- структура та зміст метаданих АЕД мають надавати можливість класифікації ЕД за походженням, видом, часом створення, виконання тощо та давати змогу реалізувати підтримку користування АЕД та ЕД упродовж усього життєвого циклу в разі зміни місця зберігання, носіїв інформації, прав доступу до документної інформації, форматів даних із перевіркою їх цілісності та автентичності;
- формат даних АЕД має належати до інтероперабельних, тобто прийнятних для міжсистемного обміну з використанням різних програмно-технічних засобів;
- АЕД повинен мати здатність до поповнення необхідною інформацією без зміни його структури та тих даних, що він уже містить.
Стратегія консервації полягає в створенні репозитарію програмних засобів, тобто збиранні та зберіганні морально застарілих програмно-технічних засобів, що дають змогу відображати документ у конфігурації, у якій він був створений. Така стратегія зазвичай вимагає окремих приміщень для забезпечення функціонування застарілої техніки; вжиття додаткових заходів щодо підтримання її в робочому стані тощо.
Стратегія емуляції полягає в розробленні програмного забезпечення, яке відтворює дії морально застарілого програмного забезпечення, забезпечуючи отримання таких само результатів, як і в конфігурації програмно-технічного забезпечення, у якому було створено ЕД. Це програмне забезпечення дає змогу відтворити ЕД, створений у застарілому форматі.
Емуляцію рекомендовано здійснювати поетапно. Кількість етапів визначається індивідуально для кожного випадку. Нижче подано 10 примірних етапів емуляції ЕД:
Етап 1. Аналіз успадкованої інформаційної системи: визначення обґрунтування виконуваних системою функцій; способу доступу до метаданих, їх взаємозв'язків із документами; взаємозв'язків між документами; створення інформаційного продукту - специфікацій, які будуть використані під час "прямого" проектування (forward engineering) функційних можливостей, метаданих та документів для нової системи.
Етап 2. Декомпозиція структури успадкованої інформаційної системи: виконується повністю, якщо системні та призначені для користувача інтерфейси, модулі програмних додатків, сервіси бази даних і сама база даних є окремими та незалежними компонентами; виконується частково, якщо інтерфейси й база даних є незалежними, а програмний додаток й сервіси бази даних становлять єдиний модуль; не виконується, якщо інтерфейси, додатки і сервіси бази даних об'єднані в одному модулі.
Етап 3. Проектування інтерфейсів нової системи: забезпечення зв'язку (наступності) між новими і старими інтерфейсами.
Етап 4. Проектування нових програмних додатків: забезпечення зв'язку (наступності) між новими і старими програмними додатками.
Етап 5. Проектування нових баз даних: забезпечення зв'язку (наступності) між новими й успадкованими базами даних.
Етап 6. Інсталяція та всебічне тестування нового середовища.
Етап 7. Розроблення й інсталяція необхідних модулів сполучення (gateways): виконується з метою забезпечення узгодженості й точності у відтворенні функційних можливостей успадкованої системи в новій системі та для переміщення ЕД.
Етап 8. Переміщення успадкованої бази даних.
Етап 9. Переміщення успадкованих програмних додатків.
Етап 10. Переміщення успадкованих інтерфейсів.
Під час організації постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання ЕД і застосуванні різних стратегій особливу увагу слід звернути на типи втрат, що можуть за цих обставин виникнути, та вжити заходів задля їх запобігання:
1) втрата даних та змістової частини ЕД (повна чи часткова), що робить ЕД недостовірним;
2) втрата автентичної форми відтворення документної інформації (нерідко трапляється під час конвертування з одного формату в інший);
3) втрата зв'язків між даними та/або втрата доступності метаданих ЕД.
Одним із засобів запобігання вищепереліченим втратам є обов'язкове створення паперового примірника ЕД постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання. Створення паперового примірника ЕД відбувається шляхом його виготовлення з паперовим носієм відповідно до вимог щодо оформлення реквізитів таких документів, визначених Типовою інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, та наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.
2.3 Формати для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання електронних документів. Створення архівного електронного документа
Відповідно до Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199, законодавчо закріпленими форматами ЕД постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання є:
1) для текстових документів - Portable Document Format/Archival-1 - відкритий міжоперабельний формат для обміну електронними документами/архівний - частина 1, формат специфікації PDF 1.4 (ISO 19005-1:2005 Document management. Electronic document file format for long-term preservation) (скорочена назва - PDF/A-1, розширення файлу - *.pdf);
2) для створення фото-ЕД - Tagged Image File Format - формат файлу розміченої растрової графіки (скорочена назва - TIFF, розширення файлу-*.tif), формат специфікації TIFF 6.0 (ISO 12639:2004 Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology (TIFF/IT));
3) для створення аудіоданих аудіовізуальних ЕД - Free Lossless Audio Codec - вільний аудіокодек без втрат (скорочена назва - TIFF, розширення файлу - FLAC *.flac), формат специфікації FLAC Format Specification, 2008;
4) для інкапсуляції даних аудіовізуальних ЕД - Matroska - стандарт формату мультимедіа-контейнера (скорочена назва - Matroska, розширення файлу- *.mkv), формат специфікації The standard of multimedia container formats Matroska (04/11/2011);
5) для створення відеоданих аудіовізуальних ЕД- реалізація MPEG-4 AVC/H.264 у FFmpeg, застосовується стиснення без втрат, формат специфікацій ISO/IEC 14496-10:2010 Information technology - Coding of audiovisual objects - Part 10: Advanced Video Coding, ISO/IEC 13818-l:2007/Cor.3:2011 Information technology - Generic coding of moving pictures and associated audio information: Systems - Part 1: - Technical Corrigendum 3: Corrections concerning VBV buffer size, semantics of splicetype and removal rate from transport buffer for ITU-T H.264 ISO/IEC 14496-10 advanced video coding, формат рекомендації ITU-T H.264.1 (04/10).
Усі перелічені формати мають відкриту специфікацію, масово використовуються для обміну інформацією і є самодостатніми у відтворенні ЕД.
Для інкапсуляції вихідних ЕД та створення АЕД, разом з усіма їх файлами та метаданими формату XML, рекомендовано використовувати формат ASiC, що визначається наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761.
Основою формату ASiC є об'єднання файлів за алгоритмом формату ZIP. Однак, для формату ASiC стиснення не є основною метою застосування формату ZIP. Головне - це об'єднання файлів різних типів даних за допомогою поширеного стандарту з відкритою специфікацією, що забезпечує його тривале кросплатформове застосування.
Вихідний ЕД або АЕД у форматі ASiC може бути переміщений з одного типу програмного й технічного забезпечення на інше без втрати інформації, є максимально наближеним до документів із паперовим носієм і містить усю необхідну інформацію для подальшого опрацювання іншими учасниками документообігу. Водночас для перенесення метаданих у складі такого контейнеру рекомендовано використовувати еталонну XML-схему відповідно до Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200.
Відповідно до міжнародних стандартів, визначених для його створення наказом Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761, для створення ASiC-контейнеру не застосовується кваліфікований електронний підпис чи печатка. Тому рекомендовано для підтвердження цілісності даних цього контейнеру рахувати геш-значення, що зазначається в акті приймання-передавання ЕД юридичної особи на постійне зберігання та акті приймання-передавання АЕД на зберігання до ЦДЕА України.
2.4 Вибір носіїв для зберігання електронних документів
Стрімкий розвиток ІТ-технологій, який ми можемо спостерігати сьогодні у світі, з одного боку, має своїм наслідком удосконалення процесів, пов'язаних з електронним документообігом та архівним зберіганням ЕД, а з іншого -зробив їх дуже вразливою категорією офіційних документів, адже жоден електронний носій інформації, на яких вони мають зберігатися, не може забезпечити постійного і тривалого (понад 10 років) їх зберігання, а в деяких випадках навіть короткострокового. Постійне старіння цифрових носіїв інформації, а також обмеження їхнього функціонування нетривалим гарантійним строком служби, роблять неминучим періодичне переміщення ЕД з одного носія на інший.
Нині оптимальним вибір носія для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання ЕД можна назвати тоді, коли він дає змогу максимально збільшити періоди між необхідними переміщеннями на інший носій, а також забезпечити високий рівень безпеки даних. Водночас бажано використовувати носії і технології, які не є застарілими, проте вже встигли себе зарекомендувати як надійні і доступні.
Наявна на сьогодні практика показала, що постійне і тривале (понад 10 років) зберігання ЕД на зовнішніх цифрових носіях, особливо оптичних дисках, які є продуктом масового виробництва, може призвести до втрати приблизно 30 % інформації. Такий показник робить ці типи носіїв неприйнятними для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання документів. Крім того, не на користь оптичних дисків свідчить і фізична відокремленість від обладнання для зчитування інформації, низька ємність пам'яті, необхідність виділення для них окремих приміщень зі спеціальними стелажами, проведення регулярних процедур з очистки, ведення їх обліку та перевірки наявності, практично в ручному режимі, тощо.
У зв'язку з цим для створення основного фонду рекомендовано використовувати внутрішні жорсткі диски, об'єднані у RAID-масиви, а для страхового фонду - стримерні архівні системи за технологією запису на магнітну стрічку (Linear Tape-Open, LTO).
Внутрішні жорсткі диски є оптимальними носіями для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання ЕД в основному фонді, оскільки:
- мають значний обсяг пам'яті порівнюючи з іншими типами носіїв;
- є відносно дешевими;
- надають швидкий доступ до інформації;
- мають високу надійність та весь час удосконалюються; -поєднують в одному корпусі носій та пристрій для його запису-зчитування;
- мають визначений термін роботи, документально гарантований (підтверджений) їх виробниками, прорахований до годин, і здебільшого оснащені технологією S.M.A.R.T., яка є системою самодіагностики пристрою щодо поточного стану і прогнозування часу його виходу з ладу;
- дозволяють здійснювати їх "гарячу заміну" без вимкнення системи (її електричного живлення).
Це означає, що жорсткі диски не потребують значної кількості окремих приміщень, можуть зберігати великі обсяги інформації. Досить точне визначення їхнього поточного стану й часу виходу з ладу, а також об'єднання у RAID-масив, дають змогу вчасно здійснити заміну носія без загрози втрати інформації.
Стримерні (магнітні) стрічки як носії для зберігання страхового фонду ЕД також мають низку переваг:
- значний обсяг пам'яті;
- достатній вибір наявних систем збереження інформації на стримерних (магнітних) стрічках;
- помірна вартість;
- висока надійність збереження інформації, що гарантується виробниками стримерних (магнітних) стрічок;
- енергонезалежність касет (котушок), яка дає змогу зберігати їх за відсутності джерела енергії;
- достатньо швидкий доступ до інформації порівнюючи з подібними пристроями.
Загалом, залежно від призначення, носії інформації, на яких зберігаються ЕД, поділяють на три категорії:
1) носії інформації для транспортування ЕД з установи-джерела комплектування до архівної установи -1. Найбільш придатними для цього є диски CD-R, DVD-R, зовнішні жорсткі диски або USB-накопичувачі. У разі вибору котрогось із перелічених носіїв необхідно враховувати, що найбільш швидким буде перенесення цифрових копій з/на зовнішній жорсткий диск, а найповільнішим - з/на оптичні диски;
__________
-1 При цьому носій в архівній установі не зберігається, а використовується виключно для транспортування документів.
2) носії інформації для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання ЕД. У разі вибору виду носія інформації з цієї категорії необхідно пам'ятати, що найбільш придатними для постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання ЕД є жорсткі диски серверного класу, об'єднані в один логічний елемент за допомогою RAID-системи, та стримерні (магнітні) стрічки;
3) носії інформації для передавання ЕД з установи, у якій вони зберігаються, замовнику - призначені для короткострокового зберігання ЕД. Найбільш придатними для цього є диски CD-R, DVD-R, зовнішні жорсткі диски або USB-накопичувачі.
3. ОСНОВНІ ЗАСАДИ ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ В АРХІВНИХ УСТАНОВАХ
3.1 Загальні вимоги до систем зберігання електронних документів
Задля ефективного виконання основної функції, що полягає в зберіганні АЕД, системи зберігання АЕД мають забезпечувати:
- автентичність, цілісність, достовірність та придатність для використання АЕД;
- наступність метаданих АЕД;
- функціональну сумісність із системами електронного документообігу та іншими системами зберігання АЕД.
- реалізацію типових процесів документування процесів архівного зберігання архівних електронних справ та АЕД та управління іншими процесами відповідно до правил зберігання документів.
3.2 Умови зберігання електронних документів: загальні рекомендації
Дотримання належних умов зберігання АЕД є запорукою забезпечення їхньої збереженості. Відповідно до міжнародного стандарту ISO 15489-1:2016 "Інформація та документація. Керування записами. Частина 1. Поняття та принципи" організація зберігання ЕД має забезпечувати такі умови:
- документи мають бути розташовані в доступних місцях;
- у приміщеннях, де зберігаються документи, мають бути дотримані відповідні температурний і вологісний режими, вжиті заходи протипожежної безпеки, захист від води та інших чинників зовнішнього (фізичного) впливу.
При зберіганні АЕД на серверному обладнанні необхідно застосовувати такі засоби захисту обладнання (від механічних, теплових, електромагнітних та інших впливів) та даних (від втрати та несанкціонованого доступу до них):
- розміщувати серверне й комунікаційне обладнання в приміщеннях з обмеженим доступом та ефективною системою кондиціонування повітря;
- підключати технічні засоби до мережі через систему безперебійного електропостачання із заземленням;
- здійснювати обов'язкову ідентифікацію та перевірку користувачів під час надання доступу до системи;
- виконувати планове резервне копіювання даних.
Рекомендовано використовувати для зберігання АЕД приміщення, максимально віддалені від виробничих та побутових приміщень. Вони мають бути обладнані окремою ефективною системою кондиціонування, що може забезпечити рециркуляцію повітря з кратністю 2-3, стабільний температурно-вологісний режим, очищення повітря від пилу та агресивних домішок. Коливання температури в приміщенні допускаються в межах 10-23° C, а відносна вологість повітря має бути в межах позначок 20-50 %. Також приміщення має бути обладнане системою пожежогасіння, у якій застосовується речовина, що дає змогу припинити процес горіння без завдання шкоди електрообладнанню. У разі застосування речовини, що шкідлива для здоров'я та життя людини застосовувати підсистему блокування доступу людей до приміщення під час спрацювання системи пожежогасіння та підсистему витягання залишків зазначеної речовини на зовні після гасіння пожежі.
Місце зберігання ЕД не має розташовуватися поруч з електродвигунами, трансформаторами, ліфтовим обладнанням, іншими джерелами магнітних і електромагнітних полів.
3.3 Перевіряння наявності та стану архівних електронних документів
Перевіряння наявності АЕД здійснюється для:
- встановлення фактичної наявності АЕД, які зберігаються в архівній установі;
- виявлення зниклих АЕД та організації їх пошуку;
- виявлення пошкоджених АЕД та організації заходів щодо визначення причин щодо пошкодження цих документів та їх відновлення;
- виявлення та усунення недоліків в обліковій документації, що стосується АЕД.
Зазвичай перевіряння наявності АЕД здійснюється в плановому порядку, проте така перевірка може бути й позаплановою або позачерговою. Планові перевірки рекомендовано здійснювати раз на три роки. Позачергові перевірки здійснюють у разі виникнення надзвичайної ситуації різного характеру, у разі переміщення документів з одного сервера (сховища) до іншого тощо.
Перевіряння наявності та стану АЕД та їх копій здійснюється працівниками відділу збереженості. Його результати фіксують у відповідній документації.
Перевіряння наявності та стану АЕД проводиться за найменуванням файлів документів, що зазначені в облікових документах, і за допомогою геш-значення, що включає підтвердження цілісності. Воно може здійснюватися в автоматизованому режимі за наявності відповідного ПЗ.
Перебіг перевіряння наявності та стану АЕД відображають в аркуші перевіряння наявності та стану АЕД, що заповнюють безпосередньо під час проведення перевіряння та фіксують у ньому виявлені недоліки за формою, наведеною в додатку 6. Зокрема, в аркуші зазначають:
- кількість АЕД (од. зб.) опису за обліковими документами;
- номери невиявлених АЕД;
- пропущені номери (окремо враховані та не враховані в підсумковому записі);
- реєстраційні індекси АЕД, неправильно внесених до даного фонду;
- кількість АЕД (описаних), що є в наявності;
- номери АЕД, що мають невиправні пошкодження;
- номери АЕД, що мають конвертовані копії;
- кількість конвертованих копій АЕД за обліковими документами;
- кількість конвертованих копій АЕД, що є в наявності.
Аркуш перевіряння складається на кожний опис окремо. До аркуша перевіряння укладають сторінки-доповнення. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допустиме укладання одного аркуша на всі описи фонду.
Після завершення перевіряння наявності та стану АЕД складається акт перевіряння наявності та стану АЕД за формою, наведеною в додатку 7. В акті подають:
- кількість АЕД, внесених до описів;
- кількість АЕД, які не було виявлено під час перевіряння;
- кількість пропущених номерів АЕД, які а) враховані в підсумковому записі та б) не враховані в підсумковому записі;
- кількість неправильно віднесених АЕД, що належать до інших фондів;
- загальну кількість АЕД із числа внесених до описів і таких, що є в наявності;
- кількість АЕД, які мають невиправні пошкодження;
- кількість АЕД, які мають конвертовані копії (кількість конвертованих копій за документами та кількість невиявлених конвертованих копій);
- характеристику умов зберігання АЕД та їх конвертованих копій.
До акта додають аркуш перевіряння наявності та стану АЕД.
У разі виявлення недоліків після перевіряння наявності та стану АЕД укладають акт про технічні помилки в облікових документах за формою, наведеною в додатку 8 та акт про виявлення АЕД, що не стосуються даного фонду, за формою, наведеною в додатку 9. Зокрема, в акті про технічні помилки в облікових документах вказують:
- назву облікового документа, у якому виявлені технічні помилки;
- наявний напис в обліковому документі;
- правильний напис.
В акті про виявлення АЕД, що не стосуються фонду, відображають:
- назву АЕД;
- реєстраційний індекс АЕД (за наявності);
- кількість копій конвертованих АЕД;
- кількість копій страхового фонду;
- передано за належністю (№ фонду);
- загальну кількість виявлених АЕД;
- загальну кількість виявлених конвертованих АЕД;
- загальну кількість виявлених копій АЕД страхового фонду.
Після закінчення перевіряння АЕД наприкінці опису проставляють штамп "перевірено", вказують дату, назву посади й підпис укладача запису.
У разі виявлення в описах необлікованих, вільних, пропущених номерів та вибулих одиниць зберігання підсумкові записи переукладають.
На всі невиявлені під час перевіряння АЕД складається картка обліку невиявлених АЕД за формою, наведеною в додатку 10. Вона містить такі дані:
- номер опису;
- реєстраційний індекс АЕД;
- найменування АЕД;
- крайні дати АЕД;
- найменування файлу АЕД;
- назву та номер алгоритму криптографічного гешування: геш-значення файлу АЕД;
- назву, номер і дату документа (документів), що підтверджує відсутність АЕД;
- позначки про перебіг розшуку;
- результати розшуку.
Облік невиявлених АЕД може здійснюватися в картковій або електронній формі відповідно до реквізитів картки.
Порядок проведення розшуку АЕД, невиявлених під час перевіряння наявності, визначаються окремим нормативним актом, який видає Укрдержархів.
Відновлення даних АЕД, що мають невиправні пошкодження, виявлені під час перевіряння їх стану, здійснюється із резервних копій основного фонду. У разі пошкодження цих копій - зі страхового фонду. Завершується цей процес повторним проведенням перевіряння стану цих АЕД.
Перевіряння вважається завершеним після внесення всіх змін до облікових документів.
Акт і аркуші перевіряння наявності та стану АЕД підкладають до справи фонду або формують окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.
Перевіряння наявності та стану АЕД вважається завершеним після внесення за його результатами коректив до облікової документації відповідного фонду.
3.4 Контроль терміну експлуатації носіїв, на яких зберігається інформація архівних електронних документів
Для надійного зберігання АЕД необхідно запровадити планову заміну носіїв, на яких зберігається їх інформація. Для цього використовуються носії, сертифіковані виробником, який гарантує надійне збереження даних на них упродовж визначеного проміжку часу. Це надає можливість вчасно проводити підключення нового носія до системи, копіювання файлів АЕД зі старого носія на новий і відключення старого носія від системи до моменту закінчення терміну надійного збереження даних на носієві, гарантованого його виробником.
Не виключені ситуації, коли носій може вийти з ладу до закінчення гарантійного терміну його роботи. На цей випадок для кожного фонду архівної установи повинне вестися планове резервне копіювання файлів. Саме з цих резервних копій файлів і треба відновлювати дані того фонду, носій якого вийшов із ладу. Крім того, слід мати відповідні видатки на придбання нового носія для заміни ним носія, що вийшов із ладу.
3.5 Захист інформації
Під час постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання АЕД необхідно забезпечити їх захист від знищення, зміни чи пошкодження. Оскільки серед функцій більшості носіїв інформації, незалежно від їх виду, є не лише запис та читання даних, але й їх видозміна або знищення, потрібно розуміти, що під час постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання АЕД дві останні функції є небезпечними. Для того, щоб запобігти видаленню або видозміні АЕД, рекомендовано застосовувати носії, які підтримують технологію WORM (Write Once Read Many - один раз записати, багато разів читати). Технологія WORM дає змогу захисти звичайні носії (жорсткі диски та стримери) від багаторазового запису інформації на них.
Крім того, особливу увагу слід приділити захисту від шкідливих комп'ютерних програм (т. зв. "вірусів", "хробаків", "руткітів" тощо). Для цього перевірку АЕД на наявність у них шкідливих комп'ютерних програм рекомендовано здійснювати в наступних випадках: під час підготовки до видавання АЕД для використання; перед та після виконання будь-якого процесу щодо АЕД (наприклад, конвертування, міграції, переміщення тощо); під час перевіряння наявності та стану АЕД.
За результатами перевірки необхідно скласти акт про технічну перевірку АЕД (додаток 11), у якому слід зазначити:
- номер та назву фонду, де міститься інфікований документ;
- період проведення перевіряння;
- за допомогою якого ПЗ було виявлено наявність шкідливих комп'ютерних програм (найменування, версія, найменування, версія та розрядність операційної системи);
- найменування файлу АЕД;
- реєстраційний індекс АЕД;
- визначити можливість розпізнавання шкідливих комп'ютерних програм, що можливо за умови наявності відповідного оновлення сигнатур бази даних програмного засобу, що застосовується для виявлення шкідливого програмного коду;
- назви виявлених шкідливих комп'ютерних програм та їх типів, за наявністю такої можливості, що надається програмним забезпеченням, яке застосовується для ідентифікації шкідливих комп'ютерних програм.
У разі виявлення шкідливих програм необхідно вжити відповідних заходів щодо ізолювання та лікування / видалення інфікованих файлів, перевірки всієї інформаційно-телекомунікаційної системи, в якій функціонує сховище, на вразливості та відновлення видалених файлів із резервної копії фонду.
Зважаючи, що фонди, у яких зберігаються архівні електронні справи, є державними інформаційними ресурсами, відповідно до чинної нормативно-правової бази з питань технічного захисту інформації в складі інформаційно-телекомунікаційних систем, що забезпечують опрацювання цих державних інформаційних ресурсів, повинно бути створено комплексну систему захисту інформації, що передбачає застосування надійних програмних та технічних засобів, які мають атестат відповідності вимогам технічного захисту інформації, та низку організаційних заходів, які в комплексі обмежують доступ до інформації потенційних порушників безпеки, запобігають потенційним загрозам, визначають відповідальність осіб за опрацювання будь-якої інформації, що підлягає захисту, зокрема АЕД.
ДОДАТКИ
Додаток 1
НОРМАТИВНО-ПРАВОВІ АКТИ,
стандарти, методичні документи
Нормативно-правові акти
1. Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів : затверджені наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200;
2. Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання : затверджені наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1427/26204;
3. Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ : затверджені наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206;
4. Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади : затверджені наказом Держ. агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20 листопада 2018 року за № 1309/32761;
5. Вимоги до форматів криптографічних повідомлень: затверджені наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 18.12.2012 № 739 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 14 січня 2013 року за № 108/22640.
6. Вимоги до формату підписаних даних : затверджені наказом Міністерства юстиції України, Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1401/21713.
7. Закон України "Про електронні довірчі послуги" від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII;
8. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 року № 851-IV [із змінами];
9. Закон України "Про захист інформації в автоматизованих системах" від 05 липня 1994 року № 80/94-ВР [із змінами];
10. Закон України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" від 05 липня 1994 року № 80/94-ВР [із змінами];
11. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24 грудня 1993 року № 3814-XII [із змінами];
12. Закон України "Про Національну програму інформатизації" від 04 лютого 1998 року № 74/98-ВР [із змінами];
13. Концепція розвитку електронної демократії в Україні та план заходів щодо її реалізації : затверджена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 8 листопада 2017 року № 797-р [із змінами];
14. Наказ Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 "Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису" [із змінами];
15. Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання : затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199;
16. План заходів щодо захисту державних інформаційних ресурсів : затверджений розпорядженням Кабінету Міністрів України від 05 листопада 2014 року № 1135-р;
17. Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду : затверджене наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 250/26695;
18. Порядок використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності : затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749;
19. Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам : затверджений наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за № 1983/24515 [із змінами];
20. Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання : затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198;
21. Порядок роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису : затверджений наказом Міністерства юстиції України від 01 листопада 2012 року № 1600/5 : зареєстрований у Міністерстві юстиції України 05 листопада 2012 року за № 1854/22166;
22. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 : зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181;
23. Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого об міну, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.
Національні та міжнародні стандарти
24. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.
25. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
26. ISO 11799: 2003(E) Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials.
27. ISO 12639:2004 Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology (TIFF/IT)
28. ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model
29. ISO 15489-1:2016 Information and documentation - Records management.
30. ISO 16363:2012 Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories
31. ISO 19005-1:2005 and ISO 19005-5:2010 Document management. Electronic document file format for long-term preservation (the PDF/A standard)
32. ISO/IEC 13818-1:2007/COR 3:2011 Information technology - Generic coding of moving pictures and associated audio information: Systems - Part 1: - Technical Corrigendum 3: Corrections concerning VBV buffer size, semantics of splicetype and removal rate from transport buffer for ITU-T H.264 ISO/IEC 14496-10 advanced video coding
33. ISO/IEC 14496-10:2010 Information technology - Coding of audiovisual objects - Part 10: Advanced Video Coding
34. ISO/TC 46/SC 11 Digital Records Protection: Where to start guide. Understanding the issues specific to the preservation of digital records. Development of a preservation plan. Safeguarding digital records over time with confidence.
35. ISO/TC 46/SC 11 Digital Records Protection: Where to start guide. Understanding the issues specific to the preservation of digital records. Development of a preservation plan. Safeguarding digital records over time with confidence.
Методичні документи
36. Вимоги до структури та змісту XML-схеми метаданих електронного примірника описів справ постійного зберігання : метод, рекомендації / Держ. арх. служба України, УНДІАСД; уклад.: Гаранін О.Я., Купрунець Т.Я. - Київ, 2015. - 28 с.
37. Віднесення електронних інформаційних ресурсів до Національного архівного фонду. Аналітичний огляд / Держ. архівна служба України; Укр. наук.-досл. ін-т архів. справи та документознавства; уклад.: Т.М. Ковтанюк, Н.М. Христова. - К, 2012. - 33 с.
38. Електронний документ: актуальні завдання та практичне впровадження (Життєвий цикл електронного документа) : матеріали Міжнар. наук.-практ. конф., 11-12 жовтня 2012 року, м. Київ / Держ. архів. служба України, УНДІАСД, Центр. держ. електрон. архів України, Нац. акад. держ. упр. при Президентові України. - К., 2012. - 131 с.
39. Конвертування електронних документів для постійного зберігання в архіві: методичні рекомендації / Укрдержархів України, УНДІАСД; уклад.: П.М. Марченко, Ю.С Ковтанюк, В. Романовський. - К., 2010. - 13 с.
40. Концепція планування життєвого циклу електронних документів / Держ. архівна служба України; Центральний державний електронний архів України; уклад.: Ковтанюк Ю.С, Забенько Ю.І. - К., 2011. - 60 с.
41. Критерії відбору веб-ресурсів як складової НАФ і джерела комплектування Центрального державного електронного архіву України : Метод, рекомендації / Держкомархів України, УНДІАСД, ЦДЕА України; уклад.: С.Г. Кулешов (керівник теми), П.М. Марченко. - К., 2009. - 13 с.
42. Метадані архівного електронного документа : структура та зміст : галузевий стандарт / Держкомархів України, УНДІАСД, ЦДЕА України; розробники: П. Марченко, Ю. Ковтанюк, О. Ус. - Київ, 2010. - 55 с.
43. Методика приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: О.Я. Гаранін, Т.М. Ковтанюк, П.М. Марченко. - К., 2014. - 28 с.
44. Облік електронних інформаційних ресурсів, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Інструкція / Держ. архів. служба України, УНДІАСД, ЦДЕА України; упоряд.: П.М. Марченко, Ю.С. Ковтанюк. - Київ, 2014. - 107 с.
45. Описування та організація зберігання електронних інформаційних ресурсів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій: методичні рекомендації / Укрдержархів України, УНДІАСД; уклад.: Ю.С. Ковтанюк, П. М. Марченко, Л.А. Дубровіна. - К., 2010. - 30 с.
46. Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; авт.: П.М. Марченко, Ю.С. Ковтанюк. - К., 2011. - 10 с.
47. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах виконавчої влади / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; авт.: П.М. Марченко, Ю.С. Ковтанюк. - К., 2011. - 10 с.
48. Порядок приймання-передавання електронних документів до держархівів та ЦДЕА на постійне зберігання : метод, рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; авт.: Л.А. Дубровіна, Ю.С. Ковтанюк, П.М. Марченко. - К., 2011. - 31 с.
49. Уніфікований інформаційний об'єкт для обміну та зберігання електронних документів. Вимоги / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; розробники: П.М. Марченко, Ю.С. Ковтанюк, А.О. Чекатков. - К., 2013. - 102 с.
Додаток 2
АКТ ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ
електронних документів юридичної особи на постійне зберігання
( Див. текст )
Додаток 3
ЖУРНАЛ
реєстрації електронних документів, у реєстрації яких відмовлено під час їх приймання на постійне зберігання*
__________
* За необхідності журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 4
АКТ
про приймання-передавання архівних електронних документів на постійне зберігання
( Див. текст )
Додаток 5
АКТ
про приймання-передавання архівних електронних документів на зберігання до Центрального електронного архіву України
( Див. текст )
Додаток 6
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ
наявності та стану архівних електронних документів
( Див. текст )
Додаток 7
АКТ
перевіряння наявності та стану архівних електронних документів
( Див. текст )
Додаток 8
АКТ
про технічні помилки в облікових документах
( Див. текст )
Додаток 9
АКТ
про виявлення архівних електронних документів, що не стосуються даного фонду
( Див. текст )
Додаток 10
КАРТКА ОБЛІКУ
невиявлених архівних електронних документів
( Див. текст )
Додаток 11
АКТ
про технічну перевірку архівних електронних документів
( Див. текст )
( Текст взято з сайту Укрдержархіву http://www.archives.gov.ua )
