Про затвердження Інструкції про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції

Відповідно до пунктів 1, 14 та 18 частини 1 статті 126 Закону України "Про судоустрій України" з метою впорядкування використання електронної пошти в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції та на виконання наказу ДСА України від 25 грудня 2007 року N 140 "Про затвердження Положення про порядок використання засобів Інтернет в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції"

1. Затвердити Інструкцію про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України (далі - Інструкція), що додається.

2. Визначити в якості поштової програми для роботи з електронною поштою безкоштовний продукт Mozilla Thunderbird, створений з використанням відкритих кодів під егідою некомерційної організації Mozilla Foundation.

3. Керівникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України, начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації, головам місцевих та апеляційних судів загальної юрисдикції, керівникам підприємств, заснованих ДСА країни:

3.1. забезпечити вивчення та виконання вимог Інструкції особами, що використовують в роботі електронну пошту;

3.2. визначити осіб, до функціональних обов'язків яких належить вирішення адміністративних та технічних питань функціонування засобів електронного зв'язку;

3.3. визначити осіб, відповідальних за функціонування офіційних скриньок електронної пошти, створених для обміну офіційною інформацією (inbox@__.court.gov.ua, inbox@___.arbitr.gov.ua);

3.4. забезпечити надання контактної інформації щодо визначених відповідно до п. 3.2 та п. 3.3 осіб, засобами електронної пошти на адресу info@court.gov.ua

4. Управлінню матеріально-технічного забезпечення (С.А.Моссоковський):

4.1. забезпечити організаційне та технічне супроводження функціонування електронної пошти;

4.2. забезпечити використання в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, підприємствах, засновником яких є Державна судова адміністрація України, безкоштовного продукту Mozilla Thunderbird в якості поштового клієнта.

5. Визнати наказ ДСА України від 7 липня 2004 року N 119/04 таким, що втратив чинність.

6. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів ДСА України, начальників ТУ ДСА, голів апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції.

7. Начальникам територіальних управліннях державної судової адміністрації довести зазначений наказ до відома голів місцевих загальних судів.

8. Контроль за виконанням цього наказу покладаю на заступника Голови Державної судової адміністрації Капустинського В.А.

1.1. Інструкція про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції (далі - Інструкція) розроблена відповідно до Положення про порядок використання засобів Інтернет в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції (далі - Положення), затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 25 грудня 2007 року N 140.

1.2. Організація роботи з електронною поштою в Державній судові адміністрації України (далі - ДСА України), територіальних управліннях державної судової адміністрації (далі - ТУ ДСА), апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції України (далі - Суди), підприємствах, заснованих ДСА України (далі - Підприємства), покладається на осіб, до функціональних обов'язків яких належить вирішення адміністративних та технічних питань функціонування засобів електронного зв'язку.

1.3. Працівники, відповідальні за організацію роботи з електронною поштою:

- забезпечують функціонування відповідного обладнання та програмного забезпечення;

- у разі необхідності встановлюють черговість при відправленні та отриманні листів (лімітований час доступу до поштового серверу, часова тарифікація доступу);

- інформують керівництво ДСА України, ТУ ДСА, голів Судів, керівників Підприємств про роботу електронної пошти, проблеми, що виникають в роботі і не можуть бути вирішені. в межах визначених повноважень, надають пропозиції по вдосконаленню організації роботи з електронною поштою;

- надають консультації та проводять навчання по роботі з електронною поштою в ДСА України, ТУ ДСА, Судах, Підприємствах.

1.4. Особи, відповідальні за офіційне листування електронною поштою забезпечують реєстрацію, відправку офіційних електронних листів, отримання, реєстрацію, друк прийнятих офіційних електронних листів, подальше опрацювання отриманої офіційної пошти відповідно до вимог нормативних документів, що регламентують процеси діловодства.

1.5. Для роботи з електронною поштою в ДСА України, ТУ ДСА, судах використовується програми "Mozilla Thunderbird" версії 2.0.0.6 та вище.

2.1. Надання електронних адрес користувачам здійснюється на підставі поданих заявок відповідно до вимог Положення.

2.2. Після надання електронних адрес користувачам особи, відповідальні за організацію роботи з електронною поштою, проводять інсталяцію поштової програми, її налагодження, завантаження єдиної адресної книги, встановлюють необхідні для роботи користувача додатки до програми (пункт меню "Инструменты / Дополнения").

2.3. Після реєстрації електронних адрес, зміни або анулювання адрес особи, відповідальні за організацію роботи з електронною поштою, протягом двох робочих днів надсилають відповідне повідомлення на електронну адресу info@court.gov.ua для внесення змін та доповнень до єдиної адресної книги.

2.4. Поточна версія єдиної адресної книги постійно доступна для завантаження за адресами:

- http://addressbook.court.gov.ua/courts.mab - адреси Судів;

- http://addressbook.court.gov.ua/sca.mab - адреси ДСА України та ТУ ДСА;

- http://addressbook.court.gov.ua/ics.mab - адреси державного підприємства "Інформаційні судові системи".

Порядок роботи з єдиною адресною книгою в додатку.

2.5. Для зручності роботи в режимі відправки електронної пошти можна створювати групи електронних адрес.

3.1. Офіційний лист - електронний лист (декілька листів, якщо розмір файлу офіційного листа із доповненнями в заархівованому вигляді перевищує встановлений максимальний розмір листа), що обов'язково містить вкладення у вигляді файлу в форматі rtf (текст офіційного листа) та додаткові вкладення у вигляді архівного файлу (за потреби). Для електронного листа обов'язково заповнюється поле тема таким чином "[Dilo]: дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потребою)". Наприклад: [Dilo]:23102007 N 652/07 відповідь на лист ДСА України від 15102007 N 19-1550/07. Надсилання офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа в файл, що відповідає конкретному документу. Офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, за умови впровадження електронного цифрового підпису обов'язково підписуються з використанням посиленого сертифікату відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера, особою що реєструє та відправляє лист, доповнення до офіційного листа підписуються особою, що їх готує.

3.2. Працівниками, відповідальними за офіційне листування електронною поштою здійснюється відправка лише офіційних листів, самостійно відправниками з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти офіційні листи не надсилаються. Власники персональних електронних адрес здійснюють відправлення неофіційної електронної пошти самостійно.

3.3. Відправка електронних листів здійснюється з електронних адрес, зареєстрованих в єдиній адресній книзі.

3.4. Відправка листів електронною поштою здійснюється тільки після їх перевірки на наявність комп'ютерних вірусів. Забороняється відправка електронних листів, які містять комп'ютерні віруси.

3.5. Поштова програма забезпечує збереження інформації про відправлені та отримані повідомлення.

3.6. Відправлення електронною поштою здійснюються в "Кириллица/Украина (KOI8-U)" або "Кириллица (Windows-1251)".

3.7. При формуванні електронного листа в рядку "Кому" вказується одна або декілька електронних адрес. Якщо виникає необхідність надсилання листів з використанням сталого переліку адрес, для зручності можна згрупувати ці адреси і вказувати ім'я групи, як електронну адресу.

3.8. При формуванні електронного листа в рядку "Тема" для неофіційних листів вказується його зміст в стислому вигляді. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі треба вказати, кому адресована передана інформація одночасно вказавши цю інформацію в рядку "Тема". Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.

3.9. У випадку приєднання файлів у повідомленні для неофіційних листів необхідно давати стислу інформацію про файли, що приєднуються. Для офіційних листів інформація про приєднанні файли вказується в тексті офіційного листа Всі приєднанні файли мають бути заархівовані (окрім офіційного листа), незалежно від їх розмірів.

3.10. Сумарний об'єм файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 2 Мегабайт (Мб). У разі, коли розмір файла перевищує 2 Мб, треба зробити багатотомний архів з розбиттям на частини до 2 Мб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через символ "/" загальна кількість листів.

3.11. Архівні файли мають бути у форматі "ZIP-архіву" або "RAR-архіву". Якщо розмір архівного файлу не перевищує 2 Мб, він має бути заархівований архіватором ZIP, в іншому випадку - архіватором RAR як багатотомний архів із розбивкою на файли розміром до 2 Мб кожний.

3.12. Додавати до електронних листів файли, що виконуються (EXE, COM, BAT та ін.), без їх архівації забороняється.

3.13. Кожний неофіційний електронний лист повинен містити в повідомленні інформацію про особу, що склала його а офіційні листи в повідомленні повинні містити інформацію про особу, що його надіслала:

- посада та назва підрозділу;

- назва органу державної судової адміністрації або суду;

- ім'я та прізвище;

- код міжміського зв'язку та телефон;

- e-mail адреса.

3.14. Якщо під час відправки електронного листа був вказаний режим "Уведомление о прочтении", то після доставки листа та підтвердження адресатом про прочитання отриманого листа, у відповідь буде надіслано відповідне повідомлення.

3.15. Після відправки листів електронною поштою працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою:

- підшивають в папку з відправленими документами, документ та додатки до нього, на підставі яких було сформовано офіційний електронний лист.

- здійснюють контроль надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів;

- в разі необхідності підшивають у папку з відправленими документами електронні листи про підтвердження від адресатів про отримання електронних листів;

- в кінці кожного робочого дня друкують, підписують та підшивають в окрему папку реєстр вхідної та вихідної інформації.

4.1. Працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше 2 разів на день (на початку першої та другої половин робочого дня).

4.2. Після запровадження електронних цифрових підписів, листи, отримані з невірним електронним цифровим підписом, вважаються недійсними. Після отримання електронним цифровим підписом необхідно повідомити про виявлену невідповідність відправника листа.

4.3. Після отримання нових листів електронною поштою працівники відповідальні за офіційне листування електронною поштою:

- кожен офіційний лист перевіряють на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних в темі і вкладеному файлі формату rtf;

- перевіряють кожен файл на наявність комп'ютерних вірусів;

- у разі отримання електронного листа, який містить комп'ютерні віруси, надсилають відправнику повідомлення про наявність у листі комп'ютерних вірусів та необхідність відправки нового листа і вилучають інфікований електронний лист із спочатку із папки "Входящие", а потім очищають папку "Удаленные";

- надсилають електронною поштою підтвердження про отримання електронного листа відправнику (якщо про це є запит в листі) або повідомлення про проблеми з його читанням;

- друкують текст офіційного листа;

- реєструють офіційний лист відповідно до вимог діловодства;

- у разі потреби друкують зміст електронного повідомлення до офіційного листа та файли, що були вкладені до листа;

- передають роздруківки офіційного листа, електронного повідомлення, вкладених файлів до канцелярії, для подальшої передачі на розгляд керівництву.

4.4. Всі інші документи, що надійшли електронною поштою, передаються кінцевому адресату в день надходження. Документи з позначкою "Срочно" передаються протягом однієї години після отримання.

4.5. Обробці та реєстрації не підлягають електронні листи, в яких:

- відсутня зворотна електронна адреса (рядок "От:");

- зворотна адреса невідома та в тексті листа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника;

- не вказана електронна адреса отримувача, якому надійшов лист (рядок "Кому:", "Копия:" або "Скрытая копия:").

Відкривати файли, що приєднані до таких електронних листів, суворо забороняється!

4.6. У разі неможливості прочитати зміст електронного листа в результаті збою при передачі відправнику надсилається відповідне повідомлення.

5.1. Працівники, що користуються електронною поштою, несуть персональну відповідальність за порушення вимог цієї Інструкції.

5.2. З метою недопущення несанкціонованого використанням електронної адреси користувача він зобов'язаний забезпечити блокування доступу до засобів електронної пошти з використанням паролю доступу.

5.3. Офіційні електронні адреси призначені для службового листування між ДСА України, ТУ ДСА, судами, офіційними представниками інших державних органів та офіційними представниками міжнародних організацій. Використання офіційних електронних адрес для неофіційного листування можливе лише у разі відсутності можливості для створення і використання інших електронних адрес.

1. Роботу реєстру електронних адрес в органах державної судової адміністрації та судах забезпечують працівники, відповідальні за електронну пошту.

2. Для забезпечення роботи з реєстром відповідальному за електронну пошту необхідно:

- На кожне робоче місце, де використовується електронна пошта, встановити до програми Thunderbird доповнення Addressbooks Synchronizer (синхронізатор адресних книг) версії 0.8.x та вище (використовується пункт меню програми "Инструменты / Дополнения").

- Створити на одному з серверів папку загального доступу (з доступом на запис для працівника, відповідального за електронну пошту, для інших - доступ в режимі читання).

- В поштових програмах користувачів здійснити настройку доповнення Addressbooks Synchronizer на отримання файлів із папки загального доступу під час запуску програми (вказати шлях до файлу в режимі "Синхронизировать с локальными файлами" та включити опцію "Автоматически загружать при запуске").

Не менш ніж один раз на тиждень завантажувати файли реєстру електронних адрес (адреси для завантаження див. в п. 2.4) та копіювати їх в папку загального доступу.