ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ПИТАНЬ ЕЛЕКТРОННОГО УРЯДУВАННЯ УКРАЇНИ
НАКАЗ
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
20 листопада 2018 р.
за № 1309/32761
Про затвердження Вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади
Відповідно до Законів України
"Про електронні документи та електронний документообіг",
"Про електронні довірчі послуги", підпункту 9 пункту 4 Положення про Державне агентство з питань електронного урядування України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року
№ 492, та пункту 5 постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року
№ 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності", з метою встановлення вимог до форматів даних електронних документів та електронного документообігу в органах державної влади
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади, що додаються.
2. Департаменту інформаційних технологій (Брусіловський В.Б.) забезпечити:
1) подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку;
2) оприлюднення цього наказу на офіційному вебсайті Державного агентства з питань електронного урядування України.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Рекомендувати органам державної влади протягом року з дня набрання чинності цим наказом привести формати даних електронних документів та електронного документообігу у відповідність до Вимог.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Бакала В.О.
ПОГОДЖЕНО: Голова Державної архівної служби України Т.в.о. Голови Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України | Т.І. Баранова О.М. Чаузов |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного агентства
з питань електронного
урядування України
07 вересня 2018 року № 60
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
20 листопада 2018 р.
за № 1309/32761
ВИМОГИ
до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади
І. Загальні положення
1. Ці Вимоги встановлюють формати даних електронних документів, електронного документообігу в органах державної влади (далі - суб’єкти електронного документообігу).
2. У цих Вимогах терміни вживаються у таких значеннях:
електронні дані - файли, електронні підписи, електронні печатки, накладені на дані відповідних файлів, папок, метаданих, що містяться у контейнері;
контейнер - файл, структура і зміст якого відповідають вимогам специфікації формату ZIP та ISO/IEC 21320-1:2015 Information technology - Document Container File - Part 1: Core (Інформаційні технології - Файл контейнера документа - Частина 1: Зміст);
машиночитана форма - форма подання даних, придатних до автоматичного або автоматизованого використання;
метадані - дані про інформаційні об’єкти та їх окремі структури, що є складовими формату даних електронного документообігу, а також процеси, які відбуваються над цими інформаційними об’єктами;
формат даних електронного документообігу - визначені структура та зміст контейнера, призначеного для приймання-передавання даних в електронному документообігу.
ІІ. Вимоги до форматів даних електронного документообігу
1. Електронні дані, що містяться в контейнері, структуруються у відповідній ієрархії, яка визначається форматом даних цього контейнера.
2. Контейнер має одночасно містити дані в машиночитаній формі та у формі, придатній для сприймання їх людиною, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.
У разі конфлікту між формами подання даних пріоритет мають дані, придатні для сприймання їх людиною.
5. Формат даних контейнера має відповідати вимогам національного стандарту ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016 (ETSI EN 319 162-1:2016, IDT) "Електронні підписи й інфраструктури (ESI). Контейнери, пов’язані з підписом (ASiC). Частина 1. Структурні блоки та базові контейнери ASiC".
III. Вимоги до обов’язкових реквізитів електронних документів
1. Електронний документ оформлюється за загальними правилами документообігу та має реквізити, аналогічні документу з паперовим носієм інформації, з урахуванням таких особливостей:
1) створення окремих реквізитів електронного документа (електронного підпису та/або електронної печатки) здійснюється відповідно до законодавства у сферах електронного документообігу та електронних довірчих послуг;
2) для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання обов’язковим є використання електронних підписів та/або печаток у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання.
2. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначаються цими Вимогами та наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року
№ 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.
IV. Процедура перевірки електронного документа
1. Процедура перевірки електронного документа полягає у перевірці наявності всіх його обов’язкових реквізитів та його цілісності шляхом перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або печатки.
2. Перевірка та підтвердження кваліфікованих електронних підписів та/або печаток здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті
18 Закону України
"Про електронні довірчі послуги".
Директор департаменту інформаційних технологій | В. Брусіловський |