Про затвердження Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду

Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію", "Про оборону України", пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

1. Затвердити Порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 23 лютого 2001 року № 1 т "Про затвердження Методичних вказівок щодо порядку передання (приймання) в державні архівні установи документів центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів у разі загрози введення в Україні особливого періоду", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 березня 2001 року за № 289/5480.

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра Горовця Є.М.

1. Цей Порядок поширюється на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя (далі -державні архіви), архівні відділи райдержадміністрацій, архівні відділи міських рад (далі -архівні відділи), державні органи, органи місцевого самоврядування (далі -установи) в умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи.

З урахуванням специфіки та особливостей діяльності установ, які передають документи до галузевих державних архівів, можуть розроблятися власні порядки забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, які погоджуються з Державною архівною службою України та у разі провадження установами діяльності, пов’язаної з державною таємницею, також з органом СБУ, після чого затверджуються керівником установи.

2. Установи, державні архіви, архівні відділи мають бути у постійній готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців щодо прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій.

3. З метою забезпечення постійної готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду кожна установа (служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інший структурний підрозділ, визначений керівником) розробляє документи, що затверджуються її керівником, а саме:

1) переліки справ (документів), що:

передаються для зберігання до державних архівів (архівних відділів);

вивозяться до місць евакуації;

знищуються;

залишаються на місці;

2) списки працівників, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (архівного відділу), вивезення до місць евакуації, за облік і зберігання справ (документів), а також їх знищення;

3) порядок транспортування справ (документів) до державного архіву (архівного відділу), до місць евакуації;

4) порядок забезпечення охорони документів під час їх підготовки до транспортування та під час транспортування;

5) порядок черговості вивезення документів до місць евакуації.

За наявності режимно-секретного органу або режимно-секретної діяльності розробляються документи відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі - Порядок забезпечення режиму секретності).

4. Порядок роботи з документами, що містять службову інформацію, визначається відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

5. У першу чергу на зберігання до державних архівів (архівних відділів) приймаються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) державних органів та органів місцевого самоврядування за графіком приймання-передавання, який затверджує керівник державного архіву (архівного відділу).

1. Зберіганню в умовах особливого періоду підлягають документи НАФ, документи тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також окремі документи тимчасового зберігання за рішенням експертної комісії (далі - ЕК) установи.

2. До введення особливого періоду служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інші структурні підрозділи установи готують проекти таких документів:

описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів (архівних відділів);

описи секретних справ і документів постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів;

описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;

описи справ з кадрових питань (особового складу), що вивозяться до місць евакуації;

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

акти про вилучення для знищення матеріальних носіїв секретної інформації;

описи матеріальних носіїв секретної інформації, що підлягають вивезенню до місць евакуації.

3. В умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи підлягають вивезенню до місця евакуації установи:

документи з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи поточного діловодства та справи, строки зберігання яких не закінчені та які потрібні для повсякденної роботи у місці евакуації;

реєстраційно-контрольні картотеки до документів;

довідковий апарат (описи, картотеки, каталоги, покажчики тощо);

облікові форми, потрібні для формування переліку знищених матеріальних носіїв секретної інформації.

4. З метою запобігання пошкодженню документи на паперових носіях, що підлягають перевезенню, щільно укладають у картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання; фотодокументи - у коробки жорсткої конструкції відповідного розміру у вертикальному положенні; кінодокументи, попередньо упаковані в поліетиленові пакети,- у металеві коробки; фотодокументи - у коробки жорсткої конструкції, обгорнуті водозахисним матеріалом.

5. До кожного пакування прикріплюється ярлик із зазначенням найменування установи, номера фонду, номера опису, номерів справ, що засвідчується підписами осіб, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (архівного відділу), та печаткою установи (за наявності).

6. Транспортування документів здійснюють у супроводі охорони згідно з правилами перевезення цінних вантажів, що установлені для відповідних видів транспорту.

Умови транспортування документів до визначених місць дислокації документів мають унеможливлювати несанкціонований доступ до них сторонніх осіб.

7. Порядок дій щодо поводження з матеріальними носіями секретної інформації в разі виникнення реальної загрози їх захоплення та неможливості їх вивезення у безпечні місця в умовах особливого періоду здійснюється відповідно до Порядку забезпечення режиму секретності.

8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, подається на погодження до відповідного державного архіву (архівного відділу) одночасно з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу). Перший примірник погодженого і затвердженого акта передається до відповідного державного архіву (архівного відділу), другий - залишається в установі.

9. Знищення справ, строк тимчасового зберігання яких закінчився, здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).

10. Особливості знищення матеріальних носіїв секретної інформації органами військового управління, військовими частинами, установами і організаціями Збройних Сил України, іншими військовими формуваннями, правоохоронними органами спеціального призначення та підрозділами окремих державних органів у районах (зонах) ведення воєнних (бойових) дій або спеціальних операцій визначаються згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 04 жовтня 2017 року № 750.

1. Підготовка документів для передавання до державних архівів (архівних відділів), проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів, приймання-передавання документів НАФ здійснюються відповідно до Правил.

2. В умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи всі завершені у діловодстві документи НАФ установи в упорядкованому стані передають до відповідного державного архіву (архівного відділу) за описами справ, зразки яких встановлено Правилами та Порядком забезпечення режиму секретності. Разом із справами на зберігання до державного архіву (архівного відділу) передаються три примірники кожного опису, інший довідковий апарат (картотеки, каталоги, покажчики тощо), а також історична довідка про фондоутворювача та документи НАФ.

3. Документи до державного архіву (архівного відділу) доставляють транспортом за рахунок установи-здавальника із дотриманням умов, зазначених у пунктах 5, 6 розділу II цього Порядку.

4. Приймання-передавання справ (документів) здійснюється за актом приймання-передавання.

5. Документи НАФ відокремлених структурних підрозділів установ в умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи передаються до архівного підрозділу установи, який забезпечує їх подальше передавання до державного архіву. Установа визначає місце подальшого зберігання документів тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання.

6. У разі прийняття рішення про підготовку до евакуації державного архіву (архівного відділу) зупиняються робота читальних залів, розгляд документів, поданих на експертно-перевірну комісію державного архіву (ЕК архівного відділу), приймання-передавання справ від установ тощо.

Документи, які не були передані до державного архіву (архівного відділу), підлягають вивезенню до місця евакуації установи.