Про внесення змін до Положення про облікову політику Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

Відповідно до пункту 8 Положення про Адміністрацію Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженого Указом Президента України від 30 червня 2011 року № 717, з метою приведення організаційно-розпорядчих актів Адміністрації Держспецзв’язку у відповідність із наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611 "Про затвердження деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746, та Положення з обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 грудня 2013 року за № 2063/24595,

1. Внести зміни до Положення про облікову політику Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України , затвердженого наказом Адміністрації Держспецзв’язку від 25 липня 2013 року № 391, виклавши його в новій редакції, що додається.

2. Контроль за виконанням вимог цього наказу покласти на директора Фінансово-економічного департаменту Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

1.1. Положення про облікову політику Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – Положення) розроблено відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та визначає принципи та методи організації і ведення бухгалтерського обліку в Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – Адміністрація Держспецзв’язку) з метою забезпечення єдиних методологічних принципів ведення бухгалтерського обліку.

1.2. Облікова політика Адміністрації Держспецзв’язку щодо методів оцінки, обліку і контролю операцій ґрунтується на законах України, указах Президента України, нормативно-правових актах Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України та визначається цим Положенням.

1.3. Облікова політика Адміністрації Держспецзв’язку провадиться з урахуванням принципів послідовності, обачності, повноти, автономності, постійності, безперервності нарахування, єдиного грошового вимірника, періодичності відповідно до вимог статті 4 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

1.4. Адміністрація Держспецзв’язку протягом звітного року забезпечує незмінну облікову політику, безперервність відображення операцій з коштами, розрахунками та зобов’язаннями, застосовуючи меморіально-ордерну форму обліку.

1.5. Фінансово-економічний департамент Адміністрації Держспецзв’язку (далі – ФЕД) забезпечує ведення, методичне керівництво з питань бухгалтерського обліку, а також контроль за застосуванням облікової політики в Адміністрації Держспецзв’язку.

1.6. ФЕД здійснює облік і складає звітність за типовими формами обліку та звітності, встановленими відповідними нормативними актами.

З метою забезпечення повного висвітлення інформації про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій і подій наказом Адміністрації Держспецзв’язку можуть встановлюватися форми первинних, облікових та інших документів з питань, не врегульованих законодавством.

ФЕД має право в межах компетенції отримувати від структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку додаткову інформацію з питань обліку та звітності, а також впроваджувати форми аналітичного обліку та звітності.

1.7. Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності Адміністрації Держспецзв’язку визначається відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за № 168/704.

1.8. Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічний зв’язок окремих показників.

1.9. У разі виявлення невідповідності первинного документа вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку такі документи з письмовим обґрунтуванням передаються Голові Держспецзв’язку. До окремого письмового рішення Голови Держспецзв’язку такі документи не приймаються до виконання.

1.10. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та достовірність відображення в них даних покладається на посадових осіб, які згідно з їх посадовими інструкціями склали та підписали ці первинні документи.

1.11. Наказом Адміністрації Держспецзв’язку затверджуються:

перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи (давати дозвіл) на здійснення господарської операції, пов’язаної з витрачанням (відпуском) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна;

перелік осіб, що виписують і реєструють видані, повернуті та використані довіреності на одержання цінностей.

2.1. Принципи організації та ведення обліку

2.1.1. Бухгалтерський облік повинен забезпечувати систематичний контроль за виконанням кошторису, станом розрахунків з державним бюджетом, державними цільовими фондами та іншими юридичними (фізичними) особами, за збереженням і ефективним використанням грошових коштів і матеріальних цінностей.

2.1.2. Ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Адміністрації Держспецзв’язку проводяться з використанням базового програмного забезпечення комплексної системи автоматизації фінансово-економічної діяльності і системи автоматизації зведення та аналізу періодичної фінансової звітності бюджетних установ з обов’язковим утворенням первинного документа, регістру синтетичного або аналітичного обліку на паперових носіях не пізніше ніж через 10 робочих днів після завершення звітного періоду.

2.1.3. Адміністрація Держспецзв’язку здійснює синтетичний і аналітичний облік всіх проведених операцій за Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746, із застосуванням у разі необхідності додаткових субрахунків, а також у розрізі джерел фінансування згідно з Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 12 березня 2012 року № 333 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 21 червня 2012 року № 754), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16 липня 2012 року № 1199/21511, та Інструкцією щодо застосування класифікації видатків Держспецзв’язку за групами і підгрупами, затвердженою наказом Адміністрації Держспецзв’язку від 07 грудня 2010 року № 370.

Перелік додаткових субрахунків для здійснення синтетичного і аналітичного обліку в Адміністрації Держспецзв’язку затверджується директором ФЕД.

2.1.4. Узагальнення інформації, що знаходиться у прийнятих для обліку первинних документах, її систематизація на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку здійснюються шляхом подвійного запису на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

2.1.5. Результати діяльності Адміністрації Держспецзв’язку за всіма джерелами фінансування відображаються в єдиному балансі Адміністрації Держспецзв’язку.

2.1.6. Відповідальність особового складу ФЕД за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів проведення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом установленого терміну визначається їх посадовими інструкціями, затвердженими Головою Держспецзв’язку.

2.2. Облік операцій з коштами

2.2.1. Адміністрація Держспецзв’язку витрачає кошти за програмно-цільовим призначенням на заходи, передбачені затвердженими кошторисами та паспортами бюджетних програм, відповідно до Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26 грудня 2003 року № 242, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23 січня 2004 року за № 106/8705, і Порядку відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженого наказом Державного казначейства України від 24 липня 2001 року № 126, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06 серпня 2001 року за № 670/5861.

2.2.2. Документи, які є підставою для реєстрації фінансових і бюджетних зобов’язань Адміністрації Держспецзв’язку в Державній казначейській службі України (договори, рахунки, накладні, заказ-наряди, акти звірки, акти приймання-передавання наданих послуг, акти виконаних робіт, квитанції, авансові звіти, документи, що підтверджують проведення процедури закупівель товарів, робіт і послуг відповідно до законодавства у сфері державних закупівель тощо), надаються до ФЕД не пізніше наступного дня після їх підписання (оформлення).

2.2.3. Оплата матеріальних цінностей (робіт, послуг) в Адміністрації Держспецзв’язку проводиться відповідно до вимог чинного законодавства на підставі підтвердних документів (договори, рахунки, накладні, заказ-наряди, акти звірки, акти приймання-передавання наданих послуг, акти виконаних робіт, квитанції, авансові звіти, документи, що підтверджують проведення процедури закупівель товарів, робіт і послуг відповідно до законодавства у сфері державних закупівель тощо) та доповідної записки (рапорту) начальника відповідного структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку. У доповідній записці (рапорті) обов’язково зазначаються КПКВК, КЕКВ і код товарів (робіт, послуг) згідно з Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010 та Державним класифікатором видів науково-технічної діяльності ДК 015-97, за якими пропонується провести оплату.

2.2.4. На первинних документах, які є підставою для проведення оплати, повинно бути зазначене рішення Голови Держспецзв’язку – "До сплати".

2.2.5. Кошти загального та спеціального фондів Адміністрації Держспецзв’язку обліковуються на реєстраційних рахунках, відкритих у Державній казначейській службі України та установах банків.

2.2.6. Нумерація платіжних документів є єдиною для всіх реєстраційних рахунків.

2.2.7. Операції в іноземній валюті відображаються за бухгалтерським обліком та у фінансовій звітності у валюті України з перерахуванням іноземної валюти за курсом Національного банку України на дату здійснення операції або складання звітності.

2.2.8. Відображення за бухгалтерським обліком операцій з надходження на реєстраційні рахунки асигнувань і здійснення Адміністрацією Держспецзв’язку видатків загального фонду бюджету проводиться за кожною бюджетною програмою та кожним реєстраційним рахунком в окремих меморіальних ордерах.

2.2.9. Відображення за бухгалтерським обліком операцій з надходження на спеціальні реєстраційні рахунки Адміністрації Держспецзв’язку коштів спеціального фонду бюджету та їх витрачання проводиться за кожною групою власних надходжень і за кожним спеціальним реєстраційним рахунком в окремих меморіальних ордерах.

2.2.10. Облік касових операцій здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за № 40/10320 (далі – Положення № 637).

2.2.11. Аналітичний облік касових видатків ведеться в Картці аналітичного обліку касових видатків, форма та порядок заповнення якої встановлено наказом Державного казначейства України від 06 жовтня 2000 року № 100 "Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 жовтня 2000 року за № 747/4968.

Облік касових видатків ведеться в розрізі кодів бюджетної класифікації з виділенням видатків за загальним і спеціальним фондами (за джерелами формування спеціального фонду) окремо за кожним рахунком, відкритим для Адміністрації Держспецзв’язку в органі Державної казначейської служби України (установі банку).

2.2.12. Аналітичний облік операцій за сумами, отриманими на виконання окремих доручень, ведеться додатково в розрізі надавачів сум за дорученням і напрямів використання зазначених коштів.

2.2.13. Грошові кошти, що надійшли в касу Адміністрації Держспецзв’язку за різними джерелами фінансування державного бюджету, відображаються в аналітичному обліку окремо за кожним джерелом надходження.

2.2.14. Прибуткові і видаткові касові ордери нумеруються та реєструються послідовно, незалежно від джерела фінансування.

2.2.15. Видача з каси Адміністрації Держспецзв’язку готівки одного джерела фінансування державного бюджету на потреби іншого не допускається.

2.2.16. Ліміт залишку готівки в касі Адміністрації Держспецзв’язку встановлюється у розмірі, визначеному відповідно до вимог Положення № 637 та Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22 червня 2012 року № 758, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 липня 2012 року за № 1206/21518.

2.2.17. Ліміт залишку готівки в касі Адміністрації Держспецзв’язку затверджується наказом Адміністрації Держспецзв’язку.

Якщо ліміт каси наказом Адміністрації Держспецзв’язку не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то ліміт каси вважається нульовим.

2.2.18. Для проведення інвентаризації (раптової перевірки) каси наказом Адміністрації Держспецзв’язку утворюється комісія.

Інвентаризація (раптова перевірка) каси проводиться не рідше ніж 1 раз на квартал відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 року № 90, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 листопада 1998 року за № 728/3168 (далі – Інструкція № 90), та Положення № 637.

2.2.19. Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду наказом Адміністрації Держспецзв’язку. З ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність, який зберігається в особовій справі працівника.

2.3. Облік майна

2.3.1. На майно Адміністрації Держспецзв’язку поширюються вимоги Закону України "Про правовий режим майна у Збройних Силах України" та постанови Кабінету Міністрів України від 04 серпня 2000 року № 1225 "Про затвердження Положення про порядок обліку, зберігання, списання та використання військового майна у Збройних Силах" (далі – Постанова № 1225).

2.3.2. Майно Адміністрації Держспецзв’язку за місцем зберігання має перебувати на відповідальному зберіганні матеріально відповідальних осіб.

2.3.3. Матеріально відповідальні особи визначаються згідно з Переліком посад матеріально відповідальних осіб Держспецзв’язку, затвердженим наказом Адміністрації Держспецзв’язку від 20 вересня 2012 року № 532 "Про затвердження Переліку посад Адміністрації, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, при заміщенні яких з посадовими особами може бути укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність" (зі змінами).

З матеріально відповідальними особами укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.

2.3.4. Відомості щодо обліку майна, що перебуває у матеріально відповідальних осіб на відповідальному зберіганні, повинні відповідати даним бухгалтерського обліку.

Для цього матеріально відповідальні особи Адміністрації Держспецзв’язку, в яких знаходиться на збереженні майно (крім бланків суворого обліку), не пізніше передостаннього робочого дня звітного місяця надають до ФЕД оригінали примірників прибуткових і видаткових первинних документів, на підставі яких здійснювалось оприбуткування, переміщення або списання майна.

Матеріально відповідальні особи Адміністрації Держспецзв’язку, в яких знаходяться у підзвіті бланки суворого обліку, щоквартально готують акти на списання використаних бланків суворого обліку та надають їх до ФЕД в терміни до 25 березня, 25 червня, 25 вересня та 25 грудня.

2.3.5. Звільнення (переведення) матеріально відповідальної особи проводиться після інвентаризації закріпленого за нею майна та передачі його в установленому порядку іншій матеріально відповідальній особі, яка визначається безпосереднім керівником відповідно до Переліку посад Адміністрації, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв`язку та захисту інформації України, при заміщенні яких з посадовими особами може бути укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затвердженого наказом Адміністрації Держспецзв’язку від 20.09.2012 № 532.

2.3.6. Необоротні активи, запаси, інші товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери (далі – майно) передаються (відпускаються) Адміністрацією Держспецзв’язку або отримуються нею виключно за довіреністю на одержання цінностей з оформленням відповідного первинного документа (накладної, акта тощо).

2.3.7. Довіреності на отримання матеріальних цінностей видаються матеріально відповідальним особам Адміністрації Держспецзв’язку, з якими укладено договори про повну матеріальну відповідальність, відповідно до вимог Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року № 99, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 12 червня 1996 року за № 293/1318.

2.3.8. Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

2.3.9. Необоротні активи відображаються в бухгалтерському обліку за первісною вартістю, тобто за фактичними витратами на їх придбання, спорудження і виготовлення без податку на додану вартість, що відноситься на видатки установи, а об’єкти, які були переоцінені, – за відновлювальною вартістю.

2.3.10. Переоцінка необоротних активів проводиться відповідно до вимог пункту 7.4 Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 року № 611, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 18 липня 2013 року за № 1214/23746 (далі – Положення № 611), та наказу Адміністрації Держспецзв’язку від 22 серпня 2011 року № 216 "Про визначення (встановлення) первинної вартості майна, закріпленого за регіональними органами, територіальними підрозділами, закладами та установами Держспецзв’язку".

2.3.11. Індексація первісної (відновлювальної) вартості груп необоротних активів проводиться відповідно до пункту 7.3 Положення № 611 протягом першого кварталу, наступного за звітним роком, згідно з коефіцієнтом індексації, який визначається за формулою, передбаченою пунктом 146.21 статті 146 розділу III Податкового кодексу України.

2.3.12. Облік необоротних активів ведеться у гривнях без зазначення копійок.

Надходження необоротних активів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку, присвоєнням їм інвентарних номерів і внесенням відповідних записів у регістрах аналітичного обліку.

2.3.13. З метою своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та руху необоротних активів аналітичний облік необоротних активів ведеться за місцем зберігання (експлуатації) та у ФЕД за типовими формами: ОЗ-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів", ОЗ-2 (бюджет) "Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів", ОЗ-3 (бюджет) "Акт про списання основних засобів", ОЗ-4 (бюджет) "Акт про списання автотранспортних засобів", ОЗ-5 (бюджет) "Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури", ОЗ-6 (бюджет) "Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах", ОЗ-8 (бюджет) "Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень)", ОЗ-9 (бюджет) "Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах", ОЗ-10 (бюджет) "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів", ОЗ-11 (бюджет) "Інвентарний список основних засобів", ОЗ-12 (бюджет) "Відомість нарахування зносу на основні засоби", які затверджені спільним наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02 грудня 1997 року № 125/70 "Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 грудня 1997 року за № 612/2416.

Відомість нарахування зносу на основні засоби (типова форма № ОЗ-12 (бюджет)) застосовується для відображення нарахування зносу на основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та нематеріальні активи.

2.3.14. Прийняття необоротних активів проводиться на підставі форми ОЗ-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів". Оформлення прийняття окремих предметів необоротних активів дозволяється безпосередньо на підставі документів, що стали підставою для отримання цінностей (рахунків-фактур тощо).

2.3.15. Типова форма ОЗ-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів" застосовується для оформлення приймання-передавання необоротних активів і складається на кожний окремий об’єкт, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об’єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу.

Для оформлення приймання декількох об’єктів однотипних необоротних активів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі тощо), дозволяється складання загального акта прийняття необоротних активів.

В зазначеному акті прийняття-передачі основних засобів обов’язково зазначається джерело фінансування, за рахунок якого було придбано об’єкт.

При цьому, якщо основний засіб приймається матеріально відповідальною особою Адміністрації Держспецзв’язку для зберігання (без введення основного засобу в експлуатацію), це обов’язково зазначається в акті прийняття-передачі основних засобів. На момент введення в експлуатацію такого основного засобу складається акт за типовою формою № ОЗ-1 (бюджет) із зазначенням в ньому того, що об’єкт перебував на зберіганні (не експлуатувався) та вводиться в експлуатацію.

2.3.16. З метою своєчасного відображення введення в господарський оборот, обліку, використання та вибуття окремих придбаних (створених) об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів їх аналітичний облік бюджетними установами ведеться за типовими формами: НА-1 "Акт введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів", НА-2 "Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів", НА-3 "Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів", НА-4 "Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів", які затверджені наказом Міністерства фінансів України від 22 листопада 2004 року № 732 "Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 грудня 2004 року за № 1580/10179.

2.3.17. При надходженні необоротних активів в Адміністрацію Держспецзв’язку матеріально відповідальна особа повинна проставити підпис на документі постачальника або на акті приймання про одержання цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

2.3.18. Особи, відповідальні за збереження необоротних активів, ведуть інвентарні списки необоротних активів (типова форма ОЗ-11 (бюджет).

2.3.19. Типова форма ОЗ-11 (бюджет) "Інвентарний список основних засобів" застосовується матеріально відповідальними особами для здійснення пооб’єктного обліку необоротних активів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) об’єктів необоротних активів.

Дані пооб’єктного обліку необоротних активів за їх місцезнаходженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку необоротних активів, які ведуться у ФЕД.

2.3.20. У ФЕД з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням необоротних активів ведеться попредметний їх облік в інвентарних картках, які відкриваються на кожний інвентарний об’єкт (предмет). Однорідні активи обліковуються у картках групового обліку типової форми № ОЗ-9 (бюджет).

2.3.21. Для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, інструментів, виробничого (у тому числі прилади) і господарського інвентарю, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання застосовується типова форма ОЗ-6 (бюджет) "Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах".

Інвентарні картки основних засобів відкриваються і записи в них робляться на підставі первинних документів (актів прийняття-передачі основних засобів (типова форма ОЗ-1 (бюджет), накладних, технічної та іншої супровідної документації, актів прийняття-передачі основних засобів про введення в експлуатацію та інших документів.

Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації й капітального ремонту існуючого об’єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів (типова форма ОЗ-2 (бюджет).

У картці зазначаються дата й номер акта введення необоротних активів в експлуатацію та характерні ознаки об’єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об’єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розділі "Коротка індивідуальна характеристика об’єкта" зазначаються перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті.

Крім того, в картці додатково зазначається джерело фінансування, за рахунок якого було придбано об’єкт.

В інвентарних картках обліку основних засобів типової форми ОЗ-6 (бюджет) та ОЗ-8 (бюджет) у графі "Знос" зазначається річна норма зносу у гривнях та відсотках.

На зворотному боці картки типової форми ОЗ-6 (бюджет) робиться запис про переміщення необоротних активів в установі.

2.3.22. Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, сценічно-постановочних засобів, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довготривалого використання та таких, що мають спеціальне призначення, застосовується типова форма ОЗ-9 (бюджет) "Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах".

В інвентарних картках групового обліку необоротних активів ведеться облік за матеріально відповідальними особами, за предметами одного найменування, якістю матеріалу та ціною, із зазначенням номенклатурного номера.

2.3.23. Якщо в картку неможливо внести всі якісні й кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

2.3.24. Інвентарні картки зберігаються в картотеці ФЕД, в якій вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами.

2.3.25. Записи в картках обліку необоротних активів виконуються в кількісному та сумарному виразах.

2.3.26. Інвентарні картки списаних необоротних активів після внесення в них відміток про списання здаються до архіву.

2.3.27. Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів) присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, четвертий – підгрупу і останні чотири знаки – порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем.

Інвентарний номер зазначається на жетоні, який прикріпляється до об’єкта, позначається фарбою на об’єкті або проставляється іншим способом.

Якщо інвентарний об’єкт є складним і містить ті чи інші відокремлені елементи, що становлять разом з ним одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті.

2.3.28. Для білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюються номенклатурні номери, які мають сім знаків. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу і три останні знаки – порядковий номер предмета у підгрупі. При цьому предметам одного найменування, однієї якості матеріалу та ціни встановлюється один номенклатурний номер. Предмети маркіруються спеціальним штампом незмиваючою фарбою. Штамп повинен мати найменування установи, а при здаванні предметів в експлуатацію – додатково зазначати рік і місяць видачі.

Жетони та маркірувальні штампи ставляться на такому місці, щоб це не псувало зовнішнього вигляду предмета. У разі змивання маркіровки її періодично поновлюють.

Надходження в експлуатацію немаркірованої білизни, постільних речей та інших матеріальних цінностей не допускається.

2.3.29. Інвентарні та номенклатурні номери, присвоєні об’єкту необоротних активів, зберігаються за ними на весь період перебування їх в Адміністрації Держспецзв’язку. Номери інвентарних об’єктів, які вибули чи ліквідовані, не повинні присвоюватись іншим об’єктам, що заново надійшли до Адміністрації Держспецзв’язку протягом трьох років.

2.3.30. Інвентарні номери заносяться у форму ОЗ-10 (бюджет) "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів", яка відкривається для реєстрації відкритих інвентарних карток обліку необоротних активів. Опис складається в ФЕД з метою контролю за зберіганням інвентарних карток.

2.3.31. Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здаються до архіву тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об’єкта необоротних активів.

2.3.32. Орендовані необоротні активи обліковуються в Адміністрації Держспецзв’язку на позабалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи" під інвентарними номерами, присвоєними їм орендодавцями.

2.3.33. Видача необоротних активів із складу або передача їх до підрозділів Держспецзв’язку проводиться за накладними (вимогами) типової форми № З-3, затвердженої наказом Державного казначейства України від 18 грудня 2000 року № 130 "Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та Інструкції про їх складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 грудня 2000 року за № 962/5183, або акта приймання-передачі довільної форми. Накладна (вимога) або акт складаються у двох примірниках і підписуються (затверджуються) Головою Держспецзв’язку або заступником Голови Держспецзв’язку, якому надані відповідні права.

2.3.34. Прийняття-здання необоротних активів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації оформляється за типовою формою ОЗ-2 (бюджет) "Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів". Акт складається у двох примірниках і підписується представником Адміністрації Держспецзв’язку, уповноваженим на приймання необоротних активів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

В акті вказуються кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно із затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.

Перший примірник акта здається до ФЕД, де робляться відповідні записи в інвентарних картках обліку необоротних активів. Другий примірник передається підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

Зміни в характеристиці об’єкта, пов’язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта, у картку обліку необоротного активу та в технічний паспорт об’єкта.

2.3.35. Документи аналітичного обліку необоротних активів систематизуються за датами здійснення операцій та оформляються меморіальним ордером № 9, який є накопичувальною відомістю про вибуття та переміщення необоротних активів.

У накопичувальну відомість записи вносяться за кожним документом, дані меморіального ордера № 9 заносяться в книгу "Журнал-головна".

2.3.36. Дані обліку необоротних активів у матеріально відповідальних осіб повинні відповідати даним обліку ФЕД.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів за рахунками синтетичного та аналітичного обліку складаються оборотні відомості за кожною групою субрахунків, що об’єднуються відповідним синтетичним рахунком. Підсумки оборотів і залишків кожного субрахунку оборотних відомостей звіряються з підсумками оборотів і залишків даних відповідних синтетичних рахунків книги "Журнал-головна".

2.3.37. Нарахування зносу необоротних активів виконується відповідно до вимог розділу VIII Положення № 611 в останній робочий день грудня звітного року за повну кількість календарних місяців їх перебування в експлуатації в гривнях.

У разі передачі основних засобів і нематеріальних активів у випадках, передбачених законодавством, знос на них нараховується в місяці їх передачі за повну кількість календарних місяців їх перебування в експлуатації.

2.3.38. На період реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання, консервації об’єкта необоротних активів нарахування зносу призупиняється.

2.3.39. Норми нарахування зносу та строки корисного використання об’єктів нематеріальних активів визначаються комісією Адміністрації Держспецзв’язку при їх оприбуткуванні, виходячи зі строку дії патенту, свідоцтва та інших обмежень строків використання об’єктів інтелектуальної власності, відповідно до законодавства.

На нематеріальні активи, строк корисного використання яких не визначений, знос не нараховується.

2.3.40. Знос інших необоротних матеріальних активів (виставок, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття, інвентарної тари, матеріалів довготривалого використання для наукових цілей) нараховується в першому місяці передачі у використання об'єкта необоротних активів у розмірі 50 відсотків його первісної вартості, решта 50 відсотків первісної вартості – у місяці його ліквідації (списання з балансу).

2.3.41. Списання необоротних активів з балансу Адміністрації Держспецзв’язку проводиться відповідно до Інструкції про порядок списання військового майна у регіональних органах, територіальних підрозділах, закладах та установах Держспецзв’язку, затвердженої наказом Адміністрації Держспецзв’язку від 18 листопада 2013 року № 609 (далі – Наказ № 609).

2.3.42. Бухгалтерський облік і списання запасів в Адміністрації Держспецзв’язку здійснюються відповідно до Постанови № 1225, Положення з обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 грудня 2013 року за № 2063/24595, наказу Державного казначейства України від 18 грудня 2000 року № 130 "Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 грудня 2000 року за № 962/5183, та Наказу № 609.

2.3.43. Одиницею обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид).

2.3.44. Аналітичний облік запасів ведеться із зазначенням джерела фінансування, за рахунок якого їх було придбано.

2.3.45. Особливості обліку дорогоцінних металів і списання матеріальних цінностей, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, в Адміністрації Держспецзв’язку визначаються наказами Адміністрації Держспецзв’язку.

2.3.46. Залежно від планової потреби в запасах і норм їх витрат Адміністрацією Держспецзв’язку можуть встановлюватися ліміти.

2.3.47. Передача в експлуатацію малоцінних і швидкозношуваних предметів відображається в бухгалтерському обліку як зменшення фонду в малоцінних та швидкозношуваних предметах.

В експлуатації такі предмети (крім тих, що виготовлені з пластмаси, картону та паперу) зберігаються в осіб, відповідальних за їх експлуатацію та збереження, і обліковуються у кількісному виразі.

2.3.48. Запаси видаються у використання, виробництво, продаж або інше вибуття за балансовою вартістю.

2.3.49. Списання з балансу Адміністрації Держспецзв’язку малоцінних i швидкозношуваних предметів, інструментів, виробничого, господарського інвентарю та інших запасів, що стали непридатними (використаних), здійснюється на підставі актів списання (типова форма № З-2, затверджена наказом Державного казначейства України від 18 грудня 2000 року № 130 "Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та Інструкції про їх складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 грудня 2000 року за № 962/5183).

Акти складаються постійно діючою комісією, призначеною наказом Адміністрації Держспецзв’язку, і затверджуються Головою Держспецзв’язку або заступником Голови Держспецзв’язку, якому надані відповідні права. У них вказуються дані, що характеризують запаси: найменування, матеріал, з якого їх виготовлено, рік придбання, кількість та вартість. Також обов’язково детально вказуються причини списання та спосіб знищення непридатних запасів (якщо реалізація їх неможлива).

2.3.50. Списання з бухгалтерського обліку витраченого пального при експлуатації службового легкового автотранспорту здійснюється на підставі подорожніх листів за формою, встановленою додатком № 8 до наказу Адміністрації Держспецзв’язку від 16 січня 2008 року № 12 "Про затвердження Інструкції про порядок використання автотранспортних засобів у Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України".

2.3.51. Переоцінка запасів Адміністрації Держспецзв’язку проводиться відповідно до вимог розділу IV Положення з обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 листопада 2013 року № 947, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 грудня 2013 року за № 2063/24595.

2.3.52. За результатами місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів групуються у накопичувальні відомості – меморіальні ордери, форми та порядок застосування яких встановлено наказом Державного казначейства України від 27 липня 2000 року № 68 "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31 серпня 2000 року за № 570/4791.

Записи в ці відомості вносяться за кожним документом i відповідним субрахунком бухгалтерського обліку.

Підсумки за субрахунками за результатами місяця з меморіальних ордерів записуються до книги "Журнал-головна".

2.4. Облік заробітної плати та грошового забезпечення особового складу Адміністрації Держспецзв’язку

2.4.1. Облік усіх нарахувань і виплат заробітної плати, грошового забезпечення та інших компенсаційних виплат здійснюється з використанням особового рахунку заробітної плати (грошового забезпечення), форма якого затверджується наказом Адміністрації Держспецзв’язку.

Особові рахунки заробітної плати (грошового забезпечення) відкриваються державним службовцям, працівникам та особам начальницького складу Адміністрації Держспецзв’язку на календарний рік і ведуться в електронному вигляді за допомогою програмного забезпечення. Після завершення року особові рахунки роздруковуються і долучаються до відповідної номенклатурної справи.

2.4.2. Виплата заробітної плати, грошового забезпечення та інших компенсаційних виплат проводиться шляхом перерахування на електронні карткові рахунки особового складу Адміністрації Держспецзв’язку, відкриті в установі банку з використанням системи "Клієнт-Банк", або, як виняток, готівкою в касі Адміністрації Держспецзв’язку.

2.4.3. Якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, вона виплачується напередодні згідно з вимогами чинного законодавства України.

2.5. Відрядження й облік розрахунків з підзвітними особами

2.5.1. Бухгалтерський облік розрахунків, пов’язаний з відшкодуванням витрат на відрядження державних службовців, працівників та осіб начальницького складу Адміністрації Держспецзв’язку в межах України та за кордон, ведеться відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі – Постанова № 98), Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 березня 2011 року за № 410/19148), та відповідних наказів Адміністрації Держспецзв’язку щодо порядку направлення осіб рядового і начальницького складу, державних службовців та працівників Держспецзв’язку у службові відрядження в межах України та за кордон.

2.5.2. Перерахування на карткові рахунки або видача готівкою авансу на відрядження державним службовцям, працівникам та особам начальницького складу Адміністрації Держспецзв’язку здійснюється виключно на підставі наказу про відрядження, який готується на підставі рішення Голови Держспецзв’язку про направлення осіб у відрядження, відповідно до затвердженого плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на відповідний рік.

2.5.3. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс державним службовцям, працівникам та особам начальницького складу Держспецзв’язку, які не відзвітували про аванс, що був витрачений у попередньому відрядженні.

2.5.4. Дозвіл (погодження) на відшкодування витрат на відрядження понад установлені Постановою № 98 норми надає Голова Держспецзв’язку.

2.5.5. Як виняток, за рішенням Голови Держспецзв’язку може видаватись аванс готівкою на господарські або представницькі витрати.

Гранична сума готівкового розрахунку протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління Національного банку України.

2.5.6. ФЕД здійснює контроль за дотриманням державними службовцями, працівниками та особами начальницького складу Адміністрації Держспецзв’язку встановлених законодавством термінів надання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

2.6. Облік операцій з надання адміністративних послуг

2.6.1. ФЕД узагальнює інформацію та веде облік операцій з надання адміністративних послуг про розрахунки та зобов'язання підприємств (установ, організацій) за адміністративними послугами, що надаються Адміністрацією Держспецзв’язку відповідно до законодавства, плата за які зараховується до бюджету, для відображення в бухгалтерському обліку.

2.6.2. З метою відображення в бухгалтерському обліку операцій з надання адміністративних послуг до ФЕД надаються:

ДК СД – один примірник наказу Адміністрації Держспецзв’язку про видачу ліцензій (копій ліцензій, дублікатів ліцензій) на провадження господарської діяльності з надання послуг у галузі технічного захисту інформації та на провадження господарської діяльності з надання послуг у галузі криптографічного захисту інформації (крім послуг електронного цифрового підпису), торгівлі криптосистемами і засобами криптографічного захисту інформації;

відповідальними структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку, які надають адміністративні послуги (ДКЗІ, ДТЗІ) – щомісячно не пізніше передостаннього робочого дня звітного місяця відомості щодо надання адміністративних послуг за формою, що додається до цього Положення, з доданням копій первинних документів на перерахування до державного бюджету плати за надання адміністративних послуг.

3.1. Інвентаризація основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу Адміністрації Держспецзв’язку проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку.

3.2. Порядок проведення інвентаризації майна в Адміністрації Держспецзв’язку визначається Положенням про інвентаризацію військового майна у Збройних Силах, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03 травня 2000 року № 748.

Порядок проведення інвентаризації грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності, розрахунків із дебіторами та кредиторами, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами визначається Інструкцією № 90.

3.3. Інвентаризації підлягає все майно Адміністрації Держспецзв’язку незалежно від його місцезнаходження, а також всі види фінансових зобов'язань.

3.4. Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами шляхом зіставлення даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю майна.

3.5. Проведення інвентаризації майна в Адміністрації Держспецзв’язку є обов’язковим:

один раз на рік (станом на 1 січня);

при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передання справ);

при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін, зазначений у належним чином оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа;

у разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів тощо) – терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

у випадку ліквідації (реорганізації) установи;

згідно з розпорядженням судових і слідчих органів;

при передачі майна в оренду.

3.6. У терміни, передбачені пунктом 3.5 цього Положення, підлягають інвентаризації матеріальні цінності, які не належать Адміністрації Держспецзв’язку: такі, що перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), а також не враховані з будь-яких причин.

4.1. Адміністрація Держспецзв’язку складає та подає місячну, квартальну та річну фінансову, бюджетну, податкову та статистичну звітність за Адміністрацію Держспецзв’язку, а також зведену звітність за Держспецзв’язку в терміни, порядку та обсягах, встановлених чинним законодавством та нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, Міністерства доходів і зборів України, Державної казначейської служби України, Державної служби статистики України тощо з цього питання.

4.2. Табель звітності, що подається ФЕД до інших структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку або інших державних органів, затверджується директором ФЕД.

4.3. Фінансова звітність формується з дотриманням таких принципів: безперервність діяльності, періодичність, відповідність доходів і витрат, повне висвітлення, послідовність, обачність, превалювання змісту над формою, єдиний грошовий вимірник.

4.4. Звітність до Пенсійного фонду України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття Адміністрація Держспецзв’язку подає в електронному вигляді та на паперових носіях.

4.5. Реєстр податкових накладних і податкова звітність в Адміністрації Держспецзв’язку ведуться в електронному вигляді з використанням відповідного програмного забезпечення та подаються до органів Міністерства доходів і зборів України з використанням електронного цифрового підпису.

Після завершення відповідного звітного періоду вказані документи роздруковуються та зберігаються у відповідних номенклатурних справах ФЕД.

[1] - Додаються копії платіжних документів про сплату суб’єктами господарювання до Державного бюджету плати за надання адміністративних послуг.