Про внесення змін до Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

15. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються в підрозділі документального забезпечення органу Держприкордонслужби.

Інші примірники наказів або витяги з них обов'язково висилаються до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік осіб, зазначених у наказах, і до органів Держприкордонслужби, де ці особи перебувають на видах забезпечення та за місцем їхньої служби.

Накази начальників (командирів) органів Держприкордонслужби можуть оголошуватися також електронними засобами зв'язку.

16. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання.

Розрахунок розсилки витягів із наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.

1. Особова справа (додаток 27) є однією з основних форм персонального обліку військовослужбовців і ведеться з метою всебічного вивчення їх ділових, моральних, інших якостей, необхідних для визначення порядку просування по службі та подальшого використання кадрів. Вона повинна відображати біографічні дані, проходження служби, трудову діяльність та інші відомості, що об'єктивно характеризують військовослужбовця.

2. До особової справи долучаються: контрольний листок звірок персональних даних військовослужбовця і його ознайомлення з особовою справою (додаток 28), послужний список (додаток 29), анкета (додаток 30), Військова присяга, атестаційний лист, протокол обчислення вислуги років для виплати процентної надбавки за вислугу років, зобов'язання про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю, службову та конфіденційну інформацію (додаток 31), подання до звільнення з військової служби (додаток 32), розрахунок вислуги років на пенсію, аркуш обліку стажу плавання (додаток 33), аркуш обліку виконання стрибків з парашутом (додаток 34), аркуш обліку роботи водолаза під водою (додаток 35), аркуш обліку участі у бойових діях, під час дії воєнного стану; часу проходження служби, протягом якого особа брала участь в антитерористичній операції; періоду проходження служби у військовому резерві під час безпосередньої участі в антитерористичній операції, під час безпосередньої участі в здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів; часу проходження служби, протягом якого особа брала безпосередню участь у здійсненні заходів, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв'язку із збройною агресією Російської Федерації проти України (додаток 36), аркуш обліку льотної роботи (додаток 37), а також контракти про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, витяги з наказів по особовому складу.

Крім того, до особової справи додаються: матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України (додаток 38) (заява (рапорт) про зарахування на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України, висновок про зарахування на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України (додаток 39), рішення ВЛК встановленої форми, матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України, у тому числі й результати висновків спеціальної перевірки, службові матеріали на працівників, які працювали в Державній прикордонній службі України перед зарахуванням на військову службу за контрактом), матеріали, які характеризують військовослужбовця в період проходження військової служби в Державній прикордонній службі України (додаток 40), подання до призначення (додаток 41), подання до присвоєння військового звання (додаток 42), нагородні листи, плани з наставництва, індивідуальний план роботи з особою, зарахованою до кадрового резерву, висновок про результати перебування в кадровому резерві, інші документи, що характеризують військовослужбовця), архівно-довідкові матеріали (додаток 43).

Особисте розпорядження на випадок загибелі (смерті) про виплату одноразової грошової допомоги та особисте розпорядження на випадок захоплення в полон або заручником, інтернування в нейтральних державах або зникнення безвісти про виплату належного грошового забезпечення, складені військовослужбовцями, які проходять військову службу за контрактом, та військовослужбовцями офіцерського складу, зберігається в особовій справі таких військовослужбовців в конверті 2.

Особисті розпорядження, складені іншими військовослужбовцями, військовозобов'язаними, резервістами, призваними на навчальні (перевірочні) та спеціальні збори чи для проходження служби у військовому резерві, зберігаються разом з їх обліково-послужними документами.

До кожної особової справи долучаються біографічна довідка та контрольна картка (додаток 44).

3. Особова справа й додатки до неї розміщуються в спеціальній папці, зразок якої наведено в додатку 45.

4. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), які характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на особовий склад кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби.

Записи в особову справу військовослужбовців робляться відповідно до вимог складання і ведення облікових документів з урахуванням особливостей, викладених у цій Інструкції.

5. Особові справи офіцерів вперше складаються в закладах освіти одночасно з підготовкою матеріалів до присвоєння первинного офіцерського звання курсантам (слухачам), що закінчують військові заклади освіти.

Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом складаються:

у кадрових підрозділах - на кандидатів для проходження військової служби за контрактом з числа військовослужбовців базової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період та військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період;

у підрозділах комплектування - на кандидатів, які оформляються для проходження військової служби за контрактом (у тому числі служби у військовому резерві) у Держприкордонслужбі, кандидатів на навчання в закладах освіти Держприкордонслужби.

6. При прийнятті осіб сержантського і старшинського складу на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу їх особові справи не перескладаються, а ведуться в органах Держприкордонслужби за місцем їх служби.

На колишніх військовослужбовців Держприкордонслужби, які проходили кадрову військову службу та військову службу за контрактом і повторно прийняті на військову службу до Держприкордонслужби, ведуться особові справи, які отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки. У разі отримання з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки повідомлень про відсутність їх особових справ, в органах Держприкордонслужби оформляються нові особові справи.

7. На військовослужбовців, переведених до Держприкордонслужби з інших військових формувань або правоохоронних органів, оформляються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до архівно-довідкових матеріалів особової справи.

8. Особові справи військовослужбовців Держприкордонслужби, які переведені з інших міністерств, та центральних органів виконавчої влади, а також прийняті на військову службу в Держприкордонслужбі із запасу, підлягають додатковому оформленню відповідно до вимог цієї Інструкції.

9. Складання особових справ і внесення відповідних записів до них здійснюються тільки визначеними посадовими особами кадрових підрозділів (далі - посадові особи).

Посадові особи, на яких покладені обов'язки обліку ведення та зберігання особових справ, повинні:

знати правила обліку, ведення та зберігання особових справ, визначених цією Інструкцією;

не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних військовослужбовців, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків.

Складання особових справ військовослужбовцями на самих себе забороняється.

10. Вилучення з особової справи окремих документів проводиться лише з дозволу начальника (командира) органу Держприкордонслужби. У внутрішньому описі робиться запис про те, коли вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби та гербовою печаткою.

11. Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами своєї особової справи військовослужбовцем здійснюється в присутності посадової особи, яка забезпечує її ведення і облік, не рідше одного разу на рік, про що робиться відповідний запис у контрольному листку звірок.

12. Послужний список - призначений для внесення відомостей про військовослужбовця, його близьких осіб та документального відображення проходження ним військової служби.

Послужний список заповнюється посадовою особою кадрового підрозділу (підрозділу комплектування) відповідно до розподілу повноважень на підставі особистих документів військовослужбовців (кандидатів на військову службу за контрактом) або їх копій, засвідчених у встановленому законодавством порядку, власноруч написаної анкети, наказів та інших відомостей.

Достовірність записів у послужному списку військовослужбовець (кандидат на військову службу за контрактом) засвідчує своїм підписом. Послужний список підписується посадовою особою, яка його склала, засвідчується підписом керівника кадрового підрозділу (підрозділу комплектування) і скріплюється печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби. Записи в послужному списку робляться без скорочень та виправлень, власноруч, чітким розбірливим почерком. Для зручності в роботі дозволяється робити записи в послужному списку друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки.

13. Складені послужні списки ведуться протягом усієї військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише в разі повної втрати придатності з дозволу начальника (командира) органу Держприкордонслужби.

При заповненні послужних списків дозволяється застосовувати невеликі штампи відповідно до розмірів граф послужного списку.

14. Біографічна довідка заповнюється відповідно до відомостей послужного списку та інших матеріалів, які долучені до особової справи військовослужбовця. У разі складання нової довідки попередня вилучається з особової справи і знищується.

15. Запис про складання Військової присяги здійснюється на титульному аркуші послужного списку, а текст присяги, підписаний військовослужбовцем, підшивається в його особову справу.

Якщо військовослужбовець Військову присягу склав до зарахування на службу за контрактом, запис про це робиться на титульному аркуші послужного списку на підставі військово-облікового документа.

16. Аркуші документів, підшитих в особову справу, не нумеруються. У внутрішні описи вносяться найменування всіх підшитих або приєднаних до справи документів і кількість аркушів цих документів. Раніше складені описи перескладанню не підлягають. Під час пересилання особових справ описи документів не засвідчуються.

17. Особові справи військовослужбовців Держприкордонслужби зберігаються:

в Адміністрації Держприкордонслужби - начальників регіональних управлінь, органів центрального підпорядкування, військовослужбовців Адміністрації Держприкордонслужби та підрозділів, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, військовослужбовців, які проходять військову службу (навчання строком понад один рік) за кордоном, військовослужбовців, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням їх на військовій службі з виключенням зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, військовослужбовців, які прикомандировані до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим чи місцевих рад;

у регіональних управліннях - начальників (командирів) підпорядкованих органів Держприкордонслужби та їх перших заступників, військовослужбовців, безпосередньо управління регіональних управлінь та підрозділів, які безпосередньо підпорядковані регіональному управлінню, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу;

в органах Держприкордонслужби - військовослужбовців, які зараховані до списків особового складу цього органу (крім окремо поіменованих).

18. Організація роботи з обліку, ведення та зберігання особових справ покладається на начальників регіональних управлінь, начальників (командирів) органів Держприкордонслужби та органів забезпечення.

19. Особові справи підлягають реєстрації відповідно до порядку ведення обліку документів, що містять службову інформацію.

У кадровому підрозділі особові справи також реєструються в книгах обліку особових справ військовослужбовців (за категоріями - окремо осіб офіцерського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу).

Книги обліку особових справ військовослужбовців ведуться за відповідною формою та щороку за одним і тим самим номером включаються до номенклатури справ. Якщо особова справа знімається з обліку, у книзі обліку особових справ військовослужбовців записуються: куди надіслана особова справа, дата і номер супровідного листа або порядковий номер книги обліку особових справ, які знаходяться на архівному зберіганні.

Облік особових справ здійснюється за реєстраційними номерами за книгами обліку особових справ військовослужбовців (за категоріями - окремо осіб офіцерського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу), які присвоюються під час надходження особової справи до органу Держприкордонслужби.

При присвоєнні особам рядового, сержантського і старшинського складу офіцерських звань їх особові справи підлягають реєстрації у Книзі обліку особових справ осіб офіцерського складу.

20. В органах Держприкордонслужби, де знаходяться до 100 особових справ військовослужбовців, особові справи зберігаються в алфавітному порядку за прізвищами та номерами, за більшої кількості особових справ вони зберігаються за номерами. При номерному зберіганні особових справ ведеться додаткова картотека, яка складається з алфавітних карток (додаток 46).

Особові справи зберігаються в металевих (дерев'яних) шафах, які опечатуються печаткою відповідальної за зберігання посадової особи кадрового підрозділу, у спеціально обладнаних для цього приміщеннях. Доступ особам, які не мають відношення до обліку, ведення і зберігання особових справ, заборонено.

21. Кадровим підрозділам органів Держприкордонслужби для забезпечення швидкого та зручного ведення обліку особових справ дозволяється додатково здійснювати автоматизований облік з дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах" та "Про захист персональних даних".

22. Для службового користування особова справа видається тільки з дозволу керівника кадрового підрозділу під підпис у контрольній картці, яка до повернення особової справи зберігається в працівника кадрового підрозділу, який забезпечує зберігання особових справ. Забороняється користування особовими справами поза службовими приміщеннями кадрового підрозділу та в позаслужбовий час. Контроль за поверненням особових справ у сховище здійснюється працівниками кадрового підрозділу.

23. У разі вибуття військовослужбовця до нового місця служби його особова справа в місячний строк надсилається до органу Держприкордонслужби, у який призначений військовослужбовець.

24. Особові справи на військовослужбовців, направлених для подальшого проходження служби до інших міністерств і центральних органів виконавчої влади, у місячний строк надсилаються до центрального органу виконавчої влади, у розпорядження якого направлений військовослужбовець.

25. У разі переміщення військовослужбовця, який проходив службу в розвідувальному органі Адміністрації Держприкордонслужби, до інших органів Держприкордонслужби кадровим підрозділом розвідувального органу в місячний строк здійснюється виготовлення несекретного примірника особової справи, до якої залучаються матеріали, які не мають грифа секретності і надсилаються до органу Держприкордонслужби, у який призначений військовослужбовець. Особові справи, які мали гриф секретності, після виключення зі списків особового складу розвідувального органу військовослужбовця надсилаються на зберігання до Галузевого архіву.

26. Перевірка порядку обліку, ведення та зберігання особових справ здійснюється щороку під час роботи комісії з питань перевірки обліку особового складу. Крім того, така перевірка проводиться в разі заміщення особи, яка забезпечує зберігання особових справ.

Результати перевірки відображаються в акті, який складається в довільній формі в одному примірнику, затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби. У вищий за рівнем підпорядкування орган управління в п'ятиденний строк з дня закінчення перевірки направляється донесення про результати перевірки.

27. Особові справи військовослужбовців, виключених зі списків особового складу органів Держприкордонслужби, надсилаються:

звільнених з військової служби в місячний строк з дати виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби - до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки;

загиблих (померлих), визнаних рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошених померлими або щодо яких встановлено факт смерті після спливу одного року з дня виключення зі списків особового складу - до Галузевого архіву.

28. На військовослужбовця, який направляється для участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, оформляється виїзна справа, до якої залучаються:

рапорт військовослужбовця з клопотанням про направлення за кордон;

подання до призначення;

копія доповнення до контракту про проходження військової служби в Державній прикордонній службі України про умови і порядок проходження військової служби в складі національного персоналу, що направляється за кордон;

анкета;

витяг з послужного списку, сформований на підставі пункту 13 послужного списку;

довідка ВЛК про придатність до проходження військової служби за кордоном;

копія паспорта громадянина України;

копія документа, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до закону);

копія документів про освіту;

копія свідоцтва про укладення шлюбу (розірвання шлюбу);

службова характеристика;

погодження підрозділу військової контррозвідки щодо виїзду за кордон;

фотокартка розміром 9 Ч 12 см.

Копії документів, що долучаються до виїзної справи, та фотокартка завіряються в установленому законодавством порядку.

На останній сторінці подання робиться запис: "Виїзну справу перевірив. Облікові дані відповідають дійсності. Начальник відділу кадрів (військове звання, підпис, власне ім'я і прізвище)".

29. Після закінчення участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки виїзні справи залучаються до особових справ військовослужбовців.

30. У разі дострокового повернення військовослужбовця, який брав участь у міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, в Україну у виїзній та особовій справах робиться запис про це із зазначенням підстав та дати повернення. Запис засвідчується підписом начальника кадрового підрозділу та скріплюється гербовою печаткою органу Держприкордонслужби.

1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому розділом II, з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.

2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:

на особовий склад, який перебуває на військовій службі (здійснює трудову діяльність), а також військовослужбовців, які проходили службу у військовому резерві за контрактом та призвані на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, - облікові документи, які велися на нього в органі в мирний час;

на військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, - особові справи та обліково-послужні картки, отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.

3. Персональний облік військовослужбовців, призваних на військову службу, ведеться в книгах алфавітного обліку військовослужбовців окремо від обліку військовослужбовців військової служби за контрактом.

4. Штатно-посадовий облік військовослужбовців ведеться в книзі штатно-посадового обліку особового складу без розподілу за видами військової служби.

5. Особові справи військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, обліковуються в книгах обліку особових справ окремо від обліку особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу.

6. Особовий склад, який прибув з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки для комплектування органу Держприкордонслужби під час проведення мобілізації, визначений за підсумками вивчення посадовими особами пункту прийому особового складу (окремими його елементами), придатними до призначення на посаду, зараховується в день прибуття до списків особового складу органу Держприкордонслужби в порядку, установленому цією Інструкцією. Призначення (переміщення) військовослужбовців здійснюється відповідно до номенклатури посад призначення наказами по особовому складу відповідних начальників (командирів) органів Держприкордонслужби. Ці накази є підставою для визначення посадового становища особового складу, занесення відомостей про них до облікових документів, виписки та видачі їм документів, що посвідчують особу.

7. Військовозобов'язаним, призваним на військову службу під час мобілізації, на особливий період, і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, початком проходження військової служби вважається день, визначений частиною першою статті 24 Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу".

Особам, які прибули із запасу під час проведення мобілізації безпосередньо до органів Держприкордонслужби або перебували на цей час на навчальному зборі, у разі відсутності запису територіального центру комплектування та соціальної підтримки про дату призову відмітки про дату їх призову робляться у їх військово-обліковому документі.

До отримання особами, призваними із запасу, службового посвідчення Держприкордонслужби у військово-облікові документи, які вони отримали в територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі.

8. Особові справи та обліково-послужні картки військовослужбовців, призначених під час дії особливого періоду в органи Держприкордонслужби, які не беруть участі у бойових діях, надсилаються в установленому законодавством порядку до органів Держприкордонслужби, у які вони вибули.

9. При направленні військовослужбовців для подальшого проходження військової служби до органів Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, особові справи та обліково-послужні картки пересилаються до органів, визначених Адміністрацією Держприкордонслужби.

10. Кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби після отримання з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки особових справ, обліково-послужних карток на військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, за призовом осіб офіцерського складу, вилучають ідентифікаційні жетони з особистими номерами (за їх наявності) і вручають їх військовослужбовцям.

У разі відсутності у військовослужбовця, призваного на військову службу за призовом під час мобілізації, ідентифікаційного жетона з особистим номером йому в установленому цією Інструкцією порядку присвоюється особистий номер і видається ідентифікаційний жетон з особистим номером.

11. У підрозділах, кораблях (катерах, суднах забезпечення), органах Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:

документи персонального та штатно-посадового обліку органів Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, направляються і ведуться в органах, визначених Адміністрацією Держприкордонслужби. Кількісний (статистичний) облік особового складу ведеться в спосіб, який забезпечує командирів (начальників) достовірними даними про кількісний і якісний склад органів Держприкордонслужби для прийняття рішень щодо їх доукомплектування;

у підрозділах, зокрема заставах, відділах, комендатурах, кораблях (катерах, суднах забезпечення) на всіх військовослужбовців ведеться іменний список особового складу (додаток 47);

при перевезенні особового складу на літаках, вертольотах, кораблях і суднах кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, що перевозяться, на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель, судно іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 48), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки. Другий примірник залишається в органі Держприкордонслужби.

12. Начальникам (командирам) органів Держприкордонслужби забороняється:

направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів та органу Держприкордонслужби;

самовільно заносити до списків особового складу органу Держприкордонслужби військовослужбовців інших органів Держприкордонслужби (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою). Військовослужбовці, які відстали від своїх органів Держприкордонслужби, направляються до місця служби, якщо інше не визначено Адміністрацією Держприкордонслужби.

13. Командири підрозділів, у тому числі рот, застав, відділів, комендатур, зобов'язані:

перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;

незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;

щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому начальнику (командиру) про наявність і втрати особового складу.

14. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), захворювання, поранення (травми, контузії, каліцтва) та з інших причин, у підрозділах органу Держприкордонслужби ведеться в такому порядку:

у відділенні, взводі, заставі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, начальники (командири) відділень, застав, командири взводів доповідають своєму безпосередньому начальнику (командиру) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;

у роті, відділі прикордонної служби, комендатурі, окремому підрозділі - на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається іменний список особового складу, який вибув зі строю (додаток 49), і щодня подається начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби.

15. У кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби іменні списки особового складу, який вибув зі строю, що подали керівники підрозділів, звіряються з даними обліку закладу охорони здоров'я (підрозділів) Держприкордонслужби. В іменних списках робиться відмітка, хто з поранених і хворих перебуває в закладах охорони здоров'я (підрозділах) органу Держприкордонслужби, хто вибув з органу через захворювання, поранення (контузію, травму або каліцтво) та з інших причин, і не перебував у закладах охорони здоров'я (підрозділах) Держприкордонслужби.

16. Загиблі, померлі, визнані в установленому законодавством порядку безвісно відсутніми, оголошені померлими військовослужбовці або стосовно яких встановлено факт смерті, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби наказами по особовому складу відповідно до глави 2 розділу II цієї Інструкції.

17. На підставі наказів про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби в книгах алфавітного обліку військовослужбовців органу Держприкордонслужби робляться відповідні записи.

18. Про прибуття на лікування всіх військовослужбовців, які направлені безпосередньо до закладів охорони здоров'я і яких було підібрано на полі бою й на морі, та тих, які прибули особисто без медичної картки з районів бойових дій, керівники цих закладів не пізніше наступного дня після їх прибуття повідомляють за допомогою засобів зв'язку або поштою начальників (командирів) органів Держприкордонслужби, у списках особового складу яких перебувають такі військовослужбовці. У разі відсутності відомостей про місце проходження військової служби керівники закладів охорони здоров'я повідомляють Адміністрацію Держприкордонслужби.

19. Військовослужбовці, які перебували на лікуванні (реабілітації), направляються закладами охорони здоров'я до органів Держприкордонслужби, де вони проходили службу до поранення (хвороби), якщо інше не визначено Адміністрацією Держприкордонслужби.

20. Особові справи військовослужбовців, яким призначено покарання у виді позбавлення волі або обмеження волі, надсилаються до Галузевого архіву кадровими підрозділами органів Держприкордонслужби після тримісячного строку зберігання.

21. Статистичний облік особового складу в особливий період ведеться кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби відповідно до донесень та звітів регіональних управлінь та органів Держприкордонслужби за формою, установленою Адміністрацією Держприкордонслужби.

22. При втраті документів персонального обліку особового складу кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової втрати облікових документів кадрові підрозділи регіональних управлінь повинні негайно отримати від підпорядкованих органів іменні списки особового складу, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником вищого органу управління.

У випадку загибелі особового складу органу Держприкордонслужби внаслідок застосування ворогом зброї масового ураження кадрові підрозділи регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби зобов'язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості й встановлення прізвищ, власних імен, по батькові (за наявності), військових звань загиблих.

23. Під час дії воєнного стану військовослужбовцю, який був позбавлений військового звання, начальник (командир) органу Держприкордонслужби наказом по особовому складу присвоює військове звання солдата (матроса), оголошує службове становище військовослужбовця військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, після чого такий військовослужбовець призначається на посаду осіб рядового складу та продовжує проходити військову службу до припинення або скасування воєнного стану.

24. Під час дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок у районах активних бойових дій визначається начальником (командиром) органу Держприкордонслужби самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

25. Під час дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між начальником (командиром) органом Держприкордонслужби та працівником.

1. Особовий склад, який безповоротно вибув з органів Держприкордонслужби внаслідок загибелі (смерті) та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони розподіляються на бойові та інших загиблих (померлих).

До бойових безповоротних втрат належать особи, які:

загинули під час виконання бойових завдань;

загинули від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї;

померли внаслідок поранення (контузії, травми або каліцтва), хвороби та з інших причин під час безпосередньої участі у заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв'язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, перебування в полоні (у заручниках) або інтернування незалежно від місця смерті;

загинули (померли), визнані у встановленому законом порядку безвісно відсутніми, оголошені померлими або стосовно яких встановлено факт смерті внаслідок подій і нещасних випадків, пов'язаних із виконанням обов'язків військової служби під час безпосередньої участі в заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв'язку з військовою агресією Російської Федерації проти України.

До інших загиблих (померлих) належать особи, які:

померли від захворювання та з інших причин, не пов'язаних з участю в бойових діях;

вчинили самогубство;

загинули (померли), визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими або стосовно яких встановлено факт смерті від необережного поводження зі зброєю, через порушення заходів безпеки, внаслідок позастатутних взаємовідносин, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов'язаних з виконанням обов'язків військової служби під час безпосередньої участі в заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв'язку з військовою агресією Російської Федерації проти України.

2. В органах Держприкордонслужби персональний облік безповоротних втрат особового складу в особливий період ведеться в книгах обліку безповоротних втрат і за іменними списками безповоротних втрат особового складу (додаток 50).

Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по особовому складу окремо на кожну категорію особового складу в алфавітному порядку в трьох примірниках із розподілом безповоротних втрат кожної категорії особового складу на бойові та інших загиблих (померлих).

Іменні списки звіряються з даними статистичного обліку втрат і подаються до кадрового підрозділу органу вищого рівня управління.

У разі повернення військовослужбовця, включеного до іменного списку безповоротних втрат особового складу, або з'ясування, що він перебуває на лікуванні, про це в той самий день оголошується в наказі по особовому складу і доповідається в орган вищого рівня управління, а також сповіщається територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, якому відправлено повідомлення.

3. У регіональному управлінні персональний облік безповоротних втрат особового складу управління, підрозділів забезпечення, обслуговування і підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться в кадровому підрозділі. Облік ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу, поданими підпорядкованими органами, та іменними списками безповоротних втрат особового складу управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування.

Після перевірки іменних списків, які надійшли з підпорядкованих органів, та іменних списків управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування кадрові підрозділи регіональних управлінь складають загальний іменний список безповоротних втрат, перший примірник якого надсилають до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби.

Другий примірник іменного списку зберігається в регіональному управлінні.

4. У закладах охорони здоров'я Держприкордонслужби облік померлого (загиблого) особового складу із числа постійного складу ведеться відповідно до глави 6 розділу II цієї Інструкції.

5. На особовий склад, який загинув (помер) на шляху прямування в складі команди, складається акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування (додаток 51), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником закладу охорони здоров'я Держприкордонслужби, який здійснював супроводження команди.

Другий примірник акта передається до державного або комунального закладу охорони здоров'я, до якого передали тіло загиблого (померлого).

Перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, куди прибула команда.

6. Орган Держприкордонслужби, який прийняв команду, на підставі акта на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, наказом по особовому складу виключає військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, зі списків особового складу і включає їх до іменного списку безповоротних втрат особового складу, а до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сімей (родичів) загиблих (померлих) висилає сповіщення про смерть (загибель).

7. Військовослужбовці, які загинули на шляху прямування, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби і включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу після прибуття корабля (судна) в пункт призначення.

8. Загальний облік безповоротних втрат у Державній прикордонній службі України здійснюється кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

1. В органах Держприкордонслужби на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, складається іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, і перебувають в органах Держприкордонслужби (додаток 52), у двох примірниках окремо на кожну групу військовослужбовців.

Перший примірник іменного списку надсилається до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби за підпорядкованістю, другий примірник зберігається в органі Держприкордонслужби.

Начальники (командири) органів Держприкордонслужби зобов'язані забезпечити своєчасне надсилання іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці.

2. У випадку смерті військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, на шляху прямування до органу Держприкордонслужби або під час перебування в ньому складається окремий іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені із заручників або вийшли з оточення поодинці, і на шляху прямування до органів Держприкордонслужби або під час перебування в них померли (додаток 53).

3. Контроль за своєчасним і правильним наданням органами Держприкордонслужби іменних списків, зазначених у пунктах 1, 2 цієї глави, покладається на начальників кадрових підрозділів регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби.

4. У разі прибуття військовослужбовці, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені із заручників, у тому числі які вийшли з оточення поодинці, до закладів охорони здоров'я Держприкордонслужби, керівник закладу охорони здоров'я Держприкордонслужби протягом доби письмово повідомляє Адміністрацію Держприкордонслужби та керівників органів Держприкордонслужби, у яких проходили службу ці військовослужбовці.

1. Під час складання та ведення всіх облікових документів особливу увагу слід звертати на повноту, точність і достовірність записуваних даних, дотримуючись при цьому таких вимог:

записи здійснюють стисло, розбірливо, без зайвих пояснень. У всіх випадках, якщо у формі чи поясненні до неї потрібно підтвердити наведені дані наказами або іншими документами, обов'язково вказуються назва виду, номер і дата відповідного документа;

записи олівцем в облікових документах роблять у випадках, передбачених цією Інструкцією;

перекреслювати записи в облікових документах забороняється. У разі виявлення помилок у записі, їх виправлення проводиться на підставі підтверджених відповідними документами даних і завіряється підписом посадової особи, яка забезпечує ведення обліку особового складу. Виправлення, внесені до послужного списку, засвідчуються підписом керівника кадрового підрозділу або його заступника та гербовою печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби;

прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) пишуться в облікових документах без скорочень, при цьому прізвище пишеться великими літерами. Забороняється в документах замість власного імені та по батькові (за наявності) писати ініціали, крім випадків, передбачених у самому документі;

якщо в заголовках і підзаголовках граф документів передбачається надання відповідей на декілька питань, відповіді надаються в послідовності поставлених запитань. Відповіді на питання "так", "ні" або прочерки замість відповідей не допускаються;

військові звання зазначаються повністю;

відомості про освіту - на підставі дипломів, свідоцтв, інших документів про закінчення закладів освіти, а також наказів закладів освіти Держприкордонслужби по особовому складу. При цьому послідовно записують найменування закладів освіти і роки їх закінчення;

у відомостях про сімейний стан, вказують "неодружений (незаміжня)", "одружений (заміжня)", "вдова (удівець)". Відомості записують на підставі свідоцтв, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, рішень судів. Слово "неодружений (незаміжня)" записується простим олівцем;

відомості про травми (поранення, контузії, каліцтва), отримані під час ведення бойових дій, записуються на підставі довідки про обставини травми (поранення, контузії, каліцтва). При цьому вказується характер травми (поранення, контузії, каліцтва), коли й де вони отримані;

записи в трудовій книжці під час прийому на роботу, при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні робитися відповідно до законодавства із посиланням на статтю (пункт) закону чи іншого нормативно-правового акта.

2. Усі зміни військового звання, посади, освіти, сімейного стану мають своєчасно вноситися в документи обліку особового складу.

3. Під час складання відомостей про чисельність особового складу слід дотримуватися таких вимог:

кожний військовослужбовець (працівник) обліковується у відомостях тільки в одному із органів Держприкордонслужби;

військовослужбовці (працівники), які тимчасово вибули у відрядження, до закладів охорони здоров'я, закладів освіти для складання вступних іспитів, на навчання, без виключення зі списків особового складу органів Держприкордонслужби, указуються у відомостях тих органів Держприкордонслужби, де вони перебувають у списках особового складу і звідки тимчасово вибули;

військовослужбовці (працівники), які вибули з органу Держприкордонслужби напередодні складання відомостей, але не встигли прибути на день складання відомості в інший орган Держприкордонслужби, у вищих органах управління включаються в облікову чисельність того органу Держприкордонслужби, з якого вони вибули.