МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
12.01.2011 м. Київ № 96/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
14 січня 2011 р. за № 55/18793
Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання
( Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Міністерства юстиції України від 10 травня 2012 року № 709/5, від 3 серпня 2012 року № 1161/5, від 2 серпня 2013 року № 1607/5, від 12 червня 2014 року № 919/5, від 13 червня 2014 року № 921/5, від 10 вересня 2014 року № 1517/5, від 5 грудня 2014 року № 2070/5, від 9 липня 2015 року № 1189/5, від 6 січня 2016 року № 14/5, від 2 грудня 2016 року № 3447/5, від 21 лютого 2017 року № 616/5, від 25 вересня 2017 року № 3007/5, від 13 листопада 2017 року № 3548/5, від 29 серпня 2018 року № 2825/5, від 28 серпня 2019 року № 2690/5, від 3 лютого 2020 року № 339/5, від 28 травня 2021 року № 1900/5, від 28 вересня 2021 року № 3427/5, від 8 лютого 2022 року № 416/5, від 15 лютого 2022 року № 506/5, від 7 червня 2024 року № 1714/5 )
Відповідно до частини п'ятої статті 9 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, що додаються.
2. Департаменту у справах цивільного стану громадян (Кунда В. В.):
2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).
2.2. Довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 26.09.2002 № 86/5 "Про затвердження Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 26.09.2002 за № 786/7074 (із змінами).
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Панченко А. М.
| Міністр | О. Лавринович |
| ПОГОДЖЕНО: | |
| Т. в. о. Міністра | Р. М. Демченко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
12.01.2011 № 96/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 січня 2011 р. за № 55/18793
Правила внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання
( У тексті Правил слова "міськрайонні управління юстиції" в усіх відмінках і числах замінено словами "міськрайонні, міжрайонні управління юстиції" у відповідних відмінках і числах згідно з наказом Міністерства юстиції України від 2 серпня 2013 року № 1607/5 )
( У тексті Правил слова "Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" замінено словами "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" згідно з наказом Міністерства юстиції України від 9 липня 2015 року № 1189/5 )
( У тексті Правил слова "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" замінено словами "головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі"; слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" у всіх відмінках замінено словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" у відповідних відмінках; слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського ( міст обласного значення ), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінено словами "районний, районний у містах, міський ( міст обласного значення ), міськрайонний, міжрайонний відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах; слова "державна архівна установа" у всіх відмінках замінено словами "державний архів" у відповідних відмінках; слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Печерського районного управління юстиції у місті Києві" замінити словами "у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві" згідно з наказом Міністерства юстиції України від 2 грудня 2016 року № 3447/5 )
( У тексті Правил слова "головне територіальне управління юстиції" в усіх відмінках замінено словами "міжрегіональне управління Міністерства юстиції України" у відповідних відмінках; слова "головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" замінено словами "міжрегіональні управління Міністерства юстиції України" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 2020 року № 339/5 )
I. Загальні положення
1.1. Внесення змін до актових записів цивільного стану, які складено органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану) у випадках, передбачених чинним законодавством.
( абзац перший пункту 1.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його у судовому порядку.
1.2. Поновлення актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі втрати цих записів.
1.3. Заяви громадян України про поновлення актових записів цивільного стану, які були складені компетентними органами іноземних держав, розглядаються на загальних підставах з дотриманням вимог цих Правил.
Відсутність зазначених актових записів цивільного стану має бути підтверджена документально.
1.4. Анулювання актового запису цивільного стану проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його складання на підставі рішення суду, а у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, - висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України.
( абзац перший пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2015 р. № 1189/5 )
Анулювання актового запису про розірвання шлюбу, про смерть у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України, проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким було проведено державну реєстрацію цих актів.
Розгляд питання про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану проводиться за заявою заінтересованої особи або з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем виявлення поновленого або повторно складеного актового запису.
Поновлені чи повторно складені актові записи цивільного стану в разі виявлення первинних записів анулюються на підставі рішення суду або висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації) (за місцезнаходженням поновленого або повторно складеного запису).
( абзац четвертий пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
1.5. Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану в порядку, визначеному цими Правилами, шляхом їх формування та реєстрації за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян при пред'явленні паспорта громадянина України (далі - паспорт), паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства (далі - паспортний документ) заявника. Сформована заява про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання роздруковується посадовою особою та за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, підписується заявником.
( абзац перший пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
Якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, відповідні заяви можуть подаватися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа: посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник; другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов'язаних із захистом інтересів дитини; другого з наречених; другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя; осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Якщо заявником є особа з порушенням зору посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Свідком, перекладачем жестової мови пред'являється паспорт або паспортний документ.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом шостим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Про особливості подання таких заяв до відповідної заяви вносяться такі відомості: "Заяву подано у присутності заявника, який є особою з порушенням зору, текст якому зачитано, або свідка / перекладача жестової мови, його прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), реквізити паспорта або паспортного документа", які скріплюються підписом свідка або у разі фізичної присутності перекладача жестової мови.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом сьомим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5, у зв'язку з цим абзаци другий - одинадцятий вважати відповідно абзацами восьмим - сімнадцятим )
У разі подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред'являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом восьмим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
У випадку пред'явлення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон, а також отримання їх електронних копій, або окремих даних, що містяться в зазначених електронних копіях, їх перевірка або формування здійснюється відповідно до Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2021 року № 911, захищеними каналами інформаційної взаємодії із використанням засобів криптографічного захисту інформації, які відповідають вимогам законодавства до засобів криптографічного захисту інформації, призначених для захисту конфіденційної інформації.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом дев'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану використовує усі відомості, отримані за результатами відповідної перевірки, для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом десятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5, у зв'язку з цим абзаци третій - шостий вважати абзацами шостим - дев'ятим )
Заяви іноземців, які на законних підставах перебувають в Україні, про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, складених органами державної реєстрації України, розглядаються відділом державної реєстрації актів цивільного стану на загальних підставах.
( абзац одинадцятий пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом дванадцятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5, абзац дванадцятий пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом тринадцятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5, у зв'язку з цим абзац четвертий вважати абзацом шостим )
Якщо підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання є рішення суду або якщо певне рішення суду є необхідним для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання за зверненням заявника проводиться виключно на підставі примірника рішення суду в електронній формі, отриманого у результаті інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром судових рішень та Державним реєстром актів цивільного стану громадян, що здійснюється інформаційно-комунікаційними засобами в електронній формі у порядку, встановленому Державною судовою адміністрацією України спільно з Міністерством юстиції України.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом чотирнадцятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі ухвалення рішення суду до запровадження Єдиного державного реєстру судових рішень примірник рішення суду не пізніше наступного робочого дня з дня подання відповідної заяви запитується відділом державної реєстрації актів цивільного стану у відповідного суду.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом п'ятнадцятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі якщо рішення суду, яке є підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, відсутнє в Єдиному державному реєстрі судових рішень або його примірник неможливо отримати у зв'язку з ухваленням на тимчасово окупованій території України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану відмовляє у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні.
( пункт 1.5 доповнено новим абзацом шістнадцятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5, у зв'язку з цим абзац дев'ятий вважати абзацом дванадцятим )
Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, звіряє відомості, зазначені заявником у заяві, з паспортом або паспортним документом. Суперечливі дані в документах письмово пояснюються заявником. Документи, які мають необумовлені виправлення, підчистки або викликають сумніви щодо їх достовірності, перевіряються особливо ретельно та у разі потреби направляються для проведення їх експертизи до судово-експертної установи Міністерства юстиції України (за рахунок заявника). Відомості про акти цивільного стану, зазначені заявником у заяві, перевіряються в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.
( абзац сімнадцятий пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
1.6. Дипломатичне представництво або консульська установа України приймає та розглядає заяви громадян України, іноземців та осіб без громадянства про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення, анулювання, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України, в порядку, передбаченому цими Правилами.
Дипломатичне представництво або консульська установа України, які прийняли заяву про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, надсилають запити про витребування повних витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копій актових записів цивільного стану через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, у яких містяться на зберіганні відповідні актові записи цивільного стану.
Відповідні матеріали про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану надсилаються дипломатичним представництвом або консульською установою України через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до міжрегіонального управління Міністерства юстиції України за місцем зберігання відповідних актових записів цивільного стану.
1.7. Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису, за винятком випадків, встановлених у пункті 2.28 розділу II цих Правил.
У разі зберігання актового запису цивільного стану (метричного запису) у державному архіві внесення змін до актового запису (метричного запису) проводиться зазначеною установою за повідомленням відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
( абзац другий пункту 1.7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5 )
1.8. Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення, за винятком випадків, встановлених в абзацах третьому - п'ятому пункту 3.13 розділу III цих Правил.
( пункт 1.8 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5 )
1.9. Анулювання актового запису цивільного стану проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його зберігання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.
( пункт 1.9 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5 )
1.10. Питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
( абзац перший пункту 1.10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5 )
За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.
( абзац другий пункту 1.10 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі, якщо актові записи цивільного стану, до яких потрібно внести зміни та на підставі яких вирішується питання щодо внесення змін, поновлення та анулювання, зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, до якого подано відповідну заяву, а також якщо зазначені в заяві відомості або інші подані заявником документи не потребують перевірки, питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у строк, що не перевищує п'ятнадцяти робочих днів.
( пункт 1.10 доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5, у зв'язку з цим абзац третій вважати абзацом четвертим )
Питання про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.
1.11. Внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану згідно з матеріалами, отриманими від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України, проводяться у строк, що не перевищує семи робочих днів.
( пункт 1.11 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5 )
1.12. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який одержав матеріали про внесення змін до актового запису цивільного стану, його поновлення та анулювання, не вправі відмовити в їх виконанні, якщо висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану не відповідає зібраним документам, необхідним для вирішення питання по суті, чинному законодавству чи зазначені в ньому факти не підтверджені повними витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копіями актових записів цивільного стану та іншими документами. У такому випадку отримані матеріали у строк, передбачений пунктом 1.11 цього розділу, надсилаються разом із мотивованим листом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану до міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (того регіону, до якого вони надійшли). Відділ державної реєстрації актів цивільного стану вищезазначеного управління юстиції після розгляду та вивчення матеріалів справи повертає їх разом із мотивованим висновком до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем складення висновку) для його перегляду.
( пункт 1.12 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5, від 15.02.2022 р. № 506/5 )
1.13. У разі подання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану рішення іноземного суду про внесення змін, поновлення, анулювання актових записів цивільного стану та в інших випадках, передбачених цими Правилами, питання про його виконання вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням вимог міжнародних договорів України про надання правової допомоги, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
1.14. Пункт 1.14 виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 03.08.2012 р. № 1161/5, у зв'язку з цим пункти 1.15 - 1.17 вважати відповідно пунктами 1.14 - 1.16 )
1.14. Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання щодо померлих проводяться за заявами осіб, які входять до кола спадкоємців за законом або заповітом, згідно з чинним законодавством України.
1.15. Відмова органів державної реєстрації актів цивільного стану у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні може бути оскаржена в судовому порядку.
1.16. Запис на паперовому носії актового запису цивільного стану про внесені зміни або проставлені відмітки із зазначенням дати і документа, який був підставою для здійснення вищезазначених дій, засвідчується підписом посадової особи та печаткою відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
Відомості про внесення змін до актового запису цивільного стану, їх поновлення та анулювання вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064.
1.17. Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання можуть проводитися за заявою заявника шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.
У разі подання заяви та документів, необхідних для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, до центру надання адміністративних послуг адміністратор такого центру вчиняє усі дії щодо прийняття відповідних документів, які передбачені цими Правилами та здійснення яких покладається на працівника органу державної реєстрації актів цивільного стану.
Адміністратор центру надання адміністративних послуг за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян формує та реєструє заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.
Під час формування та реєстрації заяви адміністратор центру надання адміністративних послуг встановлює особу заявника.
До заяви обов'язково додаються свідоцтва, у яких зазначені неправильні, неповні відомості чи відомості, які підлягають зміні, свідоцтво, що підлягає анулюванню, копії документів (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та інших документів, необхідних для розгляду заяви та вирішення питання по суті, засвідчені в установленому порядку.
Центр надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви забезпечує передачу заяви та поданих заявником документів, необхідних для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці на розгляд та зберігання.
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану невідкладно в день отримання заяви від центру надання адміністративних послуг обліковує її у відповідному журналі прийому заяв, де здійснює відмітку про подання такої заяви через центр надання адміністративних послуг.
Перебіг строку у разі подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання через центр надання адміністративних послуг починається з дня реєстрації такої заяви адміністратором відповідного центру в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.
За результатами розгляду заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, поданої до центру надання адміністративних послуг, відділ державної реєстрації актів цивільного стану на підставі акта приймання-передавання передає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану або висновок про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні уповноваженій особі центру надання адміністративних послуг для подальшого вручення заявнику.
У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні заявникові разом з відповідним висновком повертаються оригінали документів чи їх відповідно оформлені копії, передбачені абзацом п'ятим цього пункту, а також документ, що підтверджує сплату державного мита.
У разі неотримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану або висновку про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні протягом одного місяця з дня його надходження до центру надання адміністративних послуг таке свідоцтво/висновок та додані до нього документи повертаються на підставі акта приймання-передавання до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану для зберігання.
Висновок про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні відділ державної реєстрації актів цивільного надсилає заявнику не пізніше наступного робочого дня після його повернення центром надання адміністративних послуг.
( розділ І доповнено пунктом 1.17 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
II. Внесення змін до актових записів цивільного стану
2.1. Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану за формою, наведеною в додатку 1, подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України, також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб (крім випадків, коли актовий запис про шлюб складено дипломатичним представництвом або консульською установою України).
( абзац перший пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5, від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.
( пункт 2.1 доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5 )
Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.
( пункт 2.1 доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5, у зв'язку з цим абзаци другий - шостий вважати відповідно абзацами четвертим - восьмим, абзац третій пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 10.09.2014 р. № 1517/5 )
Громадяни України, а також іноземці та особи без громадянства, які проживають за кордоном або в Україні, можуть подати заяву про внесення змін до актового запису про народження у зв'язку з доповненням відомостей щодо по батькові та місця народження дитини також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису.
( пункт 2.1 доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 13.06.2014 р. № 921/5, у зв'язку з цим абзаци четвертий - восьмий вважати відповідно абзацами п'ятим - дев'ятим )
Громадяни України, а також іноземці і особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.
Іноземці, особи без громадянства, які на законних підставах перебувають в Україні, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання першого примірника актового запису. У разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України заява подається за межами цієї території на їх вибір.
( абзац шостий пункту 2.1 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
Заява про внесення змін до актового запису про народження у зв'язку із зміною (корекцією) статевої належності може бути подана також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням Центру первинної медико-санітарної допомоги, лікувально-консультативна комісія якого видала форму первинної облікової документації № 066-3/о "Медичне свідоцтво про зміну (корекцію) статевої належності", затверджену наказом Міністерства охорони здоров'я України від 05 жовтня 2016 року № 1041, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 08 грудня 2016 року за № 1589/29719.
( абзац сьомий пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 10.05.2012 р. № 709/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 25.09.2017 р. № 3007/5 )
Заява про внесення змін до актового запису про смерть невпізнаної особи може бути подана також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про смерть (крім випадків, коли актовий запис про смерть складено дипломатичним представництвом або консульською установою України).
( пункт 2.1 доповнено новим абзацом восьмим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 05.12.2014 р. № 2070/5, у зв'язку з цим абзаци восьмий, дев'ятий вважати відповідно абзацами дев'ятим, десятим, абзац восьмий пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5 )
Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про народження (крім випадків, коли актовий запис про народження складено дипломатичним представництвом або консульською установою України) або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.
( абзац дев'ятий пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5 )
Реєстрація заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.
2.2. Заява повинна бути заповнена розбірливо, у ній мають бути надані вичерпні відповіді на всі запитання.
2.3. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.
2.4. Якщо заявник не володіє державною мовою, заява може бути складена іншою особою в присутності перекладача та підписана заявником, про що на ній робиться відповідний запис.
2.5. Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається:
особою, щодо якої складено актовий запис;
одним із батьків неповнолітнього (малолітнього);
піклувальником неповнолітнього та опікуном малолітнього;
опікуном недієздатної особи;
спадкоємцем померлого;
представником органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.
Якщо заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження після державної реєстрації народження, не може бути подана особисто, вона може бути подана через представника або надіслана поштою за умови засвідчення справжності підпису нотаріально. Повноваження представника мають ґрунтуватися на нотаріально посвідченій довіреності.
2.6. Разом із заявою про внесення змін до актового запису цивільного стану заявником подаються:
свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні;
інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.
2.7. На підтвердження достовірності представлених заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України додаються до матеріалів справи повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.
Якщо в актовому записі про народження відсутні графи "По батькові" та "Місце народження", що стосуються відомостей про дитину, або відсутні відомості у цих графах, їх доповнення проводиться з урахуванням даних паспорта або паспортного документа особи, відносно якої складено запис, та імені батька дитини, зазначеного в ньому.
( пункт 2.7 доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 13.06.2014 р. № 921/5, у зв'язку з цим абзаци другий-четвертий вважати відповідно абзацами третім-п'ятим, абзац другий пункту 2.7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
Якщо актовий запис цивільного стану, до якого потрібно внести зміни, зберігається в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.
( абзац третій пункту 2.7 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5 )
У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв'язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.
( пункт 2.7 доповнено абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5 )
Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.
( пункт 2.7 доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5, у зв'язку з цим абзац п'ятий вважати абзацом шостим, абзац п'ятий пункту 2.7 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 08.02.2022 р. № 416/5 )
Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується відповідними легалізованими у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану. Копії актових записів цивільного стану витребовуються від компетентних органів іноземних держав, з якими Україна уклала договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, у разі необхідності підтвердження певних даних.
( пункт 2.7 доповнено абзацом шостим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5, абзац шостий пункту 2.7 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
2.8. У разі зберігання актового запису про народження, до якого потрібно внести зміни у зв'язку з визнанням батьківства, в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ, який прийняв заяву про визнання батьківства (рішення суду про визнання батьківства, про встановлення факту батьківства), не пізніше наступного робочого дня з дня її отримання надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису, крім випадків, передбачених абзацом п'ятим пункту 2.7 цього розділу. Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та отримане підтвердження додаються до заяви.
( абзац перший пункту 2.8 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5 )
Якщо в актовому записі про народження дитини батьком указаний чоловік заявниці або інша особа (за винятком випадків, передбачених статтею 135 Сімейного кодексу України), то в унесенні змін стосовно визнання батьківства має бути відмовлено до вирішення судом питання щодо виключення з актового запису про народження відомостей про батька.
2.9. У разі відсутності (втрати) актового запису цивільного стану, до якого необхідно внести зміни, розв'язання питання можливе тільки після поновлення втраченого актового запису відповідно до цих Правил.
Відсутність (утрата) актового запису повинна бути підтверджена документально.
2.10. Заяви батьків про виправлення (зміну) прізвища або власного імені дитини в актовому записі про її народження у зв'язку з тим, що при державній реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або власне ім'я без урахування побажань обох або одного з батьків, приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану не пізніше одного року з дня народження, а заяви про виправлення власного імені дитини у зв'язку з тим, що вона фактично має власне ім'я, відмінне від зазначеного в актовому записі про її народження, - до досягнення нею 14-річного віку.
Спір між батьками щодо виправлення (зміни) прізвища або власного імені дитини у цьому випадку вирішується органом опіки та піклування або судом.
2.11. Факти, зазначені в заяві, а також записи у свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану та в інших поданих заявником документах, якщо вони викликають сумніви щодо їх достовірності, можуть бути перевірені відділом державної реєстрації актів цивільного стану шляхом направлення запитів до відповідних установ, організацій для затребування необхідних документів.
2.12. На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України складає обґрунтований висновок про внесення змін до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 2.
У разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку мають бути чітко вказані причини відмови та зазначено про можливість її оскарження в судовому порядку.
2.13. Підставою для внесення змін в актові записи цивільного стану є:
2.13.1 рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), про скасування раніше винесеного рішення суду про визнання батьківства, виключення відомостей про батька (матір) дитини з актового запису про народження, скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, про визнання шлюбу недійсним, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану та інші, у яких зазначено про внесення конкретних змін в актові записи цивільного стану;
2.13.2 постанова адміністративного суду;
2.13.3 висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичного представництва чи консульської установи України;
( підпункт 2.13.3 пункту 2.13 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 28.08.2019 р. № 2690/5 )
2.13.4 заява про визнання батьківства (додаток 3);
2.13.5 заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені в актовому записі про народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;
2.13.6 заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя згідно із статтею 53 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 4;
2.13.7 заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків у разі зміни прізвища одного з них та згода дитини, яка досягла семи років, згідно з частиною третьою статті 148 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 5;
2.13.8 заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при державній реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, згідно з частиною четвертою статті 148 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 5;
2.13.9 актовий запис про зміну імені. Цей актовий запис є підставою: для зміни прізвища батьків в актовому записі про народження малолітніх дітей у разі зміни їх прізвища з дотриманням вимог статті 148 Сімейного кодексу України; для зміни імені батька та по батькові дитини в актовому записі про народження малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну по батькові дитини.
2.13.10 актовий запис про шлюб та розірвання шлюбу. Ці актові записи є підставою для зміни прізвищ батьків (одного з них) в актовому записі про народження малолітньої дитини при умові одночасної зміни прізвища дитини;