Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
Дата | ______________
(підпис) | __________________
(розшифровка підпису) |
Підсумкові відомості передано
в архів установи | | |
Посада особи, відповідальної за передавання відомостей
Дата | ______________
(підпис) | __________________
(розшифровка підпису) |
( додаток 31 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 18.02.2021 р.
№ 638/5 )
Додаток 32
до Правил ведення нотаріального діловодства
(у редакції наказу Міністерства юстиції України
20.12.2012 № 1909/5)
Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
| Індекс справи | Заголовок справи
(тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строки зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 - Адміністративно-господарська діяльність |
| 01-01 | Накази Міністерства юстиції України, територіального органу Міністерства юстиції з питань основної діяльності та з кадрових питань, надіслані до відома | | Доки не мине потреба | |
| 01-02 | Індекс виключено | | | |
| 01-03 | Накази приватного нотаріуса з кадрових питань-1 | | 75 років
ст. 16-б | -1 Про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, звільнення; підвищення кваліфікації, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати |
| 01-04 | Накази державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання-1 | | 5 років
ст. 16-б,
ст. 16-в | -1 Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням |
| 01-05 | Протоколи оперативних нарад державної нотаріальної контори | | 3 роки | |
| 01-06 | Документи (довідки, акти, доповідні записки) про результати перевірок державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса | | 10 років
ст. 76-а | |
| 01-07 | Індекс виключено | | | |
| 01-08 | Документи (акти, звіти, листи, заявки) з обліку, зберігання та витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів | | 3 роки
ст. 119 | |
| 01-09 | Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо внесення відомостей до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України, та надання інформації з таких реєстрів | | 3 роки | |
| 01-10 | Документи з грифом "Для службового користування" | | ЕК | |
| 01-11 | Індекс виключено | | | |
| 01-12 | Статистичні звіти про вчинені нотаріальні дії, стягнення державного мита, плати за вчинення нотаріальних дій тощо | | Постійно ст. 302-б | |
| 01-13 | Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників | | 75 років
ст. 317-а | |
| 01-14 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, нарядів на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна, матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) | | 5 років-1 ст. 336 | -1 Документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії Російської Федерації та тимчасової окупації) |
| 01-15 | Документи (акти, квитанції) про знищення печаток і штампів | | 3 роки
ст. 1025,
ст. 1026 | |
| 01-16 | Листування з юридичними та фізичними особами з питань вчинення нотаріальних дій | | 5 років-1 ст. 82-б | -1 У разі неодноразових звернень - 5 років після відповіді на останнє звернення відповідної особи |
| 01-17 | Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом | | 75 років
ст. 493-в | |
| 01-18 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при зміні завідувача державної нотаріальної контори, особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства | | Постійно, ст. 45-а | |
| 01-19 | Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при заміщенні приватного нотаріуса, зупиненні нотаріальної діяльності приватного нотаріуса тощо | | Постійно, ст. 45-а | |
| 01-20 | Журнал реєстрації фактів заміщення нотаріуса | | 75 років | Перехідний |
| 01-21 | Книга реєстрації наказів з кадрових питань | | 75 років
ст. 121-б | Перехідна |
| 01-22 | Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань | | 5 років
ст. 121-в | Перехідна |
| 01-23 | Журнал реєстрації вхідних документів | | 3 роки
ст. 122 | Перехідний |
| 01-24 | Журнал реєстрації вихідних документів | | 3 роки
ст. 122 | Перехідний |
| 01-25 | Індекс справи виключено | | | |
| 01-26 | Індекс виключено | | | |
| 01-27 | Індекс виключено | | | |
| 01-28 | Індекс виключено | | | |
| 01-29 | Індекс виключено | | | |
| 01-30 | Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно | | 3 роки | |
| 01-31 | Заповіти, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | | 75 років-1 | -1 Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану |
| 01-32 | Довіреності із зазначенням строку їх дії, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | | 3 роки-1 | -1 Після закінчення строку їх дії, а у разі скасування - після їх скасування.
Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану, якщо строк їх зберігання не закінчився |
| 01-33 | Довіреності без зазначення строку їх дії, посвідчені особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати | | Постійно-1 | -1 У разі скасування - 3 роки після їх скасування.
Передаються до відповідного державного нотаріального архіву протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану, якщо строк їх зберігання не закінчився |
| 01-34 | Документи (довідки, протоколи тощо), отримані/складені нотаріусом щодо нотаріальних дій, які не були вчинені | | 3 роки | |
| 01-35 | Документи (довідки, протоколи тощо), отримані / складені нотаріусом щодо нотаріальних дій, які були вчинені, якщо примірники нотаріальних документів не залишаються у справах нотаріуса | | 3 роки | |
| 01-36 | Акти приймання-передавання (документів, що надійшли для тимчасового зберігання; документів державної нотаріальної контори до державної нотаріальної контори у порядку заміщення в умовах воєнного стану тощо) | | Постійно
45-а | |
| 02 - Вчинення нотаріальних дій |
| 02-01 | Договори відчуження житлових будинків, у тому числі відчуження земельних ділянок, на яких вони розташовані | | 75 років ЕК | |
| 02-01-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження житлових будинків, у тому числі відчуження земельних ділянок, на яких вони розташовані | | 11 років
ЕК | |
| 02-02 | Договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об'єктами нерухомого майна (крім житлових будинків) | | 75 років ЕК | |
| 02-02-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження земельних ділянок, у тому числі з розташованими на них об'єктами нерухомого майна (крім житлових будинків) | | 11 років
ЕК | |
| 02-03 | Договори відчуження квартир | | 75 років ЕК | |
| 02-03-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження квартир | | 11 років
ЕК | |
| 02-04 | Договори відчуження іншого нерухомого майна | | 75 років ЕК | |
| 02-04-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження іншого нерухомого майна | | 11 років
ЕК | |
| 02-05 | Договори довічного утримання (догляду) | | 75 років ЕК | |
| 02-05-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори довічного утримання (догляду) | | 25 років
ЕК | |
| 02-06 | Договори про приватизацію державного чи комунального майна | | 75 років ЕК | |
| 02-06-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про приватизацію державного чи комунального майна | | 11 років
ЕК | |
| 02-07 | Договори про заставу майна | | 75 років ЕК | |
| 02-07-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про заставу майна | | 11 років
ЕК | |
| 02-08 | Договори відчуження транспортних засобів | | 25 років | |
| 02-08-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження транспортних засобів | | 11 років | |
| 02-09 | Договори оренди земельних ділянок | | 75 років
ЕК | |
| 02-09-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори оренди земельних ділянок | | 11 років
ЕК | |
| 02-10 | Інші договори (договори позички (кредиту), позики, управління майном, найму (оренди), відчуження рухомого майна тощо) | | 75 років
ЕК | |
| 02-10-п | Документи, на підставі яких посвідчувались інші договори | | 11 років
ЕК | |
| 02-11 | Договори щодо врегулювання сімейних відносин (шлюбні договори, договори про надання утримання, про сплату аліментів на дитину тощо) | | 75 років ЕК | |
| 02-11-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори щодо врегулювання сімейних відносин | | 11 років
ЕК | |
| 02-12 | Заповіти (у тому числі секретні заповіти) | | 75 років ЕК | |
| 02-13 | Спадкові договори | | 75 років ЕК | |
| 02-13-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися спадкові договори | | 11 років
ЕК | |
| 02-14 | Спадкові справи | | 75 років ЕК | |
| 02-15 | Заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за якими припинено провадження | | 50 років ЕК | |
| 02-16 | Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей та заяви від неповнолітніх осіб віком від 14-ти до 18-ти років про їх згоду на виїзд на постійне місце проживання за кордон | | 5 років | |
| 02-18 | Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення) | | 3 роки-1 | -1 Після закінчення строку їх дії, а у разі скасування - після їх скасування |
| 02-19 | Довіреності без зазначення строку їх дії | | Постійно-1 | -1 У разі скасування - 3 роки після їх скасування |
| 02-20 | Примірники виконавчих написів та копії документів, на підставі яких вони вчинені | | 5 років | |
| 02-21 | Заяви про видачу дублікатів документів, які зберігаються у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса | | 3 роки | |
| 02-22 | Документи (у тому числі заяви, описи, свідоцтва), прийняті на зберігання | | 75 років ЕК | |
| 02-23 | Документи (заяви, повідомлення тощо) про прийняття в депозит або повернення з депозиту грошових сум і цінних паперів | | 10 років-1 | -1 Після повернення з депозиту |
| 02-24 | Документи (заяви, свідоцтва) про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам | | 3 роки | |
| 02-25 | Свідоцтва про посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебуває у певному місці, свідоцтва про час пред'явлення документа | | 3 роки | |
| 02-26 | Свідоцтва виконавцю заповіту, протоколи про оголошення секретних заповітів та документи до них тощо | | 50 років | |
| 02-27 | Свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися | | 75 років | |
| 02-27-п | Документи, на підставі яких видано свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися | | 11 років | |
| 02-28 | Договори на управління спадщиною, свідоцтва опікуна над майном особи, яка визнана безвісно відсутньою або особи, яка зникла безвісти за особливих обставин, акти опису майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або зникла безвісти за особливих обставин, документи, на підставі яких посвідчувалися договори, видавалися свідоцтва, складалися акти | | 75 років ЕК | |
| 02-29 | Протести векселів та документи (заяви, повідомлення тощо), на підставі яких вони вчинені | | 5 років | |
| 02-30 | Акти про морські протести та документи до них | | 3 роки | |
| 02-31 | Постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій та листування з питань відмови у вчиненні нотаріальних дій | | 5 років | |
| 02-32 | Документи (постанови, ухвали, повідомлення тощо) щодо накладення і зняття заборон відчуження нерухомого та рухомого майна | | 50 років | |
| 02-33 | Реєстри для реєстрації нотаріальних дій | | Постійно
ст. 27 | |
| 02-38 | Книга обліку і реєстрації спадкових справ | | 75 років | Перехідна |
| 02-39 | Алфавітна книга обліку спадкових справ | | 75 років | Перехідна |
| 02-42 | Книга обліку заяв про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або зникла безвісти за особливих обставин | | 75 років | Перехідна |
| 02-43 | Книга обліку цінностей при вжитті заходів щодо охорони спадкового майна | | 75 років | Перехідна |
| 02-44 | Книга обліку депозитних операцій | | 10 років | Перехідна |
| 02-45 | Книга обліку договорів на управління спадщиною | | 75 років ЕК | Перехідна |
| 02-46 | Книга обліку особових рахунків депонентів | | 10 років | Перехідна |
| 02-48 | Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу | | 5 років-1
ст. 335 | -1 Після завершення ділових відносин, завершення операції |
| 02-49 | Квитанційні книжки про прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів | | 10 років | |
| 02-50 | Договори про іпотеку майна | | 75 років
ЕК | |
| 02-50-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори про іпотеку майна | | 25 років
ЕК | |
| 02-51 | Свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя), видані за їх спільною заявою | | 75 років
ЕК | |
| 02-51-п | Документи, на підставі яких видано свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя (колишнього подружжя) за їх спільною заявою | | 11 років
ЕК | |
| 02-52 | Аграрні розписки | | 10 років | |
| 02-53 | Вимоги про нотаріальне посвідчення правочину або про нотаріальне засвідчення справжності підпису на документах | | 5 років | |
| 02-54 | Інші правочини | | 25 років | |
| 02-55 | Договори відчуження об'єкта незавершеного будівництва / майбутнього об'єкта нерухомості | | 75 років
ЕК | |
| 02-55-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори відчуження об'єкта незавершеного будівництва /
майбутнього об'єкта нерухомості | | 11 років
ЕК | |
| 02-56 | Договори поділу (виділу) майна, що перебуває у спільній власності, поділу (виділу) спільного майна подружжя, об'єднання майна, визначення часток у праві спільної власності | | 75 років
ЕК | |
| 02-56-п | Документи, на підставі яких посвідчувалися договори поділу (виділу) майна, що перебуває у спільній власності, поділу(виділу) спільного майна подружжя, об'єднання майна, визначення часток у праві спільної власності | | 11 років
ЕК | |
| 02-57 | Особисті розпорядження військовослужбовців та інших визначених законом осіб | | 75 років | |
| 03-Архів |
| 03-01 | Паспорт архіву | | 3 роки-1
ст. 131 | -1 Після заміни новим |
| 03-02 | Справа фонду (історична довідка, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, акти про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видачу справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів) | | До ліквідації
ст. 130 | Перехідна |
| 03-03 | Описи справ постійного зберігання | | Постійно
ст. 137-а | |
| 03-04 | Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання | | 3 роки-1
ст. 137-б | -1 Після знищення справ |
| 03-05 | Описи спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання | | 3 роки-1
ст. 137-б | -1 Після знищення справ |
| 03-06 | Описи справ з кадрових питань | | 3 роки-1
ст. 137-б | -1 Після знищення справ |
| 03-07 | Індекс виключено | | | |
| 03-08 | Номенклатура справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса | | 5 років-1
ст. 112 | -1 Після заміни новою та за умови складання зведених описів справ |
Методичні рекомендації щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса
1. Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.
Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення.
2. Незалежно від наявності Типової номенклатури кожна державна нотаріальна контора і кожний приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ).
Для визначення строків зберігання документів, зазначених у розділах "01 - Адміністративно-господарська діяльність" і "03 - Архів" Типової номенклатури, використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).
Документи, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів та пов'язані з вчиненням нотаріальних дій, включаються до розділу "02 - Вчинення нотаріальних дій" Типової номенклатури. Строки зберігання таких документів встановлюються Міністерством юстиції України за погодженням з Державною архівною службою України.
3. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність у поточному році, складають номенклатуру справ з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.
З Типової номенклатури в номенклатуру справ переносяться справи, реєстри, книги, журнали тощо. Не допускається включення до номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.
При складанні номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури справ і не можуть бути скорочені.
4. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.
Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів.
5. Строк зберігання "До ліквідації" означає, що документи безстроково зберігаються в державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса, а у разі ліквідації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до державних нотаріальних архівів.
6. При складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені у графі "Примітка" Типової номенклатури.
Форма номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової номенклатури.
7. При заповненні граф номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.
Наприклад: 01-15, де 01 - найменування напряму діяльності, 15 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.
З метою врегулювання особливостей формування окремих категорій справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів при вчиненні нотаріальних дій, розділ 02 "Вчинення нотаріальних дій" Типової номенклатури може містити 2 (дві) категорії справ, що мають однакові індекси у цифровій формі. Одна справа має індекс, який складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи (наприклад, 02-01, 02-03, 02-13), а друга справа має такий самий індекс, який додатково доповнюється позначкою "п" (наприклад, 02-01-п, 02-03-п, 02-13-п).
Позначка "п" означає, що до таких справ групуються додаткові документи, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія (підпункт 11.1.2 пункту 11.1, підпункт 11.2.2 пункту 11.2 розділу XI цих Правил), та які не увійшли до першої категорії справ.
У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.
Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.
Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу.
Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається поаркушно. Документи тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ.
Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється, і зазначається уточнений строк зберігання.
Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом.
Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася в минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року.
У четвертій графі вказуються строки зберігання кожної справи.
У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи тощо.
8. У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.
Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не пізніше 01 квітня наступного за звітним діловодного року.
9. Номенклатура справ погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і ЕК територіального органу Міністерства юстиції один раз на п'ять років.
Номенклатура справ складається у двох примірниках (перший примірник номенклатури залишається у відповідній справі контори, приватного нотаріуса, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву). Номенклатура справ щороку, не пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.
( додаток 32 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.09.2012 р.
№ 1428/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 20.12.2012 р.
№ 1909/5, із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 17.03.2015 р.
№ 381/5, від 15.08.2019 р.
№ 2567/5, від 18.02.2021 р.
№ 638/5, від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 33
до Правил ведення нотаріального діловодства
______________________________________________________________________________________
(найменування державної нотаріальної контори, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності)
______________________________________________________________________________________
приватного нотаріуса, назва нотаріального округу)
Індекс справи ________ |
СПАДКОВА СПРАВА № _________
щодо спадщини померлого____________________________________
(число, місяць рік,
______________________________________________________
прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) спадкодавця)
Почато:
Закінчено:
|
| | На __________ аркушах
Строк зберігання ____________ |
( додаток 33 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 34
до Правил ведення нотаріального діловодства
(до пункту 11.7)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
спадкових справ
N
з/п | Індекс справи | Прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) | Заголовок документа (спадкова справа та її номер) | Дата заведення спадкової справи | Дата закінчення спадкової справи | Номери аркушів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ______________________ /__________________/ спадкових справ.
(цифрами і словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ________________ /__________________/.
(цифрами і словами)
Звірку наявності спадкових справ відповідно до книги обліку і реєстрації спадкових справ проведено. |
Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) |
___________________
(підпис) |
____________________________________
(розшифровка підпису) |
| Дата | | |
( додаток 34 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 35
до Правил ведення нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної
контори (приватний нотаріус)
___________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата (печатка) |
| Фонд № _____ | |
ОПИС № _____
спадкових справ
тривалого (понад 10 років) зберігання
за __________ рік |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини коробки, архівної папки) | Крайні дати спадкових справ, які вміщені у коробку, архівну папку | Строк зберігання спадкових справ (коробки, архівної папки) | Кількість спадкових справ, які вміщені у коробку, архівну папку | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У цей розділ опису внесено ___________/_________________________ / справ з № ___по № ___,
(цифрами і словами)
у тому числі:
літерні номери____________________;
пропущені номери ________________ |
Відповідальна за діловодство особа
державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
Дата |
__________
(підпис) |
____________________________
(розшифровка підпису) |
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК територіального
органу Міністерства юстиції
від ____________ № ____ | ПОГОДЖЕНО
Завідувач державного нотаріального архіву
_________ ___________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата |
Додаток 36
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ВНУТРІШНІЙ ОПИС СПАДКОВОЇ СПРАВИ
N
з/п | Заголовок нотаріального документа -1 | Дата і реквізити документа | Номери аркушів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Разом _________________________ /__________________________________________/ документів.
(цифрами і словами)
Разом ___________________ /______________________________________/ посвідчених договорів.
(цифрами і словами)
Разом _____________________ /________________________________________/ виданих свідоцтв
(цифрами і словами)
про право на спадщину.
Разом ___________________ /__________________________________/ виданих свідоцтв про право
(цифрами і словами)
власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього подружжя).
Кількість аркушів справи ________________________ /_____________________________________/.
(цифрами і словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису _________________ /________________________________/.
(цифрами і словами) |
Державний нотаріус
(приватний нотаріус) |
___________
(підпис) |
___________________
(розшифровка підпису) |
| Дата | | |
____________
-1До внутрішнього опису спадкової справи вносяться свідоцтва про право на спадщину, свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього подружжя), договори про поділ спадщини, зміну розміру часток, зміну черговості одержання права на спадкування. |
( додаток 36 у редакції наказу Міністерства юстиції України від 22.06.2021 р.
№ 2241/5 )
Додаток 37
до Правил ведення нотаріального діловодства
ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів справи № ______
N
з/п | Прізвище, ім'я, по батькові фізичних осіб, найменування юридичних осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії | Дата нотаріально посвідченого документа | Заголовок нотаріально посвідченого документа | Номер за реєстром | Номери аркушів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
