МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 27.03.1998 N 36 |
Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства економіки N 115 від 23.09.99 N 74 від 11.05.2000 N 97 від 26.05.2000 Наказами Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 314 від 21.12.2001 N 237 від 01.09.2003 N 118 від 26.03.2004 Наказами Міністерства економіки N 187 від 30.06.2005 N 254 від 22.08.2005 N 345 від 17.10.2005 N 260 від 31.07.2006 N 150 від 29.05.2007 N 226 від 18.07.2007 N 277 від 23.08.2007 N 303 від 14.09.2007 N 193 від 02.06.2008 N 198 від 06.06.2008 N 234 від 25.06.2008 N 549 від 10.10.2008 N 819 від 04.12.2008 N 297 від 01.04.2009 N 1039 від 21.09.2009 N 1499 від 31.12.2009 ) ( У Наказі слова "Міністерство економіки України" у всіх відмінках замінено словами "Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 314 від 21.12.2001 ) ( У наказі слова "Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України" у всіх відмінках замінено словами "Міністерство економіки України" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства економіки N 193 від 02.06.2008 ) ( У Наказі слова "департамент документального забезпечення" у всіх відмінках замінено словами "департамент адміністративно-господарської діяльності та інформатизації" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства економіки N 549 від 10.10.2008 )
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві економіки України (додається).
2. Начальникам управлінь і самостійних відділів організувати вивчення та забезпечити дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів.
3. Керівникам підвідомчих Міністерству організацій розробити і затвердити Інструкцію з діловодства у відповідних організаціях.
4. У зв'язку із затвердженням Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України визнати таким, що втратив чинність, наказ Держплану УРСР від 24.11.75 N 175 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Державному плановому комітеті Ради Міністрів Української РСР".
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра та керуючого справами.
| Міністр | В.В.Роговий |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
Міністерства економіки
України
27.03.1998 N 36
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у Міністерстві економіки України
( У тексті Інструкції слова "група контролю" у всіх відмінках замінено відповідно словами "відділ організації роботи колегії та контролю" згідно з Наказом Міністерства економіки N 115 від 23.09.1999 )( У тексті Інструкції слова "загальний відділ" замінено словами "управління документального забезпечення", слова "перший відділ" - "перше управління", "секретаріат колегії" - "відділ організації роботи колегії та контролю", "відомства" - "інші центральні органи виконавчої влади" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )( У тексті Інструкції та додатках до неї слова "керуючий справами" у всіх відмінках замінити словами "керівник адміністративного департаменту" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )( У тексті Інструкції та додатках до неї слова "управління документального забезпечення", "перше управління", "відділ організації роботи колегії та контролю" у всіх відмінках замінено словами "департамент документального забезпечення", "режимно-секретний відділ", "відділ контролю за строками та дисципліною виконання доручень органів державної влади" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства економіки N 277 від 23.08.2007 )( У тексті Інструкції слова "адміністративний департамент" в усіх відмінках замінено словами "департамент документального забезпечення" у відповідному відмінку згідно з Наказом Міністерства економіки N 234 від 25.06.2008 )( У тексті Інструкції слова "департамент адміністративно-господарської діяльності та інформатизації" у всіх відмінках замінено словами "служба діловодства" у відповідному відмінку, крім абзацу тридцятого підпункту 2.3.8 та абзацу сьомого підпункту 2.3.9 пункту 2.3 згідно з Наказом Міністерства економіки N 1039 від 21.09.2009 )
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства встановлює єдину систему діловодства у Міністерстві економіки України (далі - Міністерство), регламентує організацію, визначає правила створення документів, порядок роботи з ними з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.
Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для всіх працівників центрального апарату Міністерства.
1.2. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями.
1.3. Відповідальність за стан діловодства в структурних підрозділах Міністерства, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівництво підрозділів.
Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається на спеціально виділену для цього особу - діловода (секретаря) підрозділу.
( Пункт 1.3 в редакції Наказу Міністерства економіки N 1039 від 21.09.2009 )
1.4. Вимоги служби діловодства* з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для всіх працівників Міністерства.
_______________
* Служба діловодства - відділи у складі департаменту адміністративно-господарської діяльності та інформатизації, які забезпечують відповідно до положень про відділи діловодний процес центрального апарату Міністерства.
Контроль за правильністю застосування вимог Інструкції в апараті Міністерства здійснює служба діловодства.
( Пункт 1.4 в редакції Наказу Міністерства економіки N 1039 від 21.09.2009 )
1.5. Начальники підрозділів Міністерства зобов'язані:
розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ;
забезпечувати своєчасне отримування та якісне виконання документів і доручень керівництва Міністерства;
аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку; вживати заходів до скорочення службового листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій всіляких відомостей (звітів), подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не викликається необхідністю;
організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділів щодо роботи з документами і використання засобів організаційної та обчислювальної техніки;
знайомити новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;
покладати на період відсутності секретаря підрозділу (відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально виділеного працівника підрозділу;
при звільненні або переході на іншу роботу секретаря підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційних карток за актом новопризначеному на цю посаду працівникові. Один примірник акта передається у службу діловодства;
забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря протягом трьох днів з цією Інструкцією та направити до служби діловодства для проходження інструктажу.
1.6. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці, перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій особі за вказівкою начальника підрозділу.
1.7. Стан діловодства у підрозділах Міністерства перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік) експертними комісіями підрозділів (ЕК).
Комісії перевіряють виконання вимог цієї Інструкції, проводять вибіркову перевірку наявності службових документів із числа найбільш важливих.
Про наслідки перевірки складається акт, який доповідають начальнику підрозділу для вжиття, у разі потреби, заходів щодо усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається у службу діловодства.
1.8. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Міністерства у відкритій пресі, в передачах по радіо і телебаченню, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Міністра економіки або його заступників.
1.9. Діловодство Міністерства ведеться державною мовою.
2. ПІДГОТОВКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
2.1. Документування управлінської діяльності
2.1.1. Для документування управлінської діяльності Міністерства визначено перелік видів службових документів згідно з додатком 1.
2.1.2. Відповідно до Положення про Міністерство економіки України. Міністерство, у межах своїх повноважень, видає на основі й на виконання чинного законодавства накази.
Міністерство, у разі необхідності з питань, що становлять взаємний інтерес, видає разом з іншими центральними органами виконавчої влади спільні розпорядчі документи.
2.1.3. Підставою для виникнення розпорядчих документів у діяльності Міністерства є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
конкретні доручення вищих органів;
здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань відповідно до його компетенції;
потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.
2.1.4. У випадках, коли діючими нормами не встановлено обов'язкове видання документа, вибір письмової чи іншої форми вираження управлінських дій покладається на керівництво Міністерства і визначається доцільністю у кожному конкретному випадку.
2.1.5. Розпорядчі документи, що надходять у Міністерство з вищих органів, згідно з дорученням керівництва Міністерства доводяться до підрозділів і підвідомчих організацій шляхом видання:
самостійного розпорядчого документа (наказу), у якому викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Міністерства і намічаються конкретні заходи, що підлягають здійсненню;
інформаційного листа, якщо вказаний розпорядчий документ не потребує конкретизації.
У всіх випадках документи, що видаються на підставі документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування документа, його дати, номера, заголовка.
2.2. Складання документів
2.2.1. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (420 х 297), А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що виготовляються друкарським способом.
На чистих аркушах паперу, а не на бланках друкуються:
проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, проекти листів, адресовані Верховній Раді України, Адміністрації Президента України за підписом Прем'єр-міністра або Віце-прем'єр-міністра України;
листи, доповідні записки, довідки та інші документи, підготовлені Міністерством спільно з іншими організаціями;
деякі документи (листи, окремі види довідок та ін.), призначені для використання в апараті Міністерства.
2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні (статуті) про установу. На бланках наказів, листів, указівок уживаються зафіксовані скорочені найменування установ.
( Абзац другий підпункту 2.2.3 в редакції Наказу Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )
2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох основних частин. У першій частині вказується обгрунтування або підстава для складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також повідомляється підстава або причини для складання документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання.
В окремих випадках текст документів може мати одну частину: накази - розпорядчу без преамбули, листи - прохання без пояснень та ін.
2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності Мінекономіки (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.
Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.
Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням сторінок.
2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як правило, оформляється у вигляді таблиць.
Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.
Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".
Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.
Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.
2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно:
заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;
вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;
заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";
заміняти займенники іменниками (наприклад: "Мінекономіки просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");
вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Мінекономіки повідомляє").
2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.
2.2.9. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням Міністра на одного з його заступників відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
При погодженні проектів документів інших органів виконавчої влади відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на відповідних заступників Міністра.
( Підпункт 2.2.9 в редакції Наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 237 від 01.09.2003 )
2.3. Оформлення документів
2.3.1. Види службових документів, що вживаються в управлінській діяльності Міністерства, порядок їх складання, оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку (додаток 1).
2.3.2. Кожний вид документа, що складається в Міністерстві, повинен мати твердо визначений комплекс реквізитів (складових частин, додаток 2). На бланках постанов, наказів при вказанні на місце видання законодавчого акта зазначається тільки назва місця видання без загальної назви, наприклад:
Міністерство економіки України
НАКАЗ
___________ N _____________
Київ
Про внесення змін і доповнень до наказу ..."
( Підпункт 2.3.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки України N 74 від 11.05.2000 )
2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на кожному документі (за винятком листа).
2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту документа. Заголовок складається до всіх документів формату А3 і А4 незалежно від їх призначення.
Заголовок повинен бути максимально стислим і точним. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", "Чого?" наприклад: "Про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо.
( Абзац другий підпункту 2.3.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )
Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формулюватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків.
У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони пишуться у лівій частині аркуша не перериваючи тексту.
Заголовок не складається до телеграм, телефонограм, повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері формату А5.
2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів необхідно додержуватись таких правил:
документи адресують установі, її структурному підрозділу або конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів);
найменування установи та її структурного підрозділу необхідно писати у називному відмінку, наприклад:
---------------------------------
|Міністерство енергетики України|
|Технічне управління |
---------------------------------
при надсиланні документа службовій особі найменування установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
---------------------------------
|Міністерство інформації України|
|Начальнику планово-економічного|
|управління Петренку О.І. |
---------------------------------
при надсиланні документа керівнику установи її найменування входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку, уживаючи паралельні форми давального відмінка: посада - закінчення (-ові), прізвище - закінчення (-у) чи навпаки, наприклад:
Міністерство фінансів України
Начальникові (-у) юридичного
управління
Петренко (-ові) О.І.,
наприклад:
-----------------------------
|Міністру енергетики України|
|Сидоренку М.І. |
-----------------------------
( Абзац п'ятий підпункту 2.3.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )
при розсиланні документів адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:
------------------------------------
|Міністерствам і іншим центральним |
|органам виконавчої влади України |
------------------------------------
поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового відділення, вулиця, номер будинку.
Якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, регіонів, інших постійних кореспондентів та підвідомчих Мінекономіки організацій, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах;
документ не повинен мати більше чотирьох адрес; при надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилання, який пишуть на звороті копії документа або на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа зазначають лише одну адресу;
при надсиланні документа особі, що не представляє організацію або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не вказуючи посади.
Якщо документ адресується окремим громадянам, то спочатку зазначають прізвище, ініціали, а потім - поштову адресу, наприклад:
Петренку (-ові) О.І.
02183, м. Київ-183,
пр-т Генерала Ватутіна, буд. 26А кв. 101
( Абзац підпункту 2.3.5 в редакції Наказу Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )
2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.
Датою документа є дата його підписання, затвердження або події, яка зафіксована в документі.
Наприклад: датою наказу і листа є дата їх підписання, датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження.
Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом.
Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила документ.
До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються арабськими цифрами, розділеними крапками; перша пара цифр - число місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара - дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль, наприклад: 5 травня 1997 року слід писати 05.05.97 або 05.05.1997. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, та при посиланні на дату затвердження документа вищого органу влади застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: від 30 травня 2000 р. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.1997 роблять у наказах, протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО.
( Абзац шостий підпункту 2.3. із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )
Без століття дати пишуться в додатках до наказів, реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.
Всі службові позначення на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.
2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа.
Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань: про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обгрунтованість змісту; про відповідність документа чинному законодавству і правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла документ.
Погодження може здійснюватись в апараті Міністерства із структурними підрозділами і службовими особами, а також з іншими організаціями.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівництвом Міністерства невідкладно.
( Підпункт 2.3.7 доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 237 від 01.09.2003 )
Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із підрозділами Міністерства, юридичним управлінням і редактором, із заступниками Міністра економіки, які відають питаннями, що порушуються в проекті документа.
Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування.
Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначають найменування посади цієї особи.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у підрозділах Міністерства.
Наприклад: Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:
Начальник підрозділу (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Зауваження додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою, грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.
Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.
Наприклад: ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра
економіки України
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф) проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на окремому аркуші погодження за встановленою формою.
У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Зовнішнє погодження проектів документів вищих органів влади проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації в Міністерстві.
( Підпункт 2.3.7 доповнено абзацом п'ятнадцятим згідно з Наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 237 від 01.09.2003 )
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки.
Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.
Відповідно до Положення про Міністерство економіки України право ведення листування із службових питань і підписання документів надається Міністру економіки, керівнику служби діловодства, начальнику Державної інспекції з контролю за цінами, начальникам підрозділів та всім їх заступникам.
Телеграми підписують Міністр економіки і його заступники.
Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються Міністром економіки і його заступниками. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.
Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Зміст документів, підготовлених за підписом Міністра і його заступників, викладається від імені Міністерства, за підписом начальників підрозділів і їх заступників - від імені підрозділу.
При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка тимчасово її заміщає.
( Абзац шостий пункту 2.3.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 115 від 23.09.99 )( Абзац дев'ятий підпункту 2.3.8 виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 254 від 22.08.2005 )
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не виходять за межі їх повноважень.
У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату.
Документи, як правило, мають один підпис.
Підписи двох службових осіб проставляються на документах колегіальних органів, наприклад, протоколи засідань колегії Мінекономіки підписують Міністр економіки і секретар колегії.
Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад: акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох установ).
До складу підпису входить найменування посади особи, яка підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку, і скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис і його розшифрування, наприклад:
Заступник Міністра економіки (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька службових осіб, їх підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає посаді, причому найменування посад розділяють двома - чотирма міжрядковими інтервалами, наприклад:
Керівник служби діловодства
Мінекономіки (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні, наприклад:
Заступник Заступник
Міністра економіки України Міністра фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Члени комісії: (Підписи) (Ініціали та прізвище)
Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа.
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним законодавством).
Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.
Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.
Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра
економіки України
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, тощо) повинні затверджуватись відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. При затвердженні документа правовим актом на документі проставляється гриф за формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
економіки України
02.05.2000 N 12 або
22.05.01.
( Абзац сьомий в редакції Наказу Міністерства економіки N 74 від 11.05.2000 )
Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи розміщуються так:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра
економіки України
(Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра Заступник Міністра
праці України фінансів України
(Підпис) (Ініціали та прізвище) (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Дата Дата
Документи, що вимагають особливого засвідчення їх справжності, скріплюються печаткою.
Гербовою печаткою засвідчуються підписи Міністра економіки України, його перших заступників та заступників, керівників структурних підрозділів та їх заступників у межах визначеної компетенції. Накази про надання конкретній особі права підпису відповідних документів дозвільного характеру повинні бути видані відповідно до розподілу обов'язків.
( Абзац підпункту 2.3.8 пункту 2.3 в редакції Наказу Міністерства економіки N 1039 від 21.09.2009 )
Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів, пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях, договорах, посвідченнях.
Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти, пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи, заробітну плату тощо).
На копіях нормативних актів (накази Мінекономіки), що надсилаються у підрозділи та в інші установи, ставиться печатка департаменту адміністративно-господарської діяльності та інформатизації.
2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа - відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається в інші організації і установи з дозволу керівництва або начальників підрозділів Міністерства.
У Мінекономіки можуть засвідчуватися копії тільки тих документів, які складаються безпосередньо в апараті Міністерства.
Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.).
Копія документа, розробленого в Міністерстві, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу.
На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку копії документа ставиться позначка "копія".
Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:
Згідно
Секретар підрозділу
Мінекономіки
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію, та засвідчується печаткою департаменту адміністративно-господарської діяльності та інформатизації.
Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка, кому і коли вона видана.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Заступник Міністра економіки (Ініціали та прізвище)
Згідно
Секретар підрозділу
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Розмножені примірники наказів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Міністерства економіки України "Для наказів".
( Абзац сімнадцятий підпункту 2.3.9 в редакції Наказу Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції N 118 від 26.03.2004 )
При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:
---------------
Заступник Мін|істра |
економіки Укр|аїни М.П. | (Ініціали та прізвище)
---------------
2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються відповідними нормативними документами;
додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного документа.
Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).
Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, дати і номера за формою:
Додаток
до наказу Міністерства
економіки України
20.05.97 N 42
При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 3. Якщо додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись (візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
Наявність додатків вказується в основному або супровідному документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.
Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: на " " арк. в " " примірниках.
Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:
Додатки: 1. Проект постанови Кабінету Міністрів України на 3 арк. в 1 прим.
2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та дискета.
3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про наявність додатка має таку форму:
Додаток: лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133 і додаток до нього, всього на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури) не зазначається.
2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.
Проходження документа супроводжується відповідними позначками:
про надходження (реєстрацію) документа - проставляється штамп;
про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";
про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва або підрозділів Міністерства;
про направлення виконаного документа до справи - проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ про виконання), слово "До справи N ___", в яку має бути підшито документ, дату направлення документа в справу, підпис виконавця, наприклад:
До справи N 11-33.
Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики Іванченком І.А.
Дата (Підпис) (Ініціали та прізвище)
Позначка "До справи N ___" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа.
Наприклад:
Петров
293-40-01
2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України
2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень) вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним листом за підписом Міністра економіки, а в разі його відсутності - особою, що його заміщає, до яких додається копія проекту, виконана в електронному вигляді (комп'ютерний файл).
При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх заміщають.
2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших наслідків їх реалізації.
