Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

Відповідно до Законів України "Про Державну прикордонну службу України", "Про військовий обов’язок і військову службу", Указу Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115 "Про Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України" та з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України, що додається.

2. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної прикордонної служби України.

1. Ця Інструкція визначає:

організацію й порядок обліку військовослужбовців і працівників Державної прикордонної служби України (далі - особовий склад) в Адміністрації Державної прикордонної служби України (далі - Адміністрація Держприкордонслужби), регіональних управліннях, загонах морської охорони, прикордонних загонах, окремих контрольно-пропускних пунктах, авіаційних частинах, навчальних закладах, науково-дослідній установі, органах забезпечення, підрозділах спеціального призначення (далі - органи Держприкордонслужби), підрозділах, на кораблях та катерах морської охорони органів Держприкордонслужби в мирний час і в особливий період;

завдання і види обліку, призначення облікових документів, порядок їх складання й ведення;

обов’язки посадових осіб, відповідальних за організацію і ведення обліку особового складу;

порядок персонального обліку безповоротних втрат особового складу в особливий період;

порядок видання, обліку, зберігання, розсилки наказів по особовому складу і облікових документів.

2. Основними завданнями обліку особового складу є:

документальне відображення проходження військової служби військовослужбовцями, а також трудової діяльності працівників Державної прикордонної служби України (далі - працівники);

забезпечення командирів (начальників) довідковими відомостями стосовно особового складу, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

створення, ведення, поповнення і систематизація бази персональних даних та інформації стосовно особового складу;

забезпечення командирів (начальників) даними про штатну й облікову чисельність особового складу органів Держприкордонслужби для прийняття рішень щодо їх укомплектованості;

ведення довідкової роботи з питань проходження військової служби і трудової діяльності особовим складом і розшуку військовослужбовців;

сповіщення сімей або близьких родичів померлих (загиблих) осіб особового складу про місце, дату, причину (обставини) їх загибелі або смерті, видача документів, необхідних для порушення клопотання щодо призначення пенсії (допомоги) і для надання пільг, установлених законодавством України.

3. Облік особового складу повинен відповідати таким основним вимогам:

ведеться постійно в будь-яких умовах діяльності органів Держприкордонслужби в порядку, визначеному цією Інструкцією;

своєчасно, достовірно, правильно відображає штатну, облікову і наявну чисельність особового складу, а також кількісні й якісні зміни, що відбуваються як в цілому щодо особового складу, так і персонально стосовно кожного військовослужбовця та працівника.

4. Облік особового складу організовується і ведеться на підставі штатів (штатних розписів), наказів по органах Держприкордонслужби, наказів по особовому складу та інших документів, передбачених цією Інструкцією.

5. Відповідно до цілей і завдань облік особового складу поділяється на персональний, штатно-посадовий та кількісний (статистичний).

Персональний облік ведеться стосовно кожного військовослужбовця і працівника окремо та призначений для всебічного вивчення їхніх ділових, моральних та інших якостей, необхідних під час визначення порядку переміщення і використання. У ньому мають бути відображені точні біографічні дані, проходження військової служби, трудова діяльність та інші відомості, які об’єктивно характеризують військовослужбовця і працівника.

Штатно-посадовий облік призначений для здійснення систематичного аналізу укомплектованості органів Держприкордонслужби особовим складом за посадами і спеціальностями та організації контролю за службовим переміщенням особового складу.

Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться в інтересах отримання узагальнених цифрових даних, які характеризують кількісний та якісний склад військовослужбовців і працівників. За даними кількісного (статистичного) обліку плануються укомплектування органів Держприкордонслужби особовим складом, їх матеріально-технічне забезпечення, підготовка військовослужбовців і їх розподіл відповідно до існуючих потреб.

Персональний, штатно-посадовий і кількісний (статистичний) обліки створюють базу даних, яка забезпечує отримання інформації з питань укомплектованості органів Держприкордонслужби, проходження служби військовослужбовцями і трудової діяльності працівників.

6. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад військовослужбовців та працівників, у кадрових підрозділах організовуються й ведуться персональний, штатно-посадовий обліки особового складу із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік). Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних начальників органів Держприкордонслужби та здійснюється відповідно до вимог законодавства про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.

7. Чисельність особового складу органу Держприкордонслужби поділяється на штатну, облікову, наявну.

Штатна чисельність - установлена штатом органу Держприкордонслужби чисельність військовослужбовців і працівників.

Облікова чисельність - чисельність військовослужбовців і працівників, які відповідними наказами по особовому складу зараховані до списків особового складу органу Держприкордонслужби або прийняті на роботу.

Наявна чисельність - чисельність особового складу, який відповідно до наказів по особовому складу на час проведення обліку перебуває в органі Держприкордонслужби. До наявної чисельності включаються також військовослужбовці і працівники, які на час проведення обліку наказами по особовому складу тимчасово перебувають в органі Держприкордонслужби.

У наявній чисельності не враховуються військовослужбовці та працівники, які відповідно до наказів по особовому складу перебувають тимчасово за межами органу Держприкордонслужби (відпустки, відрядження, лікування, навчання тощо).

8. Начальники органів Держприкордонслужби зобов’язані забезпечити належну організацію обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах та органах і створювати для посадових осіб, які ведуть облік особового складу, усі умови для своєчасного, якісного і повного виконання ними вимог цієї Інструкції.

9. Організація і відповідальність за стан обліку особового складу покладаються:

у підрозділах органів Держприкордонслужби - на командирів підрозділів;

на кораблях морської охорони - на командирів кораблів;

на катерах морської охорони - на командирів катерів;

у загонах морської охорони - на командирів загонів морської охорони;

у прикордонних загонах, окремих контрольно-пропускних пунктах - на начальників прикордонних загонів, окремих контрольно-пропускних пунктів;

в авіаційних частинах - на командирів авіаційних частин;

у навчальних закладах, науково-дослідних установах - на начальників навчальних закладів, науково-дослідних установ;

у підрозділах спеціального призначення - на керівників цих підрозділів;

в органах забезпечення - на начальників органів забезпечення;

у регіональних управліннях - на начальників регіональних управлінь;

у структурних підрозділах Адміністрації Держприкордонслужби - на керівників цих структурних підрозділів.

Вищезазначені посадові особи зобов’язані:

здійснювати контроль за станом обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах, на кораблях і катерах, в органах Держприкордонслужби і періодично особисто перевіряти укомплектованість підрозділів та органів;

контролювати правильне відображення чисельності особового складу в облікових документах і своєчасне надання донесень про склад і чисельність органів та підрозділів;

проводити заняття (збори) з посадовими особами, які безпосередньо ведуть облік особового складу, - не рідше одного разу на рік;

вживати заходів щодо удосконалення системи обліку особового складу органів і підрозділів Держприкордонслужби із застосуванням автоматизованих систем управління;

проводити перевірки стану обліку особового складу в підпорядкованих підрозділах та органах Держприкордонслужби, надаючи практичну допомогу та досягаючи якісного стану обліку особового складу;

контролювати роботу комісії з перевірки стану обліку особового складу;

здійснювати контроль за забезпеченням бланками і книгами з обліку особового складу;

вживати всіх заходів для збереження облікових документів, особливо в умовах бойових дій, підрозділів та органів Держприкордонслужби.

10. Загальне керівництво за організацією обліку особового складу, встановлення основних принципів його ведення і контроль за його станом здійснюються Адміністрацією Держприкордонслужби.

Керівництво практичною діяльністю кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби з питань обліку особового складу і контроль за його станом здійснюються кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

11. Заходи щодо організації і порядку обліку особового складу включаються до планів роботи органів Держприкордонслужби.

12. Для ознайомлення з відомостями про чисельність особового складу допускається обмежене коло осіб за списком, затвердженим начальником органу Держприкордонслужби тільки в обсязі, що стосується їхньої безпосередньої службової діяльності.

Посадові особи підрозділів забезпечення органів Держприкордонслужби відомості (довідки) про чисельність особового складу, необхідні їм для визначення потреб у всіх видах забезпечення, отримують у відповідних кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби під підпис.

Якщо умови дислокації органу Держприкордонслужби і підрозділів забезпечення не дають змоги підрозділам забезпечення отримати в робочому порядку в кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби необхідні дані про чисельність особового складу, начальник органу Держприкордонслужби може дозволити передавати до цих підрозділів копії або витяги з наказів по особовому складу технічними засобами інформації або поштою.

13. Порядок ведення обліку, виготовлення, користування, зберігання та пересилання матеріальних носіїв інформації, які містять відомості з обліку особового складу, здійснюється відповідно до законодавства та залежно від наданого таким матеріальним носіям інформації грифа секретності (обмеження доступу).

Гриф секретності (обмеження доступу) матеріальним носіям інформації надається відповідно до законодавства.

1. Облік особового складу у відділенні, групі, екіпажі, центрі, пункті, майстерні, взводі, секції, апаратній, на посту ведеться особисто начальниками (командирами) цих підрозділів за іменними списками встановленої форми (додаток 1).

Начальник (командир) підрозділу зобов'язаний особисто знати підлеглих йому військовослужбовців в обсязі вимог, установлених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України та цією Інструкцією.

У відділенні інспекторів прикордонної служби з окремим місцем дислокації (у прикордонному, контролерському, інспекторському посту) облік особового складу ведеться також у книзі прикордонної служби за формою, встановленою Адміністрацією Держприкордонслужби, та іменному списку для вечірньої перевірки (додаток 2).

2. Облік особового складу в роті, заставі всіх найменувань (далі - заставі), відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі, оперативно-розшукових підрозділах з окремим місцем дислокації ведеться в таких документах:

книзі обліку особового складу (додаток 3);

іменному списку для вечірньої перевірки.

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад роти, застави, відділу прикордонної служби, прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури, оперативно-розшукового підрозділу з окремим місцем дислокації.

Іменний список для вечірньої перевірки ведеться на осіб рядового, сержантського, старшинського складу строкової військової служби та курсантів військових навчальних закладів.

У прикордонній заставі з окремим місцем дислокації облік особового складу ведеться також у книзі прикордонної служби.

Облік особового складу в роті, заставі, відділі прикордонної служби, прикордонній комендатурі швидкого реагування, оперативно-бойовій прикордонній комендатурі, оперативно-розшуковому підрозділі з окремим місцем дислокації веде відповідальний виконавець або інша посадова особа, призначена відповідним керівником підрозділу.

Командир роти, начальник прикордонної застави, відділу прикордонної служби, комендант прикордонної комендатури швидкого реагування, оперативно-бойової прикордонної комендатури, начальник оперативно-розшукового підрозділу з окремим місцем дислокації зобов'язані:

знати увесь особовий склад підрозділу в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України та цією Інструкцією;

щодня мати достовірні відомості про чисельність особового складу підрозділу за штатом, за списком і в наявності, про кількість відсутніх із зазначенням причин;

щодня доповідати вищому за підпорядкуванням керівнику відомості про зміни в чисельності;

щомісяця перевіряти наявність військових квитків (службових посвідчень), ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців підрозділів, їх стан і своєчасність запису в них облікових даних, що змінилися;

щомісяця перевіряти знання керівниками структурних підрозділів, їх заступниками підпорядкованого їм особового складу.

3. Облік особового складу на катерах, кораблях загонів морської охорони ведеться:

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин до 5 осіб - командиром катера в іменному списку;

на катерах зі штатною чисельністю матросів, старшин понад 5 осіб - командиром катера у розділі ІІІ книги обліку особового складу;

на кораблях - у книзі обліку особового складу та іменному списку для вечірньої перевірки.

Книга обліку особового складу ведеться на весь особовий склад.

Іменний список для вечірньої перевірки ведеться на матросів і старшин строкової військової служби.

Облік особового складу на кораблях веде старший помічник (помічник) командира корабля;

у бойовій частині корабля - командир бойової частини в іменному списку особового складу бойової частини.

Командир корабля (катера) зобов'язаний:

знати весь особовий склад корабля в обсязі вимог, передбачених Статутом внутрішньої служби Збройних Сил України та цією Інструкцією;

щодня доповідати начальнику органу Держприкордонслужби відомості про зміни в чисельності;

щомісяця перевіряти наявність військових квитків (службових посвідчень), ідентифікаційних жетонів з особистими номерами у військовослужбовців, їх стан і своєчасність запису в них облікових даних, що змінилися;

щомісяця перевіряти знання командирами бойових частин підпорядкованого їм особового складу.

В управліннях дивізіонів кораблів і катерів морської охорони облік ведеться за правилами, установленими для роти, відділу.

Облік особового складу в управлінні дивізіону веде заступник командира дивізіону з персоналу (де посада не передбачена - інша посадова особа, призначена командиром дивізіону).

4. Облік особового складу в підрозділах забезпечення при регіональних управліннях ведеться в книзі обліку особового складу та іменному списку для вечірньої перевірки.

5. В інших підрозділах, які прирівняні до роти, прикордонної застави, відділу прикордонної служби, облік особового складу ведеться в порядку, встановленому для відповідних підрозділів.

Облік у підрозділах, які входять до складу прикордонних комендатур усіх найменувань, ведеться відповідно до пунктів 1, 2 цієї глави.

1. Облік особового складу органу Держприкордонслужби ведеться у відділах (відділеннях, групах) кадрів (далі - кадрові підрозділи) відповідного органу.

У кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби на особовий склад ведуться такі облікові документи:

книга штатно-посадового обліку особового складу (додаток 4);

книга алфавітного обліку військовослужбовців строкової військової служби (додаток 5);

книга алфавітного обліку осіб офіцерського складу (осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом) (додаток 6);

книга обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу (додаток 7);

обліково-послужні картки на сержантів і солдатів за формою, визначеною в додатку 8 до Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 26 травня 2014 року № 333, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 12 червня 2014 року за № 611/25388;

добова відомість (додаток 8);

особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом (осіб офіцерського складу);

книга обліку особових справ осіб рядового, сержантського, старшинського складу військової служби за контрактом (осіб офіцерського складу) (додаток 9);

книга обліку отримання та витрачання бланків службових посвідчень військовослужбовців Державної прикордонної служби України (додаток 10);

книга обліку безповоротних втрат (додаток 11);

трудові книжки працівників і вкладиші до них, особові картки на працівників (далі - особові картки) відповідно до законодавства України.

Книги обліку та інші облікові документи ведуться згідно з вимогами цієї Інструкції.

2. На підставі даних персонального та штатно-посадового обліку в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби складаються документи кількісного (статистичного) обліку особового складу, до яких належать добова відомість, донесення про склад і чисельність органів Держприкордонслужби, довідки, відомості.

3. Зарахування особового складу до списків органу Держприкордонслужби та виключення зі списків, а також внесення до облікових документів змін, що відбулися в персональних облікових даних військовослужбовців, проводяться тільки на підставі наказів по особовому складу.

Зміни в облікових даних особового складу, оголошені в наказі по особовому складу органу Держприкордонслужби, мають бути занесені до облікових документів, які ведуться у кадрових підрозділах органу Держприкордонслужби, не пізніше трьох днів з дня підписання наказу.

4. Зарахування до списків органу Держприкордонслужби військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби, здійснюється наказом по особовому складу, як правило, у день прибуття до органу Держприкордонслужби.

Наказ по особовому складу про зарахування до списків органу Держприкордонслужби військовослужбовців, які прибули до органу Держприкордонслужби у вихідні, святкові, неробочі дні, видається у найближчий робочий день, а такі військовослужбовці зараховуються з дати прибуття до органу Держприкордонслужби.

Підставою для видання наказу про зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби є:

для військовослужбовців строкової військової служби - іменні списки команд, груп та приписи;

для осіб рядового, сержантського, старшинського складу військової служби за контрактом та офіцерського складу - приписи;

для громадян, які приймаються на військову службу за контрактом, - приписи, контракт про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України.

До списків особового складу органу Держприкордонслужби наказами не зараховуються особи, які прибули до нього тимчасово з різних причин з інших органів Держприкордонслужби.

Підставою для видання наказу про прийняття на роботу працівників є особисті заяви про прийом на роботу з відповідним рішенням керівника органу Держприкордонслужби, подання керівника про встановлення посадового окладу, визначених законодавством надбавок і доплат, строковий трудовий договір (у разі його укладення).

Військовослужбовці обліковуються в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби за книгами обліку в день видання наказу про зарахування до списку особового складу органу Держприкордонслужби. До отримання їхніх особових справ і послужних карток кадрові підрозділи на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи у книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.

5. Виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби проводиться наказом по особовому складу в такі строки:

осіб, звільнених з військової служби, призначених для проходження військової служби до інших органів Держприкордонслужби (у тому числі направлених на навчання за кордоном строком понад один рік та у довгострокові закордонні відрядження на посади перших секретарів та чергових комендантів), зарахованих на навчання до військових навчальних закладів, відряджених до органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, а також направлених для проходження військової служби до інших утворених відповідно до законів України військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення та Державної спеціальної служби транспорту (далі - інші військові формування), - із дня вибуття;

осіб, обраних депутатом Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласної, районної, міської, районної у місті, сільської, селищної ради, сільським, селищним, міським головою, старостою, - протягом 20 днів із дня офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів;

офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким при звільненні з військової служби надано відпустку, - із дня закінчення відпустки;

випускників вищих військових навчальних закладів та військових навчальних підрозділів вищих навчальних закладів (далі - військові навчальні заклади), яким після закінчення надано відпустку, - із дня, наступного за днем закінчення відпустки;

військовослужбовців, направлених до військових навчальних закладів для проходження випробувань і складання вступних іспитів, - із дня зарахування їх на навчання. У цьому разі виключення здійснюється тільки після отримання витягу з наказу про зарахування їх на навчання. Витяги надсилаються в органи Держприкордонслужби не пізніше семи днів з дня видання наказу;

військовослужбовців строкової військової служби, направлених для відбування покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, - із дня набрання вироком суду законної сили;

військовослужбовців, яким вироком суду, що набрав законної сили, призначено покарання у виді позбавлення волі, обмеження волі чи позбавлення права займати певні посади, - із дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання;

військовослужбовців, яким призначено покарання у виді позбавлення військового звання, - із дня набрання законної сили вироком суду;

військовослужбовців, позбавлених військового звання в порядку дисциплінарного стягнення, - із дня підписання наказу, а якщо законодавством установлено строки здавання посади - з дати затвердження акта про здавання і прийняття посади. Початком здавання посади є день, що настає за днем підписання наказу про позбавлення військового звання;

фізичної особи, визнаної судом безвісти відсутньою, - із дня, зазначеного в рішенні суду;

військовослужбовців, які померли від хвороб, загинули внаслідок трагічного випадку, - із дня смерті (загибелі) після отримання документів про причинний зв'язок захворювань, поранень, травм, контузій, каліцтв, які призвели до смерті, встановлений штатною військово-лікарською комісією Держприкордонслужби;

осіб, які самовільно залишили органи Держприкордонслужби або місце служби, і тих, що не з’явилися в строк без поважних причин на службу при призначенні, переміщенні, з відрядження, відпустки, навчання або закладів охорони здоров’я тривалістю понад три доби, - тільки після з’ясування причин залишення ними (неповернення) органу Держприкордонслужби та внесення в єдиний реєстр досудових розслідувань, але не раніше ніж через три місяці після закінчення встановленого строку відрядження, відпустки, лікування, навчання або самовільного залишення органу Держприкордонслужби. Протягом цього часу вони вважаються тимчасово відсутніми і обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу в окремому розділі.

Військовослужбовці, які самовільно залишили військові частини, у триденний строк з моменту залишення частини знімаються зі всіх видів забезпечення.

Підставою для виключення військовослужбовців, які самовільно залишили орган Держприкордонслужби, зі списків особового складу наказами по особовому складу є повідомлення від органів досудового розслідування, прокуратури, суду.

Працівники звільняються з роботи відповідно до законодавства України про працю. У день звільнення кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби зобов'язаний видати працівникові належно оформлену трудову книжку. У разі звільнення працівника з ініціативи керівництва органу Держприкордонслужби кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби зобов'язаний також у день звільнення видати йому копію (витяг з) наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія (витяг з) наказу видається на вимогу працівника.

6. Не виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, а обліковуються як тимчасово відсутні особи:

яких направлено на навчання до військових навчальних закладів і навчальних частин без увільнення від займаних посад;

яких направлено на навчання за кордон строком до одного року;

яких направлено на лікування до закладів охорони здоров’я незалежно від строку лікування;

які тимчасово вибули з органу Держприкордонслужби з різних причин (у відрядження, відпустку, на збори, тимчасово відряджені до інших органів Держприкордонслужби);

щодо яких застосовано запобіжні заходи у виді домашнього арешту або тримання під вартою.

7. Забороняється:

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу осіб, які прибули без документів. Особи, які прибули без документів, зараховуються до списків особового складу органу Держприкордонслужби тільки після встановлення їх особистості й отримання документів, що підтверджують направлення їх у цей орган для проходження військової служби. До отримання документів ці особи обліковуються як тимчасово прикомандировані;

зараховувати до списків особового складу органу Держприкордонслужби чи виключати з них загальним числом без поіменного переліку в наказі по особовому складу кожного військовослужбовця;

включати до документів персонального обліку або виключати з них особовий склад без оголошення в наказі по особовому складу;

вносити до документів персонального і штатно-посадового обліку зміни і доповнення зі слів військовослужбовців.

8. Щодо осіб офіцерського складу, в яких змінюються облікові дані, відповідні органи Держприкордонслужби щомісяця до 05 числа надсилають до кадрових підрозділів органів вищого рівня управління повідомлення.

Повідомлення складається в одному примірнику на кожного військовослужбовця окремо в разі:

здобуття освіти в навчальних закладах;

змін у сімейному стані;

присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;

надання статусу учасника бойових дій.

Військовослужбовці, в яких змінилися анкетні або автобіографічні дані, зобов’язані у десятиденний термін повідомити кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби про такі зміни й подати підтвердні документи.

9. Для документального відображення стану обліку особового складу під час здійснення контролю з боку посадових осіб, виявлених недоліків і вжитих заходів щодо їх усунення в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу (додаток 12).

1. У Національній академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького (далі - Національна академія), навчальних центрах облік особового складу ведеться за правилами, передбаченими для органу Держприкордонслужби, але з дотриманням особливостей пунктів 2, 3 цієї глави.

2. У Національній академії:

військовослужбовці, які прибули до академії як кандидати для вступу на навчання, обліковуються в книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу;

штатно-посадовий облік на перемінний склад не ведеться;

персональний облік курсантів, які зараховані до списків особового складу Національної академії, ведеться в книзі алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу;

у підрозділах Національної академії облік особового складу ведеться за правилами, установленими для відповідних підрозділів.

3. У навчальних центрах Держприкордонслужби:

персональний облік курсантів, які зараховані до списків особового складу навчальних центрів, ведеться у книзі алфавітного обліку особового складу окремо від постійного особового складу;

штатно-посадовий облік на перемінний склад не ведеться;

у підрозділах навчальних центрів персональний облік перемінного складу ведеться окремо від постійного особового складу.

4. До перемінного складу належать військовослужбовці, які навчаються за програмою підготовки курсантів або прибувають на навчання (підготовку, перепідготовку) до Національної академії або навчальних центрів без зарахування до списків особового складу.

5. У закладах охорони здоров’я (госпіталях, медико-санітарних частинах, лазаретах, санаторіях, центрах оздоровлення та відпочинку, будинках відпочинку) перемінний склад обліковується в приймальних відділеннях, реєстратурах (адміністраторами, черговим персоналом) відповідно до правил медичного обліку.

Усі військовослужбовці після лікування направляються закладами охорони здоров’я безпосередньо до органів Держприкордонслужби за місцем їхньої служби.

Про військовослужбовців, які прибули на лікування до закладів охорони здоров’я та які виписуються із закладів охорони здоров’я, начальники цих закладів повідомляють начальників відповідних органів Держприкордонслужби.

Організацію переміщення, контроль за прибуттям військовослужбовців після закінчення лікування в закладах охорони здоров’я до місць проходження служби здійснюють начальники органів Держприкордонслужби.

6. У разі прибуття до закладів охорони здоров’я на лікування військовослужбовців без приписів або госпіталізації для надання невідкладної медичної допомоги начальники закладів охорони здоров’я терміново інформують начальників органів Держприкордонслужби, в яких проходять службу військовослужбовці, про їх госпіталізацію.

7. Штатно-посадовий облік на перемінний склад не ведеться.

8. Начальник приймального відділення, реєстратури (адміністратор, черговий персонал) з питань ведення обліку перемінного особового складу зобов'язаний:

знати чисельність (за списком, наявних і відсутніх) перемінного складу, який перебуває на лікуванні, відпочинку, а також організовувати ведення його обліку за встановленими правилами;

щодня доповідати керівникові закладу охорони здоров’я, у кадровий підрозділ (інспектору з кадрів) про зміни в чисельності перемінного особового складу;

після прибуття до закладу охорони здоров’я на лікування військовослужбовців, у тому числі без приписів або їх госпіталізації для надання невідкладної медичної допомоги, у той самий день готувати інформування органів Держприкордонслужби, в яких вони проходять службу;

щомісяця перевіряти ведення обліку перемінного складу посадовими особами, призначеними для цього;

не менше одного разу на квартал проводити заняття з питань ведення обліку особового складу з посадовими особами, які залучаються до цієї роботи.

9. В окремих підрозділах спеціального призначення, які перебувають на кадровому забезпеченні Адміністрації Держприкордонслужби, облік особового складу ведеться в книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

10. В Управлінні інформації облік особового складу ведеться за правилами, передбаченими для органу Держприкордонслужби.

11. Реєстрація і видача відпускних квитків військовослужбовцям і працівникам підрозділів з окремим місцем дислокації в органах Держприкордонслужби, які перебувають на кадровому забезпеченні Адміністрації Держприкордонслужби або регіонального управління, та посвідчень про відрядження здійснюються в органах Держприкордонслужби, де такі підрозділи дислокуються на підставі наказу Адміністрації Держприкордонслужби або регіонального управління.

1. У регіональному управлінні облік особового складу ведеться кадровим підрозділом регіонального управління.

На кадровий підрозділ покладено ведення персонального, штатно-посадового та кількісного обліку всього особового складу регіонального управління, підрозділів забезпечення та обслуговування управління. Облік ведеться в порядку і за формами, встановленими для обліку особового складу в органах Держприкордонслужби.

Кількісний облік особового складу підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться на підставі штатів і донесень, отриманих з органів за станом на перше число кожного місяця, до підрозділу включно.

2. Начальник кадрового підрозділу регіонального управління зобов’язаний:

вести облік штатної та облікової чисельності особового складу, а також переміщення військовослужбовців підпорядкованих органів Держприкордонслужби та завжди мати перевірені дані про чисельність та укомплектованість підпорядкованих органів Держприкордонслужби в цілому та по категоріях особового складу;

своєчасно складати та доповідати начальнику регіонального управління встановлену табелем донесень та відповідними наказами, розпорядженнями Адміністрації Держприкордонслужби звітність про чисельність особового складу;

не рідше одного разу на рік перевіряти стан обліку військовослужбовців і працівників у всіх підпорядкованих регіональному управлінню органах Держприкордонслужби;

не рідше одного разу на рік проводити збори з посадовими особами, які відповідають за ведення обліку особового складу в органах Держприкордонслужби;

вести персональний, штатно-посадовий облік особового складу регіонального управління, підрозділів забезпечення й обслуговування та офіцерського складу підпорядкованих органів Держприкордонслужби;

своєчасно забезпечувати підпорядковані регіональному управлінню органи Держприкордонслужби книгами та бланками обліку особового складу та здійснювати контроль за правильністю їх використання;

один раз на рік станом на 01 жовтня подавати до Адміністрації Держприкордонслужби заявку на виготовлення потрібних книг і бланків обліку особового складу.

3. Ведення обліку та облікових документів щодо особового складу підрозділів забезпечення та обслуговування управління здійснюють відповідальні виконавці (діловоди) цих підрозділів під безпосереднім керівництвом та у приміщеннях кадрового підрозділу регіонального управління.

4. У кадровому підрозділі регіонального управління ведеться журнал контролю за станом обліку особового складу.

5. Добова відомість у кадровому підрозділі регіонального управління не ведеться.

6. В окремих підрозділах, які перебувають на кадровому забезпеченні регіональних управлінь, облік особового складу ведеться у книзі обліку особового складу уповноваженою керівником підрозділу особою.

1. В Адміністрації Держприкордонслужби України облік особового складу ведеться кадровим підрозділом.

На кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби покладено ведення персонального обліку особового складу Адміністрації Держприкордонслужби та ведення кількісного обліку всього особового складу Державної прикордонної служби України.

Штатно-посадовий облік ведеться на особовий склад Адміністрації Держприкордонслужби та осіб офіцерського складу номенклатури призначення Голови Державної прикордонної служби України.

2. Облік військовослужбовців та працівників підрозділів, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, ведеться спеціально утвореними відділами (відділеннями, групами) за порядком і правилами, встановленими для обліку особового складу органу Держприкордонслужби.

Функціональний контроль за діяльністю відділів (відділень, груп) здійснює кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Добова відомість у кадровому підрозділі Адміністрації Держприкордонслужби не ведеться.

4. Військовослужбовці Державної прикордонної служби України, які перебувають у довготерміновому закордонному відрядженні з охорони закордонних дипломатичних установ України, обліковуються у списку військовослужбовців Державної прикордонної служби України, які перебувають у довготерміновому закордонному відрядженні з охорони закордонних дипломатичних установ України (додаток 13), кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

5. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби протягом року здійснює перевірку стану роботи з ведення обліку військовослужбовців і працівників в органах Держприкордонслужби.

1. Начальник органу Держприкордонслужби про смерть (загибель) військовослужбовця зобов’язаний у день встановлення смерті (загибелі) особисто повідомити телеграмою або телефоном керівника територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого). У телеграмі або телефоном він повідомляє дату і причину смерті (загибелі) військовослужбовця.

У разі смерті (загибелі) військовослужбовців Державної прикордонної служби України, які тимчасово відряджені до закордонної дипломатичної установи України для виконання завдань з фізичної охорони, керівник цієї установи інформує письмово Адміністрацію Держприкордонслужби та Міністерство закордонних справ України.

2. Смерть (загибель) військовослужбовця повинна бути зареєстрована в органах реєстрації актів цивільного стану, а військовослужбовців, які перебувають за кордоном, - у дипломатичних представництвах (консульських установах) України.

3. Військовослужбовці, які померли від захворювання або загинули в результаті подій, стихійного лиха і нещасних випадків, а також безвісти відсутні, після встановлення причин смерті (загибелі), розслідування причин відсутності й отримання підтвердних документів виключаються наказом по особовому складу зі списків особового складу органу Держприкордонслужби.

У наказі на кожного померлого (загиблого) військовослужбовця зазначаються посада, військове звання, прізвище, ім'я та по батькові; особистий номер; рік і місце народження; дата призову на військову службу, яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (військовим комісаріатом) призваний (зазначити і область), а відносно військовослужбовців військової служби за контрактом - дата прийняття на військову службу за контрактом, з якої причини й коли помер (загинув) і чи пов'язана смерть із виконанням обов'язків військової служби; де й коли похований або кому передано тіло для поховання (ступінь споріднення, прізвище, ім'я та по батькові, адреса поховання), прізвище, ім'я та по батькові дружини (батька, матері або іншого близького родича) та її (його) домашня адреса. На безвісно відсутніх та оголошених померлими - число, місяць, рік народження, з якого часу в Державній прикордонній службі, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання сім’ї, яка знаходиться на утриманні, за потреби місце поховання.

При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки діагноз хвороби, причина, через яку настала смерть.

З метою встановлення причинного зв’язку смерті (загибелі) начальник органу Держприкордонслужби направляє клопотання до Центральної військово-лікарської комісії Держприкордонслужби, яка виносить відповідну постанову. До клопотання додаються біографічна довідка, копія лікарського свідоцтва про смерть, копія свідоцтва про смерть, паспорт здоров’я (медична книжка), акт розслідування нещасного випадку (випадку смерті), що стався, акт про нещасний випадок (випадок смерті), що стався з військовослужбовцем під час виконання ним обов’язків військової служби, якщо цей нещасний випадок (випадок смерті) визнано таким, що стався з військовослужбовцем під час виконання ним обов’язків військової служби, або акт про нещасний випадок (випадок смерті), що стався з військовослужбовцем не під час виконання ним обов’язків військової служби, якщо цей нещасний випадок (випадок смерті) визнано таким, що стався з військовослужбовцем не під час виконання ним обов’язків військової служби.

4. Наказ по особовому складу є підставою для відправки в територіальний центр комплектування та соціальної підтримки сповіщення про смерть (загибель) військовослужбовця, відправки за належністю власних речей, цінностей і особистих документів померлого (загиблого), а також для внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовця зі списків особового складу органу Держприкордонслужби.

5. Сповіщення про смерть (загибель) (додаток 14) військовослужбовця складається у двох примірниках. Перший примірник сповіщення разом із свідоцтвом про смерть, отриманим від органів реєстрації актів цивільного стану або з дипломатичних представництв (консульських установ) України, висилається керівнику територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї (родичів) військовослужбовця не пізніше наступного дня після видання наказу по особовому складу про виключення військовослужбовця зі списків особового складу органу Держприкордонслужби. Сповіщення підписується начальником органу і засвідчується гербовою печаткою з умовним найменуванням. Одночасно із сповіщенням до територіального центру комплектування та соціальної підтримки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом, крім того, висилаються витяги з наказів про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби. Другі примірники сповіщень про смерть (загибель) зберігаються у справі органу Держприкордонслужби.

На померлих (загиблих) осіб рядового, сержантського, старшинського складу строкової військової служби, курсантів одночасно з відправкою сповіщення про смерть (загибель) до територіального центру комплектування та соціальної підтримки відправляється іменний список безповоротних втрат особового складу (додаток 15).

6. На померлих (загиблих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом, крім сповіщення про смерть (загибель), органи Держприкордонслужби надсилають за підпорядкованістю донесення про смерть (загибель) (додаток 16), а на безвісно відсутніх - витяг з наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби з доданням до нього копій рішення суду.

7. На підставі наказу по особовому складу в книзі алфавітного обліку військовослужбовців строкової військової служби або в книзі алфавітного обліку осіб офіцерського складу (осіб рядового, сержантського складу військової служби за контрактом) робиться запис: дата і причина смерті (загибелі) військовослужбовця, місце поховання, номер наказу про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, коли, кому та за яким номером вислано сповіщення про смерть (загибель).

8. На всі власні речі, цінності й особисті документи померлого (загиблого) складається акт (додаток 17) у двох примірниках. Акт підписується комісією, призначеною письмовим наказом органу Держприкордонслужби, і затверджується начальником органу Держприкордонслужби.

9. Власні речі, цінності й особисті документи померлих (загиблих) не пізніше наступного дня після видання наказу по особовому складу про виключення їх зі списків особового складу органу Держприкордонслужби підлягають відправленню:

власні речі, цінності, витяги з наказів командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотокартки - сім’ї або близьким родичам померлого (загиблого). Якщо місце проживання сім’ї померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме, то всі речі, цінності і документи пересилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця для передачі рідним померлого (загиблого);

державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки для вручення їх сім’ї нагородженого. Передача сім’ї (родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом;

у разі відсутності у померлого нагородженого спадкоємців державні нагороди і документи про нагородження мають бути передані на зберігання державі;

військові квитки, обліково-послужні картки осіб рядового, сержантського, старшинського складу направляються до районного (об’єднаного, міського) військового комісаріату за місцем проживання сім’ї померлого (загиблого), а якщо місце проживання сім’ї невідоме - до територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) на військову службу. Ці документи перед відправкою звіряються з останніми обліковими даними органу Держприкордонслужби, а на першій сторінці робиться запис про дату смерті військовослужбовця;

службові посвідчення військовослужбовців знищуються в установленому порядку.