Про затвердження Положення про облікову політику Адміністрації Державної служби спеціального звязку та захисту інформації України

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" , з метою визначення єдиних принципів та методів організації і ведення бухгалтерського обліку в Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України

1. Затвердити Положення про облікову політику Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України створити необхідні умови для збереження майна Адміністрації Держспецзв'язку та забезпечити неухильне виконання вимог цього наказу щодо дотримання порядку оформлення та подання первинних документів для їх відображення у бухгалтерському обліку.

3. Контроль за виконанням вимог цього наказу покласти на директора Фінансово-економічного департаменту Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України.

1.1. Положення про облікову політику Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Положення) розроблено відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та визначає принципи та методи організації і ведення бухгалтерського обліку в Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Адміністрація Держспецзв'язку) з метою забезпечення єдиних методологічних принципів ведення бухгалтерського обліку.

1.2. Облікова політика Адміністрації Держспецзв'язку щодо методів оцінки, обліку і контролю операцій ґрунтується на законах України, указах Президента України, нормативно-правових актах Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України та визначається цим Положенням.

1.3. Облікова політика Адміністрації Держспецзв'язку провадиться з урахуванням принципів послідовності, обачності, повноти, автономності, постійності, безперервності нарахування, єдиного грошового вимірника, періодичності відповідно до вимог статті 4 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" .

1.4. Адміністрація Держспецзв'язку протягом звітного року забезпечує незмінну облікову політику, безперервність відображення операцій з коштами, розрахунками та зобов'язаннями, застосовуючи меморіально-ордерну форму обліку.

1.5. Фінансово-економічний департамент Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ФЕД) забезпечує ведення, методичне керівництво з питань бухгалтерського обліку, а також контроль за застосуванням облікової політики в Адміністрації Держспецзв'язку.

1.6. ФЕД здійснює облік і складає звітність за типовими формами обліку та звітності, встановленими відповідними нормативними актами.

З метою забезпечення повного висвітлення інформації про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій наказом Адміністрації Держспецзв'язку можуть встановлюватися форми первинних, облікових та інших документів з питань, не врегульованих законодавством.

ФЕД має право в межах компетенції отримувати від структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв'язку додаткову інформацію з питань обліку та звітності, а також впроваджувати форми аналітичного обліку та звітності.

1.7. Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності Адміністрації Держспецзв'язку визначається відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704.

1.8. Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув'язка окремих показників.

1.9. У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються Голові Держспецзв'язку. До окремого письмового рішення Голови Держспецзв'язку такі документи не приймаються до виконання.

1.10. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та достовірність відображення в них даних покладається на посадових осіб, які згідно з їх посадовими інструкціями склали та підписали ці первинні документи.

1.11. Наказом Адміністрації Держспецзв'язку затверджуються:

перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи (давати дозвіл) на здійснення господарської операції, пов'язаної з витрачанням (відпуском) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна;

перелік осіб, що здійснюють виписування і реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей на одержання цінностей.

2.1. Принципи організації та ведення обліку

2.1.1. Бухгалтерський облік повинен забезпечувати систематичний контроль за виконанням кошторису, станом розрахунків з державним бюджетом, державними цільовими фондами та іншими юридичними (фізичними) особами, за збереженням і ефективним використанням грошових коштів і матеріальних цінностей.

2.1.2. Ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Адміністрації Держспецзв'язку здійснюються з використанням базового програмного забезпечення комплексної системи автоматизації фінансово-економічної діяльності і системи автоматизації зведення та аналізу періодичної фінансової звітності бюджетних установ з обов'язковим утворенням первинного документа, регістру синтетичного або аналітичного обліку на паперових носіях не пізніше ніж через 10 робочих днів після завершення звітного періоду.

2.1.3. Адміністрація Держспецзв'язку здійснює синтетичний і аналітичний облік всіх проведених операцій за Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746, із застосуванням у разі необхідності додаткових субрахунків, а також у розрізі джерел фінансування згідно з Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 12 березня 2012 року № 333 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 21 червня 2012 року № 754), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16 липня 2012 року № 1199/21511, та Інструкцією щодо застосування класифікації видатків Держспецзв'язку за групами і підгрупами, затвердженою наказом Адміністрації Держспецзв'язку від 07 грудня 2010 року № 370.

Перелік додаткових субрахунків для здійснення синтетичного і аналітичного обліку в Адміністрації Держспецзв'язку затверджується директором ФЕД.

2.1.4. Узагальнення інформації, що знаходиться у прийнятих до обліку первинних документах, їх систематизація на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку, здійснюються шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.

2.1.5. Результати діяльності Адміністрації Держспецзв'язку за всіма джерелами фінансування відображаються на єдиному балансі Адміністрації Держспецзв'язку.

2.1.6. Відповідальність особового складу ФЕД за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів проведення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом установленого терміну визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими Головою Держспецзв'язку.

2.2. Облік операцій з коштами

2.2.1. Адміністрація Держспецзв'язку витрачає кошти за програмно-цільовим призначенням на заходи, передбачені затвердженими кошторисами та паспортами бюджетних програм, відповідно до Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26 грудня 2003 року № 242, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23 січня 2004 року за № 106/8705, і Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженого наказом Державного казначейства України від 24 липня 2001 року № 126, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06 серпня 2001 року за № 670/5861.

2.2.2. Документи, які є підставою для реєстрації фінансових та бюджетних зобов'язань Адміністрації Держспецзв'язку в Державній казначейській службі України (договори; рахунки; накладні; заказ-наряди; акти звірки; акти приймання-передавання наданих послуг; акти виконаних робіт; квитанції; авансові звіти; документи, що підтверджують проведення процедури закупівель товарів, робіт і послуг відповідно до законодавства у сфері державних закупівель тощо), надаються до ФЕД не пізніше наступного дня після їх підписання (оформлення).

2.2.3. Оплата матеріальних цінностей (робіт, послуг) в Адміністрації Держспецзв'язку здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства на підставі підтвердних документів (договори; рахунки; накладні; заказ-наряди; акти звірки; акти приймання-передавання наданих послуг; акти виконаних робіт; квитанції; авансові звіти; документи, що підтверджують проведення процедури закупівель товарів, робіт і послуг відповідно до законодавства у сфері державних закупівель тощо) та доповідної записки (рапорту) начальника відповідного структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку. У доповідній записці (рапорті) обов'язково зазначаються КПКВК, КЕКВ та код товарів (робіт, послуг) згідно з Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010 та Державним класифікатором видів науково-технічної діяльності ДК 015-97, за якими пропонується провести оплату.

2.2.4. На первинних документах, які є підставою для проведення оплати, повинно бути зазначене рішення Голови Держспецзв'язку "До сплати".

2.2.5. Кошти загального та спеціального фондів Адміністрації Держспецзв'язку обліковуються на реєстраційних рахунках, відкритих у Державній казначейській службі України та установах банків.

2.2.6. Нумерація платіжних документів є єдиною для всіх реєстраційних рахунків.

2.2.7. Операції в іноземній валюті відображаються за бухгалтерським обліком та у фінансовій звітності у валюті України з перерахуванням іноземної валюти за курсом Національного банку України на дату здійснення операції або складання звітності.

2.2.8. Відображення за бухгалтерським обліком операцій з надходження на реєстраційні рахунки асигнувань і здійснення Адміністрацією Держспецзв'язку видатків загального фонду бюджету проводиться за кожною бюджетною програмою та кожним реєстраційним рахунком в окремих меморіальних ордерах.

2.2.9. Відображення за бухгалтерським обліком операцій з надходження на спеціальні реєстраційні рахунки Адміністрації Держспецзв'язку коштів спеціального фонду бюджету та їх витрачання проводиться за кожною групою власних надходжень і за кожним реєстраційним рахунком в окремих меморіальних ордерах.

2.2.10. Облік касових операцій здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за № 40/10320 (далі - Положення № 637).

2.2.11. Аналітичний облік касових видатків ведеться в Картці аналітичного обліку касових видатків, форма та порядок заповнення якої встановлено наказом Державного казначейства України від 06 жовтня 2000 року № 100 "Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 жовтня 2000 року за № 747/4968.

Облік касових видатків ведеться в розрізі кодів бюджетної класифікації, з виділенням видатків за загальним і спеціальним фондами (за джерелами формування спеціального фонду) окремо за кожним рахунком, відкритим Адміністрації Держспецзв'язку в органі Державної казначейської служби України (установі банку).

2.2.12. Аналітичний облік операцій за сумами, отриманими на виконання окремих доручень, ведеться додатково в розрізі надавачів сум за дорученням і напрямів використання зазначених коштів.

2.2.13. Грошові кошти, що надійшли в касу Адміністрації Держспецзв'язку за різними джерелами фінансування державного бюджету, обліковуються в аналітичному обліку окремо за кожним джерелом надходження.

2.2.14. Нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів, а також їх реєстрація здійснюються послідовно, незалежно від джерела фінансування.

2.2.15. Видача з каси Адміністрації Держспецзв'язку готівки одного джерела фінансування державного бюджету на потреби іншого не допускається.

2.2.16. Ліміт залишку готівки в касі Адміністрації Держспецзв'язку встановлюється у розмірі, визначеному відповідно до вимог Положення № 637 та Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22 червня 2012 року № 758, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 липня 2012 року за № 1206/21518.

2.2.17. Ліміт залишку готівки в касі Адміністрації Держспецзв'язку затверджується наказом Адміністрації Держспецзв'язку.

Якщо ліміт каси наказом Адміністрації Держспецзв'язку не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то ліміт каси вважається нульовим.

2.2.18. Для проведення інвентаризації (раптової перевірки) каси наказом Адміністрації Держспецзв'язку утворюється комісія.

Інвентаризація (раптова перевірки) каси проводиться не рідше ніж 1 раз на квартал відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ , затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 року № 90, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 листопада 1998 року за № 728/3168 (далі - Інструкція № 90), та Положення № 637.

2.2.19. Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду наказом Адміністрації Держспецзв'язку. З ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність, який зберігається в особовій справі працівника.

2.3. Облік майна

2.3.1. На майно Адміністрації Держспецзв'язку поширюються вимоги Закону України "Про правовий режим майна у Збройних Силах України" та постанови Кабінету Міністрів України від 04 серпня 2000 року № 1225 "Про затвердження Положення про порядок обліку, зберігання, списання та використання військового майна у Збройних Силах" (далі - Постанова № 1225).

2.3.2. Майно Адміністрації Держспецзв'язку за місцем зберігання має перебувати на відповідальному зберіганні матеріально відповідальних осіб.

2.3.3. Матеріально відповідальні особи визначаються згідно з Переліком посад матеріально відповідальних осіб Держспецзв'язку, затвердженим наказом Адміністрації Держспецзв'язку від 20 вересня 2012 року № 532 "Про затвердження Переліку посад Адміністрації, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, при заміщенні яких з посадовими особами може бути укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність" (зі змінами).

З матеріально відповідальними особами укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.

2.3.4. Відомості щодо обліку майна, що перебуває у матеріально відповідальних осіб на відповідальному зберіганні, повинні відповідати даним бухгалтерського обліку.

Для цього матеріально відповідальні особи Адміністрації Держспецзв'язку, в яких знаходиться на збереженні майно (крім бланків суворого обліку), не пізніше передостаннього робочого дня звітного місяця надають до ФЕД оригінали примірників прибуткових і видаткових первинних документів, на підставі яких здійснювалось оприбуткування, переміщення або списання майна.

Матеріально відповідальні особи Адміністрації Держспецзв'язку, в яких знаходяться у підзвіті бланки суворого обліку, щоквартально готують акти на списання використаних бланків суворого обліку та надають їх до ФЕД в терміни до 25 березня, 25 червня, 25 вересня та 25 грудня.

2.3.5. Звільнення (переведення) матеріально відповідальної особи проводиться після інвентаризації закріпленого за нею майна та передачі його в установленому порядку іншій матеріально відповідальній особі, яка визначається безпосереднім керівником відповідно до Переліку посад Адміністрації, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, при заміщені яких з посадовими особами може бути укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затвердженого наказом Адміністрації Держспецзв'язку від 20.09.2012 № 532 (зі змінами).

2.3.6. Необоротні активи, запаси, інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (надалі - майно) відпускаються (передаються) Адміністрацією Держспецзв'язку або отримуються нею виключно за довіреністю на одержання цінностей з оформленням відповідного первинного документа (накладної, акта тощо).

2.3.7. Довіреності на отримання матеріальних цінностей видаються матеріально відповідальним особам Адміністрації Держспецзв'язку, з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність, відповідно до вимог Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року № 99, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 12 червня 1996 року за № 293/1318.

2.3.8. Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

2.3.9. Необоротні активи відображаються в бухгалтерському обліку за первісною вартістю, тобто за фактичними витратами на їх придбання, спорудження і виготовлення без податку на додану вартість, що відноситься на видатки установи, а об'єкти, які були переоцінені, - за відновлювальною вартістю.

2.3.10. Переоцінка необоротних активів проводиться відповідно до вимог пункту 7.4 Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746 (далі - Положення № 611), та наказу Адміністрації Держспецзв'язку від 22 серпня 2011 року № 216 "Про визначення (встановлення) первинної вартості майна, закріпленого за регіональними органами, територіальними підрозділами, закладами та установами Держспецзв'язку".

2.3.11. Індексація первісної (відновлювальної) вартості груп необоротних активів здійснюється відповідно до пункту 7.3 Положення № 611 та проводиться протягом першого кварталу, наступного за звітним роком, згідно з коефіцієнтом індексації, який визначається за формулою, передбаченою пунктом 146.21 статті 146 розділу III Податкового кодексу України .

2.3.12. Облік необоротних активів ведеться у гривнях без зазначення копійок.

2.3.13. Акт прийняття-передачі основних засобів, типова форма № ОЗ-1 (бюджет) якого затверджена наказом Державного казначейства України від 02.12.97 № 125/70 "Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, та Інструкції з їх складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 грудня 1997 року за № 612/2416 (далі - Наказ № 125/70), застосовується для оформлення прийняття-передачі основних засобів і складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або в дозволених чинним законодавством випадках безоплатної передачі від інших установ (підприємств, організацій). У зазначеному акті прийняття-передачі основних засобів обов'язково зазначається джерело фінансування, за рахунок якого було придбано об'єкт.

При цьому, якщо основний засіб приймається матеріально відповідальною особою Адміністрації Держспецзв'язку для зберігання (без введення основного засобу в експлуатацію), це обов'язково зазначається в акті прийняття-передачі основних засобів. На момент введення в експлуатацію такого основного засобу складається акт за типовою формою № ОЗ-1 (бюджет) із зазначенням в ньому, що об'єкт перебував на зберіганні та вводиться в експлуатацію.

2.3.14. В інвентарній картці обліку основних засобів в бюджетних установах (форма № ОЗ-6), затвердженій Наказом № 125/70, додатково зазначається джерело фінансування, за рахунок якого було придбано об'єкт.

2.3.15. Нарахування зносу необоротних активів здійснюється відповідно до вимог розділу VII Положення № 611 в останній робочий день грудня звітного року за повну кількість календарних місяців їх перебування в експлуатації в гривнях.

2.3.16. Знос інших необоротних матеріальних активів (виставок, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття, інвентарної тари, матеріалів довготривалого використання для наукових цілей) нараховується у першому місяці передачі у використання об'єкта необоротних активів у розмірі 50 відсотків його первісної вартості, решта 50 відсотків первісної вартості - у місяці його ліквідації (списання з балансу).

2.3.17. Списання необоротних активів з балансу Адміністрації Держспецзв'язку проводиться відповідно до Інструкції про порядок списання військового майна у регіональних органах, територіальних підрозділах, закладах та установах Держспецзв'язку, затвердженої наказом Адміністрації Держспецзв'язку від 26 липня 2011 року № 187 (далі - Наказ № 187).

2.3.18. Бухгалтерський облік і списання запасів бюджетних установ здійснюються відповідно до Постанови № 1225, Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 08 грудня 2000 року № 125, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2000 року за № 937/5158, наказу Державного казначейства України від 18 грудня 2000 року № 130 "Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 грудня 2000 року за № 962/5183, та Наказу № 187.

2.3.19. Аналітичний облік запасів ведеться із зазначенням джерела фінансування, за рахунок якого їх було придбано.

2.3.20. Переоцінка запасів Адміністрації Держспецзв'язку може проводитися на виконання нормативно-правових актів України (якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням Голови Держспецзв'язку (якщо запаси морально застарілі, а також у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні їх первісна вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).

Переоцінка запасів проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом Адміністрації Держспецзв'язку.

Комісія Адміністрації Держспецзв'язку на підставі акта переоцінки проводить переоцінку кожної окремої одиниці запасів і встановлює нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.

Ціни на однотипні предмети встановлюються однаковими в межах Адміністрації Держспецзв'язку.

2.3.21. Видача запасів у використання, виробництво, продаж або інше вибуття проводиться за балансовою вартістю.

2.3.22. Списання з бухгалтерського обліку витраченого пального при експлуатації службового легкового автотранспорту здійснюється на підставі подорожніх листів за формою, встановленою додатком № 8 до наказу Адміністрації Держспецзв'язку від 16.01.2008 № 12 "Про затвердження Інструкції про порядок використання автотранспортних засобів у Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України".

2.3.23. Списання з балансу установи малоцінних і швидкозношуваних предметів, інструментів, виробничого, господарського інвентарю та інших запасів, що стали непридатними, здійснюється на підставі акта списання ( типова форма № З-2), затвердженого наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 № 130 "Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та Інструкції про їх складання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28.12.2000 за № 962/5183.

2.4. Облік заробітної плати та грошового забезпечення особового складу Адміністрації Держспецзв'язку

2.4.1. Облік усіх нарахувань та виплат заробітної плати, грошового забезпечення та інших компенсаційних виплат здійснюється з використанням особового рахунку заробітної плати (грошового забезпечення).

Особові рахунки заробітної плати (грошового забезпечення) відкриваються державним службовцям, працівникам та особам начальницького складу Адміністрації Держспецзв'язку на календарний рік і ведуться в електронному вигляді за допомогою програмного забезпечення. Після завершення року особові рахунки роздруковуються і долучаються до відповідної номенклатурної справи.

2.4.2. Виплата заробітної плати, грошового забезпечення та інших компенсаційних виплат проводиться шляхом перерахування на електронні карткові рахунки особового складу Адміністрації Держспецзв'язку, відкриті в установі банку з використанням системи "Клієнт - Банк", або, як виняток, готівкою в касі Адміністрації Держспецзв'язку.

2.4.3. Якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, вона виплачується напередодні згідно з вимогами чинного законодавства України.

2.5. Відрядження й облік розрахунків з підзвітними особами

2.5.1. Бухгалтерський облік розрахунків, пов'язаний з відшкодуванням витрат на відрядження державних службовців, працівників та осіб начальницького складу Адміністрації Держспецзв'язку в межах України та за кордон, здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - Постанова № 98), Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 березня 2011 року за № 410/19148), та відповідних наказів Адміністрації Держспецзв'язку щодо порядку направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та працівників Держспецзв'язку у службові відрядження в межах України та за кордон.

2.5.2. Перерахування на карткові рахунки або видача готівкою авансу на відрядження державним службовцям, працівникам та особам начальницького складу Адміністрації Держспецзв'язку здійснюється виключно на підставі наказу про відрядження, який готується на підставі рішення Голови Держспецзв'язку про направлення осіб у відрядження відповідно до затвердженого плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв'язку у службові відрядження на відповідний рік.

2.5.3. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс державним службовцям, працівникам та особам начальницького складу Держспецзв'язку, які не відзвітували про аванс, який був витрачений у попередньому відрядженні.

2.5.4. Дозвіл (погодження) на відшкодування витрат на відрядження понад установлені Постановою № 98 норми надає Голова Держспецзв'язку.

2.5.5. Як виняток, за рішенням Голови Держспецзв'язку може видаватись аванс готівкою на господарські або представницькі витрати.

Гранична сума готівкового розрахунку протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління Національного банку України.

2.5.6. ФЕД здійснює контроль за дотриманням державними службовцями, працівниками та особами начальницького складу Адміністрації Держспецзв'язку встановлених законодавством термінів надання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

2.6. ФЕД здійснює узагальнення інформації та облік операцій з надання адміністративних послуг про розрахунки та зобов'язання підприємств (установ, організацій) за адміністративними послугами, що надаються Адміністрацією Держспецзв'язку відповідно до законодавства, плата за які зараховується до бюджету, для відображення в бухгалтерському обліку.

З цією метою до ФЕД надаються:

ДК СД - один примірник наказу Адміністрації Держспецзв'язку про видачу ліцензій (копій ліцензій, дублікатів ліцензій) на провадження господарської діяльності з надання послуг у галузі технічного захисту інформації та на провадження господарської діяльності з надання послуг у галузі криптографічного захисту інформації (крім послуг електронного цифрового підпису), торгівлі криптосистемами і засобами криптографічного захисту інформації;

відповідальними структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв'язку, які надають адміністративні послуги (ДКЗІ, ДТЗІ) - щомісячно не пізніше передостаннього робочого дня звітного місяця відомості щодо надання адміністративних послуг за формою, що додається, з доданням копій первинних документів на перерахування до державного бюджету плати за надання адміністративних послуг.

3.1. Інвентаризація основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу Адміністрації Держспецзв'язку проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку.

3.2. Порядок проведення інвентаризації майна в Адміністрації Держспецзв'язку визначається Положенням про інвентаризацію військового майна у Збройних Силах, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03 травня 2000 року № 748.

Порядок проведення інвентаризації грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності, розрахунків із дебіторами та кредиторами, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами визначається Інструкцією № 90.

3.3. Інвентаризації підлягає все майно Адміністрації Держспецзв'язку незалежно від його місцезнаходження, а також всі види фінансових зобов'язань.

3.4. Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами шляхом зіставлення даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю майна.

3.5. Проведення інвентаризації в Адміністрації Держспецзв'язку є обов'язковим:

один раз на рік (станом на 1 січня);

при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передання справ);

при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін, зазначений у належним чином оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа;

у разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів тощо) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

у випадку ліквідації (реорганізації) установи;

згідно з розпорядженням судових і слідчих органів;

при передачі майна в оренду.

3.6. У терміни, передбачені пунктом 3.5 цього Положення, підлягають інвентаризації матеріальні цінності, які не належать Адміністрації Держспецзв'язку: такі, що перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), а також не враховані з будь-яких причин.

4.1. Адміністрація Держспецзв'язку складає та подає місячну, квартальну та річну фінансову, бюджетну, податкову та статистичну звітність за Адміністрацію Держспецзв'язку, а також зведену звітність за Держспецзв'язку в терміни, порядку та обсягах, встановлених чинним законодавством та нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, Міністерства доходів і зборів України, Державної казначейської служби України, Державної служби статистики України тощо з цього питання.

4.2. Табель звітності, що подається ФЕД до інших структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв'язку або інших державних органів, затверджується директором ФЕД.

4.3. Фінансова звітність формується з дотриманням таких принципів: безперервність діяльності, періодичність, відповідність доходів і витрат, повне висвітлення, послідовність, обачність, превалювання змісту над формою, єдиний грошовий вимірник.

4.4. Звітність до Пенсійного фонду України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття Адміністрація Держспецзв'язку подає в електронному вигляді та на паперових носіях.

4.5. Реєстр податкових накладних і податкова звітність в Адміністрації Держспецзв'язку ведуться в електронному вигляді з використанням відповідного програмного забезпечення та подаються до органів Міністерства доходів і зборів України з використанням електронного цифрового підпису.

Після завершення відповідного звітного періоду вказані документи роздруковуються та зберігаються у відповідних номенклатурних справах ФЕД.