Примітка. Загальна тривалість щорічних основної і додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, - 69 календарних днів (стаття 10 Закону України "Про відпустки").
- Право на зазначені відпустки, зокрема, мають:
- працівники, які уклали безстрокові, строкові трудові договори (контракти);
- сезонні, тимчасові працівники і працівники, які працюють за сумісництвом (на тому ж чи іншому підприємстві);
- працівники, які працюють на умовах неповного робочого часу;
- особи, які працюють за трудовими договорами в апараті або на підприємствах чи установах профспілкових або інших громадських організацій, організацій споживчої кооперації тощо;
- позаштатні працівники, які виконують на підприємствах роботу без зарахування їх до штату, наприклад, агенти страхування, керівники гуртків художньої самодіяльності, позаштатні кореспонденти та інші.
- Не мають права на зазначені відпустки:
- особи, які працюють за договорами підряду та договорами цивільно-правового характеру;
- особи, які працюють за авторськими чи видавничими договорами;
- особи, які засуджені до виправних робіт без позбавлення волі.
- Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.
- Тривалість відпусток незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях.
- Святкові та неробочі дні: 1 січня - Новий рік; 7 січня - Різдво Христове; 8 березня - Міжнародний жіночий день; 1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих; 9 травня - День Перемоги; 28 червня - День Конституції України; 24 серпня - День незалежності України; один день (неділя) - Пасха (Великдень); один день (неділя) - Трійця.
- Для окремих працівників законодавством України встановлена інша тривалість щорічних основної та додаткових відпусток, а саме:
Види та тривалість відпусток в залежності від категорії працівників (відповідно до інших законів України)
| Категорія працівників | Тривалість відпустки | Підстава |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Щорічна основна відпустка | ||
| 1.12 Народні депутати | 45 к/дн | Ст. 20 Закону України "Про статус народного депутата України" |
| 1.13 Державні службовці | 30 к/дн | Ст. 35 Закону України "Про державну службу" |
| 1.14 Прокурори і слідчі прокуратури | 30 к/дн | Ст. 49 Закону України "Про прокуратуру" |
| 1.15 Судді | 30 роб/дн | Ст. 44 Закону України "Про статус суддів" |
| 1.16 Посадові особи митних органів України, які мають персональні звання | 30 к/дн | Ст. 162 Митного кодексу України |
| 1.17 Журналісти | 36 к/дн | Ст. 13 Закону України "Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів" |
| 1.18 Працівники протитуберкульозних закладів, які надають медичну допомогу хворим на активні форми туберкульозу, працюють із живими збудниками туберкульозу чи матеріалами, що їх містять | Не менше 36 к/дн | Закон України "Про боротьбу із захворюванням на туберкульоз" |
| Працівники протитуберкульозних закладів, які захворіли на туберкульоз внаслідок виконання службових обов'язків | 45 к/дн | |
| 1.19 Медичні працівники, які були заражені вірусом імунодефіциту людини або захворіли на СНІД внаслідок виконання професійних обов'язків | 56 к/дн | Ст. 27 Закону України "Про запобігання захворюванню на синдром набутого імунодефіциту (СНІД) та соціальний захист населення" |
| 1.20 Працівники, які працюють (перебувають у відрядженні) на територіях радіоактивного забруднення: | Ст. 47 Закону України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи" | |
| а) у зонах відчуження та безумовного (обов'язкового) відселення | 44 к/дн _____________ Загальна тривалість відпустки не більше 56 к/дн | |
| б) у зоні гарантованого добровільного відселення | 37 к/дн _____________ Загальна тривалість відпустки не більше 49 к/дн | |
| в) у зоні посиленого радіологічного контролю | 30 к/дн _____________ Загальна тривалість відпустки не більше 42 к/дн | |
| 2. Щорічні додаткові відпустки | ||
| 2.1 Державні службовці, які мають стаж роботи понад 10 років | До 15 к/дн | Ст. 35 Закону України "Про державну службу" |
| 2.2 Атестовані працівники прокуратури, які мають стаж роботи: | Ст. 49 Закону України "Про прокуратуру" | |
| - більше 10 років | 5 к/дн | |
| - більше 15 років | 10 к/дн | |
| - більше 20 років | 15 к/дн | |
| 2.3 Судді зі стажем роботи понад 10 років | До 15 к/дн | Ст. 44 Закону України "Про статус суддів" |
- До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (стаття 9 Закону України "Про відпустки"), зараховуються:
- час фактичної роботи (в тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (в тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата, зокрема, у зв'язку з перебуванням у відпустці без збереження заробітної плати (ст. ст. 25, 26 цього Закону, за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку;
- час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
- час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв'язку із змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням численності або штату працівників.
- До стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки (ст. ст. 7, 8 цього Закону) зараховуються:
- час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;
- час щорічної основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами праці і за особливий характер праці;
- час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.
Примітка. Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну або додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.
- Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується в установленому порядку керівником підприємства за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (форма графіка відпусток додається).
- При складанні графіка ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та положення ст. 10 Закону України "Про відпустки", а саме:
- щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникам з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року;
- щорічні основна та додаткові відпустки повної тривалості можуть надаватися працівникові у перший рік роботи після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві (установі, організації);
- щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну роботи на даному підприємстві можуть надаватися, за бажанням:
1) жінці - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінці, яка має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину інваліда;
2) інваліду;
3) особі віком до вісімнадцяти років;
4) чоловіку, дружина якого перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
5) особі, звільненій після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вона була прийнята на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання;
6) суміснику - одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
7) працівнику, який успішно навчається в навчальному закладі та бажає приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломної, курсової, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
8) працівнику, який не використав за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну відпустку і не одержав за неї грошової компенсації;
9) працівнику, який має путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування.
Згідно з цією ж статтею щорічні відпустки за бажанням працівника в зручний для нього час надаються:
1) особам віком до вісімнадцяти років;
2) інвалідам;
3) жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї;
4) жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
5) одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
6) дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
7) ветеранам праці та особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною;
8) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту".
- Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.
- Працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.
- Працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їх бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.
- Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період у кінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.
- Конкретний період надання щорічної відпустки у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не менше як за два тижні до встановленого графіком терміну (примірна форма письмового повідомлення додається).
Відповідно до ст. 11 Закону України "Про відпустки" щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:
- порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
- несвоєчасної виплати заробітної плати за час щорічної відпустки. Перенесення відпустки здійснюється на підставі відповідного наказу.
Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у разі:
- тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
- виконання працівником державних або громадських обов'язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
- настання строку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
- збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв'язку з навчанням.
Щорічна відпустка може бути перенесена і за ініціативи керівника підприємства, але за таких умов:
- є письмова згода працівника;
- питання перенесення відпустки підтримано рішенням профспілкового або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу;
- надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбиватися на нормальному ході підприємства;
- частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надана в поточному робочому році.
У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і керівником підприємства.
- Відповідно до ст. 12 Закону України "Про відпустки" допускається відкликання працівника з щорічної відпустки лише за його згодою і тільки для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог цієї статті щодо збереження безперервної частини щорічної відпустки не менше 14 календарних днів. При цьому невикористана частина відпустки надається з дня тижня, що є наступним за днем закінчення попередньої використаної її частини.
Відклик працівника з щорічної відпустки оформляється наказом керівника підприємства за аналогією з наказом про перенесення відпустки.
Форма графіка відпусток
ГРАФІК надання відпусток працівникам підприємства (з практики складання та оформлення) може мати таку форму:
Макет повідомлення про дату
початку відпустки
ПОВІДОМЛЕННЯ*
від 200_ р.
________________________________________________
прізвище, ініціали, посада працівника, підрозділ
Цим повідомляємо, що відповідно до графіка відпусток на
200_ рік Вам буде надана щорічна(і) (зазначається вид відпустки:
основна, основна та додаткова) відпустка(и) за період роботи з
(дата) по (дата) на __ календарних днів з (дата)
________________________ _________________ _____________________
посада керівника підпис розшифровка
кадрової служби
(відповідальної особи)
________________________ ______________________
підпис працівника дата
_______________
* Перший примірник вручається працівнику, другий - зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка відповідає за роботу з персоналом).
Зразок формулювання наказу
про перенесення відпусток
НАКАЗ
"___" ____________ 200_ р. м. Київ N __________
У зв'язку з перенесенням терміну завершення будівництва житлового будинку по вулиці Луговій, наказую:
1. Перенести, за згодою, щорічні відпустки з червня
на вересень ____р.:
__________________________________________________________________
прізвища, ініціали та посади (професії) працівників
2. Відділу кадрів (_________________________________________)
прізвище, ініціали керівника
ознайомити з цим наказом зазначених в ньому працівників та внести
відповідні зміни до графіка відпусток на ____ р.
Підстави: рішення Мінської райдержадміністрації
від "___" ____________ ____ р. N___, рішення профкому від
"___" ____________ ____ р. N___.
Наказ керівника підприємства про відкликання працівника (працівників) з відпустки оформляється з урахуванням вимог ст. 12 Закону України "Про відпустки" за аналогією з наказом про перенесення відпусток.
Зразки наказів про надання
відпусток
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання щорічної основної відпустки Іванову Г.О. та продовження частини щорічної основної відпустки Петрова І.О.
1. Іванову Георгію Олександровичу, головному архітекторові проектів, надати з 17.12.2004 по 17.01.2005 щорічну основну відпустку тривалістю 30 календарних днів за період роботи з 16.06.2003 по 15.06.2004 та виплатити матеріальну допомогу на оздоровлення в розмірі середньомісячної заробітної плати.
До роботи приступити 18.01.2005.
2. Петрову Івану Олексійовичу, начальнику архітектурно-планувальної майстерні, продовжити з 28.02.2004 по 01.03.2004 щорічну основну відпустку за період роботи з 05.05.2002 по 04.05.2003 у зв'язку з хворобою.
До роботи приступити: 02.03.2004.
Підстава: заява Іванова Г. О., Петрова І. О. та листок непрацездатності серії ДВ N 767731 Поліклініки N 1 Оболонського району м. Києва від 23.02.2004.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання щорічної додаткової відпустки Іванову Г.О.
Іванову Георгію Олександровичу, головному архітекторові проектів, надати з 17.12.2004 по 23.12.2004 щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день відповідно до умов колективного договору тривалістю 7 календарних днів за період роботи з 16.06.2003 по 15.06.2004.
До роботи приступити 24.12.2005.
Підстава: заява Іванова Г. О., додаток N ___ до колективного договору на 200_ р.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання додаткової відпустки у зв'язку з навчанням Іванову Г.О.
Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 23.12.2004 додаткову оплачувану відпустку тривалістю 7 календарних для участі в лабораторно-екзаменаційній сесії з оплатою в порядку та розмірах, відповідно до чинного законодавства.
Підстава: заява Іванова Г.О., довідка-виклик N ___ від ___ Київського національного університету будівництва і архітектури.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами Івановій Н.О.
Івановій Ніні Олександрівні, головному архітекторові проектів, надати з 12.11.2004 по 17.03.2005 оплачувану відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами /ст. 17 Закону України "Про відпустки"/.
Підстава: листок непрацездатності серії ВВМ N 462240 від 12.11.2004, виданий Бориспільською жіночою консультацією Київської області.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання відпустки по догляду за дитиною Івановій Н.О.
Івановій Ніні Олександрівні, головному архітекторові проектів, надати оплачувану відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років з 21.01.2004.
Підстава: заява Іванової Н. О., свідоцтво про народження дитини.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про приступання до виконання обов'язків Іванової Н.О.
Івановій Ніні Олександрівні, інженерові III категорії відділу обстеження та діагностики будинків і споруд, дозволити приступити до виконання обов'язків інженера III категорії відділу обстеження та діагностики будинків і споруд з 29.09.2004 як такій, що використала відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Підстава: заява Іванової Н.О.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання додаткової оплачуваної відпустки Івановій Н.О.
Івановій Ніні Олександрівні, інженерові III категорії відділу обстеження та діагностики будинків і споруд, надати додаткову оплачувану відпустку з 20.12.2004 на сім календарних днів, без урахування святкових і неробочих днів, як матері, що має двох дітей у віці до 15 років.
Підстава: заява Іванової Н. О., ст. 13 Закону України "Про відпустки".
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання відпустки без збереження заробітної плати Іванову Г. О.
Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 30.12.2004 відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 14 календарних як учаснику Великої Вітчизняної війни.
Підстава: заява Іванова О. П., посвідчення учасника Великої Вітчизняної війни.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання відпустки без збереження заробітної плати Іванову Г.О.
Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 31.12.2004 відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних у зв'язку із складанням іспитів до Київського національного університету будівництва і архітектури.
Підстава: заява Іванова О.П.
| Директор інституту | В.І.Петров |
НАКАЗ
"___" ____________ 2004 р. м. Київ N ___________
Про надання відпустки без збереження заробітної плати Іванову Г.О.
Іванову Георгію Олександровичу, головному фахівцю комплексної проектної майстерні N 3, надати з 17.12.2004 по 30.12.2004 відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 14 календарних за сімейними обставинами.
Підстава: заява Іванова Г.О.
| Директор інституту | В.І.Петров |
Макет журналу оперативного
обліку надання відпусток
| N з/п | Номер та дата наказу | П.І.Б. | Посада (професія) | Вид відпустки | Кількість днів | Дата | Дата | ||
| початок | закінчення | початок | кінець | ||||||
| відпустки | робочого року | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Порядок погодження надання відпусток керівникам підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління Держбуду (Затверджено т. в. о. Голови Держбуду України А. В. Беркутою 18 серпня 2003 року)
Зразок заяви на погодження
відпустки
Голові Держбуду України
Черепу В.І.
Прізвище, ініціали
посада із зазначенням
підприємства, установи,
організації
Заява
Прошу погодити мою щорічну відпустку з (дата) тривалістю (кількість календарних днів) за період роботи (дата).
На час відпустки обов'язки керівника будуть покладені на (посада, прізвище, ім'я, по батькові).
(дата) (підпис)
6. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про заохочення і стягнення
Організаційні аспекти
- Накази (розпорядження) про заохочення і стягнення працівників оформляються і видаються на підставі пропозицій, подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб. Питання погоджуються в установленому порядку з профспілковим органом.
- Перед тим як накласти дисциплінарне стягнення, необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (у разі відмови - скласти відповідний акт в установленому порядку).
Стягнення оголошується у наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.
Правові аспекти
Заохочення
- До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).
Заохочення оформлюються наказом (розпорядженням) і оголошуються в урочистій обстановці, заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України.
Стягнення
- Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення.
- Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України).
На працівників, які несуть дисциплінарну відповідальність за статутами, положеннями та іншими актами законодавства про дисципліну, дисциплінарні стягнення можуть накладатися як органами, яким дано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду), так і вищестоящими органами (ст. 147-1 КЗпП України.
- Дисциплінарне стягнення може бути застосовано безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП України).
- Працівники, які є членами виборних профспілкових органів, не можуть бути піддані дисциплінарному стягненню без попередньої згоди органу, членами якого вони є. Притягнення керівників профорганів різного рівня (профорганізаторів) допускається за наявності згоди вищестоящого органу профспілки (ст. 252 КЗпП України.
- За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.
Розділ IV
Облік персоналу
1. Оформлення та ведення особової картки
Особова картка за формою П-2 ведеться на всіх працівників, незалежно від строку та виду трудового договору, форм власності, виду діяльності й галузевої належності підприємства, заповнюється на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка. Особова картка заповнюється у такій послідовності:
I. Загальні відомості
п. 1 - записується прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку: Іванов Іван Петрович
п. 2 - записується рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 11.22.54
п. 3 - записується повна назва населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку):
село Мартусівка Бориспільського району Київської області
п. 4 - а) зазначається освіта (на підставі документів):
вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівнів акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);
неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);
середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
початкова (для осіб, які закінчили 3 - 4 класи);
б) записується назва і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (технікум, училище, коледж, інститут, консерваторія, академія, університет): Київський інженерно-будівельний інститут; 1989 р. Київський будівельний технікум, 1989 р.
в) записується повна назва і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища:
Середнє професійно-технічне училище N 3, м. Київ, 1985 р.
г) вид навчання: денне, вечірнє, заочне - підкресленням потрібного.
п. 5 - зазначається спеціальність за дипломом, свідоцтвом (для осіб, які закінчили: технікум (училище), коледж, інститут, університет, консерваторію, академію): виробництво будівельних виробів та конструкцій; обробка металів різанням.
п. 6 - записується кваліфікація спеціалістів з вищою або середньою спеціальною освітою: інженер-механік або вчитель початкових класів, а також записується номер і дата видачі диплома (свідоцтва): Л N 13131 від 16.06.98 р.
п. 7 - проставляється загальний стаж роботи з початку трудової діяльності, включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, технічних і професійно-технічних училищах, на курсах підготовки, підвищення кваліфікації і перекваліфікації кадрів, в аспірантурі, докторантурі, клінічній ординатурі, а також інші періоди, передбачені ст. 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення":
18 років, 6 місяців, 10 днів.
п. 8 - пункт не заповнюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.98 р. N 571.
п. 9 - зазначаються повна назва підприємства (установи, організації), посада (робота): Спеціалізоване управління N 15, начальник дільниці.
п. 10 - записується дата і причина звільнення з попереднього місця роботи (за записом у трудовій книжці):
25.07.93 р., у зв'язку із скороченням чисельності працівників (штату), п. 1 ст. 40 КЗпП України.
п. 11 - записується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), а потім вказуються члени сім'ї, які проживають разом з працівником, дати їх народження:
Дружина - Сидорова Оксана Олексіївна, 26.05.48 р.
Син - Сидоров Олег Петрович, 20.02.69 р.
п. 12 - записуються: серія і номер паспорта, назва органу, який видав паспорт, дата видачі:
СН N 034835, Старокиївським РУ ГУ МВС України в м. Києві, 23.12.98 р.
п. 13 - записується домашня адреса, телефон:
252001, Київ-1, вул. Хрещатик, 2, кв. 21, тел. 229-00-07.
Заповнення першого розділу особової картки завіряється підписом працівника (на якого вона заповнюється), проставляється дата її заповнення.
II. Відомості про військовий облік
Цей розділ заповнюється згідно з Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та навчальних закладах відповідно до записів у військовому квитку.
При заповненні особових карток на солдатів, матросів, старшин, прапорщиків та мічманів запасу необхідно дотримуватися наступних вимог:
1) у рядку "Група обліку" - пункт 24 військового квитка;
2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 23 військового квитка;
3) у рядку "Склад" - пункт 25 військового квитка;
4) у рядку "Військове звання" - пункт 20 військового квитка;
5) у рядку "Військово-облікова спеціальність N ___" пункт 26 військового квитка;
6) у рядку "Придатність до військової служби" вказується:
"стройовий", якщо у розділі V військового квитка відсутній запис про стан здоров'я або є відмітка про придатність до стройової служби;
"нестройовий по гр. ст. наказу МО 19 р. N ___", якщо у розділі V військового квитка є запис про придатність до нестройової служби з посиланням на відповідну статтю і наказ Міністра оборони України;
"непридатний із зняттям з обліку по гр. ст. наказу МО 19__ р. N___", якщо про це є відповідний запис у розділі IX військового квитка;
7) у рядку "Назва райвійськкомату за місцем проживання" вказується найменування військкомату, в якому військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку. Якщо ж військовозобов'язаний перебуває на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) Ради, то вказується найменування військкомату, який здійснює керівництво цим обліковим органом;
8) у рядку "Перебуває на спецобліку N ___" олівцем проставляється серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту та розділу переліку (постанови), відповідно до якого оформлено бронювання військовозобов'язаного, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом.
Відомості про військовий облік в особових картках на генералів, адміралів і офіцерів запасу заповнюються у тому ж порядку (див. вище), але з такими відмінностями:
1) рядок "Група обліку" не заповнюється;
2) у рядку "Категорія обліку" - пункт 8 військового квитка;
3) у рядку "Склад" - пункт 7 військового квитка;
4) у рядку "Військово-облікова спеціальність N ___" - пункт 6 військового квитка;
5) рядок "Придатність до військової служби" на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється.
На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, - пункт 20 військового квитка офіцера запасу.
III. Призначення і переведення
Перший запис робиться при оформленні працівника на роботу відповідно до наказу (розпорядження).
| 25.04.98 | Відділ перепідготовки кадрів | Фахівець I категорії | 150 грн. на місяць | Наказ N 14-п від 24.04.98 |
У подальшому у розділі зазначаються: переведення на іншу постійну роботу; зміни посади, кваліфікації (розряду, рангу), розміру посадового окладу тощо.
З записами у картці, а також у трудовій книжці ознайомлюють працівника під розписку (графа 6).
IV. Відпустки
У розділ заносяться усі види відпусток та їх строки на підставі наказів (розпоряджень) по підприємству.
Додаткові відомості
У розділі записуються відомості про працівника, які не відображені у першому розділі (про участь у війнах, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, перебування за кордоном, роботу за сумісництвом, знання іноземних мов, результати атестації, нагороди, заохочення, стягнення тощо).
2. Оформлення та ведення особових справ
Загальні вимоги
Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності: опис документів; доповнення до особового листка з обліку кадрів; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством); заява про прийняття на роботу (контракт); виписка з рішення конкурсної комісії; наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).
У наступному, у хронологічній послідовності, до особової справи включаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань не допускається.
Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Вони можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.
Особові справи зберігаються нарівні з секретними документами і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці. Не допускається винесення особової справи з приміщення кадрової служби та затримка її повернення понад добу. При використанні особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.
Заповнення документів, які включаються до особової справи
Перелік документів
"Перелік документів" заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього заносяться у випадку залучення до особової справи додаткових документів.
Кожний документ, який включається до особової справи, у "Переліку документів записується окремо в точній відповідності з тим, як він іменувався при його складанні. При цьому в графі "Найменування документів" крім найменування документа проставляється його номер і дата, а також дата залучення до особової справи.
Наказ по інституту Копія диплому А N 3135,
від 06.01.94 р. N 12-п, виданого 15.06.87 р.,
09.10.94 р. 14.01.90 р.
Графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення документів", "Ким вилучено документ та з якої причини" заповнюються у відповідності до їх найменування.
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Записи в "Доповненні до особового листка з обліку кадрів" робляться вперше при оформленні особової справи, потім - при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, представлених працівником.
3. Особовий листок з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.
Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів: