНО
Протокол ЦЕПК
Держкомархіву України
14.10.2004 N 3
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
апарату районної державної адміністрації
( Назва Примірної номенклатури в редакції Наказу Державного комітету архівів N 23 від 09.02.2009 )
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
із застосування Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області
Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області (далі - апарату райдержадміністрації) є систематизованим переліком заголовків справ, характерних для діяльності апарату райдержадміністрації.
Примірну номенклатуру справ апарату райдержадміністрації побудовано за структурним принципом. Назви і порядок розташування її розділів визначено відповідно до примірного переліку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 р. N 821.
Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів апарату райдержадміністрації. Під час її підготовки враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.
Для визначення строків зберігання справ використано Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41 і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за N 576/3016 (далі - Перелік типових документів), а також Зміни до Переліку типових документів, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 р. N 82 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 6 листопада 2001 р. за N 938/6129, та Доповнення до Переліку типових документів, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 р. N 93 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. за N 1023/6214.
Примірна номенклатура справ є методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ конкретного апарату райдержадміністрації.
Під час складання індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації необхідно мати на увазі, що:
1. З примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності апарату конкретної райдержадміністрації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою.
2. Під час складання індивідуальної номенклатури заголовки справ, наведені у примірній номенклатурі справ, конкретизують й уточнюють (вказують авторів, види документів тощо).
3. Залежно від кількості документів у справі та строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ. Наприклад, справа 02-26 "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у агропромисловому комплексі" може бути подрібнена на декілька справ, що охоплюють більш вузькі питання:
- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу, їх кредитування, банківського та страхового обслуговування";
- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування";
- "Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства".
Подрібнення справ може здійснюватися також і за кореспондентами.
4. Під час складання індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносять до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюють відповідно до Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) апарату райдержадміністрації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 роблять примітку: "Строк зберігання встановлений ЕПК (назва державного архіву), протокол від ________ N _______".
5. Оформлення індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації здійснюють відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.
Індивідуальну номенклатуру справ складають у 4-х примірниках. Перший примірник зберігається у справах загального відділу, другий залишається в державному архіві, з яким номенклатуру справ було погоджено, третій примірник передають до архівного підрозділу апарату райдержадміністрації, четвертий є робочим документом апарату райдержадміністрації, його розподіляють за розділами між її структурними підрозділами.
Форму індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації наведено у Додатку.
Під час заповнення граф індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації слід дотримуватися такого порядку:
1. У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу апарату райдержадміністрації і порядкового номера справи, наприклад: 03-02, де 03 - індекс структурного підрозділу апарату райдержадміністрації (відділу контролю), а 02 - номер справи згідно з порядком нумерації у межах розділу.
2. У другій графі наводять заголовок справи, який має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі й розкривати їх зміст.
Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. Як правило, на початку заголовка вказують вид документів. У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін "документи", а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають в дужках, наприклад: "Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів". У заголовках справ, що містять листування, зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу.
Якщо у справі групують планово-звітну документацію, то в заголовку обов'язково вказують період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.
3. Третю графу (кількість справ) заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року (див. Додаток).
4. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказують строки зберігання і посилання на статті Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Якщо у четвертій графі до строку зберігання долучено відмітку "ЕПК", це означає, що питання щодо строку зберігання цієї справи вирішується ЕК за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.
Під час формування у справу документів з грифом "Для службового користування" (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку "ЕК". Із закінченням діловодного року цю справу переглядає ЕК й визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання мають бути згруповані в окрему справу, яка отримає самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.
5. У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.
Примірна номенклатура справ апарату райдержадміністрації передбачає централізоване формування справ у загальному відділі з листуванням за підписом керівництва райдержадміністрації.
До індивідуальної номенклатури (в структурних підрозділах) у разі необхідності можуть бути включені справи, у яких передбачається зберігати копії нормативних актів органів державної влади та організаційно-розпорядчих документів апарату райдержадміністрації, що будуть мати строк зберігання - "Доки не мине потреба".
Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню, повторному погодженню з відповідним державним архівом у разі суттєвих змін у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу за 5 років. За відсутності таких змін наприкінці кожного діловодного року номенклатура справ обов'язково має бути уточнена, передрукована й затверджена керівником райдержадміністрації. Вона набуває чинності з 1 січня наступного року.
ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
апарату районної державної адміністрації області
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | К-ть справ (то мів, час- тин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей запереліком | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 - ВІДДІЛ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ І КАДРОВОЇ РОБОТИ | ||||
| 01-01 | Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами і резервом, надіслані до відома | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 01-02 | Положення про апарат райдержадміністрації | Пост. ст. 32-а | ||
| 01-03 | Положення про структурні підрозділи апарату райдержадміністрації | Пост. ст. 33 | В інших підрозділах зберігаються копії положень - до заміни новими | |
| 01-04 | Посадові інструкції працівників апарату райдержадміністрації | Пост. ст. 49-а | В інших підрозділах зберігаються копії посадових інструкцій - до заміни новими | |
| 01-05 | Розпорядження голови райдержадміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників; про матеріальну допомогу | 75 р. ст. 5-б | ||
| 01-06 | Розпорядження голови райдержадміністрації про надання відпусток працівникам | 5 р. ст. 5-в | ||
| 01-07 | Розпорядження голови райдержадміністрації про стягнення, відрядження працівників | 3 р.(1) ст. 5-г | (1) Що стосу- ються участі у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС - пост. | |
| 01-08 | Протоколи засідань конкурсної комісії щодо заміщення вакантних посад державних службовців | Пост. ст. 533 | ||
| 01-09 | Протоколи засідань, постанови атестаційної комісії | 5 р. ст. 652 | ||
| 01-10 | Протоколи засідань тарифікаційної комісії з питань визначення стажу державної служби | 75 р. ЕПК | ||
| 01-11 | Плани підвищення кваліфікації працівників апарату райдержадміністрації | 3 р. ст. 619 | ||
| 01-12 | Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів апарату райдержадміністрації | Пост. 298-б | ||
| 01-13 | Звіти про бронювання військовозобов'язаних | 5 р. ст. 545 | ||
| 01-14 | Перелік посад керівних працівників райдержадміністрації | Пост. ст. 526-а | ||
| 01-15 | Списки, картотеки обліку керівних працівників райдержадміністрації | Пост. ст. 528 | ||
| 01-16 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листки з обліку кадрів)(1) керівних працівників райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 513-в | (1) Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення | |
| 01-17 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листки з обліку кадрів)(1) працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 513-в | (1) Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення | |
| 01-18 | Документи до розпоряджень з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ | 3 р. ст. 508 | ||
| 01-19 | Особові картки працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. - "В" ст. 519 | ||
| 01-20 | Журнал обліку, алфавіт особових справ | 75 р. ст. 521 | ||
| 01-21 | Список (штатно- списочний склад) працівників апарату райдержадміністрації | 75 р. ст. 525 | ||
| 01-22 | Трудові книжки працівників апарату райдержадміністрації | До запитання, не затребувані - не менше 50 р. ст. 539 | ||
| 01-23 | Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них | 3 р. ст. 544 | ||
| 01-24 | Списки кандидатів на висування за посадою (резерв) | 5 р. ст. 536 | ||
| 01-25 | Списки військовозобов'язаних | 1 р. ст. 546 | ||
| 01-26 | Річний (піврічний, квартальний) план основних заходів райдержадміністрації | Пост. ст. 153 | ||
| 01-27 | Оперативні (місячні) плани райдержадміністрації | 1 р. ст. 155 | ||
| 01-28 | Річний звіт про роботу райдержадміністрації | Пост. ст. 297-а | ||
| 01-29 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 01-30 | Документи (плани, програми, протоколи, рішення, списки учасників) нарад, семінарів, що проводить відділ | Пост. ст. 12-а | ||
| 01-31 | Документи (акти, доповіді, довідки, огляди) про перевірку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації щодо дотримання вимог Законів України "Про державну службу" та "Про боротьбу з ко- рупцією" | Пост. ст. 21-а | ||
| 01-32 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації | Пост. ст. 24-а | ||
| 01-33 | Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки) про перевірку діяльності виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо здійснення ними делегованих повноважень державної виконавчої влади | Пост. ст. 24-а | ||
| 01-34 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про роботу управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації, що подаються до органів вищого рівня | Пост.(1) ст. 45-а | (1) З опера- тивних та адміністра- тивно- господарських питань - 5 р. | |
| 01-35 | Документи (аналітичні огляди, довідки, доповідні записки) з питань організаційної і кадрової роботи, що подаються відділом керівництву райдержадміністрації | 5 р. ЕПК ст. 45-б | ||
| 01-36 | Документи (доповідні записки, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами | Пост. ст. 504 | ||
| 01-37 | Довідки про склад працівників апарату райдержадміністрації | 3 р. ст. 507 | ||
| 01-38 | Довідки про наявність вакантних посад в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації | 1 р. ст. 535 | ||
| 01-39 | Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи) з проведення атестації працівників, присвоєння рангів державних службовців | 75 р. - "В"(1) ст. 653 | (1) Зберіга- ються у складі особових справ. Ті, що не увійшли до складу особових справ, - 5 р. | |
| 01-40 | Документи (списки, плани, звіти) про стажування молодих спеціалістів | 5 р. ст. 554 | ||
| 01-41 | Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, зведення) з питань навчання працівників, підготовку кадрів нових професій, підвищення кваліфікації та перекваліфікацію кадрів | Пост. ст. 563 | ||
| 01-42 | Документи (довідки, подання, листи) про оформлення пенсій | 3 р. ст. 691 | ||
| 01-43 | Документи (протоколи, звіти тощо) про вручення і одержання державних і відомчих нагород та документів до них | Пост.(1) ст. 679 | (1) Ордену "Материнська слава", медалі "Медаль материнства" - 40 р., медалі "Ветеран праці" - 5 р. | |
| 01-44 | Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки-об'єктивки, витяги з рішень профспілкових органів) про представлення до нагородження державними нагородами України | 75 р. ст. 674-б | ||
| 01-45 | Документи (подання, характеристики, нагородні листи, витяги з рішень профспілкових органів) про представлення до нагородження Почесними грамотами райдержадміністрації, винесення Подяки голови райдержадміністрації працівникам різних галузей району | 5 р. ст. 677-а | ||
| 01-46 | Документи (клопотання, довідки, витяги з трудових книжок тощо) про подання до нагородження медаллю "Ветеран праці" | 5 р. ст. 678-в | ||
| 01-47 | Списки, журнали (книги), картотеки обліку осіб, нагороджених державними нагородами СРСР, УРСР та України й відомчими нагородами | Пост.(1) ст. 679 | (1) Нагородже- них орденом "Материнська слава", медаллю "Медаль материнства" - 40 р., медаллю "Ветеран праці" - 5 р. | |
| 01-48 | Акти приймання-здавання з усіма додатками (за винятком інвентаризаційних документів), складені під час зміни керівних працівників райдержадміністрації | Пост. ст. 55-а | ||
| 01-49 | Акти приймання-здавання з усіма додатками (за винятком інвентаризаційних документів), складені під час зміни відповідальних працівників відділу | 3 р.(1) ст. 55-б | (1) Після зміни відповідальних працівників | |
| 01-50 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу | 75 р. ст. 522 | ||
| 01-51 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації про надання відпусток працівникам апарату | 5 р. ст.ст. 5-в, 100-б | ||
| 01-52 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації про стягнення, відрядження працівників апарату | 3 р. ст. 100-б | ||
| 01-53 | Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них | 50 р. ст. 541-а | ||
| 01-54 | Журнал обліку нагородних знаків, бланків посвідчень і орденських книжок | 75 р. ст. 543 | ||
| 01-55 | Журнал обліку працівників, направлених у внутрідержавні відрядження | 3 р. ст. 551-а | ||
| 01-56 | Журнал обліку працівників, направлених у закордонні відрядження | 5 р. ст. 551-б | ||
| 01-57 | Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження | 3 р.(1) ст. 552 | (1) Після закінчення журналу | |
| 01-58 | Журнал обліку видачі довідок, що видаються працівникам апарату райдержадміністрації, про стаж, місце роботи, заробітну плату | 3 р. ст. 562 | ||
| 01-59 | Журнал реєстрації посвідчень працівників апарату райдержадміністрації | 3 р. ст. 1137 | ||
| 01-60 | Журнал обліку видачі тимчасових посвідчень (разових перепусток, корінців перепусток) у службові приміщення і на винесення (вивезення) матеріальних цінностей | 1 р. ст. 1140 | ||
| 01-61 | Журнал реєстрації листків непрацездатності | 3 р.(1) ст. 722 | (1) Після закінчення журналу | |
| 01-62 | Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток | 1 р. ст. 559 | ||
| 01-63 | Табелі (графіки) виходу працівників апарату райдержадміністрації на роботу | 1 р. ст. 415 | ||
| 01-64 | Номенклатура справ відділу | 3 р. ст. 89-б | ||
| 02 - ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ | ||||
| 02-01 | Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України та Верховної Ради Автономної Республіки Крим | Доки не мине потреба(1) ст. 1-б | (1) На державне зберігання не передаються | |
| 02-02 | Укази, розпорядження Президента України | Доки не мине потреба(1) ст. 2-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-03 | Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України | Доки не мине потреба(1) ст. 3-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-04 | Розпорядження голови обласної державної адміністрації | Доки не мине потреба(1) ст. 5-а | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-05 | Рішення, протоколи засідань обласної Ради, надіслані до відома | Доки не мине потреба(1) ст. 6-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-06 | Рішення, протоколи засідань районної Ради, надіслані до відома | Доки не мине потреба ст. 6-б | ||
| 02-07 | Доручення облдержадміністрації та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформації) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 02-08 | Рішення, протоколи засідань колегії облдержадміністрації | Доки не мине потреба(1) ст. 10-б | (1) Що стосую- ться діяльнос- ті райдержад- міністрації - пост. | |
| 02-09 | Розпорядження голови райдержадміністрації з основної діяльності | Пост. ст. 5-а | В інших підрозділах зберігаються копії розпоряджень - доки не мине потреба | |
| 02-10 | Розпорядження голови райдержадміністрації з грифом "Для службового користування" | Пост. ст. 5-а | ||
| 02-11 | Розпорядження голови райдержадміністрації з адміністративно-госпо- дарських питань | 3 р. ст. 5-г | ||
| 02-12 | Доручення голови райдержадміністрації та документи (довідки, доповідні записки, доповіді, інформації) з їх виконання | Пост. ст. 9 | ||
| 02-13 | Протоколи засідань колегії райдержадміністрації | Пост. ст. 10-а | ||
| 02-14 | Протоколи нарад у голови райдержадміністрації | Пост. ст. 11 | ||
| 02-15 | Протоколи нарад у заступників голови райдержадміністрації | Пост. ст. 11 | ||
| 02-16 | Документи (постанови, рішення, протоколи) постійно діючих комісій, рад при райдержадміністрації(1) | Пост. ст. 15-а | (1) Документи кожної комісії, ради формують в окремі справи | |
| 02-17 | Документи з грифом "Для службового користування", що стосуються діяльності райдержадміністрації | ЕПК | ||
| 02-18 | Депутатські запити і звернення та документи (довідки, доповідні записки, інформації, висновки, листи) з їх виконання | 10 р. ЕПК ст. 1а | ||
| 02-19 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян щодо суттєвих змін у роботі підприємств, установ і організацій району або про усунення серйозних недоліків та зловживань | Пост. ст. 28-а | ||
| 02-20 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру | 5 р.(1) ст. 28-б | (1) У разі неодноразового звернення - 5 р. після останнього розгляду | |
| 02-21 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про забезпечення законності, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-22 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про соціально-економічний розвиток району | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-23 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про фінансування, затвердження і виконання бюджету, ціноутворення, індексацію, виділення і використання коштів тощо | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-24 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про управління майном, приватизацію комунального і державного майна, сприяння розвитку підприємництва | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-25 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у промисловості, паливно-енергетичному комплексі, транспорті та зв'язку | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-26 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-27 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про розвиток житлово-комунального господарства, містобудування та архітектури | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-28 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток торгівлі, побутових послуг та громадського харчування | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-29 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток освіти і науки | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-30 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про стан і розвиток культури та засобів масової інформації | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-31 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань охорони здоров'я | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-32 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фізичної культури, спорту та туризму | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-33 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань сім'ї, жінок, молоді та неповнолітніх | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-34 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань релігії, національностей та міграції населення | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-35 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про використання землі, природних ресурсів, охорони довкілля, водопостачання та меліорації | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-36 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про захист населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та з питань екологічної безпеки | 10 р. ЕПК ст. 2179 | ||
| 02-37 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань забезпечення соціального захисту, зайнятості населення, праці та заробітної плати | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-38 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-39 | Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, профспілковими органами, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про представлення працівників до державних нагород, висування і затвердження кандидатур на здобуття державних премій | 10 р. ст. 680 | ||
| 02-40 | Листування з правоохоронними органами з правових питань | 10 р. ст. 68 | ||
| 02-41 | Листування з органами місцевого самоврядування (сільськими, селищними і міськими радами) та їх виконавчими комітетами, виборчими комісіями з організаційних питань їхньої діяльності | 5 р. ЕПК ст. 6Д | ||
| 02-42 | Листування з державними архівними установами з організаційно-методич- них питань діловодства і архівної справи | 3 р. ст. 106 | ||
| 02-43 | Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань діловодства і архівної справи | До заміни новими ст. 18-б | ||
| 02-44 | Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання | 5 р. ст.ст. 154, 299 | ||
| 02-45 | Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації | Пост.(1) ст. 89-а | (1) На держав- не зберігання не передається | |
| 02-46 | Відомості про документообіг в апараті райдержадміністрації | 3 р. ст. 91 | ||
| 02-47 | Документи (акти, довідки, доповідні записки) про перевірку стану діловодства і архівної справи в апараті райдержадміністрації | 1 р.(1) ст. 90 | (1) Після наступної перевірки | |
| 02-48 | Акти, довідки про підсумки перевірок архівним відділом райдержадміністрації умов зберігання і стану збереженості документів апарату райдержадміністрації | 5 р. ст. 110 | ||
| 02-49 | Документи (доповідні записки, довідки, акти) про стан організації діловодства та архівної справи в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах райдержадміністрації | 5 р. ст. 111 | ||
| 02-50 | Протоколи засідань експертної комісії райдержадміністрації | Пост. ст. 15-а | ||
| 02-51 | Паспорт архіву апарату райдержадміністрації | До заміни новим ст. 37-Д | ||
| 02-52 | Справи фондів (історична довідка, акти перевіряння наявності та стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на державне зберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів) | Пост.(1) ст. 107 | (1) У разі ліквідації райдержадмі- ністрації передаються на державне зберігання | |
| 02-53 | Списки, аркуші, картки фондів | Пост. ст. 108 | ||
| 02-54 | Описи справ постійного зберігання | Пост. ст. 109-а | ||
| 02-55 | Описи справ з особового складу | 3 р.(1) ст. 109-б | (1) Після знищення справ | |
| 02-56 | Описи справ тимчасового зберігання | 3 р.(1) ст. 109-б | (1) Після знищення справ | |
| 02-57 | Акти видавання документів у тимчасове користування | 1 р.(1) ст. 117 | (1) Після повернення документів | |
| 02-58 | Документи (заяви, запити) про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів | 3 р. ст. 121 | ||
| 02-59 | Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву | 1 р.(1) ст. 119 | (1) Після повернення документів | |
| 02-60 | Журнал обліку видачі документів з архіву в тимчасове користування | 1 р.(1) ст. 120 | (1) Після закінчення журналу та повернення документів до архіву | |
| 02-61 | Реєстраційні картки, журнали обліку видачі архівних довідок, копій, витягів з документів | 3 р. ст. 122 | ||
| 02-62 | Списки постійних кореспондентів та їх адреси | 1 р.(1) ст. 1135 | (1) Після заміни новими | |
| 02-63 | Картотеки (бази даних) законів, постанов та інших актів Верховної Ради України; постанов, рішень, інших актів комітетів і комісій Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-64 | Картотеки (бази даних) указів, розпоряджень Президента України | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-65 | Картотеки (бази даних) постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-66 | Картотеки (бази даних) розпоряджень голови обласної державної адміністрації | Пост. ст. 99 | (1) На держав- не зберігання не передаються | |
| 02-67 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації з основної діяльності | Пост. ст. 100-а | ||
| 02-68 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації з грифом "Для службового користування" | Пост. ст. 100-а | ||
| 02-69 | Журнал реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації з адміністративно-госпо- дарських питань | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-70 | Журнал реєстрації доручень голови райдержадміністрації | Пост. ст. 100-а | ||
| 02-71 | Картотеки (журнали, бази даних) реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян | 5 р. ст. 95 | ||
| 02-72 | Реєстраційні картки (бази даних) вхідних, вихідних та внутрішніх документів | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-73 | Реєстри на відправлену кореспонденцію | 1 р. ст. 101 | ||
| 02-74 | Журнал обліку бланків суворої звітності | 1 р. ст. 103-а | ||
| 02-75 | Журнали обліку врученої кореспонденції (розносні книги) | 1 р. ст. 103-г | ||
| 02-76 | Журнал реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-77 | Журнал реєстрації вихідних документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-78 | Журнал реєстрації внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" | 3 р. ст. 100-б | ||
| 02-79 | Журнал обліку друкування документів з грифом "Для службового користування" | 1 р. ст. 103-в | ||
| 02-80 | Журнал обліку видачі працівникам апарату райдержадміністрації документів з грифом "Для службового користування" для ознайомлення | 1 р. ст. 103-г | ||
| 02-81 | Картки і журнали реєстрації телеграм, телефонограм, факсів | 1 р. ст. 102 | ||
| 02-82 | Замовлення на виконання машинописних і розмножувальних робіт | 1 р. ст. 104 | ||