Про затвердження Положення про здійснення фінансового моніторингу субєктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку

(Зміни, передбачені рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 6 квітня 2023 року № 388, внесені не будуть у зв'язку з його скасуванням згідно з рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 24 жовтня 2023 року № 1179)

Відповідно до пункту 13 статті 8 Закону України "Про державне регулювання ринку цінних паперів в Україні" та пункту 8 розділу X "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про здійснення фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку, що додається.

2. Визнати таким, що втратило чинність, рішення Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 17 березня 2016 року № 309 "Про затвердження Положення про здійснення фінансового моніторингу професійними учасниками ринку цінних паперів", зареєстроване в Міністерстві юстиції України 13 квітня 2016 року за № 551/28681 (із змінами).

3. Департаменту фінансового моніторингу та проведення інспекцій (Мисюра О.) забезпечити:

подання цього рішення на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

оприлюднення цього рішення на офіційному вебсайті Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.

4. Це рішення набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Суб'єктам первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку, привести внутрішні документи у відповідність до Положення про здійснення фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку, затвердженого цим рішенням, протягом двох місяців після набрання ним чинності.

6. Контроль за виконанням цього рішення покласти на члена Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку І. Назарчука.

 

 

 

1. Цим Положенням встановлюються загальні вимоги Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку щодо організації та проведення первинного фінансового моніторингу: професійними учасниками організованих товарних ринків; установами накопичувального пенсійного забезпечення; управителями фондів фінансування будівництва/фондів операцій з нерухомістю; професійними учасниками ринків капіталу (крім банків), включаючи Центральний депозитарій цінних паперів (далі - суб'єкти первинного фінансового моніторингу).

Дія цього Положення поширюється на суб'єктів первинного фінансового моніторингу та їх відокремлені підрозділи.

Дія цього Положення не поширюється на банки / філії іноземних банків, які здійснюють професійну діяльність на ринках капіталу.

2. Компанія з управління активами здійснює первинний фінансовий моніторинг у відношенні недержавних пенсійних фондів та корпоративних фондів, які є її клієнтами.

3. У недержавних пенсійних фондах організація та проведення первинного фінансового моніторингу щодо діяльності з адміністрування здійснюється адміністратором недержавного пенсійного фонду, з яким укладено договір на адміністрування недержавного пенсійного фонду.

4. Терміни, що вживаються у цьому Положенні, застосовуються у значеннях, визначених Законом України "Про державне регулювання ринків капіталу та організованих товарних ринків", Законом України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (далі - Закон), постановою Правління Національного банку України від 17 березня 2020 року № 32 "Про затвердження Положення про Систему BankID Національного банку України" та рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 13 серпня 2013 року № 1464 "Про затвердження Положення про сертифікацію фахівців з питань ринків капіталу та організованих товарних ринків", зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 вересня 2013 року за № 1572/24104, нормативно-правовим актом Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку, що визначає порядок ведення облікової системи часток товариств з обмеженою відповідальністю та товариств з додатковою відповідальністю.

5. Цим Положенням встановлюються загальні вимоги щодо:

1) призначення працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу (далі - відповідальний працівник);

2) правил фінансового моніторингу та програми його здійснення;

3) підготовки персоналу (працівників) суб'єкта первинного фінансового моніторингу щодо виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

4) здійснення належної перевірки клієнтів (представників клієнтів);

5) особливостей та надійних джерел для здійснення належної перевірки;

6) забезпечення виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;

7) управління ризиками;

8) порядку замороження активів, що пов'язані з тероризмом та його фінансуванням, розповсюдженням зброї масового знищення та його фінансуванням;

9) порядку зупинення та поновлення здійснення фінансових операцій суб'єктами первинного фінансового моніторингу;

10) проведення внутрішніх перевірок діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

11) порядку подання на запит НКЦПФР інформації та/або документів (висновків, рішень тощо), копій документів або витягів з документів;

12) процедури застосування відповідних запобіжних заходів щодо держав (юрисдикцій), що не виконують або неналежним чином виконують рекомендації міжнародних, міжурядових організацій, задіяних у сфері боротьби з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення;

13) встановлення ділових відносин з клієнтом без його фізичної присутності (віддалене встановлення ділових відносин);

14) особливостей здійснення належної перевірки третіми особами;

15) порядку зберігання документів.

6. Державний контроль та нагляд за дотриманням суб'єктами первинного фінансового моніторингу вимог цього Положення здійснює НКЦПФР у межах повноважень у встановленому законодавством порядку.

1. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний забезпечити належну організацію та проведення первинного фінансового моніторингу.

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу з метою належної організації та проведення первинного фінансового моніторингу вживає, зокрема, таких заходів:

1) призначає відповідального працівника згідно з вимогами законодавства України у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення на рівні керівництва суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

2) забезпечує функціонування системи управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та/або фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

3) розробляє та затверджує внутрішні документи з питань фінансового моніторингу в обсязі, необхідному для ефективного функціонування внутрішньої системи запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення та розуміння працівниками суб'єкта первинного фінансового моніторингу своїх обов'язків та повноважень у сфері запобігання та протидії;

4) забезпечує достатні ресурси для функціонування внутрішньої системи запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

5) забезпечує достатню інформованість та обізнаність керівництва суб'єкта первинного фінансового моніторингу щодо їхніх обов'язків у сфері запобігання та протидії, а також щодо притаманних ризик-профілю суб'єкта первинного фінансового моніторингу ризиків легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та/або фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

6) забезпечує належну обізнаність та виконання працівниками суб'єкта первинного фінансового моніторингу визначених їм обов'язків у сфері запобігання та протидії, розуміння такими працівниками своєї відповідальності за невиконання обов'язків та/або бездіяльність;

7) запроваджує та постійно вдосконалює систему внутрішнього аудиту (контролю) з питань запобігання та протидії та/або залучає незалежних аудиторів, зокрема забезпечує своєчасне виявлення внутрішнім аудитом (контролем) та/або незалежним аудитом проблемних питань та ознак неналежної системи управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та/або фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

8) забезпечує на постійній основі проведення навчальних заходів для працівників суб'єкта первинного фінансового моніторингу та агентів (працівників агента) з метою розуміння ними покладених на них обов'язків та порядку дій;

9) забезпечує перевірку наявності бездоганної ділової репутації та відсутності громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь в усіх працівників суб'єкта первинного фінансового моніторингу, залучених до проведення первинного фінансового моніторингу;

10) забезпечує своєчасне та в повному обсязі виконання обов'язків суб'єкта первинного фінансового моніторингу (зокрема виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, замороження активів, пов'язаних з тероризмом та його фінансуванням, розповсюдженням зброї масового знищення та його фінансуванням, унеможливлення здійснення операцій особами з переліку осіб, пов'язаних з провадженням терористичної діяльності);

11) забезпечує своєчасне виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, та належний інформаційний обмін зі спеціально уповноваженим органом;

12) розробляє та здійснює заходи з належної перевірки клієнта з метою розуміння суті діяльності клієнта, мети та очікуваного характеру ділових відносин з ним, що дає змогу бути впевненими що фінансові операції клієнта відповідають наявній у суб'єкта первинного фінансового моніторингу інформації про нього, його бізнес, ризик-профіль, уключаючи в разі потреби джерела походження його коштів/статків, встановлення кінцевого бенефіціарного власника для оперативного виявлення незвичайної поведінки та підозрілих фінансових операцій (діяльності);

13) належно документує та фіксує події, що стосуються виконання обов'язків суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

14) зберігає всі документи (у тому числі електронні), їх копії, дані, інформацію (у тому числі відповідні звіти, розпорядження, файли), що стосуються виконання обов'язків суб'єкта первинного фінансового моніторингу, протягом строків, визначених законодавством України, та в порядку, встановленому цим Положенням;

15) своєчасно та в повному обсязі надає на запити Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку необхідні документи/інформацію/пояснення, що належним чином підтверджують виконання суб'єктом первинного фінансового моніторингу вимог законодавства України з питань запобігання та протидії;

16) вживає заходів щодо постійного вдосконалення внутрішньої системи запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

2. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу може прийняти рішення про самостійне проведення його відокремленими підрозділами, які є окремими юридичними особами, реєстрації фінансових операцій та іншої інформації, пов'язаної з проведенням фінансових операцій, та подання інформації про них до Держфінмоніторингу.

Таке рішення оформлюються розпорядчим документом суб'єкта первинного фінансового моніторингу, яке підписується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особою, яка виконує його обов'язки.

Відокремлені підрозділи суб'єкта первинного фінансового моніторингу, які є окремими юридичними особами та яким суб'єктом первинного фінансового моніторингу надано дозвіл самостійне проводити реєстрацію фінансових операцій та іншої інформації, пов'язаної з проведенням фінансових операцій, та подавати інформацію, пов'язану з проведенням фінансового моніторингу, до Держфінмоніторингу, стають на облік у Держфінмоніторингу як суб'єкти первинного фінансового моніторингу у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

3. Керівник (особа, яка тимчасово виконує повноваження керівника у разі його відсутності) та заступник керівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу, голова та члени наглядового органу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, відповідальний працівник (особа, яка тимчасово виконує повноваження відповідального працівника у разі його відсутності), працівники суб'єкта первинного фінансового моніторингу, залучені до проведення первинного фінансового моніторингу, агент - фізична особа, керівник та працівники агента - юридичної особи, що здійснюють ідентифікацію та верифікацію клієнтів суб'єкта первинного фінансового моніторингу, не можуть мати громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь.

1. З метою забезпечення належного проведення первинного фінансового моніторингу суб'єкти первинного фінансового моніторингу призначають працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу.

2. Відповідальний працівник очолює та координує внутрішню систему запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

3. Відповідальний працівник призначається на посаду на рівні керівництва суб'єкта первинного фінансового моніторингу, повинен працювати в цьому суб'єкті первинного фінансового моніторингу за основним місцем роботи, мати бездоганну ділову репутацію, не мати громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь та відповідати таким кваліфікаційним вимогам:

1) вільно володіти державною мовою;

2) знати законодавство України у сфері запобігання та протидії та володіти навичками щодо застосовування в практичній діяльності законодавства України та внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу суб'єкта первинного фінансового моніторингу [має бути підтверджено документом про проходження протягом останніх трьох років навчання у сфері запобігання та протидії на базі відповідного навчального закладу, що належить до сфери управління спеціально уповноваженого органу, та в інших навчальних закладах за погодженням із спеціально уповноваженим органом (далі - навчання у сфері запобігання та протидії)];

3) мати вищу освіту та досвід роботи не менше одного року у відповідній сфері діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу, або досвід роботи на керівній посаді в суб'єкті первинного фінансового моніторингу не менше одного року, або не менше одного року досвіду роботи у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

4) мати сертифікат на право вчинення дій, пов'язаних з безпосереднім провадженням професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, який відповідає ліцензії (або одній із ліцензій) на провадження відповідного виду діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, що має суб'єкт первинного фінансового моніторингу.

4. Особа, яка вперше призначається на посаду відповідального працівника та/або не проходила навчання у сфері запобігання та протидії протягом останніх трьох років, може бути призначена на посаду відповідального працівника без наявності документа, зазначеного в підпункті 2 пункту 3 цього розділу, за умови проходження нею навчання у сфері запобігання та протидії протягом трьох місяців з дня її призначення на посаду відповідального працівника та отримання документа про проходження навчання у сфері запобігання та протидії.

5. Вперше відповідальний працівник призначається не пізніше дня встановлення ділових відносин з клієнтом або здійснення першої фінансової операції у порядку, встановленому установчими та/або внутрішніми документами суб'єкта первинного фінансового моніторингу, та відповідно до законодавства.

6. Не пізніше наступного робочого дня після звільнення відповідального працівника або припинення обов'язків відповідального працівника суб'єкт первинного фінансового моніторингу призначає іншого відповідального працівника.

Допускається виконання обов'язків відповідального працівника в разі його звільнення особою, що тимчасово виконує його обов'язки, на строк перевірки ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника, який не повинен перевищувати трьох місяців.

7. Суб'єкт первинного фінансового моніторингу перевіряє ділову репутацію особи та її відповідність кваліфікаційним вимогам, установленим цим Положенням, на підставі таких документів та інформації:

1) оригінали документів для ідентифікації особи, що дають змогу встановити відомості, зазначені в пункті 1 частини восьмої та в пункті 1 частини дев'ятої статті 11 Закону;

2) документи та інформація для оцінки ділової репутації особи, включаючи довідку компетентного органу країни постійного місця проживання фізичної особи, виданої не пізніше трьох місяців до здійснення перевірки відповідності особи, про відсутність судимості за злочини проти основ національної безпеки України, миру, безпеки людства та міжнародного правопорядку, громадської безпеки, власності, у сфері господарської діяльності, у сфері використання електронно-обчислювальних машин (комп'ютерів), систем та комп'ютерних мереж і мереж електрозв'язку та у сфері службової діяльності та професійної діяльності, пов'язаної з наданням публічних послуг, яка не знята або не погашена в установленому законом порядку, а також інформація про відсутність: протягом останніх трьох років (якщо інший строк не встановлено спеціальним законом, що регулює діяльність суб'єкта первинного фінансового моніторингу) корупційних правопорушень з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов'язані з корупцією правопорушення; порушень особою вимог законодавства про запобігання та протидію, законодавства про фінансові послуги, що оприлюднюється (надається) судом, суб'єктами державного фінансового моніторингу (окрім спеціально уповноваженого органу) та органами, які здійснюють державне регулювання ринків фінансових послуг;

3) документи для оцінки відповідності особи кваліфікаційним вимогам, установленим цим Положенням, включаючи оригінали офіційних документів з інформацією про:

вищу освіту особи;

проходження особою навчання у сфері запобігання та протидії (за наявності);

попередні місця роботи особи [наприклад, трудова книжка (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування];

сертифікат на право вчинення дій, пов'язаних з безпосереднім провадженням професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках.

Оригінали документів, які підтверджують бездоганну ділову репутацію кандидата на посаду відповідального працівника та її відповідність кваліфікаційним вимогам, установленим цим Положенням, або їх копії повинні зберігатись у суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У разі призначення відповідальним працівником керівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу перевірка його бездоганної ділової репутації та відповідності кваліфікаційним вимогам, установленим цим Положенням, здійснюється відповідним органом управління суб'єкта первинного фінансового моніторингу, засновниками, або працівником(ами) підрозділу внутрішнього аудиту, або окремою посадовою особою, що проводить внутрішній аудит (контроль) в суб'єкті первинного фінансового моніторингу.

Підтвердження можливості призначення кандидата на посаду відповідального працівника за результатами перевірки оформлюється письмовим висновком, який містить відомості щодо наявності бездоганної ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника, перелік та реквізити документів, на підставі яких проведено перевірку відповідності кваліфікаційним вимогам, та підписується або керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу, або особами, які проводили перевірку кваліфікаційних вимог, або затверджується відповідним органом управління суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

8. Відповідальний працівник повинен пройти навчання не пізніше трьох місяців з дня його призначення на посаду та підвищувати свою кваліфікацію шляхом проходження навчання не рідше одного разу на три роки згідно з вимогами, визначеними Кабінетом Міністрів України.

9. З урахуванням особливостей організаційної структури суб'єкта первинного фінансового моніторингу може бути створено окремий структурний підрозділ з питань проведення фінансового моніторингу. Зазначений підрозділ функціонує відповідно до положення про цей структурний підрозділ. У цьому випадку керівником підрозділу є відповідальний працівник.

10. У разі недоцільності введення окремої посади або визначення працівника, на якого покладаються обов'язки відповідального працівника, відповідальним за проведення фінансового моніторингу може призначатися керівник суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

11. Протягом трьох робочих днів з дати призначення відповідального працівника, але не пізніше дня проведення першої фінансової операції, суб'єкт первинного фінансового моніторингу подає Держфінмоніторингу інформацію, необхідну для взяття його на облік, та повинен протягом трьох робочих днів подавати зміни до поданої при постановці на облік інформації у разі їх виникнення.

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу подає Держфінмоніторингу інформацію для взяття на облік у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

12. На час відсутності (відпустки, відрядження, хвороби) відповідального працівника або неможливості виконання покладених на нього обов'язків призначається особа, що тимчасово виконує його обов'язки. Строк виконання обов'язків не може перевищувати трьох місяців безперервно. На вказану особу поширюються права та обов'язки, установлені для відповідального працівника. Після спливу цього строку суб'єкт первинного фінансового моніторингу призначає відповідального працівника.

Особа, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, може бути призначена одночасно з відповідальним працівником.

13. Особа, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, повинна відповідати таким вимогам:

1) мати бездоганну ділову репутацію та не мати громадянства (підданства) Російської Федерації та/або Республіки Білорусь;

2) мати сертифікат на право вчинення дій, пов'язаних з безпосереднім провадженням професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, який відповідає ліцензії (або одній із ліцензій) на провадження відповідного виду діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках, що має суб'єкт первинного фінансового моніторингу;

3) пройти підготовку з питань запобігання та протидія легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення відповідно до внутрішніх документів за програмою навчання, затвердженою в суб'єкті первинного фінансового моніторингу;

4) працювати в цьому суб'єкті первинного фінансового моніторингу за основним місцем роботи.

Перевірка відповідності особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, вимогам, установленим цим Положенням, здійснюється керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особою, яка виконує його обов'язки, до її призначення на підставі таких документів та інформації:

оригінали документів для ідентифікації особи, що дають змогу встановити відомості, зазначені в пункті 1 частини восьмої та в пункті 1 частини дев'ятої статті 11 Закону;

документи та інформація для оцінки ділової репутації особи, включаючи довідку компетентного органу країни постійного місця проживання фізичної особи, виданої не пізніше трьох місяців до здійснення перевірки відповідності особи, про відсутність судимості за злочини проти основ національної безпеки України, миру, безпеки людства та міжнародного правопорядку, громадської безпеки, власності, у сфері господарської діяльності, у сфері використання електронно-обчислювальних машин (комп'ютерів), систем та комп'ютерних мереж і мереж електрозв'язку та у сфері службової діяльності та професійної діяльності, пов'язаної з наданням публічних послуг, яка не знята або не погашена в установленому законом порядку, а також інформація про відсутність: протягом останніх трьох років (якщо інший строк не встановлено спеціальним законом, що регулює діяльність суб'єкта первинного фінансового моніторингу) корупційних правопорушень з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов'язані з корупцією правопорушення; порушень особою вимог законодавства про запобігання та протидію, законодавства про фінансові послуги, що оприлюднюється (надається) судом, суб'єктами державного фінансового моніторингу (окрім спеціально уповноваженого органу) та органами, які здійснюють державне регулювання ринків фінансових послуг;

документи про освіту та/або підвищення кваліфікації; попередні місця роботи особи [наприклад, трудова книжка (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування]; сертифікат НКЦПФР на право здійснення дій, пов'язаних з безпосереднім провадженням професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках.

Такі документи або їх копії повинні зберігатись у суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У разі призначення керівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу особою, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, перевірка його відповідності вимогам, установленим цим Положенням, здійснюється відповідним органом управління суб'єкта первинного фінансового моніторингу, засновниками, або працівником(ами) підрозділу внутрішнього аудиту (контролю), або окремою посадовою особою, що проводить внутрішній аудит (контроль) в суб'єкті первинного фінансового моніторингу.

14. У разі наявності у суб'єкта первинного фінансового моніторингу відокремлених підрозділів за поданням керівника відокремленого підрозділу або особи, яка виконує його обов'язки, за погодженням з відповідальним працівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу керівник суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особа, яка виконує його обов'язки, призначає відповідального працівника у відокремленому підрозділі.

Відповідальний працівник у відокремленому підрозділі підзвітний тільки керівнику суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

У разі недоцільності введення окремої посади або визначення працівника, на якого покладаються обов'язки відповідального працівника, відповідальним за проведення фінансового моніторингу у відокремленому підрозділі може призначатися керівник відокремленого підрозділу.

Одна й та сама особа не може бути одночасно призначена відповідальним працівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу і відокремленого підрозділу, а також одночасно у декількох відокремлених підрозділах.

15. Відповідальний працівник здійснює свої повноваження на підставі посадової інструкції, яка затверджується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особою, яка виконує його обов'язки. Відповідальний працівник засвідчує підписом факт ознайомлення з посадовою інструкцією.

Посадова інструкція відповідального працівника повинна містити повноваження (права), функції та завдання, передбачені законодавством, Правилами фінансового моніторингу, іншими внутрішніми документами суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

16. Відповідальний працівник є незалежним у своїй діяльності, підзвітним тільки керівнику суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

17. Відповідальний працівник (відповідальний працівник у відокремленому підрозділі) не рідше одного разу на місяць складає та підписує письмові звіти довільної форми про виявлені фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та заходи, які були вжиті для реалізації законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

Звіт, зокрема, містить інформацію щодо:

фінансових операцій, що підлягали фінансовому моніторингу за звітний період;

замороження активів, що пов'язані з тероризмом та його фінансуванням, розповсюдженням зброї масового знищення та його фінансуванням;

зупинених фінансових операцій;

відмов від встановлення (підтримання) ділових відносин та щодо фінансових операцій, у проведенні яких суб'єктом первинного фінансового моніторингу було відмовлено;

про розбіжності між відомостями про кінцевих бенефіціарних власників клієнта, які містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, та інформацією про кінцевих бенефіціарних власників, отриманою суб'єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки клієнта;

вжитих заходів стосовно розроблення та поновлення Правил та програми здійснення фінансового моніторингу;

результатів проведених відповідальним працівником внутрішніх перевірок діяльності підрозділів або працівників;

підготовки персоналу щодо виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення шляхом проведення освітньої та практичної роботи.

У разі, якщо відповідальним працівником не є керівник суб'єкта первинного фінансового моніторингу, звіт після його складання направляється керівнику суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особі, яка виконує його обов'язки, для інформування.

Ознайомлення керівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особи, яка виконує його обов'язки, зі звітом підтверджується підписом цієї особи.

18. Відповідальний працівник має право доступу до всіх приміщень, документів, інформації, баз даних, засобів телекомунікації, архівів суб'єкта первинного фінансового моніторингу незалежно від поєднання видів професійної діяльності на ринках капіталу та організованих товарних ринках.

1. Правила фінансового моніторингу (далі - Правила) є окремим єдиним внутрішнім документом суб'єкта первинного фінансового моніторингу, який визначає порядок та умови здійснення заходів, спрямованих на недопущення використання суб'єкта первинного фінансового моніторингу і його відокремлених підрозділів для легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, та визначають процедуру реалізації фінансового моніторингу.

2. Програма здійснення фінансового моніторингу (далі - Програма) є окремим внутрішнім документом суб'єкта первинного фінансового моніторингу, що розкриває план організаційних заходів для проведення фінансового моніторингу.

3. Правила та Програма розробляються відповідальним працівником з урахуванням вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, результатів національної оцінки ризиків та оцінки ризиків, притаманних його діяльності і міжнародних стандартів у цій сфері та затверджуються керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу або особою, яка виконує його обов'язки.

Правила розробляються з урахуванням видів діяльності суб'єктів первинного фінансового моніторингу та повинні відповідати вимогам законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу здійснює оновлення внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу постійно, але не пізніше трьох місяців з дня набрання чинності змінами до законодавства з питань запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, якщо інші строки не встановлені законодавством.

4. Правила і Програма затверджуються суб'єктом первинного фінансового моніторингу не пізніше дня проведення першої фінансової операції.

5. Правила є документом з обмеженим доступом.

Порядок ознайомлення, користування і зберігання Правил (в тому числі електронних копій), категорії персоналу, органи і підрозділи внутрішнього контролю, які мають право доступу до Правил, визначаються порядком доступу до Правил, який міститься в Програмі.

6. Працівники суб'єкта первинного фінансового моніторингу повинні дотримуватись Правил та Програми.

7. Програма містить порядок доступу до Правил, порядок підготовки персоналу (працівників) суб'єкта первинного фінансового моніторингу та заходи з термінами (строками) їх виконання та визначенням осіб, відповідальних за:

1) призначення відповідального працівника;

2) розробку та затвердження посадової інструкції відповідального працівника;

3) розробку і оновлення Правил і Програми;

4) направлення інформації про призначення відповідального працівника до Держфінмоніторингу;

5) попередження працівників суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) про відповідальність за порушення законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

6) забезпечення підвищення кваліфікації відповідального працівника;

7) підготовку персоналу щодо виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення шляхом проведення теоретичних та практичних заходів;

8) проведення внутрішніх перевірок суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

8. Правила містять такі окремі розділи, зміст яких відповідає їх назві:

1) опис внутрішньої системи фінансового моніторингу суб'єкта первинного фінансового моніторингу, який, зокрема, включає перелік окремих працівників суб'єкта первинного фінансового моніторингу та/або відокремлених підрозділів, залучених до проведення фінансового моніторингу, та механізм взаємодії між ними та відповідальним працівником;

2) перелік прав та обов'язків відповідального працівника, а також інших працівників, які беруть участь у проведенні фінансового моніторингу;

3) здійснення заходів належної перевірки;

4) порядок виявлення політично значущих осіб та порядок ужиття щодо них необхідних додаткових заходів;

5) критерії ризиків легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення;

6) запровадження ризик-орієнтованого підходу під час здійснення процедур з запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

7) опис процедур суб'єкта первинного фінансового моніторингу з управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, у тому числі, створення та забезпечення функціонування належної системи управління ризиками, що передбачає, зокрема, визначення (виявлення), оцінку/переоцінку (вимірювання), моніторинг, контроль ризиків, з метою їх мінімізації;

8) порядок відмови від встановлення ділових відносин з клієнтом або від проведення фінансової операції;

9) порядок виявлення, реєстрації та подання до Держфінмонторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, або спроби їх проведення, інформації про розбіжності між відомостями про кінцевих бенефіціарних власників клієнта, які містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, та інформацією про кінцевих бенефіціарних власників, отриманою суб'єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки клієнта, та порядок подання до Держфінмонторингу іншої, передбаченої Законом інформації;

10) опис заходів, спрямованих на запобігання розголошенню інформації, що подається до Держфінмоніторингу, та іншої інформації з питань фінансового моніторингу;

11) порядок надання на запит Держфінмоніторингу іншої інформації, передбаченої законодавством;

12) порядок замороження активів, пов'язаних з тероризмом та його фінансуванням, розповсюдженням зброї масового знищення;

13) порядок зупинення фінансових операцій;

14) порядок збору, зберігання, створення електронних та резервних копій документів щодо здійснення заходів належної перевірки, а також інших документів та інформації, передбаченої Законом, порядок зберігання електронних та резервних копій;

15) порядок вчинення дій щодо направлення запитів до органів державної влади з метою виконання завдань, покладених на суб'єкта первинного фінансового моніторингу Законом;

16) порядок проведення внутрішніх перевірок діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу на предмет дотримання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

17) порядок повідомлення працівниками суб'єкта первинного фінансового моніторингу керівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу та/або відповідального працівника про порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;

18) порядок віддаленого встановлення ділових відносин суб'єктом первинного фінансового моніторингу (у разі необхідності використання);

19) порядок віддаленого встановлення ділових відносин шляхом отримання суб'єктом первинного фінансового моніторингу інформації/даних щодо належної перевірки клієнта від третіх осіб (у разі необхідності використання).

20) порядок отримання, використання та зберігання, створення електронних та резервних копій інформації/даних щодо належної перевірки клієнта, отриманих суб'єктом первинного фінансового моніторингу від третіх осіб (у разі необхідності використання).