Сповіщення на особисті речі померлого (загиблого) складається начальником речової служби органу Держприкордонслужби і підписується начальником (командиром) цього органу.
12. У разі смерті (загибелі) працівника на службі в органі Держприкордонслужби сім'ю або близьких родичів померлого сповіщають засобами зв'язку. Письмові (телеграмні) сповіщення про смерть (загибель) працівника висилають у разі проживання сім'ї або родичів померлого (загиблого) в іншій місцевості або за кордоном. Ці сповіщення висилаються у відповідні територіальні центри комплектування та соціальної підтримки або закордонні дипломатичні установи України за місцем проживання сім'ї або родичів померлого (загиблого) працівника за формою, встановленою для військовослужбовців.
13. Відправлення особистих речей, цінностей та документів загиблих (померлих) працівників проводяться в порядку, установленому пунктами 7 - 11 цієї глави з урахуванням таких особливостей:
особисті документи працівників відправляються (передаються):
паспорти громадянина України - в органи реєстрації актів цивільного стану, які реєструють смерть, або близьким родичам померлого (загиблого), якщо вони займаються реєстрацією смерті;
трудові книжки - сім'ям (близьким родичам) померлого (загиблого);
військово-облікові документи - у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки за місцем перебування на військовому обліку.
7. Особливості обліку окремих категорій особового складу
1. Облік резервістів, які в добровільному порядку прийняті на службу у військовому резерві (далі - резервісти), ведеться:
штатно-посадовий та персональний - у кадрових підрозділах;
статистичний - у мобілізаційних підрозділах.
2. Персональний облік резервістів ведеться в книгах алфавітного обліку військовослужбовців окремо від обліку осіб, які проходять військову службу в органі Держприкордонслужби.
3. Призначення на посади або зарахування в розпорядження відповідних начальників (командирів) військовослужбовців, які направляються за кордон для участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки, здійснюється наказом по особовому складу за результатом вивчення виїзних справ, оформлених кадровим підрозділом органу Держприкордонслужби, у якому проходять службу військовослужбовці.
Після закінчення участі в міжнародних операціях з підтримання миру і безпеки військовослужбовці призначаються на посади в органах Держприкордонслужби з дотриманням вимог Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, затвердженого Указом Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115 (далі - Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України).
4. Військовослужбовці, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном, в органах Держприкордонслужби та в регіональних управліннях обліковуються в списку військовослужбовців, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном (додаток 14).
5. Військовослужбовців, які направляються за кордон на навчання строком понад один рік, виключаються зі списків особового складу та всіх видів забезпечення органу Держприкордонслужби на підставі наказу про зарахування в розпорядження Голови Державної прикордонної служби України.
Військовослужбовці, які направляються за кордон на дипломатичні посади або з метою охорони закордонних дипломатичних установ України, виключаються зі списків особового складу та всіх видів забезпечення органу Держприкордонслужби на підставі наказу про зарахування їх у розпорядження Голови Державної прикордонної служби України та на речове забезпечення в Окрему комендатуру охорони і забезпечення.
6. Військовослужбовці Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном у закордонних дипломатичних установах України (на дипломатичних посадах або з метою охорони закордонних дипломатичних установ) або участі в міжнародній операції з підтримання миру і безпеки, або перебувають на навчанні обліковуються кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби в списку військовослужбовців Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном (додаток 15).
Військовослужбовці Держприкордонслужби, які проходять військову службу за кордоном з метою охорони закордонних дипломатичних установ, крім того, обліковуються в книзі алфавітного обліку військовослужбовців, які закінчили підготовку для проходження військової служби за кордоном (додаток 16).
7. Облік військовослужбовців, які проходять навчання за кордоном строком понад один рік, відряджених до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням їх на військовій службі з виключенням зі списків особового складу органу Держприкордонслужби, військовослужбовців, які прикомандировані до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим чи місцевих рад ведеться кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.
8. Військовослужбовці, яким військову службу призупинено, обліковуються в кадрових підрозділах у книзі обліку тимчасово відсутнього й тимчасово прибулого до органу Держприкордонслужби особового складу як такі, яким військову службу призупинено.
9. Військовослужбовці в разі набрання законної сили вироком суду, яким призначено покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, звільняються з посад і зараховуються в розпорядження відповідних начальників (командирів) органів наказом по особовому складу.
Підготовка та організація відправлення засудженого військовослужбовця до дисциплінарного батальйону здійснюється відповідно до Порядку відбування покарання засуджених військовослужбовців у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 04 червня 2021 року № 155, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 26 серпня 2021 року за № 1124/36746.
Час відбування засудженими військовослужбовцями покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні до вислуги років і вислуги років у військовому званні не зараховується, про що робиться запис у пункті 13 послужного списку.
Про повернення військовослужбовця до органу Держприкордонслужби начальник (командир) цього органу повідомляє начальника органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України, у зоні діяльності якого дислокується орган Держприкордонслужби, та командира дисциплінарного батальйону:
засобами зв'язку - у день прибуття військовослужбовця до органу Держприкордонслужби;
письмово - не пізніше наступного дня.
8. Облік особового складу і порядок організації переміщення його по службі, відрядження військовослужбовців і передислокації органів Держприкордонслужби
1. Переміщення по службі, відрядження військовослужбовців здійснюються як у межах, так і за межі органу Держприкордонслужби:
у межах органу Держприкордонслужби - наказом по особовому складу начальника (командира) цього органу;
у межах регіонального управління - наказом начальника регіонального управління;
в інших випадках - наказом Голови Державної прикордонної служби України або згідно з визначеними ним повноваженнями посадовою особою з числа його заступників.
2. Строк відрядження особового складу визначається в наказі по особовому складу та не може перевищувати строків, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".
3. Направлення військовослужбовців до закладів освіти, навчальних центрів Держприкордонслужби проводиться організовано командами в супроводі начальників команд відповідно до наказів (директив) Адміністрації Держприкордонслужби, до закладів освіти Міністерства оборони України, інших військових формувань та правоохоронних органів - самостійно, після одержання виклику з закладу освіти з дозволу Адміністрації Держприкордонслужби.
4. Особи, які переміщуються по службі з одного органу Держприкордонслужби до іншого, вирушають до нового місця служби самостійно. В інших випадках самостійне пересування військовослужбовців допускається за рішенням керівника органу Держприкордонслужби.
5. Для супроводження груп (команд) військовослужбовців базової військової служби призначається особовий склад у кількості відповідно до кількості особового складу, яка виділяється для супроводження груп (команд) військовослужбовців базової військової служби (додаток 17).
Начальник (старший) групи (команди) забезпечує дотримання військової дисципліни особового складу, підтримання порядку, своєчасне виконання завдання, схоронність зброї, боєприпасів і майна.
Начальнику (старшому) групи (команди) забороняється під час прямування змінювати встановлений маршрут руху, перебувати окремо від групи (команди), залишати особовий склад у пунктах пересадки, відпускати військовослужбовців для заїзду в населені пункти, не передбачені завданням.
6. Після прибуття до місця призначення начальник (старший) групи (команди) або військовослужбовець, який прямує самостійно, зобов'язаний негайно з'явитися до посадової особи, у розпорядження якої вони (він) прибули (прибув особовий склад, який він супроводжував), і здати всі належні документи у структурні підрозділи (кадрові, ресурсного та фінансового забезпечення управління органу Держприкордонслужби).
Після повернення з відрядження до органу Держприкордонслужби начальник (старший) групи (команди), який супроводжував групу (команду, військовослужбовця), зобов'язаний доповісти начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби про своє прибуття до місця проходження військової служби і здати всі належні документи у структурні підрозділи органу Держприкордонслужби.
7. Підготовка та направлення варт, організація їх служби здійснюється відповідно до Статуту гарнізонної та вартової служб Збройних Сил України, затвердженого Законом України від 24 березня 1999 року № 550-XIV.
8. Контроль за переміщенням військовослужбовців і команд здійснює підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов'язків) з організації повсякденної діяльності.
9. Про переміщення, відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців щодня зобов'язані доповідати:
у підрозділ з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби - посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів регіональних управлінь і посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів органів центрального підпорядкування;
у підрозділ організації повсякденної діяльності штабів регіональних управлінь - посадові особи з організації повсякденної діяльності штабів органів Держприкордонслужби, які входять структурно до складу регіонального управління.
Про переміщення (прибуття, вибуття), відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців інформується підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов'язків) з організації повсякденної діяльності. Інформування забезпечує посадова особа, за напрямом діяльності якої здійснюється переміщення, відрядження груп (команд), а також окремих військовослужбовців або військовослужбовець особисто.
10. У доповіді зазначаються, згідно з чиїм розпорядженням, коли, куди прямують військовослужбовці, вид транспорту, мета відрядження, військове звання, посада та прізвище начальника (старшого) групи (команди), коли повинні прибути в пункт призначення.
11. Про військовослужбовців, які без поважних причин не прибули на службу в разі звільнення з частини, призначення (переведення), з відрядження, відпустки або із закладу охорони здоров'я, або самовільно залишили місце розташування органу чи підрозділу Держприкордонслужби, начальники (командири) органів (підрозділів) доповідають засобами зв'язку - негайно, а після трьох діб відсутності - письмово.
12. Контроль за пересуванням здійснюють:
в Адміністрації Держприкордонслужби в робочі дні - підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов'язків) з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, зміна оперативно-чергової служби Адміністрації Держприкордонслужби - постійно;
в інших органах Держприкордонслужби в робочі дні - підрозділ (посадова особа, на яку покладено виконання обов'язків) з організації повсякденної діяльності, оперативно-чергова служба - постійно.
13. Начальник (командир) органу Держприкордонслужби зобов'язаний організувати зустріч, доставку та розміщення військовослужбовців у підрозділах, а доставку тих, хто вибуває, - у пункти відправлення транспортних засобів.
14. Посадові особи, на яких покладено контроль за переміщенням військовослужбовців та команд, зобов'язані:
приймати, передавати та доповідати керівництву інформацію про переміщення військовослужбовців усередині та за межами органу Держприкордонслужби;
вести журнал контролю за переміщенням груп, команд і військовослужбовців, які прямують самостійно (додаток 18);
у разі вибуття військовослужбовців до інших органів Держприкордонслужби повідомляти про це органи вищого рівня управління та орган Держприкордонслужби, куди вони відряджаються, про що робити відмітку в журналі контролю за переміщенням груп, команд і військовослужбовців, які прямують самостійно, у графі приміток.
15. Про прибуття військовослужбовців до нового місця служби, відрядження, закладу охорони здоров'я, закладів освіти тощо уповноважені особи, визначені в пункті 12 цієї глави, інформують про це органи Держприкордонслужби, звідки прибули військовослужбовці.
16. Відомості про вибуття, прибуття особового складу передаються:
у робочий час - підрозділу (посадовій особі, на яку покладено виконання обов'язків) з організації повсякденної діяльності Адміністрації Держприкордонслужби, підрозділам (посадовим особам, на яких покладено виконання обов'язків) з організації повсякденної діяльності регіональних управлінь, керівникам заінтересованих органів Держприкордонслужби, оперативно-черговій службі;
у неробочий час - оперативно-черговій службі за підпорядкованістю.
17. Начальники (командири) органів Держприкордонслужби (начальники закладів охорони здоров'я Держприкордонслужби) при направленні військовослужбовців базової військової служби на лікування (реабілітацію) (після лікування, реабілітації) зобов'язані групувати команди із призначенням начальників груп, команд із числа офіцерів (сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом), які прямують у тих самих напрямках, з понеділка по четвер кожного тижня (за винятком невідкладної медичної допомоги) із придбанням для них квитків, організовувати супровід на вокзал із посадкою у вагон (зустрічати їх). Дату та час відправлення (прибуття), прізвища начальників команд, номер поїзда і вагона повідомляти заінтересованому органу Держприкордонслужби, посадовим особам, на яких відповідно до цієї Інструкції покладено функції контролю, та оперативно-черговій службі по телефону.
18. Якщо група (команда) або військовослужбовці, які прямують самостійно, своєчасно не прибули до пункту призначення, начальники (командири) органів Держприкордонслужби, у списках особового складу яких вони перебувають або з яких такі військовослужбовці вибули для подальшого проходження військової служби, вживають заходів для з'ясування причин їх відсутності.
Розшук груп (команд) і військовослужбовців, які прямують самостійно, що не прибули до місця призначення в установлений строк, покладається на керівників органів Держприкордонслужби, які направляли їх у відрядження (для подальшого проходження військової служби).
19. Після завершення строків відрядження військовослужбовці негайно направляються до своїх органів Держприкордонслужби.
20. Припис (додаток 19) і посвідчення про відрядження (додаток 20) створюються та пересилаються за допомогою інформаційно-комунікаційних мереж. У такому разі приписи і посвідчення про відрядження підписуються уповноваженою на це посадовою особою із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.
21. У визначеному законодавством порядку військовослужбовцям і працівникам надаються щорічні та додаткові відпустки.
Черговість надання особовому складу щорічних основних і додаткових відпусток визначається графіком надання щорічних основних і додаткових відпусток особовому складу (додаток 21), який затверджується начальником (командиром) органу Держприкордонслужби, де проходять службу (працюють) військовослужбовці (працівники), і доводиться до відома кожної особи в частині, що її стосується, під підпис.
У разі вибуття у відпустку військовослужбовця йому видається відпускний квиток (додаток 22).
Відпускний квиток створюється та пересилається за допомогою інформаційно-комунікаційних мереж. У такому разі відпускний квиток підписується уповноваженою на це посадовою особою із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.
Вибуття військовослужбовців у щорічні відпустки здійснюється безпосередньо з підрозділів, у яких вони проходять службу.
Відпустки за сімейними обставинами та з інших поважних причин, для лікування у зв'язку з хворобою або для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва) за висновком (постановою) військово-лікарської комісії (далі - ВЛК) військовослужбовцям, відрядженим до інших органів Держприкордонслужби, можуть надаватися начальниками (командирами) органів Держприкордонслужби за місцем такого відрядження. Посадова особа, яка надала таку відпустку, письмово інформує про це начальника (командира) органу Держприкордонслужби, який направив військовослужбовця у відрядження.
22. Оформлення відпускних квитків, приписів, направлень до закладів охорони здоров'я, посвідчень про відрядження військовослужбовцям у паперовому вигляді здійснюється в разі відсутності технічної можливості їх оформлення за допомогою інформаційно-комунікаційних мереж.
23. Реєстрація і видача оформлених у паперовому вигляді відпускних квитків, приписів, направлень до закладів охорони здоров'я, посвідчень про відрядження військовослужбовцям підрозділів з окремим місцем дислокації в органах Держприкордонслужби, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби (регіональному управлінню), керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, здійснюються в органах Держприкордонслужби, де такі підрозділи дислокуються на підставі отриманих наказів (розпоряджень) Адміністрації Держприкордонслужби (регіонального управління).
24. Реєстрація і видача відпускних квитків, приписів, направлень до закладів охорони здоров'я, посвідчень про відрядження військовослужбовцям органів забезпечення Держприкордонслужби, які безпосередньо підпорядковані Адміністрації Держприкордонслужби, керівники яких не уповноважені видавати накази по особовому складу, здійснюються керівниками цих органів Держприкордонслужби на підставі отриманих наказів (розпоряджень) Адміністрації Держприкордонслужби.
25. Під час передачі (передислокації, перепідпорядкування) органів Держприкордонслужби із складу одного регіонального управління до складу іншого начальники (командири) органів Держприкордонслужби в наказі по особовому складу оголошують штатну й спискову чисельність особового складу і подають у відповідні регіональні управління за місцем старої і нової дислокації (підпорядкування) донесення про склад і чисельність вибулого (прибулого) особового складу, а в регіональне управління колишнього підпорядкування - довідку про переміщення особового складу за звітний період.
9. Організація роботи в органах Держприкордонслужби щодо розшуку особового складу
1. Облік запитів громадян щодо розшуку особового складу, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства.
2. Загальна координація роботи із встановлення місць можливого знаходження військовослужбовців Держприкордонслужби покладається:
в органах Держприкордонслужби - на заступників начальника (командира), до посадових обов'язків яких належить робота з персоналом;
в Адміністрації Держприкордонслужби - на директора Департаменту персоналу.
3. Організація роботи щодо розшуку військовослужбовців, місцезнаходження яких тимчасово не встановлено, покладається:
в Адміністрації Держприкордонслужби - на підрозділ внутрішньої та власної безпеки;
у регіональних управліннях та органах Держприкордонслужби - на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби.
4. Організація взаємодії та обміну інформації із членами сімей військовослужбовців, місцезнаходження яких тимчасово не встановлено, громадськими, волонтерськими, ветеранськими організаціями з питань розшуку та встановлення місцезнаходження військовослужбовців Держприкордонслужби покладається:
в Адміністрації Держприкордонслужби - на підрозділ соціального супроводу;
у регіональних управліннях та органах Держприкордонслужби - на начальників регіональних управлінь, органів Держприкордонслужби.
5. Для підвищення ефективності організаційних і практичних заходів щодо розшуку військовослужбовців Держприкордонслужби, місцезнаходження яких тимчасово невідомо, в органах Держприкордонслужби утворюються робочі групи, які очолюють:
в Адміністрації Держприкордонслужби - директор Департаменту персоналу;
у регіональних управліннях, органах Держприкордонслужби - заступник начальника регіонального управління, органу Держприкордонслужби з персоналу.
До складу робочих груп залучаються офіцери підрозділів морально-психологічного забезпечення, соціального супроводу, кадрів, оперативно-розшукової, повсякденної діяльності, внутрішньої та власної безпеки, юридичного забезпечення, міжнародного співробітництва, прикордонно-представницької роботи, охорони здоров'я, фінансово-економічних підрозділів та інші.
До складу робочих груп за згодою можуть також залучатися представники ветеранських, профспілкових, громадських і волонтерських організацій.
10. Присвоєння військовослужбовцям особистих номерів у Державній прикордонній службі України
1. Усім військовослужбовцям, які перебувають на військовій службі, присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час перебування на військовій службі.
Особистий номер військовослужбовця Держприкордонслужби складається з великої літери українського алфавіту "П" та шестизначного числа (наприклад, П-123456) і гравірується на ідентифікаційному жетоні. Опис ідентифікаційного жетона з особистим номером військовослужбовця Державної прикордонної служби України наведено в додатку 23 до цієї Інструкції.
2. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:
Голови Державної прикордонної служби України - особам одночасно з присвоєнням первинного військового звання офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу осіб офіцерського складу, переведення до Держприкордонслужби військовослужбовців з інших військових формувань та правоохоронних органів і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу Держприкордонслужби;
посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - особам рядового, сержантського і старшинського складу, які прийняті (призвані) на військову службу до Держприкордонслужби і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу органів Держприкордонслужби;
керівників закладів освіти Держприкордонслужби - особам рядового складу, які направлені для проходження базової військової служби до Держприкордонслужби і яким не були присвоєні особисті номери із зарахуванням до списків особового складу закладу освіти Держприкордонслужби.
3. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби.
У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, особисті номери записуються в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає, після власного імені, по батькові (за наявності) військовослужбовця або до розділу "особливі відмітки", які засвідчуються підписом відповідного начальника кадрового підрозділу і скріплюються гербовою печаткою.
Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїм близьким родичам для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.
4. Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів з особистими номерами здійснюється під підпис на титульній сторінці послужного списку особової справи (обліково-послужної картки) із зазначенням дати отримання. Наприклад: "Ідентифікаційний жетон з особистим номером (П-000000) одержав 25 серпня 2016 року (підпис військовослужбовця)".
У мирний час отриманий ідентифікаційний жетон з особистим номером військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі в документі, що посвідчує особу військовослужбовця.
У разі приведення в бойову готовність (в особливий період, під час ведення бойових дій) ідентифікаційний жетон з особистим номером закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться на шиї військовослужбовця.
5. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця, здають до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби ідентифікаційний жетон з особистим номером для прикріплення його до особової справи (обліково-послужної картки).
6. Ідентифікаційні жетони з особистими номерами військовослужбовців, виключених зі списків особового складу, звільнених у зв'язку з набранням законної сили обвинувальним вироком суду, яким призначено покарання у виді позбавлення волі, обмеження волі, позбавлення військового звання чи позбавлення права обіймати певні посади, прикріплюються до особових справ (обліково-послужних карток) військовослужбовців і надсилаються до територіального центру комплектування та соціальної підтримки, де вони перебували на військовому обліку до призову (направлення, прийняття), на військову службу.
7. У разі втрати ідентифікаційного жетона з особистим номером особистий номер, який був присвоєний військовослужбовцю, не змінюється, а замість втраченого видається дублікат за таким самим номером.
8. Загальний облік ідентифікаційних жетонів з особистими номерами та забезпечення ними органів Держприкордонслужби здійснюється структурним підрозділом забезпечення (ресурсного, тилового) Адміністрації Держприкордонслужби.
9. У кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби ідентифікаційні жетони з особистими номерами обліковуються в журналі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців (додаток 24) у день їх одержання чи видачі на підставі одержаного наряду або відповідних наказів про присвоєння особистих номерів.
10. Заявки на виготовлення дублікатів ідентифікаційних жетонів з особистими номерами складаються на підставі клопотань начальників (командирів) органів Держприкордонслужби.
Виготовлення дублікатів жетонів здійснюється за рахунок осіб, які їх втратили (у разі встановлення вини).
11. На начальників (командирів) органів Держприкордонслужби покладається контроль за наявністю жетонів у військовослужбовців.
12. Щороку до 01 січня органами Держприкордонслужби до кадрового підрозділу вищого органу управління подається звіт про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям (додаток 25) та потребу в жетонах.
11. Порядок підготовки та видання наказів по особовому складу Державної прикордонної служби України
1. Накази по особовому складу (з кадрових питань), зразки яких наведено в додатку 26, готуються відповідно до вимог законодавства з питань документування управлінської інформації в електронній формі, з урахуванням особливостей, які визначаються законодавством з питань проходження військової служби.
2. В органах, у яких запроваджено систему електронного документообігу, накази по особовому складу складаються в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
3. Титульні аркуші наказів формулюються від імені начальників (командирів) органів Держприкордонслужби, яким надано право видавати накази. У наказах вказується дійсне найменування органу Держприкордонслужби.
4. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі особового складу органу Держприкордонслужби:
продовження військової служби за новим контрактом, призупинення та припинення (розірвання) контракту або продовження його дії (строку);
присвоєння, пониження та поновлення у військовому званні;
призначення на посади (у тому числі при зміні найменування посади, військово-облікової спеціальності, військового звання за штатом, посадового окладу), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;
направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;
направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України;
прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, обраними народними депутатами України або у зв'язку з призначенням на виборну посаду, на яку особи обираються на місцевих виборах або затверджуються відповідною радою на підставі офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів;
відрядження до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі;
залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;
призупинення, поновлення та продовження військовослужбовцю військової служби;
звільнення з військової служби;
прийняття до Держприкордонслужби із зарахуванням їх до списків особового складу з інших військових формувань, правоохоронних органів, присвоєння особистих номерів;
прийняття (призов) на військову службу;
зарахування слухачами військових закладів освіти, ад'юнктами, докторантами, закінчення військових закладів освіти, ад'юнктури, докторантури;
виключення зі списків особового складу, у тому числі померлих, загиблих і позбавлених військового звання;
присвоєння особистих номерів;
надання відпусток особовому складу за сімейними обставинами без збереження грошового забезпечення, у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а також, якщо дитина потребує домашнього догляду тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення нею шестирічного віку.
Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:
посадове становище особового складу у зв'язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;
нагородження (заохочення) Головою Державної прикордонної служби України, іншими начальниками (командирами) органів Держприкордонслужби;
зміна прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), особистого номера.
У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) органу Держприкордонслужби (установи, закладу), якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.
5. Посадове становище особового складу у зв'язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби, зміною прізвищ, власних імен, по батькові (за наявності), а також виключення зі списків особового складу померлих (загиблих), визнаних рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошених померлими або щодо яких встановлено факт смерті військовослужбовців, а також позбавлених військових звань оформлюються наказами по особовому складу начальників (командирів) органів Держприкордонслужби незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих начальників (командирів) здійснюється наказами їхніх прямих начальників.
Зміна власного імені, прізвища, по батькові (за наявності) військовослужбовця (працівника) після перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:
військовослужбовцям - начальника (командира) органу, у якому військовослужбовець перебуває в списках особового складу;
працівникам - начальника (командира) органу, який прийняв працівника на роботу.
Підставою для видання наказів по особовому складу у зазначених вище випадках є:
накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;
свідоцтва органів державної реєстрації актів цивільного стану про зміну імені, смерть;
рапорт (заява) з повідомленням про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності);
постанова ВЛК про причинний зв'язок захворювання, травми (поранення, контузії, каліцтва), які призвели до загибелі (смерті) військовослужбовця Держприкордонслужби, і причину смерті;
рішення судів про визнання безвісно відсутніми, оголошення померлими, встановлення факту смерті, позбавлення військових звань військовослужбовців.
6. Реалізація накладених дисциплінарних стягнень у виді пониження в посаді, пониження військового звання на один ступінь, звільнення з військової служби за службовою невідповідністю здійснюється виключно наказами по особовому складу.
7. Проєкти наказів по особовому складу готуються відповідно до вимог, визначених Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55.
У наказах Голови Державної прикордонної служби України, начальників регіональних управлінь після вступної частини посередині сторінки зазначається найменування органу Держприкордонслужби, у якому визначається службове становище військовослужбовців.
У зведених наказах по особовому складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття (призов) на військову службу, зарахування до списків особового складу та на всі види забезпечення, призупинення військової служби, продовження військової служби за новим контрактом, призупинення контракту або продовження його дії (строку) контракту, присвоєння і поновлення у військовому званні, призначення, переведення, зарахування в розпорядження, про вступ на посаду, направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад, направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, відрядження до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, звільнення з військової служби, виключення зі списків особового складу та всіх видів забезпечення (у зв'язку зі звільненням з військової служби або переміщенням за межі органу), виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України (померлих, загиблих, визнаних рішенням суду безвісно відсутніми чи оголошених померлими або щодо яких встановлено факт смерті, позбавлених військового звання).
При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
Накази по особовому складу стосовно працівників опрацьовуються окремо. Прийом на роботу та звільнення з роботи працівника оформлюються у вигляді індивідуальних наказів.
При включенні до наказу кількох пунктів однієї тематики вони об'єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторюватися не повинен.
За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної.
Далі зазначаються військове звання, великими літерами прізвище військовослужбовця, на якого поширюється дія наказу, і малими (крім першої) - власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за військовим званням, а потім за алфавітом.
У кожному пункті наказу зазначається підстава щодо його видання (рапорт військовослужбовця, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії, подання тощо).
8. Органи Держприкордонслужби в наказах вказуються за їх дійсним найменуванням.
При призначенні військовослужбовців на посади в органи Держприкордонслужби з дійсними найменуваннями, які не підлягають розголошенню, ці органи вказуються тільки за умовним найменуванням, а посади військовослужбовців - за скороченими найменуваннями, вказаними в штатах.
9. У наказах про закінчення військовослужбовцем спеціальних курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказуються оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.
У разі закінчення заочної форми навчання посади, які обіймають військовослужбовці, у пунктах наказів не вказуються.
10. Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця та поданими керівниками підрозділів, органів Держприкордонслужби матеріалами за встановленими цією Інструкцією формами.
11. Залежно від строків зберігання накази по особовому складу мають окрему нумерацію та позначаються індексами "-ВВ" або "-ОС". Індексом "-ВВ" позначаються накази зі строком зберігання до 5 років: про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, накладення стягнень, надання щорічних оплачуваних відпусток, їх продовження та відкликання з них, канікулярних відпусток, відпусток за сімейними обставинами із збереженням грошового забезпечення, для лікування у зв'язку з хворобою, для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва), додаткових відпусток після звільнення військовослужбовців з полону та відкликання з них, відпусток у зв'язку з навчанням, направлення на лікування (обстеження, реабілітацію), звільнення від виконання службових обов'язків у зв'язку з хворобою або для догляду за хворою дитиною. Решта наказів по особовому складу позначаються індексом "-ОС".
У наказах начальників (командирів) органів Держприкордонслужби в обов'язковому порядку зазначаються:
про призначення (переміщення) на посаду, зарахування в розпорядження відповідних начальників (командирів) - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця, його особистий номер, на яку посаду призначається (у розпорядження якого начальника (командира) органу Держприкордонслужби зараховується), посада з якої звільняється, та пункт Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, відповідно до вимог якого здійснюється призначення (переміщення, зарахування в розпорядження). При зарахуванні в розпорядження у зв'язку з обранням запобіжного заходу в кримінальній справі у виді домашнього арешту чи тримання під вартою, крім вищезазначеного, вказується необхідність припинення, з дня фактичного взяття під варту чи перебування під домашнім арештом, виплату грошового забезпечення;
про присвоєння чергових військових звань - військове звання, яке присвоюється військовослужбовцю, наявне військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) та особистий номер військовослужбовця. У разі присвоєння військовослужбовцю військового звання "полковник" достроково або на один ступінь вище військового звання, передбаченого штатом, додатково вказується посада військовослужбовця, яку він обіймає;
про продовження військової служби за новим контрактом, дії або строку контракту - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, строк контракту, з якого часу та на який період (строк) продовжено дію (строк) контракту;
про прийняття (призов) на військову службу із запасу - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовозобов'язаного, про присвоєння особистого номера, якщо до призову (прийняття) на військову службу не було присвоєно, найменування посади, на яку призначається. При прийнятті на військову службу за контрактом додатково зазначається строк, на який укладено контракт, строк випробування (у разі встановлення). Військовослужбовцям, які мають спеціальні звання, додатково може бути присвоєно військове звання в порядку переатестації;
про зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, звідки прибув для подальшого проходження служби та з якого часу. Якщо військовослужбовець прибув у розпорядження відповідного начальника (командира) органу Держприкордонслужби, він призначається на посаду номенклатури призначення начальника (командира) органу, якщо інше не визначено регіональним управлінням або Адміністрацією Держприкордонслужби;
про вступ на посаду - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, за якою приступив до виконання обов'язків та з якого часу, які надбавки виплачувати, у якому обсязі та з якого часу, яку премію встановити і за який період.
Дозволяється об'єднувати в один пункт наказу зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби та вступ на посаду військовослужбовців базової військової служби та військовослужбовців, які призвані територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки і прибули для комплектування органу Держприкордонслужби;
про тимчасове виконання обов'язків - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, яку займає, посада, за якою покладається тимчасове виконання обов'язків (вакантною чи не вакантною), на який строк та з якого часу. У пункті наказу може бути вказано вступ до тимчасового виконання обов'язків за посадою;
про зарахування слухачами, ад'юнктами, докторантами - найменування закладу освіти, вид і форма навчання, спеціальність та з якого часу, з абзацу - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер і займана посада військовослужбовця;
про надання відпустки за сімейними обставинами без збереження грошового забезпечення, відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, найменування відпустки, тривалість відпустки та з якого часу;
про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а також відпустки, якщо дитина потребує домашнього догляду тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення нею шестирічного віку, та зарахування в розпорядження у зв'язку з наданням такої відпустки - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, з якої звільнити, найменування відпустки, тривалість відпустки та з якого часу;
про відрядження військовослужбовців до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки із залишенням на військовій службі - найменування державного органу, військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, з якої звільнити;
про залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, до якого часу залишити;
про продовження строків перебування на посадах - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада, до якого часу продовжити;
про направлення військовослужбовців з Держприкордонслужби до інших військових формувань з виключенням зі списків особового складу Державної прикордонної служби України - у розпорядження якого керівника військового формування направити, військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада;
про зарахування військовослужбовця в розпорядження Голови Державної прикордонної служби України у зв'язку з вибуттям у довготривале закордонне відрядження - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, посада, з якої звільняється, найменування закордонної дипломатичної установи і держави, до якої відряджається військовослужбовець, строк відрядження.
Наказ про зарахування в розпорядження складається на підставі наказу Міністерства закордонних справ України про призначення військовослужбовця на відповідну штатну посаду закордонної дипломатичної установи;
про звільнення з військової служби в запас (відставку) - пункт, його зміст, частина, стаття Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу", відповідно до якої здійснюється звільнення військовослужбовця (куди звільняється - в запас чи у відставку), військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер військовослужбовця, займана посада та рішення щодо надання права носіння військової форми одягу;
про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби у зв'язку зі звільненням з військової служби - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, ким виданий наказ про звільнення з військової служби, його дата, номер, із зазначенням статті звільнення, вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні на день звільнення, час на здавання справ і посади, тривалість відпустки, з якого часу надати, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток, грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної основної відпустки та додаткових відпусток або відрахування із грошового забезпечення за дні відпустки, що були використані в рахунок тієї частини календарного року, яка залишилася після звільнення військовослужбовця, які необхідно здійснити виплати: матеріальної допомоги на оздоровлення, додаткових грошових винагород, одноразової грошової допомоги при звільненні, у якому розмірі та за який строк військової служби, остаточна дата закінчення проходження військової служби, до якого територіального центру комплектування та соціальної підтримки направити на військовий облік;
про виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби у зв'язку з переміщенням за межі органу - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, ким виданий наказ про переміщення та куди, його дата та номер, час на здавання справ і посади, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток, інформація про виплату матеріальної допомоги на оздоровлення, соціальної допомоги, додаткової грошової винагороди та остаточну дату виключення зі списків особового складу;
про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності) - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) до зміни, особистий номер, займана посада, далі вказується прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) після зміни.
про надання щорічних відпусток - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, найменування відпустки, її тривалість із зазначенням часу, необхідного для проїзду в межах України до місця проведення відпустки та назад, дата початку відпустки, дата повернення з відпустки. Якщо фактична дата повернення з відпустки не співпадає з датою, оголошеною наказом про надання відпустки, нова дата оголошується наказом по особовому складу;
про направлення у відрядження - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер, посада, пункт призначення, найменування органу Держприкордонслужби або організації чи установи, куди відряджено військовослужбовця, дата початку, строк та мета відрядження. У разі прибуття з відрядження раніше строку, зазначеного в наказі про відрядження, нова дата прибуття оголошується наказом по особовому складу. Рішення про продовження строку відрядження начальник (командир) органу Держприкордонслужби приймає після прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби на підставі його рапорту, про що видається відповідний наказ;
про направлення на лікування (обстеження, реабілітацію) - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер, найменування закладу охорони здоров'я, дата вибуття, мета;
про звільнення від виконання службових обов'язків у зв'язку з хворобою або для догляду за хворою дитиною - військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), особистий номер, строк звільнення, дата початку звільнення, дата, коли військовослужбовець має приступити до виконання службових обов'язків.
12. Проєкти наказів до подання їх на підпис начальнику (командиру) органу Держприкордонслужби повинні бути перевірені (вичитані), звірені з документами персонального обліку військовослужбовців та завізовані працівником кадрового підрозділу, який створив документ, його керівником, посадовими особами бухгалтерських, юридичних служб і інших відділів (відділень, служб), кого стосується документ, заступниками начальника (командира) органу Держприкордонслужби відповідно до розподілу функціональних повноважень.
13. Витяги з наказів по особовому складу робляться в таких випадках:
за запитом прокуратури, суду, органу досудового розслідування;
прийняття (призов) та звільнення з військової служби;
для надсилання в територіальні центри комплектування та соціальної підтримки з метою повідомлення про прийняття на військову службу за контрактом військовозобов'язаних, жінок і військовослужбовців за призовом (направленням);
зарахування до списків особового складу органів Держприкордонслужби, призначення на посаду, якщо структурні підрозділи дислокуються не на одній території;
в інших випадках, не передбачених цією Інструкцією, якщо виникає потреба в документальному підтвердженні питань проходження військової служби, - за запитом відповідних органів.
Витяги з наказів по особовому складу засвідчуються підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби.
14. Накази по особовому складу реєструються в загальному діловодстві органу Держприкордонслужби. Нумерація їх реєстрації щороку починається з першого номера.
При зміні номера чи найменування органу Держприкордонслужби накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цього органу видаються тільки після призначення на посаду за новим найменуванням (номером) начальника (командира) цього органу. Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.