Про затвердження Змін до Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги

Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство соціальної політики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 423, з метою приведення нормативно-правового акта у відповідність до чинного законодавства НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги, затвердженої наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19 вересня 2006 року № 345, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 06 жовтня 2006 року за № 1098/12972, що додаються.

2. Директорату адресної соціальної підтримки населення та розвитку соціального інспектування (Черська Л.З.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Музиченка В.В.

1. У главі 1:

1) у пункті 1.1:

в абзаці першому:

слова "міських, селищних і сільських рад (у тому числі об’єднаних територіальних громад) (далі - ОТГ) безпосередньо або через центри надання адміністративних послуг" замінити словами "сільських, селищних, міських рад територіальних громад, центрами надання адміністративних послуг";

абзаци п’ятий-двадцять дев’ятий замінити абзацами такого змісту:

"щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу, яка за висновком лікарської комісії медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, на догляд за нею ( Закон України "Про психіатричну допомогу");

державна соціальна допомога особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю");

державна соціальна допомога на догляд ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю");

допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування ( Закон України "Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування");

пільги та компенсаційні виплати особам з інвалідністю, ветеранам війни та праці ( Закон України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", Закон України "Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні", Закон України "Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні");

пільги та компенсації особам, які постраждали внаслідок політичних репресій ( Закон України "Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років");

пільги та компенсаційні виплати особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи ( Закон України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи");

тимчасова державна допомога дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів (постанова Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2006 року № 189 "Про затвердження Порядку призначення та виплати тимчасової державної допомоги дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів, не мають можливості утримувати дитину або місце проживання їх невідоме");

житлова субсидія ( Положення про порядок призначення житлових субсидій, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 1995 року № 848 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 14 серпня 2019 року № 807);

пільги на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого палива і скрапленого газу ( Порядок надання пільг на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого палива і скрапленого газу у грошовій формі, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 року № 373);

допомога на поховання (Закони України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю", "Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю", постанова Кабінету Міністрів України від 31 січня 2007 року № 99 "Про затвердження Порядку надання допомоги на поховання деяких категорій осіб виконавцю волевиявлення померлого або особі, яка зобов’язалася поховати померлого");

державна соціальна допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, грошове забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом "гроші ходять за дитиною" (постанова Кабінету Міністрів України від 26 червня 2019 року № 552 "Деякі питання виплати державної соціальної допомоги на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, осіб з їх числа, у тому числі з інвалідністю, грошового забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом "гроші ходять за дитиною", оплати послуг із здійснення патронату над дитиною та виплати соціальної допомоги на утримання дитини в сім’ї патронатного вихователя, підтримки малих групових будинків");

компенсація послуги з догляду за дитиною до трьох років "муніципальна няня" (постанова Кабінету Міністрів України від 30 січня 2019 року № 68 "Деякі питання надання послуги з догляду за дитиною до трьох років "муніципальна няня");

одноразова матеріальна допомога непрацюючим малозабезпеченим особам, особам з інвалідністю та дітям з інвалідністю (постанова Кабінету Міністрів України від 12 квітня 2017 року № 256 "Деякі питання використання коштів державного бюджету для виконання заходів із соціального захисту дітей, сімей, жінок та інших найбільш вразливих категорій населення");

одноразова винагорода жінкам, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" (постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2011 року № 268 "Про виплату одноразової винагороди жінкам, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", та одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми");

грошова компенсація вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян (постанова Кабінету Міністрів України від 17 червня 2004 року № 785 "Про затвердження Порядку виплати грошової компенсації вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян");

грошова компенсація замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування (постанова Кабінету Міністрів України від 07 лютого 2007 року № 150 "Про затвердження Порядку виплати деяким категоріям осіб з інвалідністю грошової компенсації замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування");

щомісячна компенсаційна виплата особі, яка здійснює догляд за особою з інвалідністю І групи або особою, яка досягла 80 років (постанова Кабінету Міністрів України від 20 березня 2019 року № 233 "Деякі питання державної допомоги окремим категоріям громадян");

одноразова матеріальна допомога особам, які постраждали від торгівлі людьми (постанова Кабінету Міністрів України від 25 липня 2012 року № 660 "Про затвердження Порядку виплати одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми");

щомісячна адресна допомога внутрішньо переміщеним особам для покриття витрат на проживання, в тому числі на оплату житлово-комунальних послуг (постанова Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 505 "Про надання щомісячної адресної допомоги внутрішньо переміщеним особам для покриття витрат на проживання, в тому числі на оплату житлово-комунальних послуг");

одноразова грошова допомога постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам (постанова Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 535 "Про затвердження Порядку використання коштів, що надійшли від фізичних та юридичних осіб для надання одноразової грошової допомоги постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам");

тимчасова державна соціальна допомога непрацюючій особі, яка досягла віку, визначеного частиною першою статті 26 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування", але не набула права на пенсійну виплату у зв’язку з відсутністю страхового стажу (постанова Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2017 року № 1098 "Про затвердження Порядку призначення тимчасової державної соціальної допомоги непрацюючій особі, яка досягла загального пенсійного віку, але не набула права на пенсійну виплату");

соціальна допомога на утримання дитини в сім’ї патронатного вихователя, оплата послуги патронату над дитиною (постанова Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2021 року № 893 "Деякі питання захисту прав дитини та надання послуги патронату над дитиною");

матеріальна допомога військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби (постанова Кабінету Міністрів України від 08 квітня 2015 року № 185 "Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виплати матеріальної допомоги військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби");

одноразова грошова допомога членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 року по 21 лютого 2014 року, та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях (постанова Кабінету Міністрів України від 11 січня 2018 року № 14 "Деякі питання використання коштів державного бюджету для надання одноразової грошової допомоги членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 р. по 21 лютого 2014 р., та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях");

одноразова грошова допомога у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера (постанова Кабінету Міністрів України від 19 серпня 2015 року № 604 "Деякі питання виплати одноразової грошової допомоги у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера внаслідок поранення (контузії, травми або каліцтва), отриманого під час надання волонтерської допомоги в районі проведення антитерористичної операції, здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, бойових дій та збройного конфлікту");

допомога на дітей, які виховуються у багатодітних сім’ях (постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2019 року № 250 "Деякі питання надання соціальної підтримки багатодітним сім’ям");

одноразова грошова винагорода особам, яким присвоєно звання Герой України за здійснення визначного геройського вчинку, або членам їхніх сімей (постанова Кабінету Міністрів України від 26 лютого 2020 року № 144 "Про затвердження Порядку виплати одноразової грошової винагороди особам, яким присвоєно звання Герой України за здійснення визначного геройського вчинку");

довічна державна стипендія громадянам України, які рятували євреїв на території України під час Голокосту у роки Другої світової війни та удостоєні Ізраїльським інститутом катастрофи і героїзму національного меморіалу Катастрофи (Голокосту) і Героїзму "Яд ва-Шем" звання Праведника народів світу або Єврейською Радою України - звання Праведника України чи Праведника Бабиного Яру (постанова Кабінету Міністрів України від 08 вересня 2021 року № 935 "Деякі питання призначення і виплати довічних державних стипендій для громадян України, які рятували євреїв на території України під час Голокосту у роки Другої світової війни, та про визнання такими, що втратили чинність, постанов Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 139 і від 9 серпня 2017 р. № 568");

одноразова компенсація та щорічна допомога на оздоровлення особам з інвалідністю та дітям з інвалідністю, постраждалим внаслідок дії вибухонебезпечних предметів (постанова Кабінету Міністрів України від 29 вересня 2021 року № 1020 "Деякі питання призначення і виплати одноразової компенсації та щорічної допомоги, передбачених Законом України "Про протимінну діяльність в Україні");

будь-яка допомога, що надається за місцевими програмами за рахунок коштів місцевих бюджетів.";

2) у пункті 1.2 слова "особи ОТГ" замінити словами "посадові особи виконавчого органу сільської, селищної, міської ради територіальної громади, центру надання адміністративних послуг (далі - уповноважена особа територіальної громади)";

3) пункт 1.3 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Організація роботи в Управлінні з документами здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності".";

4) пункт 1.4 викласти в такій редакції:

"1.4. Особові справи і документи заявників та отримувачів соціальної допомоги передаються з підрозділу до підрозділу Управління (від спеціаліста до спеціаліста) відповідно до Реєстру передання особових справ (далі - Реєстр) (додаток 1).

У випадках, передбачених законодавством, заяви з необхідними документами для призначення соціальної допомоги (далі - заяви з необхідними документами) приймаються від заявників уповноваженими особами територіальної громади, які передають їх відповідному Управлінню. Копії документів у паперовій формі завіряються підписом уповноваженої особи територіальної громади та печаткою (за наявності). Якщо законодавством для отримання соціальної допомоги вимагається подання документів та/або інформації, що міститься в інформаційно-телекомунікаційних системах, такі документи та/або інформація не подаються, а в заяві зазначаються відомості, необхідні для надання такої допомоги. Заяви з необхідними документами передаються відповідному Управлінню разом із Реєстром передання прийнятих документів щодо призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 11).

Уповноважена особа територіальної громади, яка приймає заяву з необхідними документами, за наявності технічної можливості реєструє заяву та формує електронну справу (заповнює відповідні електронні форми з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики, додає електронні документи / файли (сканує заяву та оригінали необхідних документів за допомогою засобів, що призначені для сканування та розпізнавання даних). На вимогу заявника або отримувача соціальної допомоги сформована в електронній формі заява друкується та надається йому для перевірки та підписання.

Формат електронних документів / файлів електронної справи повинен відповідати таким вимогам: тип документа - багатосторінковий pdf, щільність сканування - 300 dpi.

У разі відсутності одного або декількох обов’язкових документів, уповноваженою особою територіальної громади в полі "Примітка" зазначається причина їх відсутності.

Для підтвердження відповідності сканованих документів оригіналу під час приєднання до електронної справи електронні копії документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою територіальної громади (далі - електронна печатка) уповноваженою особою територіальної громади, відповідальною за її застосування.

Керівником територіальної громади визначаються порядок використання електронної печатки та уповноважені особи територіальної громади, відповідальні за її застосування.

Уповноважена особа територіальної громади видає заявнику розписку-повідомлення щодо отриманих документів, а також документів, які необхідно донести, відповідно до абзацу першого пункту 2.5 глави 2.

Додатково подані заявником документи скануються, приєднуються до електронної справи як додаткові електронні копії документів та засвідчуються електронною печаткою.

Якщо електронна справа до Управління передається через інших уповноважених осіб територіальної громади (далі - спеціаліст з контролю ТГ), спеціаліст з контролю ТГ протягом одного робочого дня перевіряє заповнення необхідних полів у електронній справі, наявність відповідних електронних документів / файлів та відповідність внесених до інформаційної системи реквізитів цим документам.

У разі виявлення в електронній справі недоліків (неповного пакета документів, помилок) спеціаліст з контролю ТГ направляє електронну справу на доопрацювання уповноваженій особі територіальної громади із зазначенням причин повернення в полі "Примітка".

Уповноважена особа територіальної громади вживає заходів щодо усунення виявлених недоліків, у разі необхідності повторно сканує, змінює існуючий електронний документ / файл або додатково сканує необхідні документи і повторно направляє на розгляд спеціалісту з контролю ТГ.

Електронна справа не пізніше ніж наступного робочого дня з дати прийняття заяви з необхідними документами уповноваженою особою територіальної громади або перевірки спеціалістом з контролю ТГ відповідно до абзацу десятого цього пункту, якщо в електронній справі не виявлено недоліків, надсилається відповідному Управлінню за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

Уповноважені особи територіальної громади, спеціалісти з контролю ТГ відповідають за правильність оформлення і ведення електронних справ, повноту та достовірність внесеної до електронної справи інформації з дотриманням законодавства про захист персональних даних.

Управління на підставі електронної справи приймає рішення про призначення (відмову в призначенні) заявнику соціальної допомоги та інформує уповноважених осіб територіальної громади/ заявника щодо прийнятого рішення.

Контроль за додержанням вимог цієї Інструкції покладається на керівника відповідного структурного підрозділу виконавчого органу сільської, селищної, міської ради територіальної громади, центру надання адміністративних послуг.

Заяви з необхідними документами приймаються від заявників / законних представників заявників Управліннями районних державних адміністрацій лише у разі надсилання їх поштою або в електронній формі (через офіційний веб-сайт Мінсоцполітики, інтегровані з ним інформаційні системи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування або Єдиний державний вебпортал електронних послуг (далі - Портал Дія).".

2. У главі 2:

1) у пункті 2.1:

в абзаці четвертому слово "соціальної" виключити;

після абзацу п’ятого доповнити новим абзацом такого змісту:

"консультування з питань застосування законодавства;".

У зв’язку з цим абзаци шостий і сьомий вважати абзацами сьомим і восьмим.

2) пункт 2.2 викласти в такій редакції:

"2.2. Для нарахування соціальної допомоги можуть використовуватися відомості про доходи, розміри житлово-комунальних платежів та інші відомості в електронній формі, одержані шляхом доступу до відповідних інформаційно-телекомунікаційних систем Державної податкової служби, Пенсійного фонду України, Фонду соціального страхування або в автоматичному режимі шляхом електронної інформаційної взаємодії інформаційно-телекомунікаційних систем через систему електронної взаємодії цих систем, від підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності.

Якщо заявник вже отримує будь-який вид соціальної допомоги, що призначається Управлінням, відомості про розмір допомоги враховуються Управлінням без необхідності її декларування.

Для призначення соціальної допомоги заявником заповнюється форма заяви про призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсацій та пільг, затверджена наказом Міністерства соціальної політики України від 21 квітня 2015 року № 441, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 квітня 2015 року за № 475/26920, довідка про доходи (за наявності) за формою, затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 27 серпня 2004 року № 192, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2004 року за № 1409/10008.

Для призначення житлової субсидії заявником заповнюються форми Заяви про призначення та надання житлової субсидії та Декларації про доходи і витрати осіб, які звернулися за призначенням житлової субсидії, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 1995 року № 848 "Про спрощення порядку надання населенню субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива".

Для надання пільг на оплату житлово-комунальних послуг пільговик (крім педагогічних, медичних та фармацевтичних працівників, працівників бібліотек, музеїв, спеціалістів із захисту рослин і працівників культури в сільській місцевості і селищах міського типу) подає заяву про внесення відомостей до Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги, та надання пільг на оплату житлово-комунальних послуг за формою, встановленою наказом Міністерства соціальної політики України від 27 травня 2021 року № 275, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06 липня 2021 року за № 883/36505.

Заявника в обов’язковому порядку попереджають, що особистим підписом він підтверджує, що всі наведені відомості є повними і точними, що громадяни, зареєстровані в житловому приміщенні (будинку), та члени їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, інших джерел доходів і натуральних надходжень не мають, що цим підписом заявник дає згоду на отримання Управлінням інформації, яка вимагається законодавством для призначення певного виду соціальної допомоги.";

3) у пункті 2.3:

слова "з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги"" замінити словами ", Портал Дія з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах";

доповнити його новим абзацом такого змісту:

"Заява, що подається в електронній формі через Портал Дія, формується за допомогою програмних засобів у довільній формі, придатній для сприйняття її змісту, згідно з відомостями, передбаченими для певного виду заяви, відповідно до затвердженої форми.";

4) в абзаці третьому пункту 2.5 після слів "усіх видів" доповнити словом "державної";

3. У главі 3:

1) абзац другий пункту 3.3 виключити;

2) абзаци шостий та сьомий пункту 3.4 замінити абзацами такого змісту:

"До особової справи також підшивається Акт обстеження матеріально-побутових умов сім’ї (за наявності), який у випадках, передбачених законодавством, складається уповноваженими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських рад територіальних громад. Акт обстеження матеріально-побутових умов сім’ї реєструється в Журналі реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов сім’ї (додаток 21).

До особової справи також підшивається рішення (або витяг) про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги у разі розгляду заяви відповідною комісією, утвореною районними, районними у м. Києві державними адміністраціями, виконавчими органами міських, районних у містах (у разі їх утворення) рад.

У правому верхньому куті кожного документа, не перекриваючи тексту, ставлять порядковий номер документа."

3) пункти 3.10-3.13 виключити;

4. У пункті 4.1 глави 4 слова та цифри "заяв (графи 8-9)" замінити словами та цифрами "заяв (графи 6-7)".

5. У главі 8:

1) пункт 8.2 після слів "письмової заяви" доповнити словами ", поданої заявником / законним представником заявника до Управління / через уповноважену особу територіальної громади,"

2) пункт 8.5 викласти в такій редакції:

"8.5. У разі, якщо заявник / законний представник заявника особисто звертається з проханням надати довідку, довідка видається в той же день.

У разi, якщо заявник / законний представник заявника звертається щодо видачі довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги через уповноважену особу територіальної громади, уповноважена особа територіальної громади з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики формує заяву про видачу довідки із засвідченням електронною печаткою та направляє пї до Управління протягом одного робочого дня. Управління з дотриманням вимог пункту 8.1 глави 8 формує довідку, накладає електронну печатку та з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики направляє довідку уповноваженій особі територіальної громади для видачі її заявнику / законному представнику заявника.

Уповноваженими особами територіальної громади ведеться облік отриманих заяв та виданих заявникам / законним представникам заявників довідок про отримання (неотримання) соціальної допомоги.".

6. У главі 11:

1) пункти 11.3 і 11.4 викласти в такій редакції:

11.3. Уведення даних у базу здійснюється з первинних документів безпосередньо спеціалістом підрозділу з прийняття рішення. На первинних документах, з яких інформація внесена в базу, проставляється відмітка і код спеціаліста, який вносив інформацію.

У разі отримання електронної справи за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики від уповноважених осіб територіальних громад спеціаліст Управління протягом трьох робочих днів опрацьовує таку електронну справу, перевіряє зазначені в електронній справі відомості на відповідність інформації, зазначеній у сканованих копіях оригіналів документів, та приймає її для подальшої роботи або повертає уповноваженим особам територіальних громад на доопрацювання. Електронна справа повертається на доопрацювання, якщо в ній містяться такі недоліки, що не дозволяють прийняти рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги відповідно до вимог чинного законодавства.

У випадках, передбачених абзацом другим цього пункту, введення даних у базу здійснюється спеціалістом Управління на підставі електронної справи (у разі технічної можливості) з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

Заява, отримані з використанням відповідних інформаційних систем відомості, скановані копії документів, на підставі яких призначено (перераховано) будь-який вид соціальної допомоги та проводиться її виплата; інша інформація, з урахуванням якої визначаються розмір призначеної допомоги та розмір допомоги до виплати, обробляються в складі електронної особової справи, що формується та ведеться відповідно до вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист персональних даних".

Формування електронної особової справи розпочинається з дати розгляду заяви з необхідними документами в Управлінні із зазначенням джерела їх надходження (через уповноважених осіб територіальної громади, поштою, через офіційний веб-сайт Мінсоцполітики, інформаційну систему Мінсоцполітики, інтегровані з нею інформаційні системи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, Портал Дія тощо).

Електронна особова справа складається з окремих інформаційних блоків:

1) Інформація щодо заявника, зокрема:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

адреса проживання;

громадянство;

відомості про членів сім’ї, які знаходяться на утриманні заявника;

серія, номер і назва документа, з якого взято відомості до електронної особової справи.

2) Інформація щодо призначення/перерахунку соціальної допомоги, зокрема:

дата звернення заявника за призначенням/перерахунком соціальної допомоги;

дата, з якої призначено соціальну допомогу;

вид допомоги;

назва нормативно-правового акта, на підставі якого призначено допомогу (із зазначенням статті, пункту тощо цього акта);

місяць нарахування (перерахунку, індексації) допомоги;

період, за який враховані доходи отримувача соціальної допомоги;

сума доходу, що врахована для обчислення, перерахунку, індексації соціальної допомоги;

розмір середньомісячного сукупного доходу, з урахуванням якого здійснено розрахунок розміру допомоги;

розмір допомоги для виплати;

період, на який призначено допомогу.

3) Інформація щодо виплати соціальної допомоги, зокрема:

джерело фінансування соціальної допомоги;

реквізити виплатних документів, на підставі яких здійснюється щомісячна виплата соціальної допомоги;

результати виплати;

відомості щодо перебування особи на державному утриманні;

відомості щодо відрахувань із суми соціальної допомоги із зазначенням реквізитів документів, на підставі яких здійснюються ці відрахування.

4) Інша інформація, зокрема:

відомості (дані), отримані з використанням державних інформаційних ресурсів за результатами інформаційного обміну;

електронні документи / файли.

Спеціаліст Управління забезпечує формування електронної особової справи з накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - електронний підпис) та направляє сформовану електронну особову справу керівнику Управління для погодження з накладанням електронного підпису.

За результатами розгляду заяв з необхідними документами та формування електронної особової справи інформація щодо прийнятого рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги направляється від Управління територіальній громаді, заявнику / законному представнику заявника поштою або за допомогою засобів інформаційних систем у випадку подання заяви з необхідними документами до Управління в електронній формі.

Електронні особові справи отримувачів ycix видів соціальної допомоги зберігаються відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".

11.4. Спеціаліст який вводить інформацію у базу даних, використовує свій код і унікальний пароль та застосовує електронний підпис. Відповідальними за ідентичність інформації, введеної в базу даних, i документа в кожному випадку є особисто спеціалісти, які вводили інформацію в базу даних. У разі отримання електронної справи від уповноважених осіб територіальних громад за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики спеціаліст Управління є відповідальним за своєчасність її опрацювання та введення інформації у базу даних з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики.;

2) пункт 11.6 після слів ""Про електронні довірчі послуги"" доповнити словами ", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах"";

3) у пункті 11.9 слова "отримані від ДФС" замінити словами "отримані від ДПС".

7. У тексті Інструкції слова "уповноважена особа ОТГ", "ОТГ" в усіх відмінках і числах замінити, відповідно, словами "уповноважена особа територіальної громади", "територіальна громада" у відповідних відмінках і числах.

8. У додатках до Інструкції:

1) у додатку 11 слова "ОТГ" замінити словами "територіальна громада";

2) додатки 1, 5-9 викласти у новій редакції, що додаються.