Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України

Відповідно до Законів України "Про Збройні Сили України", "Про військовий обов'язок і військову службу", "Про Державну спеціальну службу транспорту", "Про національну безпеку України" та Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженого Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153, з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Міністерства оборони України, Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства оборони України від 26 травня 2014 року № 333 "Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 червня 2014 року за № 611/25388 (зі змінами).

3. Головнокомандувачу Збройних Сил України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

 

1. Ця Інструкція визначає:

організацію і порядок обліку військовослужбовців та працівників (далі - особовий склад) в органах військового управління, з'єднаннях, військових частинах, вищих військових навчальних закладах та військових навчальних підрозділах закладів вищої освіти (далі - військовий навчальний заклад), установах та організаціях Збройних Сил України (далі - Збройні Сили), органі управління Державної спеціальної служби транспорту (далі - Держспецтрансслужба), бригадах, полках, окремих батальйонах, підрозділах охорони, органах забезпечення, навчальному центрі, закладах, підприємствах та установах, що входять до складу Держспецтрансслужби;

завдання і види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання і ведення;

обов'язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

порядок обліку загальних (безповоротних та тимчасових) втрат особового складу;

порядок видання, обліку, зберігання, розсилки наказів по особовому складу та витягів із них.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями та трудової діяльності працівниками Збройних Сил та Держспецтрансслужби;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби (трудової діяльності) особового складу та з питань розшуку військовослужбовців;

забезпечення військового командування даними про штатну та спискову чисельність особового складу органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій для прийняття рішень щодо їх комплектування, матеріально-технічного забезпечення, підготовки в них резервів і відновлення втрат, а також довідковими відомостями стосовно особового складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його подальшого службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація бази даних стосовно особового складу;

сповіщення сім'ї або близьких родичів загиблого (померлого), зниклого безвісти, захопленого в полон або заручником, інтернованого у нейтральну державу військовослужбовця або працівника про місце, дату, причину (обставини) його загибелі (смерті), зникнення безвісти, захоплення в полон або заручником, інтернування, видача документів, необхідних для призначення пенсії (допомоги) і надання пільг, установлених законодавством.

3. Облік особового складу повинен бути безперервним, своєчасним і повним, вестися постійно за будь-яких умов діяльності військ (сил) за формами і правилами, установленими цією Інструкцією, достовірно відображати існуючу штатну і спискову чисельність особового складу, а також кількісні і якісні зміни, що відбуваються, як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця або працівника.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів відповідних командувачів, командирів та керівників (далі - командир (керівник)) органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій, у тому числі наказів по особовому складу, наказів по стройовій частині та інших документів, передбачених цією Інструкцією. Відповідно до цілей і завдань, облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та статистичний.

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця та працівника окремо і призначений для системного відображення початку, проходження ними військової служби (трудової діяльності), звільнення з військової служби (звільнення з роботи), виконання ними військового обов'язку у запасі або проходження служби у військовому резерві, а також для накопичення та збереження інформації, що відображає відносини у зв'язку з їх перебуванням на військовій службі (здійснення трудової діяльності), перебування у запасі або проходження служби у військовому резерві, біографічних та інших даних, які об'єктивно характеризують військовослужбовця або працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій особовим складом й обліку вакантних посад, організації контролю за службовим переміщенням особового складу та оперативного доступу до інформації для складання звітів.

Статистичний облік ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових показників, які характеризують кількісний і якісний склад особового складу. За даними статистичного обліку плануються укомплектування військ (сил) особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка та відновлення втрат.

Персональний, штатно-посадовий і статистичний обліки утворюють базу даних, яка забезпечує отримання узагальненої інформації з питань укомплектованості, проходження військової служби військовослужбовцями або здійснення трудової діяльності працівниками.

Облік працівників ведеться відповідно до законодавства та цієї Інструкції.

Облік особового складу у розвідувальному органі Міністерства оборони України, підпорядкованих йому військових частинах та навчальному закладі (далі - розвідувальний орган Міноборони) ведеться відповідно до законодавства та цієї Інструкції з урахуванням особливостей, що визначаються розвідувальним органом Міноборони, обумовлених специфікою діяльності цього органу. Дані такого обліку або інформація щодо нього, за рішенням командира (керівника) розвідувального органу Міноборони, можуть надаватись структурним підрозділам Міністерства оборони України, Апарату Головнокомандувача Збройних Сил України (далі - Апарат Головнокомандувача) та органу управління Держспецтрансслужби, центральним органам виконавчої влади, що здійснюють керівництво військовими формуваннями, утвореними відповідно до законів України, Генеральному штабу Збройних Сил України (далі - Генеральний штаб), іншим штабам, командуванням, управлінням, постійним або тимчасово утвореним органам у Збройних Силах та інших військових формуваннях, призначених для виконання функцій з управління, у межах їх компетенції, органами військового управління та військовими частинами, які належать до сфери управління центральних органів виконавчої влади, в обсягах, необхідних їм для забезпечення діяльності розвідувального органу Міноборони.

5. Командири (керівники) зобов'язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, з'єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах та організаціях, у тому числі у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, в управліннях, відділах, службах, відділеннях та групах персоналу (далі - служба персоналу), Кадровому центрі Збройних Сил України (далі - Кадровий центр Збройних Сил) та кадрових центрах видів Збройних Сил (далі - кадровий центр), на кораблях (суднах) та в підрозділах військових частин, створювати для посадових осіб, які ведуть облік особового складу, усі умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

6. Організація обліку особового складу покладається:

в органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, з'єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах та організаціях - на начальників штабів, а там, де вони штатом не передбачені, - на командирів (керівників) органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій;

у територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки - на керівників територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки;

у службах персоналу - на керівників служб персоналу;

у кадрових центрах - на керівників кадрових центрів;

на кораблях (суднах) - на старших помічників (помічників) командирів кораблів (суден), а там, де вони штатом не передбачені, - на командирів кораблів (суден);

у підрозділах військових частин - на командирів цих підрозділів.

Зазначені вище посадові особи зобов'язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу та періодично особисто перевіряти укомплектованість військ (сил);

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність військ (сил);

проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу:

в органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, з'єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах та організаціях, а також у службах персоналу та кадрових центрах, територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки - один раз на рік;

на кораблях (суднах) і в підрозділах військових частин - не менше двох разів на рік;

проводити перевірки стану обліку особового складу під час перевірок військ (сил), надаючи практичну допомогу та досягаючи якісного стану обліку особового складу;

контролювати роботу комісій для перевірки стану обліку особового складу;

здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу, а також посвідченнями військовослужбовців (військовими квитками), які засвідчують статус військовослужбовця, його службове становище (далі - документ, що посвідчує особу військовослужбовця);

вживати всіх заходів для збереження облікових документів, особливо в умовах дії воєнного стану.

7. Загальне керівництво організацією обліку особового складу здійснюється Генеральним штабом.

Керівництво практичною діяльністю органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій з питань обліку особового складу і контроль за його станом здійснюються Кадровим центром Збройних Сил.

Керівництво з питань обліку особового складу розвідувального органу Міноборони здійснюється з урахуванням вимог законодавства щодо діяльності розвідувальних органів України.

8. Командири (керівники) органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій, у тому числі керівники служб персоналу та кадрових центрів, зобов'язані:

здійснювати контроль за обліком особового складу і чисельністю підпорядкованих військ (сил);

координувати взаємодію штабів і служб персоналу під час передислокації військових частин і переміщень військовослужбовців;

вживати заходів щодо удосконалення обліку особового складу із застосуванням автоматизованих систем управління;

забезпечувати військове керівництво відомостями щодо складу військ (сил), кількісними і якісними показниками їх укомплектованості.

9. Стан обліку особового складу в органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, з'єднаннях, військових частинах, військових навчальних закладах, установах та організаціях, у тому числі на кораблях (суднах) та в підрозділах військових частин, перевіряється щороку до 01 березня комісіями, призначеними наказами відповідних командирів (керівників).

За підсумками роботи комісії складається акт перевірки стану обліку особового складу (додаток 1) у двох примірниках, який затверджується посадовою особою, наказом якої було призначено склад комісії.

Перший примірник акта перевірки стану обліку особового складу зберігається в органі військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, з'єднанні, військовій частині, військовому навчальному закладі, установі та організації, яка підлягала перевірці, другий - надсилається до служби персоналу за підпорядкованістю.

10. Заходи щодо організації і порядку обліку особового складу включаються до планів підготовки (на рік, місяць) окремим розділом.

11. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу в органі військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, з'єднанні, військовій частині, військовому навчальному закладі, установі та організації допускається обмежене коло осіб за списком, затвердженим начальником штабу, а там, де його штатом не передбачено, - командиром (керівником) органу військового управління, органу управління Держспецтрансслужби, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Посадові особи служби забезпечення військової частини (з'єднання) відомості про чисельність особового складу військової частини (з'єднання), необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, отримують у відповідній службі персоналу військової частини (з'єднання) в робочому порядку. Вести з цих питань листування всередині військової частини (з'єднання) зі службами забезпечення, а також складати для них окремі відомості, довідки і витяги із наказів категорично заборонено.

Якщо умови дислокації штабу військової частини (з'єднання) не дають змоги відповідним службам забезпечення отримати в робочому порядку необхідні дані про чисельність особового складу військової частини (з'єднання), командир військової частини (з'єднання) може дозволити передавати до цих служб копії або витяги із наказів з дотриманням вимог передачі інформації з обмеженим доступом.

Гриф секретності документів з обліку особового складу встановлюється і надається виконавцями залежно від відомостей, що в них містяться, відповідно до вимог законодавства про державну таємницю. Порядок обліку, зберігання і поводження з документами та матеріальними носіями інформації, які містять відомості з обліку особового складу, встановлюється залежно від наданого їм грифу секретності.

1. У відділенні (екіпажі, обслузі) військовослужбовці обліковуються особисто командиром відділення (екіпажу, обслуги). У робочому зошиті ведеться список особового складу відділення (екіпажу, обслуги) за такою формою: 1 - номер за порядком, 2 - військове звання, прізвище, ім'я та по батькові військовослужбовця, 3 - дата та місце народження військовослужбовця, 4 - особистісно-ділові та морально-психологічні якості військовослужбовця (коротко зазначається віросповідання, захоплення, рід занять до військової служби, сімейний стан, успіхи і недоліки у службі).

2. У взводі (авіаційній ланці) на всіх військовослужбовців у журналі бойової підготовки взводу (авіаційної ланки), а за відсутності такого журналу - у робочому зошиті ведеться іменний список особового складу (додаток 2). Командир відділення (екіпажу, обслуги), взводу (авіаційної ланки) зобов'язаний особисто знати підпорядкований йому особовий склад, а саме: біографічні дані, військове звання, посаду, рівень освіти, строк служби, сімейний стан.

3. У роті (батареї) облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 3), а для проведення вечірніх повірок осіб рядового, сержантського і старшинського складу строкової військової служби (далі - сержанти і солдати), а також військовозобов'язаних, які проходять збори, та резервістів (в умовах особливого періоду - військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період, а також призваних на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період), крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої повірки (додаток 4).

Ведення обліку особового складу в роті (батареї) покладається на головного сержанта (старшину) роти (батареї), а там, де його штатом не передбачено - на іншу посадову особу, призначену командиром роти (батареї).

Командир роти (батареї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

знати весь особовий склад роти (батареї), контролювати ведення обліку особового складу в роті в обсязі вимог, визначених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України, затвердженим Законом України від 24 березня 1999 року № 548-XIV, та цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї, полку) відомості про наявність особового складу;

щомісячно перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах роти, наявність в особового складу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, наявність у них відміток (про закріплену особисту зброю, про серію та/або номер паспорта громадянина України, який на даний момент є в особи, про допуск до державної таємниці, про групу крові та резус-фактор тощо), а також відповідність записів фактичному військовому званню та посаді, на яку призначено військовослужбовця, перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів з особистими номерами та доповідати начальнику штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї) про виявлені недоліки;

періодично перевіряти знання головним сержантом (старшиною) роти (батареї), командирами взводів і командирами відділень підпорядкованого їм особового складу.

4. У батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) облік особового складу ведеться за книгою обліку особового складу та книгою штатно-посадового обліку особового складу (додаток 5), а для проведення вечірніх повірок військовослужбовців управління батальйону та підпорядкованих підрозділів, крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої повірки у порядку, визначеному пунктом 3 цього розділу.

Ведення обліку особового складу в батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) покладається на начальника штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї), а там, де його штатом не передбачено, - на іншу посадову особу, призначену наказом командира військової частини.

Начальник штабу батальйону (дивізіону, ескадрильї) стосовно обліку особового складу зобов'язаний:

щодня мати точні і особисто ним перевірені відомості про чисельність особового складу батальйону (дивізіону, ескадрильї) за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із визначенням причин по кожній роті (батареї) і в цілому по батальйону (дивізіону, ескадрильї);

щодня доповідати командиру батальйону (дивізіону, ескадрильї) і в штаб військової частини зведені дані про наявність особового складу;

щомісяця перевіряти стан обліку особового складу в підрозділах батальйону (дивізіону, ескадрильї), наявність в особового складу документів, що посвідчують особу військовослужбовця, наявність у них відміток (про закріплену особисту зброю, про серію та/або номер паспорта громадянина України, який на даний момент є в особи, про допуск до державної таємниці, про групу крові та резус-фактор тощо), а також відповідність записів фактичному військовому званню та посаді, на яку призначено військовослужбовця, перевіряти наявність ідентифікаційних жетонів з особистими номерами.

У батальйоні (дивізіоні) скороченого складу, а також у зенітних ракетних і технічних дивізіонах зенітних ракетних бригад (полків), в окремих радіолокаційних ротах на весь особовий склад ведеться тільки книга обліку особового складу.

У радіотехнічних батальйонах, радіотехнічних центрах і радіолокаційних вузлах, які утримуються на окремому штаті і входять до складу радіотехнічних бригад (полків), облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 6 цього розділу. При цьому особові справи на осіб офіцерського складу (далі - офіцери), осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які проходять військову службу за контрактом (далі - особи рядового, сержантського і старшинського складу), цих підрозділів ведуться в штабах бригад (полків), за виключенням тих радіотехнічних батальйонів, радіотехнічних центрів і радіолокаційних вузлів, у штаті яких передбачена посада помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини.

5. У підрозділах, прирівняних до взводу, роти і батальйону, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 1 - 4 цього розділу.

6. В окремих батальйонах (дивізіонах, ескадрильях) та інших підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 7 цього розділу.

7. На особовий склад у штабі військової частини ведуться такі облікові документи:

книга штатно-посадового обліку особового складу;

книга алфавітного обліку особового складу (додаток 6);

книга алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 7);

книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу (додаток 8);

книга обліку вибулого та прибулого особового складу (додаток 9);

обліково-послужні картки (додаток 10);

добова відомість (додаток 11);

журнал контролю за станом обліку особового складу (додаток 12);

відомість укомплектованості військової частини особовим складом (додаток 13);

особові справи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

особові картки працівників (далі - особові картки) за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;

Трудові книжки працівників (за наявності) у порядку, передбаченому законодавством.

Перелік документів з обліку особового складу визначено в загальній схемі обліку особового складу (додаток 14).

Працівники у штабі військової частини обліковуються за особовими картками на працівників, трудовими книжками (за наявності), книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу і за добовою відомістю.

Облік сержантів і солдатів та працівників військової частини ведеться в стройовій частині, а облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться службою персоналу штабу військової частини.

У військових частинах, де штатом передбачено об'єднані служби персоналу та стройові частини, облік усього особового складу ведеться в цих об'єднаних службах.

8. Облік особового складу у військових частинах за книгою алфавітного обліку особового складу та книгою алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться в такому порядку:

офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються в книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За наявності у військовій частині понад 100 осіб рядового, сержантського і старшинського складу їх облік дозволяється вести окремо від офіцерів;

сержанти і солдати обліковуються в одній книзі алфавітного обліку особового складу в загальному алфавітному порядку без поділу їх на періоди і роки призову. За наявності в частині 700 сержантів і солдатів ведуться окремі книги алфавітного обліку на кожний рік призову, а за наявності в частині понад 1000 сержантів і солдатів - окремі книги алфавітного обліку на кожний період призову;

військовозобов'язані та резервісти, призвані на спеціальні збори, обліковуються в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а на навчальні збори - за іменними списками, іменними списками для проведення вечірніх повірок, обліково-послужними, послужними картками і особовими справами.

9. Іноземці та особи без громадянства обліковуються окремо від громадян України і записуються в книгу обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

10. Штатно-посадовий облік особового складу ведеться в одній книзі штатно-посадового обліку особового складу. За наявності у військовій частині понад 300 військовослужбовців і 100 працівників облік працівників у книзі штатно-посадового обліку особового складу ведеться окремо.

11. Дозволяється ведення штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в електронному вигляді з дотриманням законодавства про захист персональних даних та інформації з обмеженим доступом за погодженням посадової особи, відповідальної за здійснення технічного захисту інформації.

12. На підставі даних персонального і штатно-посадового обліку в штабах від військової частини і вище складаються документи статистичного обліку особового складу, до яких належать: добова відомість, донесення про склад і чисельність військ (сил), відомості, довідки. Добова відомість складається щодня на один і той самий час, який встановлюється командиром (керівником) вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю.

13. Зарахування особового складу до списків військової частини і виключення із списків (у тому числі продовження дії контрактів із військовослужбовцями, які звільняються, у випадках, визначених законодавством, продовження військової служби та дії контракту військовослужбовцям понад встановлені строки, затвердження військовослужбовців на посади за мобілізаційним планом, присвоєння та позбавлення військового звання у визначених Положенням про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженим Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 (далі - Положення), випадках, пониження та поновлення у військовому званні, призначення на посади та звільнення з посад, призупинення військової служби або звільнення з військової служби осіб, які проходять строкову військову службу, продовження військової служби та дії контракту, зарахування до вислуги років для виплати надбавки за вислугу років і призначення пенсії, періодів проходження військової служби, у тому числі які зараховуються на пільгових умовах, а також до строку вислуги років для присвоєння чергового військового звання військовослужбовцям, військову службу яким було призупинено та стосовно яких судом винесено виправдувальний вирок, що набрав законної сили, або стосовно яких закрито кримінальне провадження), а також внесення в облікові документи змін, які відбулися в персональних даних особового складу, за виключенням освіти, змін у сімейному стані (шлюб, народження дітей), здійснюються тільки на підставі наказів по стройовій частині.

Відомості про освіту, зміни у сімейному стані, народження дітей вносяться до облікових документів на підставі дипломів про закінчення навчальних закладів (у тому числі закордонних), свідоцтв про одруження та народження дітей, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану (далі - органи РАЦС), або копій рішень суду - у випадку розірвання шлюбу.

У разі зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження або статі військовослужбовця і працівника про це оголошується в наказі по стройовій частині на підставі документів, виданих органами РАЦС.

Наказ по стройовій частині на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу видається тільки після видання наказу по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, викладені в наказі по стройовій частині, повинні бути занесені до облікових документів штабу і підрозділів не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині.

14. Зарахування до списків особового складу військової частини прибулого особового складу (або прийому на роботу працівників) здійснюється наказом по стройовій частині у день їх прибуття (прийому на роботу) до військової частини.

Підставою для видання наказу про зарахування особового складу до списків військової частини (про прийом на роботу працівника) є:

для військовослужбовців - іменні списки команд, приписи і документи, що посвідчують особу військовослужбовця;

для військовослужбовців, військову службу яким було призупинено, - виправдувальний вирок суду (його належним чином завірена копія), що набрав законної сили, постанова органу досудового розслідування про закриття кримінального провадження відповідно до пунктів 1 - 3 частини першої статті 284 Кримінального процесуального кодексу України, наказ відповідного командира (керівника) по особовому складу про продовження військовослужбовцю військової служби та дії контракту;

для працівників - трудові договори (або контракти) та особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням командира (керівника) щодо їх прийняття.

До списків особового складу військової частини наказами не зараховуються особи, прикомандировані з інших військових частин.

15. Виключення із списків особового складу військової частини проводиться наказом по стройовій частині в такі строки:

військовослужбовців, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших військових частин (у тому числі на посади національного контингенту, як національного персоналу, що не входить до складу національного контингенту, до багатонаціональних органів військового управління, до дипломатичних представництв України, а також направлених на навчання (для підготовки, перепідготовки або підвищення кваліфікації) за кордоном та в інших цілях передбачених законами строком понад один рік), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, обраних народними депутатами України, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення (далі - інші військові формування), - з дня вибуття;

офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

випускників військових навчальних закладів, яким після закінчення надано відпустку, - з дня, наступного за днем закінчення відпустки;

військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - з дня зарахування їх на денну (очну) форму навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на таке навчання. Витяги з наказу про зарахування на навчання військовим навчальним закладом розсилаються не пізніше семи днів з дня видання наказу;

працівників, звільнених з роботи відповідно до законодавства про працю, - у день звільнення;

військовослужбовців, засуджених за вчинений злочин до позбавлення волі або до тримання в дисциплінарному батальйоні, - з дня вибуття до місця відбування покарання;

військовослужбовців, позбавлених військового звання за вироком суду, - після набрання вироком суду законної сили з дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання. Під час дії воєнного стану військовослужбовцям, які були позбавлені військового звання, командирами військових частин присвоюється військове звання солдата (матроса), оголошується службове становище військовослужбовця військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, після цього вони призначаються на посади осіб рядового складу та продовжують проходити військову службу до припинення або скасування воєнного стану;

осіб, визнаних у встановленому законом порядку безвісно відсутніми або оголошеними померлими, - з дня набрання законної сили рішення суду;

осіб, які померли від хвороби, загинули внаслідок трагічного випадку, - з наступного після загибелі (смерті) дня;

військовослужбовців, військову службу яким призупинено та звільнено з посади наказом відповідного командира (керівника), - після надходження витягу з наказу по особовому складу.

Підставою для призупинення виплати грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення із списків особового складу військової частини наказами по стройовій частині офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які самовільно залишили військові частини або місця служби, дезертирували або добровільно здалися в полон, якщо інше не визначено законодавством, військову службу яким призупинено та стосовно яких обвинувальні вироки суду набрали законної сили, є наказ по особовому складу про звільнення їх з посади (чи рішення суду (або належним чином завірена його копія) про оголошення таких військовослужбовців безвісно відсутніми або померлими). Наказ по особовому складу щодо звільнення таких військовослужбовців з посад доводиться до військової частини не пізніше семи діб з дня видання наказу.

Військовослужбовці, військову службу яким призупинено, вважаються тимчасово відсутніми і обліковуються у штабі військової частини у книзі обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу в окремому розділі, вони не входять до чисельності особового складу військової частини.

Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, військову службу яким призупинено, разом з витягами з наказів по особовому складу про призупинення військової служби та наказів по стройовій частині про призупинення виплати їм грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення їх із списків особового складу військової частини надсилаються для подальшого обліку та зберігання до служб персоналу або кадрових центрів за підпорядкованістю, які ведуть облік цих офіцерів за другими примірниками особових справ.

Особові справи, послужні картки та решту облікових документів осіб рядового, сержантського і старшинського складу, військову службу яким призупинено, разом з витягами з наказів по особовому складу про призупинення військової служби та наказів по стройовій частині про призупинення виплати їм грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення та виключення їх із списків особового складу військової частини надсилаються для подальшого обліку та зберігання до служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, які ведуть облік цих осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками.

Сержанти і солдати, які самовільно залишили військові частини, у триденний строк з дати залишення частини знімаються зі всіх видів забезпечення. Після виключення із списків особового складу військової частини наказом по стройовій частині їх обліково-послужні картки разом з витягом із наказу по стройовій частині направляються до районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, якими вони були призвані на строкову військову службу.

Підставою для виключення сержантів і солдат, які самовільно залишили військову частину, із списків особового складу військової частини наказами по стройовій частині є отримане командуванням військової частини повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань від органу досудового розслідування, прокуратури, суду, органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України (далі - Військова служба правопорядку), у зоні діяльності якого військова частина виконує завдання за призначенням.

Персональний облік сержантів і солдатів, які самовільно залишили військові частини та виключені із списків особового складу військової частини, ведеться в районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки.

16. Не виключаються із списків особового складу військової частини, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

яких направлено на навчання (до військових навчальних закладів без звільнення з посад або за кордон строком до одного року);

які перебувають на лікуванні;

які тимчасово вибули з військової частини з різних причин (у службове відрядження, відпустку, звільнення із розташування військової частини, на навчальні збори, тимчасово відряджені до інших органів військового управління, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій);

які самовільно залишили військову частину та щодо яких повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань або витяг із наказу (по особовому складу) про звільнення їх з військової служби командування військової частини не отримало;

щодо яких застосовано запобіжні заходи у вигляді домашнього арешту або тримання під вартою;

які захоплені в полон або заручники, а також інтерновані у нейтральну державу;

які зникли безвісти - до визнання їх у судовому порядку безвісно відсутніми або оголошеними померлими.

17. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу військової частини наказом по стройовій частині осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу військової частини тільки після встановлення їх особистості і отримання документів, що підтверджують направлення їх у цю частину для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу військової частини або виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по стройовій частині кожного військовослужбовця і працівника;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по стройовій частині;

вносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

18. На всіх офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у яких змінюються облікові дані, відповідні військові частини надсилають повідомлення до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, які здійснюють їх облік.

Повідомлення складається в одному примірнику на кожного військовослужбовця окремо у разі:

здобуття освіти в навчальних закладах;

змін у сімейному стані;

присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

зарахування військовослужбовця до списків особового складу військової частини або призову (прийняття) із запасу на військову службу із зазначенням дати і номера наказу командира військової частини по стройовій частині;

надання статусу учасника бойових дій, учасника війни, особи з інвалідністю внаслідок війни (особи з інвалідністю).

Разом з повідомленням надсилаються копії відповідних документів, які підтверджують зміни в облікових даних, для залучення до других примірників особових справ.

19. Облік особового складу у штабі військової частини ведеться керівником служби персоналу штабу, який зобов'язаний забезпечити:

ведення обліку особового складу військової частини відповідно до вимог цієї Інструкції;

своєчасне складання і надання начальнику штабу на підпис проєктів наказів по стройовій частині, добову відомість і встановлені донесення та повідомлення по особовому складу;

повідомлення, не пізніше наступного дня після підписання наказу по стройовій частині, командирів відповідних підрозділів у частині, що їх стосується;

проведення щомісячної звірки даних обліку підрозділів із даними обліку штабу військової частини і особисто завіряти записи у відповідних облікових документах;

щоквартальну перевірку в усіх підрозділах частини стану обліку особового складу та відповідність записів у документах, що посвідчують особу військовослужбовців, з фактичними обліковими даними. Результати перевірок заносяться до журналу контролю за станом обліку особового складу;

своєчасне внесення записів про зміни в облікових даних особового складу у відповідні облікові документи, які ведуться у штабі військової частини;

своєчасне надання повідомлень та копій відповідних документів про зміни облікових даних офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, які здійснюють їх облік;

надання пропозицій командиру військової частини щодо розподілу прибулого поповнення за підрозділами;

проведення підбору і підготовки для підрозділів та штабу військової частини військовослужбовців, які залучаються до роботи з обліку особового складу. Не менше двох разів на рік особисто проводити з ними заняття з вивчення цієї Інструкції.

20. У військових частинах, де служба персоналу штатом не передбачена, облік особового складу веде посадова особа, призначена наказом командира цієї військової частини.

Рекомендації щодо складання і ведення облікових документів визначено в додатку 15 до цієї Інструкції.

1. Основним документом персонального обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу є їхні особові справи.

За місцем служби офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються, зберігаються та ведуться перші примірники особових справ, за винятком категорії військовослужбовців, перші примірники особових справ яких підлягають передачі для їх подальшого обліку, зберігання та ведення, за належністю:

на командирів (керівників) органів військового управління та органу управління Держспецтрансслужби, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій - до служб персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу;

на військовослужбовців, обраних народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим або депутатами місцевих рад на виборні посади, які прикомандировуються відповідно до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі, військовослужбовців, відряджених до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки перші примірники особових справ (для офіцерів - перший та другий примірники особових справ) і послужні картки - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

2. Особові справи військовослужбовців, які подаються до присвоєння військового звання осіб офіцерського складу, складаються у відповідних службах персоналу у двох примірниках одночасно з підготовкою подання до його присвоєння.

Особові справи громадян, яким присвоюється первинне військове звання офіцера запасу, складаються в одному примірнику за місцем підготовки документів.

Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються в одному примірнику:

у військовій частині - на кандидатів для прийняття на військову службу за контрактом із числа військовослужбовців, які проходять строкову військову службу, резервістів, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період; військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період;

у територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки - на кандидатів, відібраних для прийняття на військову службу за контрактом, із числа громадян призовного віку, військовозобов'язаних, резервістів та жінок, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі та які не мають військових звань, а також іноземців або осіб без громадянства, які виявили бажання проходити військову службу за контрактом.

Після присвоєння особам рядового, сержантського і старшинського складу військових звань офіцерського складу їхні особові справи не переоформляються, а ведуться далі за місцем служби. Надалі складається другий примірник особової справи, який надсилається до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю, в якому заведено їх облік за другими примірниками особових справ.

Особові справи офіцерів (перший та другий примірники), осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які успішно склали вступні іспити та зараховані на навчання до військових навчальних закладів за очною (денною) формою навчання, у тому числі осіб офіцерського складу, зарахованих на навчання в ад'юнктурі та докторантурі до військових навчальних закладів або наукових установ, надсилаються до цих військових навчальних закладів або наукових установ для подальшого обліку, зберігання та ведення.

Особові справи офіцерів запасу, призваних (прийнятих) для проходження військової служби, направляються до військових частин за місцем проходження ними військової служби для подальшого обліку, зберігання та ведення.

3. Особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються посадовими особами служб персоналу або штабів військових частин, на яких покладено обов'язки ведення діловодства служби персоналу та обліку особового складу.

4. Усі посадові особи, які залучаються до складання особових справ, повинні знати порядок їх складання, обліку, зберігання та ведення.

Складання військовослужбовцями особових справ на себе не допускається.

5. Особова справа складається з послужного списку, автобіографії, фотографічної картки, атестаційних та додаткових матеріалів. Переліки атестаційних та додаткових матеріалів наведено в пункті 8 розділу III цієї Інструкції.

Основним документом особової справи є послужний список (додаток 16).

6. Перший примірник послужного списку заповнюється від руки чорнильною або кульковою ручкою з використанням темних кольорів чорнила (чорного, синього або фіолетового) або за допомогою друкувальної техніки (друкарська машинка, принтер тощо) на підставі наданих військовослужбовцем оригіналів документів та власноруч написаної автобіографії. Другий примірник послужного списку офіцера заповнюється за допомогою друкувальної техніки. Для підтвердження правильності записаних до послужного списку відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у кінці першого та другого примірників списку.

Копіювання послужного списку або окремих його сторінок за допомогою копіювальної техніки з особових справ військовослужбовців здійснюється лише за відповідним запитом та з дозволу командира (керівника) органу військового управління, з'єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, в якій обліковані, зберігаються та ведуться ці особові справи, та з дотриманням вимог, установлених пунктом 18 розділу III цієї Інструкції.

У разі вибуття військовослужбовців до нового місця служби, звільнення з військової служби, направлення на навчання тощо відповідні посадові особи, які працюють з особовими справами військовослужбовців, уточнюють з ними достовірність та повноту записів у послужному списку особових справ. Уточнені відомості засвідчуються підписом військовослужбовця в кінці послужного списку.

У кожному випадку, але не менше одного разу на п'ять років, після уточнення внесених відомостей до послужного списку особової справи військовослужбовець ставить свій підпис у рядку 20 послужного списку.

7. Автобіографію (додаток 17) військовослужбовці для першого примірника особової справи пишуть власноруч в одному примірнику в довільній формі з використанням темних кольорів чорнила (чорного, синього або фіолетового), розбірливо, без виправлень.

Для другого примірника особових справ військовослужбовців автобіографія друкується за допомогою друкувальної техніки.

8. Усі документи підшиваються за розділами в особову справу. Зразок титульної сторінки обкладинки особової справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, молодшого і старшого офіцерського складу та осіб вищого офіцерського складу наведено в додатку 18 до цієї Інструкції.

9. Документи в особовій справі підшиваються в такому порядку: послужний список, автобіографії, внутрішній опис документів розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал", атестаційні матеріали, внутрішній опис документів розділу "Додаткові матеріали" та самі документи цього розділу.

Внутрішній опис документів особової справи, а саме розділів "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал" та "Додаткові матеріали", до якого записуються назви всіх підшитих або залучених до справи документів, дати їх складання та кількість аркушів, здійснюється за формою, наведеною в додатку 19 до цієї Інструкції.

Внутрішні описи документів, складені раніше, не переоформляються. У разі пересилки особових справ внутрішні описи документів підписом та печаткою не засвідчуються. Аркуші документів, підшитих в особову справу, не нумеруються.

10. Під час первинного складання особової справи усі документи залучаються та записуються до внутрішніх описів у хронологічному порядку, надалі - залучаються до особової справи та записуються до внутрішніх описів у порядку їх надходження.

У випадку закінчення вільного місця для здійснення записів в одному із розділів послужного списка, до нього підшивається (підклеюється) додатковий аркуш з відповідними графами, якому присвоюється порядковий номер останньої сторінки (після якої він підшитий) з додаванням літери, наприклад: "9а, 9б." та записується до внутрішнього опису відповідного розділу.