Разом _______ /________ ___ / нотаріально посвідчених документів.
(цифрами і словами)
Кількість аркушів справи ___________________/__________________/
(цифрами і словами)
Кількість аркушів внутрішнього опису _____ / _______________ /
(цифрами і словами)
Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено. |
Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
Дата |
______________
(підпис) |
____________________________________
(розшифровка підпису) |
Відповідальна особа державного
нотаріального архіву
(територіального органу Міністерства юстиції)
Дата |
______________
(підпис) |
____________________________________
(розшифровка підпису) |
Додаток 38
до Правил ведення нотаріального діловодства
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
Індекс справи № _______
Номер спадкової справи _____
(РОЗДІЛУ ОПИСУ)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _________________________________
(цифрами
____________________________________________________________________________ аркуша(ів),
і словами)
у тому числі: літерні аркуші _____________________________________________________________;
пропущені номери аркушів _____________________________________________________ + аркушів
внутрішнього опису ____________________________________________________________________ |
| Особливості фізичного стану та формування справи | Номери аркушів |
| 1 | 2 |
| |
Завідувач державної нотаріальної
контори (приватний нотаріус)
Дата |
_______________
(підпис) |
_____________________________
(розшифровка підпису) |
( додаток 38 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 39
до Правил ведення нотаріального діловодства
Додаток 40
до Правил ведення нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
| Фонд № _____ | ЗАТВЕРДЖЕНО
Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус) |
ОПИС N
справ постійного зберігання
за __________ рік |
____________ _________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Печатка |
_____________________________________________________________________________________
(назва розділу) |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
У цей розділ опису внесено _______/______________ / справ з № ___по № ___,
(цифрами і словами)
у тому числі:
літерні номери____________________;
пропущені номери ________________ |
Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
Дата |
__________
(підпис) |
______________________________
(розшифровка підпису) |
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
територіального органу Міністерства юстиції
____________ № ____ | ПОГОДЖЕНО
Завідувач державного
нотаріального архіву
___________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата |
Додаток 41
до Правил ведення нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
| Фонд № ____ | ЗАТВЕРДЖЕНО
Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус) |
ОПИС N
справ тривалого (понад 10 років)
зберігання
за __________ рік |
________ _________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Печатка |
___________________________________________________________________________________
(назва розділу) |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи
(тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів (у томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У цей розділ опису внесено _______/______________ / справ з № ___по № ___,
(цифрами і словами)
у тому числі:
літерні номери____________________;
пропущені номери ________________ |
Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
Дата |
__________
(підпис) |
______________________________
(розшифровка підпису) |
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
територіального органу Міністерства юстиції
____________ № ____ | ПОГОДЖЕНО
Завідувач державного
нотаріального архіву
__________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата |
Додаток 42
до Правил ведення нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | ЗАТВЕРДЖЕНО
Завідувач державної
нотаріальної контори
(приватний нотаріус) |
| ФОНД № ________ | |
ОПИС № ________
справ з кадрових питань
за __________ рік | ___________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Печатка |
____________________________________________________________________________________
(назва розділу) |
N
з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У цей розділ опису внесено _______ _/______ ___ /
(цифрами і словами)
з № ____________ до № _______________, у тому числі:
Літерні номери_____________________;
пропущені номери__________________ |
Завідувач державної
отаріальної контори
(приватний нотаріус)
Дата |
__________
(підпис) |
______________________________
(розшифровка підпису) |
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
ЕПК державного архіву
_____________ № _____ | СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
територіального органу Міністерства юстиції
_____________ № __________ |
Додаток 43
до Правил ведення нотаріального діловодства
______________________________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
______________________________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд № _____________
ОПИС № ____________
______________________________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ __________________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання |
Додаток 44
до Правил ведення нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
АКТ
_________________ № ______
_________________________
(місце складання)
про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного
фонду | ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
____________ ____________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Печатка |
На підставі ___________________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх
_____________________________________________________________________________________
зберігання або типової номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № _______________________________________________
(найменування фонду) |
N
з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів (номенк-
латур за рік (роки)) | Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ________________________________________________________ справ за ___________ роки.
(цифрами і словами) |
Посада особи, яка проводила експертизу
цінності
(приватний нотаріус)
Дата |
________________
(підпис) |
_____________________________
(розшифровка підпису) |
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК
територіального органу
Міністерства юстиції
____________ № _____ | ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державної архівної
установи
____________ № ______ |
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки
схвалено, а з кадрових питань погоджено з ЕПК ___________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від __________ № __________)
Документи в кількості ______________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ______________________ кг здано в ________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ________________ № __________або знищено шляхом спалення. |
Посада особи,
яка здала (знищила) документи
Дата |
____________
(підпис) |
____________________________________
(розшифровка підпису) |
( додаток 44 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 45
до Правил ведення нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної контори
(приватний нотаріус)
_______ _____________________________
(підпис) (розшифрування підпису) | ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державного нотаріального архіву
_______ ___________________________
(підпис) (розшифровка підпису) |
| Дата | Печатка | Дата | Печатка |
АКТ
_________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів до
державного нотаріального архіву |
Підстава:
_________________________________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається;
_________________________________________________________________________
найменування та адреса
_________________________________________________________________________
установи здавальника)
_________________________________________________________________________ здав,
а ____________________________________________________ прийняв документи за _______ роки,
(найменування та адреса державного нотаріального архіву)
а також довідковий апарат до них: |
N
з/п | Номер і назва описів | Кількість примірників кожного опису | Кількість справ | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Номери відсутніх справ __________________________________________________
Разом прийнято _______________________________________ Фонд № __________
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
_________________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата | Приймання здійснив:
_________________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата |
( додаток 45 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 45-1
до Правил ведення нотаріального діловодства
(до пункту 15.7)
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної
контори
(приватний нотаріус)
_________ ________________________
(підпис) (розшифрування підпису) | ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державного
нотаріального архіву
_________ ________________________
(підпис) (розшифрування підпису) |
| Дата | Печатка | Дата | Печатка |
АКТ
________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів, що надійшли для тимчасового зберігання, до державного нотаріального архіву
У зв'язку припиненням (скасуванням) воєнного стану та відповідно до положень постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 року № 164 "Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану"
_____________________________________________________________________________________
(номер і повна назва справи, що передається,
_____________________________________________________________________________________
найменування та адреса
_____________________________________________________________________________________
установи здавальника)
_________________________________________________________________________________ здав,
а ____________________________________________________________________________ прийняв
(найменування, місцезнаходження державного нотаріального архіву)
документи, що надійшли для тимчасового зберігання, до здавальника: |
| N з/п | Назва документа (заповіт або довіреність, посвідчені особою, яка в умовах воєнного стану відповідно до законодавства має право їх посвідчувати) | Відомості щодо
заповідача / довірителя (прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності)), дата народження (за наявності), дата та місце посвідчення документа | Кількість аркушів у справі | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Разом прийнято ___________________________________________ справ.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата | Приймання здійснив:
________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата |
( Правила доповнено додатком 45-1 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 46
до Правил ведення нотаріального діловодства
| Територіальний орган Міністерства юстиції |
АКТ
____________________ № ______
_____________________________
(місце складання)
про вилучення справ
приватного нотаріуса для передачі
на зберігання до державного
нотаріального архіву
_______________________________________
(експертна комісія при територіальному органі
Міністерства юстиції у ______________________________) |
Підстава _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
справи (документи) вилучаються на виконання вимог статті 30-1 Закону України "Про нотаріат"
_____________________________________________________________________________________
Перелік справ (документів) фонду № ___________________
(назва фонду) |
N
з/п | Опис N | Справа № (аркуші документів № ) | Заголовок справи, тому (заголовки документів) | Крайні дати справи, тому (документів) | Кількість аркушів у справі, томі (документів) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Фізичний стан справ (документів), що вилучаються (упорядкований стан, неупорядкований стан). |
| Голова Комісії | __________________
(підпис) | ____________________________________
(розшифровка підпису) |
| Члени Комісії: | __________________
(підпис) | ____________________________________
(розшифровка підпису) |
__________________
(підпис) | ____________________________________
(розшифровка підпису) |
Додаток 46-1
до Правил ведення нотаріального діловодства
Акт приймання-передавання
незакінчених спадкових справ до державної нотаріальної контори / приватного нотаріуса у разі ліквідації / припинення діяльності
Державна нотаріальна контора
(приватний нотаріус) | |
ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус)
____________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата Печатка | ЗАТВЕРДЖУЮ
Завідувач державної нотаріальної контори (приватний нотаріус)
____________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата Печатка |
АКТ
_________________________________
(місце складання)
приймання-передавання незакінчених спадкових справ до державної нотаріальної контори / приватного нотаріуса у зв'язку ліквідацією/припиненням діяльності
Підстава: _____________________________________________________________________________
(реквізити наказу територіального органу Міністерства юстиції про ліквідацію державної нотаріальної
____________________________________________________________________________________
контори / припинення діяльності приватного нотаріуса, наказу територіального органу Міністерства юстиції
_____________________________________________________________________________________.
про дозвіл на передачу незакінчених спадкових справ, номер і повна назва справи фонду, що передається)
_____________________________________________________________________________________
(найменування особи, що передає справи фонду)
здав, а _______________________________________________________________________________
(найменування, адреса державної нотаріальної контори/прізвище, ім'я, по батькові, назва
_____________________________________________________________________________________
нотаріального округу, адреса робочого місця приватного нотаріуса)
прийняв незакінчені спадкові справи: |
N
з/п | Номер спадкової справи | Прізвище, ім'я, по батькові спадкодавця | Кількість аркушів | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Разом прийнято ________ /___________________________________________/ Фонд № __________.
(цифрами і словами) |
Передавання здійснив:
________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата | Приймання здійснив:
________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата |
( Правила доповнено додатком 46-1 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 22.06.2021 р.
№ 2241/5 )
Додаток 47
до Правил ведення нотаріального діловодства
_____________________________________________________________________________________
(державна нотаріальна контора, прізвище, ім'я, по батькові приватного нотаріуса, назва нотаріального округу)
_____________________________________________________________________________________
(місцезнаходження державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса)
_________________________________________________________________________________ |
КВИТАНЦІЯ N
"___" _____________ 20__ р.
Надійшло від _________________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові, серія та номер паспорта, ким та коли виданий паспорт фізичної особи, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків)
_____________________________________________________________________________________
(найменування юридичної особи, її місцезнаходження, код платника податків за ЄДРПОУ, реквізити поточного рахунку, відкритого в установі банку)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
для передачі __________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові, серія та номер паспорта, ким та коли виданий паспорт фізичної особи,
місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків)
_____________________________________________________________________________________
(найменування юридичної особи, місцезнаходження, код платника податків за ЄДРПОУ, реквізити
поточного рахунку, відкритого в установі банку)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
З якою метою чи для виконання якого зобов'язання внесено суму в депозит
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Загальна сума _________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(словами)
Одержав _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(підпис державного чи приватного нотаріуса)
Печатка державної нотаріальної контори (приватного нотаріуса)
_____________________________________________________________________________________
(державна нотаріальна контора, прізвище, ім'я, по батькові приватного нотаріуса, назва нотаріального округу)
_____________________________________________________________________________________
(місцезнаходження державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса)
_____________________________________________________________________________________ |
КОРІНЕЦЬ КВИТАНЦІЇ №
"___" ____________ 20__ р.
Надійшло від _________________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові, серія та номер паспорта, ким та коли виданий паспорт фізичної особи, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків)
_____________________________________________________________________________________
(найменування юридичної особи, місцезнаходження, код платника податків за ЄДРПОУ, реквізити поточного рахунку, відкритого в установі банку)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
для передачі __________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові, серія та номер паспорта, ким та коли виданий паспорт фізичної особи,
місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків)
_____________________________________________________________________________________
(найменування юридичної особи, місцезнаходження, код платника податків за ЄДРПОУ,
реквізити поточного рахунку в установі банку)
З якою метою чи для виконання якого зобов'язання внесено суму в депозит
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Загальна сума _________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(словами)
Одержав _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(підпис державного нотаріуса, приватного нотаріуса)
Печатка державної нотаріальної контори (приватного нотаріуса)
_____________________________________________________________________________________
______________________________
(підпис особи, що внесла суму в депозит) |
( Правила доповнено додатком 47 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.09.2012 р.
№ 1428/5, додаток 47 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 03.06.2013 р.
№ 1061/5 )
Додаток 48
до Правил ведення нотаріального діловодства
КНИГА
обліку депозитних операцій
___________________ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса
__________________________________________________
(прізвище, ініціали, нотаріальний округ)
Прибуткова частина
N
з/п | Дата надходження грошових сум або цінних паперів у депозит | Прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи (найменування юридичної особи), прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) ліквідатора громадянина-підприємця, від якого прийняті грошові суми або цінні папери, за яким зобов'язанням або в рахунок яких платежів вони внесені | N виданої квитанції | Прийнято | N особового рахунку депонента |
| розмір внесеної у депозит грошової суми | вид, кількість, номінальна вартість та реквізити цінних паперів, унесених у депозит |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Видаткова частина
N
з/п | Дата видачі грошових сум або цінних паперів | Прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) фізичної особи (найменування юридичної особи), якій видано (перераховано) грошові суми або цінні папери, підстава для видачі | N платіжного доручення | Видано | N особового рахунку депонента |
| Розмір виданих (перерахованих) грошових сум | вид, кількість, номінальна вартість та реквізити цінних паперів |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
( Правила доповнено додатком 48 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.09.2012 р.
№ 1428/5, додаток 48 із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.12.2024 р.
№ 3783/5 )
Додаток 49
до Правил ведення нотаріального діловодства
КНИГА
обліку особових рахунків депонентів
___________________ державної нотаріальної контори
(приватного нотаріуса _____________________________)
(прізвище, ініціали, нотаріальний округ) |
Особовий рахунок № ____________
Прізвище, ім'я, по батькові або найменування юридичної особи - депонента
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Місце проживання (місцезнаходження) депонента __________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ |
| Порядковий № за книгою обліку депозитних операцій | Дата надход-
ження грошових сум або цінних паперів у депозит | Прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, найме-
нування юридичної особи, ліквідатора грома-
дянина-
підприємця, від яких надійшли грошові суми або цінні папери, для виконання якого зобов'язання або в рахунок яких платежів вони внесені | Грошова сума або номінальна вартість та реквізити цінних паперів | Дата надсилання повідом-
лення депоненту | Видача з депозиту | Пере-
раховано до бюджету | Залишкова сума депозиту |
| дата | сума |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
( Правила доповнено додатком 49 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 27.09.2012 р.
№ 1428/5 )
Додаток 50
до Правил ведення нотаріального діловодства
Кому надсилається ___________________________________________________________________
(найменування, адреса державного нотаріального архіву)
Ким надсилається ____________________________________________________________________
(найменування, адреса, № телефону приватного нотаріуса, державної нотаріальної контори, що звітує) |
ПАСПОРТ
архіву державної нотаріальної контори / приватного нотаріуса
Державна нотаріальна контора/
приватний нотаріус | Дата створення контори / реєстрації приватної нотаріальної діяльності |
Місце зберігання документів
_____________________________________________________________________________________
(адреса, № телефону) |
I. Відомості про документи
| N з/п | Назва показників | Кількість | Крайні дати |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Фонди | | |
| 2 | Справи | | |
| у тому числі: | | |
| 2.1 | постійного зберігання | | |
| з них: | | |
| унесені до описів, схвалених ЕК | | |
| що зберігаються понад установлені строки | | |
| 2.2 | з кадрових питань | | |
| з них: | | |
| унесені до описів, схвалених ЕК | | |
| 2.3 | тривалого (понад 10 років) зберігання | | |
| з них: | | |
| унесені до описів | | |
II. Відомості про приміщення
| Площа архівосховища, м-2 | Ступінь завантаженості, % | Стисла характеристика приміщення | Наявність робочих кімнат, читального залу |
III. Відомості про кадри
| Кількість штатних працівників | Прізвище, ім'я, по батькові | Освіта, фах | Стаж роботи в архіві |
_____________________________________________________________________________________
(адреса, № телефону установи) |
Завідувач державної нотаріальної контори/
приватний нотаріус |
_________________________
(підпис) |
_______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| ___ ____________ 20__ року | | |
( Правила доповнено додатком 50 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.08.2019 р.
№ 2567/5 )
____________
