Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

Відповідно до Законів України "Про Державну прикордонну службу України", "Про військовий обов'язок і військову службу", Указу Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115 "Про Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України", абзацу третього пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 року № 731 "Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади", з метою організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

НАКАЗУЮ:

1. Унести зміни до Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України від 06 червня 2017 року № 468, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 серпня 2017 року за № 1011/30879, виклавши її в новій редакції, що додається.

2. Управлінню взаємодії з Державною прикордонною службою України Міністерства внутрішніх справ України (Лукашук М.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому законодавством порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра внутрішніх справ України відповідно до розподілу обов'язків.

 

 

1. Ця Інструкція визначає організацію і механізм обліку особового складу Державної прикордонної служби України (далі - Держприкордонслужба) в Адміністрації Держприкордонслужби, розвідувальному органі Адміністрації Держприкордонслужби, регіональних управліннях, загонах морської охорони, прикордонних загонах, окремих контрольно-пропускних пунктах, авіаційних частинах, закладах освіти, науково-дослідній установі, органах забезпечення, підрозділах спеціального призначення (далі - органи Держприкордонслужби), на кораблях та катерах морської охорони органів Держприкордонслужби в мирний час і в особливий період.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями, а також трудової діяльності працівників Держприкордонслужби (далі - працівники);

забезпечення начальників (командирів) довідковими відомостями по особовому складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація персональних даних та інформації стосовно особового складу;

забезпечення начальників (командирів) даними про штатну і облікову чисельність особового складу органів Держприкордонслужби для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби і трудової діяльності особовим складом та розшуку військовослужбовців.

3. Облік особового складу повинен відповідати таким основним вимогам:

ведеться постійно в будь-яких умовах діяльності органів Держприкордонслужби в порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображає штатну, облікову і наявну чисельність особового складу, а також кількісні та якісні зміни, що відбуваються як у цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця та працівника.

4. Облік особового складу організовується та ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів по особовому складу органів Держприкордонслужби та інших документів, передбачених цією Інструкцією.

5. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та кількісний (статистичний).

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця і працівника окремо та призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних при визначенні порядку переміщення і використання особового складу. У персональному обліку мають бути відображені точні біографічні дані, проходження військової служби, трудова діяльність та інші відомості, які об'єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів Держприкордонслужби особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців і працівників. З урахуванням даних кількісного (статистичного) обліку плануються доукомплектування органів Держприкордонслужби особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців та їх розподіл відповідно до наявних потреб.

Персональний, штатно-посадовий і кількісний (статистичний) обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації щодо укомплектованості органів Держприкордонслужби, проходження служби військовослужбовцями і трудової діяльності працівників.

6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад особового складу, персональний і штатно-посадовий обліки особового складу ведуться з використанням електронного документообігу за допомогою засобів інформаційних, електронних комунікаційних, інформаційно-комунікаційних систем (далі - автоматизований облік) із дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних".

7. Чисельність особового складу органу Держприкордонслужби поділяється на штатну, облікову, наявну.

Штатна чисельність - установлена штатом органу Держприкордонслужби чисельність військовослужбовців і працівників.

Облікова чисельність - чисельність військовослужбовців і працівників, які відповідними наказами по особовому складу зараховані до списків особового складу органу Держприкордонслужби або прийняті на роботу.

Наявна чисельність - чисельність особового складу, який відповідно до наказів по особовому складу на час проведення обліку перебуває в органі Держприкордонслужби. До наявної чисельності включаються також військовослужбовці і працівники, які на час проведення обліку відповідно до наказів по особовому складу тимчасово перебувають в органі Держприкордонслужби.

У наявній чисельності не враховуються військовослужбовці та працівники, які відповідно до наказів по особовому складу перебувають тимчасово за межами органу Держприкордонслужби (відпустка, відрядження, лікування, реабілітація у сфері охорони здоров'я (далі - реабілітація), навчання тощо).

Військовослужбовці, військову службу яким призупинено, та працівники, дію трудових договорів з якими призупинено, не входять до чисельності органів (підрозділів) Держприкордонслужби.

8. Організація обліку особового складу покладається на командирів (начальників) органів Держприкордонслужби, які зобов'язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, на кораблях, катерах, суднах забезпечення, в органах Держприкордонслужби, особисто перевіряти укомплектованість органів та підрозділів;

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність органів та підрозділів;

не рідше одного разу на рік проводити заняття (збори) для посадових осіб, які безпосередньо ведуть облік особового складу;

вживати заходів щодо вдосконалення системи обліку особового складу органів та підрозділів Держприкордонслужби із застосуванням автоматизованого обліку;

проводити перевірки стану обліку особового складу в підпорядкованих органах та підрозділах Держприкордонслужби;

забезпечувати роботу комісії з перевірки стану обліку особового складу;

вживати всіх можливих заходів для збереження облікових документів органів та підрозділів Держприкордонслужби в умовах бойових дій.

9. Загальне керівництво щодо організації обліку особового складу, встановлення основних принципів ведення обліку і контроль за його станом здійснює кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби.

10. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускаються особи згідно з переліком, затвердженим начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, та тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Відомості (довідки) про чисельність особового складу для визначення потреб у всіх видах забезпечення видаються посадовим особам органів Держприкордонслужби під підпис.

11. Організація ведення обліку, виготовлення, користування, зберігання та пересилання матеріальних носіїв інформації, які містять відомості з питань обліку особового складу, здійснюється відповідно до законодавства про захист персональних даних, з урахуванням вимог Законів України "Про інформацію", "Про державну таємницю".

12. Стан обліку особового складу перевіряється щороку в березні комісією з перевірки стану обліку особового складу.

Результати роботи комісії оформляються актом перевірки стану обліку особового складу, форма якого наведена в додатку 1 до цієї Інструкції, який затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, що призначив комісію. Другий примірник цього акта надсилається до вищого органу управління за підпорядкованістю. До кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби надсилається інформація про результати перевірки.

1. Облік особового складу у відділенні, центрі, майстерні, взводі ведеться особисто начальниками (командирами) за іменними списками (додаток 2).

Начальник (командир) підрозділу зобов'язаний мати точні відомості про особовий склад.

2. Облік особового складу в роті, прикордонних заставах усіх найменувань (крім з окремим місцем дислокації) (далі - застави), відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 3).

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад роти, застави, відділу прикордонної служби, прикордонної комендатури, прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури.

Облік особового складу в роті, заставі, відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі, з окремим місцем дислокації веде відповідальний виконавець або інша посадова особа, уповноважена відповідним керівником підрозділу.

Командир роти, начальник прикордонної застави, відділу прикордонної служби, комендант прикордонної комендатури, прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури, начальник оперативно-розшукового підрозділу з окремим місцем дислокації зобов'язані:

знати увесь особовий склад підрозділу в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

щодня мати достовірні відомості про чисельність особового складу підрозділу за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із зазначенням причин;

щодня доповідати за підпорядкуванням відомості про чисельність особового складу;

щомісяця перевіряти наявність військово-облікових документів військовослужбовців, службових посвідчень, ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців підрозділів, їх стан і актуальність у них облікових даних.

3. Облік особового складу на катерах, суднах забезпечення, кораблях загонів морської охорони ведеться:

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин до 5 осіб - в іменному списку;

на кораблях, суднах забезпечення, катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин понад 5 осіб - у книзі обліку особового складу.

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад.

Облік особового складу веде:

на кораблях, суднах забезпечення, катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин понад 5 осіб - старший помічник (помічник) командира (капітана) корабля (катера, судна);

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин до 5 осіб - командир катера.

Командир (капітан) корабля (катера, судна) зобов'язаний:

знати весь особовий склад корабля в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби відомості про зміни в чисельності;

щомісяця перевіряти наявність військово-облікових документів військовослужбовців, службових посвідчень, ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців, їх стан і актуальність у них облікових даних.

В управліннях груп катерів, дивізіонів кораблів і катерів морської охорони облік ведеться за правилами, установленими для роти, відділу.

Облік особового складу в управлінні груп катерів веде командир групи, в управлінні дивізіону кораблів і катерів морської охорони - заступник командира, до обов'язків якого належить робота з персоналом, або інша уповноважена командиром посадова особа.

4. Облік особового складу в підрозділах забезпечення при регіональних управліннях ведеться в книзі обліку особового складу.

5. В інших підрозділах, які прирівняні до роти, прикордонної застави, відділу прикордонної служби, облік особового складу ведеться в порядку, встановленому абзацом першим пункту 2 цієї глави.

Облік у підрозділах, які входять до складу прикордонних комендатур усіх найменувань, ведеться відповідно до пунктів 1, 2 цієї глави.

1. Облік особового складу органу Держприкордонслужби ведеться у відділах (відділеннях, групах) кадрів або посадовою особою, до службових обов'язків якої належить робота з персоналом (далі - кадрові підрозділи) відповідного органу.

У кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби на особовий склад ведуться такі облікові документи:

книга штатно-посадового обліку особового складу (додаток 4);

книга алфавітного обліку військовослужбовців (додаток 5);

книга обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу (додаток 6);

обліково-послужні картки (на осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які проходять військову службу за призовом), форма яких визначена в додатку 3 до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15 вересня 2022 року № 280, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 14 листопада 2022 року за № 1407/38743 (у редакції наказу Міністерства оборони України від 14 жовтня 2024 року № 687);

особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом (осіб офіцерського складу);

книга обліку особових справ (додаток 7);

книга обліку безповоротних втрат (додаток 8);

особові картки працівників (далі - особові картки).

2. На підставі даних персонального та штатно-посадового обліку в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби складаються документи кількісного (статистичного) обліку особового складу, до яких належать донесення про склад і чисельність органів Держприкордонслужби, довідки, відомості.

3. Зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби та виключення зі списків особового складу, а також внесення до облікових документів змін, що відбулися в персональних облікових даних військовослужбовців та працівників, крім отримання освіти, реєстрації (розірвання) шлюбу, народження (смерті) дітей, здійснюється наказами по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, оголошені в наказі по особовому складу органу Держприкордонслужби, мають бути занесені до облікових документів, які ведуться в кадрових підрозділах органу Держприкордонслужби, не пізніше трьох днів з дня підписання наказу.

4. Зарахування до списків особового складу військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби, здійснюється наказом по особовому складу у день їх прибуття.

Наказ по особовому складу про зарахування до списків особового складу військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби у вихідні, святкові, неробочі дні, видається в перший робочий день, військовослужбовці зараховуються до списків особового складу з дня їх прибуття.

Підставою для видання наказу про зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби є:

для військовослужбовців базової військової служби - іменні списки команд, груп, направлення (приписи);

для осіб рядового, сержантського і старшинського складу та офіцерського складу (крім окремо поіменованих) - приписи;

для громадян, які приймаються на військову службу за контрактом осіб рядового, сержантського і старшинського складу, - заява про прийом на військову службу за контрактом, пропозиція органу Держприкордонслужби (додаток 9), матеріали вивчення кандидата для проходження військової служби за контрактом, контракт про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України;

для громадян, які прийняті на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу, - припис, наказ про прийняття на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу;

для резервістів - контракт про проходження громадянином України служби у військовому резерві, а в особливий період - рішення Президента України;

для громадян, які приймаються на військову службу (навчання) курсантів вищих військових навчальних закладів та закладів вищої освіти, які мають у своєму складі військові інститути, факультети військової підготовки, кафедри військової підготовки, відділення військової підготовки, а також закладів фахової передвищої військової освіти (далі - заклади освіти), - контракт про проходження військової служби (навчання) курсантами закладу фахової передвищої військової освіти, вищого військового навчального закладу Державної прикордонної служби України, наказ закладу освіти про зарахування на навчання.

для військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період - іменні списки та мобілізаційне розпорядження, документи, що посвідчують особу військовослужбовців;

для військовослужбовців, які зараховані на навчання у вищому військовому закладі освіти на посадах курсантів, ад'юнктів, докторантів, а також закладів фахової передвищої військової освіти, - припис, контракт про проходження військової служби (навчання) курсантами закладу фахової передвищої військової освіти, вищого військового навчального закладу Державної прикордонної служби України, наказ про зарахування на навчання.

До списків особового складу органу Держприкордонслужби наказами не зараховуються особи, які прибули до нього тимчасово.

Підставою для видання наказу про зарахування на навчання у військовому ліцеї є рішення приймальної комісії військового ліцею.

Підставою для видання наказу про прийняття на роботу працівників є особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням керівника органу Держприкордонслужби, подання керівника підрозділу про встановлення посадового окладу, визначених законодавством надбавок і доплат, трудовий договір (у разі його укладення).

Військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби за книгами обліку в день видання наказу про зарахування до списку особового складу органу Держприкордонслужби. До отримання їхніх особових справ і обліково-послужних карток кадрові підрозділи на підставі службових посвідчень, військово-облікових документів, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи в книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і обліково-послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ (обліково-послужних карток).

5. Виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби проводиться наказом по особовому складу у такі строки:

осіб, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших органів Держприкордонслужби (у тому числі направлених на навчання за кордоном строком понад один рік та в довгострокові закордонні відрядження), зарахованих на навчання до військових закладів освіти, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі, направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань (далі - інші військові формування), правоохоронних органів спеціального призначення та Державної спеціальної служби транспорту, - з дня вибуття з органу Держприкордонслужби;

осіб, обраних депутатом Верховної Ради Автономної Республіки Крим або обраних на виборні посади до місцевих рад, - протягом 20 днів з дня офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів;

військовослужбовців, яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - з дня закінчення відпустки;

випускників вищих військових навчальних закладів освіти та військових навчальних підрозділів закладів вищої освіти (далі - військові заклади освіти), яким після закінчення надано відпустку, - з дня закінчення відпустки;

військовослужбовців, зарахованих на навчання до військових закладів освіти, - у строки, визначені Адміністрацією Держприкордонслужби;

військовослужбовців, яким вироком суду, що набрав законної сили, призначено покарання у виді позбавлення волі, обмеження волі чи позбавлення права займати певні посади, - з дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання;

військовослужбовців, яким призначено покарання у виді позбавлення військового звання, - з дня набрання законної сили вироком суду;

військовослужбовці, визнані в установленому законом порядку безвісно відсутніми, оголошені померлими або стосовно яких встановлено факт смерті, - з дня набрання законної сили рішенням суду;

загиблі (померлі) військовослужбовці - з наступного після загибелі (смерті) дня.

Наказ про виключення зі списків особового складу осіб, дата смерті яких встановлена на підставі судово-медичної експертизи, видається в день, коли органом Держприкордонслужби отримано свідоцтво про смерть таких осіб. Датою закінчення військової служби в такому випадку вважається день, наступний за днем загибелі (смерті), зазначеної у свідоцтві про смерть. Якщо в свідоцтві про смерть зазначено період, у якому настала загибель (смерть), датою закінчення військової служби в такому випадку вважається останній день періоду, зазначеного у свідоцтві про смерть. Якщо у свідоцтві про смерть зазначено місяць, у якому настала загибель (смерть), датою закінчення військової служби в такому випадку вважається останній день місяця, зазначеного у свідоцтві про смерть.

Виключення зі списків особового складу військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми, оголошених померлими або стосовно яких встановлено факт смерті, здійснюється наказами по особовому складу начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у якому проходив службу військовослужбовець, незалежно від номенклатури посад для призначення (звільнення).

Наказ про припинення трудового договору з працівником, дата смерті якого встановлена на підставі судово-медичної експертизи, видається відповідно до абзацу дванадцятого цього пункту з урахуванням особливостей законодавства України про працю.

6. Не виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

яких направлено на навчання без звільнення від займаних посад;

яких направлено на навчання за кордон строком до одного року;

яких направлено до закладів охорони здоров'я незалежно від строку лікування (обстеження, реабілітації);

які тимчасово вибули з органу Держприкордонслужби (у відрядження, відпустку, на збори, тимчасово відряджені до інших органів Держприкордонслужби);

щодо яких застосовано запобіжні заходи у виді домашнього арешту або тримання під вартою;

яким вироком суду, що набрав законної сили, призначено покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні;

захоплені в полон або заручниками, а також інтерновані в нейтральних державах;

зниклі безвісти - до визнання їх відповідно до законодавства України безвісно відсутніми або оголошення померлими;

зниклі безвісти за особливих обставин, які обліковуються відповідно до пункту 5 глави 6 цього розділу;

військовослужбовці, яким призупинено військову службу, - у випадках, установлених абзацами шостим - восьмим частини другої статті 24 Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу".

Особи, які загинули (померли) внаслідок бойових дій, до дня державної реєстрації смерті обліковуються в книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі.

7. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу органу Держприкордонслужби тільки після встановлення їх особистості й отримання документів, що підтверджують направлення їх у цей орган для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби чи виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по особовому складу кожного військовослужбовця;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по особовому складу;

вносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

1. У закладах освіти Держприкордонслужби облік особового складу ведеться відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції, з дотриманням особливостей, установлених пунктами 2, 3 цієї глави.

2. У Національній академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького (далі - Національна академія):

військовослужбовці, які прибули до Національної академії як кандидати для вступу на навчання, обліковуються в книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу;

штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться;

персональний облік курсантів, які зараховані до списків особового складу Національної академії, ведеться в книзі алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу. Персональний облік військовослужбовців, які проходять базову військову службу, ведеться в книзі алфавітного обліку військовослужбовців окремо від інших військовослужбовців;

на факультетах та в інститутах Національної академії облік особового складу ведеться в книзі штатно-посадового обліку особового складу, на кафедрах, відділах - за іменними списками, в інших підрозділах - за правилами, установленими цією Інструкцією для відповідних підрозділів.

3. У Головному центрі підготовки особового складу імені генерал-майора Ігоря Момота, навчальних центрах (далі - навчальні центри), військовому ліцеї Держприкордонслужби:

персональний облік військовослужбовців (ліцеїстів), які зараховані до списків особового складу навчальних центрів (на навчання у військовому ліцеї), ведеться у книзі алфавітного обліку військовослужбовців окремо від постійного особового складу. Персональний облік військовослужбовців, які проходять базову військову службу, ведеться в книзі алфавітного обліку військовослужбовців окремо від інших військовослужбовців;

штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться;

у підрозділах навчальних центрів (військовому ліцеї) персональний облік змінного складу ведеться окремо від постійного особового складу.

4. У закладах освіти Держприкордонслужби на військовослужбовців, які проходять базову військову службу, курсантів та ліцеїстів ведеться іменний список для вечірньої повірки (додаток 10).

5. До змінного складу належать курсанти, слухачі, ад'юнкти, докторанти або військовослужбовці, які прибули на навчання (підготовку, перепідготовку) до закладів освіти без зарахування до списків особового складу, ліцеїсти, військовослужбовці, які проходять базову військову службу, військовослужбовці, які прибувають для обстеження (лікування, реабілітації) до закладів охорони здоров'я Держприкордонслужби.

6. У закладах охорони здоров'я Держприкордонслужби військовослужбовці, які перебувають на лікуванні (реабілітації) (змінний склад), обліковуються в приймальних відділеннях, реєстратурах.

Усі військовослужбовці після лікування (реабілітації) направляються закладами охорони здоров'я безпосередньо до органів Держприкордонслужби за місцем їхньої служби, якщо іншого не визначено Адміністрацією Держприкордонслужби.

Про військовослужбовців, які прибули на лікування (реабілітацію) до закладів охорони здоров'я та які виписуються із закладів охорони здоров'я, начальники цих закладів повідомляють начальників (командирів) відповідних органів Держприкордонслужби.

Організацію переміщення, контроль за прибуттям військовослужбовців після закінчення лікування (реабілітації) в закладах охорони здоров'я до місць проходження служби здійснюють начальники (командири) органів Держприкордонслужби.

7. У разі прибуття військовослужбовців без направлення до закладів охорони здоров'я Держприкордонслужби на лікування (обстеження, реабілітацію) або госпіталізацію для надання невідкладної медичної допомоги начальники закладів охорони здоров'я терміново інформують начальників органів Держприкордонслужби, у яких проходять службу військовослужбовці, про їх госпіталізацію.

Начальники органів Держприкордонслужби після отримання інформації про прибуття військовослужбовців без направлення на лікування (обстеження, реабілітацію) або госпіталізацію для надання невідкладної медичної допомоги протягом одного дня направляють до закладів охорони здоров'я направлення, а зазначених військовослужбовців оголошують наказом по особовому складу як таких, що перебувають на лікуванні (обстеженні, реабілітації), та вносять до обліків тимчасово відсутнього особового складу.

Після закінчення лікування (обстеження, реабілітації) таким військовослужбовцям закладом охорони здоров'я видається довідка про перебування на лікуванні (обстеженні, реабілітації) із зазначенням періоду перебування.

8. Штатно-посадовий облік на змінний склад не ведеться.

9. В окремих підрозділах спеціального призначення, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

10. У розвідувальному органі Адміністрації Держприкордонслужби облік особового складу ведеться відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції.

11. Для проведення заходів охорони кордону, виконання бойових (спеціальних) завдань у регіональних управліннях (органах Держприкордонслужби) наказами відповідного керівника можуть створюватися позаштатні зведені підрозділи (групи, команди, відділи, загони) (далі - зведені підрозділи) із числа військовослужбовців.

Загальна чисельність особового складу, який одночасно залучається до зведених підрозділів, не повинна перевищувати:

для органу охорони державного кордону, загону морської охорони і їм рівних - 150 осіб;

для регіонального управління - 500 осіб.

Облік військовослужбовців у зведених підрозділах ведеться в іменному списку.

У зведених підрозділах, до складу яких входить 20 і більше військовослужбовців, на кожні 10 військовослужбовців призначається командир відділення, який зобов'язаний вести облік особового складу в іменному списку.

У зведених підрозділах, до складу яких входять курсанти та/або військовослужбовці базової військової служби, додатково ведеться іменний список для вечірньої повірки.

Після завершення виконання запланованих заходів військовослужбовці повертаються до підрозділів, у яких вони проходять службу, облікові документи, які велися на особовий склад зведених підрозділів, здають до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, у якому зберігаються до кінця поточного року, після чого в установленому законодавством порядку здають до підрозділів документального забезпечення.

1. У регіональному управлінні облік особового складу ведеться кадровим підрозділом регіонального управління.

На кадровий підрозділ покладено ведення персонального, штатно-посадового та кількісного обліку особового складу регіонального управління, підрозділів забезпечення та обслуговування управління. Облік ведеться відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції.

Кількісний облік особового складу підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться на підставі штатів і донесень, отриманих з органів.

2. Ведення обліку та облікових документів щодо особового складу підрозділів забезпечення та обслуговування управління здійснюють виконавці (діловоди) цих підрозділів під безпосереднім керівництвом та в приміщеннях кадрового підрозділу регіонального управління.

3. У кадровому підрозділі регіонального управління ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу.

4. Ведення окремих складових обліку особового складу в регіональному управлінні здійснюється спеціально утвореними структурними підрозділами.

5. В окремих підрозділах, які безпосередньо підпорядковані регіональному управлінню, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

1. В Адміністрації Держприкордонслужби облік особового складу ведеться кадровим підрозділом.

Штатно-посадовий облік ведеться на особовий склад Адміністрації Держприкордонслужби та осіб офіцерського складу номенклатури призначення Голови Державної прикордонної служби України.

2. Облік військовослужбовців та працівників підрозділів, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, ведеться спеціально утвореними відділами (відділеннями, службами, групами).

Контроль за діяльністю відділів (відділень, служб, груп) здійснює кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби протягом року здійснює перевірку стану роботи з ведення обліку особового складу в органах Держприкордонслужби.

1. У разі загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця начальник (командир) органу зобов'язаний не пізніше наступного дня після загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця повідомити засобами зв'язку та письмово шляхом направлення сповіщення (додаток 11) територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, у якому військовослужбовець перебував на обліку, про дату і причину його загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.

Сповіщення складається у двох примірниках підрозділом, на який покладена функція соціального супроводу, та підписується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби. Перший примірник разом із свідоцтвом про смерть (за наявності) надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання членів сім'ї (близьких родичів) померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого заручником або інтернованого протягом доби після отримання достовірної інформації про смерть (загибель), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування. Другий примірник сповіщення зберігається в органі Держприкордонслужби.

Надсилати сповіщення безпосередньо сім'ям померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у полон або заручниками, інтернованих або їхнім близьким родичам забороняється.

Якщо місце проживання сім'ї померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в полон або заручником, інтернованого невідоме або померлий (загиблий), зниклий безвісти, захоплений у полон або заручником чи інтернований військовослужбовець не мав сім'ї чи близьких родичів, сповіщення надсилається до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем прийняття (призову) померлого (загиблого), зниклого безвісти, захопленого в полон або заручником чи інтернованого військовослужбовця на військову службу.

Сповіщення може бути надіслане після закінчення проведення службового розслідування (спеціального розслідування, розслідування аварії (катастрофи), розслідування авіаційної події, аварійної морської події, інциденту в авіації, аварійної події, пов'язаної з кораблями та катерами) у разі його проведення.

У разі загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця (працівника), який перебував у відрядженні, на лікуванні (реабілітації), навчанні (підготовці, перепідготовці), начальник (командир, керівник) органу (закладу охорони здоров'я, закладу освіти) Держприкордонслужби, у тимчасовому підпорядкуванні якого перебувала особа або на ділянці відповідальності якого сталася подія, невідкладно, але не пізніше ніж протягом одноденного строку повідомляє начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу якого перебуває особа. У повідомленні зазначаються військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), дата і обставини загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти особи. Сповіщення в територіальні центри комплектування та соціальної підтримки про таких військовослужбовців надсилає начальник (командир) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу яких вони перебувають.

У разі смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування військовослужбовця Держприкордонслужби, який відряджений до закордонної дипломатичної установи, керівник цієї установи в день смерті (загибелі), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування письмово та через засоби зв'язку інформує Адміністрацію Держприкордонслужби. Адміністрація Держприкордонслужби зобов'язана організувати не пізніше наступного після загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця дня повідомлення засобами зв'язку та письмово керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, про дату і причину його загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.

2. Смерть (загибель) військовослужбовця повинна бути зареєстрована в органах державної реєстрації актів цивільного стану, а в разі смерті (загибелі) військовослужбовця, який перебував за кордоном, - у закордонній дипломатичній установі України.

3. Військовослужбовці, які померли від захворювання або загинули в результаті подій, стихійного лиха і нещасних випадків, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу після отримання органом свідоцтва про смерть, а визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими або щодо яких встановлено факт смерті - відповідного рішення суду, яке набрало законної сили.

У наказі на кожного померлого (загиблого) військовослужбовця зазначаються посада, військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності); особистий номер; число, місяць, рік народження; дата призову на військову службу, яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (військовим комісаріатом) призваний (зазначити і область), а відносно військовослужбовців військової служби за контрактом - дата прийняття на військову службу за контрактом; з якої причини й коли помер (загинув), і чи пов'язана смерть із виконанням обов'язків військової служби (захисту Батьківщини); де й коли похований, або кому передано тіло для поховання (місце та дата поховання, ступінь споріднення, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності); вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні, які виплати необхідно здійснити. На визнаних безвісно відсутніми, оголошених померлими, а також щодо яких встановлено факт смерті - число, місяць, рік народження, з якого часу перебував на військовій службі, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), найменування суду, яким ухвалено рішення про визнання безвісно відсутніми, оголошення померлими або про встановлення факту смерті, місце і дата поховання (за наявності), вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні, які виплати необхідно здійснити.

При цьому запис про зв'язок смерті з виконанням обов'язків військової служби робиться на підставі рішення військово-лікарської комісії.

В інших випадках вказується тільки причина, через яку настала смерть.

Установлення причинного зв'язку, захворювання, травми (поранення, контузії, каліцтва), які призвели до загибелі (смерті) військовослужбовців, здійснюється відповідно до Положення про проходження медичного огляду в Державній прикордонній службі України, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 25 червня 2024 року № 441, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 липня 2024 року за № 1089/42434.

4. Наказ про виключення зі списків особового складу є підставою для відправки за належністю особистих речей, цінностей і особистих документів померлого (загиблого), визнаного рішенням суду безвісно відсутнім чи оголошеного померлим, або щодо якого встановлено факт смерті, а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця зі списків особового складу органу Держприкордонслужби.

5. Військовослужбовець, зниклий безвісти за особливих обставин, зараховується наказом по особовому складу у розпорядження начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу якого перебуває, через десять днів з дня внесення про нього відомостей, що містяться у заяві про факт зникнення, до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин. Такі військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі. Унесення відомостей про військовослужбовця до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин, є підставою для відправки за належністю його особистих речей, цінностей і особистих документів.

6. Після отримання достовірної інформації про захоплення військовослужбовця в полон або заручником чи інтернування такий військовослужбовець зараховується наказом по особовому складу у розпорядження начальника (командира) органу Держприкордонслужби, у списках особового складу якого перебуває. Такі військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі.

7. На підставі наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби в книзі алфавітного обліку військовослужбовців робиться запис: дата і причина смерті (загибелі) військовослужбовця, місце поховання (за наявності), номер та дата наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення, а щодо військовослужбовців, визнаних безвісно відсутніми, - дата і обставини зникнення, номер та дата наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення.

8. На всі особисті речі, цінності й особисті документи померлого (загиблого) складається акт (додаток 12) у двох примірниках. Акт підписується комісією, призначеною письмовим наказом органу Держприкордонслужби, і затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби.

9. Особисті речі, цінності й особисті документи померлих (загиблих) не пізніше наступного дня після видання наказу про виключення їх зі списків особового складу органу Держприкордонслужби підлягають відправленню:

особисті речі, цінності, витяги з наказів командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотокартки - сім'ї або близьким родичам померлого (загиблого). Якщо місце проживання сім'ї померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме, то всі речі, цінності і документи пересилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця для передачі рідним померлого (загиблого);

державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки для вручення їх сім'ї нагородженого. Передача сім'ї (родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом;

у разі відсутності в померлого нагородженого спадкоємців державні нагороди і документи про нагородження мають бути передані на зберігання державі;

військово-облікові документи, видані територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, обліково-послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу надсилаються до районного (об'єднаного, міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім'ї невідоме - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття, направлення) на військову службу. Ці документи перед відправкою звіряються з останніми обліковими даними органу Держприкордонслужби, а на першій сторінці робиться запис про дату смерті військовослужбовця;

службові посвідчення, військово-облікові документи військовослужбовців, видані органами Держприкордонслужби, підлягають поверненню до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби, у яких військовослужбовці проходили військову службу.

Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, які проходили військову службу за призовом (направленням), прикріплюються до їх обліково-послужних карток і надсилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім'ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім'ї невідоме - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (направлення) на військову службу.

Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, які проходили військову службу за контрактом (кадрову військову службу), висилаються до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби за місцем проходження військової служби таких військовослужбовців для зберігання в їхніх особових справах та подальшої здачі їх до Галузевого державного архіву Державної прикордонної служби України (далі - Галузевий архів).

Якщо для участі в похороні до органу Держприкордонслужби прибувають члени сім'ї або родичі померлих (загиблих) військовослужбовців, зазначених в абзацах другому, третьому цього пункту, особисті речі, цінності, державні нагороди, відомчі заохочувальні відзнаки, нагрудні знаки, документи передаються їм у встановленому порядку за актом (протоколом).

10. Особисті речі й цінності, що підлягають передачі сім'ї або близьким родичам померлого (загиблого), перед відправкою ретельно перевіряються за першим примірником акта, упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою за умовним найменуванням органу Держприкордонслужби і відправляються сім'ї або близьким родичам померлого, зазначеним у книгах алфавітного обліку особового складу.

На другому примірнику акта робиться запис про час і спосіб відправки особистих речей, цінностей, особистих документів. Акт зберігається у справі органу Держприкордонслужби.

11. У день відправки особистих речей і цінностей сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця висилається сповіщення на особисті речі померлого (загиблого) (додаток 13).