Про затвердження Положення про провадження діяльності з адміністрування недержавного пенсійного фонду

Відповідно до пункту 1 частини першої статті 7, статті 29, 30 Закону України "Про державне регулювання ринків капіталу та організованих товарних ринків", Закону України "Про недержавне пенсійне забезпечення" Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про провадження діяльності з адміністрування недержавного пенсійного фонду, що додається.

2. Визнати таким, що втратило чинність розпорядження Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, від 03 грудня 2013 року № 4400 "Про затвердження Положення про провадження діяльності з адміністрування недержавного пенсійного фонду", зареєстроване в Міністерстві юстиції України 04 лютого 2014 року за № 218/24995 (зі змінами).

3. Департаменту методології забезпечити подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Управлінню адміністративної діяльності забезпечити оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

5. Департаменту правового розвитку, після державної реєстрації рішення Міністерством юстиції України, забезпечити оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

6. Це рішення набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

7. Адміністраторам недержавних пенсійних фондів привести свою діяльність у відповідність до вимог цього Положення не пізніше 90 календарних днів після припинення або скасування воєнного стану.

8. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку А. Ільіна.

1. Це Положення установлює порядок провадження діяльності з адміністрування недержавного пенсійного фонду (далі – пенсійний фонд), зокрема:

обов’язки адміністратора пенсійного фонду, вимоги до організації та провадження ним діяльності з адміністрування пенсійного фонду;

правила персоніфікованого обліку учасників пенсійного фонду, у тому числі учасників накопичувальної системи загальнообов’язкового державного пенсійного страхування (далі – учасник накопичувальної системи пенсійного страхування), та порядок доступу до цієї інформації.

2. У цьому Положенні терміни вживаються у таких значеннях:

1) архівний документ – документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця і часу створення та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна;

2) банківські реквізити – назва банку, код МФО, ідентифікаційний код отримувача, IBAN (номер банківського рахунку);

3) виписка з індивідуального пенсійного рахунку – документ, який надається учаснику пенсійного фонду в письмовій (паперовій або електронній) формі і який підтверджує інформацію щодо суми належних йому пенсійних коштів та операцій щодо них протягом періоду, за який надається така виписка;

4) відомість персоніфікації пенсійних внесків (відомість персоніфікації) – документ у паперовій або електронній формі, який формується вкладником пенсійного фонду та є підставою для зарахування адміністратором пенсійних внесків на індивідуальні пенсійні рахунки учасників пенсійного фонду, на користь яких такі внески сплачено єдиним платежем;

5) документ, що дає змогу встановити особу, – паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт України, службовий паспорт України, а також національний паспорт іноземця або документ, що його замінює;

6) зареєстрована особа – фізична або юридична особа, на яку в системі персоніфікованого обліку відкрито відповідну облікову картку;

7) ідентифікаційний код – ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України;

8) КІС – комплексна інформаційно-комунікаційна система НКЦПФР;

9) код LEI – ідентифікаційний номер за міжнародним ідентифікатором юридичних осіб;

10) облікова картка – обліковий документ, що містить сукупність даних про зареєстровану особу або інший об’єкт обліку в системі персоніфікованого обліку;

11) операційний день — це робочий день, протягом якого адміністратор здійснює всі операції в системі персоніфікованого обліку пенсійного фонду;

12) офіційний канал зв’язку – засоби електронного кабінету користувача КІС;

13) пенсійний внесок – грошовий внесок вкладника пенсійного фонду, сплачений на користь учасника (учасників) пенсійного фонду відповідно до пенсійного контракту;

14) пенсійні накопичення накопичувальної системи пенсійного страхування – сума коштів, що обліковується на індивідуальному пенсійному рахунку учасника накопичувальної системи пенсійного страхування в Накопичувальному пенсійному фонді або пенсійному фонді – суб’єкті другого рівня, яка сформована за рахунок страхових внесків та інших надходжень до Накопичувального пенсійного фонду або пенсійного фонду – суб’єкта другого рівня;

15) пенсійні накопичення учасника – сума коштів, що обліковується на індивідуальному пенсійному рахунку учасника пенсійного фонду, яка сформована в системі недержавного пенсійного забезпечення за рахунок пенсійних внесків та інших надходжень до пенсійного фонду на користь такого учасника;

16) персоніфікований облік – збирання, оброблення, систематизація та зберігання передбачених законодавством про недержавне пенсійне забезпечення та цим Положенням відомостей про учасників недержавного пенсійного забезпечення та учасників накопичувальної системи пенсійного страхування, укладених договорів та надісланих заяв, відомостей про визначення їх прав на пенсійні виплати за рахунок коштів, накопичених на їх користь, а також обчислення розміру цих виплат;

17) представник – фізична або юридична особа, яка зобов’язана або має право вчиняти правочин від імені іншої сторони, яку вона представляє, відповідно до Цивільного кодексу України;

18) розрахунковий день – календарний день, за який здійснюється розрахунок чистої вартості активів, чистої вартості одиниці пенсійних активів та кількості одиниці пенсійних активів, а також інших даних, які необхідні для здійснення розрахунку зазначених показників. Розрахунковим днем є кожен календарний день року;

19) система персоніфікованого обліку учасників пенсійного фонду (система персоніфікованого обліку) – сукупність даних, зафіксованих у вигляді записів в електронних базах даних та/або в паперовій формі відповідно до законодавства;

20) спеціальний застосунок – це спеціалізований програмний продукт, що надає специфічні функції та спеціальні послуги вкладникам і учасникам пенсійного фонду через мережу (інтернет) за допомогою стандартизованих протоколів, дозволяючи їм взаємодіяти з адміністратором пенсійного фонду, обмінюватися даними, надсилати та отримувати інформацію у вигляді файлів (документи, зображення тощо) та автоматизувати процеси такої взаємодії, яка гарантує безпеку, захист від несанкціонованого доступу, шифрування, збереження інформації (документів), можливість резервного копіювання.

Інші терміни в цьому Положенні вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про недержавне пенсійне забезпечення" (далі – Закон), Законі України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", Ліцензійних умовах провадження професійної діяльності на ринках капіталу – діяльності з адміністрування недержавних пенсійних фондів, затверджених рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 26 серпня 2022 року № 1122, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 06 жовтня 2022 року за № 1186/38522 (далі – Ліцензійні умови), та Положенні про здійснення фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку, затвердженого рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 11 березня 2021 року № 176, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 квітня 2021 року за № 532/36154 (далі – Положення про здійснення фінансового моніторингу).

3. Підписання документів, передбачених цим Положенням, що надходять до адміністратора, або відправлені адміністратором в електронній формі, здійснюється наступним чином:

1) документи, що надходять до адміністратора, підписуються відправником з використанням кваліфікованого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа відповідно до вимог законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги;

2) документи, що відправляються адміністратором, підписуються з використанням кваліфікованого електронного підпису керівника або іншого представника адміністратора, що має відповідні повноваження, з використанням електронних підписів та/або печаток, що базуються на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, відповідно до законодавства про електронний документообіг та електронні довірчі послуги.

4. Провадження діяльності з адміністрування пенсійного фонду полягає у виконанні адміністратором таких функцій:

ведення персоніфікованого обліку учасників пенсійного фонду відповідно до Закону та цього Положення;

укладення пенсійних контрактів від імені пенсійного фонду та контроль за їх дотриманням;

проведення інформаційно-роз’яснювальної роботи з учасниками та вкладниками пенсійного фонду;

забезпечення приймання інформації про сплату пенсійних внесків, що сплачуються до пенсійного фонду на користь учасників;

укладення договорів про виплату пенсії на визначений строк від імені пенсійного фонду;

визначення розміру та забезпечення здійснення пенсійних виплат учасникам пенсійного фонду (спадкоємцям учасників пенсійного фонду) у випадках, передбачених Законом;

переведення пенсійних коштів у випадках, передбачених Законом;

вибір іншого пенсійного фонду, якому мають бути передані пенсійні кошти учасників корпоративного пенсійного фонду, крім учасників накопичувальної системи пенсійного страхування, у випадках, передбачених Законом;

надання зберігачу розпоряджень щодо перерахування грошових коштів для оплати витрат, що здійснюються за рахунок пенсійних активів відповідно до статті 48 Закону;

здійснення організаційно-технічного та матеріального забезпечення діяльності ради пенсійного фонду та проведення зборів засновників пенсійного фонду;

звітування на засіданнях ради пенсійного фонду, на яких розглядаються питання щодо результатів діяльності пенсійного фонду, через свого представника (своїх представників);

надання пенсійному фонду агентських та рекламних послуг, пов’язаних з його діяльністю;

ведення реєстру осіб, які надають агентські послуги пенсійному фонду відповідно до Закону;

надання та оприлюднення інформації про пенсійний фонд та здійснення ним діяльності з недержавного пенсійного забезпечення відповідно до умов договору про адміністрування пенсійного фонду та законодавства;

складання та подання від імені пенсійного фонду звітності у сфері недержавного пенсійного забезпечення та іншої звітності у випадках та в порядку, передбаченому законодавством України;

надання в письмовій формі учасникам накопичувальної системи пенсійного страхування інформації про умови і порядок отримання довічної пенсії за рахунок коштів, облікованих на їх індивідуальних пенсійних рахунках;

надання в письмовій формі у випадках та відповідно до чинного законодавства України особам, зазначеним учасником пенсійного фонду або спадкоємцям, опікунам (піклувальникам), інформації про наявність коштів на рахунку померлого (визнаного судом безвісно відсутнім або померлим) учасника пенсійного фонду;

виконання операцій, визначених законодавством, під час проведення ліквідації (реорганізації) пенсійного фонду;

забезпечення проведення аудиторських перевірок діяльності пенсійного фонду;

ведення бухгалтерського та податкового обліку пенсійного фонду;

розрахунок чистої вартості активів пенсійного фонду і чистої вартості одиниці пенсійних активів (разом з особами, що провадять діяльність з управління активами пенсійного фонду);

обмін інформацією з іншими суб’єктами недержавного пенсійного забезпечення та у випадках, передбачених законодавством, з державними органами, юридичними та фізичними особами;

виконання інших функцій у випадках, передбачених Законом та договором про адміністрування пенсійного фонду.

Компанія з управління активами, яка отримала ліцензію на провадження професійної діяльності на ринках капіталу – діяльності з адміністрування недержавних пенсійних фондів (далі – ліцензія) та планує здійснювати діяльність з адміністрування пенсійного(их) фонду(ів), та одноосібний засновник корпоративного пенсійного фонду, який прийняв рішення про самостійне здійснення адміністрування такого пенсійного фонду, здійснює діяльність з адміністрування через свій функціональний структурний підрозділ, створений відповідно до Закону та цього Положення.

5. Для забезпечення своєї діяльності адміністратор повинен розробити та затвердити рішенням свого органу управління, якому статутом надані повноваження щодо прийняття відповідних рішень, внутрішню документацію, призначену для формалізації та регламентації дій адміністратора, його структурних підрозділів та працівників адміністратора у процесі провадження діяльності з адміністрування, передбачену главою 5 розділу ІІ Ліцензійних умов.

Внутрішні документи адміністратора повинні відповідати наступним вимогам:

1) внутрішнє положення про здійснення адміністрування пенсійних фондів (далі – внутрішнє положення) є документом, який регламентує діяльність адміністратора та його підрозділів, які безпосередньо беруть участь у провадженні діяльності з адміністрування пенсійного фонду та повинно містити:

організаційно-функціональну структуру адміністратора;

схему та порядок взаємодії та обміну інформацією (у тому числі документами) між адміністратором та особою (особами), що здійснює(ють) управління активами пенсійного фонду, зберігачем та радою пенсійного фонду;

функціональну схему процесу адміністрування пенсійного фонду з розбивкою за функціями окремих підрозділів адміністратора;

опис взаємодії структурних підрозділів адміністратора з іншими підрозділами щодо виконання функцій з адміністрування пенсійного фонду;

особливості ведення персоніфікованого обліку учасників пенсійного фонду;

порядок надання інформації з системи персоніфікованого обліку, в тому числі учасникам пенсійного фонду;

порядок ведення реєстру осіб, які надають агентські послуги.

Внутрішнє положення може містити інші норми, що регламентують діяльність адміністратора;

2) положення про здійснення адміністрування відокремленим структурним підрозділом (далі – положення про адміністрування структурним підрозділом) розроблює та затверджує:

адміністратор, який здійснює діяльність з адміністрування пенсійних фондів через свій відокремлений підрозділ;

компанія з управління активами, яка здійснює діяльність з адміністрування пенсійних фондів через свій функціональний та/або відокремлений структурний підрозділ;

одноосібний засновник корпоративного пенсійного фонду, який прийняв рішення про самостійне здійснення адміністрування такого пенсійного фонду, через свій функціональний та/або відокремлений структурний підрозділ.

Положення про адміністрування структурним підрозділом є документом, який регламентує діяльність з адміністрування пенсійного фонду відокремленим та/або функціональним структурним підрозділом адміністратора, компанії з управління активами і одноосібного засновника корпоративного пенсійного фонду, який прийняв рішення про самостійне здійснення адміністрування такого пенсійного фонду, та повинно містити:

порядок створення та ліквідації підрозділу (для відокремленого структурного підрозділу);

повноваження підрозділу щодо адміністрування пенсійних фондів;

вимоги до приміщення з урахуванням вимог щодо приміщень, установлених Ліцензійними умовами;

організаційно-функціональну структуру відокремленого та/або функціонального структурного підрозділу та його місце у загальній структурі юридичної особи;

схему та порядок взаємодії та обміну інформацією (у тому числі документами) між відокремленим та/або функціональним структурним підрозділом та особою (особами), що здійснює(ють) управління активами пенсійного фонду, зберігачем та радою пенсійного фонду;

функціональну схему процесу адміністрування пенсійного фонду з розбивкою за функціями у відокремленому та/або функціональному структурному підрозділі;

опис взаємодії (підпорядкування) фахівців та керівників відокремленого та/або функціонального структурного підрозділу з центральним апаратом та іншими підрозділами юридичної особи щодо виконання функцій з адміністрування пенсійного фонду;

особливості ведення персоніфікованого обліку учасників пенсійного фонду відокремленим та/або функціональним структурним підрозділом;

порядок надання інформації з системи персоніфікованого обліку, в тому числі учасникам пенсійного фонду;

порядок ведення реєстру осіб, які надають агентські послуги.

Положення про адміністрування структурним підрозділом може містити інші норми, що регламентують його діяльність з адміністрування пенсійних фондів.

3) положення щодо здійснення внутрішнього фінансового моніторингу розробляється та затверджується адміністратором відповідно до Положення про здійснення фінансового моніторингу.

4) положення щодо порядку організації та проведення внутрішнього аудиту розробляється та затверджується адміністратором відповідно до стандартів корпоративного управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків, затверджених рішеннями Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 30 грудня 2021 року № 1288 "Про затвердження Стандарту № 1 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Основні поняття та терміни", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 лютого 2022 року за № 261/37597, від 30 грудня 2021 року № 1289 "Про затвердження Стандарту № 2 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Організація та функціонування системи внутрішнього контролю в професійних учасниках, які є підприємствами, що становлять суспільний інтерес та які не є банками", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 лютого 2022 року за № 258/37594, від 30 грудня 2021 року № 1290 "Про затвердження Стандарту № 3 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Організація та функціонування системи внутрішнього контролю в професійних учасниках, які є системно важливими професійними учасниками та які не є банками", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 лютого 2022 року за № 267/37603, від 30 грудня 2021 року № 1291 "Про затвердження Стандарту № 4 "Корпоративне управління в професійних учасниках ринків капіталу та організованих товарних ринків. Організація та функціонування системи внутрішнього контролю в професійних учасниках, які не належать до підприємств, що становлять суспільний інтерес та до системно важливих професійних учасників", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 лютого 2022 року за № 263/37599;

6. Приміщення адміністратора, відокремленого(их) та/або функціонального структурного підрозділу, на який (які) покладено функції з адміністрування, повинно відповідати вимогам щодо приміщень, установлених Ліцензійними умовами.

Адміністратор, відокремлені та/або функціональні структурні підрозділи мають здійснювати свою діяльність із забезпечення технологій віддаленого доступу та дистанційного обслуговування та/або за місцезнаходженням, визначеним статутними та/або реєстраційними документами.

Розміщення адміністратора та кожного його відокремленого та/або функціонального структурного підрозділу, на який покладено функції з адміністрування, повинно передбачати можливість обмеженого (контрольованого) доступу при виконанні наступних функцій:

операційної діяльності в системі персоніфікованого обліку;

зберігання архівних документів (при самостійному веденні архіву);

розміщення програмно-технічного комплексу, що забезпечує функціонування автоматизованої системи персоніфікованого обліку, з урахуванням наявних сучасних технологій.

При зміні свого місцезнаходження або місцезнаходження відокремленого та/або функціонального структурного підрозділу адміністратор, компанія з управління активами або одноосібного засновника корпоративного пенсійного фонду, який прийняв рішення про самостійне здійснення адміністрування такого пенсійного фонду, повинен діяти відповідно до вимог, встановлених підпунктом 5 пункту 5 розділу IV Ліцензійних умов.

Про зміну свого місцезнаходження адміністратор, компанія з управління активами або одноосібний засновник корпоративного пенсійного фонду, який прийняв рішення про самостійне здійснення адміністрування такого пенсійного фонду, зобов’язаний письмово повідомити раду пенсійного фонду, з якою ним укладено договір про адміністрування, особу (осіб), що здійснює(ють) управління активами, та зберігача пенсійного фонду.

Про зміну свого місцезнаходження або місцезнаходження свого відокремленого та/або функціонального структурного підрозділу адміністратор, компанія з управління активами або одноосібного засновника корпоративного пенсійного фонду, який прийняв рішення про самостійне здійснення адміністрування такого пенсійного фонду, повинен повідомити всіх вкладників та учасників пенсійного(их) фонду(ів) шляхом розміщення відповідної інформації на вебсайтах адміністратора та пенсійного(их) фонду(ів);

7. Адміністратор може утворювати відокремлений(і) структурний(і) підрозділ(и) відповідно до чинного законодавства та статуту адміністратора.

Провадження діяльності з адміністрування через відокремлений структурний підрозділ адміністратора здійснюється на підставі отриманої таким адміністратором ліцензії, а інформація про такі підрозділи надається НКЦПФР у порядку, визначеному Ліцензійними умовами.

Адміністратор може утворювати як відокремлені підрозділи, на які покладається провадження діяльності з адміністрування, так і відокремлені підрозділи, призначені виключно для виконання представницьких функцій.

Відокремленим підрозділам адміністратора на які покладається виконання виключно представницьких функцій, не дозволяється надання діяльності з адміністрування на підставі ліцензії адміністратора. Такі підрозділи можуть надавати пенсійним фондам лише послуги з:

інформаційно-роз’яснювальної роботи з учасниками та вкладниками;

надання пенсійному фонду агентських та рекламних послуг, пов’язаних з його діяльністю;

обміну інформацією з іншими суб’єктами недержавного пенсійного забезпечення.

У такому відокремленому підрозділі може вестись також підготовча робота щодо укладання пенсійних контрактів.

8. Договір про адміністрування пенсійного фонду укладається на підставі рішення ради пенсійного фонду та підписується головою ради пенсійного фонду (або членом ради пенсійного фонду, якому головою ради надано відповідне доручення) та уповноваженою особою адміністратора. Договір повинен відповідати вимогам, встановленим частинами четвертою та п’ятою статті 21 Закону та цим Положенням.

У договорі про адміністрування пенсійного фонду також повинні бути визначені порядок та умови передачі системи персоніфікованого обліку, відшкодування витрат, які пов’язані з передачею системи персоніфікованого обліку адміністратору, зобов’язання та відповідальність адміністратора щодо такої передачі. Крім того, в договорі можуть бути визначені умови оплати послуг щодо передачі системи персоніфікованого обліку. При цьому розмір такої оплати не повинен перевищувати розмір плати за надання послуг з адміністрування пенсійного фонду, установлений цим договором.

Фінансування витрат, які пов’язані з передачею системи персоніфікованого обліку, не можуть здійснюватися за рахунок активів пенсійного фонду та можуть визначатись окремими угодами між адміністратором та засновником(ми) або іншими особами, що оплачують такі витрати.

9. Порядок взаємодії та обміну інформацією (у тому числі документами) між адміністратором та особою (особами), що здійснює(ють) управління активами такого пенсійного фонду, а також між адміністратором та зберігачем такого пенсійного фонду, визначається внутрішнім положенням та відповідними договорами про надання послуг пенсійному фонду.

Порядок обміну інформацією між особами, що надають послуги пенсійному фонду, а також права та обов’язки таких осіб у порядку обміну інформацією можуть визначатися відповідними договорами щодо обміну інформацією, які можуть додатково укладатися між адміністратором і особою (особами), що здійснює(ють) управління активами пенсійного фонду, а також між адміністратором і зберігачем пенсійного фонду. Такими договорами може визначатися порядок проведення фінансових операцій від імені пенсійного фонду та порядок використання рахунків пенсійного фонду, відкритих у зберігача, а також порядок розрахунку чистої вартості активів пенсійного фонду. Укладення таких договорів може передбачатися договорами між пенсійним фондом і особою, що здійснює управління активами, та між пенсійним фондом і зберігачем.

10. Особливості проведення фінансових операцій від імені пенсійного фонду та використання адміністратором поточних рахунків пенсійного фонду, відкритих у зберігача, полягають у наступному:

1) рахунок, розпорядником якого призначений адміністратор (адміністративний рахунок), використовується для операцій, не пов’язаних з інвестуванням пенсійних активів.

Кошти, що надходять на адміністративний рахунок, після з’ясування їх призначення, використовуються для проведення адміністратором оплати витрат пенсійного фонду від його імені, а їх залишок підлягає перерахуванню на рахунок, який призначений для інвестування пенсійних активів. У випадку недостатності коштів, що знаходяться на адміністративному рахунку, для проведення оплати витрат пенсійного фонду адміністратор надає особі (особам), що здійснює(ють) управління активами пенсійного фонду (розпоряднику рахунку, який призначений для інвестування пенсійних активів), запит про перерахування коштів на адміністративний рахунок;

2) порядок проведення фінансових операцій від імені пенсійного фонду та порядок використання рахунку (рахунків) пенсійного фонду, відкритого(их) у зберігача, встановлюється договорами між адміністратором і особою, що здійснює управління активами, а також між адміністратором і зберігачем пенсійного фонду.

Адміністратор і особа, що здійснює управління активами пенсійного фонду можуть здійснювати фінансові операції з одного рахунку пенсійного фонду у разі, якщо договорами про адміністрування та управління активами, укладеними цими юридичними особами з пенсійним фондом, передбачено спільне розпорядження рахунком пенсійного фонду та розподіл повноважень між адміністратором та компанією з управління активами щодо проведення операцій по рахунку пенсійного фонду.

11. Адміністратор отримує вхідні та відправляє вихідні документи:

у паперовій формі;

в електронній формі з урахуванням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Датою отримання адміністратором вхідних документів у випадку, якщо:

документи подані адміністратору відправником особисто або через уповноваженого ним представника, є дата їх подання;

документи надіслані простим поштовим відправленням, є дата їх реєстрації адміністратором у журналі обліку вхідних документів;

документи надіслані рекомендованим поштовим відправленням або поштовим відправленням з оголошеною цінністю, є дата вручення зазначеного поштового відправлення адміністратору;

документи отримані в електронній формі, є дата їх реєстрації адміністратором у журналі обліку вхідних документів адміністратора;

документи подані адміністратору відправником з використанням спеціальних застосунків та підписані відправником з використанням кваліфікованого електронного підпису, є дата їх подання.

Працівник адміністратора, який приймає / відправляє документи, зобов’язаний у день отримання / відправки документів зробити запис у журналі обліку вхідних / вихідних документів, вимоги до якого визначені пунктом 20 цього Положення, зазначивши перелік прийнятих або відправлених документів в паперовій та/або в електронній формі за їх найменуваннями та реквізитами, дату прийняття / відправки документів та реєстраційні номери, за якими документи зареєстровано в адміністратора. У разі наявності опису документів, що подаються / відправляються, може реєструватися тільки такий опис з визначенням узагальненої інформації щодо найменування документів та їх кількості. У разі отримання документів поштою конверт, у якому вони надійшли, обов’язково зберігається разом з одним із документів, який надійшов у цьому конверті.

У разі відмови в розгляді документа, поданого відправником з використанням спеціальних застосунків та підписаного кваліфікованим електронним підписом, адміністратор в цьому ж спеціальному застосунку повідомляє учасника про відмову із зазначенням її причин.

12. Адміністратор зобов’язаний складати відповідно до вимог Закону та інших нормативно-правових актів звітність у сфері недержавного пенсійного забезпечення, вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність пенсійного фонду відповідним органам виконавчої влади.

Порядок, строки та вимоги до звітних даних, у тому числі звітності з недержавного пенсійного забезпечення, що подається адміністратором до НКЦПФР та до ради пенсійного фонду, з якою він уклав договір про адміністрування, встановлені Положенням про порядок складання, подання та оприлюднення адміністратором недержавного пенсійного фонду звітних даних, у тому числі звітності з недержавного пенсійного забезпечення, затвердженим рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 23 липня 2020 року № 379, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2020 року за № 847/35130.

Адміністратор також зобов’язаний звітувати від імені пенсійного фонду перед контролюючими органами у строки та в порядку, що встановлені законодавством.

13. Для кожного пенсійного фонду, з яким адміністратором укладено відповідний договір про адміністрування пенсійного фонду, формується окрема система персоніфікованого обліку.

14. Усі записи в системі персоніфікованого обліку ведуться українською мовою. Для ідентифікації зареєстрованих осіб на їх вимогу, яка підтверджується заявою довільної форми, допускається додаткове визначення відповідних даних англійською мовою.

15. Інформація в системі персоніфікованого обліку повинна бути повною, актуальною та взаємоузгодженою.

16. Для ідентифікації фізичної особи в системі персоніфікованого обліку використовується реєстраційний номер облікової картки платника податків відповідно до вимог Податкового кодексу України.

У разі відсутності у фізичної особи реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до вимог Податкового кодексу України для ідентифікації особи в системі персоніфікованого обліку замість нього використовуються:

для громадянина України – серія (за наявності) та номер паспорта або документа, що посвідчує особу відповідно до законодавства України, в тому числі для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті;

для неповнолітніх осіб, що не отримали паспорта за віком – серія (за наявності) та номер свідоцтва про народження;

для іноземців та осіб без громадянства – номер визначеного законодавством України документа, що посвідчує таку особу (посвідка на постійне / тимчасове проживання).

17. Ведення персоніфікованого обліку полягає у виконанні адміністратором таких функцій:

відкриття, ведення та закриття облікових карток зареєстрованих осіб, інших об’єктів обліку;

облік документів, які є підставою для формування та внесення змін до системи персоніфікованого обліку;

відкриття, ведення та закриття індивідуальних пенсійних рахунків учасників пенсійного фонду;

здійснення розподілу пенсійного внеску, сплаченого на користь кількох учасників пенсійного фонду, за індивідуальними пенсійними рахунками таких учасників;

розрахунок сум пенсійних виплат;

розрахунок сум податку на доходи фізичних осіб та військового збору, що утримується з пенсійних виплат;

ведення облікових журналів, що входять до системи персоніфікованого обліку;

видача учасникам пенсійного фонду виписок з їх індивідуальних пенсійних рахунків та надання іншої інформації;

обробка запитів, що стосуються отримання інформації із системи персоніфікованого обліку, та надання відповідних відомостей;

формування, зберігання та облік архіву документів (у разі самостійного його ведення), на підставі яких сформована система персоніфікованого обліку, а також документів, які стали підставою для внесення змін до неї, документів, які були створені в результаті обробки даних системи персоніфікованого обліку та повинні знаходитись у адміністратора;

переведення пенсійних коштів учасника пенсійного фонду до іншого пенсійного фонду, банку або страховика у випадках, передбачених чинним законодавством України;

передача системи персоніфікованого обліку іншому адміністратору;

забезпечення функціонування системи персоніфікованого обліку.

18. Система персоніфікованого обліку складається з:

облікових карток;

індивідуальних пенсійних рахунків;

облікових журналів.

Основною одиницею обліку інформації про зареєстрованих осіб та інші об’єкти обліку є облікова картка. Облікові картки відкриваються адміністратором в електронній формі на кожний об’єкт обліку. Кожна облікова картка повинна містити інформацію про:

унікальний номер (код) облікової картки;

дату та підставу для відкриття облікової картки;

дату та підстави для закриття облікової картки.

Облікова картка може містити додаткову інформацію, не передбачену цим Положенням.

Внесення інформації до облікової картки здійснюється після отримання адміністратором інформації щодо об’єкта обліку.

В системі персоніфікованого обліку відкриваються наступні облікові картки:

1) облікова картка пенсійного фонду, яка відкривається на підставі договору про адміністрування пенсійного фонду, укладеного радою пенсійного фонду з адміністратором, або акта НКЦПФР щодо тимчасового призначення адміністратора для виконання всіх функцій адміністратора, дію ліцензії якого припинено, протягом 5 робочих днів з дня укладення такого договору або отримання відповідного акта НКЦПФР щодо тимчасового призначення адміністратора.

Зміни та доповнення до облікової картки пенсійного фонду вносяться на підставі інформації, поданої радою пенсійного фонду до адміністратора в письмовому вигляді, у тому числі щодо договорів, укладених радою пенсійного фонду із суб’єктами недержавного пенсійного забезпечення, протягом 5 робочих днів з дня її отримання адміністратором.

Облікова картка пенсійного фонду крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію визначену додатком 1 до цього Положення;

2) облікова картка адміністратора, яка відкривається на підставі першого за часом договору про адміністрування пенсійного фонду, укладеного з радою пенсійного фонду, або акта НКЦПФР щодо тимчасового призначення адміністратора для виконання всіх функцій адміністратора, дію ліцензії якого припинено, протягом 5 робочих днів з дня укладення такого договору.

Зміни та доповнення до облікової картки адміністратора вносяться адміністратором за ініціативи адміністратора або на підставі інформації, поданої радою пенсійного фонду до адміністратора в письмовому вигляді, протягом 5 робочих днів з дня її отримання адміністратором.

Облікова картка адміністратора крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 2 до цього Положення;

3) облікова картка зберігача пенсійного фонду, яка відкривається на підставі договору про обслуговування пенсійного фонду зберігачем, укладеного зберігачем з радою пенсійного фонду, протягом 5 робочих днів з дня надання радою пенсійного фонду копії такого договору адміністратору. Рада пенсійного фонду надає адміністратору копію договору про обслуговування пенсійного фонду зберігачем протягом 5 робочих днів з дня укладання такого договору. Копія договору засвідчується підписом голови ради пенсійного фонду або члена ради пенсійного фонду, що має відповідні повноваження.

Зміни та доповнення до облікової картки зберігача вносяться адміністратором на підставі інформації, поданої радою пенсійного фонду або, якщо таке передбачено умовами відповідного договору, зберігачем до адміністратора в письмовому вигляді, протягом 5 робочих днів з дня її отримання адміністратором.

Облікова картка зберігача пенсійного фонду крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 3 до цього Положення;

4) облікова картка особи, що здійснює управління активами пенсійного фонду, яка відкривається на підставі договору про управління активами пенсійного фонду, укладеного такою особою з радою пенсійного фонду, протягом 5 робочих днів з дня надання радою пенсійного фонду копії такого договору адміністратору. Рада пенсійного фонду надає адміністратору копію договору про управління активами пенсійного фонду протягом 5 робочих днів з дня укладання такого договору. Копія договору засвідчується підписом голови ради пенсійного фонду або члена ради пенсійного фонду, що має відповідні повноваження.

Зміни та доповнення до облікової картки особи, що здійснює управління активами пенсійного фонду, вносяться адміністратором на підставі інформації, поданої радою пенсійного фонду або, якщо таке передбачено умовами відповідного договору, особою, що здійснює управління активами пенсійного фонду, адміністратору в письмовому вигляді, що здійснює управління активами пенсійного фонду, протягом 5 робочих днів з дня її отримання адміністратором.

У випадку, якщо рада пенсійного фонду уклала 2 або більше договорів про управління активами пенсійного фонду, облікові картки особи, що здійснює управління активами пенсійного фонду, відкриваються щодо кожної особи, що здійснює управління активами пенсійного фонду, з якою радою пенсійного фонду укладено відповідний договір.

Облікова картка особи, що здійснює управління активами пенсійного фонду, крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 4 до цього Положення;

5) облікова картка особи, яка надає агентські послуги, яка відкривається з метою обліку інформації про осіб, які надають агентські послуги в порядку, передбаченому статтею 54 Закону, та формування реєстру таких осіб. Адміністратор у випадку наявності осіб, які надають агентські послуги, має вести їх облікові картки. Облікова картка особи, яка надає агентські послуги, відкривається на підставі першого за часом укладення договору доручення про надання агентських послуг, укладеного з такою особою адміністратором, протягом 5 робочих днів з дня укладення такого договору доручення.

Облікова картка особи, яка надає агентські послуги, відкривається щодо кожної такої особи, з якою адміністратором укладено відповідний договір.

Зміни та доповнення до облікової картки особи, яка надає агентські послуги, вносяться адміністратором на підставі підтвердних документів, представлених особою, яка надає агентські послуги, або тих, що наявні в адміністратора, протягом 5 робочих днів з дня її отримання адміністратором.

Облікова картка особи, яка надає агентські послуги, крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 5 до цього Положення;

6) облікова картка вкладника пенсійного фонду – юридичної особи, облікова картка вкладника пенсійного фонду – фізичної особи – підприємця та облікова картка вкладника пенсійного фонду – фізичної особи (далі – облікова картка вкладника пенсійного фонду), яка відкриваються на підставі першого за часом укладення пенсійного контракту таким вкладником одночасно з відкриттям облікової картки на укладений ним пенсійний контракт.

Зміни та доповнення до облікової картки вкладника пенсійного фонду вносяться адміністратором на підставі подальших пенсійних контрактів, укладених з таким вкладником, одночасно з відкриттям облікової картки пенсійного контракту на наступний укладений з ним пенсійний контракт, та/або поданої вкладником заяви про внесення змін до інформації в обліковій картці вкладника та документів, що підтверджують ці зміни, протягом 5 робочих днів із дня укладення таким вкладником наступного пенсійного контракту або отримання від вкладника письмової заяви.

Облікова картка вкладника пенсійного фонду крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 6 до цього Положення;

7) облікова картка учасника пенсійного фонду, яка відкривається на підставі першого укладеного на його користь пенсійного контракту, договору про виплату пенсії на визначений строк, договору про переведення коштів учасника пенсійного фонду, що укладається між пенсійними фондами в особі їх адміністраторів, або пенсійного контракту учасника накопичувальної системи пенсійного страхування одночасно з відкриттям облікової картки на відповідний документ. Інформація, необхідна для відкриття облікової картки учасника пенсійного фонду, подається адміністратору відповідним учасником або вкладником пенсійного фонду.

Зміни та доповнення до облікової картки учасника пенсійного фонду вносяться адміністратором на підставі подальших пенсійних контрактів, укладених на користь такого учасника, одночасно з відкриттям облікової картки пенсійного контракту на наступний укладений на його користь пенсійний контракт, або отримання від учасника пенсійного фонду письмової заяви, у випадках визначених Законом та цим Положенням, одночасно з відкриттям облікової картки на таку заяву, протягом 5 робочих днів із дня укладення нового пенсійного контракту на користь такого учасника або отримання від учасника пенсійного фонду відповідної письмової заяви та документів, що підтверджують зміни та визначають умови пенсійного забезпечення учасника.

Облікова картка учасника пенсійного фонду крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 7 до цього Положення;

8) облікова картка пенсійного контракту, яка відкривається на підставі такого контракту протягом 5 робочих днів з дня укладення цього контракту, але не пізніше дня отримання першого пенсійного внеску за цим пенсійним контрактом.

Зміни та доповнення до облікової картки пенсійного контракту вносяться адміністратором на підставі додаткових угод, що укладаються до цього контракту.

Облікова картка пенсійного контракту крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 8 до цього Положення;

9) облікова картка договору про виплату пенсії на визначений строк, яка відкривається протягом 5 робочих днів з дня його укладення адміністратором, але не пізніше дня переведення пенсійних коштів з іншого пенсійного фонду для продовження пенсійних виплат за цим договором.

Зміни та доповнення до облікової картки договору про виплату пенсії на визначений строк можуть вноситись на підставі документа, яким уносяться зміни до договору про виплату пенсії на визначений строк.

Облікова картка договору про виплату пенсії на визначений строк крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 9 до цього Положення;

10) облікова картка заяви учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку, яка відкривається у разі отримання адміністратором від учасника пенсійного фонду письмової заяви про визначення пенсійного віку та наявності у такого учасника підстав для отримання пенсії відповідно до Закону протягом 5 робочих днів з дня отримання адміністратором такої заяви.

Зміни та доповнення до облікової картки заяви учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку вносяться у випадку, якщо учасник пенсійного фонду не пізніше ніж за 15 робочих днів до настання визначеного у заяві пенсійного віку вирішив змінити свій пенсійний вік або вид пенсійної виплати та подав про це адміністратору нову заяву учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку, про що робиться запис у картці заяви учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку.

На подану нову заяву учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку адміністратором відкривається інша облікова картка заяви учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку.

Облікова картка заяви учасника пенсійного фонду про визначення пенсійного віку крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 10 до цього Положення;

11) облікова картка заяви про здійснення одноразової пенсійної виплати учаснику пенсійного фонду, яка відкривається протягом 5 робочих днів після отримання адміністратором від учасника пенсійного фонду відповідної письмової заяви та документів, які підтверджують його право на отримання такої виплати, але не пізніше дня здійснення пенсійної виплати за такою заявою.

Облікова картка заяви про здійснення одноразової пенсійної виплати крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 11 до цього Положення;

12) облікова картка заяви про здійснення одноразової пенсійної виплати спадкоємцю учасника пенсійного фонду, яка відкривається протягом 5 робочих днів після отримання адміністратором від спадкоємця (спадкоємців) відповідної письмової заяви та документів, які підтверджують його (їх) право на отримання такої виплати, але не пізніше дня здійснення пенсійної виплати за такою заявою.

Після здійснення одноразової пенсійної виплати спадкоємцю учасника пенсійного фонду про це робиться запис у обліковій картці заяви про здійснення одноразової пенсійної виплати спадкоємцю учасника пенсійного фонду.

Облікова картка заяви про здійснення одноразової пенсійної виплати спадкоємцю учасника пенсійного фонду крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 12 до цього Положення;

13) облікова картка заяви про переведення пенсійних коштів до іншого пенсійного фонду або іншої фінансової установи, яка відкривається протягом 5 робочих днів після отримання адміністратором відповідної письмової заяви та документів від учасника пенсійного фонду, які підтверджують його право на переведення коштів, але не пізніше дня переведення коштів за такою заявою.

Після завершення переведення пенсійних коштів до іншого пенсійного фонду або іншої фінансової установи про це робиться запис у обліковій картці заяви про переведення пенсійних коштів до іншого пенсійного фонду або іншої фінансової установи.

Облікова картка заяви про переведення пенсійних коштів до іншого пенсійного фонду або іншої фінансової установи крім інформації, зазначеної в абзацах шостому – восьмому цього пункту, має також містити інформацію, визначену додатком 13 до цього Положення;

14) облікова картка заяви про переведення пенсійних коштів до іншого пенсійного фонду або іншої фінансової установи, яку подає один із подружжя, що не є учасником пенсійного фонду, у разі поділу пенсійних коштів у зв’язку з розірванням шлюбу, яка відкривається протягом 5 робочих днів після отримання адміністратором відповідної письмової заяви та документів, передбачених пунктом 90 цього Положення, але не пізніше дня переведення коштів за такою заявою.