МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 25.06.2008 N 234 |
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі N 1015 від 14.09.2012 )
Про внесення змін до Інструкції з діловодства в Міністерстві економіки України
З метою недопущення випадків втрат документів при зміні структури Міністерства
НАКАЗУЮ:
1. Унести зміни до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36 (зі змінами), що додаються.
2. Керівникам самостійних структурних підрозділів забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України.
3. Покласти на начальників відділів, завідувачів секторів та посадових осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах, персональну відповідальність за зберігання документів, що надходять до підрозділу та готуються їм.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Романюка С.А.
| Міністр | Б.М.Данилишин |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економіки
України
25.06.2008 N 234
ЗМІНИ
що вносяться до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України ( v0036200-98 )
1. У тексті Інструкції слова "адміністративний департамент" в усіх відмінках замінити словами "департамент документального забезпечення" у відповідному відмінку.
2. Назву підрозділу 7.4 "Описи документів постійного і тимчасового зберігання" замінити назвою "Описи справ документів постійного і тимчасового зберігання"
3. Доповнити підрозділ 7.5 Інструкції пунктами 7.5.4 і 7.5.5 такого змісту:
"7.5.4. У разі ліквідації відділу чи сектору (далі - підрозділу) Міністерства керівником цього ж підрозділу забезпечується повна передача справ підрозділу постійного та тимчасового термінів зберігання до архіву Міністерства в установленому порядку. Справи формуються за роками та термінами зберігання і передаються до архіву Міністерства до моменту ліквідації згідно з описами.
7.5.5. В окремих випадках керівництво Міністерства може прийняти рішення про передачу справ підрозділу, що ліквідується, іншому підрозділу, на який покладається виконання функцій підрозділу, що ліквідується.
Приймання-передача справ здійснюється в присутності представників двох сторін (керівників підрозділів, посадових осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах).
Справи постійного зберігання передаються прошитими, з внутрішнім описом, підписаним в установленому порядку, і готові до передавання на зберігання до архіву Міністерства.
Справи тимчасового зберігання не підшиваються, не містять внутрішнього опису. В акті при їх передаванні зазначається тільки кількість документів у справі.
Справи під назвою "Документи з грифом "ДСК" приймаються тільки з внутрішнім описом.
Приймаюча сторона має право перевірити наявність документів у сформованих справах (користуючись при цьому журналом обліку вхідної-вихідної кореспонденції підрозділу, що здійснює передачу, або даними автоматизованої системи "Діловодство та КВД") і зафіксувати в акті приймання-передачі нестачу документів (фіксується перелік реєстраційних номерів відсутніх документів).
Приймання-передача справ здійснюється окремо за кожний рік згідно з номенклатурою підрозділу, що ліквідується.
Акти приймання-передачі справ складаються у трьох примірниках (1-й - стороні, що передає, 2-й - стороні, що приймає, 3-й - департаменту документального забезпечення), підписуються представниками обох сторін і затверджуються керівником департаменту (управління), підрозділ якого здійснює приймання справ.
Документи, що передаються, з моменту підписання обома сторонами акта приймання-передачі справ уважаються документами підрозділу, що їх прийняв.
Справи з терміном зберігання "Доки не мине потреба" підрозділом, що ліквідується, відбираються до знищення, про що складається протокол експертної комісії підрозділу, та знищуються згідно з актом. Один примірник такого акта передається департаменту документального забезпечення".
У зв'язку з цим пункт 7.5,4 вважати відповідно пунктом 7.5.6.
| Директор департаменту документального забезпечення | А.І.Шедін |