Про затвердження Порядку проведення перевірки інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи

Відповідно до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою забезпечення достовірної інформації про кінцевих бенефіціарних власників в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок проведення перевірки інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, що додається.

2. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України, що додаються.

3. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з 01 жовтня 2023 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

1. Цей Порядок визначає процедуру проведення перевірки державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - державний реєстратор) інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника (далі - КБВ) та/або структуру власності юридичної особи (далі - перевірка інформації про КБВ та/або структуру власності).

2. Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в законах України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань", "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" та в інших нормативно-правових актах.

3. Державний реєстратор розпочинає перевірку інформації про КБВ та/або структуру власності протягом 10 робочих днів з дня отримання відповідних документів від юридичної особи, направлених відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046.

У разі повернення до державного реєстратора рекомендованого листа з відміткою про відсутність юридичної особи за адресою або закінченням встановленого строку зберігання поштового відправлення державний реєстратор через місяць з дня надсилання першої вимоги до юридичної особи про надання пояснень (далі - вимога) повторно надсилає вимогу відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046.

Державний реєстратор має право вимагати від фізичних та юридичних осіб надання інформації (у тому числі пояснень), необхідної для встановлення КБВ, надання копій документів, вимагати доступу до приміщень юридичної особи, проведення огляду речей та документів за місцезнаходженням юридичної особи.

Перевірка інформації про КБВ та/або структуру власності здійснюється протягом 10 робочих днів після її початку. У разі виникнення у державного реєстратора необхідності отримання додаткової інформації строк проведення перевірки продовжується на період з дня направлення державним реєстратором відповідної вимоги і до дня отримання ним запитуваної інформації.

У разі неотримання відповіді на додаткову вимогу протягом 10 робочих днів з дня її відправлення проведення перевірки поновлюється.

4. Під час перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності державний реєстратор перевіряє на наявність/відсутність у відомостях про КБВ та/або структуру власності, наданих юридичною особою, суперечностей з відомостями, зазначеними в Повідомленні про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, форма якого визначена у додатку до Порядку повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 липня 2023 року № 2542/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12 липня 2023 року за № 1185/40241 (далі - Повідомлення про розбіжності), та доданих до нього документах, що надіслані Міністерством юстиції України відповідно до Порядку повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 липня 2023 року № 2542/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 12 липня 2023 року за № 1185/40241, відомостями, наявними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр), а також отриманими ним у процесі здійснення такої перевірки.

5. Державний реєстратор використовує офіційні документи (їх копії), інші документи (інформацію), надані та засвідчені юридичними або фізичними особами, а також офіційні джерела.

Офіційні та інші документи мають бути чинними (дійсними) на момент їх подання.

Офіційними джерелами є відкриті автоматизовані інформаційні і довідкові системи, реєстри, бази та банки даних, держателем (адміністратором) яких є державні органи або органи місцевого самоврядування, а також відповідні органи іноземних держав та міжнародних, міжурядових організацій, а також ті, до яких державний реєстратор має доступ відповідно до Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

6. Додаткова вимога державного реєстратора до юридичної або фізичної особи про надання додаткових пояснень та/або інформації (документів) надсилається відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046.

7. Юридична особа зобов’язана всебічно сприяти державному реєстратору у встановленні достовірних даних про КБВ та/або структуру власності під час проведення перевірки, зокрема:

надавати запитувану інформацію та/або документи протягом 7 робочих днів з дня отримання додаткової вимоги;

забезпечити державному реєстратору доступ до приміщень юридичної особи, проведення ним огляду речей та документів.

У випадку надання на вимогу державного реєстратора неповної, суперечливої інформації або необхідності з’ясування додаткових обставин державний реєстратор має право звертатися до юридичної особи з відповідними додатковими вимогами.

8. Державний реєстратор під час здійснення ідентифікації КБВ отримує такі ідентифікаційні дані:

для фізичної особи - прізвище, власне ім’я та (за наявності) по батькові, країна громадянства (підданства), в разі якщо фізична особа - іноземець є громадянином (підданим) декількох країн,- усі країни його громадянства (підданства) та місце проживання, дата народження, серія (за наявності) та номер документа (документів), що посвідчує особу та підтверджує громадянство (підданство), унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), характер та міра (рівень, ступінь, частка) бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу);

для юридичної особи - повне найменування, місцезнаходження, ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (для резидента).

9. За результатами проведеної перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності державний реєстратор формує лист - повідомлення державного реєстратора за результатами проведеної перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності (далі - лист-повідомлення) за формою згідно з додатком до цього Порядку.

До листа-повідомлення додаються матеріали на підтвердження встановлених фактів, Повідомлення про розбіжності та додані до нього документи, а також пояснення та документи, надані юридичною особою відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046.

Лист-повідомлення разом з доданими до нього документами у день закінчення перевірки надсилається до Міністерства юстиції України.

10. Якщо в результаті направлення до юридичної особи вимоги відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046, отримано рекомендоване поштове відправлення з повідомленням про вручення з позначкою про відмову адресата від одержання такого відправлення чи рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, якими не менше ніж двічі з періодичністю не менше ніж один місяць надсилалася вимога та які повернулися відправнику у зв’язку із відсутністю адресата або закінченням встановленого строку зберігання поштового відправлення, державний реєстратор надсилає лист-повідомлення з відповідною інформацією Міністерству юстиції України.

11. У разі неотримання від юридичної особи відповіді на вимогу, надіслану відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046, протягом 30 робочих днів з дня її надсилання, державний реєстратор надсилає лист-повідомлення з відповідною інформацією Міністерству юстиції України протягом 3-х робочих днів з дня спливу вказаного строку.

12. Перевірка не розпочинається, а розпочата перевірка припиняється у разі встановлення факту внесення до Єдиного державного реєстру змін до відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що має наслідком виправлення юридичною особою неактуальної інформації про КБВ та/або структуру власності чи зміну КБВ та/або структури власності, про що державний реєстратор надсилає лист-повідомлення Міністерству юстиції України.

13. Міністерство юстиції України не пізніше чотирьох робочих днів з дня отримання від державного реєстратора листа-повідомлення з інформацією, передбаченою пунктами 10-12 цього Порядку, надсилає суб’єкту державної реєстрації, з яким перебуває у трудових відносинах такий державний реєстратор, лист з вказівкою не пізніше наступного робочого дня після його отримання виключити з Єдиного державного реєстру інформацію про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та/або відмітку про можливу недостовірність інформації, крім випадку встановлення факту внесення до Єдиного державного реєстру змін до відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що має наслідком виправлення юридичною особою неактуальної інформації про КБВ та/або структуру власності чи зміну КБВ та/або структури власності та відсутність відмітки про недостовірність у зв’язку із такою зміною.

14. Міністерство юстиції України не пізніше чотирьох робочих днів з дня отримання від державного реєстратора листа-повідомлення надсилає суб’єкту державної реєстрації, з яким перебуває у трудових відносинах такий державний реєстратор, лист з вказівкою не пізніше наступного робочого дня після його отримання:

1) виключити з Єдиного державного реєстру відмітку про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи у разі встановлення:

актуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру;

факту внесення до Єдиного державного реєстру змін до відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що має наслідком виправлення юридичною особою неактуальної інформації про КБВ та/або структуру власності чи зміну КБВ та/або структури власності;

2) внести до Єдиного державного реєстру зміни до відомостей про КБВ та виключити з реєстру відмітку про можливу недостовірність інформації у разі встановлення актуальності:

інформації про КБВ, внесеної до Єдиного державного реєстру, та наявності технічних помилок (граматична описка, друкарська, арифметична чи інша помилка) в інформації про КБВ та/або структурі власності;

інформації про саму фізичну особу, що є КБВ, та неактуальності відомостей про таку особу, характер та міру бенефіціарного володіння;

3) виключити з Єдиного державного реєстру інформацію про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та відмітку про можливу недостовірність інформації - у разі встановлення неактуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру.

У результаті виконання державним реєстратором вказівки, передбаченої підпунктом 3 пункту 14 цього Порядку, в Єдиному державному реєстрі відображається інформація про те, що відомості про КБВ та/або структуру власності юридичної особи виключено за вказівкою Міністерства юстиції України.

15. Вказаний у пункті 14 цього Порядку лист з вказівкою не надсилається, а надіслана вказівка не виконується у разі:

встановлення факту внесення до Єдиного державного реєстру змін до відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що має наслідком виправлення юридичною особою неактуальної інформації про КБВ та/або структуру власності чи зміну КБВ та/або структури власності та відсутність відмітки про недостовірність у зв’язку із зміною таких відомостей;

застосування щодо КБВ санкції у вигляді блокування активів відповідно до Закону України "Про санкції";

наявності в Єдиному державному реєстрі відомостей про судове рішення щодо заборони проведення реєстраційної дії, крім виконання вказівки, наданої відповідно до підпункту 1 пункту 14 цього Порядку.

Про підстави невиконання вказівки державний реєстратор невідкладно інформує Міністерство юстиції України відповідним листом.

16. Якщо інформація про можливу недостовірність інформації про КБВ вносилася державним реєстратором до вкладки "Засновники" у випадку, встановленому Порядком повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 липня 2023 року № 2542/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12 липня 2023 року за № 1185/40241, у разі встановлення за результатами перевірки неактуальності інформації про КБВ або неактуальності відомостей про таку особу державний реєстратор за вказівкою, наданою Міністерством юстиції України щодо виключення відомостей про КБВ, здійснює корегування відомостей про засновника з метою видалення відомостей про КБВ та про можливу недостовірність інформації про КБВ.

17. У разі встановлення за результатами проведеної перевірки неактуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру, Міністерство юстиції України вживає заходів щодо притягнення такої юридичної особи до відповідальності у порядку, визначеному законодавством.

18. Про розгляд Повідомлення про розбіжності щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, здійснення перевірки (у випадках, встановлених цим Порядком) та вжиті заходи Міністерство юстиції України інформує особу, яка надіслала таке повідомлення, та відповідну юридичну особу.

19. Всі отримані відповідно до цього Порядку персональні дані обробляються з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних" та використовуються з метою забезпечення дотримання та реалізації вимог законодавства України.

Обробка персональних даних КБВ здійснюється без отримання згоди суб’єкта персональних даних.

20. Отримані від державного реєстратора лист-повідомлення та матеріали перевірки долучаються до повідомлення про виявлення розбіжностей щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та зберігаються Міністерством юстиції України відповідно до вимог законодавства з організації діловодства у державних органах п’ять років.