Про затвердження деяких форм обліку та подання інформації, повязаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення (Форми NN 1-ФМ, 2-ФМ, 3-ФМ, 4-ФМ, 5-ФМ, 6-ФМ)

у разі реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу в інформаційно-аналітичній системі Держфінмоніторингу;

у разі подання інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

у разі призначення (звільнення) відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу або особи, що тимчасово виконує його обов'язки в суб'єкті первинного фінансового моніторингу (відокремленому підрозділі);

при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

при зміні відомостей про відокремлений підрозділ;

при зміні відомостей про відповідального працівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) або особи, що тимчасово виконує його обов'язки;

у разі припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу).

2.2. Форма N 1-ФМ заповнюється за такими правилами:

у разі, якщо форма N 1-ФМ з відомостями про суб'єкта первинного фінансового моніторингу та призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) суб'єкта первинного фінансового моніторингу надсилається вперше, заповнюються розділи I, II, III та V, при цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "первинне" без заповнення поля 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ";

при заповненні форми N 1-ФМ відомостями про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу та призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) відокремленого підрозділу заповнюються розділи I, IV та V. Поля 010-030, 050 "Ідентифікатор суб'єкта в ІАС ДКФМУ" розділу I заповнюються реквізитами суб'єкта первинного фінансового моніторингу. Якщо форма N 1-ФМ для відповідного відокремленого підрозділу надсилається вперше, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "первинне", поле 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" не заповнюється, у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу. У разі подання додаткового повідомлення з відомостями про відокремлений підрозділ у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "додаткове", у полях 051 "Ідентифікатор відокремленого підрозділу в ІАС ДКФМУ" та 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу;

розділ I заповнюється обов'язково в усіх випадках подання форми N 1-ФМ до Держфінмоніторингу;

розділи II та III форми N 1-ФМ заповнюються відомостями про суб'єкта первинного фінансового моніторингу при першому поданні до Держфінмоніторингу форми N 1-ФМ та в разі зміни одного з реквізитів суб'єкта первинного фінансового моніторингу, зазначених у цих розділах, або в разі припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

розділ IV заповнюється при поданні відомостей про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу, при першому та наступних поданнях відомостей про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) у відокремленому підрозділі та в разі зміни одного з реквізитів відокремленого підрозділу, зазначених у цьому розділі, або у разі припинення діяльності відокремленого підрозділу;

розділ V заповнюється при першому та наступних поданнях відомостей про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) суб'єкта первинного фінансового моніторингу або відокремленого підрозділу. Пункти 1, 2, 3 розділу V, у разі необхідності, можуть бути заповнені одночасно, але лише стосовно відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) суб'єкта первинного фінансового моніторингу або відповідального працівника (або особи, що тимчасово виконує його обов'язки) відокремленого підрозділу цього суб'єкта;

при зміні загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу в розділах II, III або ж про відповідального (відповідальних) працівника (працівників) (розділ V) заповнюються тільки ті поля, у яких відбулися будь-які зміни, поле 040 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове". У разі зміни окремих реквізитів відокремленого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, зазначених у розділі IV чи V, обов'язково вказуються поля 320, 330 та поля, у яких відбулися зміни, поле 040 "Вид повідомлення (код)" у цьому разі кодується значенням "додаткове". У разі відсутності у відокремленого підрозділу власного ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ вказується код за ЄДРПОУ суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У колі в правому нижньому куті Картки реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб проставляється зразок печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу, який реєструється.

Картка підписується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу із зазначенням таких відомостей:

- повне найменування посади;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У разі, якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу приймає рішення щодо надання дозволу відокремленому підрозділу безпосередньо подавати до Держфінмоніторингу форму N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та N 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу", то при поданні інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта первинного фінансового моніторингу в колі "Зразок відбитка печатки" в правому нижньому куті форми N 1-ФМ "Картка реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) та відповідальних осіб" проставляється печатка відокремленого підрозділу. В інших випадках проставляється печатка суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу (форма N 2-ФМ, формується із послідовних записів про фінансову операцію, при цьому кожний запис складається із заповнених бланків форм за відповідними розділами. Усі записи в Реєстрі нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію. Бланки форм, передбачені розділом III реєстру, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо.

У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

Клієнт - будь-яка особа, що звертається за одержанням послуг або яка укладає договір з суб'єктом первинного фінансового моніторингу.

Контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції (контрагентом може виступати суб'єкт первинного фінансового моніторингу), при якій між клієнтом та контрагентом відбувається передача активів.

Фактичний вигодоодержувач (бенефіціар) - інша сторона фінансової операції, що є відмінною від клієнта та контрагента, та яка не діє від імені чи за дорученням клієнта або контрагента, та від імені або за дорученням якої не діють клієнт або контрагент, але яка фактично одержує вигоду від проведення цієї фінансової операції, чи на користь якої передається (або передбачено передачу) актив або здійснюється (передбачено здійснення) платіж в результаті проведення цієї фінансової операції.

Форма N 2-ФМ повинна включати відомості обов'язково щонайменше про двох учасників: клієнта та контрагента. У залежності від характеру фінансової операції форма N 2-ФМ може містити декілька відомостей про клієнтів, контрагентів та інших учасників фінансової операції згідно з довідником кодів типів осіб, що мають відношення до фінансової операції (додаток 8).

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу при визначенні особи, що має відношення до фінансової операції, та заповненні розділу III "Відомості про учасника фінансової операції" форми N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" користується наступним правилом: суб'єкт первинного фінансового моніторингу не може виступати у фінансовій операції, дані про яку він вносить у реєстр як клієнт.

Виправлення даних, внесених до реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не допускається. У разі допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису фіксується шляхом внесення тексту "АНУЛЬОВАНО" у поле "Додаткова інформація" розділу IV реєстру. У новому записі в реєстрі поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів у реєстрі.

При виправленні помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких не було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі слід обов'язково заповнити поле 450 "Дані про попереднє повідомлення та реєстрацію фінансової операції, що не взята на облік.

При виявленні помилок або неточностей у записах, інформацію щодо яких було взято на облік Держфінмоніторингом, у реєстрі також необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому в полях 690 та 700 зазначається відповідно порядковий номер фінансової операції, що корегується, у реєстрі і дата та час реєстрації фінансової операції, що корегується.