Про затвердження Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ

Відповідно до Бюджетного кодексу України, Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", завдань, покладених на Державне казначейство України Указом Президента України від 27.04.95 N 335/95 "Про Державне казначейство України" та Положенням про Державне казначейство, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31.07.95 N 590, і вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.98 N 1706 "Про затвердження Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів", з метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ

1. Затвердити Інструкцію з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ (додається).

2. Управлінню методології по виконанню бюджетів, бухгалтерського обліку та звітності Державного казначейства України Інструкцію з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ подати на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Органам Державного казначейства України та місцевим фінансовим органам Інструкцію з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ довести до відома підвідомчих установ та організацій.

4. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, бюджетним установам, що отримують кошти з державного та/або місцевих бюджетів, дотримуватись вимог Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ.

1.1. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами (далі - установи) бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства, розрахунків з дебіторами та інших активів.

1.2. Терміни, які використовуються у цій Інструкції, мають таке визначення:

Готівка - грошові знаки (банкноти, монети).

Касові операції - операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівки шляхом проведення розрахунків через касу установи.

Касові видатки - усі суми, проведені органом Державного казначейства або установою банку з реєстраційного, спеціального реєстраційного, поточного рахунку як готівкою, так і шляхом безготівкової оплати рахунків.

Особові рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства головним розпорядникам бюджетних коштів та розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, для подальшого їх розподілу та перерахування на реєстраційні рахунки.

Реєстраційні рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання загального фонду кошторисів.

Спеціальні реєстраційні рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання спеціального фонду кошторисів.

Рахунки одержувачів коштів - рахунки, що відкриваються в органах Державного казначейства України одержувачам коштів бюджету за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання плану використання бюджетних коштів.

Поточні рахунки - рахунки, які відповідно до чинного законодавства України можуть відкриватися бюджетним установам в установах банків для зберігання грошових коштів та здійснення видатків, передбачених їх кошторисами.

Депозитні рахунки - рахунки, які відкривають в органах Державного казначейства та/або установах банків за коштами, які отримали бюджетні установи в тимчасове зберігання згідно з законодавством (без права користування цими коштами, що перебувають на цих рахунках) і з настанням відповідних умов належать поверненню або перерахуванню за призначенням.

Кошти в дорозі - кошти, які перераховані в останні дні місяця на реєстраційні, спеціальні реєстраційні, поточні рахунки установи, а також не розподілені на рахунках в органах Державного казначейства України, але будуть зараховані на ці рахунки в наступному місяці.

Дебіторська заборгованість - фінансовий актив установи, що виникає унаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, серед яких одна, що є власником активу, після настання відповідних умов угоди має право на отримання платежів, товарів, робіт та послуг.

Прострочена дебіторська заборгованість - це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов'язкового платежу згідно з укладеними договорами, або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату.

Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув, - дебіторська заборгованість, що обліковується після закінчення терміну позовної давності.

Безнадійна дебіторська заборгованість - поточна дебіторська заборгованість, щодо якої є впевненість про неповернення її боржником або за якою строк позовної давності минув.

Авансові платежі - грошова сума, яку перераховують згідно з договором наперед у рахунок майбутніх розрахунків за товари (роботи, послуги), які мають бути отримані (виконані, надані).

Попередня оплата - оплата товарів (робіт та послуг), готових до відвантаження (надання) установі після отримання платежу, відповідно до чинного законодавства.

Смарт-картка - це пластикова картка з влаштованим мікропроцесором, який містить інформацію про суму грошових коштів у файлі на рахунку.

Підзвітна сума - кошти, видані працівникові установи на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати.

Підзвітна особа - працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

1.3. Кошти, розрахунки та інші активи розподіляються на групи:

грошові кошти в касі;

грошові кошти на рахунках в установах банків та органах Державного казначейства;

інші кошти;

короткострокові векселі одержані;

розрахунки з різними дебіторами.

1.4. Для обліку коштів, розрахунків та інших активів застосовуються рахунки класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, який об'єднує такі синтетичні рахунки:

30 "Каса";

31 "Рахунки в банках";

32 "Рахунки в казначействі";

33 "Інші кошти";

34 "Короткострокові векселі одержані";

35 "Розрахунки з покупцями та замовниками";

36 "Розрахунки з різними дебіторами".

1.5. Облік операцій з коштами, розрахунками та іншими активами установи здійснюється у грошовій одиниці України. Перерахунок активів, що отримані в іноземній валюті, в грошову одиницю України для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється за Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 N 126 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06.08.2001 за N 670/5861.

2.1. Рух і наявність грошових коштів у готівці, які зберігаються в касі установи, як у національній так і в іноземній валюті, обліковуються на рахунку 30 "Каса".

2.2. Готівка, одержана установами, повинна витрачатися суворо за цільовим призначенням у відповідності до кошторисів бюджетних установ (далі - кошториси).

При казначейському обслуговуванні кошторисів уся виручка, що надходить готівкою до каси установи, повинна бути зарахована на рахунки, відкриті установі в органах Державного казначейства (установах банків).

Використання виручки, що надходить готівкою без попереднього зарахування її на рахунки, забороняється.

2.3. Установа може мати в своїй касі готівку в межах установлених лімітів (за винятком готівки для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсії, стипендії, що зберігаються в касі понад ліміт протягом трьох днів).

При прийманні готівки до каси необхідно керуватись Правилами визначення платіжності та обміну банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 17.11.2004 N 547 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 06.12.2004 за N 1549/10148.

Для установ і організацій, які обслуговуються органами Державного казначейства України, порядок установлення ліміту каси визначено у Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства, затвердженому наказом Державного казначейства України від 02.12.2002 N 221 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 17.12.2002 за N 976/7264 (із змінами).

Розрахунок і установлення ліміту каси проводяться установами (організаціями), які обслуговуються в органах Державного казначейства, самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером, а якщо немає такої посади, - особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку і звітності, та керівником установи (організації) або уповноваженою ним особою відповідно до вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320.

У розрахунку зазначається визначений у договорі про здійснення розрахунково-касового обслуговування між органом Державного казначейства та клієнтом строк здавання установою/організацією готівкової виручки (готівки) в банк для зарахування її на рахунки, відкриті в органах Державного казначейства.

Ліміт каси встановлюється залежно від режиму та специфіки роботи клієнтів, віддаленості від установи банку, що здійснює готівкове обслуговування, а також обсягу касових оборотів за всіма рахунками, термінів здачі готівки тощо.

2.4. Порядок оформлення та ведення касових операцій в установі здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320.

2.5. Касові операції оформляються прибутковими касовими ордерами та видатковими документами.

До прибуткових касових документів належить прибутковий касовий ордер ( ф. КО-1).

До видаткових документів належать: видатковий касовий ордер ( ф. КО-2, розрахунково-платіжна відомість ( ф. П-49, платіжна відомість ( ф. П-53.

Прибуткові касові ордери та видаткові документи реєструються у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3 або ф. КО-3а).

Облік касових операцій установи ведеться у книзі ( ф. КО-4). Установа чи організація, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу.

При електронній формі ведення касових операцій "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира" протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року формується підшивка за рік і передається для зберігання протягом 36 місяців до архіву установи. Починаючи з нового календарного року, касова книга на електронних носіях ведеться з 1-го числа.

В установах, де готівку через велику кількість підрозділів видають довірені особи (роздавачі), касиром установи ведеться Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей ( ф. КО-5.

Типові форми перелічених документів установлені наказами Державного комітету статистики України від 15.02.96 N 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій", від 22.05.96 N 144 "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі".

2.6. Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи. З касиром укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність, який зберігається в його особистій справі.

В установі повинні бути створені відповідні умови, які гарантують збереження готівки в касі (окреме приміщення з охоронною сигналізацією для каси, сейфа тощо).

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів в установах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника призначається комісія, яка після перевірки каси складає акт.

В умовах автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

2.7. Для обліку касових операцій передбачено рахунок 30 "Каса", який розподіляється на субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

2.8. На субрахунку 301 "Каса в національній валюті" ведеться облік наявності та руху готівки в національній валюті в касі установи.

На субрахунку 302 "Каса в іноземній валюті" обліковуються наявність та рух готівки в іноземній валюті в касі установи. За кожним найменуванням валюти в обліку установи ведуться окремі рахунки третього порядку в залежності від виду валюти (302-1, 302-2, 302-3 та інші).

2.9. За дебетом субрахунків рахунку 30 відображаються суми надходження готівки в касу установи, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 31, 32, 35, 36, 63, 65, 66, 67, 71, 80, 81, 82. За кредитом субрахунків рахунку 30 відображаються суми, видані з каси установи, при цьому дебетуються відповідні субрахунки рахунків 31, 32, 33, 35, 36, 63, 65, 66, 67.

Курсова різниця на готівку, що зберігається в касі установи, відображається в кореспонденції з субрахунком 442 "Інша переоцінка".

2.10. Облік цільового використання готівки ведеться у Картці аналітичного обліку готівкових операцій, форма і порядок заповнення якої встановлені наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 N 100 "Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2000 за N 747/4968.

Записи в Картці здійснюються за кожною операцією надходження або видачі готівки з каси установи в розрізі кодів бюджетної класифікації (окремо за загальним та спеціальним фондами). Також у розрізі кодів виводиться залишок готівки на початок і кінець дня.

У централізованих бухгалтеріях складаються картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів і загальна картка за всіма установами, що обслуговуються.

2.11. На підставі перевіреного звіту касира щоденно здійснюється запис у Накопичувальну відомість за касовими операціями ф. 380 (бюджет) - меморіальний ордер N 1.

При наявності декількох видів валют складаються окремі меморіальні ордери для кожного виду валюти, які нумеруються відповідно N 1-1, 1-2, 1-3, 1-4 та інші.

Дані меморіальних ордерів щомісяця переносяться до книги "Журнал-головна".

3.1. На рахунках цієї групи обліковуються рух і наявність коштів, які перебувають на особових, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунках, відкритих в органах Державного казначейства, або поточних рахунках, відкритих в установах банків (якщо відкриття рахунків у банках не суперечить чинному законодавству України), і використовуються у встановленому порядку.

3.2. На рахунки зараховується сума коштів, яка фактично надійшла на ім'я установи (у тому числі кошти, що вносяться на відновлення касових видатків поточного року).

Суми коштів, які надходять на відновлення касових видатків загального фонду, проведених у минулих бюджетних періодах, перераховуються до доходів відповідного бюджету.

3.3. Списання коштів з рахунків установи на оплату видатків проводиться у відповідності до затверджених кошторисів.

Крім того, з рахунків установи можуть бути списані кошти за операціями з:

безспірного списання коштів у випадках, установлених чинним законодавством України;

помилкового або зайвого надходження коштів на ім'я установи;

перерахування коштів розпорядникам бюджетних коштів вищого рівня або підвідомчим установам згідно з нормативно-правовими актами, наказами, та іншими розпорядчими документами розпорядників бюджетних коштів вищого рівня.

3.4. Відкриття реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків визначено в Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства, затвердженому наказом Державного казначейства України від 02.12.2002 N 221 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 17.12.2002 за N 976/7264.

Порядок відкриття поточних рахунків в установах банків визначено Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 N 492 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 17.12.2003 за N 1172/8493.

Порядок проведення операцій на поточних рахунках, відкритих в установах банків, визначається нормативними документами Національного банку України відповідно до чинного законодавства.

3.5. Для обліку руху і наявності коштів на поточних рахунках в установах банків передбачений рахунок 31 "Рахунки в банках" з розподілом на субрахунки:

311 "Поточні рахунки на видатки установи";

312 "Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам";

313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги";

314 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень";

315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум";

316 "Поточні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду";

318 "Поточні рахунки в іноземній валюті";

319 "Інші поточні рахунки".

3.6. На субрахунку 311 "Поточні рахунки на видатки установи" обліковуються кошти загального фонду бюджету, що надійшли в розпорядження установи на її утримання та/або на централізовані заходи, що передбачені загальним фондом кошторису.

На субрахунку 312 "Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам" головними розпорядниками бюджетних коштів та розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, обліковуються кошти, що надійшли для переказів підвідомчим установам.

На субрахунку 313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" обліковуються кошти, що надійшли на ім'я установи як: плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями; кошти, що отримують бюджетні установи від господарської та/або виробничої діяльності; плата за оренду майна бюджетних установ; кошти, що отримують бюджетні установи від реалізації майна.

На субрахунку 314 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень" обліковуються кошти, які надійшли на ім'я установи для виконання окремих доручень, а також як гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, що згідно з чинним законодавством отримують бюджетні установи (у грошовій та в натуральній формі).

На субрахунку 315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум" обліковуються депозитні кошти, які надійшли на ім'я установи і з настанням відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням.

На субрахунку 316 "Поточні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду" обліковуються кошти установ, що відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету.

На субрахунку 318 "Поточні рахунки в іноземній валюті" обліковуються кошти установи в іноземній валюті на рахунку в установі банку.

На субрахунку 319 "Інші поточні рахунки" обліковуються інші кошти, що перебувають в установах банків на поточних рахунках, відкритих на ім'я установи і не зазначених в субрахунках 311-318.

Субрахунки рахунку 31 (крім 318, 319) використовуються тільки тими установами, які згідно з чинним законодавством України не переведені на казначейське обслуговування кошторисів.

3.7. Для обліку руху і наявності коштів установи, які зберігаються на рахунках, відкритих в органах Державного казначейства України, призначено рахунок 32 "Рахунки в казначействі" з розподілом на субрахунки:

321 "Реєстраційні рахунки";

322 "Особові рахунки";

323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги";

324 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень";

325 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум";

326 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду";

328 "Інші рахунки в казначействі".

3.8. На субрахунку 321 "Реєстраційні рахунки" обліковуються кошти, отримані із загального фонду бюджету на утримання установи та на централізовані заходи відповідно до кошторису.

На субрахунку 322 "Особові рахунки" головними розпорядниками бюджетних коштів та розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, які мають підвідомчі установи, обліковуються кошти, призначені для переказів підвідомчим установам.

На субрахунку 323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" обліковуються кошти, що надійшли установі як плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями; кошти, що отримують бюджетні установи від господарської та/або виробничої діяльності; плата за оренду майна бюджетних установ; кошти, що отримують бюджетні установи від реалізації майна.

На субрахунку 324 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень" обліковуються кошти, які надійшли установі для виконання окремих доручень, а також як гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, що згідно з чинним законодавством отримують установи (в грошовій та в натуральній формі).

На субрахунку 325 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум" обліковуються депозитні кошти, які надійшли на ім'я установ і з настанням відповідних умов підлягають поверненню або перерахуванню за призначенням.

На субрахунку 326 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду" обліковуються кошти установи, що належать до інших надходжень спеціального фонду бюджету.

На субрахунку 328 "Інші рахунки в казначействі" обліковуються кошти, що надходять на ім'я установи і не зазначені в субрахунках 321-326.

3.9. У залежності від кількості рахунків, відкритих в органах Державного казначейства (установах банків) за кожним видом коштів (кошти загального та спеціального фондів за джерелами формування спеціального фонду), субрахунки рахунків 31 "Рахунки в банках" та 32 "Рахунки в казначействі" розподіляються на рахунки третього порядку (311-1, 311-2, 321-1, 321-2 та інші).

Крім того, якщо нормативно-правовими актами передбачено більшу деталізацію власних коштів установи, ніж порядком відкриття рахунків в органах Державного казначейства (установах банків), то субрахунки рахунків 31 "Рахунки в банках" та 32 "Рахунки в казначействі" додатково розподіляються на рахунки четвертого, п'ятого порядків (313-1-1, 313-1-2, 323-1-1, 323-1-2 та інші).

3.10. За дебетом субрахунків рахунків 31 та 32 обліковуються суми бюджетних асигнувань, власних надходжень та інших доходів, а також суми, що надходять на ім'я установи на відновлення касових видатків. При цьому операції відображаються за кредитом відповідного субрахунку рахунків 30, 33, 35, 36, 50, 52, 60, 63, 64, 65, 67, 68, 70, 71, 72, 74, 80, 81.

За кредитом субрахунків рахунків 31 та 32 відображаються суми проведених оплат видатків установи, суми помилково та зайво перерахованих коштів, внутрішньовідомчі розрахунки, при цьому дебетуються відповідні субрахунки рахунків 30, 35, 36, 50, 52, 60, 63, 64, 65, 67, 68, 70, 71, 81, 82.

Облік коштів, які надходять і використовуються в іноземній валюті, здійснюється згідно з вимогами, визначеними у Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженому наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 N 126та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 06.08.2001 за N 670/5861.

Щомісяця, при зміні курсу іноземної валюти, нараховується курсова різниця на кошти, що перебувають на валютному рахунку: при збільшенні курсу - за дебетом субрахунку 318 "Поточні рахунки в іноземній валюті" та кредитом субрахунку 442 "Інша переоцінка", а при зменшенні курсу проводиться зворотна операція.

Відображення проведених операцій здійснюється в регістрах бухгалтерського обліку згідно з Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядком їх складання, затвердженою наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 N 68 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 31.08.2000 за N 570/4791.

Курсова різниця на кошти, що перебувають на рахунках установи в установах банків, відображається у кореспонденції з субрахунком 442 "Інша переоцінка".

Залишки коштів у бухгалтерському обліку за субрахунками рахунків 31 та 32 повинні відповідати залишкам коштів за випискою органу Державного казначейства та/або установи банку з відповідного реєстраційного, спеціального реєстраційного, особового, поточного рахунку установи.

3.11. Облік касових видатків установи ведеться в Картці аналітичного обліку касових видатків, форма та порядок заповнення якої встановлений наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 N 100 "Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядок їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2000 за N 747/4968.

Облік касових видатків ведеться в розрізі кодів бюджетної класифікації, з виділенням видатків за загальним і спеціальним фондами, за джерелами формування спеціального фонду окремо за кожним рахунком, відкритим в органі Державного казначейства (установі банку) на ім'я установи. У централізованих бухгалтеріях облік касових видатків ведеться додатково в розрізі установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією.

Крім того, якщо нормативно-правовими актами передбачено більшу деталізацію власних коштів установи, ніж порядком відкриття рахунків в органах Державного казначейства (установах банків), то Картки аналітичного обліку касових видатків ведуться додатково за деталізацією згідно з цими нормативно-правовими актами.

У картках підбиваються підсумки за місяць і з початку року. У підсумку видатків суми, що надійшли на відновлення касових видатків, рахуються з мінусом.

Аналітичний облік операцій за сумами, отриманими на виконання окремих доручень, ведеться додатково в розрізі надавачів сум за дорученням.

3.12. Протягом місяця облік операцій з надходження бюджетних асигнувань загального фонду бюджету на особовий, реєстраційний, поточний рахунок установи та здійснення видатків з цих рахунків ведеться в Накопичувальній відомості руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства (установах банків) ф. 381 (бюджет) - меморіальний ордер N 2.

Меморіальні ордери складаються за кожним рахунком окремо: особовим, реєстраційним, поточним.

Облік операцій з отримання власних надходжень та інших коштів спеціального фонду бюджету на спеціальні реєстраційні, поточні рахунки установи, а також перерахування коштів з цих рахунків ведеться в Накопичувальній відомості руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства (установах банків) ф. 382 (бюджет) - меморіальний ордер N 3.

Якщо установі відкрито декілька особових, реєстраційних, спеціальних реєстраційних, поточних рахунків, Накопичувальні відомості ведуться за кожним рахунком окремо, з присвоєнням меморіальним ордерам номерів відповідно N 2-1, 2-2, 2-3, 3-1, 3-2, 3-3 та інші.

4.1. На рахунках цієї групи обліковуються оборотні активи установи у формі еквівалентів грошових коштів, тобто коштів, що містяться в акредитивах, у чекових книжках, в оплачених талонах на бензин (смарт-картках), харчування та ін., оплачених путівках у будинки відпочинку, санаторії, турбази, пансіонати, в оплачених проїзних документах тощо. Також на рахунках цієї групи обліковуються кошти в дорозі.

4.2. Акредитиви можуть застосовуватися установами як за коштами загального, так і спеціального фондів бюджету.

Порядок оформлення акредитивів і строки їх дії для установ, що здійснюють казначейське обслуговування кошторисів, установлюється Державним казначейством України, для установ, рахунки яких згідно з чинним законодавством залишені в установах банків, - Національним банком України.

Умови та порядок проведення акредитивної форми розрахунків передбачаються договором.

Строк дії акредитива встановлюється відповідно до чинного законодавства.

4.3. Для скорочення термінів розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи та надані послуги) застосовують розрахункові чеки (чекові книжки), які використовуються тільки для перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок отримувача коштів і не підлягають сплаті готівкою.

Форми розрахункових чеків затверджуються Національним банком України.

Порядок заповнення розрахункових чеків (чекових книжок) та механізм розрахування ними визначаються нормативними документами Національного банку України відповідно до чинного законодавства.

4.4. При отриманні горючих і мастильних матеріалів деякі установи застосовують смарт-картки. Порядок відображення в обліку придбання горючих і мастильних матеріалів з застосуванням смарт-карти відрізняється від відображення операцій з придбання цих матеріалів за талонами лише тим, що вартість самої смарт-картки потрібно обліковувати як малоцінні і швидкозношувані предмети.

4.5. Грошові документи зберігаються в касі установи у сейфах, металевих шафах, спеціально облаштованих приміщеннях.

На керівника установи та матеріально відповідальних осіб поширюються всі вимоги щодо збереження грошових документів, так само, як і щодо грошових коштів у касі установи.

4.6. Для обліку коштів, інших, ніж ті, що обліковуються на рахунках 30, 31, 32, передбачено рахунок 33 "Інші кошти", який розподіляється на субрахунки:

331 "Грошові документи в національній валюті";

332 "Грошові документи в іноземній валюті";

333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті";

334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

4.7. На субрахунку 331 "Грошові документи в національній валюті" ведеться облік грошових документів установи, що отримані за вартістю в національній валюті.

На субрахунку 332 "Грошові документи в іноземній валюті" ведеться облік грошових документів установи, що отримані за вартістю в іноземній валюті.

4.8. За дебетом субрахунків 331 та 332 відображається сума виставлених акредитивів, отриманих талонів (смарт-карт), путівок та інших грошових документів у національній або іноземній валюті, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 30, 31, 32, 36, 51, 60, 62, 63, 67. За кредитом відображаються використані акредитиви або суми повернутих коштів за невикористаними акредитивами, видані талони, путівки та інші грошові документи, при цьому дебетуються субрахунки рахунків 30, 31, 32, 36, 51, 60, 62, 63, 67, 80, 81.

4.9. На субрахунку 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" обліковуються кошти, які перераховані в останні дні місяця на реєстраційні/поточні рахунки, але будуть зараховані в наступному місяці.

На субрахунку 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті" обліковуються кошти в іноземній валюті, які перераховані в останні дні місяця на реєстраційні/поточні рахунки, а будуть зараховані в наступному місяці.

4.10. За дебетом субрахунків 333 та 334 відображаються грошові кошти в дорозі, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 68, 70, 71. За кредитом, після зарахування грошових сум на відповідні рахунки на підставі виправдних документів, відображається списання грошових коштів в дорозі, при цьому дебетуються субрахунки рахунків 31, 32.

4.11. Аналітичний облік операцій з іншими коштами ведеться у довільній формі за кожним грошовим документом і кожною сумою в дорозі. Записи проводяться в міру здійснення операції, але не пізніше наступного дня.

Записи здійснюються в розрізі видів коштів та кодів бюджетної класифікації.

4.12. У кінці місяця записи за операціями з грошовими документами та грошовими коштами в дорозі групуються у меморіальному ордері форми N 274 (бюджет). Записи здійснюються на підставі виписок органів Державного казначейства (установ банків), звітів матеріально відповідальних осіб, регістрів аналітичного обліку, інших документів.

Дані меморіальних ордерів переносяться до книги "Журнал-головна".

5.1. На рахунку цієї групи обліковуються оборотні активи установи у вигляді короткострокових векселів, що одержані установою відповідно до чинного законодавства України.

5.2. Установи мають право отримувати короткострокові векселі для оформлення грошового боргу за фактично отримані товари, роботи та послуги, якщо інше не передбачено чинним законодавством України.

Порядок здійснення операцій з векселями регламентується Законом України "Про обіг векселів в Україні".

5.3. Для обліку одержаних короткострокових векселів передбачений рахунок 34 "Короткострокові векселі одержані", який розподіляється на субрахунки:

341 "Векселі, одержані в національній валюті";

342 "Векселі, одержані в іноземній валюті".

5.4. На субрахунку 341 "Векселі, одержані в національній валюті" обліковуються короткострокові векселі, одержані в національній валюті.

На субрахунку 342 "Векселі, одержані в іноземній валюті" обліковуються короткострокові векселі, одержані в іноземній валюті.

5.5. За дебетом субрахунків рахунку 34 "Короткострокові векселі одержані" відображаються векселі, отримані установою в рахунок асигнувань загального фонду бюджету або іншого виду доходу (згідно з чинним законодавством України), при цьому кредитується відповідний субрахунок рахунків 70, 71. За кредитом субрахунків рахунку 34 відображається погашення векселем кредиторської заборгованості, при цьому дебетується субрахунок 675.

5.6. Аналітичний облік короткострокових векселів ведеться у прибутково-видатковій книзі довільної форми в розрізі кожного отриманого векселя, видів коштів та кодів бюджетної класифікації. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована, завірена підписами керівника й головного бухгалтера та скріплена печаткою установи.

5.7. Протягом місяця операції про отримані короткострокові векселі групуються у меморіальному ордері форми N 274 (бюджет).

Після закінчення місяця дані меморіального ордеру переносяться до книги "Журнал-головна".

6.1. На рахунках цієї групи обліковуються оборотні активи установи у формі дебіторської заборгованості, тобто вимог установи до інших юридичних чи фізичних осіб щодо грошових коштів, товарів, робіт та послуг. Тут обліковуються розрахунки з покупцями, замовниками, іншими дебіторами: у порядку планових платежів, з підзвітними особами, за відшкодуванням завданих збитків, а також розрахунки з іншими дебіторами установи.

6.2. Усі господарські відносини установи з постачальниками товарів, робіт та послуг з покупцями, замовниками та іншими дебіторами оформляються договорами.

Форми договорів та порядок їх укладання регламентуються Цивільним кодексом України.

6.3. Договори можуть укладатися установами (крім довгострокових) виключно в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами.

Витрати за договорами, укладеними без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, не вважаються бюджетними зобов'язаннями і тому здійснюватися не можуть.

6.4. Розрахунки з юридичними та фізичними особами (крім розрахунків з підзвітними особами) за товари, роботи та послуги здійснюються після їх отримання. Попередня оплата дозволяється у випадках, визначених чинним законодавством України.

6.5. До розрахунків з дебіторами установи належать розрахунки науково-дослідних установ, навчальних закладів професійно-технічної освіти, виробничих майстерень та підсобних господарств з покупцями та замовниками за:

реалізовані матеріальні цінності, товари, виконані роботи та надані послуги, які здійснені установою до надходження від покупців та замовників оплати за них;

перераховані авансові платежі та попередня оплата, які сплатила установа за товари, роботи та послуги, що будуть отримані нею у майбутньому (якщо подібні розрахунки передбачені чинним законодавством України та умовами договору).

6.6. Для обліку розрахунків з покупцями та замовниками призначений рахунок 35 "Розрахунки з покупцями та замовниками", який включає в себе субрахунок 351 "Розрахунки із замовниками з авансів на науково-дослідні роботи".

Субрахунок застосовується виключно в науково-дослідних установах, навчальних закладах професійно-технічної освіти, виробничих (навчальних) майстернях та підсобних (навчальних) сільських господарствах.

6.7. За дебетом субрахунку 351 записуються суми авансових платежів та попередньої оплати, сплачених установою в рахунок виконання договорів з придбання товарів, робіт та надання послуг, і вартість товарів, робіт та послуг, виконаних установою, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 31, 32, 63, 71, 72, 74. За кредитом субрахунку 351 і дебетом субрахунків рахунків 30, 31, 32, 34, 63, 64, 65, 67, 81, 82 відображаються прийняті в рахунок сплаченого установою авансу і попередньої оплати товари, роботи та послуги та отримана плата за виконані установою роботи, послуги та за надані товари.

6.8. Для обліку розрахунків з іншими дебіторами установи призначений рахунок 36 "Розрахунки з різними дебіторами", який розподіляється на субрахунки:

361 "Розрахунки в порядку планових платежів";

362 "Розрахунки з підзвітними особами";

363 "Розрахунки з відшкодування завданих збитків";

364 "Розрахунки з іншими дебіторами".

6.9. Одним з видів розрахунків з дебіторами є розрахунки за плановими платежами, тобто розрахунки, коли умовами договору передбачена оплата товарів не за окремими операціями постачання, а шляхом періодичного перерахування коштів в певні строки і в установлених розмірах незалежно від отриманих товарів.

Такі розрахунки проводяться не за фактичним відвантаженням товарів (на підставі рахунків, рахунків-фактур надання матеріальних цінностей тощо), а шляхом періодичного перерахування коштів у строки і розмірах, передбачених договором та в межах планових асигнувань.

У платіжних дорученнях на перерахування планових платежів у графі "Призначення платежу" установою зазначається "Плановий платіж за договором від __ 200__ р.", а також строк платежу і цільове призначення перерахованих сум.

Щомісяця постачальник і покупець звіряють стан своїх розрахунків на підставі фактично одержаних матеріальних цінностей та проведених проплат і здійснюють перерахунок.

Остаточні (уточнені) розрахунки доцільно проводити в останній платіж місяця, щоб на звітну дату взаємна заборгованість була мінімальною.

Розрахунки з постачальниками в порядку планових платежів обліковуються на субрахунку 361 "Розрахунки в порядку планових платежів".

6.10. За дебетом субрахунку 361 і кредитом субрахунків рахунків 31, 32 відображаються кошти, перераховані в рахунок планових платежів. За кредитом субрахунку 361 та дебетом відповідних субрахунків рахунку 23 відображаються отримані матеріальні цінності.

6.11. До розрахунків з дебіторами установи відносяться розрахунки з підзвітними особами, для операцій з якими призначений субрахунок 362 "Розрахунки з підзвітними особами".

6.12. Суми під звіт видаються з каси установи або зараховуються на картковий рахунок на оплату видатків, які неможливо або недоцільно проводити шляхом безготівкових розрахунків, і тільки працівникам, що працюють у цій установі. Суми видаються за розпорядженням керівника установи.

Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися виключно з метою, на яку вони видані згідно з кодами бюджетної класифікації видатків.

Видача сум під звіт працівникам, за якими є непогашена заборгованість за попередні суми, не дозволяється.

6.13. Підзвітні особи звітують про витрачання одержаних сум авансовим звітом і несуть повну відповідальність за збереження і використання підзвітних сум.

Умови видачі коштів під звіт та порядок здачі підзвітними особами авансових звітів визначені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за N 40/10320.

6.14. Витрати на службові відрядження здійснюються у відповідності з Інструкцією про службові відрядження у межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за N 218/2658, зі змінами та доповненнями.

Службове відрядження в межах України та за кордон оформлюється посвідченням про відрядження за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 N 260 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 14.08.97 за N 311/2115.

Відповідно до Інструкції про службові відрядження у межах України та за кордон установа чи організація, що відряджає працівника, зобов'язана забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження.

При направленні у відрядження за кордон працівники обов'язково забезпечуються коштами в національній валюті тієї країни, куди вони відряджаються, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами.

Норми добових витрат і граничні норми відшкодування витрат визначені в постанові Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

6.15. За дебетом субрахунку 362 і кредитом субрахунків рахунків 30, 31, 32 відображаються суми, видані або перераховані під звіт. За кредитом субрахунку 362 відображаються використані суми авансів і повернуті залишки підзвітних сум. При цьому дебетуються субрахунки рахунків 22, 23, 30, 31, 32, 80, 81, 82.

Залишок за субрахунком 362 може бути як дебетовим, так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, а кредитове - у складі зобов'язань.

6.16. До розрахунків з дебіторами установи належать розрахунки за відшкодуванням завданих збитків, тобто розрахунки за заподіяними установі збитками у вигляді недостач і крадіжок грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також суми, що згідно з чинним законодавством України належать утриманню з посадових осіб, винних в порушенні витрачання коштів на службові відрядження, та інші призначені до утримання суми.

Для обліку таких розрахунків передбачений субрахунок 363 "Розрахунки з відшкодування завданих збитків".

6.17. Відшкодування сум збитків, завданих установі, визначається відповідно до Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей" та Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 року N 116.

Відповідно до наведеного вище Порядку із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

6.18. При встановленні недостач і втрат, визначених в акті перевірки або за результатами інвентаризації, відповідні матеріали протягом п'яти днів після виявлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів.

6.19. За дебетом субрахунку 363 відображаються суми виявлених недостач, крадіжок, втрат грошових коштів та матеріальних цінностей, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 20, 21, 23, 24, 25, 30, 33, 36, 64. За кредитом субрахунку 363 і дебетом субрахунків рахунків 30, 31, 32 відображаються суми, що надійшли на відшкодування завданого установі збитку.

6.20. Для обліку розрахунків з дебіторами установи, що не враховані в операціях за субрахунками 351, 361, 362, 363, передбачений субрахунок 364 "Розрахунки з іншими дебіторами".

До розрахунків з іншими дебіторами належать розрахунки:

з підприємствами, установами, організаціями шляхом попередньої оплати за товари, роботи та послуги, які отримає установа в майбутньому (після перерахування плати) за умовами договору, якщо це передбачено чинним законодавством України;

з підприємствами, установами, організаціями, фізичними особами, яким установа реалізувала товари, виконала роботи та надала послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;

із студентами та учнями за користування гуртожитком при вищих і середніх спеціальних навчальних закладах.

6.21. За дебетом субрахунку 364 відображаються:

нарахована плата за гуртожиток, відвантажені товари, виконані роботи та надані послуги, за які оплата буде отримана в майбутньому, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 71, 72;

перерахована попередня оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому, при цьому кредитуються субрахунки рахунків 31, 32.

За кредитом субрахунку 364 відображаються:

надходження коштів за вже відвантажені в минулому товари, виконані роботи та надані послуги, при цьому дебетуються субрахунки рахунків 30, 31, 32;

отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в минулому шляхом попередньої оплати, при цьому дебетуються субрахунки рахунків 10, 11, 12, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 80, 81, 82.

Залишок за субрахунком 364 може бути як дебетовим, так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, а кредитове - у складі зобов'язань.

6.22. Договори, укладені установою з юридичними та фізичними особами в будь-якій формі (усній або письмовій), реєструються в Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань, форма та порядок ведення якої затверджені наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 N 100 "Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2000 за N 747/4968.

Книга обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань ведеться окремо за загальним та спеціальним фондами бюджету.

З метою недопущення укладання договорів, що перевищують бюджетні асигнування, затверджені кошторисом установи, у Книзі реєструється кожний укладений договір і в тому числі довгострокові договори минулих років, що передбачають оплату бюджетними коштами у поточному році.

Договори, які в поточному році були не проплачені, переносяться у Книгу обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань наступного року.

Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків ведеться у довільній формі за кожною винною особою із зазначенням прізвища, імені та по батькові, займаної посади, дати виникнення недостачі та її суми.

6.23. За результатами місяця облік розрахунків з дебіторами установи в частині розрахунків в порядку планових платежів групується у меморіальному ордері N 7 - Накопичувальній відомості за розрахунками в порядку планових платежів ф. N 410 (бюджет).

Розрахунки з підзвітними особами групуються у меморіальному ордері N 8 - Накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. N 386 (бюджет).

Розрахунки з відшкодування завданих збитків відображаються в меморіальних ордерах NN 1, 2, 3, 8, 9, 10, 12, 13 або в меморіальному ордері ф. N 274 (бюджет).

Протягом місяця облік розрахунків з іншими дебіторами установи ведеться у Накопичувальній відомості за розрахунками з іншими дебіторами ф.N 408 (бюджет) - меморіальному ордері N 4. За цим меморіальним ордером може вестися облік розрахунків з покупцями та замовниками.

Записи в меморіальних ордерах здійснюються позиційним способом, для кожного дебітора відводиться необхідна кількість рядків для відображення операцій протягом місяця.

Після закінчення місяця дані меморіальних ордерів переносяться до книги "Журнал - головна".