Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Відповідно до абзацу третього пункту 2 розділу ІІ "Прикінцеві положення" Закону України від 23 березня 2017 року № 1982-VIIІ "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами - підприємцями" , статті 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , підпункту 2 пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228 (із змінами),

1. Затвердити Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, що додаються.

2. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.В.

1. У розділі І:

1) в абзаці першому пункту 9 слово "самостійними" замінити словом "структурними";

2) пункт 14 викласти в такій редакції:

"14. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом.

Тимчасовий доступ до документів здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу II цих Правил, та опис вилучених документів. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.

Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.".

2. Абзац другий пункту 10 глави 7 розділу ІІ викласти в такій редакції:

"Додавання до назви посади керівника установи або самостійного структурного підрозділу слів "Виконуючий обов’язки" або "В.о." здійснюється на підставі розпорядчого документа.".

3. У розділі ІV:

1) у главі 2:

пункти 12, 13 викласти в такій редакції:

"12. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

13. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697 (із змінами).";

2) у пункті 8 глави 3 цифри "2.9" замінити цифрою "9".

4. У розділі V:

1) у главі 1:

пункт 1 викласти в такій редакції:

"1. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із нормативно встановленими строками їх зберігання, затверджених відповідно до законодавства, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності.";

пункт 2 після слів "документів в установах" доповнити словами ", що є юридичними особами,";

2) у главі 2:

у пункті 15:

абзац другий виключити;

після абзацу першого доповнити новими абзацами другим - десятим такого змісту:

"У разі необхідності проводиться удосконалення або перероблення описів.

Удосконалення опису проводиться у разі, якщо заголовки не розкривають зміст справи, відсутній довідковий апарат опису або окремі його елементи.

Перероблення описів здійснюється у таких випадках:

значна частина заголовків опису не відображає змісту справи;

описи містять сумарне описання справ, групову нумерацію справ;

значну частину документів фонду вилучено, втрачено, передано до іншої архівної установи, приєднано до іншого фонду;

порушено основні принципи систематизації заголовків справ в опису, що унеможливлює пошук інформації;

значно збільшився обсяг фонду за рахунок нових надходжень.

Експертиза цінності документів установи та удосконалення або перероблення описів здійснюються за рішенням державної архівної установи, архівного відділу міської ради.".

У зв’язку з цим абзаци третій - шостий вважати відповідно абзацами одинадцятим - п’ятнадцятим;

абзац четвертий пункту 16 викласти в такій редакції:

"Виявлення унікальних документів НАФ в архіві установи та їх описування в анотованому переліку здійснюються відповідно до Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 16 серпня 2016 року № 2505/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 18 серпня 2016 року за № 1148/29278.";

3) у главі 3:

пункт 1 викласти в такій редакції:

"1. На підставі поданих структурними підрозділами актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до цих Правил.

Акт структурного підрозділу оформлюється у вигляді таблиці, що містить графи, передбачені зведеним актом про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Акт підписує керівник структурного підрозділу.";

пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.

У довідці також зазначаються відомості про наявність або відсутність:

фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;

спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

Довідка підписується керівником установи та скріплюється печаткою установи (за наявності).";

перше речення абзацу першого пункту 8 викласти в такій редакції: "Якщо до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом обмеження доступу, такі документи знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.".

5. У розділі VІ:

1) пункт 4 глави 2 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Деякі види документів (звіти, відомості тощо) дозволяється систематизувати в алфавітному порядку найменувань установ у межах року.";

2) абзац другий пункту 2 глави 4 після слів "довільної форми" доповнити словами ", номери яких мають позначку "ТМ".";

3) у главі 5:

у пункті 1:

в абзаці другому слова "Верховного Суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України" замінити словами "Верховного Суду, Вищого суду з питань інтелектуальної власності, Вищого антикорупційного суду";

в абзаці третьому слова "господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, а також інших судів, передбачених процесуальним законом, апеляційних судів, апеляційних господарських судів, апеляційних адміністративних судів, які утворюються відповідно до указу Президента України в апеляційних округах" замінити словами "апеляційних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних адміністративних судів, апеляційних господарських судів, окружних адміністративних судів, окружних господарських судів";

в абзаці четвертому слова "районних, міжрайонних, районних у містах, міських, міськрайонних судів" замінити словами "окружних судів, які утворюються в одному або декількох районах чи районах у містах, або у місті, або у районі (районах) і місті (містах)".

6. У третьому реченні пункту 8 глави 7 розділу VІІІ слова "Протокол вилучення (виїмки)" замінити словами "Копія ухвали слідчого судді, суду та опис вилучених документів".

7. Пункт 4 глави 1 розділу ІХ викласти в такій редакції:

"4. Установа-фондоутворювач є юридичною особою, що підтверджується відповідним актом (закон, постанова, наказ, розпорядження, статут, положення) про утворення, реєстрацію, порядок діяльності, функції тощо.".

8. Абзац другий пункту 8 глави 4 розділу ХІІ після слів "засвідчують печаткою" доповнити словами "(за наявності)".

9. У розділі XV:

у главі 3:

у пункті 3:

абзац перший після слів "якщо установа" доповнити словами "(за винятком міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (далі - центральний орган виконавчої влади))";

абзац другий викласти в такій редакції:

"Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи (крім документів НАФ) установи-фондоутворювача передаються до архівної установи сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної територіальної громади, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), або інших архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, які відповідно до законодавства можуть здійснювати зберігання документів, що не належать державі та територіальним громадам (далі - приватні архіви).";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

"У разі припинення центрального органу виконавчої влади шляхом ліквідації його архівні справи, внесені до НАФ, архівні документи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються в упорядкованому стані до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО).";

пункт 4 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Передавання справ від однієї установи до іншої оформлюється актом приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 51 до цих Правил, що складається у двох примірниках.";

у пункті 5:

у першому реченні слова "функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам" замінити словами "установа (за винятком центрального органу виконавчої влади) припиняє діяльність шляхом поділу";

доповнити пункт після абзацу першого новим абзацом другим такого змісту:

"У разі припинення центрального органу виконавчої влади шляхом поділу його архівні справи, внесені до НАФ, та документи, що не належать до профілю новоствореного органу, передаються в упорядкованому стані до ЦДАВО.".

У зв’язку з цим абзаци другий, третій вважати відповідно абзацами третім, четвертим;

у пункті 6 слова "реорганізації установи" замінити словами "припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення".

доповнити главу новим пунктом 8 такого змісту:

"8. Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначаються найменування установи, кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати; кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати; кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати; дата і номер акта приймання-передавання документів.".

10. Додатки 10, 13, 14, 15, 20, 21, 22, 29, 33, 34, 36, 44, 45, 49, 50 після літер "М.П." доповнити словами "(за наявності)".

11. Додатки 22, 43, 51 до Правил викласти в новій редакції, що додаються.