Про внесення Змін до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 146 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року N 12, та з метою виконання рішення Ради суддів України від 25 травня 2012 року N 26

1. Внести Зміни до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року N 68, Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1, Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 5 грудня 2006 року N 155, що додаються.

2. Відділу з питань інформаційних технологій управління з питань судового діловодства розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі судової влади України.

3. Управлінню з питань судового діловодства забезпечити повідомлення Міністерства юстиції України про внесення змін до відповідних Інструкцій, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України.

4. Управлінню організаційного забезпечення діяльності Державної судової адміністрації України надіслати цей наказ до апеляційних (крім господарських) судів та територіальних управлінь Державної судової адміністрації України.

5. Начальникам територіальних управлінь Державної судової адміністрації України довести наказ до відома місцевих (крім господарських) судів.

6. Керівникам апаратів місцевих та апеляційних (крім господарських) судів ознайомити з цим наказом працівників апарату суду.

7. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2013 року.

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. До Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року N 68, внести такі зміни:

1.1. Пункт 3.10 викласти в такій редакції:

"Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.

Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер та 1-н/212/316/12 - номер провадження.

Номери проставляються на обгортці судової справи або матеріалу".

1.2. У підпункті 3.10.1 пункту 3.10 слова "номер судової справи (матеріалу)" замінити словами "єдиний унікальний номер".

1.3. Підпункт 3.10.2 пункту 3.10 викласти в такій редакції:

"Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року. Наприклад:

212/316/12-к/81/13".

1.4. Підпункт 3.10.6 пункту 3.10 викласти в такій редакції:

"Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, переставляються у хронологічному порядку за номером провадження до картотеки наступного року, після чого картотека формується починаючи з номера 1 відповідного року.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначається єдиний унікальний номер та номер провадження, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року".

1.5. Абзац другий підпункту 15.2.2 пункту 15.2 викласти в такій редакції:

"На дошці оголошення суду розміщується оголошення про надходження апеляційних скарг. В оголошенні зазначаються єдиний унікальний номер справи, прізвище та ініціали обвинуваченого, від кого (статус учасника/учасників процесу, у необхідних випадках - прізвище та ініціали) надійшла апеляційна скарга. У разі надходження апеляційних скарг від інших учасників процесу після розміщення оголошення на дошці оголошення суду зміст оголошення може відповідно уточнюватися. Допускається розміщення в одному оголошенні інформації про надходження апеляційних скарг у кількох кримінальних справах".

2. До Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1, внести такі зміни:

2.1. Пункт 3.8 викласти у такій редакції:

"Кожна судова справа надходить до апеляційного суду з єдиним унікальним номером, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції. В апеляційному суді для судових справ автоматизованою системою формується номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Наприклад: кримінальне провадження з апеляційною скаргою на вирок суду буде зареєстроване: 212/1256/12-к - єдиний унікальний номер, присвоєний судом першої інстанції, та 11/773/316/12 - номер провадження, сформований автоматизованою системою документообігу суду в апеляційному суді.

Номер провадження проставляється на обгортці судової справи або матеріалу.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

В листуванні, що стосується судових справ, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, вихідний номер складається з єдиного унікального номера у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року".