Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки та з питань європейської інтеграції України

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві економіки (додається).

2. Начальникам управлінь і самостійних відділів організувати вивчення та забезпечити дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів.

3. Керівникам підвідомчих Міністерству організацій розробити і затвердити Інструкцію з діловодства у відповідних організаціях.

4. У зв'язку із затвердженням Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки визнати таким, що втратив чинність, наказ Держплану УРСР від 24.11.75 N 175 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Державному плановому комітеті Ради Міністрів Української РСР".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра та керуючого справами.

1.1. Інструкція з діловодства встановлює єдину систему діловодства у Міністерстві економіки України (далі - Міністерство), регламентує організацію, визначає правила створення документів, порядок роботи з ними з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для всіх працівників центрального апарату Міністерства.

1.2. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями.

1.3. Відповідальність за стан діловодства у підрозділах* Міністерства, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів покладається на керівництво структурних підрозділів.

Ведення діловодства у підрозділі здійснює секретар** підрозділу.

У підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

1.4. Вимоги загального відділу*** з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для всіх працівників Міністерства.

Контроль за правильністю застосування вимог Інструкції в апараті Міністерства здійснює загальний відділ.

1.5. Начальники підрозділів Міністерства зобов'язані:

розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ;

забезпечувати своєчасне отримування та якісне виконання документів і доручень керівництва Міністерства;

аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку; вживати заходів до скорочення службового листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій всіляких відомостей (звітів), подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не викликається необхідністю;

організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділів щодо роботи з документами і використання засобів організаційної та обчислювальної техніки;

знайомити новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;

покладати на період відсутності секретаря підрозділу (відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально виділеного працівника підрозділу;

при звільненні або переході на іншу роботу секретаря підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційних карток за актом новопризначеному на цю посаду працівникові. Один примірник акта передається у загальний відділ;

забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря протягом трьох днів з цією Інструкцією та направити до загального відділу для проходження інструктажу.

1.6. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці, перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій особі за вказівкою начальника підрозділу.

1.7. Стан діловодства у підрозділах Міністерства перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік) експертними комісіями підрозділів (ЕК).

Комісії перевіряють виконання вимог цієї Інструкції, проводять вибіркову перевірку наявності службових документів із числа найбільш важливих.

Про наслідки перевірки складається акт, який доповідають начальнику підрозділу для вжиття, у разі потреби, заходів щодо усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається у загальний відділ.

1.8. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Міністерства у відкритій пресі, в передачах по радіо і телебаченню, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Міністра економіки або його заступників.

1.9. Діловодство Міністерства ведеться державною мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності

2.1.1. Для документування управлінської діяльності Міністерства визначено перелік видів службових документів згідно з додатком 1.

2.1.2. Відповідно до Положення про Міністерство економіки Міністерство, у межах своїх повноважень, видає на основі й на виконання чинного законодавства накази.

Міністерство, у разі необхідності з питань, що становлять взаємний інтерес, видає разом з іншими центральними органами виконавчої влади спільні розпорядчі документи.

2.1.3. Підставою для виникнення розпорядчих документів у діяльності Міністерства є:Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

конкретні доручення вищих органів;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань відповідно до його компетенції;

потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

2.1.4. У випадках, коли діючими нормами не встановлено обов'язкове видання документа, вибір письмової чи іншої форми вираження управлінських дій покладається на керівництво Міністерства і визначається доцільністю у кожному конкретному випадку.

2.1.5. Розпорядчі документи, що надходять у Міністерство з вищих органів, згідно з дорученням керівництва Міністерства доводяться до підрозділів і підвідомчих організацій шляхом видання:

самостійного розпорядчого документа (наказу), у якому викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Міністерства і намічаються конкретні заходи, що підлягають здійсненню;

інформаційного листа, якщо вказаний розпорядчий документ не потребує конкретизації.

У всіх випадках документи, що видаються на підставі документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування документа, його дати, номера, заголовка.

2.2. Складання документів

2.2.1. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (420 х 297), А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що виготовляються друкарським способом.

На чистих аркушах паперу, а не на бланках друкуються:

проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, проекти листів, адресовані Верховній Раді України, Адміністрації Президента України за підписом Прем'єр-міністра або Віце-прем'єр-міністра України;

листи, доповідні записки, довідки та інші документи, підготовлені Міністерством спільно з іншими організаціями;

деякі документи (листи, окремі види довідок та ін.), призначені для використання в апараті Міністерства.

2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Скорочення найменувань міністерств, інших центральних органів виконавчої влади проводиться у встановленому порядку.

2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох основних частин. У першій частині вказується обгрунтування або підстава для складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також повідомляється підстава або причини для складання документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання.

В окремих випадках текст документів може мати одну частину: накази - розпорядчу без преамбули, листи - прохання без пояснень та ін.

2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності Мінекономіки (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням сторінок.

2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як правило, оформляється у вигляді таблиць.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів - не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "Те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад, "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "Мінекономіки просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Мінекономіки повідомляє").

2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

2.2.9. Відповідальність за зміст, своєчасну і правильну підготовку та оформлення всіх службових документів покладається на начальників підрозділів Міністерства.

За зміст документа, який візують кілька осіб, відповідальність несуть в однаковій мірі всі особи, які брали участь у його підготовці.

2.3. Оформлення документів

2.3.1. Види службових документів, що вживаються в управлінській діяльності Міністерства, порядок їх складання, оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку (додаток 1).

2.3.2. Кожний вид документа, що складається в Міністерстві, повинен мати твердо визначений комплекс реквізитів (складових частин, додаток 2).

2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на кожному документі (за винятком листа).

2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту документа. Заголовок складається до всіх документів формату А3 і А4 незалежно від їх призначення.

Заголовок повинен бути максимально стислим і точним. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", наприклад: "Про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо.

Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формулюватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків.

У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони пишуться у лівій частині аркуша не перериваючи тексту.

Заголовок не складається до телеграм, телефонограм, повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері формату А5.

2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів необхідно додержуватись таких правил:

документи адресують установі, її структурному підрозділу або конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів);

найменування установи та її структурного підрозділу необхідно писати у називному відмінку, наприклад:

при надсиланні документа службовій особі найменування установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

при надсиланні документа керівнику установи її найменування входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку, наприклад:

при розсиланні документів адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:

поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового відділення, вулиця, номер будинку.

Якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, регіонів, інших постійних кореспондентів та підвідомчих Мінекономіки організацій, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах;

документ не повинен мати більше чотирьох адрес; при надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилання, який пишуть на звороті копії документа або на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа зазначають лише одну адресу;

при надсиланні документа особі, що не представляє організацію або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не вказуючи посади.

Якщо документ адресують окремим громадянам, то спочатку зазначають поштову адресу, наприклад:

2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

Датою документа є дата його підписання, затвердження або події, яка зафіксована в документі.

Наприклад: датою наказу і листа є дата їх підписання, датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження.

Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом.

Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються арабськими цифрами, розділеними крапками; перша пара цифр - число місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара - дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль, наприклад: 5 травня 1997 року слід писати 05.05.97 або 05.05.1997. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.1997 роблять у наказах, протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО.

Без століття дати пишуться в додатках до наказів, реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.

Всі службові позначення на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.

2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа.

Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань: про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обгрунтованість змісту; про відповідність документа чинному законодавству і правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла документ.

Погодження може здійснюватись в апараті Міністерства із структурними підрозділами і службовими особами, а також з іншими організаціями.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із підрозділами Міністерства, юридичним управлінням і редактором, із заступниками Міністра економіки, які відають питаннями, що порушуються в проекті документа.

Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування.

Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначають найменування посади цієї особи.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у підрозділах Міністерства.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою, грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.

Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф) проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на окремому аркуші погодження за встановленою формою.

У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.

Відповідно до Положення про Міністерство економіки право ведення листування із службових питань і підписання документів надається Міністру економіки, керуючому справами, начальнику Державної інспекції з контролю за цінами, начальникам підрозділів та всім їх заступникам.

Телеграми підписують Міністр економіки і його заступники.

Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються Міністром економіки і його заступниками. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

Зміст документів, підготовлених за підписом Міністра і його заступників, викладається від імені Міністерства, за підписом начальників підрозділів і їх заступників - від імені підрозділу.

При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка тимчасово її заміщає. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не виходять за межі їх повноважень.

У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату.

Документи, як правило, мають один підпис.

Підписи двох службових осіб проставляються на документах колегіальних органів, наприклад, протоколи засідань колегії Мінекономіки підписують Міністр економіки і секретар колегії.

Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад: акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох установ).

До складу підпису входить найменування посади особи, яка підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку, і скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис і його розшифрування, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька службових осіб, їх підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає посаді, причому найменування посад розділяють двома - чотирма міжрядковими інтервалами, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні, наприклад:

При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:

Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним законодавством).

Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.

Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:

При затвердженні документа правовим актом на документі проставляється гриф за формою:

Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи розміщуються так:

Документи, що вимагають особливого засвідчення їх справжності, скріплюються печаткою.

Гербовою печаткою засвідчуються підписи Міністра економіки, керуючого справами, начальника Державної інспекції з контролю за цінами і начальників підрозділів та їх заступників у межах визначеної компетенції.

Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів, пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях, договорах, посвідченнях.

Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти, пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи, заробітну плату тощо).

На копіях нормативних актів (накази Мінекономіки), що надсилаються у підрозділи та в інші установи, ставиться печатка загального відділу.

2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа - відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається в інші організації і установи з дозволу керівництва або начальників підрозділів Міністерства.

У Мінекономіки можуть засвідчуватися копії тільки тих документів, які складаються безпосередньо в апараті Міністерства.

Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.).

Копія документа, розробленого в Міністерстві, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу.

На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку копії документа ставиться позначка "копія".

Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:

При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію, та засвідчується печаткою загального відділу.

Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка, кому і коли вона видана.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Розмножені примірники наказів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою загального відділу.

При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:

2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються відповідними нормативними документами;

додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного документа.

Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).

Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, дати і номера за формою:

При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 3. Якщо додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись (візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Наявність додатків вказується в основному або супровідному документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Додаток: на " " арк. в " " примірниках.

Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури) не зазначається.

2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.

Проходження документа супроводжується відповідними позначками:

про надходження (реєстрацію) документа - проставляється штамп;

про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";

про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва або підрозділів Міністерства;

про направлення виконаного документа до справи - проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ про виконання), слово "До справи N ___", в яку має бути підшито документ, дату направлення документа в справу, підпис виконавця, наприклад:

До справи N 11-33.

Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики Іванченком І.А.

Позначка "До справи N ___" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа.

2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України

2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень) вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним листом за підписом Міністра економіки, а в разі його відсутності - особою, що його заміщає, до яких додається копія проекту, виконана в електронному вигляді (комп'ютерний файл).

При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх заміщають.

2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших наслідків їх реалізації.

2.4.3. Проекти рішень підлягають обов'язковому узгодженню із заінтересованими міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, громадськими та іншими організаціями, а проекти рішень нормативного характеру - з Мін'юстом України.

Узгодження проектів рішень на всіх стадіях їх розробки забезпечується в першочерговому порядку.

За наявності розбіжностей щодо проекту підрозділ Міністерства, який його готує, і відповідний заступник Міністра зобов'язані провести обговорення із заінтересованими сторонами з метою пошуку взаємоприйнятного рішення. Якщо такого рішення не знайдено, то проект візується із зауваженнями, зміст яких викладається в окремій довідці, яка, разом з переліком розбіжностей і оригіналом зауважень, додається до супровідного листа за підписом відповідного керівника.

2.4.4. Проекти рішень всебічно обгрунтовуються, редагуються, погоджуються з відповідними підрозділами Міністерства, візуються в юридичному управлінні і редактором.

2.4.5. Міністр економіки і керівники заінтересованих міністерств та відомств візують проекти на лицьовому боці останньої сторінки першого примірника або на аркуші погодження встановленої форми. Віза заступників Міністра, начальників підрозділів, юридичного управління і редактора ставиться на лицьовому боці останньої сторінки другого примірника.

Особи, які візують документи, повинні розписуватись розбірливо і проставляти дату візування (з обов'язковою розшифровкою віз).

2.4.6. Проекти рішень повинні відповідати чинному законодавству, в них необхідно точно зазначати найменування міністерств, відомств, організацій, населених пунктів.

2.4.7. У текстах проектів постанов Кабінету Міністрів України пишуться повні найменування міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а в проектах розпоряджень, додатках до проектів постанов і розпоряджень - скорочені (якщо вони передбачені).

2.4.8. Додатки до проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України візують: на першому примірнику - заступник Міністра економіки, на другому - начальник підрозділу або його заступник, виконавець та редактор.

2.4.9. Проекти рішень друкуються на одному боці аркуша паперу формату А4 за формами, які встановлює Кабінет Міністрів України.

2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії Мінекономіки

2.5.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно до розробленого і затвердженого наказом Міністерства плану та в міру необхідності.

У плані проведення засідань колегії зазначаються питання, назви підрозділів, міністерств і відомств, які готують матеріали, термін подання і дата їх розгляду, прізвище, ініціали та посади доповідачів.

2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих Міністерству організацій систематично готують за встановленою формою і за місяць до кінця поточного кварталу подають до секретаріату колегії (у двох примірниках) перелік питань, які доцільно внести на розгляд колегії Міністерства у наступному кварталі, завізований начальником підрозділу та відповідним заступником Міністра.

2.5.3. Матеріали на розгляд колегії Міністерства подають підрозділи у надрукованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до дня засідання.

Ці матеріали обов'язково містять:

доповідну записку, адресовану колегії Міністерства, у якій обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями. Обсяг записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування додатків). Доповідну записку підписує начальник підрозділу, відповідальний за підготовку даного питання, та візує відповідний заступник Міністра на першій сторінці у лівому верхньому куті з написом "На колегію". У кінці доповідної записки зазначається прізвище та номер телефону виконавця;

проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника Міністра, які відповідають за підготовку цього питання;

довідку про погодження проекту протокольного рішення із заінтересованими міністерствами, відомствами, організаціями і підрозділами Міністерства (у разі необхідності);

список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі у розгляді питання, від Мінекономіки - із зазначенням прізвища та ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших міністерств, відомств і організацій - прізвища, імені та по батькові, посади, поштової адреси організації і службового телефону. Список осіб подається за підписом начальника підрозділу, відповідального за підготовку питання, та погоджується з відповідним заступником Міністра.

2.5.4. Про кожне засідання колегії Міністерства складається протокол.

2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки, списки запрошених осіб), зберігаються у секретаріаті колегії Міністерства з кожного засідання в окремій папці.

2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії Міністерства (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення протокольних рішень, що приймаються, здійснюються з дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

2.5.7. Після засідань колегії Міністерства відповідальні за підготовку питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих організацій в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні протокольних рішень засідань колегії з питань, які були подані ними на розгляд колегії.

2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів до засідань колегії Міністерства покладається особисто на заступників Міністра, начальників відповідних підрозділів та керівників підвідомчих організацій, зазначених у плані проведення засідань колегії.

2.5.9. Секретаріат колегії Міністерства здійснює контроль за своєчасним поданням усіх необхідних матеріалів до засідань відповідно до плану проведення засідань колегії, перевіряє наявність і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до засідань секретаріат колегії Міністерства повертає матеріали на доопрацювання та у разі необхідності доповідає Міністру.

2.6. Стенографування матеріалів

2.6.1. Стенографи виконують стенографування матеріалів тільки службового характеру.

2.6.2. Стенографи обслуговують засідання колегії Міністерства, а в разі необхідності - засідання робочих та інших нарад, які проводить Міністр економіки.

2.6.3. Стенографи копії надрукованих стенограм передають замовнику. Перший примірник стенограм зберігається у секретаріаті колегії Міністерства.

2.6.4. Стенографи ведуть облік усіх виконаних ними стенографічних робіт у спеціальному журналі, в якому записується, кому і коли передано стенограму, її обсяг.

2.7. Порядок друкування документів у друкарському бюро

2.7.1. У друкарському бюро загального відділу, у підрозділах Міністерства друкуються документи тільки службового характеру.

2.7.2. У друкарське бюро приймаються для друкування документи розбірливо написані чорнилом, уважно перевірені і відредаговані виконавцем. Щоб не допустити повторного передруковування, тексти службових документів, що підлягають друкуванню, мають бути попередньо погоджені з керівництвом підрозділів (завізовані виконавцем і начальником підрозділу).

Неохайно підготовлені рукописи та інші матеріали, написані нечітко, нерозбірливо, дрібним почерком, олівцем, кольоровим (крім синього та чорного) чорнилом, а також з великою кількістю вклеювань і виправлень, для друкування не приймаються.

Матеріали передаються у друкарське бюро разом із замовленням встановленої форми.

2.7.3. Керівник друкарського бюро організовує друкування документів у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються термінові документи на виконання контрольних доручень.

Виправлення раніше надрукованих документів провадиться позачергово.

2.7.4. Надрукований текст перевіряють виконавці. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски, виконавці повертають у друкарське бюро надруковані аркуші разом з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки друкарським засобом, без помарок.

2.7.5. У друкарському бюро друкуються матеріали тиражем не більше трьох примірників. Документи, що підлягають друкуванню більшим тиражем, розмножуються у необхідній кількості на розмножувальних апаратах.

2.7.6. У разі виконання термінових робіт друкарським бюро друкування службових документів поточної роботи проводять, як правило, секретарі підрозділів Міністерства.