Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи відповідно до її уставу (положення про установу), їх зміни;

структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності);

система або галузь, до складу якої належить установа на момент створення довідки;

зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування, ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);

причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.

4. У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:

дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;

відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи (період та умови формування, зміни права власності на документи тощо);

зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);

особливості формування, описування і систематизації документів;

відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші категорії документів, а також про місце їх зберігання;

ступінь збереженості документів фонду;

відомості про склад довідкового апарату до фонду;

відомості щодо використання документів фонду (публікації, в яких використана документна інформація або опубліковані самі документи);

умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження);

дата першого передавання справ на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

5. У третій частині подають відомості про:

склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;

особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);

повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;

особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).

6. В історичній довідці обов'язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом.

7. Історичну довідку до фонду (продовження до історичної довідки) підписує керівник архіву або особа, відповідальна за архів в установі.

8. Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

Якщо установа є джерелом формування НАФ, історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК відповідного державного архіву одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.

1. Архів установи зобов'язаний надавати документи та довідковий апарат до них для застосування документної інформації користувачами в економічних, наукових, культурних, політичних цілях, для забезпечення законних прав і інтересів громадян з урахуванням обмежень, визначених законодавством, а також умов, визначених фондоутворювачем під час передавання документів до архіву.

2. Порядок доступу до документів, що зберігаються в архіві установи, а також порядок користування цими документами визначає керівник установи відповідно до вимог законодавства.

3. Архів установи не має права обмежувати або визначати умови використання отриманої користувачем інформації, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Доступ користувачів до документів, на які поширюється дія Закону України "Про авторське право і суміжні права", здійснюється відповідно до вимог зазначеного закону.

Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:

інформування користувачів (керівництва та структурних підрозділів установи, державних органів, інших зацікавлених установ, громадян) про наявність в архіві документів та їх зміст;

виконання запитів громадян та установ;

надання документів користувачам для роботи в читальному залі архіву установи;

видавання документів у тимчасове користування поза архівом;

використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у медіа і публікаціях.

1. Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваних відомостей та підготовку і надання відповідних документів.

2. Архів інформує керівника установи, начальників структурних підрозділів, керівників інших установ про наявність потрібних документів на підставі запитів або в ініціативному порядку - у формі інформаційних листів або довідок. Інформацію надають у формі переліку заголовків справ (документів) або видів документів із зазначенням їх дат і пошукових даних. За потреби працівники архіву складають і надають анотації.

3. Заголовки справ (документів) розташовують у переліку незалежно від їх фондової належності: за хронологією подій, за питаннями, за видами документів, за значимістю документів.

4. Інформування керівників установи може здійснюватися також у формі тематичної добірки копій документів. Копії розташовують у логічній послідовності. До добірки копій додають титульний аркуш, а також за необхідності історичну довідку, перелік документів тощо.

5. Перелік, довідку, тематичну добірку копій, що використовуються в установі, підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів). У разі виконання запиту сторонньої установи ці документи, підписані керівником архіву (особою, відповідальною за архів), надсилаються адресату із супровідним листом за підписом керівника установи.

1. Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити й запити соціально-правового характеру.

2. Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.

3. Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення:

за документами архіву - до 30 днів включно;

з використанням тільки довідкового апарату архіву - до 15 днів включно.

Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов'язково повідомляють заявника.

Пересилання непрофільних запитів за їх належністю в інші установи або архіви, а також інформування про це заявника повинно здійснюватися протягом 5 днів із дати реєстрації звернення. При цьому загальний строк вирішення питання, порушеного у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

4. Архівні довідки складають за встановленою формою, наведеною в додатку 43 до цих Правил, на спеціальних бланках або загальних бланках установи.

Довідки про заробітну плату складають за формами, встановленими державними органами соціального захисту населення.

Підставою для складання архівних довідок є оригінали і засвідчені копії документів, що зберігаються в архіві.

Якщо виконання звернення потребувало використання незасвідчених копій документів, у тексті довідки роблять відмітку: "незасвідчена копія".

У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів та подають наявні в цих документах відомості щодо питання звернення. Інформацію викладають у хронологічній послідовності подій. За потреби дозволяється наводити витяги з документів (у лапках). Найменування установ у тексті архівних довідок при першому згадуванні пишуть повністю, зазначаючи у дужках офіційні скорочення, при наступних - вживають лише скорочення.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводять те написання, що вживається в документі, з позначкою "Так у документі".

У довідку включають тільки ті відомості, що містяться в документах.

Після тексту в архівній довідці подають архівні шифри документів (пошукові дані), що слугували підставою для складання архівної довідки (номери фондів, описів і справ, а також номери аркушів у справі).

Архівну довідку підписують керівник установи або підрозділу, до складу якого входить архів, і керівник архіву (особа, відповідальна за архів).

Архівну довідку про заробітну плату підписує також бухгалтер.

Право підпису архівних довідок встановлюють у положенні про службу діловодства або в положенні про архівний підрозділ (архів) установи.

Засвідчують архівну довідку печаткою установи (за наявності). Другий примірник архівної довідки засвідчує керівник архіву (особа, відповідальна за архів). Цей примірник долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.

5. Архівні копії та витяги видають відповідно до запитів. Ідентичність копій і витягів оригіналам засвідчується підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і печаткою установи (за наявності).

Витяги створюють, якщо архівні документи містять відомості з кількох не пов'язаних між собою питань. Кожен витяг має точно та повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.

Якщо окремі частини оригіналу документа (слова, вислови, виправлення) важко розібрати або ж вони викликають сумнів у справжності, у відповідних місцях витягу роблять примітки: "Так у документі", "У тексті нерозбірливо".

Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп'ютерної техніки, оформлюють на загальних бланках установи, зазначаючи відповідну назву документа - "Архівна копія", "Архівний витяг" (додатки 44, 45).

Назву, дату та номер оригіналу документа відтворюють повністю. Після тексту архівної копії (витягу) подають архівний шифр (пошукові дані) документа. Якщо обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, архівний шифр (пошукові дані) вказують на звороті кожного аркуша.

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп "Копія". Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з'єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).

Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником установи або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

6. Архівні довідки, копії та витяги можна видавати на руки заявникам під розписку за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред'явлення нотаріально завіреної довіреності.

Одержувач архівної довідки, копії або витягу розписується на другому примірнику одержуваного документа, а також зазначає там дані паспорта (іншого документа, що посвідчує особу). Цей примірник залишається у справах архіву.

7. Допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. Оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу керівника установи. Вилучений документ замінюють копією. В облікові документи вносять необхідні відмітки. Оригінали особових документів надсилають заявнику цінним листом або видають на руки - під розписку на копіях документів та за умови пред'явлення документа, що посвідчує особу. Уповноважені особи додатково пред'являють нотаріально засвідчену довіреність.

8. У разі відсутності в архіві запитуваних відомостей складають негативну відповідь, яку оформлюють на бланку листа установи. У такій відмові вказують на факт відсутності в документах архіву відомостей, що цікавлять заявника, та дають рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією.

Якщо відсутність документів в архіві установи зумовлена їх втратою або знищенням, текст листа засвідчують печаткою установи-фондоутворювача або правонаступника (за наявності).

1. Справи видаються з архіву установи в тимчасове користування структурним підрозділам установи та іншим установам.

2. Для роботи з документами користувачів безпосередньо в архіві установи створюють читальний зал, який обладнується належними технічними засобами для використання мікрокопій, електронних, аудіовізуальних документів тощо.

Розпорядок роботи читального залу архіву складає керівник архіву (особа, відповідальна за архів).

Відвідування читального залу користувачами обліковують у журналі реєстрації відвідувань користувачами читального залу за формою, наведеною в додатку 46 до цих Правил.

3. Якщо в архіві немає спеціального приміщення для облаштування читального залу, робота користувачів з документами здійснюється безпосередньо в робочих кімнатах архіву, для чого обладнуються робочі місця.

4. Користувачі допускаються в читальний зал архіву на підставі документів, зазначених у пунктах 5, 6 глави 7 розділу VIII цих Правил.

5. Дозвіл на роботу в читальному залі користувачам інших установ та громадянам протягом необхідного строку дає керівник установи. Як правило, цей строк становить не більше одного року. За потреби продовжити строк роботи в архіві користувач оформляє новий лист або заяву.

6. Архів установи надає користувачам для використання в читальному залі (у тому числі для виготовлення копій, витягів) відкриті документи, що обліковані та пройшли науково-технічне опрацювання, мають довідники та інші пошукові дані.

7. Відмова або відстрочення у видачі документів користувачам допускається у випадках, зазначених у пункті 14 глави 7 розділу VIII цих Правил.

8. Відмову оформлюють у письмовій формі із зазначенням її причини, строку дії обмеження, підстав обмеження, а також порядку оскарження відмови.

9. На кожного користувача в читальному залі архіву, крім працівників установи, заводять особову справу, в яку вміщують заяву, лист установи, що його направила, замовлення на видання справ та їх копіювання.

10. Видавання справ у тимчасове користування іншій установі оформлюють у порядку, зазначеному у пунктах 7, 8 глави 7 розділу VIII цих Правил.

1. Архів організовує використання документів у медіа, при підготовці інформаційних заходів (виставок, екскурсій, зустрічей з громадськістю, презентацій, лекцій, доповідей), а також публікацію документів. Відповідне рішення приймає керівник установи. Зазначену роботу архів виконує самостійно або спільно із зацікавленими установами, у тому числі з державними архівними установами (архівними відділами міських рад).

2. Для оформлення виставкових стендів архів установи на підставі архівних документів створює альбоми, плакати, діаграми тощо. Документи на виставках експонують у вигляді копій.

3. Для пропагування документів архіву в медіа готують документальні публікації, створюють програми аудіовізуальних медіа. Архів спільно із медіа визначає тематику та обсяг матеріалів, а також строки їх підготовки. Тексти підготовлених архівом статей, добірок документів, передач затверджує керівник установи.

У примірниках статей та інших матеріалів, які створено для медіа та які залишаються в архіві установи, зазначають пошукові дані оприлюднених документів (назви використаних документів, дату, місце публікації).

4. Екскурсії, лекції, доповіді про зміст документів архіву проводять відповідно до плану його роботи. Під час підготовки заходу визначають: тематику, склад слухачів, час і місце проведення, тривалість.

1. Річне планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Річний план складається за формою, наведеною в додатку 47 до цих Правил.

Норми часу і виробітку на виконання кожного виду робіт визначаються відповідно до рекомендацій Укрдержархіву.

Плани підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник установи або керівник структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

2. Архів складає графік приймання справ від джерел комплектування архіву і/або структурних підрозділів, який підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів), узгоджується з керівниками установ - джерел комплектування архіву (за наявності таких), керівниками структурних підрозділів та затверджується керівником установи.

Графік включає найменування установ і/або структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, назви посад та ініціали, прізвища осіб, відповідальних за передавання документів до архіву установи. Графік приймання справ має поквартальну або помісячну розбивку.

В установах, що не мають структурного поділу, графік приймання справ в архів установи не складається.

1. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Звіт складається за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.

Один примірник звіту за необхідності може направлятися до відповідної архівної установи.

Звіти підписуються керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

2. Облік праці в архіві ведеться в табелі обліку робочого часу за формою, встановленою для установи в цілому. В архівах, де працюють декілька працівників, додатково ведуться індивідуальні щоденники обліку праці, у яких зазначаються обсяги робіт, виконані кожного робочого дня.

1. Архів спільно зі службою діловодства здійснюють контроль:

за станом архівів і організацією документів у діловодстві в підвідомчих установах;

за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах установи, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.

2. Роботу архіву з підвідомчими установами фіксують у відповідних картках за формою, наведеною в додатку 48 до цих Правил.

3. Перевіряння в підвідомчих установах проводяться не рідше одного разу на п'ять років, а в структурних підрозділах самої установи - не рідше одного разу на рік. Допускається проведення позапланових перевірок та контрольних перевірок.

4. За підсумками перевіряння підвідомчих установ складається довідка або доповідна записка на ім'я керівника установи, у якій аналізується стан роботи архівів і діловодства в підвідомчих установах, пропонуються заходи щодо усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. За підсумками перевіряння може видаватися наказ.

З висновками перевіряння ознайомлюють керівників підвідомчих установ та безпосередніх виконавців і керівників відповідних структурних підрозділів.

5. За підсумками перевіряння структурних підрозділів складається довідка або доповідна записка на ім'я керівника установи, у якій аналізуються стан збереженості документів у структурних підрозділах, відповідність формування справ зведеній номенклатурі справ, якість формування справ, стан підготовки справ на архівне зберігання, зазначаються виявлені недоліки і пропозиції щодо їх усунення.

З висновками перевіряння ознайомлюють безпосередніх виконавців і керівників відповідних структурних підрозділів. У разі виявлення суттєвих недоліків ініціюється перед керівництвом установи видання наказу про вжиття заходів щодо їх усунення.

1. Архіви можуть надавати платні послуги відповідно до частини першої статті 35 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

2. Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюються архівом безоплатно відповідно до законодавства.

1. Відповідно до законодавства державні і комунальні установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, зобов'язані передавати їх на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад після закінчення граничних строків зберігання в архіві установи, зазначених у главі 5 розділу VI цих Правил.

2. Юридичні особи, засновані на приватній формі власності, а також громадські об'єднання, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, можуть передавати їх до державних та інших архівних установ на підставі договору.

3. Передавання документів НАФ на постійне зберігання здійснюється щороку згідно з графіками, затвердженими керівниками установи та відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

4. В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 справ на рік), а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах строків скликання, передавання документів на постійне зберігання за погодженням з відповідним державним архівом (архівним відділом міської ради) здійснюється один раз на 3 - 5 років або після закінчення строків скликання.

5. Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з представником державної архівної установи (архівного відділу міської ради) проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом установи.

6. Документи установ передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок установи за описами, затвердженими в порядку, визначеному у главі 2 розділу VII цих Правил.

Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про установу та її документи або продовження історичної довідки.

7. Документи до державної архівної установи (архівного відділу міської ради) доставляються транспортом за рахунок установи-здавальника.

1. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 49 до цих Правил, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, а другий залишається у справі фонду архіву установи.

2. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві установи.

3. Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

Установа зобов'язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ у строки, встановлені державною архівною установою (архівним відділом міської ради). На відсутні справи складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до цих Правил, та надається довідка про проведені заходи щодо їх розшуку.

4. Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання.

1. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.

2. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.

1. Під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом, наведеним у додатку 50 до цих Правил.

2. Для приймання-передавання архіву наказом керівника установи призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.

3. Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан:

справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу);

облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

печаток і штампів, якими користується архів;

стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

умов зберігання документів.

4. Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується керівником установи.

5. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву комісія негайно інформує керівника установи для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

1. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення.

Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

2. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.

3. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи (крім документів НАФ) установи-фондоутворювача передаються до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), або інших архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, які відповідно до законодавства можуть здійснювати зберігання документів, що не належать державі та територіальним громадам (далі - приватні архіви).

У разі припинення територіального органу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади шляхом ліквідації, реорганізації та створення міжрегіонального (міжобласного) територіального органу, архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, документи з кадрових питань (особового складу) - трудовому архіву, а документи, не завершені у діловодстві, передаються новоствореному органу.

4. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

Передавання справ від однієї установи до іншої оформлюється актом приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 51 до цих Правил, що складається у двох примірниках.

5. Якщо установа припиняє діяльність шляхом поділу, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Абзац другий пункту 5 глави 3 розділу XV виключено

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, усі справи і документи установи-фондоутворювача передаються до трудових архівів або приватних архівів.

Абзац третій пункту 5 глави 3 розділу XV виключено

6. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи.

7. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Кодексом України з процедур банкрутства.

8. Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначаються найменування установи, кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати; кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати; кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати; дата і номер акта приймання-передавання документів.