МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
12.07.2023 № 2542/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
12 липня 2023 р.
за № 1185/40241
Про затвердження Порядку повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3445/5 від 27.09.2023 № 4101/5 від 29.11.2023 № 727/5 від 18.03.2024 № 2531/5 від 27.08.2024 № 1172/5 від 30.04.2025 )
Відповідно до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, та з метою забезпечення достовірної інформації про кінцевих бенефіціарних власників в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, що додається.
2. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з 01 вересня 2024 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.
( Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3445/5 від 27.09.2023, № 4101/5 від 29.11.2023, № 727/5 від 18.03.2024 )
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.
| Міністр | Д. Малюська |
| ПОГОДЖЕНО: Голова Державної служби фінансового моніторингу України Перший заступник Міністра цифрової трансформації України | І. Черкаський О. Вискуб |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
від 12 липня 2023 № 2542/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
12 липня 2023 р.
за № 1185/40241
ПОРЯДОК
повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи
1. Цей Порядок визначає процедуру повідомлення Міністерства юстиції України як держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу (далі - СПФМ) в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі відомостями про кінцевих бенефіціарних власників (далі - КБВ) та/або структуру власності юридичної особи.
Дія цього Порядку поширюється також на повідомлення органом державної влади, правоохоронним органом, іншою особою (якщо інформація стосується такої особи) Міністерства юстиції України про виявлення розбіжностей щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи.
2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають такі значення:
неповнота - відсутність в Єдиному державному реєстрі щодо КБВ та/або структури власності юридичної особи відомостей про один чи кілька параметрів, які відображаються згідно з відкритим доступом, порівняно з тими, які встановлені СПФМ (КБВ є та/ті сама/самі особа/особи, яка/які встановлена/ні СПФМ, однак не всі відомості про неї/них внесено до Єдиного державного реєстру; структура власності юридичної особи відповідає тій, яка отримана СПФМ, однак в ній відсутні всі необхідні відомості);
неточність - відмінність у відомостях про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, які відображаються згідно з відкритим доступом, з тими, які встановлені СПФМ (як КБВ встановлено ту саму особу/осіб, однак наявна відмінність у відомостях щодо такої особи/осіб; неточність у відомостях, відображених у структурі власності юридичної особи);
помилка - невідповідність відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, які відображаються згідно з відкритим доступом, з тими, які встановлені СПФМ (КБВ юридичної особи є інша фізична особа/інші фізичні особи, ніж та/ті, відомості про яку/яких містяться в Єдиному державному реєстрі; у юридичної особи наявний КБВ за наявності в Єдиному державному реєстрі відомостей про його відсутність; у юридичної особи відсутній КБВ за наявності в Єдиному державному реєстрі відомостей про КБВ; структура власності юридичної особи, розміщена в Єдиному державному реєстрі, не відповідає отриманій СПФМ).
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в законах України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань", "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" та в інших нормативно-правових актах.
( Пункт 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024 )
3. Види розбіжностей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, виявлені СПФМ між отриманими ним відомостями у результаті здійснення належної перевірки юридичної особи та відповідними відомостями, розміщеними в Єдиному державному реєстрі (далі - розбіжності):
3.1) неповнота відомостей про КБВ;
3.2) неточність у відомостях про КБВ;
3.3) помилка у відомостях про КБВ;
3.4) неповнота відомостей у структурі власності юридичної особи;
3.5) неточність у відомостях структури власності юридичної особи;
3.6) помилка у відомостях структури власності юридичної особи.
Не класифікується як вид розбіжностей та не потребує надсилання Повідомлення про виявлення розбіжностей (далі - Повідомлення), якщо:
у Єдиному державному реєстрі відсутні відомості про КБВ та/або структуру власності юридичної особи;
встановлена розбіжність в адресі місця проживання КБВ у межах території України (застосовується на період дії воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України "Про введення воєнного стану в Україні" від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України "Про затвердження Указу Президента України "Про введення воєнного стану в Україні" від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, та протягом року після його припинення чи скасування);
встановлена розбіжність, яка пов’язана з округленням відсотка частки бенефіціарного володіння;
встановлена граматична помилка в написанні прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), яка не впливає на належну ідентифікацію особи, за умови збігу всіх інших даних;
встановлена розбіжність у написанні найменування юридичної особи/прізвища, власного імені та по батькові (за наявності) фізичної особи в структурі власності юридичної особи, яка пов’язана з транслітерацією українською мовою, за умови повного співпадіння його написання англійською мовою.
( Пункт 3 в редакції Наказів Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024, № 1172/5 від 30.04.2025 )
4. Повідомлення оформлюється у форматі.xls за формою, визначеною у додатку до цього Порядку.
Якщо згідно з відомостями Єдиного державного реєстру місцезнаходженням юридичної особи, щодо якої надається Повідомлення, є адміністративно-територіальна одиниця, що належить до територій активних бойових дій чи тимчасово окупованих Російською Федерацією територій, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого Міністерством розвитку громад та територій України, для яких не визначена дата завершення бойових дій або тимчасової окупації, та національним оператором поштового зв’язку не забезпечується надання послуг поштового зв’язку на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, у відповідному полі Повідомлення обов’язково зазначається адреса, надана юридичною особою СПФМ (за наявності).
Усі виявлені розбіжності щодо однієї юридичної особи, стосовно якої здійснювалась належна перевірка СПФМ, формуються в одне Повідомлення.
( Пункт 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
5. Повідомлення підписується особисто працівником СПФМ, відповідальним за проведення фінансового моніторингу (особою, яка тимчасово виконує його обов’язки) або керівник відповідного підрозділу СПФМ, яким виявлено чи працівником, уповноваженим працівником СПФМ, відповідальним за проведення фінансового моніторингу, або особисто СПФМ, який провадить свою діяльність одноособово без утворення юридичної особи, шляхом накладення електронного підпису, що ґрунтується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
( Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024 )
6. До Повідомлення СПФМ додає скановані копії відповідних матеріалів та документів, які підтверджують виявлені розбіжності.
Документ, що містить більше однієї сторінки, сканується в один файл. Скановані копії мають бути придатні для сприйняття їх змісту. Копії відповідних матеріалів та документів, що надсилаються разом з Повідомленням, викладені іноземною мовою, мають бути додані разом з відповідним перекладом на державну мову.
У разі якщо в копіях матеріалів та документів наявна інформація про СПФМ, що надсилає Повідомлення, інформація про такого СПФМ у додатках до Повідомлення знеособлюється відповідним СПФМ.
( Пункт 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
7. Повідомлення разом зі сканованими копіями відповідних матеріалів та документів надсилається СПФМ Міністерству юстиції України у вигляді заархівованої теки, яка захищається шляхом її направленого шифрування з використанням сертифіката шифрування отримувача, який Міністерство юстиції України разом з адресою електронної пошти для отримання таких повідомлень розміщує на офіційному вебсайті.
( Пункт 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
8. Імена файлів Повідомлень та архівів тек інформаційного обміну повинні мати таку структуру:
XXXXXXXXXXYYYYMMDDNNN.rrr:
XXXXXXXXXX - реєстраційні дані СПФМ: для юридичної особи - ідентифікаційний код юридичної особи згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі - ідентифікаційний код ЄДРПОУ), для фізичної особи - реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта). Недостатні символи реєстраційних даних доповнюються зліва символом "0" до 10 символів;
YYYY - рік формування файлу;
MM - місяць формування файлу;
DD - день формування файлу;
NNN - порядковий номер файлу зазначеного типу протягом дня (нумерується, починаючи з 1);
rrr - розширення файлу відповідного типу (xls - для повідомлень або rar, arj, zip для файлів архівної структури).
Імена файлів архівів додатків до Повідомлень повинні мати таку структуру:
XXXXXXXXYYYYMMDD.rrr:
XXXXXXXX - ідентифікаційний код ЄДРПОУ суб’єкта, про якого надається інформація;
YYYY - рік формування файлу;
MM - місяць формування файлу;
DD - день формування файлу;
rrr - розширення файлу відповідного типу (rar, arj, zip для файлів архівної структури).
9. Повідомлення повертається Міністерством юстиції України для усунення виявлених недоліків у разі:
відсутності у Повідомленні усієї інформації, визначеної у відповідній формі, якщо така інформація передбачена законодавством;
відсутності сканованих копій відповідних матеріалів та документів, які підтверджують виявлені розбіжності, або якщо такі скановані копії є непридатними для сприйняття змісту та/або відсутній переклад на державну мову;
зазначення в Повідомленні додатково розбіжностей, які не охоплюються механізмом перевірки, передбаченим Законом України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" та цим Порядком.
Таке повернення здійснюється супровідним листом, який надсилається на адресу електронної пошти, з якої було надіслано Повідомлення, із зазначенням підстав.
( Пункт 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
10. Міністерство юстиції України інформує СПФМ про залишення Повідомлення без руху у разі:
зазначення в Повідомленні лише розбіжностей, які не охоплюються механізмом перевірки, передбаченим Законом України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" та цим Порядком;
наявності в Єдиному державному реєстрі відомостей про судове рішення щодо заборони проведення реєстраційних дій, яке унеможливлює внесення відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи;
встановлення факту внесення змін до Єдиного державного реєстру щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, що має наслідком виправлення юридичною особою неактуальної інформації про КБВ та/або структуру власності, до моменту отримання Повідомлення та/або надсилання державному реєстратору юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відповідної вказівки Міністерства юстиції України;
отримання від того самого СПФМ Повідомлення щодо одних і тих самих розбіжностей, стосовно яких вже розпочато перевірку;
отримання від СПФМ Повідомлення щодо тієї самої розбіжності, стосовно якої вже проведено перевірку та встановлено актуальність відомостей в Єдиному державному реєстрі;
отримання Повідомлення щодо розбіжностей, стосовно яких у Міністерстві юстиції України наявна інформація щодо їх актуальності, встановлена в результаті розгляду скарг на рішення, дії або бездіяльність державного реєстратора, суб’єкта державної реєстрації, територіальних органів Міністерства юстиції України;
отримання Повідомлення щодо КБВ, стосовно якого встановлено факт застосування санкції у вигляді блокування активів відповідно до Закону України "Про санкції".
Таке інформування здійснюється шляхом надсилання відповідного листа СПФМ на адресу електронної пошти, з якої було надіслано Повідомлення. Зазначений лист обов’язково повинен містити вичерпний перелік обставин, що стали підставою для відмови у прийнятті Повідомлення до розгляду, із зазначенням підстав.
( Порядок доповнено пунктом 10 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
11. Отримана Міністерством юстиції України інформація обробляється з дотриманням вимог законів України "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні довірчі послуги" та використовується з метою забезпечення дотримання та реалізації вимог законодавства України.
12. Міністерство юстиції України забезпечує облік Повідомлень, контроль за неможливістю їх видалення з електронної пошти для отримання таких повідомлень.
13. Повідомлення разом з копіями відповідних матеріалів та документів (у разі їх наявності) зберігаються Міністерством юстиції України відповідно до вимог законодавства з організації діловодства у державних органах п’ять років.
14. Інформація, що міститься в Повідомленні (крім інформації про СПФМ), надсилається листом Міністерства юстиції України будь-якому державному реєстратору юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що відповідно до законодавства може проводити державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, щодо якої виявлено розбіжності, у термін, що не перевищує 10 робочих днів з дня його отримання, із вказівкою щодо внесення протягом 3 робочих днів з дня його отримання до Єдиного державного реєстру відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та необхідності надсилання юридичній особі вимоги щодо надання письмових пояснень стосовно виявлених розбіжностей. До листа додаються копії відповідних матеріалів та документів, що надійшли разом з Повідомленням.
Додані до листа Міністерства юстиції України Повідомлення з додатками використовуються державним реєстратором виключно для цілей проведення перевірки, у тому числі без внесення їх до Єдиного державного реєстру.
У разі якщо в Єдиному державному реєстрі інформація про КБВ юридичної особи внесена до вкладки "Засновники", для цілей внесення відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ державний реєстратор здійснює перенесення такої інформації до вкладки "Бенефіціари" з подальшим її вилученням із вкладки "Засновники".
Якщо наявних відомостей про КБВ недостатньо для перенесення до вкладки "Бенефіціари", державний реєстратор до інформації про КБВ, яка зазначена у вкладці "Засновники", вносить інформацію про можливу недостовірність інформації про такого КБВ.
( Пункт із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2531/5 від 27.08.2024; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
15. Міністерство юстиції України у порядку, встановленому пунктом 14 цього Порядку, надсилає державному реєстратору Повідомлення для долучення його до матеріалів відповідної перевірки у разі отримання:
Повідомлення від іншого СПФМ щодо виявлених розбіжностей, стосовно яких вже внесено до Єдиного державного реєстру відмітку про можливу недостовірність інформації;
Повідомлення щодо іншої розбіжності стосовно того самого КБВ, до відомостей якого внесено відмітку про можливу недостовірність інформації.
Таке долучення здійснюється без внесення записів до Єдиного державного реєстру.
( Порядок доповнено пунктом 15 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
16. Міністерством юстиції України здійснюється контроль за внесенням державним реєстратором до Єдиного державного реєстру відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи.
У випадку, якщо з поважних причин (відсутність державних реєстраторів у зв’язку з перебуванням на лікарняному, у відпустці, тимчасове блокування або анулювання доступу державних реєстраторів до Єдиного державного реєстру тощо) внесення відмітки про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи до Єдиного державного реєстру не відбулося, Міністерство юстиції України повторно вживає заходів, визначених пунктом 15 цього Порядку.
17. У разі надсилання Повідомлення органом державної влади, правоохоронним органом, іншою особою (якщо інформація стосується такої особи), таке Повідомлення подається згідно з формою, визначеною в додатку до цього Порядку, у якій замість інформації про СПФМ вказуються дані про особу, що подала таку інформацію.
Повідомлення органом державної влади, правоохоронним органом, іншою особою (якщо інформація стосується такої особи) може надсилатися Міністерству юстиції України в паперовій або електронній формі з обов’язковим підписанням його відповідною посадовою особою, чи у випадку подання іншою особою, інформація якої стосується,- відповідною особою.
| Директор Департаменту приватного права | О. Ференс |
Додаток
до Порядку повідомлення держателя
Єдиного державного реєстру юридичних
осіб, фізичних осіб - підприємців та
громадських формувань про виявлення
розбіжностей між отриманими суб’єктом
первинного фінансового моніторингу в
результаті здійснення належної перевірки
та розміщеними в Єдиному державному
реєстрі юридичних осіб, фізичних
осіб - підприємців та громадських
формувань відомостями про кінцевих
бенефіціарних власників та/або
структуру власності юридичної особи
(пункт 9)
ПОВІДОМЛЕННЯ
про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи
( Див. текст )
( Додаток в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1172/5 від 30.04.2025 )
