Про затвердження положень про структурні підрозділи апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

4) готує проекти угод, договорів, меморандумів про встановлення дружніх відносин та співробітництва з органами місцевого самоврядування, місцевими державними адміністраціями, регіональними та всеукраїнськими організаціями, здійснює організаційну роботу щодо їх підписання;

5) бере участь у розробленні програм перебування в місті Києві регіональних делегацій, груп та окремих представників областей України;

6) за дорученням Київського міського голови представляє інтереси виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у взаємовідносинах з відповідними підрозділами органів місцевого самоврядування та місцевих державних адміністрацій, регіональними та всеукраїнськими організаціями тощо;

7) здійснює діяльність щодо поширення присутності міста Києва в органах регіональних та всеукраїнських організацій, розвитку співробітництва з регіонами України, проведення в місті Києві заходів за участю представників регіонів;

8) готує та подає пропозиції Київському міському голові щодо вирішення питань стосовно участі представників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у регіональних та всеукраїнських організаціях;

9) опрацьовує в установлені строки та подає до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України необхідні матеріали стосовно робочих поїздок на об'єкти/заходи міста Києва Президента України та перших осіб держави;

10) готує аналітичні матеріали, тези для публічних виступів Київського міського голови щодо діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з реалізації регіонального партнерства;

11) координує роботу структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві адміністрацій, підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста Києва з питань регіонального співробітництва щодо вивчення регіонального досвіду у галузі комунального господарства, транспорту, освіти, охорони здоров'я, розвитку культури, захисту навколишнього природного середовища та в інших сферах;

12) готує аналітичні та інформаційні матеріали для делегацій міста Києва, які відбувають у відрядження з метою участі в роботі регіональних та всеукраїнських організацій, конференцій, симпозіумів, зустрічей, переговорів та інших заходів регіонального характеру;

13) сприяє у підготовці і проведенні на території міста Києва виборів Президента України, народних депутатів України, Київського міського голови, депутатів Київської міської ради, референдумів та опитувань громадян. Сприяє виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень;

14) готує на основі пропозицій першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівників структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти планів роботи та інших заходів, які здійснюються Київським міським головою, першим заступником голови Київської міської державної адміністрації, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

15) готує на основі пропозицій Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) переліки питань для розгляду на засіданнях Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарадах за участю Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - наради);

16) забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарадах;

17) доводить до відома зацікавлених осіб інформацію про час і місце засідань Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад, а також перелік питань, що вносяться на розгляд;

18) веде облік пропозицій та зауважень з організаційних питань, що були висловлені членами Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) на засіданнях, організацію їх своєчасного розгляду та інформування Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про результати виконання;

19) готує проекти порядку денного Колегій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад, проекти рішень і доручень за підсумками проведення засідань з урахуванням пропозицій, висловлених під час засідань Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад, список запрошених на них осіб, а також протоколи проведення Колегій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад;

20) формує за пропозиціями структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проект плану розгляду питань на пленарних засіданнях Київської міської ради та засіданнях постійних комісій Київської міської ради;

21) за дорученнями Київського міського голови, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснює організаційне забезпечення діяльності консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів;

22) вивчає і узагальнює роботу та поширює нові форми і методи діяльності відповідних структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, надає методичну та практичну допомогу з питань, що належать до компетенції Управління;

23) забезпечує перебування (зустріч, супровід тощо) у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) посадових осіб вищого рівня;

24) організовує робочі поїздки Київського міського голови з питань, що належать до компетенції Управління;

25) готує та подає на затвердження в установленому порядку Положення про Колегію виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та її посадовий склад, внесення змін до них;

26) розглядає за дорученням Київського міського голови, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в межах компетенції, заяви, скарги громадян та готує проекти відповідей на них;

27) в межах компетенції опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів Київської міської ради та готує проекти відповідей на них;

28) бере участь за дорученням керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у засіданнях колегій, нарад у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій, роботі сесії Київської міської ради та засіданнях постійних комісій Київської міської ради;

29) в межах компетенції готує та надає матеріали для наповнення рубрик Єдиного веб-порталу територіальної громади міста Києва з питань діяльності Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

30) проводить семінари та курси підвищення кваліфікації відповідних працівників структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій з питань, віднесених до компетенції управління;

31) виконує відповідно до законодавства інші завдання та доручення Київського міського голови щодо організаційного забезпечення діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

32) перевіряє за дорученням Київського міського голови в межах своєї компетенції роботу структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій.

6. Управління має право:

1) отримувати у встановленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій проекти планів роботи, матеріали, інформацію та інші документи, необхідні для виконання покладених на Управління завдань;

2) брати участь та проводити наради і семінари з питань, що належать до компетенції управління;

3) за погодженням із керівниками структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) залучати їх працівників до підготовки проектів рішень Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протоколів доручень нарад, інформаційних довідок та інших документів, а також для розробки та реалізації заходів, що проводяться управлінням, згідно з покладеними на нього завданнями;

4) залучати спеціалістів підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян (за погодженням із їх керівництвом) для розгляду питань, що належать до його компетенції у встановленому порядку.

7. Управління в межах компетенції взаємодіє з відповідними службами Адміністрації Президента України, Апарату Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади та Асоціацією міст України, відповідними структурними підрозділами районних, обласних рад і місцевих державних адміністрацій, структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, секретаріатом Київської міської ради та постійними комісіями Київської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

8. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.

На посаду начальника Управління призначається особа, яка має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста та яка має стаж роботи за фахом на керівних посадах державної служби не менше 3 років або має практичний досвід роботи на керівних посадах в інших сферах не менше 5 років.

9. Завдання та повноваження начальника Управління:

1) здійснює керівництво діяльністю Управління і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Управління завдань;

2) визначає функції та ступінь відповідальності свого заступника, керівників відділів Управління та забезпечує підвищення ділової кваліфікації працівників Управління. Контролює стан виконавської дисципліни;

3) готує і подає на затвердження в установленому порядку положення та структуру Управління, внесення змін до них, положення про відділи Управління та посадові інструкції працівників;

4) подає згідно із законодавством пропозиції щодо заохочення та застосування стягнень;

5) відповідає за складання табеля обліку робочого часу працівників управління;

6) вживає заходів щодо вдосконалення організації роботи Управління;

7) забезпечує дотримання працівниками Управління законодавства України з питань державної служби, служби в органах місцевого самоврядування та запобігання й протидії корупції;

8) вносить на розгляд Київського міського голови та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти розпорядчих документів з питань, що належать до компетенції Управління;

9) забезпечує виконання доручень Київського міського голови та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), перспективних і поточних планів діяльності Управління;

10) здійснює інші повноваження, визначені законодавством.

10. Начальник управління має заступника, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.

У разі тимчасової відсутності начальника Управління (відрядження, відпустка, хвороба та інше) його обов'язки виконує заступник начальника Управління.

11. Працівники Управління призначаються на посади та звільняються з посад Київським міським головою у встановленому порядку.

12. Положення про Управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

13. Для здійснення функцій, покладених на управління, начальник, його заступник та працівники управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.

14. Покладення на управління обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

15. Витрати на утримання управління проводяться за рахунок видатків, що виділяються на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

1. Управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

2. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівнику апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

3. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативними актами та цим Положенням.

4. Основними завданнями управління є:

4.1. Встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в електронній та паперовій формі і регламентування виконання дій з документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі на архівне зберігання.

4.2. Забезпечення організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.

4.3. Здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації службових документів, які адресовані Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.

4.4. Аналіз службової кореспонденції та доручень органів влади вищого рівня, вищих посадових осіб, запитів, звернень, кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденції, що надходить від органів державної влади, установ вищого рівня, у тому числі документів з грифом "Для службового користування", та документів, що містять персональні дані, рішень органів місцевого самоврядування, а також найважливіших документів, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо Київським міським головою, та підготовка до них проектів резолюцій Київського міського голови.

4.5. Ведення обліку, зберігання, використання документів з грифом "Для службового користування" та забезпечення контролю за додержанням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

4.6. Здійснення реєстрації службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови та відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

4.7. Контроль і методичне керівництво за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.

4.8. Забезпечення реалізації Концепції розвитку української мови, культури та виховання історичної пам'яті у жителів міста Києва на 2015 - 2020 роки, затвердженої рішенням Київської міської ради від 28 травня 2015 року N 571/1435 .

4.9. Організація та контроль за формуванням і зберіганням документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну цінність, та є власністю держави.

4.10. Участь у розробленні, забезпеченні впровадження та використанні автоматизованих інформаційно-аналітичних систем діловодства, інтеграції їх з іншими програмно-технічними комплексами в рамках створення системи електронного документообігу органів державної влади.

5. Управління відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, Порядку роботи з документами в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджених в установленому порядку.

5.2. Здійснює організацію електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.3. Здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів, що адресовані Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали.

5.4. Здійснює аналіз та відбір службової кореспонденції, яка потребує розгляду безпосередньо Київським міським головою, та готує до них проекти резолюцій Київського міського голови.

5.5. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.

5.6. Здійснює контроль за оформленням та передачу проектів службових документів на підпис Київському міському голові, повертає документи на доопрацювання головному виконавцю.

5.7. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови.

5.8. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.9. Систематично аналізує, узагальнює та здійснює інформування Київського міського голови й керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про кореспонденцію, що надходить до апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), проблемні питання, характер звернень та їх опрацювання.

5.10. Готує інформаційні матеріали та статистичні довідки про виконання доручень Київського міського голови у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.11. Надає методичні рекомендації щодо нормативно-правового забезпечення технології створення/одержання, оброблення, передавання, зберігання, використання та знищення електронних та паперових документів.

5.12. Здійснює ведення обліку, наявності та зберігання печаток і штампів, щорічно проводить перевірку наявності печаток та штампів в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.13. Організовує та контролює формування та збереження документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті, підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну і культурну цінність, та є власністю держави.

5.14. Здійснює підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку й у визначені терміни.

5.15. Забезпечує діяльність Експертної комісії апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.16. Формує зведену номенклатуру справ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та забезпечує її погодження в установленому порядку.

5.17. Надає методичну допомогу під час підготовки номенклатур справ структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій.

5.18. Здійснює організацію та контроль за збереженням документаційного фонду апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та користування ним.

5.19. Перевіряє стан діловодства в структурних підрозділах апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.20. За дорученням Київського міського голови перевіряє стан діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.21. Бере участь у розробленні, забезпеченні впровадження та використанні автоматизованих інформаційно-аналітичних систем діловодства, інтеграції їх з іншими програмно-технічними комплексами в рамках створення системи електронного документообігу органів державної влади.

5.22. Сприяє впровадженню сучасних інформаційних технологій у сфері електронного документообігу.

5.23. Вживає заходів до скорочення документообігу.

5.24. Готує аналітичну довідку про стан документообігу за рік у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій та інформує Київського міського голову й керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.25. Засвідчує печаткою управління (негербовою) копії документів, створених у апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в установленому порядку.

5.26. Розробляє методичні рекомендації, технологічні картки, інструкції тощо з питань діловодства, електронного документообігу, ділового мовлення, формування та збереження документів Національного архівного фонду.

5.27. Організовує семінари та навчання для працівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.

5.28. Розробляє проекти розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказів керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.

5.29. За дорученням керівництва готує відповіді на звернення юридичних та фізичних осіб, запитів на публічну інформацію, надає копії та витяги з архівних документів та бази даних службової кореспонденції.

5.30. Виконує інші функції, що випливають з покладених на управління завдань.

6. Управління має право:

6.1. Отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

6.2. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, та скликати наради з питань, віднесених до його компетенції.

6.3. Інформувати керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про випадки порушення встановленого порядку роботи з питань, віднесених до компетенції управління.

6.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ і організацій (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до компетенції управління.

6.5. Повертати на доопрацювання структурним підрозділам апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям службові документи, підготовлені з порушенням вимог нормативних актів з питань діловодства.

6.6. Ініціювати проведення нарад, навчань, семінарів з питань, що належать до компетенції управління.

7. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, Київською міською радою, підприємствами, установами та організаціями.

В частині приймання та передачі кореспонденції, у тому числі з грифом "Для службового користування", взаємодіє з відповідними структурними підрозділами Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

8. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.

На посаду начальника управління призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та яка має стаж роботи за фахом на керівних посадах державної служби не менш як три роки або має практичний досвід роботи на керівних посадах в інших сферах не менш як п'ять років.

9. Начальник управління:

9.1. Здійснює керівництво діяльністю управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань, визначає функції та ступінь відповідальності керівників структурних підрозділів управління. Контролює роботу структурних підрозділів управління та забезпечує підвищення кваліфікації їх працівників.

9.2. Розробляє та здійснює заходи, спрямовані на вдосконалення організації праці працівників управління.

9.3. Координує в межах компетенції взаємодію управління із структурними підрозділами Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, підприємствами, установами та організаціями.

9.4. Готує і подає на затвердження в установленому порядку положення про управління, його структуру, положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників та внесення змін до них.

9.5. Працює із службовими документами, яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування". Надає пропозиції щодо захисту інформації з обмеженим доступом.

9.6. Відповідає за зберігання печатки управління та правильність її використання.

9.7. Вносить на розгляд Київському міському голові та керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти розпорядчих документів, що належать до компетенції управління.

9.8. Вносить на розгляд керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції з питань, що належать до компетенції управління.

9.9. Забезпечує створення в управлінні належних умов для роботи, оперативність у роботі. Подає згідно із законодавством пропозиції щодо заохочення та накладання стягнень на працівників управління, контролює стан трудової та виконавської дисципліни.

9.10. Відповідає за складення табеля обліку робочого часу працівників управління.

9.11. Здійснює адміністрування бази даних службової кореспонденції в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва".

9.12. Бере в установленому порядку участь у нарадах керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.

9.13. Виконує інші обов'язки, покладені на нього Київським міським головою та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

10. Працівники управління призначаються на посади та звільняються з посад Київським міським головою в установленому порядку.

11. Для здійснення функцій, покладених на управління, начальник та працівники управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.

12. Положення про управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Чисельність управління затверджується наказом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

13. Покладення на управління та його працівників обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

14. Управління має печатки (негербові) із відтворенням назви управління, "Для пакетів" та штампи встановленого зразка.

15. Витрати на утримання управління проводяться за рахунок видатків, передбачених на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

1. Управління з питань звернень громадян апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), уповноваженим забезпечувати діяльність Київського міського голови (з питань діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з розгляду звернень громадян.

2. У своїй діяльності Управління керується Конституцією України, законами України "Про звернення громадян", "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеві державні адміністрації", "Про місцеве самоврядування в Україні", іншими законами України, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", іншими актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови і виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

3. Управління підпорядковується керівнику апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

4. Основними завданнями Управління є:

4.1. Забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення до державних органів, органів місцевого самоврядування та посадових осіб цих органів щодо захисту їх законних прав та інтересів;

4.2. Опрацювання звернень громадян, що надійшли й адресовані Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації та керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

4.3. Сприяння громадянам у вирішенні, відповідно до законодавства, питань, з якими вони звернулися до Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5. Управління, відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. Забезпечує реалізацію конституційного права громадян на звернення до державних органів, органів місцевого самоврядування та посадових осіб цих органів щодо захисту їх законних прав та інтересів;

5.2. Організовує і проводить прийом громадян та надає у межах компетенції роз'яснення, рекомендації та консультації з порушених ними питань;

5.3. Надає роз'яснення громадянам, які виявили бажання звернутися на особистому прийомі до Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), щодо встановленого порядку і графіків прийому громадян посадовими особами з питань, віднесених до їх компетенції;

5.4. Забезпечує дотримання законів України "Про інформацію" та "Про захист персональних даних" при виконанні покладених на нього завдань;

5.5. Забезпечує, відповідно до встановленого порядку, організацію та проведення особистого прийому громадян у приймальні громадян виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), готує довідкові та аналітичні матеріали до особистого прийому громадян Київським міським головою, аналізує в межах компетенції розгляд, контроль і вирішення питань, порушених громадянами під час проведення особистого прийому;

5.6. Забезпечує прийом, реєстрацію та попередній розгляд адресованих Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) письмових звернень громадян, звернень, надісланих з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку, а також поданих громадянами на особистому прийомі відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях та Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затверджених в установленому порядку, і передає їх на розгляд Київському міському голові або посадовим особам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), до компетенції яких відноситься розгляд порушених питань;

5.7. Забезпечує контроль за дотриманням законодавства з питань реалізації конституційного права громадян на звернення в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях;

5.8. Контролює додержання термінів виконання доручень Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями та подовження термінів виконання відповідно до Закону України "Про звернення громадян";

5.9. Організовує, в разі потреби, за дорученнями Київського міського голови або керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян;

5.10. Здійснює перевірки стану роботи з розгляду звернень громадян та організації особистого прийому в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях;

5.11. Здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх зумовлюють, а також найбільш гострих загальноміських проблем, які потребують негайного розв'язання, інформує в установленому порядку керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) щодо кількості й характеру звернень громадян, стану виконавської дисципліни за результатами їх розгляду;

5.12. В межах компетенції за дорученням Київського міського голови, першого заступника, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) готує та подає до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, Київської міської ради довідкову та аналітичну інформацію;

5.13. Подає Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) аналітичну, довідкову та іншу інформацію, пов'язану з розглядом звернень громадян, що надходять й адресовані Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) та одержаних на особистому прийомі Київського міського голови;

5.14. У разі необхідності готує проекти доручень Київського міського голови (з питань діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), додаткові доручення на повторні або неодноразові звернення та проекти доручень Київського міського голови на зняття з контролю звернень громадян;

5.15. Готує та подає в установленому порядку на погодження Київському міському голові проекти графіків проведення особистого прийому Київським міським головою, особистих, виїзних особистих прийомів громадян та прямих ("гарячих") телефонних ліній першим заступником голови Київської міської державної адміністрації, заступниками голови Київської міської державної адміністрації та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

5.16. Готує та подає керівництву виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції щодо удосконалення порядку розгляду звернень громадян у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), а також стосовно організації цієї роботи в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій;

5.17. У разі виявлення порушень законодавства з питань розгляду звернень громадян інформує про це в установленому порядку Київського міського голову, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

5.18. Готує проекти відповідей на звернення, що надійшли безпосередньо до Управління відповідно до компетенції;

5.19. Вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи, розробляє методичні рекомендації з питань удосконалення організації роботи із зверненнями громадян та підвищення їх ефективності, надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям;

5.20. Проводить роз'яснювальну роботу щодо практичної реалізації жителями міста Києва конституційного права на письмові або особисті звернення до Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

5.21. Здійснює реєстрацію та відправлення вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови;

5.22. Надсилає в установленому порядку звернення громадян з питань, вирішення яких відноситься до компетенції інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, для розгляду за належністю та письмово повідомляє про це громадян, які подали звернення;

5.23. Забезпечує щомісячне проведення дня контролю, в рамках якого здійснює виїзні перевірки стану виконання доручень керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наданих районним в місті Києві державним адміністраціям, за результатами розгляду звернень громадян;

5.24. Здійснює відповідно до законодавства та доручень керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) інші функції.

6. Для виконання покладених на нього завдань, Управління має право:

6.1. В межах компетенції запитувати та одержувати інформацію в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, територіальних структурних підрозділів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій та їх посадових осіб;

6.2. Передавати в установленому порядку звернення громадян, що надійшли й адресовані Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), для розгляду в установленому порядку посадовим особам державних органів, органів місцевого самоврядування, керівникам підприємств, установ і організацій відповідно до їх компетенції;

6.3. Вносити на розгляд Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції щодо вдосконалення роботи із зверненнями громадян;

6.4. Вивчати за дорученням Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) стан роботи із зверненнями громадян в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях;

6.5. Користуватися в межах компетенції базами даних Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, телефонним зв'язком, зокрема міжміським;

6.6. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, та скликати і проводити наради з питань розгляду звернень громадян.

7. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.

На посаду начальника Управління призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра, яка має стаж роботи за фахом на керівних посадах державної служби не менш як три роки або має практичний досвід роботи на керівних посадах в інших сферах не менш як п'ять років.

8. Начальник Управління:

8.1. Здійснює керівництво діяльністю Управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Управління завдань, визначає функції та ступінь відповідальності своїх заступників, керівників структурних підрозділів Управління. Контролює роботу структурних підрозділів Управління та забезпечує підвищення ділової кваліфікації їх працівників;

8.2. Готує і подає на затвердження в установленому порядку положення про Управління, структуру, внесення змін до них, положення про відділи Управління та посадові інструкції працівників;

8.3. Вносить на розгляд Київського міського голови та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти розпорядчих документів з питань, що належать до компетенції Управління;

8.4. Забезпечує виконання доручень Київського міського голови та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), перспективних і поточних планів діяльності Управління;

8.5. Забезпечує планування роботи Управління, вносить пропозиції керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) до планів роботи апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в межах компетенції забезпечує організацію та контроль за виконанням заходів, передбачених планами;

8.6. Координує роботу управління з іншими структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями;

8.7. Подає згідно із законодавством пропозиції щодо заохочення та накладання стягнень;

8.8. Відповідає за складання табеля обліку робочого часу працівників Управління;

8.9. Бере участь у нарадах, що проводяться Київським міським головою, першим заступником голови Київської міської державної адміністрації, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), головами районних в місті Києві державних адміністрацій з питань, що належать до компетенції Управління;

8.10. В межах компетенції за дорученнями Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснює інші функції.

9. Начальник Управління має заступників, яких призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.