Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання

2.13.11 рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України.

2.13.12. Внесення змін до актових записів цивільного стану можливе також і в інших окремих випадках, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

2.14. Підставою для внесення відповідних відміток в актові записи цивільного стану, у тому числі про анулювання та поновлення, є:

рішення суду про усиновлення (удочеріння), про позбавлення або поновлення батьківських прав, про розірвання шлюбу, визнання шлюбу недійсним, поновлення шлюбу після його розірвання у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, анулювання актових записів цивільного стану, у яких зазначено про необхідність проставлення відмітки у відповідному актовому записі цивільного стану, визнання розірвання шлюбу фіктивним;

висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про визнання шлюбу недійсним та анулювання актового запису про шлюб;

висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про анулювання актового запису цивільного стану;

актовий запис про розірвання шлюбу.

2.15. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану складається:

2.15.1 якщо актовим записом про народження передбачені, але в ньому відсутні прізвище, власне ім'я, по батькові або громадянство батьків;

2.15.2 якщо прізвище, власне ім'я та по батькові зазначено без урахування національних традицій;

2.15.3 якщо при державній реєстрації народження дитині присвоєне прізвище або власне ім'я без урахування побажань батьків або одного з них;

2.15.4 якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини;

2.15.5 при необхідності зміни прізвища, власного імені, по батькові у зв'язку із зміною статі;

2.15.6 при впізнанні особи, смерть якої була зареєстрована як невідомої (за наявності протоколу впізнання трупа);

2.15.7 при зміні громадянства;

2.15.8 при зміні батьком або матір'ю прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України та необхідності внесення змін до актового запису про народження їх дитини (висновок складається з урахуванням вимог, зазначених у статті 148 Сімейного кодексу України);

2.15.9 якщо під час державної реєстрації акту цивільного стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей, окремих слів або граматичні помилки чи вказані неправильні відомості);

2.15.10 в інших окремих випадках, що не суперечать вимогам чинного законодавства.

2.16. Зміни, доповнення, виправлення вносяться в паперові носії актових записів цивільного стану та одночасно до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

У разі отримання повідомлення про державну реєстрацію розірвання шлюбу, рішень судів про розірвання шлюбу, про позбавлення або поновлення батьківських прав відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території відповідних областей.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України вносить до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відмітки, зазначені в абзаці другому цього пункту, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим.

2.16.1. Відповідно до рішення суду про усиновлення в актовому записі про народження змінюються відомості щодо батьків, дитини, у тому числі дати та місця її народження, дати державної реєстрації народження. У разі зміни рішенням суду про усиновлення дати народження дитини дата державної реєстрації народження може бути також змінена за заявою особи, зазначеної у рішенні суду, або уповноваженої нею особи.

В актовому записі про народження виправляється прізвище матері дитини, яка у шлюбі з особою, що усиновила дитину, змінила прізвище, у разі подання матір'ю відповідної заяви.

2.16.2. За наявності рішення суду щодо оспорювання батьківства або материнства в актовому записі про народження дитини виправляються відомості, про які зазначено в рішенні суду.

2.16.3. На підставі рішення суду про скасування або визнання усиновлення недійсним уносяться виправлення в актовий запис про народження усиновленої дитини та поновлюються відомості, записані до усиновлення, про що має бути зазначено в рішенні суду.

2.16.4. На підставі рішення суду про визнання батьківства (материнства) в актовому записі про народження змінюються відомості про батька та вносяться пов'язані з цим інші зміни згідно із зазначеними в рішенні суду.

2.16.5. Відомості про усиновлення, скасування усиновлення, визнання усиновлення недійсним, позбавлення та поновлення батьківських прав вносяться до паперового носія актового запису цивільного стану та Державного реєстру актів цивільного стану в день надходження відповідного рішення суду до відділу державної реєстрації актів цивільного стану або в день отримання рішення суду у спосіб, передбачений абзацами восьмим, дев'ятим пункту 1.5 розділу I.

2.16.6. У разі скасування рішення суду про визнання батьківства в актовому записі про народження дитини змінюються прізвище дитини, якщо воно було змінено у зв'язку з визнанням батьківства, а також по батькові дитини і відомості про батька.

2.16.7. На підставі рішення суду про внесення змін, доповнень або виправлень в актові записи цивільного стану вносяться відповідні зміни, які зазначені в рішенні суду.

2.16.8. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вносяться доповнення в актовий запис про народження, якщо в актовому записі передбачені, але не зазначені прізвища, власні імена та по батькові або громадянство батьків.

2.16.9. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, складеного згідно з відповідним медичним свідоцтвом про зміну (корекцію) статевої належності, в актовому записі про народження цієї особи змінюються її власне ім'я, по батькові, стать та, за потреби, прізвище у відповідному роді.

2.16.10. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про зміну прізвища або власного імені малолітній дитині, якщо воно було присвоєно без побажання батьків чи одного з них або якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини, вносяться зміни в актовий запис про народження.

2.16.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану щодо виправлення прізвища, власного імені, по батькові, які були зазначені без урахування національних традицій, уносяться зміни до актового запису про народження та інших актових записів, де вони аналогічно зазначені.

2.16.12. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актових записів про народження дітей при зміні батьком або матір'ю дитини прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України в актових записах про народження змінюється прізвище батька (матері) та малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну її прізвища.

2.16.13. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану при зміні громадянства згідно із Законом України "Про громадянство України" відповідні зміни вносяться до актових записів цивільного стану, складених після 13.11.91.

2.16.14. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про виправлення помилок, доповнення запису відомостями тощо виправляються або доповнюються відповідні відомості в актових записах, які зазначено у висновку.

2.16.15. На підставі рішення органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням або рішенням районної державної адміністрації чи виконавчого комітету, при зміні прізвища дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України виправляється прізвище дитини в актовому записі про її народження.

2.16.16. За наявності заяви матері та батька дитини про визнання батьківства в актовий запис про народження, який складено відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України, уносяться відомості про батька, змінюється по батькові дитини і, на бажання батьків, змінюється її прізвище.

2.16.17. Якщо батьки зареєстрували шлюб після народження дитини і при державній реєстрації шлюбу мати змінила своє прізвище, то в актовому записі про народження дитини виправляється прізвище матері згідно з актовим записом про шлюб без складання висновку.

2.16.18. За наявності заяви дружини та (або) чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища другого з подружжя відповідні зміни вносяться до актового запису про шлюб.

2.16.19. За наявності заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника дитини або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей (у разі їх відсутності) про батька відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України відомості про батька зазначаються в актовому записі про народження.

2.16.20. За наявності заяви обох батьків про зміну прізвища дитини в разі зміни прізвища одного з них, а також за згодою дитини, яка досягла семи років, прізвище дитини змінюється в актовому записі про народження.

2.16.21. За наявності заяви обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, про зміну прізвища дитини та згоди дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, прізвище дитини змінюється в актовому записі про народження.

2.16.22. При зміні прізвища батьків дитини або одного з них у зв'язку з державною реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу чи визнанням шлюбу недійсним в актовому записі про народження малолітньої дитини змінюється прізвище батьків або одного з них при їх зверненні до відділу державної реєстрації актів цивільного стану та за умови одночасної зміни прізвища дитини.

2.16.23. Державна реєстрація зміни імені не тягне за собою внесення змін до актового запису цивільного стану, крім випадків, зазначених у підпункті 2.13.9 пункту 2.13 цього розділу.

2.17. При державній реєстрації розірвання шлюбу, проведеній у відділі державної реєстрації актів цивільного стану до набрання чинності Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" за заявою одного з подружжя, доповнення відповідного актового запису про розірвання шлюбу відомостями щодо другого з подружжя проводиться в порядку, установленому правилами проведення державної реєстрації актів цивільного стану.

2.18. Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації за місцем зберігання відповідного актового запису цивільного стану, крім випадків, встановлених у пункті 2.28 цього розділу.

2.19. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України про внесення змін до актового запису цивільного стану складається у двох примірниках, з яких один разом із зібраними документами не пізніше наступного робочого дня надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису цивільного стану, до якого вносяться зміни. Другий примірник залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичному представництві чи консульській установі України за місцем його складання. Якщо актовий запис цивільного стану, у який потрібно внести зміни, міститься в даному відділі державної реєстрації актів цивільного стану, висновок складається в одному примірнику.

При потребі внесення змін до декількох актових записів цивільного стану, які містяться у різних відділах державної реєстрації актів цивільного стану, один примірник висновку разом з усіма зібраними документами надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника одного із зазначених актових записів цивільного стану, другий залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичному представництві чи консульській установі України за місцем його складання. В інші відділи державної реєстрації актів цивільного стану надсилаються копії висновку з відміткою про те, до якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану надіслано примірник висновку з матеріалами справи. Копія висновку має бути засвідчена підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або посадовою особою дипломатичного представництва чи консульської установи України та скріплена печаткою.

2.20. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану складається у двох примірниках. Один примірник разом з усіма матеріалами залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичному представництві чи консульській установі України, якими складено висновок про відмову, а другий вручається (надсилається) заявнику, який запрошується до відділу державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичного представництва чи консульської установи України не пізніше наступного робочого дня з дня складання висновку.

Водночас у висновку зазначається про можливість оскарження відмови про внесення змін до актового запису цивільного стану в судовому порядку. На прохання заявника пред'явлені ним документи, крім заяви, повертаються, про що здійснюється запис на заяві, який скріплюється його підписом.

2.21. У разі внесення змін на підставі рішення суду, постанови адміністративного суду, органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету відповідних рад, до них додаються відповідні заява про внесення змін та за потреби інші необхідні для виконання документи, які не пізніше наступного робочого дня з дня отримання таких документів надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, до якого вносяться зміни.

2.22. Після внесення змін до актового запису цивільного стану заявнику повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. На свідоцтві проставляється штамп "Повторно". Свідоцтво про державну реєстрацію, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.

2.23. Про зміни та відмітки, внесені до актових записів цивільного стану, не пізніше наступного робочого дня з дня їх внесення надсилається повідомлення за формами, наведеними в додатках 6 - 8, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації, який у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня отримання повідомлення, вносить відповідні зміни та робить відмітку у другому примірнику актового запису цивільного стану.

Абзац другий пункту 2.23 виключено

2.24. За потреби внесення змін в актовий запис цивільного стану (метричний запис), який зберігається в державному архіві, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня складання висновку, надсилає його разом з матеріалами справи до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації за місцем зберігання актового запису цивільного стану (метричного запису).

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації на підставі отриманих матеріалів у строк, що не перевищує семи робочих днів з дня отримання висновку з матеріалами справи, надсилає відповідне повідомлення до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міста Києва або Севастополя. Державний архів, який отримав таке повідомлення, у десятиденний строк вносить зміни до актового запису (метричного запису) і після цього готує архівну довідку з внесеними змінами, яку разом з копією актового запису цивільного стану надсилає до того самого відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації.

На підставі копії актового запису та цієї довідки зазначений відділ державної реєстрації актів цивільного стану не пізніше наступного робочого дня з дня її отримання повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану, на якому проставляє штамп "Повторно".

У випадку, коли відомості такого актового запису цивільного стану внесені до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, зазначений відділ державної реєстрації актів цивільного стану на підставі отриманих матеріалів справи з урахуванням архівної копії цього запису та довідки не пізніше наступного робочого дня з дня її отримання вносить відповідні зміни до відомостей Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Державному архіву надсилається повідомлення для проставлення у книзі державної реєстрації актів цивільного стану (метричній книзі) серії, номера виданого свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану та дати його видачі.

2.25. Відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким унесено зміни до актового запису цивільного стану, у семиденний строк після внесення таких змін надсилається до районного (міського) військового комісаріату, в якому перебувають на військовому обліку призовники і військовозобов'язані, повідомлення про зміну ними прізвища, власного імені, по батькові, місця і дати народження за формою, наведеною в додатку 9.

У разі відсутності відомостей щодо перебування призовників і військовозобов'язаних на військовому обліку таке повідомлення надсилається до районного (міського) військового комісаріату за місцем їх проживання або за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, якщо місце проживання померлого призовника або військовозобов'язаного зареєстровано на окупованій території.

2.26. У разі визнання батьківства і внесення відомостей про батька дитини до актового запису про її народження, у якому є відмітка про видачу матері відповідної довідки до органів праці та соціального захисту населення для одержання допомоги, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який вніс зміни, зобов'язаний у десятиденний строк письмово повідомити про це орган праці та соціального захисту населення за місцем проживання матері дитини. Таке повідомлення про визнання батьківства надсилається у тих випадках, коли дитина не досягла повноліття (додаток 10).

2.27. Якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису цивільного стану, перебіг строку припиняється, про що робиться відмітка в заяві та в журналі обліку заяв.

2.28. У разі якщо актовий запис цивільного стану, до якого необхідно внести зміни у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей, що в ньому містяться, було складено компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок внесення змін, відмінний від передбаченого законодавством України, або неможливості його направлення органами іноземної держави (стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану попередньо поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. Про поновлення актового запису цивільного стану та внесення до нього відповідних змін повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У разі необхідності внесення змін до актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України, цей запис попередньо поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, що проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

У такому разі у графі "Для відміток" поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

2.29. Зміни до паперових носіїв актових записів цивільного стану проводяться шляхом внесення додаткових відомостей у відповідні графи актових записів або закреслення даних у цих записах та внесення нових. Закреслення здійснюється таким чином, щоб можна було прочитати закреслені слова.

На першому та другому примірниках паперового носія актового запису цивільного стану робиться відмітка або проставляється такий штамп:

3.1. Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою додатком 11 формою подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Іноземці, особи без громадянства, які на законних підставах перебувають в Україні, подають заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання першого примірника актового запису. У разі поновлення актового запису цивільного стану, складеного на тимчасово окупованій території України, заява подається за межами цієї території на їх вибір.

Реєстрація заяв про поновлення втрачених актових записів цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми. У цьому журналі реєструються заяви про державну реєстрацію народження з пропуском установленого законодавством строку, а також заяви про державну реєстрацію смерті: після одного року з дня настання смерті; на підставі рішення суду про оголошення особи померлою; на підставі рішення суду про встановлення факту смерті, якщо з дня настання смерті минуло більше року.

3.2. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

3.3. Поновлення актових записів цивільного стану проводиться за заявою:

особи, щодо якої було складено актовий запис;

одного з батьків неповнолітнього (малолітнього);

піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього;

опікуна недієздатної особи;

спадкоємців померлого;

представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

3.4. Відсутність актового запису цивільного стану підтверджується повним витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану за формою, наведеною у додатку 24 до Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (зі змінами).

Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі.

3.5. Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

3.6. Абзац перший пункту 3.6 виключено

Абзац другий пункту 3.6 виключено

Державна реєстрація народження дитини, яка досягла 16 років, але актовий запис про народження не був своєчасно складений, може бути проведена за її письмовою заявою з пред'явленням паспорта. Складений актовий запис про народження із зазначенням після порядкового номера: "Державна реєстрація з пропуском строку" - включається до книги поновлених актових записів про народження.

3.7. У тих випадках, коли внаслідок перевірки заяви про поновлення актового запису про народження з'ясувалось, що народження заявника не реєструвалось, відділ державної реєстрації актів цивільного стану (дипломатичне представництво чи консульська установа України) проводить державну реєстрацію народження з пропуском строку. При цьому від заявника додаткової заяви не вимагається.

3.8. Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;

документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;

свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);

інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, зазначений у пункті 3.4 цього розділу, додається відділом державної реєстрації актів цивільного стану до поданої заявником заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

3.9. Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах цивільного стану здійснюється необхідна перевірка, під час якої з'ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.

На підтвердження достовірності поданих заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України до матеріалів справи додаються повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану.

У разі зберігання відповідного актового запису цивільного стану в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.

Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв'язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав, підтверджується відповідними легалізованими у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану. Копії актових записів цивільного стану витребовуються від компетентних органів іноземних держав, з якими Україна уклала договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, у разі необхідності підтвердження певних даних.

3.10. Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.

Якщо відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не має змоги встановити день і місяць народження, то датою народження у висновку зазначається 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, зазначається 15-те число відповідного місяця.

Якщо з поданих документів убачається, що заявник народився в першій половині року, то днем його народження зазначається 1 квітня відповідного року, а якщо в другій половині року - 1 жовтня відповідного року.

Якщо заявник не може підтвердити документами місце народження, то в графі "Місце народження" поновленого актового запису про народження вказується той населений пункт, у якому розташований відділ державної реєстрації актів цивільного стану, що складає поновлений запис, про що зазначається у графі "Для відміток".

3.11. На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (додаток 12).

3.12. У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України вказуються:

коли і ким подана заява про поновлення актового запису;

який конкретно актовий запис необхідно поновити;

які документи були подані заявником та зібрані відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України (перелічити документи);

що встановлено за результатами перевірки;

причини відмови в поновленні актового запису;

роз'яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку.

3.13. Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складання, крім випадків, встановлених в абзацах третьому - п'ятому цього пункту.

Якщо актовий запис цивільного стану, який поновлюється, було складено в іншому органі державної реєстрації актів цивільного стану України, висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами не пізніше наступного робочого дня з дня складання висновку надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання.

У разі якщо втрачено актовий запис цивільного стану, складений компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок поновлення, відмінний від передбаченого законодавством України, а також у разі якщо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземної держави неможливо (відповідь не надходить тривалий час, стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

У разі якщо неможливо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану у зв'язку зі зберіганням актових записів цивільного стану на тимчасово окупованій території України, актовий запис цивільного стану поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, які проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

Про поновлення актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляються відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

Якщо поновлено актовий запис цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

У разі отримання повідомлення про поновлення актового запису цивільного стану відділи державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у строк, передбачений пунктом 1.11 розділу I, вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

До матеріалів справи долучається повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану. Перевірка наявності поновленого актового запису цивільного стану проводиться з урахуванням місцевості та періоду проживання в Україні особи, відносно якої поновлюється актовий запис.

Про поновлення актового запису цивільного стану не пізніше наступного робочого дня з дня його поновлення повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У такому разі у графі "Для відміток" поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

3.14. Поновлені актові записи цивільного стану складаються у двох примірниках. Перший примірник залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання, а другий передається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації.

3.15. Кожен примірник поновленого актового запису цивільного стану нумерується одним і тим самим номером. Нумерація поновлених актових записів кожного виду реєстрації актів цивільного стану починається з першого номера і ведеться послідовно впродовж року.

Поновлений актовий запис про народження включається до окремої книги державної реєстрації поновлених актових записів про народження, а всі інші види актових записів цивільного стану включаються в одну книгу поновлених записів поточного року. Нумерація кожного виду поновлених актових записів цивільного стану ведеться окремо.

3.16. На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану для вручення. На свідоцтві проставляються штампи "Запис поновлено" та "Повторно".

У разі якщо поновлено актовий запис цивільного стану щодо особи, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначається дата смерті цієї особи. У таких випадках замість свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану може бути виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

3.17. Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

У цих випадках заявником у заяві про поновлення актового запису цивільного стану, що подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання, зазначаються реквізити відповідного рішення суду. Отримане у спосіб, передбачений абзацами восьмим, дев'ятим пункту 1.5 розділу I, таке рішення суду додається до цієї заяви.