Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

Відповідно до статті 126 Закону України "Про судоустрій України" та пункту 4 Положення про Державну судову адміністрацію України , затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 № 182 (із змінами і доповненнями), з метою удосконалення організації діловодства в апеляційних загальних судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційному загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню документального забезпечення та організаційної роботи (Бровко Т.В.) довести наказ до відома голів апеляційних загальних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Прийом громадян у суді здійснюється згідно з Правилами внутрішнього розпорядку суду та відповідними нормативно-правовими актами України. Графік приймання громадян і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці об'яв суду). На цьому самому стенді має бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання побачень з особами, які тримаються під вартою і числяться за судом.

1.6. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003" , затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - Національний стандарт України).

1.7. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

1.8. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду або особа, яка виконує його обов'язки (далі - голова суду).

Організацію та контроль за веденням діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції здійснює керівник апарату суду.

Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.9. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у двох примірниках, один із яких передається керівнику апарату для відповідного реагування у встановленому порядку.

Обов'язки, права працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду має забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

1.10. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.

1.11. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

1.12. Усі журнали, алфавітні покажчики прошнуровуються і скріплюються підписом керівника апарату суду, а також гербовою печаткою; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

1.13. Внесення відомостей про облік судового збору здійснюється працівником апарату суду, на якого покладено відповідний обов'язок, шляхом заповнення даних в автоматизованій системі діловодства суду. Контроль за своєчасністю та достовірністю внесення даних здійснюється керівником апарату суду.

2.1. Усі судові справи (матеріали кримінального провадження) та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

Робота з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України , затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 року № 141. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому Інструкцією, та зберігаються разом з документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник, який здійснює приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів і конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер, сформований автоматизованою системою документообігу суду (журнал реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи (матеріали кримінального провадження), кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ (матеріалів кримінального провадження) з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки і судові повідомлення, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки (повідомлення) про одержання повісток про виклик і повідомлень.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція одразу ж пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом керівника апарату.

2.5. Судові справи (матеріали кримінального провадження), скарги на роботу апарату суду, інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються працівникам, відповідальним за приймання судових справ (матеріалів кримінального провадження) і кореспонденції, для реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, алфавітних покажчиках, після чого під підпис передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі надати додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата (у разі необхідності - і час) отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження, двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

При передачі таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До автоматизованої системи документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до автоматизованої системи документообігу суду відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, а інші співвиконавці з документом оперативно ознайомлюються під підпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправки адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді підписується керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається ксерокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3.1. Всі судові справи (матеріали кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до цивільного, адміністративного чи кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках, які формуються на підставі внесеної до автоматизованої системи документообігу суду інформації.

Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

Архівна база даних автоматизованої системи документообігу суду за минулий рік створюється за допомогою автоматизованої системи документообігу в лютому місяці, наступному за звітним, до якої з робочої бази переносяться обліково-статистичні картки та інші дані у справах, у яких закінчено провадження.

3.2. Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження за апеляційною скаргою (додаток 4).

3.2.4. Провадження за клопотанням слідчого, прокурора та інших осіб, скарги на їх рішення, дії чи бездіяльність, а також заяви про відвід реєструються в обліково-статистичній картці на клопотання, скаргу, заяву (додаток 8) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.6. Апеляційна скарга разом із матеріалами кримінального провадження на судові рішення, які були ухвалені судами першої інстанції і не набрали законної сили, реєструються в обліково-статистичній картці на кримінальне провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією (додаток 11) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження за апеляційною скаргою.

У разі надходження до суду апеляційної інстанції матеріалів кримінального провадження щодо кількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які після роздрукування скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи. Для внесення до звіту необхідних показників про кількість осіб, стосовно яких апеляційною інстанцією прийнято рішення, у кожній обліково-статистичній картці робиться спеціальна відмітка про надходження чи ненадходження апеляційної скарги. До алфавітного покажчика матеріалів кримінального провадження за апеляційною скаргою вносяться дані щодо кожного обвинуваченого із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

3.2.7. Апеляційна скарга на ухвалу слідчого судді суду першої інстанції реєструється в обліково-статистичній картці матеріали на кримінальне провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією (додаток 12) та в алфавітному покажчику справ кримінального судочинства за апеляціями.

3.2.8. Заява про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами реєструється в обліково-статистичній картці про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами (додаток 13) та в алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.2.9. Подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого реєструються в обліково-статистичній картці на подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого (додаток 14) та алфавітному покажчику матеріалів кримінального провадження.

3.3. Справи цивільного судочинства за апеляційними скаргами, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляційними скаргами (додаток 15). Для полегшення пошуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляціями облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

3.3.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, якими закінчено розгляд цивільної справи, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали) у цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до цивільної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці цивільної справи зазначається відповідний номер.

3.3.4. Цивільна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду (про оскарження рішення суду чи щодо відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу або скасування судового наказу, забезпечення позову чи скасування забезпечення позову, повернення заяви позивачеві (заявникові), відмови у відкритті провадження у справі, відкриття провадження у справі з недотриманням правил підсудності, передачі справи на розгляд іншому суду, відмови поновити або продовжити пропущений процесуальний строк, визнання мирової угоди за клопотанням сторін, визначення розміру судових витрат, унесення виправлень у рішення, відмови ухвалити додаткове рішення, роз'яснення рішення, зупинення провадження у справі, закриття провадження у справі, залишення заяви без розгляду, залишення заяви про перегляд заочного рішення без розгляду, відхилення заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами, видачі дубліката виконавчого листа, поновлення пропущеного строку для пред'явлення виконавчого документа до виконання, відстрочки і розстрочки, зміни чи встановлення способу й порядку виконання рішення, тимчасового влаштування дитини до дитячого або лікувального закладу; оголошення розшуку відповідача (боржника) або дитини, примусового проникнення до житла, звернення стягнення на грошові кошти, що знаходяться на рахунках, заміни сторони виконавчого провадження, визначення частки майна боржника у майні, яким він володіє спільно з іншими особами, рішень, дій або бездіяльності державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, повороту виконання рішення суду, відмови в поновленні втраченого судового провадження, про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду або про відмову в задоволенні клопотання з цього питання, про визнання в Україні рішення іноземного суду або відмову в задоволенні клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню), реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу за апеляційною скаргою (додаток 19). У відповідну графу алфавітного покажчика цивільних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи.

Апеляційні скарги на ухвалу та на рішення суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

3.4. Адміністративні справи за апеляційними скаргами, копії апеляційних скарг в адміністративних справах, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 21).

Апеляційні скарги на ухвалу та на постанову суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

3.4.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до адміністративної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці адміністративної справи зазначається відповідний номер.

3.4.3. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, отримані апеляційним судом від осіб, які їх подали, реєструються в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 24) і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами. Після надходження до суду адміністративної справи з відповідною апеляційною скаргою в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах робиться про це запис. Такий журнал можна використовувати для контролю за своєчасністю та повнотою надходження до апеляційної інстанції адміністративних справ з апеляційними скаргами.

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі після розгляду справ в апеляційній інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

3.4.4. Адміністративна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду, реєструється в обліково-статистичній картці на адміністративну справу за апеляційною скаргою (додаток 25). У відповідну графу алфавітного покажчика адміністративних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи. Також робляться відповідні відмітки в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах.

3.5. Скарги і подання на постанову по справі про адміністративне правопорушення реєструються в обліково-статистичній картці на скаргу, подання про перегляд постанов про адміністративне правопорушення (додаток 26) і в алфавітному покажчику скарг, подань на постанови суддів місцевого суду у справах про адміністративні правопорушення (додаток 27).

3.6. Для реєстрації та обліку судових справ матеріалів кримінального провадження і матеріалів у суді встановлюється перелік індексів:

"11-кп" - на матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

"11-о" - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;

"11-кс" - на клопотання, скаргу, заяву (клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування; заяви про відвід);

"11-сс" - на матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

11-п - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, винесені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення, винесені місцевим судом, а також на ухвали суду першої інстанції, зазначені в підпункті 3.3.4;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"8-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

"33" - скарги і протести на постанови у справах про адміністративні правопорушення, винесені суддею місцевого суду.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

Скарги, пов'язані з тривалим розглядом справ, листи (заяви) про вирішення питання підсудності, матеріали з питань судової статистики, матеріали загального листування реєструються в автоматизованій системі документообігу та зберігаються у відповідних справах за номенклатурою справ суду.

3.8. Кожна судова справа надходить до апеляційного суду з єдиним унікальним номером, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції. В апеляційному суді для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з апеляційною скаргою на вирок суду буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер, присвоєний судом першої інстанції, та 11/773/316/12 - номер провадження, сформований автоматизованою системою документообігу суду в апеляційному суді.

Номер провадження проставляється на обгортці судової справи або матеріалу.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

В листуванні, що стосується судових справ, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, вихідний номер складається з єдиного унікального номера у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

3.9. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи (матеріалів) всі пункти і графи, передбачені формами.

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

На обліково-статистичних картках на матеріали кримінального провадження, за якими хоча б один з обвинувачених (засуджених) перебуває під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.10. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи матеріали кримінального провадження, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року.

3.14. Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду колегії суддів (запасного судді, слідчого судді) для конкретного судового провадження, судові справи, матеріали кримінального провадження передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, матеріалів кримінального провадження, переданих для розгляду. Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ, тощо, забороняється.

3.15. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 28). Такий журнал ведеться окремо стосовно кожного судді або, в разі незначної кількості справ, у окремих щодо кожного судді розділах журналу, спеціально для цього пристосованих. Записи в журналі здійснюються в міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за інстанціями, категоріями справ тощо забороняється. До окремого розділу журналу вносяться записи і в разі, якщо суддя буде брати участь у справі, але не визначений головуючим у ній.

Усі записи будуть слугувати голові суду, його заступникам і головам судових палат додатковою інформацією стосовно завантаженості кожного судді.

3.16. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються в новому контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року - за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

4.1. Формування судових справ, матеріалів кримінального провадження, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень, і судове провадження яких розпочато місцевим судом, в апеляційному суді продовжується з дотриманням вимог, зазначених у пунктах 4.6 - 4.15 Інструкції.

Супровідний лист, з яким судова справа, матеріали кримінального провадження надійшли до апеляційного суду, підшиваються до справи, після чого підшиваються в хронологічному порядку надходження до суду чи виготовлення в суді інші документи, якщо інше не зазначено в Інструкції.

4.2. Судові справи (матеріали), судове провадження яких розпочато в апеляційному суді як у суді першої інстанції, підшиваються до спеціальної обкладинки, виготовленої друкарським способом, яка наведена у додатку 29.

4.3. На обкладинці судової справи, матеріалів кримінального провадження вказуються:

найменування суду ;

найменування та номер справи, матеріалів кримінального провадження відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи, матеріалів кримінального провадження більше одного, - номер тому справи, матеріалів кримінального провадження та загальна кількість томів;

прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи, відповідна норма закону;

дата надходження справи, матеріалів кримінального провадження до суду.

Лівий верхній кут обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

4.6. До матеріалів кримінального провадження, що надійшли до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

супровідний лист, з яким провадження надійшло до суду;

клопотання учасників судового провадження;

копії ухвал, що постановлені під час вирішення питань про відкриття апеляційного провадження та призначення апеляційного розгляду;

журнал судового засідання;

інші документи, що стосуються кримінального провадження;

копії повідомлень, супровідних листів із зазначенням на них дати та вихідного номера, а також підтвердженням отримання особою повісток про виклик або ознайомлення з її змістом, підшиваються до провадження в хронологічному порядку або зберігаються при ньому (відеозапис).

Документи, що були отримані під час апеляційного перегляду, підшиваються перед журналом судового засідання.

4.7. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

4.8. Документи, що підшиваються до судової справи,(матеріалів кримінального провадження) мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі (матеріалах кримінального провадження), обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням в правому нижньому кутку підпису особи, яка здійснила відправку.