Про затвердження Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану

Відповідно до статті 162 Кодексу про шлюб та сім'ю України та у зв'язку з прийняттям Сімейного кодексу України

1. Затвердити Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, що додається.

2. Не застосовувати в роботі з 1 січня 2003 року Положення про порядок зміни, поновлення, анулювання записів актів громадянського стану, порядок і строки зберігання актових книг, затверджене постановою колегії Міністерства юстиції України від 14 квітня 1993 року, Правила з питань внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану, Правила з питань поновлення втрачених записів актів громадянського стану, затверджені Міністерством юстиції 3 травня 1994 року.

3. Зазначене в пункті 1 Положення ввести в дію з 1 січня 2003 року.

4. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунді В.В. надіслати Положення Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі підвідомчих відділів реєстрації актів громадянського стану відповідного регіону.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Міністерства юстиції Єфіменка Л.В. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунду В.В.

1.1. Унесення змін, доповнень (далі - зміни) до актових записів цивільного стану, які складено в державних органах реєстрації актів цивільного стану України, у випадках, передбачених чинним законодавством, за наявності достатніх підстав і за відсутності спору між заінтересованими особами провадиться державними відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі - відділи реєстрації актів цивільного стану).

За наявності спору між заінтересованими особами зміни в актових записах цивільного стану провадяться на підставі судового рішення.

1.2. Поновлення актових записів цивільного стану, складених у державних органах реєстрації актів цивільного стану України, провадиться відділами реєстрації актів цивільного стану в разі втрати цих записів.

Заяви громадян України про поновлення актових записів цивільного стану, які були складені поза межами України, розглядаються на загальних підставах з дотриманням вимог цього Положення.

Відсутність зазначених актових записів цивільного стану має бути підтверджена документально.

1.3. Анулювання первинних актових записів цивільного стану провадиться відділами реєстрації актів цивільного стану за місцем їх складання, на підставі рішення суду, а у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, - висновку відділу реєстрації актів цивільного стану.

Анулювання актового запису про розірвання шлюбу у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану, у якому шлюб був розірваний.

Розгляд питання про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану проводиться за заявою особи, стосовно якої він був складений, або з ініціативи відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем виявлення поновленого або повторно складеного актового запису.

Поновлені чи повторно складені актові записи цивільного стану в разі виявлення первинних записів анулюються на підставі рішення суду або висновку відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (за місцезнаходженням поновленого або повторно складеного запису).

1.4. Відомості про внесення змін, доповнень, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 N 1064.

1.5. Заяви про поновлення, анулювання та внесення змін до актових записів цивільного стану приймаються відділами реєстрації актів цивільного стану в порядку, визначеному цим Положенням.

Працівник відділу реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, звіряє відомості, зазначені заявником у заяві, з паспортом або паспортним документом. Суперечливі дані в документах письмово пояснюються. Документи, які мають необумовлені виправлення, підчистки або викликають сумніви щодо їх достовірності, перевіряються особливо ретельно та, у разі потреби, направляються для проведення їх експертизи до судово-експертної установи Міністерства юстиції України (за рахунок заявника).

1.6. Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, поновлення втрачених актових записів та анулювання первинних, повторно складених в Україні актових записів цивільного стану стосовно громадян України, які проживають за кордоном та перебувають на обліку в дипломатичному представництві або консульській установі України в інших державах, а також іноземців і осіб без громадянства, які зареєстрували акти цивільного стану в державних органах реєстрації актів цивільного стану України і на час звернення із заявою проживають за кордоном, подаються до дипломатичних представництв або консульських установ України в інших державах та розглядаються ними в порядку, передбаченому цим Положенням.

Дипломатичне представництво або консульська установа України, які прийняли заяву про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, надсилають запити через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до відділів реєстрації актів цивільного стану, у яких перебувають на зберіганні відповідні актові записи цивільного стану, про витребування їх копій або витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Відповідні матеріали про внесення змін, поновлення та анулювання актового запису цивільного стану надсилаються дипломатичним представництвом або консульською установою України через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

1.7. Заяви про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів стосовно іноземців, які зареєстрували акти цивільного стану на території України і на час звернення постійно проживають на території України, розглядаються відділом реєстрації актів цивільного стану на загальних підставах.

1.8. Унесення змін до актових записів цивільного стану провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням запису, який підлягає виправленню.

1.9. Реєстрація поновленого актового запису здійснюється за місцем його втрати, а у зв'язку з неможливістю його витребування від органів реєстрації актів цивільного стану іноземних держав (стихійне лихо, військові дії, відсутність договору про правову допомогу між Україною та державою, у якій було зареєстровано відповідний акт цивільного стану, тощо) - згідно з пунктом 3.13 цього Положення.

1.10. Анулювання актового запису провадиться за місцезнаходженням запису, який підлягає анулюванню.

1.11. На підставі матеріалів справи та висновку, складеного дипломатичним представництвом чи консульською установою України в інших державах, унесення змін до актових записів, поновлення та анулювання актових записів провадяться в загальному порядку відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису, а в разі поновлення - відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем його втрати.

Якщо актовий запис цивільного стану було зареєстровано в компетентних органах іноземних держав, унесення змін, поновлення та анулювання актового запису цивільного стану провадяться компетентними органами цієї держави згідно із законодавством держави, на території якої було складено запис.

1.12. Заяви про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів розглядаються у тримісячний строк з дня надходження заяви до відділу реєстрації актів цивільного стану.

За наявності поважних причин цей термін продовжується з письмового дозволу керівника відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (за місцем їх подання), але не більш як на три місяці.

Заяви про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня їх подання.

1.13. Унесення змін, поновлення та анулювання актових записів, а також надсилання свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану згідно з матеріалами, отриманими від інших відділів реєстрації актів цивільного стану, провадяться в 10-денний строк.

1.14. Відділ реєстрації актів цивільного стану, який одержав матеріали про внесення змін, поновлення актового запису, анулювання первинного актового запису, не вправі відмовити в їх виконанні. Якщо висновок відділу реєстрації актів цивільного стану не відповідає зібраним документам, необхідним для вирішення питання по суті, чинному законодавству чи зазначені в ньому факти не підтверджені копіями актових записів цивільного стану або витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та іншими документами, то отримані матеріали можуть бути надіслані разом із мотивованим листом керівника відділу реєстрації актів цивільного стану до Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (того регіону, до якого вони надійшли). Відділ реєстрації актів цивільного стану вищезазначеного управління юстиції після розгляду та вивчення матеріалів справи повертає їх разом із мотивованим висновком до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві чи Севастополі (за місцем складання висновку) для його перегляду.

1.15. У разі подання до відділу реєстрації актів цивільного стану рішення іноземного суду про внесення змін, поновлення, анулювання актових записів цивільного стану та в інших випадках, передбачених цим Положенням, питання про його виконання вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням вимог міжнародних договорів України про надання правової допомоги, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

1.16. Унесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану не дозволяються за заявою представника за довіреністю, крім випадків, передбачених частиною третьою статті 126 Сімейного кодексу України.

1.17. Унесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану щодо померлих провадяться за заявами осіб, які входять до кола спадкоємців за законом або заповітом, згідно з чинним законодавством України.

1.18. Відмова державних органів реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актових записів цивільного стану, поновлення та анулювання актових записів може бути оскаржена в судовому порядку.

1.19. Запис про внесені зміни або проставлені відмітки засвідчується підписом посадової особи та печаткою відділу реєстрації актів цивільного стану, і одночасно зазначається дата і документ, що є підставою для здійснення вищезазначених дій.

2.1. Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану подаються до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України, також до відділу реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міста обласного значення) міськрайонного управління юстиції за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб.

Заяви про внесення змін до актового запису про народження у зв'язку із зміною статі (гермафродитів та транссексуалів) можуть бути подані також до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням закладу охорони здоров'я України, який видав належно оформлений медичний висновок про остаточну зміну (корекцію) статі.

Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про народження або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.

Заява повинна бути заповнена розбірливо, у ній мають бути надані вичерпні відповіді на всі запитання (додаток 1).

Відділ реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.

2.2. Якщо заявник не володіє державною мовою, заява може бути складена іншою особою в присутності перекладача та підписана заявником, про що на ній робиться відповідний запис.

2.3. Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану подаються:

- особами, щодо яких були складені ці актові записи;

- батьками неповнолітніх (малолітніх);

- піклувальниками неповнолітніх та опікунами малолітніх;

- опікунами недієздатних осіб;

- спадкоємцями померлого.

Заява про визнання батьківства після реєстрації народження, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження і не може бути подана особисто, може бути подана через представника або надіслана поштою за умови її нотаріального засвідчення. Повноваження представника мають бути нотаріально засвідчені.

2.4. Разом із заявою про внесення змін до актових записів цивільного стану заявниками подаються:

- паспорт або паспортний документ;

- свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні;

- інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

На підтвердження достовірності представлених заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділом реєстрації актів цивільного стану додаються до матеріалів справи копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.

Якщо актовий запис цивільного стану, до якого потрібно внести зміни, міститься в іншому відділі реєстрації актів цивільного стану України, то відділ реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, затребує копію цього запису.

У разі відсутності (втрати) актового запису, до якого необхідно внести зміни, або неможливості внесення змін до актового запису, що складений за межами України, розв'язання питання можливе тільки після поновлення втраченого актового запису відповідно до пункту 3.13 цього Положення.

Відсутність (утрата) актового запису або неможливість унесення змін повинні бути підтверджені документально.

2.5. У разі зберігання актового запису про народження, до якого потрібно внести зміни у зв'язку з визнанням батьківства, в архівах інших відділів реєстрації актів цивільного стану відділ, який прийняв заяву про визнання батьківства (рішення суду про визнання батьківства, про встановлення факту батьківства), надсилає протягом трьох днів відповідний запит про витребування його копії. Отримана копія або витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян додається до заяви.

Якщо в актовому записі про народження дитини батьком указаний чоловік заявниці або інша особа (за винятком випадків, передбачених статтею 135 Сімейного кодексу України), то в унесенні змін стосовно визнання батьківства має бути відмовлено до вирішення судом питання щодо виключення з актового запису про народження відомостей про батька.

2.6. Заяви батьків про виправлення (зміну) прізвища або власного імені дитини в актовому записі про її народження в зв'язку з тим, що при реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або власне ім'я без урахування побажань обох або одного з батьків, приймаються відділами реєстрації актів цивільного стану не пізніше одного року з дня народження, а заяви про виправлення власного імені дитини в зв'язку з тим, що вона фактично має власне ім'я, відмінне від зазначеного в актовому записі про її народження, - до досягнення нею 14-річного віку.

2.7. Факти, зазначені в заяві, а також записи у свідоцтвах про реєстрацію актів цивільного стану та інших поданих заявником документах, якщо вони викликають сумніви щодо їх достовірності, можуть бути перевірені відділом реєстрації актів цивільного стану шляхом направлення запитів до відповідних установ, організацій для затребування необхідних документів.

2.8. На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ реєстрації актів цивільного стану складає обґрунтований висновок про внесення змін, доповнень до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому (додаток 2).

У разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку мають бути чітко вказані причини відмови та зазначено про можливість її оскарження в судовому порядку.

2.9. Підставою для внесення змін в актові записи цивільного стану є:

- рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), про скасування раніше винесеного рішення суду про визнання батьківства, виключення відомостей про батька (матір) дитини з актового запису про народження, скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, про визнання шлюбу недійсним, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану та інші, у яких зазначено про внесення конкретних змін в актові записи цивільного стану;

- постанова адміністративного суду;

- висновок відділу реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного управління юстиції або відповідної консульської установи чи дипломатичного представництва України в іншій державі;

- заява про визнання батьківства (додаток 3);

- заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені в актовому записі про народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;

- заява батька дитини про визнання батьківства в разі смерті матері, оголошення її померлою, визнання недієздатною, безвісно відсутньою чи позбавлення батьківських прав, або якщо мати дитини не проживає з нею не менш як шість місяців і не проявляє про неї материнської турботи та піклування, що підтверджується свідоцтвом про смерть або відповідними рішенням суду чи органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням райдержадміністрації чи рішенням виконавчого комітету (додаток 4);

- заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя згідно із статтею 53 Сімейного кодексу України (додаток 5);

- заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків, у разі зміни прізвища одного з них та згода дитини, яка досягла семи років, згідно з частиною третьою статті 148 Сімейного кодексу України (додаток 6);

- заява про зміну прізвища малолітньої дитини батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років та якій при реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, згідно з частиною четвертою статті 148 Сімейного кодексу України (додаток 6);

- актовий запис про зміну імені;

- актовий запис про шлюб та розірвання шлюбу. Ці актові записи є підставою для зміни прізвищ батьків (одного з них) в актовому записі про народження малолітньої дитини при умові одночасної зміни прізвища дитини;

- рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням райдержадміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України.

Унесення змін до актових записів цивільного стану можливе також і в інших окремих випадках, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

2.10. Підставою для внесення відповідних відміток в актові записи цивільного стану, у тому числі про анулювання та поновлення, є:

- рішення суду про усиновлення (удочеріння), про позбавлення або поновлення батьківських прав, про розірвання шлюбу, визнання шлюбу недійсним, поновлення шлюбу після його розірвання у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, анулювання актових записів цивільного стану, у яких зазначено про необхідність проставлення відмітки у відповідному актовому записі цивільного стану, визнання розірвання шлюбу фіктивним;

- висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про визнання шлюбу недійсним та анулювання актового запису про шлюб;

- висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про анулювання актового запису цивільного стану;

- актовий запис про розірвання шлюбу.

2.11. Висновок відділу реєстрації актів цивільного стану складається:

- якщо актовим записом цивільного стану передбачені, але в ньому відсутні прізвище, власне ім'я, по батькові або громадянство батьків;

- якщо прізвище, власне ім'я та по батькові зазначено без урахування національних традицій;

- якщо при реєстрації народження дитині присвоєне прізвище або власне ім'я без урахування побажань батьків або одного з них;

- якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини;

- при необхідності зміни прізвища, власного імені, по батькові у зв'язку із зміною статі;

- при впізнанні особи, смерть якої була зареєстрована як невідомої (за наявності протоколу впізнання трупа);

- при зміні громадянства;

- при зміні батьком або матір'ю прізвища (відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України та необхідності внесення змін до актового запису про народження їх дитини (висновок складається з урахуванням вимог, зазначених у статті 148 Сімейного кодексу України);

- якщо під час реєстрації акта цивільного стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей, окремих слів або граматичні помилки чи вказані неправильні відомості);

- в інших окремих випадках, що не суперечать вимогам чинного законодавства.

2.12. Зміни, доповнення, виправлення вносяться в актові записи цивільного стану.

Згідно з рішенням суду про усиновлення (удочеріння) в актовому записі про народження змінюються відомості щодо батьків, самої дитини, а також місця та дати народження, а при необхідності і дати реєстрації народження, якщо про це зазначено в рішенні суду. Якщо мати дитини перебуває у шлюбі з особою, яка усиновила (удочерила) її дитину і у зв'язку зі вступом у шлюб змінила прізвище, в актовому записі про народження дитини проводиться виправлення прізвища матері.

За наявності рішення суду щодо оспорювання батьківства або материнства в актовому записі про народження дитини виправляються відомості, про які зазначено в рішенні суду.

На підставі рішення суду про скасування або визнання усиновлення недійсним уносяться виправлення в актовий запис про народження усиновленої дитини та поновлюються відомості, записані до усиновлення, про що має бути зазначено в рішенні суду.

На підставі рішення суду про визнання батьківства (материнства) в актовому записі про народження змінюються відомості про батька та вносяться пов'язані з цим інші зміни згідно із зазначеними в рішенні суду.

У разі скасування рішення суду про визнання батьківства в актовому записі про народження дитини змінюються прізвище дитини, якщо воно було змінено у зв'язку з визнанням батьківства, а також по батькові дитини і відомості про батька.

На підставі рішення суду про внесення змін, доповнень або виправлень в актові записи цивільного стану вносяться зміни в актові записи цивільного стану, які зазначені в рішенні суду.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану вносяться доповнення в актовий запис про народження, якщо в актовому записі цивільного стану передбачені, але не зазначені прізвища, власні імена та по батькові або громадянство батьків.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану, складеного згідно з відповідними медичними документами про зміну статі, в актовому записі про народження цієї особи змінюються її власне ім'я, по батькові, стать та, при потребі, прізвище у відповідному відмінку.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану про зміну прізвища або власного імені малолітній дитині, якщо воно було присвоєно без побажання батьків чи одного з них або якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини, вносяться зміни в актовий запис про народження.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану щодо виправлення прізвища, власного ім'я, по батькові, які були зазначені без урахування національних традицій, уносяться зміни до актового запису про народження та інших актових записів, де вони аналогічно зазначені.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актових записів про народження дітей при зміні батьком або матір'ю дитини прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України в актових записах про народження змінюється прізвище батька (матері) та, при потребі, самої дитини.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану при зміні громадянства згідно з Законом України "Про громадянство України" відповідні зміни вносяться до актових записів цивільного стану, складених після 13.11.91.

На підставі висновку відділу реєстрації актів цивільного стану про виправлення помилок, доповнення запису відомостями тощо в актових записах, які зазначено у висновку, виправляються або доповнюються відповідні відомості.

На підставі рішення органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням або рішенням райдержадміністрації чи виконавчого комітету, при зміні прізвища дитині відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України виправляється прізвище дитини в актовому записі про її народження.

За наявності заяви матері та батька дитини про визнання батьківства в актовий запис про народження, який складено відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України, уносяться відомості про батька, змінюється по батькові дитини і, на бажання батьків, змінюється її прізвище.

Якщо батьки зареєстрували шлюб після народження дитини і при реєстрації шлюбу мати змінила своє прізвище, то в актовому записі про народження дитини виправляється прізвище матері згідно з актовим записом про шлюб без складання висновку.

За наявності заяви батька дитини про визнання батьківства в разі смерті матері, оголошення її померлою, визнання недієздатною, безвісно відсутньою чи позбавленою батьківських прав, або якщо мати дитини не проживає з нею не менш як шість місяців і не проявляє про неї материнської турботи та піклування, в актовому записі про народження дитини, складеному відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України, виправляються відомості щодо батька дитини та, на його бажання, прізвище цієї дитини.

За наявності заяви дружини та (або) чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища другого з подружжя в актовому записі про шлюб уносяться відповідні зміни.

За наявності заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника дитини або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей (у разі їх відсутності) про батька в актовому записі про народження зазначаються відомості про батька відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України.

За наявності заяви обох батьків про зміну прізвища дитини в разі зміни прізвища одного з них, а також за згоди дитини, яка досягла семи років, в актовому записі про народження змінюється прізвище дитини.

За наявності заяви батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, про зміну прізвища дитини та згоди дитини віком від семи до чотирнадцяти років та якій при реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, в актовому записі про народження змінюється прізвище дитини.

При зміні прізвища батьків дитини або одного з них у зв'язку з реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу чи визнанням шлюбу недійсним в актовому записі про народження малолітньої дитини змінюється прізвище батьків або одного з них при їх зверненні до відділу реєстрації актів цивільного стану та при умові одночасної зміни прізвища дитини.

При зміні прізвища, власного імені, по батькові вносяться зміни згідно з чинним законодавством в такі актові записи:

а) при зміні прізвища особою, яка не перебуває в шлюбі, - в актовий запис про народження заявника;

б) у тих випадках, коли особа раніше перебувала в шлюбі, який на час реєстрації зміни прізвища розірвано, - в актові записи про народження та розірвання шлюбу (якщо один з подружжя після розірвання шлюбу залишився на дошлюбному (родовому) прізвищі) та в актовий запис про розірвання шлюбу (якщо один з подружжя після розірвання шлюбу залишився на прізвищі другого з подружжя або на прізвищі за попереднім шлюбом);

в) при зміні прізвища на дошлюбне у зв'язку з розірванням шлюбу - в актовий запис про розірвання шлюбу;

г) при зміні прізвища особою, яка перебуває у шлюбі, якщо вона має прізвище другого з подружжя, у тому числі на дошлюбне прізвище, - в актовий запис про шлюб;

ґ) при зміні прізвища особою, яка перебуває в шлюбі, якщо ця особа після реєстрації шлюбу залишилася на дошлюбному (родовому) прізвищі, - в актові записи про народження та шлюб;

д) при зміні прізвища особою, яка перебуває у шлюбі, якщо ця особа після реєстрації шлюбу залишилася на прізвищі чоловіка (дружини) за попереднім шлюбом, - в актовий запис про шлюб;

е) при зміні власного імені чи по батькові - в актовий запис про народження, а щодо осіб, які перебувають у шлюбі, - також в актовий запис про шлюб. Якщо заявник перебуває не в першому шлюбі, у попередні записи про шлюб, а також в актові записи про розірвання шлюбу зміни не вносяться;

є) при зміні прізвища та по батькові неповнолітнього у зв'язку зі зміною прізвища батьків та власного імені батька - в актовий запис про народження щодо прізвища дитини, яка не досягла семи років.

Прізвище дитини, яка досягла семи років, змінюється за її згодою, по батькові дитини, яка досягла чотирнадцяти років, змінюється також за її згодою.

Прізвище дитини, яка не досягла чотирнадцяти років та якій при реєстрації народження присвоєно прізвище одного з батьків, змінюється на прізвище другого з батьків за її згодою.

Якщо прізвище змінив один з батьків, прізвище дитини може бути змінено за згодою обох батьків та за згодою дитини, яка досягла семи років. За відсутності згоди питання вирішується органами опіки та піклування або судом.

При зміні прізвища, власного імені, по батькові хоча б одним з батьків змінюються відомості про батьків в актових записах про народження малолітніх, неповнолітніх дітей, а також повнолітніх дітей на їхнє прохання.

Аналогічні зміни вносяться в актові записи про народження усиновлених повнолітніх, малолітніх та неповнолітніх дітей, якщо усиновителі записані батьками усиновленого.

2.13. При реєстрації розірвання шлюбу у відділі реєстрації актів цивільного стану одним з подружжя доповнення відповідного актового запису про розірвання шлюбу відомостями щодо другого з подружжя провадиться в порядку, установленому Правилами реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 N 52/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 18.10.2000 за N 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 22.11.2007 N 1154/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22.11.2007 за N 1305/14572).

2.14. Висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актового запису цивільного стану складається у двох примірниках, з яких перший разом з зібраними документами надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням актового запису цивільного стану, до якого вносяться зміни. Другий примірник залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем його складання. Якщо актовий запис цивільного стану, у який потрібно внести зміни, міститься в даному відділі реєстрації актів цивільного стану, висновок складається в одному примірнику.

При потребі внесення змін до декількох актових записів цивільного стану, які містяться у різних відділах реєстрації актів цивільного стану, перший примірник висновку разом з усіма зібраними документами надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника одного із зазначених актових записів цивільного стану, а в інші відділи реєстрації актів цивільного стану надсилаються копії висновку з відміткою про те, до якого відділу реєстрації актів цивільного стану надіслано перший примірник з матеріалами справи. Копія висновку має бути засвідчена підписом керівника відділу реєстрації актів цивільного стану та скріплена печаткою.

2.15. Висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про відмову в унесенні змін до актових записів цивільного стану складається у двох примірниках. Перший примірник разом з усіма матеріалами залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану, який склав висновок про відмову, а другий - вручається (надсилається) заявнику.

Водночас у висновку зазначається про можливість оскарження відмови про внесення змін до актового запису цивільного стану в порядку адміністративного судочинства і, на прохання заявника, пред'явлені ним документи, крім заяви, повертаються.

2.16. У разі внесення змін на підставі рішення суду, постанови адміністративного суду, органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням райдержадміністрації чи рішенням виконавчого комітету відповідних рад, при потребі до них додаються відповідні заява про внесення змін та інші необхідні для виконання документи, які надсилаються до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису, до якого вносяться зміни.

2.17. Унесення змін до актових записів цивільного стану провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного первинного (або поновленого) актового запису. Після цього виписується нове свідоцтво про реєстрацію акта цивільного стану, з штампом "Повторно", яке видається заявнику або надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника для вручення йому. Первинне свідоцтво, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.

Про зміни та відмітки, унесені до актових записів цивільного стану, надсилається повідомлення (додатки 7, 8, 9) до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, який робить відповідну відмітку у другому примірнику актового запису цивільного стану.

В обох примірниках актового запису, до яких унесено зміни або зроблено відмітки, зазначаються серія, номер свідоцтва, яке видано повторно у зв'язку з унесенням змін, та зазначається дата його видачі.

2.18. При потребі внесення змін в актові записи цивільного стану, які зберігаються в державних архівах, відділ реєстрації актів цивільного стану районного, районного в місті, міського (міста обласного значення), міськрайонного управління юстиції, який прийняв заяву, надсилає матеріали справи разом з висновком до відділу реєстрації актів цивільного стану управління юстиції вищого рівня.

Відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на підставі отриманих матеріалів надсилає відповідне повідомлення до державного обласного (міського) архіву або Центрального державного історичного архіву в м. Києві. Державний архів, який отримав таке повідомлення, у 10-денний термін уносить зміни в метричні книги і після цього готує архівну довідку з унесеними змінами, яку надсилає до того самого відділу реєстрації актів цивільного стану.

На підставі цієї довідки зазначений відділ реєстрації актів цивільного стану виписує та видає нове свідоцтво із штампом "Повторно".

Про видачу свідоцтва заявнику або направлення його до відділу реєстрації актів цивільного стану, від якого отримано справу, надсилається повідомлення державному архіву для проставлення у метричній книзі або книзі актових записів цивільного стану серії, номера виданого свідоцтва та дати його видачі.

2.19. Про зміну прізвища, власного імені, по батькові, місця і дати народження призовниками і військовозобов'язаними надсилається повідомлення до військового комісаріату (додаток 10).

2.20. У разі визнання батьківства і внесення відомостей про батька дитини до актового запису про її народження, у якому є відмітка про видачу матері відповідної довідки до органів праці та соціального захисту населення для одержання допомоги, відділ реєстрації актів цивільного стану, який вніс зміни, зобов'язаний у десятиденний термін письмово повідомити про це орган праці та соціального захисту населення за місцем проживання матері дитини. Повідомлення про визнання батьківства надсилається у тих випадках, коли дитина не досягла повноліття (додаток 11).

2.21. Якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису цивільного стану, перебіг тримісячного строку припиняється, про що робиться відмітка в заяві та в журналі обліку заяв.

У тих випадках, коли реєстрація актів цивільного стану провадилась за межами України і виконання висновку відділу реєстрації актів цивільного стану, рішення суду, постанови адміністративного суду або органу опіки та піклування є неможливим, що підтверджується відповідними документами, розгляд заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану провадиться після поновлення актового запису за місцем проживання заявника.

2.22. Реєстрація заяв про внесення змін до актових записів провадиться у спеціальному журналі.

2.23. Зміни до актових записів цивільного стану провадяться шляхом закреслення даних у цих записах та внесення нових або додаткових відомостей у відповідні графи записів. Закреслення провадиться таким чином, щоб можна було прочитати закреслені слова.

На першому та другому примірниках актового запису цивільного стану робиться відмітка або проставляється штамп:

3.1. Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою формою подається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника за умови пред'явлення паспорта (паспортного документа) (додаток 12).

Заяви про поновлення втрачених актових записів цивільного стану громадяни України, які постійно проживають за кордоном, іноземці, які зареєстрували акти цивільного стану в органах реєстрації актів цивільного стану України та постійно проживають за кордоном, подають до дипломатичних представництв або консульських установ України за кордоном.

Заяви про поновлення втрачених актових записів іноземців, які постійно проживають і реєстрували ці акти цивільного стану на території України, розглядаються на загальних підставах за місцем проживання заявника.

3.2. Поновлення актових записів провадиться на підставі заяви:

- особи, щодо якої було складено актовий запис;

- одного з батьків неповнолітнього (малолітнього);

- піклувальників неповнолітніх та опікунів малолітніх;

- опікунів недієздатних осіб;

- спадкоємців померлого.

3.3. Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису є повідомлення відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі за місцезнаходженням втраченого запису про його відсутність або витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян за затвердженою формою (додаток 13).

У повідомленні зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові особи, стосовно якої проведена перевірка наявності запису в книгах реєстрації актів цивільного стану (метричних книгах), за який період і за якими населеними пунктами, а також чи збереглися за період, що перевіряється (повністю або частково), книги реєстрації актів цивільного стану та записи в них.

Зазначений відділ реєстрації актів цивільного стану повинен перевірити наявність актового запису за книгами реєстрації актів цивільного стану (метричними книгами) населеного пункту, указаного в заяві, а також у книгах поновлених актових записів.

Повідомлення про відсутність актового запису видається (надсилається) відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, у якому зберігаються книги реєстрації актів цивільного стану населеного пункту, зазначеного в заяві, якщо після проведення перевірки наявності актового запису у відділах реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням першого та другого примірників цих актових записів або за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян не виявлено.

Перевірка здійснюється за 7 років: за рік, який зазначений у заяві, а також за 3 попередні та 3 наступні роки. Якщо метричні книги або книги реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, підставою для прийняття заяви про поновлення запису є архівна довідка про його відсутність, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі.

Актові записи, складені за межами України, у виняткових випадках можуть бути поновлені на території України за наявності документа, що підтверджує неможливість його затребування або отримання.

3.4. Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, власного імені, по батькові, розірвання шлюбу, смерть провадиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про реєстрацію акта цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, штампа про реєстрацію акта цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

3.5. Якщо заява (додаток 14) про реєстрацію народження надійшла після закінчення 1 року з дня народження дитини і до досягнення нею 16 років, реєстрація народження провадиться відділом реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання дитини в книзі реєстрації поновлених актових записів про народження на загальних підставах як первинна, без складання висновку, але після порядкового номера пишеться "Реєстрація з пропуском строку". У цих випадках пред'являються довідка закладу охорони здоров'я про народження, довідка про перебування дитини під наглядом закладу охорони здоров'я, а також довідка з місця проживання дитини, а за її відсутності місце проживання дитини може бути підтверджене паспортом або паспортним документом батьків або законних представників.

Реєстрація народження осіб, яким виповнилося 16 років, але актовий запис про їх народження своєчасно не був складений, провадиться у книзі реєстрації поновлених актових записів цивільного стану з доданням після порядкового номера слів "Реєстрація з пропуском строку". У цьому разі до відділу реєстрації актів цивільного стану подається письмова заява за встановленою формою та складається висновок.

3.6. У тих випадках, коли внаслідок перевірки заяви про поновлення актового запису про народження з'ясувалось, що народження заявника не реєструвалось, відділ реєстрації актів цивільного стану провадить реєстрацію народження з пропуском строку. При цьому від заявника додаткової заяви не вимагається.

3.7. Відділ реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

3.8. До заяви додаються:

- повідомлення відділу реєстрації актів цивільного стану управління юстиції за місцем реєстрації акта про його відсутність;

- виписка з паспорта або паспортного документа;

- документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису;

- копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);

- інші необхідні документи.

3.9. Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах здійснюється необхідна перевірка, у ході якої з'ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.

На підтвердження достовірності поданих заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділ реєстрації актів цивільного стану додає до матеріалів справи копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

3.10. Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.

Якщо відділ реєстрації актів цивільного стану не має змоги встановити день і місяць народження, то датою народження у висновку зазначається 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, то зазначається 15-те число відповідного місяця.

Якщо з поданих документів убачається, що заявник народився в першій половині року, то днем його народження зазначається 1 квітня відповідного року, а якщо в другій половині року - 1 жовтня того самого року.

Якщо заявник не може підтвердити документами місце народження, то в графі "Місце народження" вказується той населений пункт, у якому розташований відділ реєстрації актів цивільного стану, що складає поновлений запис, і про це в графі "Для відміток" провадиться запис.

3.11. На підставі поданих заявником та затребуваних відділом документів та їх аналізу відділ реєстрації актів цивільного стану складає висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (додаток 15).