Про затвердження Порядку роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису

Відповідно до пункту 3 розпорядження Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2011 року № 1363-р "Питання впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади"

1. Затвердити Порядок роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Ворону Д.М.

1.1. Цей Порядок встановлює загальні правила створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання та зберігання електронних документів та електронних копій паперових документів, на які накладено електронний цифровий підпис (далі - електронні документи), які не містять інформацію з обмеженим доступом, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади (далі - суб’єкти) через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

1.2. Створення, впровадження та забезпечення функціонування системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - Система), реалізація повноважень Держателя та Адміністратора системи здійснюються відповідно до Положення про систему електронної взаємодії органів виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2012 року № 670.

1.3. З використанням функціональних можливостей програмного забезпечення Системи здійснюється автоматизація процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання, обліку та контролю за виконанням електронних документів, що створюються суб'єктами у процесах документообігу.

1.4. Опрацювання електронних копій паперових документів, що створені відповідно до Порядку надсилання електронною поштою службових документів , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 року № 733, на які накладений електронний цифровий підпис користувача суб'єкта, та передані засобами Системи як електронні документи, не потребує відправлення паперового примірника цього документа, крім випадків, визначених законодавством.

1.5. Суб’єкти під час користування Системою застосовують електронний цифровий підпис відповідно до Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452, та вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису, затверджених наказом Міністерства юстиції України та Адміністрації державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 , зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1398/21710.

1.6. Інформація у Системі обробляється із застосуванням комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.

1.7. Суб’єкти під час користування Системою за рішенням керівника цього суб’єкта використовують для передачі та отримання інформації мережу Інтернет та/або Національну систему конфіденційного зв'язку.

1.8. Електронний документообіг між суб’єктами здійснюється на єдиних засадах організації документообігу, передбачених для документів на паперових носіях інформації.

2.1. Адміністратором системи забезпечується реєстрація суб'єктів та їх користувачів у Системі.

2.2. Доступ користувачів до Системи забезпечується шляхом їх авторизації.

2.3. Авторизація користувачів у Системі здійснюється з використанням надійних засобів електронного цифрового підпису.

3.1. Користувач для одержання інформації щодо створених суб'єктами електронних документів використовує списки вхідних і вихідних документів, сформованих Системою.

3.2. Реєстрація електронного документа в Системі, що надійшов суб’єкту, здійснюється в автоматизованому режимі відповідно до вимог Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1453.

3.3. Електронний документ, що надійшов на електронну адресу суб’єкта, відхиляється у таких випадках:

електронний документ надійшов не за адресою;

електронний документ заражений вірусом;

електронний документ не пройшов перевірку на цілісність;

будь-який із накладених на електронний документ електронних цифрових підписів не пройшов перевірку на справжність;

електронне повідомлення, у яке вкладено електронний документ та метадані, не відповідає Вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення , затвердженим наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044.

3.4. Про реєстрацію чи відхилення електронного документа суб'єкт, що відправив документ, невідкладно повідомляється в автоматизованому режимі засобами Системи.

3.5. Для кожного електронного документа, який надсилається через Систему, користувачем суб’єкта заповнюється його реєстраційно-контрольна картка.

4.1. Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються одночасно в паперовій та електронній формах.

4.2. Строк зберігання електронних документів повинен відповідати строку, встановленому законодавством для відповідних документів на паперових носіях.

4.3. Електронні документи, опрацювання яких у Системі закінчено та які повинні бути передані на постійне або тривале зберігання до архіву, мають бути підготовлені до передачі на архівне зберігання засобами Системи у порядку, визначеному законодавством.