Про удосконалення діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

1.1. Ця Інструкція визначає механізм взаємодії між керівниками самостійних структурних підрозділів Міністерства охорони здоров'я України (далі - керівники підрозділів) та центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра охорони здоров'я України (далі - ЦОВВ), у процесі підготовки матеріалів до участі Міністра у засіданнях Кабінету Міністрів України та нарадах у Прем'єр-міністра України.

2.1. Після надходження до Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення (далі - Департамент) від Секретаріату Кабінету Міністрів України матеріалів до засідання Кабінету Міністрів України або наради у Прем'єр-міністра України начальник відділу документозабезпечення Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення:

вносить до реєстру вхідної пошти порядок денний засідання Кабінету Міністрів України або наради у Прем'єр-міністра України (далі - порядок денний) та терміново передає на розгляд Міністру, а у разі його відсутності - першому заступнику Міністра, заступникам Міністра;

надає копії зареєстрованого порядку денного та доданих матеріалів керівникам підрозділів та ЦОВВ відповідно до компетенції, а також Патронатній службі Міністра охорони здоров'я України.

2.2. Керівники підрозділів та ЦОВВ після опрацювання порядку денного подають до Департаменту матеріали (довідку або проект виступу Міністра) по суті порядку денного за формами згідно з додатками 1, 2, 3 цієї Інструкції, не пізніше 15:00 години понеділка (до засідання Кабінету Міністрів України щосереди) та 16:00 години п'ятниці (до наради у Прем'єр-міністра України щопонеділка).

2.3. У разі надходження порядку денного до підрозділів та ЦОВВ після 15:00 години у понеділок (до засідання Кабінету Міністрів України щосереди) та після 16:00 години у п'ятницю (до наради у Прем'єр-міністра України щопонеділка), проекти матеріалів (довідки / проект виступу Міністра) подаються за підписом керівника або заступника керівника підрозділу, ЦОВВ до Департаменту не пізніше ніж через 4 години з моменту отримання матеріалів.

2.4. У разі надходження порядку денного до наради у Прем'єр-міністра України у суботу (неробочі або святкові дні), проекти матеріалів (довідки / проект виступу Міністра) подаються за підписом керівника або заступника керівника підрозділу, ЦОВВ до Департаменту не пізніше 13:00 години неробочого або святкового дня надходження порядку денного. За розпорядженням Міністра охорони здоров'я України або заступника Міністра-керівника апарату державні службовці з'являються на службу у суботу (неробочі або святкові дні) з відповідним відшкодуванням згідно зі статтею 107 Кодексу законів про працю України та статті 20 Закону України "Про державну службу" .

3.1. Департамент здійснює збір матеріалів та передає їх першому заступнику Міністра або заступнику Міністра для доповіді Міністру.

3.2. З метою узгодженості позицій підрозділів по суті та якості підготовлених матеріалів такі матеріали (довідка/виступ) подаються Міністрові за наявності віз керівників підрозділів та ЦОВВ.

3.3. До проектів нормативно-правових актів інших центральних органів виконавчої влади, які узгоджувалися / не узгоджувалися з Міністерством, у разі наявності зауважень та пропозицій готується виступ та довідка, що оформлюються згідно з додатками 2 та 3 цієї Інструкції.

3.4. До проектів нормативно-правових актів, які узгоджувалися / не узгоджувалися з Міністерством або ЦОВВ, у разі відсутності зауважень та пропозицій готується довідка, що оформлюється згідно з додатком 3 цієї Інструкції.

1.1. Це Положення регламентує порядок організації та здійснення контролю за виконанням в апараті Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України) законів України, указів, розпоряджень, доручень Президента України, постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, документів органів влади Автономної Республіки Крим, інших центральних органів державної влади, рішень, наказів та доручень керівництва МОЗ України.

1.1. Мета контролю:

1.1.1. Забезпечення високої ефективності, якості та чіткого виконання завдань, визначених актами законодавства, актами та дорученнями Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, дорученнями вищих посадових осіб країни та керівництва МОЗ України (далі - контрольні документи).

1.2. Завдання контролю:

1.2.1. Забезпечення високого рівня виконавської дисципліни у МОЗ України шляхом підвищення якості та своєчасного виконання встановлених завдань.

1.2.2. Своєчасне виявлення відхилень у строках та якості виконання контрольних документів, а також осіб, винних у порушенні строків та якості виконання.

1.3. Функції контролю:

1.3.1. Облік контрольних документів, розробка, затвердження та впровадження системи контролю.

1.3.2. Взяття на контроль документів, за виконанням яких здійснюється контроль, постійний моніторинг стану виконання завдань шляхом отримання від виконавців відповідної попередньої та підсумкової інформації, а також контроль за додержанням попередніх та кінцевих строків, установлених для виконання документів.

1.3.3. Призначення та підготовка відповідальних за виконання контрольних документів у підрозділах МОЗ України.

1.3.4. Впровадження заходів щодо своєчасного та якісного виконання контрольних документів.

1.3.5. Виявлення причин та умов, що призвели до невиконання, неналежного та (або) невчасного виконання контрольних документів, їх усунення та своєчасне інформування керівництва МОЗ України.

1.3.6. Розгляд пропозицій щодо зняття з контролю.

1.3.7. Періодичний аналіз стану та результату виконання взятих на облік контрольних завдань.

1.3.8. Впровадження заходів щодо удосконалення системи контролю та поліпшення виконавської дисципліни.

1.4. Контроль за виконанням документів у МОЗ України здійснюється згідно з чинним законодавством України, рішеннями Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами МОЗ України, Інструкцією з діловодства у МОЗ України, а також цим Положенням.

1.5. Відповідальність щодо організації роботи з контролю у МОЗ України несуть Міністр охорони здоров'я України, перший заступник Міністра, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату відповідно до розподілу функціональних обов'язків, та керівник підрозділу з питань діловодства у МОЗ України (далі - служба діловодства).

Безпосередній контроль за строками виконання документів покладається на підрозділ з питань контролю (далі - служба контролю).

У структурних підрозділах МОЗ України безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник структурного підрозділу.

1.6. Контролю підлягають документи, у яких встановлено завдання або містяться питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю за своєчасним та якісним виконанням підлягають:

укази, розпорядження, доручення Президента України;

закони, постанови Верховної Ради України, рекомендації та рішення Комітетів Верховної Ради України;

запити та звернення народних депутатів України;

акти та доручення Кабінету Міністрів України;

доручення вищих посадових осіб країни;

документи органів влади Автономної Республіки Крим;

документи центральних органів державної влади;

розпорядчі документи та доручення Міністра охорони здоров'я України, першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату;

рішення колегії МОЗ України;

запити на інформацію.

2.1. До системи контролю МОЗ України входять:

2.1.1. Міністр охорони здоров'я України, перший заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, заступник Міністра, які організовують роботу щодо виконання контрольних документів; приймають рішення про взяття на контроль та зняття з контролю виконаних завдань (доручень).

2.1.2. Керівники центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра охорони здоров'я України та керівники організацій, підпорядкованих МОЗ України, що здійснюють контроль за якістю та строками виконання документів, виконання яких доручено керівництвом МОЗ України, відповідно до компетенції та покладених на них завдань.

2.1.3. Керівники самостійних структурних підрозділів МОЗ України, які несуть особисту відповідальність за виконання завдань, організовують контроль за виконанням у підпорядкованих підрозділах.

2.1.4. Служба контролю, на яку покладено функції забезпечення контролю у МОЗ України.

2.1.5. Відповідальний виконавець, який особисто чи із залученням інших виконавців організує вчасне виконання завдання.

2.1.6. Засоби комп'ютерної техніки та відповідне ліцензійне програмне забезпечення, що дозволяє здійснювати накопичення інформації щодо обліку та виконання контрольних завдань.

3.1. Взяття на контроль:

3.1.1. Кожен документ, який має контрольні завдання, реєструється та ставиться на облік у службі контролю згідно Інструкції з діловодства у МОЗ України.

3.1.2. Контрольні документи у день надходження після реєстрації направляються на розгляд керівництву МОЗ України.

3.1.3. Розглянуті керівництвом МОЗ України контрольні документи повертаються до служби контролю, де беруться на контроль.

3.1.4. Служба контролю формує та веде автоматизовану базу даних інформаційних масивів щодо контрольних завдань та ходу їх виконання згідно з резолюціями керівництва та типовими строками виконання.

3.1.5. У МОЗ України застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою модуля "Ведення контролю виконання", що є складовою системи електронного документообігу (далі - СЕД).

3.1.6. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) за формою, затвердженою Інструкцією з діловодства у МОЗ України. РКК контрольних документів заповнюються спеціалістом служби контролю, роздруковуються і групуються у спеціальній контрольній картотеці за термінами виконання, групами документів (накази, доручення вищих органів влади тощо) та за номенклатурою справ.

3.1.7. Контроль за виконанням документа здійснюється як в цілому, так і за окремими пунктами відповідно до термінів, зазначених безпосередньо в документі. У такому випадку РКК створюється для кожного завдання документа.

3.1.8. Служба контролю протягом доби передає контрольний документ з додержанням установленого порядку його проходження до структурного підрозділу МОЗ України, на який покладено безпосереднє виконання.

3.2. Вимоги до документів, які підлягають контролю:

3.2.1. На контроль беруться тільки зареєстровані документи, які потребують конкретних дій щодо їх виконання.

3.2.2. На документі, який підлягає контролю, у лівій частині верхнього поля першої сторінки ставиться штамп "КОНТРОЛЬ" або "КОНТРОЛЬ МІНІСТРА" у разі взяття документа під особистий контроль Міністра.

3.2.3. У контрольному документі резолюцією керівництва повинні бути визначені завдання, які підлягають виконанню, строки їх виконання та відповідальні.

3.2.4. Відповідальність за виконання контрольного документа несуть особи, які вказані в розпорядчому документі або резолюції. У тих випадках, коли документ доручений декільком виконавцям, відповідальним за організацію виконання є виконавець, зазначений у резолюції першим. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасне і якісне виконання доручення.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців і поруч одного з них стоїть "скликання", то співвиконавці повинні надати йому свої інформації для узагальнення.

3.3. Строки виконання завдань у документі:

3.3.1. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва МОЗ України.

3.3.2. Строки можуть бути типовими або індивідуальними:

типові строки виконання документів установлюються законодавством (додатки 1, 2);

індивідуальні строки установлює керівництво МОЗ України або керівники структурних підрозділів під час розгляду документів.

Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції. Якщо вказаний у резолюції строк виконання документа відрізняється від типового, приймається вказаний строк.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа у МОЗ України.

3.3.3. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

3.3.4. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

Встановлення нового строку виконання подовжується виконавцем не менш як за 5 днів до встановленого раніше строку виконання лише за згодою органу чи особи, яка його встановила, а щодо документа, в якому не зазначено строк, до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації, після пред'явлення виконавцем підстав для подовження строку виконання (додаток 3).

Про зміни строку виконання подається інформація у той же день до служби контролю, зазначивши, з ким погоджена зміна, коли і на який строк. У протилежному разі документ вважається невиконаним або виконаним з порушенням строку. Записи щодо зміни строку виконання контрольного документа фіксуються в РКК.

3.3.5. Для здійснення контролю за виконанням завдань, передбачених актами законодавства, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, керівництва МОЗ України строк виконання яких перевищує один місяць, керівниками структурних підрозділів МОЗ України розробляється План контролю.

План контролю містить:

1) назву, номер документа та зміст завдання;

2) назву структурного підрозділу МОЗ України, який відповідає за організацію та виконання окремих завдань, визначених у документі;

3) назву структурного підрозділу МОЗ України або посадову особу, які забезпечують координацію роботи з організації та виконання документа в цілому;

4) перелік відповідних заходів і строки їх здійснення;

5) узагальнення та аналіз відповідних заходів з підготовкою відповіді про виконання завдання.

3.4. Зняття документів з контролю.

3.4.1. Документ вважається виконаним у визначений термін і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь по суті автору і про виконання оперативно повідомлено службу контролю (додаток 4).

3.4.2. За три дні до закінчення встановленого строку (а щодо термінових документів - за один день) опрацьований контрольний документ працівником, який їх готував, подається керівнику структурного підрозділу (головному виконавцю) для доповіді Міністру, першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату чи іншому керівнику, який установив контроль, для прийняття рішення про зняття з контролю або продовження строку виконання документа.

3.4.3. Зняти документ з контролю може тільки Міністр охорони здоров'я України, його заступники, заступник Міністра - керівник апарату, які установили контрольний строк, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

3.4.4. Зняття з контролю здійснюється після подання до служби контролю листів та матеріалів з інформацією щодо виконаних завдань, які підписані керівництвом МОЗ України.

3.4.5. Якщо контрольний документ має багато пунктів та різні строки виконання, він вважається закритим тільки тоді, коли виконані всі пункти. Якщо строк виконання документа становить роки, то закриття його буде проведено в останньому році терміну. Наприклад, строк виконання - 2009 - 2013 роки - закриття документа буде у 2013 році.

3.4.6. Спеціаліст служби контролю заносить до РКК в СЕД інформацію, що характеризує документ (номер документа, дату, адресу направлення, хто завізував документ), дані про виконавця (прізвище, телефон) та короткий зміст.

3.4.7. Спеціаліст служби контролю аналізує якість виконання завдання та інформує про повноту його виконання з пропозиціями щодо подальших дій.

3.4.8. На виконаному документі та у РКК робиться відмітка про хід виконання документа та зняття з контролю.

3.4.9. Знятий з контролю документ разом з матеріалами, що стосуються ходу його виконання, зберігаються у структурних підрозділах відповідно до Інструкції з діловодства у МОЗ України.

4.1. У службі контролю на контроль беруться накази МОЗ України розпорядчого характеру, які містять завдання, що підлягають виконанню, із зазначенням термінів виконання, про виконання планів заходів тощо.

4.2. Загальний контроль за реалізацією наказів та доручень здійснюють Міністр охорони здоров'я України та його заступники.

4.3. Безпосередній контроль за виконанням наказу здійснює один із заступників Міністра охорони здоров'я України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

4.4. Відповідальність за організацію та моніторинг виконання наказу несе керівник структурного підрозділу, який безпосередньо готував проект наказу, якщо у наказі не визначено інших виконавців.

4.5. У структурних підрозділах МОЗ України здійснюється облік підготовлених підрозділом наказів.

4.6. Структурний підрозділ, який готував проект наказу або якому доручено його виконання, у разі необхідності розробляє план організації контролю виконання документа, затверджує його у відповідного заступника Міністра охорони здоров'я України і один примірник цього плану подає до служби контролю.

4.7. Керівник структурного підрозділу, який підготував відповідний наказ, щоквартально до 15 числа першого місяця наступного кварталу, письмово інформує заступника Міністра охорони здоров'я України, який здійснює безпосередній контроль за виконанням, або патронатну службу Міністра, якщо контроль за виконанням наказу залишений за Міністром, про стан виконання завдань, визначених наказом.

4.8. Наказ виконується в установлені в ньому строки.

4.9. Для зняття наказу з контролю виконавець готує інформацію про виконання і разом з усіма матеріалами передає до патронатної служби Міністра або заступнику Міністра охорони здоров'я України для доповіді Міністру та службі контролю для узагальнення.

Міністр охорони здоров'я України приймає рішення про зняття наказу з контролю або продовження строку його виконання через наказ або доручення.

5.1. Служба контролю здійснює моніторинг організації контролю за виконанням контрольних документів із застосуванням комп'ютерної техніки.

5.2. Своєчасність виконання контрольних завдань у документах забезпечується направленням службою контролю щотижня робочих планів з виконання контрольних завдань з перспективою на тиждень до керівництва структурних підрозділів МОЗ України за встановленою формою (додаток 5).

5.3. Для попередження порушення строків виконання за 5 днів служба контролю направляє виконавцям письмові нагадування (реєстраційні картки) щодо закінчення терміну виконання завдань, в оперативному порядку нагадування здійснюється по телефону.

5.4. Виконавець при отриманні письмового нагадування (реєстраційної картки) повинен оперативно інформувати службу контролю про хід та стан виконання контрольних завдань.

5.5. Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, проводять моніторинг контрольних документів керуючись нагадуваннями та інформацією, розміщеною на порталі МОЗ України (www.portal.moz).

5.6. Керівник служби контролю щотижнево готує інформацію щодо порушень виконавської дисципліни для доповіді керівництву МОЗ України на щотижневих апаратних нарадах та інші оперативні інформаційні довідки щодо стану виконання контрольних завдань, визначених актами законодавства, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України (додаток 6), виконує інші функції з організації контролю за виконанням контрольних завдань згідно з положенням про службу контролю.

6.1. Служба контролю щоквартально та станом на 25 число місяця наступного за звітним, або за дорученням керівництва проводить аналіз про стан виконання контрольних документів (додаток 7), у якому:

6.1.1. Аналізує та узагальнює результати ходу виконання контрольних документів.

6.1.2. Порівнює структурні підрозділи МОЗ України щодо питомої ваги виконаних та виконаних з порушенням установлених строків контрольних завдань та доручень.

6.1.3. Аналізує навантаження структурних підрозділів МОЗ України щодо кількості та обсягу виконаних контрольних доручень.

6.1.4. Аналізує ефективність діючої системи контролю за виконанням завдань, визначених та дає пропозиції щодо її поліпшення.

6.2. На підставі аналізу даних стану виконання контрольних завдань, при необхідності, розробляються заходи щодо підвищення виконавської дисципліни.

Порядок роботи з депутатськими запитами і депутатськими зверненнями законодавчо закріплений у статтях 85 і 86 Конституції України, статтях 12 і 19 Закону України "Про статус народного депутата України" (нова редакція його прийнята Верховною Радою України 22.03.2001 р.), главі 8.3 Регламенту Верховної Ради України.

1. Про депутатський запит

У статті 85 Конституції України регламентується порядок прийняття запиту до Президента України.

Запит обов'язково оголошується на пленарному засіданні Верховної Ради України, Верховна Рада приймає рішення про його направлення 1/5 від свого конституційного складу. Обов'язковим атрибутом є супровідний лист з зазначенням номера запиту, дати відправки, дати оголошення запиту на пленарному засіданні, прізвища депутата (групи депутатів), підпису посадової особи.