ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З БУДІВНИЦТВА ТА АРХІТЕКТУРИ
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Галузевої ради
по роботі з кадрами Держбуду
України
23.12.2004 N 1
НАУКОВО-ОБҐРУНТОВАНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
щодо організації кадрової роботи на підприємствах будівельної галузі
Розділ I
Загальні Положення
1. Основні напрямки роботи кадрових служб
Кадрові служби є однією з найважливіших структур управління та забезпечують: укомплектування підприємств, установ, організацій, фірм і т. п. робітниками, фахівцями, службовцями; організацію підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників; атестацію керівників і фахівців; реалізують міри, спрямовані на зміцнення трудової дисципліни; скорочення плинності кадрів; здійснюють підготовку розпорядчих документів по особовому складу; необхідної статистичної звітності по кадрах; ведуть у встановленому порядку облік працівників, у тому числі військовозобов'язаних; кадрове діловодство; оформляють документи для призначення працівникам пенсій; вирішують інші питання, що відносяться до їх компетенції.
Структура кадрової служби, її чисельність визначаються організаційно-ставною структурою підприємства, установи, організації, фірми. При цьому за основу розрахунку необхідної кількості її працівників приймається: чисельність працюючих; конкретні умови, характерні риси, пов'язані з типом, масштабами і різновидами окремих виробництв; техніко-економічні і соціальні характеристики підприємства, установи, організації, фірми; інші показники.
В окремих випадках у складі кадрової служби можуть функціонувати функціональні групи: оформлення прийому на роботу, переведень і звільнень; обліку і звітності; військового обліку; підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації працівників; діловодства; соціологічні і психологічні, інші.
На невеликих підприємствах, установах, організаціях, фірмах, як правило, штатним розкладом установлюється лише посада працівника по кадрах /провідний інженер, інженер I/II/ категорії, старший інспектор, інспектор по кадрах/.
2. Положення про кадрову службу
З урахуванням завдань щодо кадрової роботи на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах розробляється начальником служби проект положення про кадрову службу. Після узгодження проекту з іншими структурними підрозділами положення затверджується керівником підприємства, установи, організації, фірми.
3. Примірне Положення про кадрову службу
ЗАТВЕРДЖУЮ
Підпис керівника
підприємства (установи,
організації, фірми)
"___" ______________ 200_ р.
ПОЛОЖЕННЯ
про кадрову службу _____________________________
назва підприємства
(установи, організації, фірми)
I. Загальні положення
1. Кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління підприємства (установи, організації, фірми) створюється і ліквідується за рішенням керівника /правління/ підприємства /установи, організації, фірми/.
2. Кадрова служба у своїй роботі керується чинним законодавством про працю, наказами і розпорядженнями вищестоящих органів /вказується їх найменування/, розпорядженнями керівника підприємства (установи, організації, фірми) і цим Положенням.
3. Кадрова служба безпосередньо підпорядкована керівнику підприємства (установи, організації, фірми).
4. Структура, штати і положення про кадрову службу, посадові інструкції працівників служби затверджуються керівником підприємства (установи, організації, фірми).
5. Кадрову службу очолює начальник.
Усі працівники служби призначаються і звільняються керівником підприємства (установи, організації, фірми) у встановленому для працівників апарату управління підприємства, установи, організації, фірми порядку.
6. Кадрова служба організовує свою роботу на основі єдиноначальності з установленням персональної відповідальності посадових осіб за стан справ на дорученій ділянці роботи і виконання ними визначених завдань. Єдиноначальність поєднується з колегіальним обговоренням питань, що входять до компетенції служби.
7. Кадрова служба має свою круглу печатку з зазначенням свого найменування і найменування підприємства (установи, організації, фірми) та штампи, необхідні в її практичній роботі.
II. Основні задачі і напрямки діяльності /функції/
1. Здійснення заходів щодо підбору і розстановки керівних працівників, спеціалістів та службовців підприємства (установи, організації, фірми), забезпечення виробництва робочими кадрами, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни. Організація роботи з питань підготовки, перепідготовки і підвищенні кваліфікації кадрів, проведення атестації керівних працівників і спеціалістів, формування резерву спеціалістів для висування або переміщення на інші штатні посади.
2. З метою забезпечення вищезазначених завдань служба:
- складає за участю інших структурних підрозділів перспективні і річні плани потреби в кадрах усіх категорій персоналу, визначає джерела її забезпечення;
- організовує роботу з комплектування підприємства /установи, організації/ трудовими ресурсами всіх категорій з урахуванням необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації;
- організовує прийом на роботу, переведення, звільнення, відпустки особового складу робітників та службовців відповідно до діючих норм, правил, інструкцій і положень;
- оформлює щорічні відпустки працівників;
- веде облік усіх категорій працівників у встановленому діючими нормативними актами порядку;
- формує й організовує підготовку резерву кадрів для висування на керівні посади;
- організовує облік порушень трудової дисципліни;
- аналізує професійний, освітній і віковий склад кадрів, інші соціально-демографічні дані з метою здійснення заходів для подальшого поліпшення кадрового складу робітників та службовців, розробляє відповідний розділ плану соціального розвитку колективу;
- готує розрахунки і заявки на підготовку кваліфікованих робітників і фахівців, укладає договори з цих питань з вищими, середніми спеціальними, професійно-технічними й іншими навчальними закладами, індивідуальні угоди з випускниками вузів, технікумів, профтехучилищ;
- організовує виробничу практику студентів вузів, учнів технікумів і профтехучилищ;
- вносить пропозиції про призначення, переміщення і звільнення працівників;
- проводить роботу з організації прийому молодих фахівців і робітників, розподілу їх по структурних підрозділах, контролює їхнє працевлаштування і використання, житлово-побутові умови;
- готує необхідні документи для представлення працівників до нагородження державними нагородами, присвоєння почесних звань, присудженню Державних премій, а також по заохоченню робітників та службовців. Веде облік заохочень і нагороджень працівників;
- організовує атестацію й інші види оцінки діяльності керівних працівників і спеціалістів, розробляє заходи щодо виконання рішень атестаційних комісій, контролює їх виконання;
- оформляє, зберігає і видає трудові книжки, вчасно заносить до них необхідні записи;
- готує і видає довідки на прохання працівників про теперішню та минулу трудову діяльність, а також відгуки і характеристики на запит вищестоящих та інших органів;
- готує звіти щодо кадрових питань та надає їх до органів статистики та своїй вищестоящій організації;
- оформляє у встановленому порядку документи для призначення пенсій працівникам та членам їх сімей;
- веде облік військовозобов'язаних;
- організовує проведення соціологічних досліджень, спрямованих на підвищення ефективності кадрової роботи, вирішення інших проблем;
- здійснює працевлаштування працівників, що звільняються, у випадках, передбачених чинним законодавством.
III. Права
Кадрова служба в особі її начальника має право:
1. Контролювати використання робітників та службовців відповідно до їхньої професії, спеціальності і кваліфікації.
2. Вимагати від керівників структурних підрозділів надання інформації про роботу з кадрами, а також інші матеріали, що стосуються комплектування, розміщення, використання й оцінки діяльності працівників.
3. Здійснювати представництво від імені підприємства /установи, організації, фірми/ у державних, суспільних і інших установах та організаціях з питань, що входять до компетенції служби.
4. Брати участь у розробці й вдосконаленні організаційної структури, штатного розпису і т. п. підприємства /установи, організації, фірми/.
5. Вносити пропозиції щодо заохочення а також накладання дисциплінарного стягненням за порушення працівниками трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку /Статуту/, по розміщенню та переміщенню працівників апарату управління.
6. Контролювати виконання в структурних підрозділах трудового законодавства.
IV. Відповідальність
Начальник кадрової служби, працівники служби відповідно до посадових інструкцій та в цілому служба несуть відповідальність за:
- забезпечення підприємства /установи, організації, фірми/ необхідною кількістю робітників, службовців і допоміжного персоналу необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації;
- стан обліку і звітності, збереження документів і ведення діловодства по кадрах;
- збільшенню плинності кадрів усіх категорій персоналу та стан трудової дисципліни;
- своєчасне вирішення питань, що входять до компетенції служби, порушених у листах і заявах працівників;
- використання наданих службі прав та невиконання функцій, передбачених дійсним Положенням і посадовими інструкціями.
Розділ II
Організаційно-нормативні акти підприємств з питань регулювання трудових відносин
1. Правила внутрішнього трудового розпорядку
Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі - Правила) - це локальний документ, що забезпечує правове регулювання внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві, який передбачає систему трудових правовідносин, що складаються в трудовому колективі підприємства в процесі праці та які сприяють здійсненню прав та виконанню обов'язків усіма його учасниками.
За сферою дії Правила поширюються на всіх працівників, які працюють на підприємстві за трудовим договором, незалежно від часу прийняття на роботу, виду виконуваної роботи, посади, віку, статі тощо.
Відповідно до ст. 142 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП України) Правила розробляються власником підприємства або уповноваженим ним органом разом з профспілковим комітетом (іншим представницьким органом трудового колективу, наприклад, радою трудового колективу) на основі типових правил і затверджуються трудовим колективом (зборами або конференцією).
Проведення загальних зборів (конференції) та ухвалення рішення оформляється протоколом, який підписується головою та секретарем зборів (конференції) та скріплюється печаткою підприємства.
Оскільки в даний час (за винятком окремих галузей народного господарства) відсутні типові Правила, то в процесі розроблення Правил на конкретному підприємстві можна скористатися макетом Правил (додається), який розроблено відповідно до Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. N 213 (застосовується на підставі Постанови Верховної Ради України "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР" від 12.09.91 р. N 1545-XII, з урахуванням чинного трудового законодавства України.
Зважаючи на те, що Правила є локальним нормативним документом, їх зміст має не тільки визначатися загальними нормами трудового законодавства, а й враховувати специфіку діяльності підприємства, а також трудових і супровідних їм відносин у сфері виробництва, освіти, науки, медицини тощо.
Зміст окремих положень Правил має не суперечити нормам інших локальних документів у межах підприємства, наприклад, статуту, колективному договору, положенням про структурні підрозділи, посадовим інструкціям і т. ін.
Надалі, за необхідності, до Правил можна вносити доповнення та зміни в тому самому порядку, що й у разі їх прийняття.
Правила є основним нормативним документом для кадрових служб (посадових осіб, які виконують їх функції) у вирішенні ними цілої низки питань, зокрема прийняття, переведення і звільнення працівників, здійснення контролю виконання персоналом вимог Правил, підготовки відповідних розпорядчих документів тощо.
Макет ПВТР
ПРАВИЛА
внутрішнього трудового розпорядку
______________________________________________________
підприємство
"ЗАТВЕРДЖЕНО"
зборами (конференцією)
трудового колективу
____________________________
підприємство
протокол
"___" _________ 200_р. N ___
I. Загальні положення
Правила внутрішнього трудового розпорядку (надалі - Правила) (повна назва підприємства) розроблено відповідно до чинного законодавства України.
Правила регулюють трудові відносини між власником і працівниками (коротка назва підприємства), сприяють виконанню основних завдань і функції (коротка назва підприємства), підвищенню ефективності та якості роботи, зміцненню трудової і виробничої дисципліни, раціональному використанню робочого часу.
Питання, пов'язані із застосуванням цих Правил, вирішуються керівником (коротка назва підприємства) у межах наданих йому прав, а у випадках, передбачених чинним законодавством України, - і цими Правилами.
Питання щодо застосування цих Правил вирішуються також трудовим колективом відповідно до його повноважень.
II. Порядок прийняття та звільнення працівників
Працівники реалізують право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу з керівником (коротка назва підприємства) відповідно до Кодексу законів про працю України.
Прийняття на роботу до (коротка назва підприємства) здійснюється на підставі (зазначаються конкретні підстави, наприклад, контракт, за конкурсом тощо).
При укладенні трудового договору працівник має подати:
- трудову книжку, оформлену у встановленому порядку, а у випадку, коли особа поступає на роботу вперше, і не має трудової книжки, - диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.
Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України, пред'являють військовий квиток;
- паспорт;
- свідоцтво про обов'язкове державне соціальне страхування;
- довідку про присвоєння ідентифікаційного коду.
У разі прийняття на роботу, яка потребує спеціальних знань, керівництво (коротка назва підприємства) має право вимагати від працівника пред'явлення диплома, іншого документа про набуту освіту або професійну підготовку.
Прийняття на роботу без пред'явлення вказаних документів не допускається.
Забороняється вимагати від осіб, які укладають трудовий договір, документи, подання яких не передбачено чинним законодавством.
До початку роботи за укладеним трудовим договором працівник має бути ознайомлений під розписку з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, умовами праці, його правами та обов'язками, а також пройти інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.
Прийняття на роботу оформляється наказом, що оголошується працівникові під розписку.
У наказі має бути зазначено найменування посади, професії (розряд), умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору.
На всіх працівників, які працюють понад п'ять днів, ведуться трудові книжки.
Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.
Припинення дії трудового договору може бути тільки з підстав, передбачених законами України.
З ініціативи працівника трудові відносини припиняються згідно зі статтями 38 та 39 КЗпП України.
Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це керівництво (коротка назва підприємства) письмово за два тижні.
У разі розірвання трудового договору з поважних причин, передбачених чинним законодавством, працівник звільняється у строк, про який він просить.
Строковий трудовий договір розривається на вимогу працівника достроково у разі хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню ним роботи за трудовим договором, а також у випадку порушення керівництвом (коротка назва підприємства) законодавства про працю, колективного або трудового договору та з інших поважних причин, передбачених чинним законодавством.
Розірвання трудового договору з працівником з ініціативи керівництва (коротка назва підприємства) здійснюється з урахуванням вимог КЗпП України.
Припинення трудового договору оформляється наказом (посада керівника підприємства), який оголошується працівникові під розписку.
У день звільнення працівникові видається трудова книжка і провадяться з ним відповідні розрахунки.
III. Основні обов'язки працівників
Працівники (коротка назва підприємства) зобов'язані:
працювати чесно й сумлінно, додержувати дисципліни праці, вчасно і точно виконувати розпорядження керівництва (коротка назва підприємства);
виконувати обов'язки (функції), визначені посадовими (робочими) інструкціями;
виконувати вимоги, передбачені технологічними документами;
постійно вдосконалювати організацію своєї праці, підвищувати свій професійний рівень, ділову кваліфікацію;
додержувати вимог з охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежної охорони, передбачених відповідними правилами та інструкціями;
вживати заходів для негайного усунення причин та умов, які перешкоджають нормальній роботі або ускладнюють її, інформувати про це керівництво (коротка назва підприємства);
підтримувати на своєму робочому місці чистоту й порядок, не палити в службових приміщеннях;
ефективно використовувати обчислювальну та іншу оргтехніку, бережливо ставитись до майна, економити і раціонально витрачати матеріали, електроенергію та інші матеріальні ресурси;
уважно ставитись до колег, сприяти створенню нормального психологічного мікроклімату в колективі (коротка назва підприємства).
IV. Основні обов'язки керівництва
Керівництво (коротка назва підприємства) зобов'язане:
правильно організовувати роботу працівників, закріпити за кожним робоче місце, для кожного створити здорові та безпечні умови праці;
забезпечувати робочі місця матеріальними та енергетичними ресурсами, інструментом і приладдям, обчислювальною та іншою оргтехнікою, а працівників - спецодягом та засобами індивідуального захисту відповідно до нормативно-правових актів;
створювати умови для зацікавленості працівників у результатах їхньої особистої праці, видавати заробітну плату в установлені строки;
постійно здійснювати організаторську та виховну роботу, спрямовану на зміцнення трудової та виконавчої дисципліни;
неухильно додержувати законодавства про працю та правил охорони праці, вживати заходів для вчасного усунення причин і умов, що перешкоджають нормальній роботі працівників;
забезпечувати належні умови для ефективної праці, систематичного підвищення кваліфікації працівників;
давати чіткі вказівки (розпорядження) працівникам, вимагати і перевіряти своєчасність і точність їх виконання;
уважно ставитися до потреб і запитів працівників, створювати умови для їхнього відпочинку.
V. Робочий час і його використання
Для працівників (коротка назва підприємства) встановлено тривалість робочого часу 40 год. на тиждень з двома вихідними днями (субота і неділя).
При прийнятті на роботу, а також під час дії трудового договору, за згодою сторін може встановлюватися неповний робочий час із визначенням тривалості роботи, її розпорядку та оплатою праці пропорційно до відпрацьованого часу.
Час початку й закінчення роботи, перерва для відпочинку і харчування встановлюються такими:
початок роботи - о 9.00;
перерва на відпочинок і харчування - 45 хв. (з 13.00 до 13.45);
закінчення роботи - о 18.00, у п'ятницю - о 16.45.
Напередодні святкових і неробочих днів тривалість роботи скорочується на одну годину.
На підприємстві із змінним режимом роботи може бути встановлено такий розпорядок роботи:
| I зміна | II зміна | III зміна | IV зміна | |
| Початок роботи | ||||
| Закінчення роботи | ||||
| Перерва для харчування та відпочинку |
Виходячи з виробничих потреб, встановлений режим роботи може бути змінено на підставі наказу із обов'язковим попередженням про це працівників не пізніше ніж за два місяці
Робота у вихідні дні забороняється, за винятком випадків, передбачених законодавством України.
Така робота може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі.
Заборонено в робочий час відволікати працівників від їх безпосередньої роботи для виконання ними громадських доручень, не пов'язаних з діяльністю (коротка назва підприємства), скликати збори, засідання, наради з громадських питань.
Працівникам (коротка назва підприємства) надаються щорічні основна та додаткові відпустки відповідно до чинного законодавства України.
Черговість надання щорічних відпусток визначається графіком, який в термін до 15 січня затверджується (посада керівника підприємства) за погодженням з (зазначається представницький орган) і під розпис доводиться до відома працівників.
Графік є обов'язковим для сторін трудового договору.
Перенесення відпусток на інший час може мати місце лише у випадках, передбачених законодавством та за згодою сторін.
У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і керівником (коротка назва підприємства).
Про дату початку відпустки працівників повідомляють письмово не пізніш як за два тижні.
На прохання працівника щорічна відпустка може надаватися частинами за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. За рішенням керівника (коротка назва підприємства) працівників може бути відкликано за їх згодою з щорічної відпустки лише у випадках, передбачених чинним законодавством.
За сімейними обставинами працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати тривалістю до 15 календарних днів на рік.
VI. Заохочення за успіхи в роботі
За зразкове виконання трудових обов'язків, сумлінне ставлення до роботи та вагомі досягнення в роботі до працівників застосовуються такі види заохочень:
оголошення подяки;
заохочення грошовою премією;
грамотою;
нагородження цінним подарунком.
Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені й інші види заохочень.
За особливі трудові досягнення керівництво (коротка назва підприємства) разом (зазначається представницький орган) можуть порушувати клопотання щодо представлення працівників до державних нагород.
VII. Відповідальність працівників за порушення Правил
Працівник несе відповідальність за порушення трудової, технологічної та виробничої дисципліни, у тому числі за:
- невиконання або неналежне виконання з власної вини покладених на нього трудових обов'язків, визначених трудовим договором, колективним договором та цими Правилами;
- прогул (у тому числі відсутність на роботі більше 3 годин протягом робочого дня) без поважних причин;
- появу на роботі у нетверезому стані або стані наркотичного (токсичного) сп'яніння;
- розпивання спиртних напоїв на робочому місці;
- вчинення за місцем роботи розкрадання (у т.ч. дрібного) майна (коротка назва підприємства)
- перевищення службових повноважень.
За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення: догана; звільнення з роботи.
До застосування дисциплінарного стягнення керівник (коротка назва підприємства) має право зажадати від працівника письмового пояснення. Відмова працівника надати пояснення не може бути перешкодою для застосування стягнення.
Стягнення оголошується наказом і про нього повідомляють працівникові під розписку.
Протягом строку дисциплінарного стягнення до працівника не застосовуються заходи заохочення, передбачені розділом VI цих Правил.
2. Штатний розпис
Штатний розпис є важливим організаційно-нормативним документом, розробляється й затверджується відповідно до ст. 64 Господарського кодексу України на початку календарного року і, як правило, має гриф "Затверджую".
У штатному розписі закріплюється посадовий і чисельний склад підприємства, конкретизується перелік посад, чисельність штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат (за умови, що надбавки та доплати передбачено положенням про оплату праці і вони мають постійний характер), а також місячний фонд заробітної плати.
Штатний розпис складається також для допоміжних працівників, які обслуговують основне виробництво, а також робітників з погодинною оплатою праці.
У штатному розписі цієї категорії працівників зазначаються професія, розряд (клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) (стосовно кожної одиниці або загальної кількості одиниць працівників відповідної професії і кваліфікації).
Назви професій, посад у штатному розписі мають відповідати назвам за Класифікатором професій ДК 003-95.
Протягом року до штатного розпису може бути внесено зміни в разі введення (виведення) штатних одиниць, змін розміру оплати праці (посадових окладів, встановлення або скасування надбавок за умови, що надбавки мають постійний характер і передбачено положенням про оплату праці), а також суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, класів, категорій, професій тощо).
За умови виконання зазначених вимог кількість і періодичність змін до штатного розпису протягом року не обмежується.
Зміни до штатного розпису вносяться на підставі лише наказу, який повинен пояснювати причини внесення змін і вміщувати формулювання цих змін.
За загальними правилами, якщо на підприємстві відбуваються незначні зміни організаційної структури (вводяться або виводяться посади, змінюються посадові оклади), то штатний розпис, затверджений на поточний рік, не замінюється (не переписується), а в практичній роботі керуються наказом про внесення до нього відповідних змін.
Якщо ж протягом року структура підприємства трансформується докорінно, а також вводяться нові посади, має бути видано наказ про затвердження нового штатного розпису із зазначенням дати введення його в дію та скасування чинного штатного розпису.
3. Посадові інструкції
Посадові інструкції, маючи статус нормативного документа, чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов'язків між працівниками, уможливлюють об'єктивне оцінювання діяльності працівників, є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.
Вимоги посадових інструкцій враховуються під час прийняття (наймання) працівників на роботу, їх атестації, притягнення до дисциплінарної відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.
Посадові інструкції для керівників, професіоналів та фахівців розробляються згідно з вимогами чинного законодавства України і на основі випусків та розділів Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі - Довідник), зокрема, випуску 1, затвердженого наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 16.02.98 р. N 24, з урахуванням особливостей штатного розпису підприємства, а також, за наявності, положень про структурні підрозділи.
У разі потреби розробляються робочі інструкції для технічних службовців і робітників.
Під час розроблення посадових (робочих) інструкцій має бути забезпечено єдиний підхід до викладення змісту, структури розділів, побудови і послідовності їх розташування. Вони мають містити повний перелік завдань і обов'язків, повноважень, відповідальності, зокрема щодо охорони праці, безпечного ведення робіт та екологічної безпеки, в разі потреби - відповідні пояснення. Усі терміни мають бути чітко визначеними.
У заголовку посадової (робочої) інструкції зазначається назва посади (професії), що має відповідати професійній назві роботи чинного Класифікатора професій ДК 003-95.
Якщо структура відповідного підрозділу передбачає кілька однакових посад, до назви конкретної посади додають уточнювальні (похідні) слова, котрі відображають напрям діяльності (спеціалізацію), категоричність, наприклад, "Провідний економіст", "Старший інспектор", "Перший помічник" і т. ін.
Прізвище, ім'я, по батькові працівника в заголовку посадової інструкції не зазначають.
Посадові інструкції складаються з розділів: "Загальні положення", "Завдання та обов'язки", "Права", "Відповідальність", "Повинен знати", "Кваліфікаційні вимоги", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою".
У робочих інструкціях розділів "Загальні положення", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією" може й не бути.
Зміст розділів посадової (робочої) інструкції за загальними вимогами має бути таким:
Розділ "Загальні положення" має містити дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок прийняття та звільнення з посади, класифікаційні критерії, визначені ознаки спеціальності, додаткові відомості про посаду або роботу працівника тощо.
При потребі у розділі зазначають, що працівник є посадовою особою з ненормованим робочим днем або на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.
Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник (використовується кваліфікаційна характеристика, яка міститься у Довіднику). У робочій інструкції цей розділ має містити характеристику робочого місця.
Водночас, оскільки кваліфікаційні характеристики за Довідником містять лише основні або типові завдання та обов'язки, посадові (робочі) інструкції можна доповнювати роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами, установленими власником підприємства або уповноваженим ним органом.
Розділ "Права" визначає делеговані працівникові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань і обов'язків.
Розділ "Відповідальність" має встановити показники особистої відповідальності за виконання посадових обов'язків (робіт), а також перелік результатів, яких повинен досягти працівник у процесі професійної діяльності за посадою (професією або роботою).
Розділ "Повинен знати" встановлює додаткові, порівняно з кваліфікаційною характеристикою за Довідником, вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, виходячи з реальних умов виробництва, особливостей устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.
Розділ "Кваліфікаційні вимоги" має містити норми кваліфікаційної характеристики за Довідником. У разі потреби ці норми може бути підвищено (розширено).
Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою (професією)" повинен розкрити взаємовідносини та зв'язки працівника з іншими працівниками підрозділу (інших підрозділів), умови заміщення в разі відсутності тощо.
Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом, затверджується в порядку, визначеному керівником підприємства (як правило, застосовується гриф "Затверджую").
До посадової інструкції можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов'язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, належить ознайомити не пізніш як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).
У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади посадова інструкція змінюється та затверджується заново.
Затверджена посадова інструкція (оригінал) зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції) відповідно до установленого порядку діловодства. Копії посадової інструкції, засвідченої в установленому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.
Макет посадової інструкції
ЗАТВЕРДЖУЮ
_________________________________ _____________________________
назва підприємства посада керівника підприємства
_____________________________
Посадова інструкція підпис
_________________________________ розшифровка
назва посади
"___" ____________ 200_ р.
I. Загальні положення
1. _______________________________________________________________
(посада, відділ)
призначається на посаду й звільняється з посади наказом
_________________________________________
(посада керівника)
2. ________________ безпосередньо підпорядкований ________________
(посада) (посада)
(назва підрозділу)
3. __________________________________ у своїй діяльності керується
(посада)
чинним законодавством України, наказами і розпорядженнями
керівника підприємства, посадовою інструкцією та дорученнями
керівника ________________________________________________________
(назва підрозділу)
II. Завдання та обов'язки
________________________________________ (далі розкривається зміст
(посада)
робіт, які відповідають посаді згідно з функціями підрозділу).
Наприклад,
1. "Надає консультаційні послуги ...".
2. "Розробляє пропозиції ...".
3. "Відстежує стан ...".
4. ......
III. Права
_______________________ має право:
(посада)
1. За дорученням керівника відділу (іншої посадової особи) забезпечувати ...
2. За дорученням керівника відділу (іншої посадової особи) представляти від імені підприємства структурний підрозділ в інших підприємствах з питань компетенції структурного підрозділу.
3. Брати участь у ...
4. ...
IV. Відповідальність
______________________ несе відповідальність:
(посада)
1. За невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов'язків, планів роботи та доручень керівника відділу;
2. За недостовірність даних, які представляються керівництву підприємства та органам статистики;
3. За порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни;
4....
V. Повинен знати
__________________ повинен знати _________________________________
(посада) (зазначаються законодавчі та інші
документи)
VI. Кваліфікаційні вимоги
На посаду ____________________ призначається особа, яка має
(назва посади)
__________________________________________________________________
(зазначається напрям підготовки, освітньо-кваліфікаційний рівень,
__________________________________________________________________
стаж роботи на інших посадах тощо)
VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою
За відсутності його обов'язки виконує інша посадова особа,
________________ яка призначається у встановленому порядку, з
(посада)
набуттям відповідних прав і відповідальності за неналежне
виконання покладених на неї обов'язків.
__________________________________________ _________________
(посада керівника структурного підрозділу) (підпис)
(розшифровка)
Погоджено:
_____________________________________ ____________________
(посада) (підпис)
(розшифровка)
З інструкцією ознайомлений __________________________
(підпис)
(розшифровка)
"___" ____________ 200_ р.
Розділ III
Підготовка та оформлення розпорядчих документів з персоналу
1. Загальні питання
До розпорядчих документів з персоналу належать накази (розпорядження) про:
- прийняття, переведення та звільнення працівників;
- заохочення та дисциплінарні стягнення;
- надання відпусток;
- зміни, щодо особистості працівника.
Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаних контрактів, документів, передбачених чинним законодавством та іншими нормативно-правовими актами.
Накази (розпорядження) оформляються на бланку підприємства (арк. А-4) і мають містити: повну назву підприємства; назву виду документа - наказ (розпорядження); місце складання чи видання; дату реєстрації; номер (доповнений індексом "п"); заголовок до тексту; текст; підставу; підпис керівника.
Можливе використання типових форм: N П-1; N П-5; N П-6; N П-8.
Наказ (розпорядження) візується безпосереднім виконавцем (зазначається прізвище, посада), керівником кадрової служби, а також посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства (порядок візування наказів може бути встановлено регламентом роботи, інструкцією або положенням про загальне діловодство). В обов'язковому порядку проект наказу візується юридичною службою.
Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівнику. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється в книзі реєстрації наказів (розпоряджень) з персоналу (ведеться окремо від книги реєстрації наказів з основної діяльності), що має таку форму:
- номер наказу (розпорядження). Нумерація здійснюється з 1 січня по 31 грудня поточного року;
- дата реєстрації;
- короткий зміст;
- ким підписано (прізвище, ініціали);
- кому направлено (оголошено під розписку).
Накази (розпорядження) з персоналу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначаються: дія, що оголошується наказом (розпорядженням); посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд); назва структурного підрозділу; дата (за потреби), розмір посадового окладу (за штатним розписом) або інші умови оплати праці. При визначенні умов оплати праці використання формулювання "з посадовим окладом згідно штатного розпису" не допускається.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.
У груповому наказі (розпорядженні) рекомендується розміщувати взаємопов'язані питання в такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу посаду (роботу) на даному підприємстві; звільнення з роботи; інші.
У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати в алфавітному порядку.
Наказ (розпорядження) набуває чинності з моменту його підписання (реєстрації) або в строк, зазначений у розпорядчій частині.
Оригінали (перші примірники) наказів (розпоряджень) накопичуються в справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури. Справа ведеться протягом календарного року, після чого завершується і зберігається в кадровій службі або у працівника, який відповідає за роботу з персоналом та кадрове діловодство.
Через рік її передають до архіву підприємства за описом.
Накази (розпорядження) з персоналу і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання (у разі ліквідації підприємства передаються до державного архіву).
2. Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу
Організаційні аспекти
- Прийняття працівників на роботу оформлюється наказом (розпорядженням), в якому зазначають: прізвище, ім'я, по батькові працівника; дію; посаду (спеціальність, кваліфікацію, розряд); місце роботи; початок роботи; умови оплати праці.
В окремих випадках у наказі (розпорядженні) про прийняття працівника на роботу можуть зазначатися зумовлені додаткові умови, а саме: строк трудового договору; випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень, оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу з іншої місцевості; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо.
- З наказом (розпорядженням) після його підписання керівником: підприємства ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці; заповнюють особову картку за формою П-2, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги; до алфавітної книги (або оформляють алфавітну картку за формою П-3.
- Прийняття працівників на роботу здійснюється у порядку, визначеному правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Громадянин, який влаштовується на роботу (основну), зобов'язаний:
а) подати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (особи, які вперше працевлаштовуються й не мають трудової книжки, пред'являють паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку).
Військовослужбовці, звільнені в запас, пред'являють військовий квиток, звільнені з місця відбування кримінального покарання - довідку про звільнення, видану відповідним органом;
б) пред'явити:
паспорт;
документ про освіту, якщо робота вимагає спеціальної освіти або спеціальної підготовки;
інші документи (характеристику, довідку про стан здоров'я, декларацію про доходи тощо), якщо їх подання передбачено нормативно-правовими актами.
- У разі прийняття на роботу іноземних громадян та осіб без громадянства підприємство має отримати дозвіл відповідного центру зайнятості населення на їх працевлаштування (див.: Порядок оформлення іноземцям та особам без громадянства дозволу на працевлаштування в Україні).
- Особи, які працевлаштовуються на роботу, що вимагає проходження первинного профілактичного наркологічного огляду, пред'являють відповідний сертифікат (постанова Кабінету Міністрів України від 06.11.97 р. N 1238, Перелік професій та видів діяльності, для яких є обов'язковим первинний профілактичний наркологічний огляд, затверджений цією постановою).
- Забезпечити проходження медичного огляду особи, яку приймають на роботу, якщо вона підлягає такому огляду відповідно до Переліку професій, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 31.03.94 р. N 45.
- Видати бланк особистої медичної книжки особі, яку приймають на роботу, та направити її на профілактичний медичний огляд, якщо вона підлягає такому огляду відповідно до Переліку професій, виробництв і організацій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23.05.2001 р. N 559.
- У разі прийняття на роботу за сумісництвом працівник повинен пред'явити паспорт, а також інші документи, передбачені законодавчими актами (окрім трудової книжки).
- Для роботи за сумісництвом надання згоди керівника за основним місцем роботи не передбачено. Прийняття на роботу за сумісництвом регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. N 245 та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій.
- На підставі угоди між працівником і власником підприємства або уповноваженим ним органом укладається трудовий договір, як правило, в письмовій формі.
- Додержання письмової форми є обов'язковим: при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я; при укладенні контракту; у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі; при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 24 КЗпП України; при прийнятті на роботу працівників, діяльність яких пов'язана з державною таємницею (постанова Кабінету Міністрів України від 16.11.94 р. N 779.