РОЗЯСНЕННЯ щодо складання статистичної звітності за формами N 1-ПВ термінова - місячна, N 1-ПВ термінова - квартальна "Звіт з праці"

Закон України "Про державну статистику" (далі - Закон), зі змінами та доповненнями, який набув чинності з 1 січня 2001 року, регулює права та обов'язки органів державної статистики та респондентів.

Відповідно до статті 18 Закону респонденти "мають право знати, які первинні дані про них збираються у процесі статистичних спостережень, з якою метою, як, ким і з якою метою будуть використовуватися.

Респонденти зобов'язані безкоштовно, в повному обсязі, за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, у визначені терміни подавати органам державної статистики достовірну статистичну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом, і дані бухгалтерського обліку".

У статті 21 Закону визначено, що "первинні дані, отримані органами державної статистики від респондентів під час проведення статистичних спостережень, ... є конфіденційною інформацією, яка охороняється Законом і використовується виключно для статистичних цілей у зведеному знеособленому вигляді.

Поширення статистичної інформації, на підставі якої можна визначити конфіденційну статистичну інформацію щодо конкретного респондента, забороняється".

При заповненні статистичної звітності за формами N 1-ПВ термінова - місячна (далі - N 1-ПВ (міс.)) та N 1-ПВ термінова - квартальна (далі - N 1-ПВ (кв.)) слід керуватися:

- Інструкцією зі статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, затвердженою наказом Мінстату України від 07.07.95 р. N 171 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 07.08.95 р. за N 287/823, зі змінами, затвердженими наказом Держкомстату України від 18.02.99 р. N 67 та зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 09.03.99 р. за N 145/3438 (далі - Інструкція зі статистики чисельності працівників);

- Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 11.12.95 р. N 323 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21.12.95 р. за N 465/1001 (далі - Інструкція зі статистики заробітної плати);

- Інструкцією щодо заповнення форм державної статистичної звітності про використання робочого часу, затвердженою наказом Держкомстату України від 04.01.2000 р. за N 1 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 08.02.2000 р. за N 74/4295 (для розрахунку кількості відпрацьованого часу);

- наказами Держкомстату "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 09.10.95 р. N 253 та "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі" від 22.05.96 р. N 144;

- цим роз'ясненням.

Заповнення сітки кодів адресної частини у бланках форм N 1-ПВ (міс.) та N 1-ПВ (кв.) є обов'язковим і здійснюється згідно з довідкою Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. Проставляються коди усіх передбачених у сітці реквізитів і в обов'язковому порядку код основного виду діяльності підприємства за Класифікацією видів економічної діяльності (КВЕД) .

Відповідно до статті 4 Закону статистичну звітність з праці подають юридичні особи та їхні відокремлені підрозділи (філії, відділення, представництва, цехи, дільниці, розташовані на іншій території, ніж головна організація) незалежно від форм власності та організаційно-правових форм господарювання, включаючи громадські об'єднання, профспілки, благодійні організації, в яких здійснювались нарахування заробітної плати постійному або тимчасовому персоналу та сплачувались внески до фондів соціального страхування (далі - підприємства).

Звіт за формою N 1-ПВ (міс.) подається до територіальних органів державної статистики щомісячно не пізніше 7 числа. Одночасно зі звітом за останній місяць кожного кварталу (січень-березень, січень-червень, січень-вересень та січень-грудень) подаються звіти за формами N 1-ПВ (кв.) та 3-ПВ термінова - квартальна "Звіт про використання робочого часу".

Форма статистичної звітності N 1-ПВ (міс.) складається за даними первинного та бухгалтерського обліку, у відповідності з якими були здійснені нарахування працівникам та проведені розрахунки по заробітній платі.

Показники розділу I заповнюються за звітний місяць та за період з початку року щомісячно.

У рядку 1010 відображається середньооблікова кількість усіх працівників в еквіваленті повної зайнятості, яка обчислюється згідно з Інструкцією зі статистики чисельності працівників .

Під час розрахунку слід враховувати, що персонал, який залучався до роботи у звітному періоді, включає як штатних працівників підприємства, так і тих, які не перебувають в обліковому складі та залучені до роботи згідно зі спеціальними договорами і мали нарахування з фонду оплати праці.

Перерахунок кількості штатних працівників в еквіваленті повної зайнятості здійснюється пропорційно оплаченому робочому часу як відпрацьованому, так і невідпрацьованому (щорічні відпустки, неявки згідно з законодавством, оплачені простої та інше). Оплачений робочий час штатних працівників відображається у рядку 1050 форми N 1-ПВ (міс.) .

У разі простою працівника, якщо час простою було оплачено з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки (стаття 113 КЗпП) , він враховується як одна фізична особа. Час такого простою повністю відображається у рядку 1050 форми N 1-ПВ (міс.) .

Неявки з причин непрацездатності до розрахунку не включаються.

При визначенні середньооблікової кількості в еквіваленті повної зайнятості штатні працівники, які відпрацювали більше встановленого фонду робочого часу, враховуються:

- як одна фізична особа, якщо час відпрацьовано понаднормово;

- пропорційно оплаченому часу у разі, якщо працівник оформлений більш ніж на одну ставку, тобто 1,25; 1,5 фізичних осіб (в залежності від кількості займаних ставок).

Працівники, які не входять до облікового складу підприємства, перераховуються в еквіваленті повної зайнятості в такому порядку:

- пропорційно оплаченому часу - зовнішні сумісники, тобто 0,25; 0,5 фізичних осіб (в залежності від кількості займаних ставок);

- через середньомісячну заробітну плату одного штатного працівника - працівники, які виконували роботу за цивільно-правовими договорами без зазначення тривалості роботи (пункт 3.4.3 Інструкції зі статистики чисельності працівників ).

У рядку 1020 відображається фонд оплати праці усіх працівників, які перебували у трудових відносинах з підприємством у звітному періоді (працівники облікового складу, зовнішні сумісники, працюючі за договорами цивільно-правового характеру), згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати .

У цьому рядку також відображаються суми, нараховані з фонду оплати праці іншим особам, які не перебувають в штаті даного підприємства. Зокрема, нарахування звільненим працівникам після їх вибуття з облікового складу підприємства (13-та зарплата, премії та компенсація втрати заробітної плати у зв'язку з порушеннями строків її виплати і т. ін.), членам ради акціонерного товариства, працівникам профспілкових організацій тощо.

Слід пам'ятати, що суми коштів, нараховані за щорічні та додаткові відпустки (на відміну від порядку їх виплати), включаються до фонду оплати праці звітного місяця тільки в частині, що припадає на календарні дні відпустки у звітному місяці. Суми, що припадають на дні відпустки в наступному місяці, включаються до фонду оплати праці у відповідному звітному періоді. Водночас, якщо працівнику здійснено нарахування за попередній період (перерахунок або доплата до основної заробітної плати, премія тощо), ця сума включається до звіту за той місяць, в якому фактично здійснено ці нарахування.

Суми добових у зв'язку зі службовими відрядженнями, нараховані в розмірах, що перевищують законодавчо встановлені норми відшкодування витрат, включаються до фонду оплати праці в частині заохочувальних та компенсаційних виплат.

До складу фонду оплати праці не входять:

- суми, зазначені у розділі IV Інструкції зі статистики заробітної плати ;

- суми зборів на обов'язкове державне соціальне страхування, сплачені страховиками (роботодавцями);

- суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (незалежно від її тривалості), що фінансуються як за рахунок коштів підприємств (за перші 5 днів тимчасової непрацездатності), так і за рахунок коштів Фонду соціального страхування на випадок тимчасової втрати працездатності.

У рядку 1030 відображається сума прибуткового податку, нарахована з величини доходу, врахованого у рядку 1020, тобто з фонду оплати праці. Оподаткуванню прибутковим податком підлягає весь сукупний доход працівника, включаючи суми оплати за період тимчасової непрацездатності, доходи, дивіденди тощо. Тому для заповнення даних у рядку 1030 необхідно розрахувати питому вагу фонду оплати праці у сукупному оподатковуваному доході та помножити її на загальну суму прибуткового податку.

У рядку 1040 відображається середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу, що розраховується згідно з пунктом 3.3 Інструкції зі статистики чисельності працівників .

Звертаємо увагу, що при розрахунку цього показника не враховуються працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (зовнішні сумісники).

Працівники, що виконували роботи за договорами цивільно-правового характеру, включаються до облікового складу того підприємства, яке провадило з ними розрахунки з заробітної плати, якщо вони не включені до облікової кількості інших підприємств (пункт 2.1.9 Інструкції зі статистики чисельності працівників ).

Працівник, який отримує на одному підприємстві півтори ставки (оформлений за сумісництвом на тому ж підприємстві, де й основне місце роботи) або менше однієї ставки, в обліковій кількості штатних працівників враховується як одна фізична особа.

У рядку 1050 враховується кількість людино-годин, за які працівникам здійснено нарахування з фонду оплати праці, тобто відпрацьований час, включаючи надурочні, період відпусток (основні, додаткові та творчі) в частині, що припадає на робочі дні; час відсутності працівників у зв'язку з навчанням, виконанням державних або громадських обов'язків, простоїв та інших неявок, які оплачуються згідно з чинним законодавством.

Не включаються неявки на роботу через хворобу.

У рядку 1060 відображається кількість фактично відпрацьованих працівниками людино-годин, враховуючи надурочні й відпрацьовані у вихідні (за графіком) святкові та неробочі дні, за період службових відряджень, а також людино-години роботи надомників. Відпрацьований внутрішніми сумісниками час у повному обсязі також враховується у цьому рядку.

У рядку 1070 відображаються суми фактичних нарахувань з заробітної плати штатних працівників, врахованих у рядку 1040.

Розділ II заповнюється тільки тими підприємствами, які своєчасно не розрахувались з працівниками по заробітній платі на 1 число місяця, наступного після звітного періоду. Наприклад, якщо звіт за формою N 1-ПВ (міс.) заповнюється за січень-лютий 2003 р., то розділ II заповнюється станом на 1 березня 2003 р. і містить інформацію про суму невиплаченої заробітної плати за січень 2003 р. та попередні роки.

Схематично заповнення звіту можна подати так.

Наприклад, підприємство у 2003 р. має такі показники щодо заборгованості та її погашення:

і так далі.

1. У рядку 2010 по графі 1 відображається загальна сума заборгованості з виплати заробітної плати всім категоріям працівників, а саме:

- штатним працівникам облікового складу;

- які не перебувають в обліковому складі підприємства - сумісникам та працюючим за договорами;

- звільненим працівникам.

Заборгованою вважається сума, яка включає усі нарахування у грошовій та натуральній формі із фонду оплати праці, що належить до виплати, тобто за винятком обов'язкових утримань (прибутковий податок та сума зборів на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, що сплачує працівник), і яка не виплачена до 1 числа місяця, наступного за звітним.

Сума, яка вчасно не отримана працівником не з вини підприємства (депонована заробітна плата), не вважається заборгованою.

Графу 2 заповнюють тільки ті бюджетні установи, які фінансуються по оплаті праці за рахунок видатків бюджетів, тобто по коду статті бюджетної класифікації "1110 - оплата праці працівників бюджетних установ", та своєчасно не розрахувалися з працівниками.

Небюджетні організації заповнюють графу 2 лише в тому випадку, якщо ними за рахунок коштів Державного бюджету здійснюються компенсаційні виплати, передбачені Законом України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи" (код статті бюджетної класифікації "1341 - виплата пенсій і допомоги"), й існує заборгованість по зазначених виплатах.

Графу 3 звіту заповнюють бюджетні установи (організації), у яких витрати на оплату праці фінансуються коштами місцевих бюджетів.

Підприємства, в яких погашення заборгованості з виплати заробітної плати працівникам перенесено на пізніші терміни (наприклад, на 2004 р.), незалежно від встановлених термінів реструктуризації, відображають ці суми по рядку 2010 до повного її погашення.

У рядку 2020 відображається заборгованість з виплати заробітної плати, яка нарахована за попередні роки.

У звіті за січень рядок 2010 дорівнює рядку 2020 по усіх графах за рахунок того, що термін виплати заробітної плати за січень на 1 лютого ще не настав.

У рядку 2030 відображається сума заборгованості з виплати заробітної плати штатним працівникам, які враховані у рядку 1040 розділу I.

У рядку 2040 відображається загальна кількість штатних працівників облікового складу, яким строк виплати заробітної плати, встановлений колективним договором або банківською установою, минув до 1 числа звітного місяця незалежно від кількості місяців невиплаченої заробітної плати.

У рядку 2050-2070 зазначена кількість розподіляється за терміном заборгованості. Він визначається для кожного працівника окремо за місяцями, за які не виплачено (повністю або частково) заробітну плату. Наприклад, на 1 лютого 2003 року працівникові не виплачена заробітна плата за листопад-грудень 2002 р. і за травень 2001 р. У такому випадку зазначеного працівника потрібно врахувати у рядку 2060, тобто від трьох до шести місяців.

У рядку 2080 відображаються кошти, які виплачено у звітному році в рахунок погашення заборгованості за попередні роки. Дані цього рядка безпосередньо пов'язані з даними рядка 2020. Сума погашення боргу за минулі роки у звітному місяці дорівнює різниці між даними у рядку 2080 поточного і попереднього звіту, а також різниці між даними у рядку 2020 попереднього і поточного звітів.

2. Сума заборгованості з виплати всіх видів соціальної допомоги (з тимчасової непрацездатності, у зв'язку з вагітністю та пологами, при народженні дитини) відображається у такому порядку:

- у рядку 2090 - в частині, що утворилась за рахунок власних коштів підприємства, згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 06.05.2001 р. N 439 "Про затвердження Порядку оплати перших 5 днів непрацездатності внаслідок захворювання або травматизму, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів підприємства, установи, організації";

- у рядку 2100 - за рахунок коштів Фонду соціального страхування на випадок тимчасової непрацездатності.

У рядку 2110 відображається сума заборгованості зі страхових виплат потерпілим від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності, за рахунок коштів підприємства. Ці суми можуть утворитися у випадках, коли страхувальник не передав особові справи потерпілих до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України і продовжує здійснювати страхові виплати в рахунок страхових внесків до Фонду.

У цьому рядку також враховуються суми заборгованості потерпілим від нещасних випадків на виробництві, які були нараховані та не виплачені до введення в дію Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності", тобто до 1 квітня 2001 року.

У рядку 2120 відображається сума заборгованості за компенсаційними виплатами працівникам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, що здійснюються за рахунок Державного бюджету і належить до фонду оплати праці. До таких виплат належать нарахування відповідно до Закону України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи", а саме доплата до заробітку працюючим на територіях радіоактивного забруднення, оплата за додаткову відпустку (14 днів), доплата до середнього заробітку при переведенні на нижчеоплачувану роботу у зв'язку зі станом здоров'я.

Сума, відображена у рядку 2120, у повному обсязі також включається у рядок 2010 по графі 1 та 2.

Форма 1-ПВ (термінова - квартальна)

Дані розділів I та II форми N 1-ПВ (кв.) заповнюються за період з початку року. Розділ III заповнюється за останній місяць кожного кварталу (березень, червень, вересень, грудень).

У рядку 4010 відображаються суми фактичних нарахувань з заробітної плати штатних працівників за період з початку року. При цьому дані форми N 1-ПВ (кв.) рядок 4010 дорівнюють даним форми N 1-ПВ (міс.) рядок 1070, графа 2 за відповідний період.

У рядках 4020-4110 відображається структура фонду оплати праці штатних працівників.

У рядку 4040 відображаються суми нарахованих надбавок та доплат до тарифних ставок та посадових окладів, перелік яких міститься в Інструкції зі статистики заробітної плати (пункти 2.4, 2.6).

У рядку 4060 відображаються суми, нараховані працівникам відповідно до Закону України "Про компенсацію громадянам втрати частини доходів у зв'язку з порушеннями строків їх виплати", згідно з порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.12.97 р. N 1427, зі змінами і доповненнями. Зазначені суми нараховуються і виплачуються у тому ж місяці, в якому здійснюється виплата заборгованої заробітної плати. Цей показник відображається у звіті в момент нарахування незалежно від періоду, за який вона компенсується.

У рядку 4070 відображаються суми, нараховані працівникам відповідно до Закону України "Про індексацію грошових доходів населення", згідно з порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 07.05.98 р. N 663, зі змінами і доповненнями.

Рядок 4110 включає суми, що входять до складу фонду додаткової заробітної плати та інших заохочувальних і компенсаційних виплат, визначені пунктами 2.23-2.33 Інструкції зі статистики заробітної плати .

При заповненні рядків 4120 та 4150 слід враховувати, що показники натуральної оплати відрізняються за методологією визначення та їхнім призначенням.

У рядку 4120 відображається оплата праці, нарахована натурою. Така форма оплати має місце, коли сільськогосподарське підприємство за виробничі досягнення чи роботу в особливих умовах нараховує працівнику як оплату праці певну кількість продукції (наприклад, комбайнерам при збиранні урожаю, крім зарплати в грошовому виразі, нараховано по 20 кг зерна за день роботи), оцінює її в грошовому виразі та включає до фонду оплати праці.

Слід мати на увазі, що натуроплата може здійснюватись тільки продукцією власного виробництва, а перелік товарів, не дозволених до виплати натурою, затверджено постановою Кабінету Міністрів від 03.04.93 р. N 244.

Натуральна оплата праці характерна в основному для сільського, лісового та рибного господарства, оскільки це може бути власна продукція, що не пройшла промислової переробки, або цукор.

Цей показник включає нарахування тільки на штатних працівників, фонд оплати праці яких визначено у рядку 4010.

У рядку 4150 відображаються дані стосовно натуральних виплат, які в більшості випадків являють собою одну із форм погашення заборгованості з виплати заробітної плати. Зокрема, працівнику нараховують зарплату в грошовому виразі одразу, а вже потім, за його бажанням, якщо у підприємства не вистачає готівки, працівникові на цю суму заборгованості з зарплатні видають (фактично реалізують) продукцію. Форма розрахунків може бути різною: продукцією як власного виробництва, так і отриманою за бартером; розрахунки з комунальними підприємствами з метою погашення заборгованості працівників за квартирну плату, комунальні та інші послуги; виплата товарами широкого вжитку через спеціальні магазини тощо.

При цьому у рядку 4150 враховується вартість реалізованої продукції (наданих послуг) працівникам за період з початку звітного року незалежно від того, коли були здійснені нарахування заробітної плати (в поточному чи в минулих роках).

У рядку 4130 відображаються суми доходів, дивідендів, відсотків, які нараховано за акціями, внесків та договорів оренди земельних ділянок і майнових паїв фізичним особам, що працюють на підприємстві та належать до облікової кількості штатних працівників. Ці суми відображаються у звіті в момент їх нарахування незалежно від періоду, за який здійснені ці нарахування. Орендна плата, видана в натуральній формі, для відображення у звіті оцінюється у грошах.

У рядку 4140 відображаються аналогічні суми нарахувань особам, які не перебувають в обліковому складі підприємства.

У рядку 7010 по графі 1 відображається кількість жінок, які включені до розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників. Слід враховувати, що до розрахунку не включаються жінки, які знаходяться у відпустках по вагітності та пологах або в додатковій відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею відповідного віку, передбаченого чинним законодавством (підпункт 2.2.12 Інструкції зі статистики чисельності працівників) , а також ті працівники, які не перебувають у штаті даного підприємства (пункт 2.3) і вказані у підпунктах 2.1.12-2.1.16 зазначеної Інструкції.

Рядок 7020 заповнюють бюджетні установи, в яких оплата праці здійснюється за рахунок видатків бюджетів (код статті бюджетної класифікації "1110 - оплата праці працівників бюджетних установ"). У графі 1 відображається середньооблікова кількість штатних працівників, оплата яких повністю або частково фінансується за рахунок коштів Державного та місцевого бюджетів. У графі 2 відображається відповідно сума нарахувань цій категорії працівників тільки за рахунок видатків зазначених бюджетів.

У бюджетних установах, оплата праці в яких повністю фінансується за рахунок бюджетних коштів, дані у рядку 7020 графа 1 дорівнюють даним рядка 1040 графа 2 форми N 1-ПВ (міс.) ; дані рядка 7020 графа 2 дорівнюють даним рядка 4010.

У рядках 7030 та 7040 враховуються кількість та фонд оплати праці працівників, які прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (зовнішні сумісники) та зайнятих за договорами цивільно-правового характеру.

Середня кількість цих категорій працівників визначається за формулою:

де К - кількість працівників, n = 3 (6, 9, 12 місяців).

У рядку 8010 відображається кількість працівників, які відпрацювали 50 % і більше табельного фонду робочого часу, встановленого на місяць, або перебували в оплачуваних відпустках, відрядженнях та були відсутні з інших причин зі збереженням середнього заробітку, крім випадків нарахувань за період тимчасової непрацездатності. У рядках 8020-8150 здійснюється розподіл зазначеної кількості в залежності від розмірів нарахованої заробітної плати. Межі інтервалів розподілу уточнюються у зв'язку з переглядом рівня мінімальної заробітної плати і повідомляються респондентам територіальними органами державної статистики.

У рядку 8160 відображається кількість штатних працівників, які повністю відпрацювали відповідний місяць, тобто 100 % фонду робочого часу, встановленого у колективному договорі підприємства і який не перевищує норми робочого часу згідно з КЗпП .

У цьому рядку не враховуються працівники, які були тимчасово відсутні на роботі з будь-яких причин (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо).

У додатку 1 наведено Таблицю арифметичного контролю звітів N 1-ПВ (міс.), N 1-ПВ (кв.) . Скориставшись цією таблицею, Ви можете переконатись, що звіт складено без арифметичних помилок.