ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
Н А К А З
| N 125 від 08.12.2000 м. Київ | Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2000 р. за N 937/5158 |
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства фінансів N 947 від 14.11.2013 )
Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ
Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" і завдань, покладених на Державне казначейство України Указом Президента України від 27.04.95 N 335/95 "Про Державне казначейство України" та Положенням про Державне казначейство, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31.07.95 N 590, з метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку запасів, згідно з вимогами Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 N 114 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.12.99 за N 890/4183,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з обліку запасів бюджетних установ (додається).
2. Управлінню методології по виконанню бюджету, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України Інструкцію з обліку запасів бюджетних установ довести до відома органів Державного казначейства України.
3. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади Інструкцію з обліку запасів бюджетних установ довести до відома підвідомчих установ та організацій.
4. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ вводиться в дію після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України з 01.01.2001 року.
| В.о. Голови | М.Г.Бердій |
Затверджено
Наказ Державного
казначейства України
08.12.2000 N 125
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
21 грудня 2000 р.
за N 937/5158
Інструкція з обліку запасів бюджетних установ
1. Запаси - це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.
Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.
2. У складі запасів обліковуються: сировина та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл; доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для учбових, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев'язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.
3. Запаси установ розподілені на групи:
виробничі запаси;
тварини на вирощуванні і відгодівлі;
малоцінні та швидкозношувані предмети;
матеріали і продукти харчування;
готова продукція;
продукція сільськогосподарського виробництва.
4. Відповідно до перелічених груп запасів клас 2 "Запаси" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ складається з наступних синтетичних рахунків з обліку запасів:
20 "Виробничі запаси";
21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі";
22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети";
23 "Матеріали і продукти харчування";
24 "Готова продукція";
25 "Продукція сільськогосподарського виробництва".
5. Для обліку запасів, що призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 "Виробничі запаси", який розподіляється на субрахунки:
201 "Сировина і матеріали";
202 "Обладнання, конструкції і деталі до установки";
203 "Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами";
204 "Будівельні матеріали";
205 "Інші виробничі запаси".
6. На субрахунку 201 "Сировина і матеріали" обліковується сировина та матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва.
В установах культури на цьому субрахунку можуть обліковуватись матеріали, що дорого коштують, отримані зі складу для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам'яток архітектури.
7. На субрахунку 202 "Обладнання, конструкції і деталі до установки" обліковуються будівельні конструкції і деталі, зокрема: металеві, залізобетонні і дерев'яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд; збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної систем (опалювальні котли, радіатори та ін.). На цьому субрахунку також обліковується вітчизняне та імпортне обладнання, що потребує монтажу і передбачене для установлення, та інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва. До обладнання, що потребує монтажу, відноситься таке, що може бути введено в дію тільки після складання його частин і прикріплення до фундаменту або опор будівель і споруд, а також комплекти запасних частин такого обладнання. До складу обладнання включається і контрольно-вимірювальна апаратура або інші прилади, передбачені для монтажу в складі встановленого обладнання.
8. На субрахунку 203 "Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами" у науково-дослідних установах, організаціях, у вищих навчальних закладах обліковується спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами за конкретною темою замовника, до передачі його до наукового підрозділу.
9. На субрахунку 204 "Будівельні матеріали" обліковуються будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призначені для будівельних та монтажних робіт:
1) силікатні матеріали - цемент, пісок, гравій, вапно, камінь, цегла, черепиця;
2) лісові матеріали - ліс круглий, пиломатеріали, фанера і т.ін.;
3) будівельний метал - залізо, жесть, сталь, цинк листовий і т.ін.;
4) металовироби - цвяхи, гайки, болти, залізні вироби і т.ін.;
5) санітарно-технічні матеріали - крани, муфти, трійники і т.ін.;
6) електротехнічні матеріали - кабель, лампи, патрони, ролики, шнур, провід, запобіжники, ізолятори і т.ін.;
7) хімічно-москательні та інші аналогічні матеріали - фарби, оліфа, толь і т.ін;
8) інші аналогічні матеріали.
На цьому субрахунку в підсобних сільських господарствах обліковується посадковий матеріал, придбаний за рахунок капітальних вкладень для закладення садів, ягідників, виноградників і т.ін.
10. На субрахунку 205 "Інші виробничі запаси" обліковуються усі інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та для капітального будівництва і не ввійшли у запаси, що обліковуються на субрахунках 201-204.
11. Молодняк усіх видів тварин і тварини на відгодівлі, птахи, кролі, хутрові звірі, сім'ї бджіл, доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації незалежно від їх вартості обліковуються на рахунку 21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі" з розподілом на субрахунки:
211 "Молодняк тварин на вирощуванні";
212 "Тварини на відгодівлі";
213 "Птиця";
214 "Звірі";
215 "Кролі";
216 "Сім'ї бджіл";
217 "Доросла худоба, вибракувана з основного стада";
218 "Худоба, прийнята від населення для реалізації".
12. На субрахунку 211 "Молодняк тварин на вирощуванні" ведеться облік наявності, надходження і вибуття молодняка великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз та коней за групами:
1) велика рогата худоба, телички (за роками народження); бички (за роками народження); нетелі, корови первістки для реалізації;
2) свині: поросята до двох місяців (до відлучки від матки); поросята від двох до чотирьох місяців; ремонтні свинки; ремонтні кабанчики; свиноматки, що перевіряються; молодняк свиней на відгодівлі;
3) вівці і молодняк народження поточного року; молодняк народження минулих років і ярки (до переведення в основне стадо). Облік за кожною групою ведеться окремо за рунами: тонкорунні, напівтонкорунні, напівгрубововняні, грубововняні;
4) кози: молодняк народження поточного року; молодняк народження минулого року;
5) коні: молодняк робочих коней (за роками народження і статтю); молодняк племінних коней (за роками народження і статтю).
Молодняк племінних тварин усіх видів обліковується також за породами.
На цьому субрахунку відображається приплід молодняку (лошат), якщо в установі є робочі коні, які утримуються за рахунок бюджетних коштів і обліковуються у складі основних засобів.
13. На субрахунку 212 "Тварини на відгодівлі" ведеться облік наявності, надходження і вибуття дорослої худоби, переведеної з основного стада на відгодівлю і нагул за видами худоби:
1) велика рогата худоба на відгодівлі і нагулі;
2) свині на відгодівлі;
3) вівці на нагулі та відгодівлі;
4) кози на нагулі та відгодівлі.
14. На субрахунку 213 "Птиця" ведеться облік наявності, надходження і вибуття всієї птиці, як молодняка, так і дорослої, за такими обліковими групами:
1) кури яєчного напрямку: молодняк; маточне стадо несучок; промислове стадо несучок; ремонтний молодняк;
2) кури м'ясного напрямку: молодняк; м'ясні курчата (бройлери); маточне стадо;
3) качки: молодняк; доросле стадо;
4) гуси: молодняк; доросле стадо;
5) індики: молодняк; доросле стадо;
6) цесарки: молодняк; доросле стадо;
7) перепілки: молодняк; доросле стадо.
15. На субрахунку 214 "Звірі" ведеться облік наявності, надходження і вибуття хутрових звірів за видами:
молодняк;
основне стадо.
16. На субрахунку 215 "Кролі" ведеться облік кролів за породами та за видами:
молодняк;
основне стадо.
17. На субрахунку 216 "Сім'ї бджіл" обліковуються бджолині сім'ї за кількістю сімей та їх вартістю в цілому на пасіці.
18. На субрахунку 217 "Доросла худоба, вибракувана з основного стада" ведеться облік поголів'я і первісної вартості продуктивних тварин і робочої худоби, вибракуваних і реалізованих або забитих на м'ясо в господарстві без відгодівлі, за видами.
19. На субрахунку 218 "Худоба, прийнята від населення для реалізації" ведеться облік руху тварин за видами, прийнятих від населення для реалізації.
20. Для обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, тобто малоцінних предметів, які не ввійшли до складу необоротних активів, оскільки строк їх корисної експлуатації становить менше одного року, передбачений рахунок 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" з поділом на субрахунки:
221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі і в експлуатації";
222 "Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення".
Для відображення господарських операцій ці субрахунки можуть поділятися на додаткові рахунки третього, четвертого порядків.
21. На субрахунку 221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі і в експлуатації" обліковуються, з розподілом на групи, предмети, строк корисної експлуатації яких не перевищує один рік:
1) знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);
2) пилки, сучкорізи, троси для сплаву;
3) спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;
4) предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;
5) господарський інвентар - предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;
6) сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект);
7) інші предмети, термін корисної експлуатації яких, як очікується, не перевищує один рік.
22. Субрахунок 222 "Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення" може застосовуватися установами для обліку предметів, що мають специфічне та обмежене призначення лише в окремих галузях і короткотерміновий строк застосування.
23. Матеріали і продукти харчування, що знаходяться в установі, обліковуються на рахунку 23 "Матеріали і продукти харчування", який поділяється на субрахунки:
231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей";
232 "Продукти харчування";
233 "Медикаменти і перев'язувальні засоби";
234 "Господарські матеріали і канцелярське приладдя";
235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали";
236 "Тара";
237 "Матеріали в дорозі";
238 "Запасні частини до машин і обладнання";
239 "Інші матеріали.
24. На субрахунку 231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей" обліковуються реактиви і хімікати, скло і хімпосуд, метали, електроматеріали і радіоматеріали, радіолампи, фотоприладдя, папір для видання навчальних програм, посібників, наукових та інших робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети і науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування.
25. На субрахунку 232 "Продукти харчування" обліковуються продукти харчування установ, у кошторисах яких для надання державних послуг передбачені видатки за кодом економічної класифікації видатків 1133 "Продукти харчування".
26. На субрахунку 233 "Медикаменти і перев'язувальні засоби" обліковуються медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, дезінфекційні засоби, сироватки, вакцини, кров, плівка для рентгенівських знімків, матеріали для проведення аналізів та перев'язувальні засоби, дрібний медичний інвентар (термометри, ланцети, пінцети, голки тощо) установ, у кошторисах яких ці видатки передбачені за кодом економічної класифікації видатків 1132 "Медикаменти та перев'язувальні матеріали". На цьому субрахунку також обліковуються допоміжні та аптекарські матеріали в медичних закладах, які мають свої аптеки.
Облік медикаментів та перев'язувальних засобів додатково ведеться за окремими порядками, установленими Міністерством охорони здоров'я України.*
-------------------------------
* Нині діють Інструкція по обліку медикаментів, перев'язувальних засобів та виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах, що знаходяться на державному бюджеті СРСР, затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР від 02.06.87 N 747 та Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затверджений наказом Міністерства охорони здоров'я України від 30.06.94 N 117 , зареєстрований в Міністерстві юстиції України 28.07.94 N 174/383.
27. На субрахунку 234 "Господарські матеріали і канцелярське приладдя" обліковуються господарські матеріали і канцелярське приладдя, що використовуються для поточних потреб установи (електричні лампи, мило, щітки та ін.), будівельні матеріали для капітального і поточного ремонту.
На цьому субрахунку обліковуються медикаменти і перев'язувальні засоби установ, кошти на які передбачені у кошторисах за кодом економічної класифікації видатків 1131 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар".
У невеликих установах канцелярське приладдя (папір, олівці та ін.) та медикаменти (за виключенням спирту та медикаментів, що мають велику вартість), придбані і одночасно видані на поточні потреби, можуть зразу списуватися на фактичні видатки з відображенням їх загальної вартості за дебетом і кредитом субрахунку 234.
На документах, що підтверджують придбання і одержання цих цінностей, повинен бути підпис особи, яка одержала ці матеріали.
28. На субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали" обліковуються всі види палива, пального і мастильних матеріалів, що знаходяться на складах або в коморах (дрова, вугілля, торф, бензин, газ, мазут, автол і т.ін.), а також безпосередньо у матеріально відповідальних осіб.
29. На субрахунку 236 "Тара" обліковується, з розподілом за групами або видами, поворотна тара, обмінна тара (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки і т.ін.), як порожня, так і та, що вміщує матеріальні цінності.
30. На субрахунку 237 "Матеріали в дорозі" обліковуються матеріали, оплачені установами за поставки, які не надійшли до кінця місяця на склад, але підтверджені транспортними документами, а також матеріали, одержані на склади груп централізованого постачання і господарського обслуговування і не розподілені за установами. При надходженні матеріалів вони розписуються за відповідними субрахунками обліку матеріалів.
31. На субрахунку 238 "Запасні частини до машин і обладнання" обліковуються запасні частини, призначені для ремонту і заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних та ін.), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, камери і обідні стрічки тощо), що не обліковуються на субрахунку 105 "Транспортні засоби".
Облік запасних частин ведеться за найменуваннями, марками, заводськими номерами, кількістю, вартістю і матеріально відповідальними особами.
32. На субрахунку 239 "Інші матеріали" обліковується сіно, овес, інші види кормів та фуражу для худоби та інших тварин, насіння, добрива, а також інші матеріали, не передбачені субрахунками 231-238.
33. Для обліку виробів виробничих (навчальних) майстерень призначено рахунок 24 "Готова продукція".
Облік готових виробів, виготовлених у виробничих (навчальних) майстернях, а також готової друкованої продукції ведеться на субрахунку 241 "Вироби виробничих (навчальних) майстерень".
34. Для обліку протягом року продукції сільських і навчально-дослідних господарств призначено субрахунок 251 "Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств" рахунку 25 "Продукція сільськогосподарського виробництва".
35. При обліку запасів, що отримані як гуманітарна допомога враховуються вимоги Закону України "Про гуманітарну допомогу", галузевих порядків, розроблених окремими міністерствами і затверджених постановами Кабінету Міністрів України та "Порядку бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги", затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 N 113 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 12.01.2000 за N 12/4233.
Запаси приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов'язково входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку.
Бухгалтерією та матеріально відповідальними особами облік запасів, отриманих як гуманітарна допомога, ведеться за загальним порядком, але окремо від запасів, придбаних установою за рахунок коштів загального або спеціального фонду кошторису доходів та видатків.
36. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно в установленому чинним законодавством порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на:
первісну вартість,
справедливу вартість,
відновлювальну вартість.
37. Балансова вартість - це вартість запасів, за якою вони відображаються у балансі.
38. Первісна вартість - це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.
39. Справедлива вартість - первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.
40. Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.
41. Переоцінка запасів установи може проводитися на виконання нормативно-правових актів України ( якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застарілі та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна (справедлива, відновлювальна) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.
42. Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник (в установах, у яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена - особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують запаси, особи, на котрих покладена відповідальність за збереження запасів, та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).
Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні. При встановленні цін на однотипні предмети вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.
За результатами переоцінки комісією складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.
Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об'єктивність визначення реальної вартості запасів - на керівника установи і голову комісії.
43. Відпуск запасів у використання, виробництво, продаж або інше вибуття здійснюється за балансовою вартістю або за методом середньозваженої собівартості.
44. Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.
Метод середньозваженої собівартості застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів.
45. Молодняк тварин, одержаний від приплоду в своєму господарстві, оприбутковується за плановою собівартістю в день отелення, опоросу, окоту на підставі акта на приплід. Молодняк тварин і тварини на відгодівлі щомісяця зважуються. Приріст ваги приєднується до початкової їх ваги на підставі акта. Вартість приросту ваги визначається виходячи з фактичного приросту ваги тварин за звітний місяць за плановою собівартістю одиниці приросту.
Падіж молодняку тварин і тварин на відгодівлі розглядається як втрати виробництва, вартість їх відноситься на збільшення собівартості вирощеного поголів'я. При падежу тварин з вини матеріально відповідальних осіб збитки, завдані господарству, стягуються з винних осіб у порядку, встановленому чинним законодавством України.
Молодняк худоби, що переходить на наступний рік для подальшого вирощування і відгодівлі, а також молодняк худоби, що переводиться у звітному році до основного стада, оцінюється за фактичною собівартістю, але не вище заготівельних цін на худобу, що продається державі.
46. Тара обліковується за цінами, які зазначені в рахунках постачальників. При поверненні або реалізації тари різниця між ціною придбання і ціною, за якою тара реалізована, відноситься на фактичні видатки.
47. Продукція виробничих (навчальних) майстерень обліковується за фактичною собівартістю.
48. Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств обліковується протягом року за плановою собівартістю. На підставі річних калькуляцій планова собівартість продукції коректується в кінці року до фактичної собівартості.
49. Витрати з наймання транспорту для перевезення запасів не збільшують вартість придбаних запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, за якими вони були передбачені у кошторисі.
50. Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) запасів, не зараховуються до вартості запасів і відносяться на фактичні видатки установи за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих матеріальних цінностей, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачене чинним законодавством України).
51. Запаси в установах обліковуються за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії.
52. Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.
53. Виявлені, під час отримання матеріальних цінностей, кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальників оформлюються Актом про приймання матеріалів. Акт складається приймальною комісією в двох примірниках з обов'язковою участю завідуючого складом та представника постачальника або незацікавленої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, інший - для направлення претензійного листа постачальнику.
54. Облік запасів установи (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів) за місцем відповідального зберігання (знаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів за найменуваннями, сортами, кількістю. Працівниками бухгалтерії періодично здійснюється перевірка фактичної наявності запасів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку.
55. Облік дорогоцінних металів та порядок списання матеріальних цінностей, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, визначений окремими положеннями, встановленими Міністерством фінансів України.*
----------------------------------
* Нині діють Положення про порядок приймання і переробки відходів і лому дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, а також про порядок розрахунків із здавальниками за прийняті від них дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння у вигляді відходів і лому, затверджене наказом Міністерства фінансів України, Міністерства економіки України, Державного комітету України з матеріальних ресурсів, Національного банку України від 23.06.94 N 54/11/161/91/15 та зареєстроване у Міністерстві юстиції України 08.07.94 за N 158/367, та Положення про порядок збирання і здавання відходів і лому дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затверджене наказом Міністерства фінансів України, Міністерства економіки України, Державного комітету України з матеріальних ресурсів, Національного банку України та Державного комітету України по рідкісних, дорогоцінних металах та дорогоцінному камінню від 23.06.94 N 54/11/161/91/15 та зареєстроване в Міністерстві юстиції України 08.07.94 за N 159/368.
56. Видача запасів з місць відповідального зберігання (знаходження) проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи. Для бюджетних установ, поряд з формами, встановленими наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів", застосовуються наступні форми:
1) Накладна (вимога), що призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках.
2) Меню-вимога на видачу продуктів харчування, яка призначена для видачі продуктів харчування зі складу. Меню-вимога складається щодня на підставі даних про кількість людей, що харчуються, та натуральних норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписом осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається в бухгалтерію в строки, встановлені графіком документообігу, але не рідше як п'ять раз на місяць. Приймаючи меню-вимогу, бухгалтерія обов'язково проводить звірку кількості осіб, що харчувались згідно з даними меню-вимоги, з фактичною наявністю на певну дату осіб, яким призначене харчування.
3) Забірна картка призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця.
Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, другий - в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску - строком на місяць.
У межах установленого ліміту запаси видаються при пред'явленні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установлений ліміт здійснюється за накладною (вимогою).
Виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю, а за відсутності таких документів установою самостійно.
57. Списання з бухгалтерського обліку витраченого пального здійснюється на підставі подорожніх листів за фактичною витратою, але не більше норм витрат, установлених для окремих марок автотранспорту.
58. При передачі в експлуатацію малоцінні та швидкозношувальні предмети вартістю до 10 гривень включно за одиницю (комплект) списуються з бухгалтерського обліку одразу на зменшення фонду у малоцінних та швидкозношуваних предметах на підставі документів, що підтверджують їх використання: роздавальних відомостей, актів витрачання предметів при проведеному ремонті, актів на списання цінностей та ін.
В експлуатації такі предмети (крім тих, що виготовлені з пластмаси, картону та паперу) знаходяться на збереженні у осіб, відповідальних за їх експлуатацію та збереження, і обліковуються у книгах кількісного обліку.
59. У бухгалтерії облік запасів установи ведеться в кількісному і сумарному вимірах за найменуваннями запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб.
60. Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (знаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальними особами кожного місяця надаються в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.
61. Додатково облік запасів установи може здійснюватися за номенклатурними номерами.
Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни.
Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета у підгрупі.
62. Для аналітичного обліку запасів, у т.ч. матеріалів у дорозі, бухгалтерією та/або матеріально відповідальними особами бюджетних установ застосовуються: Книги кількісно-сумового обліку, Картки кількісно-сумового обліку, Книги обліку тварин, Книги складського обліку запасів, оборотні та накопичувальні відомості, Журнали реєстрації битого посуду.
Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Опису карток з обліку запасів. У централізованих бухгалтеріях такі Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку книги кількісно-сумового обліку або картки можуть не застосовуватися.
63. Книги або картки кількісно-сумового обліку застосовуються для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні і відгодівлі, продуктів харчування), у т.ч. матеріалів у дорозі. Вони ведуться за видами, кількістю та вартістю запасів.
64. Аналітичний облік молодняку тварин за субрахунком 211 "Молодняк тварин на вирощуванні" (що ведеться у розрізі видів і вікових груп), тварин на відгодівлі за субрахунком 212 "Тварини на відгодівлі" (ведеться тільки за видами) та інших тварин за субрахунками 213 "Птиця", 214 "Звірі", 215 "Кролі", 216 "Сім'ї бджіл", 217 "Доросла худоба, вибракувана з основного стада", 218 "Худоба, прийнята від населення для реалізації", ведеться у "Книзі обліку тварин" таким чином, щоб забезпечити можливість одержання даних про живу вагу, приріст та зріст тварин.
65. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів вартістю до 10 гривень включно за одиницю (комплект) (згідно п.55 даної Інструкції) здійснюється матеріально відповідальними особами у Книзі складського обліку запасів за найменуваннями предметів та кількістю.
66. Аналітичний облік продуктів харчування у бухгалтерії установи ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, вартістю та матеріально відповідальними особами в оборотних відомостях. Записи в оборотні відомості проводяться на підставі даних накопичувальних відомостей з надходження та витрачання продуктів харчування. В оборотних відомостях щомісячно підраховуються обороти і визначаються залишки на початок місяця.
Оборотні відомості, з метою перевірки правильності записів у регістрах аналітичного обліку матеріальних цінностей та даних синтетичного обліку, можуть складатися за всіма субрахунками рахунків класу 2 "Запаси".
67. Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.
68. Сировина, матеріали, паливо, корма, фураж, продукти харчування, медикаменти та інші запаси, що належать установі, підлягають систематичній інвентаризації у строки і за порядком, установлені нормативно-правовими актами України.*
------------------------------
* Нині діє Типова інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 і зареєстрована Міністерством юстиції України 16.11.98 за N 728/3168.
Інвентаризація проводиться у разі зміни відповідальної особи, в інших випадках, передбачених чинним законодавством (при стихійних лихах, крадіжках, відсутності матеріально відповідальних осіб та ін.). За результатами інвентаризації складається інвентаризаційний опис або акт, який затверджується керівником установи.
69. Списання з балансу установи малоцінних і швидкозношуваних предметів, інструментів, виробничого, господарського інвентарю та інших запасів, що стали непридатними, здійснюється на підставі Актів списання (якщо інший порядок списання не встановлено відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади).
Акти складаються постійно діючою комісією, призначеною наказом керівника установи, і затверджуються керівником установи. У них вказуються дані, що характеризують запаси: найменування, матеріал виготовлення, рік придбання установою, кількість та вартість. Детально вказуються причини списання та спосіб знищення непридатних запасів (якщо реалізація їх неможлива).
Суми, отримані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не встановлено чинним законодавством України).
70. При списанні битого посуду використовуються дані Журналу реєстрації битого посуду. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу і щоквартально (або щомісячно) складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.
71. За результатами місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів групуються у накопичувальні відомості - меморіальні ордери, форми та порядок застосування яких встановлено наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 N 68 "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31.08.2000 за N 570/4791.
Записи в ці відомості проводяться за кожним документом і відповідним субрахунком бухгалтерського обліку.
72. Облік операцій з вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів відображається у Накопичувальній відомості про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф.439 (бюджет) - меморіальний ордер 10.
73. Операції з надходження продуктів харчування відображаються у Зведенні накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. 398 (бюджет) - меморіальний ордер 11.
74. Для обліку операцій з вибуття та переміщення продуктів харчування призначено Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування ф. 411 (бюджет) - меморіальний ордер 12.
75. Вибуття та переміщення інших запасів (крім продуктів харчування та малоцінних і швидкозношуваних предметів) відображаються у Накопичувальній відомості витрачання матеріалів ф.396 (бюджет) - меморіальний ордер 13.
76. Підсумки за субрахунками за результатами місяця з меморіальних ордерів записуються до книги "Журнал-головна" ф.308 (бюджет).
| Начальник управління методології по виконанню бюджету, бухгалтерського обліку та звітності | О.О.Чечуліна |