МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ
УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 29.11.2011 № 758 |
( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості № 603 від 09.08.2012 )
Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерстваенергетики та вугільної промисловості № 412 від 11.06.2012 )
З метою приведення діловодства у відповідність до вимог чинних нормативно-правових актів із діловодства і стандартів з керування документаційними процесами та встановлення в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України єдиного порядку документування управлінської діяльності й роботи з документами
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:
2.1. Організувати разом з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення проведення впродовж грудня 2011 року занять із вивчення працівниками структурного підрозділу положень цієї Інструкції з діловодства;
2.2. Забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у структурних підрозділах під час роботи з документами, групування документів у справи, організації зберігання справ;
2.3. Особисто контролювати виконання документів з дорученнями керівництва Міністерства.
3. Адміністративно-господарському управлінню (Дячук Г.І.) забезпечити:
3.1. Тиражування Інструкції з діловодства для всіх структурних підрозділів;
3.2. Виготовлення бланків службових документів відповідно до нових форм бланків, що додаються до Інструкції з діловодства.
4. Департаменту управління персоналом та документального забезпечення (Прокопенко І.О.) здійснювати перевірки організації діловодства та забезпечення збереженості документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства згідно з вимогами Інструкції з діловодства.
5. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства палива та енергетики України від 23.08.2000 № 382 "Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства палива та енергетики України" та Міністерства вугільної промисловості України від 25.04.2007 № 137 "Про затвердження інструкції з діловодства в Міністерстві вугільної промисловості України".
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.
| Міністр | Ю. Бойко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
енергетики та вугільної
промисловості України
29.11.2011 № 758
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція) встановлює загальні вимоги щодо функціонування служб діловодства, документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в центральному апараті Міністерства.
1.2. Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням, що здійснюються за допомогою програмно-технічних комплексів.
1.3. Автоматизовані технології опрацювання документної інформації в центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство) мають відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (надалі - Примірна інструкція) та даної Інструкції.
1.4. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у центральному апараті Міністерства розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності центральних органів виконавчої влади, Регламенту Кабінету Міністрів України , нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті Міністерства несе Міністр.
Організація діловодства в центральному апараті Міністерства покладається на Департамент управління персоналом та документального забезпечення, основним завданням якого є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в центральному апараті Міністерства на основі застосування сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах.
У структурних підрозділах центрального апарату Міністерства виконання функціональних обов'язків з питань діловодства та документообігу керівником підрозділу покладається на призначену відповідальну особу (далі - діловод) згідно з вимогами її посадової інструкції.
1.6. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, що знаходяться в структурних підрозділах, несуть їх керівники. У межах наданих їм прав вони зобов'язані:
- організовувати у структурному підрозділі документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву Міністерства;
- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
- організовувати навчання працівників для підвищення їх кваліфікації з питань діловодства;
- здійснювати реєстрацію та облік внутрішніх документів;
- здійснювати контроль за суворим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених положеннями цієї Інструкції і державними стандартами на організаційно-розпорядчу та іншу документацію, а також щодо збереження документів у структурному підрозділі.
1.7. У разі звільнення працівника, якому передано на виконання документ, переведення його до іншого структурного підрозділу, на час відрядження або відпустки всі невиконані службові документи передаються для виконання та зберігання іншій службовій особі за розпорядженням керівника з відміткою в контрольно-облікових картках або журналі.
У разі звільнення або переміщення діловода структурного підрозділу Міністерства складається акт передачі усіх справ, що перебувають у поточному архіві, усіх закінчених справ, які підлягають передачі до архіву. Акт складається в двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу Міністерства. Один примірник акта передається до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
2. Документування управлінської діяльності Міністерства
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у відомчому або державному архіві.
2.2. У Міністерстві визначається конкретний Перелік основних видів документів, які видаються у центральному апараті (додаток 1), передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування їх діяльності.
2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів (наказів, рішень), вид яких визначається актами законодавства та положенням про нього.
Розпорядчий документ - це акт, що видається державним органом у процесі здійснення ним виконавсько-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в Міністерстві є:
- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим та відомчі нормативні акти;
- провадження виконавської і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством, покладених на нього завдань і функцій;
- потреба у правовому регулюванні діяльності.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних організацій, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.5. Міністерство має право разом із супровідним листом розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня державним підприємствам, установам, організаціям та об'єднанням, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарським товариствам, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави.
2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, містять посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Розпорядчий документ Міненерговугілля може бути відмінено (змінено) розпорядчим документом Міністерства або органів вищого рівня.
2.8. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегією, на засіданнях, нарадах Міністерства, фіксуються в протоколах.
2.9. Рішення колегії доводяться до виконавців та підвідомчих підприємств і організацій наказами Міністра.
2.10. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються тоді, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.
2.11. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом або електронною поштою.
2.12. Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в доповідних або службових записках, доповідях, довідках.
2.13. Міністерство на підставі положення про нього та інших актів, що визначають його компетенцію, видає й інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.
2.14. Накази підлягають розміщенню Управлінням інформаційно-аналітичним забезпеченням на Web-сайті Міністерства.
Департамент юридичного забезпечення веде облік актів законодавства і забезпечує підтримання їх у контрольному стані та зберіганні, для чого йому надають два примірники наказів.
2.15. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Службові документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, оформлюються українською або мовою країни-адресата, чи однією з мов міжнародного спілкування.
3. Організація документообігу
3.1. Загальні положення
3.1.1. Організація документообігу в Міністерстві має відповідати таким вимогам та передбачає:
- прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);
- скорочення кількості інстанцій, до яких мають потрапляти документи;
- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними;
- раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.
Департамент управління персоналом та документального забезпечення, структурні підрозділи Міністерства у своїй практичній роботі з документами мають систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу в апараті Міністерства.
3.1.2. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення реєструються вхідні, внутрішні та вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.
3.1.3. Реєстрація вхідних документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів з використанням контрольно-облікової картки (додаток 2) або журналів (додатки 3 і 4).
3.1.4. Усі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з № 1) ведеться в межах календарного року.
3.2. Приймання та первинне опрацювання документів
3.2.1. Доставка вхідної кореспонденції до Міністерства здійснюється поштою, каналами електричного зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.
Поштою надходить письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Каналами електричного зв'язку надходять: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
3.2.2. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення упродовж робочого дня.
У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються спеціалістом першої приймальні або черговим працівником.
3.2.3. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення розкриваються всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям, консультативно-дорадчим органам при Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України, іменних листів з написом "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України. Розпечатування останніх забороняється, вони передаються за призначенням.
У разі пошкодження конверта, вчиняється запис у поштовому реєстрі.
3.2.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи, чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
3.2.5. Надіслані не за адресою документи повертають відправнику.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження) відправникові направляється письмовий запит або повідомляється телефоном.
При цьому на документі вчиняється відповідний запис із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або пошкоджених вкладень, конверта, упакування, що спричинило неможливість прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, за формою (додаток 24). Один примірник акта надсилається відправникові, другий - зберігається у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
3.2.6. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксується проставленням від руки або штампом у правому куті нижнього поля лицьового боку першого аркуша оригіналу документа.
Якщо кореспонденція не розкривається, штамп проставляють на конвертах (упакуваннях). У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом, відмітку ставлять на супровідному листі.
У разі подання установою-автором документа його копії до відділу документально забезпечення, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не проставляється.
3.2.7. Документи з електронними носіями обов'язково передаються із супровідним листом. При прийманні опрацьовується тільки супровідний лист.
3.2.8. У документах, надісланих факсом, перевіряють загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість тексту інформують відправника.
3.3. Приймання вхідної кореспонденції у неробочий час
3.3.1. У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я керівництва Міністерства приймає спеціаліст першої приймальні Міністра (відповідальний черговий). Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка провадиться безпосередньо під час прийняття до розписки в одержанні. Незареєстровані документи, отримані з резолюцією керівництва, реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
3.3.2. Кореспонденція на адресу структурних підрозділів, громадських організацій, консультативно-дорадчих органів при Міністерстві, листи з позначкою "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України, передається безпосередньо за призначенням або до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення у перший робочий день.
3.3.3. Інші конверти спеціаліст розпечатує, перевіряючи при цьому цілісність конверта, а також документів. Про пошкодження конверта, відсутність або пошкодження документів він робить позначки у журналі реєстрації вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
3.3.4. На зворотньому боці останнього аркуша документа спеціаліст проставляє реєстраційний штамп і зазначає в ньому дату одержання, а під штампом - час одержання документа.
3.3.5. Після реєстрації документів спеціаліст передає їх на розгляд Міністру або першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, який на цей час знаходиться у Міністерстві, і зазначає це в журналі. У разі відсутності зазначених осіб він робить позначку в журналі.
Одержавши кореспонденцію після розгляду її керівником, спеціаліст переписує резолюцію до журналу та в міру можливості передає документ виконавцю.
3.3.6. Наступного робочого дня вранці спеціаліст відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення повідомляє про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.
3.4. Попередній розгляд документів
3.4.1. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також документи без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу, підлягають попередньому розгляду у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
3.4.2. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.
Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.4.3. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що підлягають реєстрації, що не реєструються відповідно до Переліку документів, що не підлягають реєстрації (додаток 5), що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до функціональних обов'язків, а також встановлення строків виконання документів, які передаються безпосередньо структурним підрозділам Міністерства.
3.4.4. Обов'язковому розгляду Міністром підлягають: закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України, акти та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України, постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України, листи, що надходять від компаній, комітетів, центрів, підприємств та установ, підпорядкованих безпосередньо Міністерству, за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом міністрів, перших керівників відомств і місцевих органів влади; звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України "Про звернення громадян" .
3.4.5. На розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату передаються:
доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші документи, адресовані першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату;
кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників міністрів, керівників відомств і місцевих органів влади, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.
Якщо в документах порушуються питання, що мають розв'язуватись Міністром, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату доповідають йому про це, подають необхідні матеріали і вносять свої пропозиції.
3.4.6. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про Міністерство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурою справ, схемами проходження документів.
3.4.7. Під час перебування Міністра у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату або заступник Міністра, на якого покладено ці обов'язки.
3.4.8. Листи, що надійшли до Міністерства, з питань, вирішення яких відповідно до чинного законодавства не належить до компетенції Міністерства, у п'ятиденний строк надсилаються за належністю для розгляду порушених питань, про що повідомляється кореспондентові або повертаються кореспондентові.
3.5. Реєстрація документів
3.5.1. Загальні положення
3.5.1.1. Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
3.5.1.2. Реєстрація документів провадиться централізовано у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
3.5.1.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших установ або громадян.
3.5.1.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Міністерстві лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
3.5.1.5. Окремо реєструються:
3.5.1.5.1. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:
акти та кореспонденція Президента України;
акти та кореспонденція Верховної Ради України;
акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;
накази з основної діяльності Міністерства;
документи обмеженого користування з грифом "ДСК".
3.5.1.5.2. Відділом з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:
звернення громадян;
запити та звернення народних депутатів України;
запити на інформацію.
3.5.1.5.3. У відділі державної служби та нагород Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:
накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, матеріальну допомогу; накладання стягнення) працівників центрального апарату;
про надання відпусток працівникам центрального апарату Міністерства;
накази з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання; накладання стягнення) керівників державних підприємств, компаній, установ та організацій, які підпорядковані безпосередньо Міністерству.
3.5.1.5.4. Адміністративно-господарським управлінням:
накази про відрядження працівників в межах України;
заявки на матеріально-технічне забезпечення тощо.
3.5.1.5.5. Департаментом з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва - накази про відрядження працівників центрального апарату Міністерства за кордон.
3.5.1.6. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності, рішення колегії тощо.
3.5.2. Реєстрація вхідних документів
3.5.2.1. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з індексу реєстраційної групи кореспондентів (додаток 6) і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа до структурного підрозділу цей номер доповнюється індексом справи за номенклатурою справ.
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Реєстраційний індекс складається з його порядкового номера у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексом за номенклатурою, кореспондентів, посадових осіб, виконавців, питань діяльності тощо.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною похилою рискою. Послідовність написання частин індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - вхідний, вихідний чи внутрішній.
Наприклад:
10/0845, 10 - індекс за видом документа;
де: 0845 - порядковий номер.
3.5.2.2. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення реєстрація ведеться на контрольно-облікових картках (додаток 2), за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів, у приймальнях керівництва Міністерства, структурних підрозділів Міністерства - у журналах реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 3).
3.5.2.3. На документах, що реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, на документах, що реєструються у приймальнях та структурних підрозділах, - на зворотньому боці останнього аркуша документа внизу зліва. На документах органів вищого рівня реєстраційний штамп ставиться на зворотньому боці останнього аркуша документа зліва.
У реєстраційних штампах зазначається, підлягає документ поверненню до відділі документального забезпечення чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів вищого рівня, на які Міністерством були надані відповіді.
3.5.2.4. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано. Запис здійснюється з контрольно-облікової картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.
3.5.3. Порядок реєстрації внутрішніх документів
3.5.3.1. Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Міністерства.
3.5.3.2. Внутрішні документи реєструються:
протоколи засідань колегії, витяги з них з окремих питань, рішення колегії - у секретаря колегії;
накази щодо особового складу та з питань оплати праці працівників центрального апарату - у Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;
накази з кадрових питань керівників підприємств - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;
накази з питань основної діяльності - у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення;
накази про відрядження в межах України - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;
( Абзац шостий пункту 3.5.3.2 в редакції Наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості № 412 від 11.06.2012 )
накази про відрядження за кордон - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;
( Абзац сьомий пункту 3.5.3.2 в редакції Наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості № 412 від 11.06.2012 )
протоколи нарад у керівництва Міністерства - у спеціалістів приймалень керівників Міністерства.
Довідки, доповідні та службові записки, акти та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування, не реєструються.
3.5.3.3. Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів по особовому складу додається буква "К", з питань оплати праці - "Т", відрядження "В".
3.5.3.4. Протоколам нарад у керівництва Міністерства присвоюються реєстраційні номери також, як і розпорядженням, але з доданням літер "ПР".
3.5.3.5. Накази підготовлені спільно з іншими міністерствами та відомствами, реєструються з присвоєнням їм реєстраційних номерів та дати цих міністерств і відомств. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складається із реєстраційних індексів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.
3.5.3.6. Протоколи нарад у керівництва структурних підрозділів реєструються в структурних підрозділах Міністерства з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.
Протоколи, що підготовлені спільно з іншими структурними підрозділами центрального апарату, реєструються із зазначенням реєстраційних номерів цих підрозділів. Номери документів пишуться через риску.
3.5.4. Реєстраційний індекс вихідних документів
У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується таким чином: індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист, через правобіжну похилу риску, індекс структурного підрозділу, який підготував лист, через тире порядковий номер реєстрації вихідного документа, наприклад:
03/23.1247, 03 - індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист,
де 23 - індекс структурного підрозділу,
1247 - порядковий номер реєстрації вихідного документа.
3.5.4.1. Документи, підписані Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату реєструються у спеціалістів приймалень у журналах реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 4). Вихідний номер складається з індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, індексу підрозділу та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.
3.5.4.2. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення, наприклад: 03/23.1245-ДСК, де ДСК - позначення для документів з грифом "для службового користування".
3.5.4.3. Вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Їм присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР - Верховна Рада України, П - Президент України, АП - Адміністрація Президента України, КМ - Кабінет Міністрів України), через косу риску індексу структурного підрозділу та порядкового номера з початку року.
Наприклад: КМ/16-356, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як автора документа, 356 - порядковий номер.
3.5.4.4. Якщо документ підписано першим заступником, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, який заміщав Міністра, то після літерного індексу ставиться відповідний індекс заступника Міністра, а далі - індекс підрозділу та порядковий номер. Наприклад: КМ/2-10-356, де індекс 2 означає, що документ підписаний першим заступником Міністра.
3.5.4.5. Реєстрація термінових вихідних документів, підписаних керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні здійснюється в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номеру.
Вихідному документу на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР, П, АП, КМ), через косу риску індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, далі індексу структурного підрозділу та порядкового номеру приймальні. Наприклад: КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписано першим заступником Міністра, 16 - індекс Департамент управління персоналом та документального забезпечення; 26П - порядковий номер реєстрації у приймальні.
3.5.4.6. Копія зареєстрованого вихідного документа на адресу Президента України та його Секретаріату, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України передається наступного дня до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
Доставку вихідних документів до Секретаріату Президента, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця
Наприклад, КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписаний Першим заступником Міністра енергетики та вугільної промисловості України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, як виконавця документа, 26П - порядковий номер приймальні.
3.5.4.7. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, до реєстраційного індексу документа додається позначка "КД".
Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02.11/208 - для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
3.6. Організація проходження документів
3.6.1. Для забезпечення ритмічної роботи відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення затверджує графік одержання кореспонденції структурними підрозділами Міністерства, помічниками (секретарями) приймалень керівництва Міністерства.
3.6.2. Зареєстровані документи на розгляд керівництву Міністерства передаються в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Міністру відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".
3.6.3. Кореспонденція, що передається Міністру, попередньо розглядається керівником Служби Міністра, який визначає, кого треба ознайомити з документом та готує проект резолюції.
Резолюція має містити ясну та вичерпну вказівку про порядок та характер виконання документа й включати такі обов'язкові елементи:
прізвище особи, відповідальної за виконання документа (якщо таких осіб декілька, то відповідальним за виконання документа в цілому є особа, зазначена першою);
зміст дій для виконання документа (доручення);
конкретний термін виконання;
особистий підпис керівника;
дата розгляду документа.
3.6.4. Керівництво Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або керівник Служби Міністра може переглядати документи, за необхідності уточнювати виконавців документа, зміст доручення, терміни виконання, вказані в резолюції.
3.6.5. Помічники (секретарі) першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату одержують кореспонденцію для керівництва Міністерства за встановленим графіком у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, перевіряють правильність її надходження, обов'язково записують вхідний номер і час одержання документа до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та разом з документами, що не підлягають реєстрації, негайно передають на розгляд відповідно до розподілу повноважень першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату. Вони забезпечують збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.
3.6.6. Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення невідкладно інформує помічників керівництва Міністерства та передає доручення для розгляду.
3.6.7. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, спеціалісти приймалень терміново передають до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або іншому керівникові, якого вони обслуговують, про що вчиняється запис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.
3.6.8. У разі одержання від керівника незареєстрованих документів їх також записують у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і передають до відділу документального забезпечення. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.
3.6.9. Після розгляду документа керівництвом Міністерства працівник відділу документального забезпечення переносить резолюцію на картку.
Документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передаються виконавцям по черзі або одночасно у копіях. Оригінал передається головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
Документи передають виконавцям з відповідною відміткою в реєстраційній формі, в якій має міститися інформація про місцезнаходження оригіналу документа та його копій.
3.6.10. Приймаючи документи для підпису у керівника, спеціаліст перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номера його службового телефону, наявність необхідних віз.
Документи виконуються державною мовою, за винятком тих, які згідно вимог чинного законодавства можуть складатися іноземною мовою.
Неправильно оформлені документи спеціаліст повертає виконавцю.
3.6.11. Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.
Листи на ім'я Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, незалежно від того, хто їх підписав - Міністр або, у разі його відсутності, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення та в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номеру (термінова вихідна кореспонденція керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні).
3.6.12. Доповідні записки керівників структурних підрозділів спеціалісти приймалень реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату передають безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.
3.7. Порядок проходження документів у структурних підрозділах
3.7.1. Діловодство в структурних підрозділах покладається керівником відповідного департаменту, управління або відділу на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі відповідно до посадової інструкції працівника, відповідального за ведення діловодства в структурному підрозділі Міністерства.
3.7.2. Відповідальні за ведення діловодства в структурному підрозділі одержують кореспонденцію за встановленим графіком у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.
Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення невідкладно інформує структурні підрозділи Міністерства.
3.7.3. Документи реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.
На кожному зареєстрованому документі працівник, відповідальний за ведення діловодства, на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.
3.7.4. Подання документів на розгляд керівництву структурного підрозділу здійснюється відповідно до розподілу обов'язків між керівником та його заступниками. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Міністерства розглядаються керівником підрозділу негайно.
3.7.5. Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.
3.7.6. Після розгляду документів керівництвом підрозділу працівник, відповідальний за ведення діловодства, передає їх виконавцям згідно з резолюцією, про що вчиняється відповідний запис у журналі.
3.7.7. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, актами Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України працівник, відповідальний за ведення діловодства, реєструє окремо від іншої кореспонденції, без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення у дводенний термін.
3.7.8. Передача зареєстрованих і взятих на облік документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через працівника, відповідального за ведення діловодства.
Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що вчиняється запис у журналі.
3.7.9. Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець вчиняє на документі запис про результати розгляду, зазначає номер і дату документа-відповіді або іншого документа, номер справи, до якої будуть підшиті всі матеріали, та ставить свій підпис.
3.7.10. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, ознайомлюються ті працівники, яких безпосередньо стосується виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.
3.7.11. Працівник, відповідальний за ведення діловодства, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу або до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Про проходження документів він систематично інформує керівництво структурного підрозділу.
3.7.12. Передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, де зареєстровано документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з обов'язковою відміткою у секторі контролю виконання документів.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Вимоги до оформлення документів
Під час складання та оформлення службових документів необхідно додержуватися вимог встановлених чинним законодавством, що сприяють їх оперативному виконанню і подальшому використанню.
Службові документи виготовляють із дотриманням вимог щодо оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформляти рукописним способом.
4.1.1. Для друкування текстів службових документів використовують гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Реквізит "Прізвище виконавця і номер його телефону", текст у вигляді таблиць дозволяється друкувати розміром шрифту 8 - 12 друкарських пунктів.
При друкуванні заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт або напівжирний курсив.
4.1.2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 (148 х 210 мм) - через 1 міжрядковий інтервал.
4.1.3. Текст документа, що подається на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, друкується на папері формату А4 з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкових інтервали.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 міжрядковим інтервалом.
ПОГОДЖЕНО
1,5
Перший заступник Міністра
1
юстиції України
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами.
4.1.4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.
4.1.5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).
4.1.6. Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
92 мм - для реквізиту "Адресат";
104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
4.1.7. Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.