Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

10. Усі архівосховища, стелажі, шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі та шафи нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз, зліва направо.

11. З метою закріплення місця зберігання та найбільш оперативного пошуку документів в архіві складаються картки постелажного топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 25 до цих Правил. Картки покажчика складаються на кожний стелаж (шафу) і розташовуються в порядку зростання номерів стелажів (шаф) у межах кожного окремого приміщення. Зміни, що відбуваються в розміщенні документів, повинні вчасно відбиватися в топографічному покажчику.

У разі зберігання в архіві кількох фондів рекомендується створення карток пофондового топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 26 до цих Правил.

Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися також в автоматичному режимі.

1. Справи видаються з архівосховищ для користування ними і для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату, страхового копіювання, створення фонду користування тощо).

2. Справи постійного зберігання в тимчасове користування видаються на строк, що не перевищує одного місяця.

Для створення страхових копій та фонду користування справи видаються на строк, визначений у договорі на проведення таких робіт сторонніми установами.

3. Продовження строків перебування документів постійного зберігання в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва установи на підставі письмового звернення користувача про необхідність продовження строку користування документами та підтвердження їх наявності і дотримання умов зберігання документів.

4. Архів установи має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за його межі.

5. Видавання справ у читальний зал та робочі кімнати оформляється на підставі замовлення, складеного за формою, наведеною в додатку 27 до цих Правил.

6. Дослідникам і працівникам інших установ видавання справ для роботи у читальному залі здійснюється на підставі заяви, форма якої наведена в додатку 28 до цих Правил, паспорта або листа відповідної установи і резолюції керівника.

7. Видавання справ у тимчасове користування іншим установам оформляють актами за формою, наведеною в додатку 29 до цих Правил. Акт про видавання справ у тимчасове користування складається у двох примірниках. Один примірник залишається в архіві та зберігається в справі фонду, інший разом зі справами передається одержувачеві. Акти підписують керівники установ, їх підписи скріплюються печатками установ (за наявності). Після повернення справ в акті робиться відповідна відмітка.

8. Вилучення (виїмка) оригіналів документів (справ) з архіву допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 розділу I цих Правил. На місце вилученого документа підшивають засвідчену копію цього документа. Копія ухвали слідчого судді, суду та опис вилучених документів вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.

9. Видавання справ для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату, страхового копіювання тощо) іншим установам здійснюється за формою акта видавання справ у тимчасове користування.

10. Перед видаванням справ перевіряється відповідність шифрів і заголовка справи на обкладинці заголовку справи в опису. Перед видаванням справ та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння справ.

Стан справ, що повертають в архів після користування, перевіряється у присутності особи, яка їх повертає. При виявленні недостачі окремих документів або пошкодженні аркушів складається акт у двох примірниках. Один примірник пред'являється користувачу або керівнику установи, що використовувала документи, для притягнення винних осіб до відповідальності, другий - залишається в архіві.

11. Усі справи, що видаються з архіву, повинні бути належним чином оформлені: мати архівні шифри, аркуш користування архівними документами за формою, наведеною в додатку 30 до цих Правил, засвідчувальний напис справи за формою, наведеною в додатку 17 до цих Правил.

12. Видавання документів з архіву фіксується в окремих реєстраційних книгах:

видавання справ у робочі приміщення співробітникам установи;

видавання справ у тимчасове користування іншим установам;

видавання справ у читальний зал.

Книги видавання справ з архівосховища ведуться за формою, наведеною в додатку 31.

13. У разі видавання справ зі сховища на місце справи, що видається, підкладається картка-замінник справи за формою, наведеною в додатку 12 до цих Правил. При поверненні справи у сховище картка-замінник вилучається і зберігається до чергової перевірки наявності та стану справ.

14. З архівосховища не видають:

оригінали документів за наявності копій фонду користування;

оригінали унікальних документів (можуть бути видані лише працівникам державної архівної установи (архівного відділу міської ради) або представникам спеціалізованих закладів для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак документів);

документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт);

документи, що не пройшли науково-технічного опрацювання;

документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших видів робіт з ними, під час ремонту приміщень сховищ, переміщення документів, у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру.

15. Вилучати окремі документи зі справ забороняється, крім випадків, зазначених у пункті 14 розділу I цих Правил.

16. Переміщення документів за межі архіву потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. Під час транспортування документів поза межами архіву необхідно забезпечувати їх охорону та захист від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища - пилу, вологи, світла, механічних пошкоджень. За межі установи документи вивозять тільки в упакованому вигляді та в закритому транспорті. При багатоденних перевезеннях на великі відстані документи упаковують у водозахисний матеріал і вміщують у ящики.

1. Перевіряння наявності та стану справ проводиться з метою встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.

2. Перевіряння справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад. Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.

3. Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

4. Одноразові позапланові перевіряння наявності справ проводяться у разі:

переміщення справ в інше сховище;

ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;

зміни завідувача архівом (особи, відповідальної за архів);

припинення установи.

5. Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3 - 5 осіб, призначеною керівником установи. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.

6. Фізичний стан справ оцінюється шляхом їх візуально перегляду. У процесі перевіряння фізичного стану підлягають виявленню:

документи, уражені цвіллю, комахами;

документи з пошкодженням основи;

документи з пошкодженням тексту;

вологі документи.

7. Справи, що видавалися в структурні підрозділи, читальний зал і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.

8. Під час перевірки наявності та стану справ необхідно дотримуватися таких правил:

зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;

підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;

вилучати не внесені в описи справи;

вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.

9. Під час перевіряння наявності та стану документів забороняється:

робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах;

вносити до опису необліковані одиниці зберігання.

10. Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до цих Правил, потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 33 до цих Правил. У цих документах міститься інформація про загальну кількість справ за описами, кількість наявних справ, про невиявлені справи, про справи, видані в тимчасове користування, пошкоджені справи, справи, що потребують дезінфекції, дезінсекції, реставрації, палітурних робіт або підшивки, відновлення згасаючих текстів.

11. Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.

У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.

Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.

12. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.

Згідно з актами перевіряння наявності та стану справ проводиться робота з усунення виявлених недоліків.

13. Після закінчення перевірки наявності та стану справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис або проставляється штамп "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за ведення облікових документів в архіві.

Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

14. Виявлені необліковані документи передаються завідувачеві архівом (особі, відповідальній за архів) разом з аркушем і актом перевіряння наявності. Після цього справа(и) описується(ються), а в облікових документах фіксуються відповідні зміни.

15. Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені справи, про це складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення.

Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги, щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової і зображувальної інформації.

Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 14 до цих Правил, схвалюється ЕК установи та подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву.

У разі погодження ЦЕПК Укрдержархіву акта про вилучення документів з НАФ та його затвердження керівником установи архів установи вносить зміни в облікові документи архіву.

16. Якщо в ході перевіряння встановлено нестачу справ, то організовується їх розшук. З цією метою вживаються такі заходи:

вивчають усі облікові документи, на підставі яких видавалися справи із архівосховища;

організовують розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, попередньо вивчивши описи, на підставі яких справи передавалися до архіву;

перевіряють справи фондів, що знаходяться поруч;

переглядають правильність підкладання справ, номери яких схожі з номерами невиявлених справ;

вивчають справу фонду - акти про вилучення справ для знищення, акти видавання справ у тимчасове користування, акти перевіряння наявності та стану справ, складені раніше.

17. Знайдені в результаті розшуку справи повертаються на місце зберігання. Справи, причина відсутності яких підтверджена документально (актами про вилучення справ для знищення, актами про невиправні пошкодження справ, актами передавання справ іншим установам та на постійне зберігання), виключаються з описів і облікових документів.

Підсумки розшуку фіксуються в графі "Примітка" аркуша перевіряння наявності та стану справ.

18. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи за формою, наведеною в додатку 35 до цих Правил.

19. Якщо справи не були знайдені, архів складає акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до цих Правил, та довідку про проведені заходи щодо їх розшуку довільної форми. Акт підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів) та затверджує керівник установи. На підставі акта справи знімаються з обліку.

Якщо виявлено нестачу справ (документів), внесених до НАФ, акт подається на розгляд Комісії з контрою за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву разом з довідкою про проведені заходи щодо їх розшуку.

На підставі акта, погодженого Комісією з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву, документи НАФ знімаються з обліку.

20. Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін в облікові документи і подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені ЕПК державного архіву.

1. На унікальні документи установи, що внесені до анотованих переліків унікальних документів, шляхом мікрофільмування створюють страхові копії (негативи першого покоління на рулонній плівці або мікрофішах).

Сукупність страхових копій документів, що зберігаються в архіві, складає страховий фонд. Страховий фонд створюється з метою збереження документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів.

2. Одначасно зі створенням страхового фонду створюється фонд користування (позитивні мікрофільми та мікрофіши).

3. Фонд користування може створюватися також у цільовому порядку на документальні комплекси, які найбільш використовуються, шляхом ксерокопіювання або створення документів на електронних носіях (цифрові копії), що забезпечують ідентичність копії оригіналам.

4. Страховий фонд і фонд користування створюються в порядку, визначеному законодавством.

1. Документаційний фонд установи складають:

документи постійного (довічного) зберігання, які є складовою частиною НАФ (у разі створення таких документів в установі);

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).

Строки зберігання документів встановлюються на підставі експертизи їх цінності; порядок експертизи цінності документів визначається у розділі V цих Правил.

2. Архівний фонд, сформований в архіві установи, поділяється на такі види:

архівний фонд установи, що складається з документів, створених у процесі її діяльності;

об'єднаний архівний фонд, що є сукупністю цілісних комплексів архівних документів, утворених у процесі діяльності двох або більше установ - фондоутворювачів;

архівний фонд особового походження, фондоутворювачем(ами) якого є одна чи декілька фізичних осіб, прийнятий до архіву установи.

3. В архіві установи може зберігатись архівна колекція (колекції) - сукупність окремих документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондоутворювачів і об'єднаних за однією або декількома ознаками, наприклад: тематичною, номінальною, авторською, хронологічною, об'єктною тощо. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.

4. Установа-фондоутворювач є юридичною особою, що підтверджується відповідним актом (закон, постанова, наказ, розпорядження, статут, положення) про утворення, реєстрацію, порядок діяльності, функції тощо.

1. Визначення фондової належності документів установи полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної установи - фондоутворювача з урахуванням хронологічних меж її діяльності.

2. На визначення фондової належності документів установи впливають такі чинники:

зміна конституційного ладу держави;

зміна адміністративно-територіального поділу;

зміна форми власності фондоутворювача;

припинення фондоутворювача.

3. Визначення фондової належності документів установи в разі зміни конституційного ладу держави, зміни адміністративно-територіального поділу, зміни форми власності фондоутворювача визначаються на підставі рекомендацій державної архівної установи.

4. Під час визначення фондової належності документів установи враховують таке:

вхідні документи відносяться до фонду установи, яка їх отримала;

копії вихідних документів відносяться до фонду установи, яка є їх автором;

внутрішні документи відносяться до фонду установи, в якій вони були складені.

5. Під час визначення фондової належності необхідно дотримуватися таких правил:

документи установи та громадських організацій (профспілкових тощо), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом;

документи установи та профспілкової організації, що існує вже з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду;

справи, що велися послідовно у двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були завершені в діловодстві;

розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставами для розмежування її документів на два архівних фонди;

виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установ, що реорганізуються, до і після реорганізації фондуються разом;

у разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам документи кожної з них утворюють нові архівні фонди;

документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через злиття, приєднання, поділ, перетворення або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди;

особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв'язку з переведенням працівників, долучаються до фонду останньої установи.

1. Хронологічними межами фонду є:

архівного фонду установи - офіційні дати створення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;

особового архівного фонду - дата народження і смерті фондоутворювача;

об'єднаного архівного фонду - дата утворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі першим, та дата припинення фондоутворювача у часі пізніше за всіх утворювачів цього фонду;

архівної колекції - дати першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.

2. Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за хронологією документів у складі фонду (вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді відсутні документи початкового та завершального етапів діяльності установи або у фонд установи були передані справи установи-попередника, не закінчені в діловодстві).

1. Структурною та класифікаційною основою архівного фонду є справа. Справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку.

Усередині архівних фондів справи групуються відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.

2. Розподіл документів усередині архівного фонду здійснюється на підставі погодженої з державною архівною установою, архівним відділом міської ради схемою, закріпленою описом справ фонду:

структурною (за структурою фондоутворювача, визначеною в штатному розпису);

хронологічною (за роками створення документів);

тематичною (за тематикою документів);

номінальною (за видами і значимістю документів);

функціональною (за функціями, напрямами діяльності фондоутворювача);

географічною (за адміністративно-територіальними одиницями);

кореспондентською (за найменуваннями адресатів, у результаті листування з якими утворилися документи);

авторською (за найменуваннями установ або прізвищами осіб, які є авторами документів).

3. Справи систематизуються за декількома ознаками, застосування яких найбільш раціональне для збереження у фонді логічних та історичних зв'язків між документами і створення найзручнішої для використання документів системи їх організації.

4. Найпоширений тип схеми систематизації в описах є хронологічно-структурний, що використовується для систематизації справ діючих фондоутворювачів, структура яких постійно змінюється; справи фонду групуються за роками, а в межах кожного року - за структурними підрозділами, наприклад:

2009 рік

Канцелярія

Плановий відділ

Виробничий відділ

Відділ праці та зарплати

Фінансово-економічний відділ

Відділ кадрів

Адміністративно-господарський відділ

2010 рік

Канцелярія

Планово-економічний відділ

Виробничо-технічний відділ

Бухгалтерія

Відділ кадрів

Адміністративно-господарський відділ

На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурною схемою, складається єдиний опис.

5. Структурно-хронологічний тип схеми застосовується для систематизації справ установ, що мали стабільну структуру та припинили свою діяльність. При цьому справи групуються за структурними підрозділами, а в межах цих підрозділів - за роками. Приклад:

Відділ діловодства

2010 рік

2011 рік

тощо.

Відділ кадрів

2010 рік

2011 рік

тощо.

6. Функціонально-хронологічна та хронологічно-функціональна схеми систематизації застосовуються при класифікації документів безструктурних установ.

При функціонально-хронологічній схемі заголовки справ розміщуються за функціями та роками:

Керівництво

2007 рік

2008 рік

2009 рік

тощо.

Навчально-виховна робота

2007 рік

2008 рік

2009 рік

тощо.

При хронологічно-функціональній схемі заголовки справ спочатку групуються за роками документів, далі - за функціями фондоутворювача, наприклад:

2010 рік

Керівництво

Планування

Фінансування

Капітальне будівництво

тощо.

7. При невеликому обсязі фонду можливе використання номінально-хронологічної або хронологічно-номінальної схеми. Приклад номінально-хронологічної схеми:

Накази

2010 рік

2011 рік

Плани

2010 рік

2011 рік

тощо.

Приклад хронологічно-номінальної схеми:

2011 рік

Накази

Плани

Звіти

тощо.

8. Документи, що ввійшли до об'єднаного архівного фонду, розташовуються згідно з функціонально-цільовим призначенням фондоутворювача, за хронологією їх створення, за алфавітом назв тощо. У межах кожного фонду, що ввійшов до об'єднаного архівного фонду, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретної установи, складом і обсягом документів. Для фондів однорідних установ використовується загальна схема систематизації.

9. Систематизація документів у колекції визначається тематикою та складом документів. Колекції архівних документів систематизуються, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, найменуваннями установ, прізвищами осіб - авторів документів). У деяких випадках можуть застосовуватися географічна, функціональна, тематична ознаки систематизації справ архівної колекції.

10. Документи з кадрових питань (особового складу) систематизуються відособлено і включаються в окремий опис за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ). На особові справи звільнених працівників може складатися окремий опис.

11. Кожний архівний фонд має свій номер і назву, що відповідає офіційній назві фондоутворювача. Якщо установа - фондоутворювач передає справи на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), номер фонду присвоює відповідний архів. Цей номер присвоюється під час першого надходження документів і не змінюється.

Якщо установа не передає документи на постійне зберігання, вона самостійно присвоює номери фондам, що зберігаються в архіві установи.

1. Облік здійснюється з метою збереженості та контролю за наявністю і рухом документів шляхом визначення кількості і складу в установлених одиницях обліку і фіксації (реєстрації) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та їх загальної кількості в облікових документах.

2. Під обліковим документом розуміється документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.

Облікові документи повинні зберігатись у робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у сейфі або металевій шафі, що опечатується.

Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву в присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів). Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видаються.

3. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві установи, у тому числі неописані і непрофільні, страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності), описи справ.

4. Архів установи здійснює централізований облік фондів і документів. За наявності кількох архівосховищ облік також ведеться в кожному архівосховищі.

5. Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку й ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів архівного фонду або архівної колекції, опису, одиниці зберігання.

Номер архівного фонду присвоюється відповідно до порядку, визначеного в пункті 11 глави 4 розділу IX цих Правил.

1. Основними обліковими одиницями для документів незалежно від матеріального носія інформації є архівний фонд (архівна колекція), одиниця зберігання (од. зб.).

2. Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа (див. пункт 1 глави 4 розділу IX).

3. Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

4. Документи особового походження, що пройшли лише первинне описування, обліковують подокументно, в окремих випадках - у неописаних справах та аркушах.

1. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

2. Облік документів в архіві ведеться за основними та допоміжними обліковими документами.

3. Склад і форми основних облікових документів є обов'язковими для кожного архіву установи. До основних облікових документів належать:

книга надходження та вибуття документів;

список фондів;

справа фонду;

описи справ;

реєстри описів;

анотовані переліки унікальних документів Національного архівного фонду.

4. Необхідність ведення і види допоміжних облікових документів визначаються установою самостійно. Форми цих облікових документів встановлюються установою.

До допоміжних облікових документів належать: листи фонду, картки і книги обліку руху фондів, книги обліку документів з кадрових питань (особового складу), книга обліку документів, вилучених для знищення, книги обліку документів, переданих до інших архівів, тощо.

5. Для централізованого державного обліку документів НАФ складається паспорт архіву.

6. Обліковим документом для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву, є номенклатура справ.

1. У книзі обліку надходження та вибуття документів архіву, форма якої наведена в додатку 37 до цих Правил, ведеться облік усіх справ, прийнятих архівом від структурних підрозділів організації, вилучених для знищення, переданих до державного архіву (архівного відділу міської ради) та отриманих від інших установ. Кожне надходження та вибуття позначаються самостійним номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначається в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідній графі книги наводиться номер, що був наданий цьому фонду раніше.

На перше січня кожного року в книзі надходження та вибуття документів укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

2. Список фондів архіву, форма якого наведена в додатку 38 до цих Правил, ведеться в архіві, що зберігає документи двох і більше фондів (колекцій). Кожному фонду, що надходить на зберігання, присвоюється порядковий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. Якщо фонд підлягає передачі на постійне зберігання, то через косу риску вказується номер цього фонду в державній архівній установі (архівному відділі міської ради) (у випадку, якщо документи фонду раніше передавалися до цих архівних установ). У списку фондів фіксуються повна назва та скорочена назва фондоутворювача на момент надходження фонду в архівосховище. Номер вибулого фонду не присвоюється фонду, що надійшов на зберігання. При надходженні на зберігання фонду ліквідованої установи фонду надається назва на дату ліквідації. Об'єднаний фонд вноситься під узагальненою назвою. Об'єднаному фонду, створеному в архіві установи, надається один з номерів архівного фонду, включеного до складу об'єднаного, як правило, найбільшого за обсягом справ. Для архівної колекції, створеної в архіві установи, надається узагальнена назва включених до неї документів, а для колекції, сформованої колекціонером, - її назва.

На 01 січня кожного року до списку фондів складається підсумковий запис, в якому зазначаються кількість фондів, що вибули, що надійшли протягом року, та загальна кількість фондів, що знаходяться на зберіганні.

3. Справа фонду ведеться на кожний фонд архіву. Вона містить документи, що відображають історію установи-фондоутворювача та історію його архівного фонду: історичну довідку або передмови до описів, схему систематизації фонду, методичні посібники з науково-технічного опрацювання документів фонду, створення облікового та довідкового апарату, реставрації і консервації, створення страхового фонду та фонду користування, акти перевірок наявності та стану справ, акти про невиправні пошкодження, акти передачі фонду на постійне зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), акти вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, тощо.

Документи, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, включають до справи фонду тільки з відміткою про внесення змін в усі облікові документи архіву установи. Документи в справі фонду розміщують у хронологічній послідовності. Усі аркуші документів, вміщені до справи фонду, мають бути пронумеровані. Складаються внутрішній опис і підсумковий запис. До них вносяться зміни в міру поповнення справи новими документами. Кожній справі фонду присвоюється номер відповідного фонду. Справа фонду зберігається в архіві установи у порядку збільшення номерів фондів.

4. Описи справ є первинними обліковими документами для поодиничного і сумарного обліку справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (з особового складу), що складаються відповідно до вимог, визначених у главі 3 розділу VI та розділі VII цих Правил.

Поодиничний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою (одиницею зберігання) самостійного номера, а сумарний облік - складення підсумкового запису до опису, який є підставою для ведення інших облікових документів.

Усі зміни в обсязі справ в опису, пов'язані з вибуттям, надходженням, об'єднанням або розформуванням справ, відображаються в підсумковому запису до зведеного або закінченого опису з посиланням на документ, що підтверджує ці зміни.

Описи справ структурних підрозділів є обліковими документами до складення річного розділу відповідного зведеного опису. Описи структурних підрозділів постійного зберігання, що передають свої документи до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), зберігаються у справі фонду до передавання документів за ці роки на зберігання до відповідних архівних установ. Якщо установа не передає документи постійного строку зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), то описи справ структурних підрозділів вміщуються у справу фонду.

Описи справ структурних підрозділів з кадрових питань (особового складу) зберігаються до погодження річного розділу зведеного опису справ установи з кадрових питань (особового складу) з ЕПК (ЕК) державного архіву або ЕК архівного відділу міської ради.

5. Реєстр описів, форма якого наведена в додатку 39 до цих Правил, ведеться в архіві установи за наявності двох і більше описів.

Описи вносять до реєстру в хронологічній послідовності їх надходження під відповідним порядковим номером. У реєстрі описів фіксуються основні відомості про склад кожного опису, що надійшов до архіву: номер фонду, номер опису, кількість описаних у ньому справ, кількість аркушів в опису і кількість його примірників.

6. Облік унікальних документів НАФ ведеться в архіві установи за анотованим переліком, погодженим ЦЕПК Укрдержархіву.

7. Паспорт архівного підрозділу складають установи, які є джерелами формування НАФ, за формою, наведеною в додатку 40 до цих Правил, щороку у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради) не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві установи обраховуються з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах установи). Наприклад, установа обласного масштабу діяльності (в архіві якої документи постійного зберігання тимчасово зберігаються 10 років) подає паспорт до державного архіву області станом на 01 грудня 2012 року, при цьому вона має виключити рік поточного діловодства (2012) та два роки зберігання документів у структурних підрозділах (2010 - 2011) і зазначити 10 років зберігання документів в архіві (2000 - 2009). Якщо в архіві зберігаються документи постійного зберігання понад встановлені роки, тобто до 2000 року, у графі зазначаються їх кількість і крайні дати (наприклад, 100 справ постійного зберігання за 1998 - 1999 роки зберігаються в архіві установи понад встановлені строки).

8. Номенклатура справ установи застосовується для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву за рішенням керівника. Для сумарного обліку справ усіх категорій до номенклатури справ складається підсумковий запис. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення "Н" (номенклатура), через тире - чотири цифри діловодного року та порядковий номер справи, наприклад:

Н - 2014, спр. № 21.

9. Описи і номенклатури справ, що їх заміняють, в архіві зберігаються:

за порядком номерів фондів;

усередині фондів - за групами справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

Усередині зазначених груп описи і номенклатури справ, що їх заміняють, розміщуються зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби - і кожної групи справ) відділяються один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

10. У разі створення страхового фонду та фонду користування їх облік в архіві ведеться на підставі книги обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування (додаток 41) та опису страхового фонду (додаток 42) для поодиничного обліку страхових копій.

1. Система довідкового апарату - це комплекс взаємозалежних і взаємодоповнюючих архівних довідників, баз даних про склад, зміст і місцезнаходження архівних фондів і (або) архівних документів, що створюється на єдиній науково-методичній основі для оперативного пошуку документів та найефективнішого використання інформації, що міститься в них.

2. Обов'язковими типами архівних довідників є описи, номенклатури, архівні каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників, а також покажчики, огляди архівних документів, історичні довідки до архівних фондів установи.

3. Склад архівних довідників і баз даних в архіві установи визначається видом архіву, кількістю фондів, складом і змістом архівних документів, характером і завданнями пошуку документів, інтенсивністю використання документів.

1. Архівні описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, послуговуються пошуковими даними, закріпленими описом справ: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Опис складається з описових статей, підсумкового запису, засвідчувального напису і довідкового апарату до опису.

Порядок складання архівних описів визначено в розділі VII цих Правил.

2. Номенклатури справ використовуються в архіві установи для визначення складу, змісту та місцезнаходження документів тимчасового (до 10 років) строку зберігання.

Для створення архівних довідників і (або) баз даних документів тимчасового (до 10 років) зберігання послуговуються сформованими в діловодстві картотеками, пов'язаними з пошуковими даними, номенклатурами справ, що заміняють в архіві установи описи.

1. Архівні каталоги (архівні картотеки) створюють на ті документи фондів або їх частин, які використовуються найчастіше (постанови, рішення, накази, розпорядження, особові справи, наукові звіти тощо).

2. Об'єктами описування в каталозі чи картотеці можуть бути: документи (група документів, частини документів), одиниці зберігання (одиниці обліку), описи, фонди.

3. Архівні картотеки можуть від початку створюватися в архіві установи, а також можуть базуватися на довідкових картотеках, які сформовано в діловодстві установи та передано до архіву разом з документами, наприклад, журнали (картки) реєстрації наказів з основної діяльності.

4. Залежно від мети використання документів і змісту документів архіву установи створюють різні види картотек - предметні, тематичні тощо.

5. У предметній картотеці картки групують за алфавітом предметних понять (фактів, подій, географічних назв) і осіб. Подальша систематизація здійснюється в логічній або хронологічної послідовності. Різновидами предметної картотеки є іменна та географічна картотеки.

6. У тематичній картотеці картки групують у межах тем (відповідно до змісту документів, напрямів діяльності). Різновиди тематичної картотеки - картотека з історії установи і картотека назв фондів.

7. Кілька архівних картотек одного виду утворюють архівний каталог. Для формування архівних каталогів використовують каталожні картки. Залежно від побудови каталоги поділяють на систематичні, тематичні, предметні і їх різновиди (іменний, географічний, об'єктний).

1. Покажчики розробляють як самостійні архівні довідники (архівний покажчик) або вони можуть бути елементом довідкового апарату архіву установи (покажчики до описів справ, каталогів, оглядів архівних документів).

2. Покажчики складають до справ або документів одного опису, кількох описів фонду, усього фонду (пофондовий покажчик), кількох фондів (міжфондовий покажчик).

3. За формою покажчики можуть бути у вигляді аркушів, карток або в електронному вигляді. За структурою рубрик покажчики поділяють на глухі (предметні поняття та їх пошукові дані) та анотовані (предметні поняття мають пояснення та їх пошукові дані).

4. Основними видами покажчиків є предметний (його різновиди - тематичний, іменний, географічний) та хронологічний. За групуванням понять всередині покажчика розрізняються алфавітні, систематичні, хронологічні.

5. Предметний покажчик може бути загальним і спеціальним. Загальний предметний покажчик містить різнорідні предметні поняття різного характеру, спеціальний - однорідні предметні поняття (види документів, прізвища авторів, найменування установи та її структурних підрозділів, назви галузей тощо).

Загальний предметний покажчик за структурою рубрик може бути тільки глухим, спеціальний - глухим або анотованим.

6. У тематичному покажчику предметні поняття наводять в алфавітному порядку, назви рубрик зазначають у називному відмінку.

7. Іменний покажчик створюють за алфавітною ознакою. До нього включають прізвища, імена, по батькові (різночитання, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки). Іменний покажчик може бути глухим або анотованим.

8. Елементи географічного покажчика впорядковують за алфавітною ознакою. У ньому наводять назви держави, адміністративно-територіальних одиниць, морів, рік та інших географічних об'єктів.

Назви узагальнюючих географічних або адміністративно-територіальних одиниць включають до покажчика без конкретизації, у тому вигляді, в якому їх подано в заголовках справ або в архівних документах.

9. Хронологічний покажчик складається з рубрик, що включають дати історичних подій, явищ і фактів або дати документів. Такий покажчик є глухим.

10. У покажчику застосовується система загальних і окремих відсилок, за допомогою яких встановлюється зв'язок між тотожними поняттями.

1. Різновидами оглядів є: огляд фонду (подає відомості про склад і зміст документів одного фонду) та тематичний (подає відомості про склад і зміст документів одного або кількох фондів з певної теми).

2. Обов'язковими елементами характеристики документів є індивідуальна і/або групова анотація документів, їх пошукові дані.

У групових анотаціях наводять стислий зміст груп справ, вказують основні види включених до них документів, подають відомості про авторів, хронологічні межі, оригінальність і пошукові дані. Часом групові анотації доповнюють індивідуальними, в яких повніше розкривають зміст найважливіших документів.

3. В огляді фонду та тематичному огляді, що містить відомості про склад і зміст документів одного фонду, пошукові дані складаються з номерів описів, справ, аркушів справ. У тематичному огляді, що містить відомості про склад і зміст архівних документів кількох фондів, пошукові дані доповнюються номерами цих фондів.

4. До складу довідкового апарату огляду входять титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, покажчики. До тематичного огляду повинен бути складений список фондів, інформація про які міститься в огляді, та бібліографія за темою.

У передмові до огляду наводять відомості про історію фондоутворювача (фондоутворювачів) та фонду (фондів), структуру огляду, склад довідкового апарату.

5. Схемами побудови оглядів є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна.

1. Архів установи складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу.

Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

2. Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.

3. У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:

дата створення установи (з посиланням на акти);