Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Відповідно до статті 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 2 пункту 3, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, що додаються.

2. Відділу архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.

1. У розділі I:

1) абзац двадцять дев’ятий пункту 2 викласти в такій редакції:

"служба діловодства - структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби";

2) пункт 6 викласти в такій редакції:

"6. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.

Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.";

3) у пункті 7:

абзац перший викласти в такій редакції:

"7. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.";

абзац третій викласти в такій редакції:

"Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.

Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.".

2. У розділі II:

1) у главі 1:

у пункті 2 слова "Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами) (далі - ДКУД)" замінити словами "Національним класифікатором НК 010:2021, затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526";

пункт 11 викласти в такій редакції:

"11. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування здійснюються з урахуванням вимог Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 4163-2020", прийнятого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144 (далі - ДСТУ 4163-2020).";

2) у главі 2:

абзац перший пункту 1 викласти в такій редакції:

"1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства). Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2020.";

абзац перший пункту 4 викласти в такій редакції:

"4. Паперові бланки друкуються на папері високої якості фарбами насичених кольорів.";

3) після глави 3 доповнити новою главою 4 такого змісту:

1. Найменування установи - автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

2. Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

3. На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

4. Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.".

У зв’язку з цим глави 4-10 вважати відповідно главами 5-11;

4) у пункті 1 глави 5:

абзац другий викласти в такій редакції:

"Дату оформляють відповідно до пункту 32 розділу II Типової інструкції з діловодства.";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).";

5) у главі 6:

пункт 2 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформлюється відповідно до пункту 62 розділу II Типової інструкції з діловодства.";

пункт 7 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Проекти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.";

абзац перший пункту 14 викласти в такій редакції:

"14. Аркуш погодження оформляється відповідно до пункту 65 розділу II Типової інструкції з діловодства.";

6) у главі 7:

пункт 5 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі, коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження оформляється відповідно до пункту 37 розділу II Типової інструкції з діловодства;

7) у главі 8:

пункти 4-6 викласти в такій редакції:

"4. У разі надсилання документа у паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до пункту 36 розділу II Типової інструкції з діловодства та інструкції з діловодства установи .

5. У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо),- документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

6. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності), наприклад:

абзац другий пункту 7 після слів "і секретар" доповнити словами ", наприклад:

8) у главі 9:

у пункті 4:

абзац третій викласти в такій редакції:

"Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.";

доповнити пункт новим абзацом такого змісту:

"Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль.";

пункт 5 викласти в такій редакції:

"5. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника "цей".";

9) пункт 2 глави 10 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Особливості оформлення проектів нормативно-правових актів установи, які підлягають державній реєстрації, визначаються Типовою інструкцією з діловодства та інструкцією з діловодства установи.";

10) у главі 11:

пункт 8 викласти в такій редакції:

"8. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

На копіях документів, щодо яких здійснюється виїмка, зазначаються найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки установи або служби діловодства, наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

відбиток печатки установи або служби діловодства (за її наявності)

Дата

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка) та в інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій документа здійснюють згідно з вимогами інструкції з діловодства установи.";

у підпункті 3 пункту 11 слова ", ініціали (ініціал імені), прізвище" замінити словами "Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ".

3. У розділі III:

1) пункт 2 глави 1 викласти в такій редакції:

"2. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі.

Не допускається одночасного проходження одного і того самого документа в електронній і паперовій формі.";

2) пункт 7 глави 2 викласти в такій редакції:

"7. У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення та повідомляється про повернення документа телефоном. При цьому відправникові може надсилатися письмовий запит, у такому разі на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.

Зазначені в абзаці першому цього пункту документи реєструються, якщо особливості їх розгляду визначені спеціальними актами законодавства у відповідних сферах.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.";

3) у главі 3:

абзац вісімнадцятий пункту 2 викласти в такій редакції:

"запити на інформацію;";

абзаци перший, другий пункту 3 викласти в такій редакції:

"3. Реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства.

Структурні підрозділи установи реєструють створені ними доповідні та службові записки.";

у пункті 4 після слова "прейскуранти" доповнити словами ", заяви працівників";

у пункті 6 слова та цифри ", а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 мм від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 мм" виключити;

абзац другий пункту 10 викласти в такій редакції:

"У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнено. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається інструкцією з діловодства установи.";

4) главу 4 після пункту 7 доповнити новими пунктами 8, 9 такого змісту:

"8. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

9. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників.".

У зв’язку з цим пункт 8 вважати пунктом 10;

5) у главі 5:

заголовок глави 5 викласти в такій редакції:

пункт 1 викласти в такій редакції:

"1. Контроль (моніторинг) здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра, віце-прем’єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів, листами Офісу Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України, листами Рахункової палати, міжнародними зобов’язаннями України в рамках співробітництва з Міжнародним валютним фондом, зобов’язаннями України у сферах європейської та євроатлантичної інтеграції, зокрема спрямованих на виконання Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії та їхніми державами-членами, з іншої сторони, інших міжнародних договорів України з питань європейської інтеграції і домовленостей між Україною та ЄС, річних національних програм в рамках Комісії Україна-НАТО, рішень Комісії Україна-НАТО у рамках хартії та Декларації про її доповнення, інших міжнародних договорів між Україною та НАТО та уповноваженими органами НАТО; місіями ООН, ОБСЄ, Світовим банком, Європейським банком реконструкції та розвитку, іншими міжнародними організаціями в частині цільового використання технічної та донорської допомоги, а також завдань, визначених розпорядчими документами та дорученнями керівництва установи, рішеннями колегіального органу установи, щодо яких встановлено строки їх виконання, запитами на інформацію.";

6) абзац другий пункту 3 глави 7 викласти в такій редакції:

"Не допускається:

надсилання або передавання документів без їх реєстрації у службі діловодства;

повторне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі.".

4. У розділі IV:

1) у главі 1:

в абзаці першому пункту 1 слова "незалежно від форми носія інформації" замінити словами "для документів, створених в електронній і паперовій формах";

у пункті 3:

в абзаці першому:

слова "відповідного органу вищого рівня" виключити;

слово "керівниками" замінити словами "розпорядчими документами";

в абзаці другому:

після слова "установ," доповнити словами "схвалюються ЕК,";

слова "їх керівниками" замінити словами "розпорядчими документами органів та установ, що розробили зазначені номенклатури справ.";

у пункті 13:

в абзаці дев’ятнадцятому після слів "за типовими" доповнити словом ", відомчими";

в абзаці двадцять п’ятому слова "про справи, що ведуться в електронній формі" замінити словами "про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана)";

пункті 18 після абзацу першого доповнити новим абзацом другим такого змісту:

"Структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи для використання в роботі.".

У зв’язку з цим абзац другий вважати абзацом третім;

пункти 20, 21 викласти в такій редакції:

"20. Наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства установи, а підсумковий запис номенклатури справ установи - керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву установи (посадову особу, відповідальну за архів).

21. Погоджена з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ установи не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.";

2) пункт 12 глави 2 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи.";

3) у главі 3:

пункт 1 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.";

в абзаці першому пункту 5 після слів "сформовано справу" доповнити словами "(з інформуванням служби діловодства)".

5. У розділі V:

1) в абзаці першому пункту 2 глави 1 слова "в установах, що є юридичними особами" замінити словами "в юридичних особах, їх відокремлених підрозділах, які за рішенням ЕПК державного архіву внесені до джерел формування НАФ";

2) у пункті 3 глави 2:

після абзацу п’ятого доповнити пункт новим абзацом шостим такого змісту:

"Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.".

У зв’язку з цим абзац шостий вважати абзацом сьомим;

в абзаці сьомому слово "галузевих" замінити словами "відомчих (галузевих)";

3) у главі 3:

в абзаці першому пункту 5 слова "органами доходів і зборів" замінити словами "контролюючими органами";

у пункті 8:

перше речення абзацу першого викласти в такій редакції:

"8. Якщо до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено 100 справ, а також документи "Для службового користування", такі документи знищують шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом.";

в абзаці другому після слова "шляхом" доповнити словом "невідновлюваного".

6. У розділі VI:

1) перше речення абзацу другого пункту 9 глави 2 викласти в такій редакції:

"Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках (титульних аркушах) справ вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних аркушах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається у заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування).";

2) пункт 4 глави 4 викласти в такій редакції:

"4. Якщо окремі справи треба залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, за письмовим зверненням керівника структурного підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування на строк до трьох місяців.".

7. У главі 3 розділу XV:

1) у пункті 3:

в абзаці першому слова "(за винятком міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (далі - центральний орган виконавчої влади))" виключити;

абзац третій викласти в такій редакції:

"У разі припинення територіального органу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади шляхом ліквідації, реорганізації та створення міжрегіонального (міжобласного) територіального органу, архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, документи з кадрових питань (особового складу) - трудовому архіву, а документи, не завершені у діловодстві, передаються новоствореному органу.";

2) у пункті 5:

в абзаці першому слова "(за винятком центрального органу виконавчої влади)" виключити;

абзац другий виключити.

У зв’язку з цим абзаци третій, четвертий вважати відповідно абзацами другим і третім;

абзац третій виключити;

3) у пункті 6 слова ", а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу" виключити;

4) у пункті 7 слова "Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом" замінити словами " Кодексом України з процедур банкрутства".

8. У тексті Правил:

слова та цифри "ДСТУ 4163-2003" замінити словами та цифрами "ДСТУ 4163-2020";

слова "ініціали (ініціал імені)", "реєстраційно-контрольна картка" у всіх відмінках замінити відповідно словами "власне ім’я", "реєстраційно-моніторингова картка" у відповідних відмінках;

слова "об’єднання громадян" замінити словами "громадські об’єднання".

9. У додатках до Правил:

у додатках 3, 10-17, 19-22, 28, 29, 31-34, 36-38, 40-42, 47, 49-51 слова "(ініціали (ініціал імені), прізвище)" замінити словами "Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ";

у додатках 8, 9, 19 слова "реєстраційно-контрольна картка" у всіх відмінках замінити словами "реєстраційно-моніторингова картка" у відповідних відмінках.