Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

Відповідно до статті 126 Закону України "Про судоустрій України" та пункту 4 Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами і доповненнями), з метою удосконалення організації діловодства в апеляційних загальних судах

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційному загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю.В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню документального забезпечення та організаційної роботи (Бровко Т.В.) довести наказ до відома голів апеляційних загальних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим, військових апеляційних судах регіонів та апеляційному суді Військово-Морських Сил України (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Прийом громадян у суді здійснюється згідно з Правилами внутрішнього розпорядку суду та відповідними нормативно-правовими актами України. Графік приймання громадян і Правила внутрішнього розпорядку суду затверджуються наказом голови відповідного суду та вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці об'яв суду). На цьому самому стенді має бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, оголошення про надходження касаційних скарг і касаційних подань прокурора, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання побачень з особами, які тримаються під вартою і числяться за судом, витяг з Декрету Кабінету Міністрів України від 21.01.93 N 7-93 "Про державне мито" (зі змінами).

1.6. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55 (далі - Національний стандарт України).

1.7. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

1.8. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду або особа, яка виконує його обов'язки (далі - голова суду).

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з державною судовою адміністрацією.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.9. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт, який передається голові суду для відповідного реагування в установленому порядку.

Обов'язки, права працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності головою суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду має забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

1.10. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.

1.11. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

1.12. Усі журнали, алфавітні покажчики прошнуровуються і скріплюються підписом голови суду, а також гербовою печаткою; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

2.1. Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

Робота з електронною поштою визначається відповідними документами про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому Інструкцією, та зберігаються разом з документами, отриманими електронною поштою.

2.2. Працівник, який здійснює приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів і конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки і судові повідомлення, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків, вироків, касаційних скарг і касаційних подань прокурора, судових повісток і повідомлень.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція одразу ж пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом керівника апарату.

2.5. Судові справи, скарги на роботу апарату суду, інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються працівникам, відповідальним за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, алфавітних покажчиках, після чого під підпис передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі надати додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата (у разі необхідності - і час) отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження, двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

При передачі таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, а інші співвиконавці з документом оперативно ознайомлюються під підпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправки адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді підписується керівництвом.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається ксерокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3.1. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції всі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до цивільного, адміністративного чи кримінального судочинства, невідкладно передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та в алфавітних покажчиках.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку повинно бути забезпечене формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

Процедура ведення журналу полягає в роздрукуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

- у заголовній частині списку відповідати формі заголовка відповідного реєстраційного журналу;

- додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

- у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище відповідального за роздрукування і його підпис;

- таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню і розташуванню граф, передбачених відповідним додатком до цієї Інструкції.

При цьому до табличної частини може бути додана графа з порядковим номером запису в поточному списку.

Роздрукування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в справу за номенклатурою.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалу.

Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи приводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.

3.2. Кримінальні справи, інші судові справи та матеріали, що підлягають розгляду згідно з кримінальним судочинством, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, алфавітному покажчику кримінальних справ (додаток 3) чи в алфавітному покажчику кримінальних справ за апеляціями (додаток 4).

3.2.1. Кримінальна справа з обвинувальним висновком, справа про застосування примусових заходів медичного характеру, скарга потерпілого про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, які підлягають розгляду апеляційним судом як судом першої інстанції, реєструються в обліково-статистичній картці на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення (додаток 5) та в алфавітному покажчику кримінальних справ. До алфавітного покажчика кримінальних справ уносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На судову справу щодо декількох осіб обліково-статистична картка на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, а в решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

3.2.2. Справа про застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо неповнолітнього, до якого застосовуються примусові заходи виховного характеру (додаток 6), та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітний покажчик кримінальних справ уносяться дані про кожну неповнолітню особу.

У разі надходження до суду справи щодо кількох неповнолітніх застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1.

Якщо до суду надійшла справа, у якій складено обвинувальний висновок щодо однієї з осіб, а стосовно іншої - постанову про закриття справи та застосування примусових заходів виховного характеру, заповнюються обліково-статистичні картки для відповідних категорій справ (додатки відповідно 5 та 6. Справі присвоюється номер кримінальної справи. У пункті "інші відмітки" картки (додаток 6 робиться запис про фактичне знаходження справи.

3.2.3. Справа з постановою прокурора або слідчого за згодою прокурора про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності або про закриття справи у зв'язку із закінченням строків давності (у справах з невстановленими особами, які вчинили злочин) реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності (додаток 7 та в алфавітному покажчику кримінальних справ. У алфавітному покажчику кримінальних справ відображаються дані про кожну особу, стосовно якої органом досудового слідства винесено постанову.

Якщо в суд надійшла кримінальна справа стосовно невстановленої особи, що вчинила злочин, для вирішення питання про її закриття у зв'язку із закінченням строків давності в пункті "Прізвище" обліково-статистичної картки на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності робиться запис "Невстановлена особа", а в пункті "Інші відмітки" - зазначаються номер кримінальної справи, наданий органом досудового слідства, та короткі відомості про злочин. Запис про такі кримінальні справи вноситься і до алфавітного покажчика кримінальних справ - у спеціально пристосованій частині "Невстановлені особи".

У разі надходження до суду справи, у якій щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову щодо вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності, заповнюються обліково-статистичні картки для відповідних категорій справ (додатки відповідно 5, 6, 7. Справі присвоюється номер кримінальної справи. У пункті "інші відмітки" карток (додатки 6 та 7 робиться запис про фактичне знаходження справи.

3.2.4. Справи за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора (про застосування заходів безпеки, продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду житла чи іншого володіння особи, проведення виїмки документів, що становлять державну та/або банківську таємницю, проведення виїмки документів виконавчого провадження, вилучення оригіналів фінансово-господарських та бухгалтерських документів, примусової виїмки із житла чи іншого володіння особи, направлення обвинуваченого на стаціонарну експертизу, проведення позапланової виїзної ревізії тощо), скарги на їх дії та рішення (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні кримінальної справи тощо) реєструються в обліково-статистичних картках на справу за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора або скаргою на їх дії (додаток 8 та алфавітному покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку скарги, які розглядаються під час попереднього розгляду або під час розгляду кримінальної справи в суді, а долучаються до матеріалів справи.

У разі необхідності в суді ведуться алфавітні покажчики кримінальних справ (у томах) за відповідними категоріями.

3.2.5. Подання, заява, клопотання, що надійшли до суду в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (про звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку, скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням, звільнення від покарання жінок, які мають дитину віком до 7 років у зв'язку із закінченням іспитового строку, направлення для відбування покарання жінок, які мають дитину віком до 7 років у зв'язку із закінченням іспитового строку, скасування звільнення від відбування покарання жінок, які мають дитину віком до 7 років, звільнення від відбування покарання вагітних жінок, жінок, які мають дитину віком до 3 років, звільнення жінки від покарання, заміна покарання більш м'яким згідно з ч.4 ст.83 Кримінального кодексу України, скасування звільнення від відбування покарання жінок, які мають дитину віком до 3 років, умовно-дострокове звільнення від відбування покарання, заміну не відбутої частини покарання більш м'яким, звільнення від покарання через хворобу, застосування примусового лікування до засудженого, який є алкогольно або наркотично залежним, припинення примусового лікування до засуджених, які є алкогольно або наркотично залежними, звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням строків давності виконання обвинувального вироку, заміна штрафу громадськими роботами, виправних робіт штрафом, обмеження волі, позбавлення волі службовим обмеженням, позбавлення волі - триманням у дисциплінарному батальйоні, зняття судимості, застосування амністії, скасування або зміну примусових заходів медичного характеру, приведення вироку у відповідність до нового закону, який звільняє від покарання або пом'якшує його тощо), справа на виконання Закону України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі" (про встановлення, припинення адміністративного нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд тощо) реєструються в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9 та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 10). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядається клопотання, заява, подання.

3.2.6. Кримінальна справа з апеляцією на вирок, який не набрав законної сили, ухвалений місцевим судом, чи на ухвалу (постанову), постановлену місцевим судом, про закриття справи або направлення справи на додаткове (досудове) розслідування, а також судові справи з апеляціями на постанови про застосування чи незастосування примусових заходів виховного і медичного характеру, постановлені місцевим судом, про порушення або відмову в порушенні кримінальної справи, що порушується не інакше, як за скаргою потерпілого, про звільнення особи від кримінальної відповідальності у зв'язку зі зміною обстановки, дійовим каяттям, застосуванням до неповнолітнього примусових заходів виховного характеру, з передачею особи на поруки та із закінченням строків давності, про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання або про заміну не відбутої частини покарання більш м'яким, з питань звільнення від покарання через хворобу, з питань скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням, з питань скасування звільнення від відбування покарання вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років, з питань заміни штрафу покаранням у виді громадських робіт, виправних робіт - штрафом, обмеження або позбавлення волі - службовим обмеженням, позбавлення волі - триманням у дисциплінарному батальйоні, з питань застосування судом примусового лікування до засуджених, які є алкогольно або наркотично залежними, і його припинення, з питань розгляду клопотання про зняття судимості, про скасування або зміну примусових заходів медичного характеру, чи з апеляцією на окрему ухвалу (постанову), або на іншу постанову, винесену місцевим судом згідно з нормами кримінально-процесуального законодавства України, реєструються в обліково-статистичній картці на справу кримінального судочинства за апеляцією (додаток 11 та в алфавітному покажчику справ кримінального судочинства за апеляціями.

У разі надходження до суду апеляційної інстанції справи щодо кількох осіб застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1, незалежно від того чи подано стосовно особи апеляцію. Для внесення до відповідного звіту необхідних показників про кількість осіб, стосовно яких апеляційною інстанцією прийнято рішення, у кожній обліково-статистичній картці робиться спеціальна відмітка про надходження чи ненадходження апеляції.

3.2.7. Апеляція на постанову судді місцевого суду про відмову в задоволенні скарги на постанову органу дізнання чи слідчого про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, про обрання чи відмову в обранні запобіжного заходу у виді взяття під варту, про продовження чи відмову в продовженні строку тримання під вартою, про відмову в проведенні обшуку, про направлення чи відмову в направленні обвинуваченого на стаціонарну експертизу, про скасування постанови органу дізнання, слідчого, прокурора про порушення кримінальної справи або залишення скарги на вказану постанову без задоволення, про скасування постанови органу дізнання, слідчого, прокурора про відмову в порушенні кримінальної справи або залишення скарги на вказану постанову без задоволення, про скасування постанови органу дізнання, слідчого, прокурора про закриття кримінальної справи або залишення скарги на вказану постанову без задоволення, або на іншу ухвалу (постанову), винесену місцевим судом за поданнями слідчих органів та скаргами на їх дії реєструється в обліково-статистичній картці на справу за апеляцією на ухвалу (постанову) судді, постановлену за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргою на їх дії (додаток 12 та в алфавітному покажчику справ кримінального судочинства за апеляціями.

У разі надходження до суду апеляційної інстанції апеляції щодо кількох осіб застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.6.

3.2.8. Кримінальна справа, що надійшла до суду за поданням Генерального прокурора України або його заступника, прокурора Автономної Республіки Крим, області, міста Києва чи Севастополя, військового прокурора (на правах прокурора області) про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами (у порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами), реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальну справу в порядку виключного провадження (додаток 13 та в алфавітному покажчику кримінальних справ. Матеріали перегляду судового рішення за таким поданням долучаються до матеріалів кримінальної справи, судове рішення якої переглядається, та зберігаються в ній.

У разі надходження до апеляційного суду судової справи щодо кількох осіб застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1.

3.3. Справи цивільного судочинства за апеляційними скаргами, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляційними скаргами (додаток 15). Для полегшення пошуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляціями облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

3.3.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, якими закінчено розгляд цивільної справи, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали) у цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17 та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до цивільної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці цивільної справи зазначається відповідний номер.

3.3.4. Цивільна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду (про оскарження рішення суду чи щодо відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу або скасування судового наказу, забезпечення позову чи скасування забезпечення позову, повернення заяви позивачеві (заявникові), відмови у відкритті провадження у справі, відкриття провадження у справі з недотриманням правил підсудності, передачі справи на розгляд іншому суду, відмови поновити або продовжити пропущений процесуальний строк, визнання мирової угоди за клопотанням сторін, визначення розміру судових витрат, унесення виправлень у рішення, відмови ухвалити додаткове рішення, роз'яснення рішення, зупинення провадження у справі, закриття провадження у справі, залишення заяви без розгляду, залишення заяви про перегляд заочного рішення без розгляду, відхилення заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами, видачі дубліката виконавчого листа, поновлення пропущеного строку для пред'явлення виконавчого документа до виконання, відстрочки і розстрочки, зміни чи встановлення способу й порядку виконання рішення, тимчасового влаштування дитини до дитячого або лікувального закладу; оголошення розшуку відповідача (боржника) або дитини, примусового проникнення до житла, звернення стягнення на грошові кошти, що знаходяться на рахунках, заміни сторони виконавчого провадження, визначення частки майна боржника у майні, яким він володіє спільно з іншими особами, рішень, дій або бездіяльності державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, повороту виконання рішення суду, відмови в поновленні втраченого судового провадження, про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду або про відмову в задоволенні клопотання з цього питання, про визнання в Україні рішення іноземного суду або відмову в задоволенні клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню), реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу за апеляційною скаргою (додаток 19. У відповідну графу алфавітного покажчика цивільних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи.

Апеляційні скарги на ухвалу та на рішення суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

3.4. Адміністративні справи за апеляційними скаргами, копії апеляційних скарг в адміністративних справах, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 21).

Апеляційні скарги на ухвалу та на постанову суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

3.4.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 23 та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до адміністративної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці адміністративної справи зазначається відповідний номер.

3.4.3. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, отримані апеляційним судом від осіб, які їх подали, реєструються в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 24) і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами. Після надходження до суду адміністративної справи з відповідною апеляційною скаргою в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах робиться про це запис. Такий журнал можна використовувати для контролю за своєчасністю та повнотою надходження до апеляційної інстанції адміністративних справ з апеляційними скаргами.

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі після розгляду справ в апеляційній інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

3.4.4. Адміністративна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду, реєструється в обліково-статистичній картці на адміністративну справу за апеляційною скаргою (додаток 25). У відповідну графу алфавітного покажчика адміністративних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи. Також робляться відповідні відмітки в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах.

3.5. Скарга, протест про перегляд головою апеляційного суду, його першим заступником чи заступниками постанови про адміністративне правопорушення реєструються в обліково-статистичній картці на скаргу, протест про перегляд постанов про адміністративне правопорушення (додаток 26 і в алфавітному покажчику скарг, протестів на постанови суддів місцевого суду у справах про адміністративні правопорушення (додаток 27).

3.6. Для реєстрації та обліку судових справ і матеріалів у суді встановлюється перелік індексів:

- для справ і матеріалів, які надходять до апеляційного суду для розгляду по першій інстанції:

"1" - кримінальні справи, справи про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру;

"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності та справи щодо невстановлених осіб про закриття провадження у зв'язку із закінченням строку давності;

"4" - справи за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора, скаргами на їх дії та рішення, перелік яких наведено в підпункті 3.2.4;

"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, зазначені в підпункті 3.2.5;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"8-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

- для справ і матеріалів, які надходять до апеляційного суду для розгляду в апеляційній інстанції:

"2-а" - копії апеляційних скарг, надіслання яких до суду апеляційної інстанції передбачено Кодексом адміністративного судочинства України;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії, перелік яких наведено в підпункті 3.2.7;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення, зазначені в підпункті 3.2.6;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, винесені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення, винесені місцевим судом, а також на ухвали суду першої інстанції, зазначені в підпункті 3.3.4;

- для інших справ і матеріалів, які надходять до апеляційного суду:

"9" - кримінальні справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення в порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"33" - скарги і протести на постанови у справах про адміністративні правопорушення, винесені суддею місцевого суду, що підлягають перегляду головою апеляційного суду, його першим заступником чи заступниками.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

Скарги, пов'язані з тривалим розглядом справ, листи (заяви) про вирішення питання підсудності, матеріали з питань судової статистики, матеріали загального листування реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та зберігаються у відповідних справах за номенклатурою справ суду.

3.7. Якщо до суду надійшла справа, в якій щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову про звільнення від кримінальної відповідальності, справі присвоюються відповідні реєстраційні індекси (відповідно "1", "1-н", "1-п"). Така справа зберігається разом з кримінальними справами, а в інших обліково-статистичних картках робляться необхідні відмітки (про решту індексів, місцезнаходження справи тощо).

3.8. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством України, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обкладинці судової справи або матеріалу. Наприклад:

кримінальна справа (з обвинувальним висновком), що буде розглядатися апеляційним судом у першій інстанції - N 1 - 31/06;

кримінальна справа з апеляційною скаргою - N 11 - 305/06;

адміністративна справа з апеляційною скаргою - N 22-а - 20/06;

протест прокурора на постанову судді у справах про адміністративне правопорушення - N 33 - 120/06 тощо.

Якщо у справі щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову щодо вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності, то при реєстрації такої справи застосовуються правила, зазначені в абзаці третьому підпункту 3.2.3.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

3.9. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною формою обліково-статистичної картки, реєстраційного журналу.

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

На обліково-статистичних картках та обкладинках кримінальних справ, за якими хоча б один з обвинувачених (засуджених) перебуває під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.10. Після закінчення календарного року справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються в хронологічному порядку їх надходження до суду. На обкладинках справ та обліково-статистичних картках зазначаються нові порядкові номери, наприклад:

Справа N 22ц - 250/05

перереєстрована N 22ц - 1/06

Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначаються номер за картотекою минулого року та новий номер наступного року. Заповнення дублікатів обліково-статистичних карток забороняється.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах, полягає в перепису в хронологічному порядку їх надходження в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що не були розглянуті станом на кінець року.

3.11. Судові справи, що надійшли з касаційної інстанції на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, а також кримінальні справи, що надійшли повторно з прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній із них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу, у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи.

3.12. У разі виділення кримінальної справи в окреме провадження нова судова справа реєструється, як виняток, як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі за вказівкою судді підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

Якщо судом розглянуто кримінальну справу щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), справі присвоюється новий номер, при цьому нові відповідні обліково-статистичні картки заповнюються тільки щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено. У попередніх обліково-статистичних картках зазначаються новий номер і причина перереєстрації справи (щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено) і результати розгляду справи по суті (стосовно інших осіб).

3.13. У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об'єднаних справ відповідно до постанови (ухвали) суду, вносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.

3.14. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів.

Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ запроваджується наказом голови суду.

Навантаження суддів визначається відповідно до розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів, що затверджуються Радою суддів України.

3.15. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 28). Такий журнал ведеться окремо стосовно кожного судді або, в разі незначної кількості справ, у окремих щодо кожного судді розділах журналу, спеціально для цього пристосованих. Записи в журналі здійснюються в міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за інстанціями, категоріями справ тощо забороняється. До окремого розділу журналу вносяться записи і в разі, якщо суддя буде брати участь у справі, але не визначений головуючим у ній.

Усі записи будуть слугувати голові суду, його заступникам і головам судових палат додатковою інформацією стосовно завантаженості кожного судді.

3.16. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються в новому контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року - за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

4.1. Формування судових справ, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень, і судове провадження яких розпочато місцевим судом, в апеляційному суді продовжується з дотриманням вимог, зазначених у пунктах 4.6 - 4.15 Інструкції.

Супровідний лист, з яким судова справа надійшла до апеляційного суду, підшивається до справи, після чого підшиваються в хронологічному порядку надходження до суду чи виготовлення в суді інші документи, якщо інше не зазначено в Інструкції.

4.2. Судові справи (матеріали), судове провадження яких розпочато в апеляційному суді як у суді першої інстанції, підшиваються до спеціальної обкладинки, виготовленої друкарським способом, яка наведена у додатку 29.

4.3. На обкладинці судової справи вказуються: