Про внесення змін у додаток 1 до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України

З метою забезпечення додержання вимог Уніфікованої системи документації ( ДСТУ 4163-2003) до оформлення документів, що утворюються в управлінській діяльності Міністерства,

1. Унести у додаток 1 до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36 (зі змінами), зміни, що додаються.

2. Департаменту інформатизації розмістити на внутрішньому ВЕБ-сайті Міністерства форми документів.

3. Структурним підрозділам при створенні документів додержуватися вимог ДСТУ 4163-2003.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти заступника Міністра Царенка О.М.

1. Доповнити додаток 1 пунктом 1 такого змісту:

"1. Загальні вимоги до оформлення документів, що використовуються в управлінській діяльності Міністерства

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Основним документом, що встановлює вимоги до оформлення документів, є ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Ці вимоги поширюються на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створені в результаті діяльності органів державної влади, підприємств тощо.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів (додаток 2 до п. 2.3.2 Інструкції), що розміщуються в певній послідовності, вимоги до їх змісту, вимоги до бланків та оформлення документів.

При складанні документів необхідно додержуватися таких загальних вимог:

1) документи повинні мати такі поля (в мм):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

2) текст документів, оформлених на папері формату А4, друкується шрифтом Times New Roman 13 кегля через 1,5 міжрядкового інтервалу, а А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу і вирівнюється по всій ширині аркуша

Реквізити документа (крім тексту), що складається з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються одна від одної 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

3) за наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого поля, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами;

4) максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформляючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізиту "Гриф затвердження", "Гриф обмеженого доступу";

125 мм - для розшифрування підпису у реквізиті "Підпис";

не відступають від межі лівого поля, оформляючи реквізити:

"Дата документа";

"Заголовок до тексту документа";

"Текст" (без абзаців);

"Відмітка про наявність додатків";

"Прізвище виконавця і номер телефону" (знак N не проставляється);

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи";

назву посади у реквізитах "Підпис", "Гриф погодження";

засвідчувальний запис "Копія відповідає оригіналу";

слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ".

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Текст документів постійного строку зберігання друкується з одного боку аркуша, документи зі строками зберігання до 5 років можуть друкуватися на лицьовому і зворотному боці аркуша."

У зв'язку із цим пункти 1-20 додатка 1 вважати відповідно пунктами 2-21.

2. Пункт 13 додатка доповнити словом та цифрою "(форма 12)".

3. Пункт 14 додатка після слів "Пояснювальна записка" доповнити такими словом та цифрами "(форма 13, 14)".

4. Доповнити додаток пунктами 22 і 23 такого змісту:

"22. Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства (форма 14).

23. Зауваження і пропозиції - внутрішній, а також зовнішній документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи доповідної записки його структурного підрозділу і стосується позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його структурним підрозділом (форма 16). Друкується на окремому чистому аркуші паперу".

5. Форму 10 до пункту 8 додатка 1 викласти в новій редакції згідно з додатком 1.

6. Доповнити додаток 1 формами 12-16, наведеними в додатку 2.

Примітка. У разі коли питання виноситься на розгляд Кабінету Міністрів України, необхідно обов'язково зазначити стан його проходження в урядових комітетах та чи були підтримані/відхилені зауваження Мінекономіки.