Про удосконалення діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

159. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

Конверти зберігаються в обов'язковому порядку та додаються до документів, які надійшли від судових органів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у Пункті реєстрації.

При виявленні у конвертах предметів, які становлять загрозу життю та здоров'ю людей, працівник, відповідальний за отримання поштової кореспонденції, повинен діяти згідно пункту 34 Правил надання послуг поштового зв'язку .

160. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

161. Факт і дата надходження документа до МОЗ України обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 87 цієї Інструкції.

162. Електронні носії інформації обов'язково передаються до МОЗ України із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

163. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

164. Документи, адресовані керівникам МОЗ України, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у службі діловодства.

165. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром охорони здоров'я України, його заступниками, заступником Міністра - керівником апарату або керівниками структурних підрозділів.

Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови вищої Ради юстиції України, Голови національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються на розгляд Міністру. Розглянуті (з резолюцією) Міністром документи, які мають контрольні завдання, терміново повертаються до підрозділу з питань контролю (далі - служба контролю) для постанови на контроль, після чого передаються, визначеним у дорученні посадовим особам для виконання. За три робочих дні до закінчення строку виконання, керівник структурного підрозділу подає до служби діловодства підготовлені у встановленому порядку на підпис Міністру документи. Виконані документи на підпис Міністру подаються службою діловодства.

Заступникам Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату подаються на розгляд адресовані на їх ім'я або на адресу МОЗ України листи та звернення, інші документи відповідно до розподілу між ними обов'язків, а структурним підрозділам відповідно до їх функціональних обов'язків. Заступникам Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату документи на підпис подаються керівниками структурних підрозділів, якщо не визначено ними інше.

У разі відсутності Міністра охорони здоров'я України термінові документи подаються на розгляд заступнику Міністра, який тимчасово виконує обов'язки Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, з подальшою доповіддю Міністру.

166. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або у перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

167. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про МОЗ України та у положеннях про структурні підрозділи, наказах про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, посадових інструкціях, а також, номенклатурі справ.

168. На етапі попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації згідно додатку 14.

169. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Документи реєструються у СЕД незалежно від способу їх доставки, передачі чи типу (за виключенням документів, перелік яких наведено у додатку 14 до цієї Інструкції, а також документів, які містять гриф "Для службового користування").

СЕД автоматично створює реєстраційний номер документа.

170. Реєстраційні номери вхідних документів присвоюються централізовано в СЕД у Пункті реєстрації відповідно до вимог пункту 87 цієї Інструкції.

Спеціальна кореспонденція, що доставляється фельд'єгерською службою, доручення, запити, звернення вищих посадових осіб держави, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (окрім тих документів, за виконанням яких здійснюється контроль), а також матеріальні носії інформації, які містять гриф "Для службового користування", приймаються та реєструються керівником служби діловодства або особою, яка виконує його обов'язки.

Кожен документ, який має контрольні завдання, реєструється та ставиться на облік у службі контролю.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання у довідкових цілях. Не підлягають реєстрації документи, що містять інформацію оперативного характеру (додаток 14), та ті, що обліковуються в інших структурних підрозділах.

Документи (службові та доповідні записки, інформаційні довідки, доручення, порядки денні апаратних нарад, колегій, протоколи, рішення нарад, колегій тощо), створені в апараті МОЗ України, реєструються службою діловодства як вхідні внутрішні документи, з присвоєнням таких реєстраційних індексів:

доручення, окреме доручення Міністра - "ДМ";

доручення, окреме доручення заступників Міністра - "ДЗМ";

службова записка - "СЗ";

доповідна записка - "ДЗА";

інформаційна довідка - "ІД";

протокол, рішення колегії - "КМ";

порядок денний, протокол, рішення апаратної наради - "ПД".

171. Реєстрація вихідних документів здійснюється централізовано службою діловодства з проставленням реєстраційного індексу за допомогою унікального штрих-коду на лицьовому нижньому полі першого аркуша документа.

172. Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів МОЗ України та виконуються ними, реєструються в цих структурних підрозділах, відповідно до вимог цієї Інструкції.

Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з грифом "ДСК" реєструються у службі діловодства. Для здійснення реєстрації працівник, який створив документ, надає оригінал наказу, його копію та електронну версію. Після проставлення дати та номера, накази вносяться до електронної бази реєстрації наказів. Накази з грифом "ДСК" до електронної бази не вносяться.

Відповідальність за відповідність електронної версії наказу його оригіналу несе безпосередньо виконавець.

Накази з особового складу, про відрядження, а також трудові договори, заяви про призначення, переведення, звільнення, відпустку, відрядження, стажування, атестацію працівників центрального апарату МОЗ України та керівників підпорядкованих установ реєструються у службі персоналу.

Договори реєструються відповідно до затвердженого МОЗ України Положення про порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням у Міністерстві охорони здоров'я України.

Запити на публічну інформацію реєструються окремо у структурному підрозділі з питань публічної інформації.

Документи, що надходять поштою і відповідно до законодавства віднесені до категорії звернень громадян, та ті, які надходять електронною поштою від державної установи "Урядовий контактний центр" на урядову "гарячу лінію", реєструються згідно Закону України "Про звернення громадян" у структурному підрозділі по роботі зі зверненнями громадян.

Прейскуранти, наряди, заявки, рознарядки, тощо реєструються відповідно до вимог додатку 14 цієї Інструкції.

173. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

174. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів відповідно до вимог пункту 40 цієї Інструкції.

175. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються шляхом додавання до реєстраційного номера літери "ф" після цифри реєстраційного індексу.

176. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата з присвоєнням після цифри реєстраційного індексу літер "ел".

177. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пунктів 180 і 184 цієї Інструкції.

178. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 40 цієї Інструкції.

179. СЕД, що застосовується в МОЗ України, забезпечує формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді та електронної картотеки РКК.

180. Після надходження документа з пункту реєстрації вхідної кореспонденції МОЗ України, зареєстрованого у СЕД, працівник служби діловодства або служби контролю заповнює електронну форму РКК (вводить всі необхідні відомості про документ).

181. РКК виводиться на паперовий носій, роздруковується в одному примірнику та розміщується в картотеці обліку вхідної кореспонденції або в контрольній картотеці, якщо документ перебуває на контролі.

Картки виготовляються на папері формату А5 (210 х 148 міліметрів).

182. Для реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється єдина РКК (додаток 15).

183. Порядок заповнення реквізитів РКК наводиться у додатку 16.

184. У структурних підрозділах МОЗ України застосовується автоматизована система реєстрації документів у СЕД. У разі ведення журнальної системи реєстрації окремих видів документів мають бути передбачені графи, що містять основну інформацію про документ (додаток 17).

185. Для забезпечення ритмічності та безперебійності роботи, своєчасного виконання документів у МОЗ України, документи на розгляд керівництву передаються об 11.00, 14.00, 16.00 кожного робочого дня, а термінові - невідкладно. Отримання документів на паперових носіях відповідальними особами за діловодство у структурних підрозділах здійснюється щоденно з 10.00 до 12.00 та з 15.00 до 17.00 (термінових - негайно) у службі діловодства та службі контролю.

186. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва МОЗ України у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Передача вхідної кореспонденції на розгляд керівництву МОЗ України фіксується у СЕД.

187. Документи, розглянуті керівництвом МОЗ України, повертаються з відповідною резолюцією до служби діловодства або служби контролю, які здійснюють передачу документів до структурних підрозділів МОЗ України на виконання, у тому числі через СЕД. Працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі, отримавши документи в СЕД, терміново надає їх на розгляд керівникові структурного підрозділу, визначеного в якості виконавця.

188. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх у резолюції через СЕД або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному у резолюції першим.

189. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в РКК із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

190. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка зареєструвала документ.

191. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це служби контролю.

192. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі або секретаря.

193. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних картках, які веде служба діловодства та служба контролю.

194. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва МОЗ України та працівники, яким безпосередньо доручено їх виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, шляхом підготовки, у разі необхідності, плану виконання з визначенням строків подання ними пропозицій, порядку погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій у межах своєї компетенції. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Міністру охорони здоров'я України або його заступникам, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

195. Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції, виконавець узгоджує з керівником структурного підрозділу, а в разі необхідності - із заінтересованими структурними підрозділами та особами.

196. Працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

197. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

198. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати про передачу документів іншому виконавцеві особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, для внесення відповідних змін до РКК в СЕД.

199. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

200. Контроль здійснюється за виконанням документів, у яких встановлено завдання, виконання якого підлягає обов'язковому контролю (додаток 18).

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення народних депутатів, громадян, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення Міністра охорони здоров'я України, його заступників, заступника Міністра - керівника апарату, рішення колегії МОЗ України, запити на інформацію тощо.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Розроблення проекту нормативно-правового акта у МОЗ України на виконання завдань, визначених Законами України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.

Структурний підрозділ, який визначений головним виконавцем, протягом двох робочих днів готує деталізований план підготовки проекту акта з визначенням етапів його розроблення. План затверджується заступниками Міністра або заступником Міністра - керівником апарату згідно розподілу обов'язків. За кожним етапом підготовки проекту акта здійснюється контроль. Інформацію щодо стану підготовки акта виконавець повинен подавати щотижнево до служби контролю, аж до подання проекту акта до Кабінету Міністрів України та його розгляду.

201. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на працівників служби контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство, яка щоденно інформує керівника самостійного структурного підрозділу про стан виконання контрольних документів.

202. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва МОЗ України. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

203. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 19.

Індивідуальні строки установлює керівництво МОЗ України або керівники структурних підрозділів під час розгляду документів. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

204. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в МОЗ України.

205. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

206. Співвиконавці зобов'язані надати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

207. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути подовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення установленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

208. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається за підписом Міністра охорони здоров'я України до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за п'ять днів до закінчення установленого раніше строку.

209. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до РКК СЕД.

210. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Міністра охорони здоров'я України, його заступників або заступника Міністра - керівника апарату. На документі, який підлягає контролю, у лівій частині верхнього поля першої сторінки ставиться штамп "КОНТРОЛЬ" або "КОНТРОЛЬ МІНІСТРА" у разі взяття документа під особистий контроль Міністра.

211. Контроль за виконанням документів включає взяття завдань, визначених у документах, на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання завдань, зняття виконаних завдань з контролю, інформування керівництва МОЗ України про хід та результати їх виконання.

212. У МОЗ України застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою модуля "Ведення контролю виконання", що є складовою СЕД.

213. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою РКК, яка підлягає роздрукуванню.

214. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються у картотеці за групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади тощо) та за номенклатурою справ.

215. На один контрольований документ може бути заведено декілька РКК, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців, пунктів завдань або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено декілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, РКК складається тільки на відповідального виконавця.

216. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Позначка про виконання документа". При цьому попередні записи не закреслюються.

217. Контроль за ходом виконання документів проводиться службою контролю на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань (додаток 20)).

Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, проводять моніторинг контрольних документів, керуючись нагадуваннями та інформацією, розміщеною на порталі МОЗ України (www.portal.moz).

218. Контрольний документ вважається виконаним у визначений термін і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь і про виконання оперативно повідомлено службу контролю.

Зняти документ з контролю може тільки Міністр охорони здоров'я України, його заступники, заступник Міністра - керівник апарату, які установили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК в СЕД.

219. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації у МОЗ України вихідних документів про виконання завдань.

220. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів, з урахуванням індивідуальних строків виконання завдань, узагальнюється щотижнево та подається керівництву МОЗ України у вигляді інформації (додаток 21) на апаратну нараду.

221. Аналіз результатів виконання завдань, взятих на контроль документів, здійснюється щоквартально та станом на 25 число місяця, наступного за звітним, подається керівництву МОЗ України у вигляді зведень про стан виконавської дисципліни (додатки 22, 23, 24, 25).

222. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає у пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

223. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

224. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розроблені такі класифікаційні довідники: класифікатор кореспондентів та номенклатура справ, а також електронна база реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань.

225. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

226. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською та фельд'єгерською службою.

227. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

228. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм.

229. При надсиланні факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається, в разі необхідності, оригінал документа у паперовій формі.

Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

230. Вихідні документи, опрацьовуються і надсилаються службою діловодства централізовано у день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців, але не пізніше наступного робочого дня.

231. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

232. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник служби діловодства, відповідальний за їх відправку, зобов'язаний перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення у ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

зазначення на документі відмітки про додатки, їх наявність та повноту;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

233. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ".

234. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт.

235. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника.

236. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

237. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.

238. Структурні підрозділи та окремі виконавці передають вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у день їх підпису керівництвом МОЗ України (щоденно у понеділок-четвер з 9.00 до 16.00, у п'ятницю - з 9.00 до 15.00), але не пізніше наступного робочого дня.

239. Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється службою діловодства у такому порядку:

систематизація кореспонденції за видами поштових відправлень;

написання адрес на конвертах;

фальцювання документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

заклеювання конвертів;

визначення вартості відправлення;

складання списку на кореспонденцію з грифом "ДСК";

передавання до відділення поштового зв'язку.

240. Номенклатура справ - це обов'язковий для МОЗ України систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

241. Номенклатура справ призначена для установлення у МОЗ України єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

242. У МОЗ України складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 26) та зведена номенклатура справ (додаток 27).

243. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

244. Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається працівником архіву МОЗ України, шляхом перевірки правильності визначення строків зберігання документів відповідно до типового та відомчого переліків документів зі строками зберігання.

245. Зведена номенклатура справ МОЗ України схвалюється експертною комісією МОЗ України (далі - ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи МОЗ України, після чого затверджується наказом МОЗ України.

246. Зведена номенклатура справ МОЗ України складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЦДАВО України. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується цією службою як робочий, третій передається до архіву МОЗ України, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО України.

Структурні підрозділи МОЗ України отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

247. Зведена номенклатура справ МОЗ України щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

248. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у МОЗ України, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

249. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу МОЗ України за класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи у межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих медичних навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства охорони здоров'я України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з місцевими органами державної влади з питань охорони здоров'я населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію конференції з питань впровадження в практику роботи медичних закладів новітніх технологій".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів МОЗ України на 2013 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів МОЗ України за 2012 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву МОЗ України чи інших установ для їх продовження тощо.

250. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

251. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

252. Справи формуються у МОЗ України децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

253. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

254. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

255. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

256. Накази з основної діяльності МОЗ України, з адміністративно-господарських питань, з особового складу групуються у різні справи. Накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

257. Документи засідань колегії МОЗ України групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

258. Протоколи засідань колегії МОЗ України групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

259. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

260. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

261. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

262. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

263. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників МОЗ України систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

264. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у МОЗ України та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та особою, відповідальною за архів МОЗ України.

265. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву МОЗ України зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів МОЗ України і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

266. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів, справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

267. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів МОЗ України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника апарату. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

268. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

269. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. В окремих випадках на підставі письмового рішення судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому впровадженні, вилучення документів допускається з дозволу Міністра, його заступників або заступника Міністра - керівника апарату з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій. Про вилучення оригіналів документів складається протокол в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом.

270. Підготовка справ для передачі до архіву МОЗ України включає:

попередню експертизу цінності документів;

складання описів справ;

оформлення справ;

передачу справ до архіву МОЗ України.

271. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою унесення до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведенні грошової оцінки документів НАФ, віднесенні їх до унікальних і встановленні строків зберігання документів, що не підлягають унесенню до НАФ.

272. Для організації та проведення експертизи цінності документів у МОЗ України створена постійно діюча ЕК (див. пункт 245 цієї Інструкції).

273. Попередня експертиза цінності документів повинна проводитись щороку у структурних підрозділах МОЗ України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства у цих підрозділах, під методичним керівництвом служби діловодства та працівника архіву МОЗ України.

274. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання для передачі до архіву МОЗ України.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Із НАФ можуть бути вилучені лише дублетні документи (тотожні за змістом тиражовані примірники одного документа, що зберігаються в одній архівній установі), документи тимчасових строків зберігання, а також документи, документна інформація яких втрачена.

275. Відбір документів постійного зберігання здійснюється шляхом перегляду кожного аркуша справи на підставі типового та галузевого переліків видів документів з нормативно установленими строками їх зберігання, затвердженими відповідно до законодавства, та номенклатури справ МОЗ України. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

276. За результатами експертизи цінності документів у МОЗ України складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

277. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

278. Описи справ складаються окремо на справи постійного, тимчасового зберігання та з особового складу.

Описи справ структурного підрозділу МОЗ України складаються щороку за встановленою формою (додаток 28) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги працівника архіву МОЗ України.

279. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам МОЗ України або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

280. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

281. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___".

282. Опис справ структурного підрозділу МОЗ України підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

283. Опис справ структурного підрозділу МОЗ України складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву МОЗ України, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

284. Структурні підрозділи МОЗ України зобов'язані описувати документи постійного, тимчасового зберігання та з особового складу через два роки після завершення справ у діловодстві.

285. На основі описів справ структурних підрозділів архів МОЗ України готує зведені описи справ постійного зберігання та з особового складу.

286. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК в установленому порядку подаються для погодження ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Міністром охорони здоров'я України або його заступниками. Три примірника затвердженого опису передаються до ЦДАВО України разом з документами, а четвертий залишається у справі фонду МОЗ України (ф. № 342), що зберігається в архіві МОЗ України.

287. Зведені описи справ з особового складу складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК МОЗ України, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Міністром охорони здоров'я України або його заступниками. Один примірник зведеного опису передається до ЦДАВО України.

288. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається, як правило, на справи всього МОЗ України. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

289. Зведені описи справ постійного зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 29), розглядаються ЕК МОЗ України одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО України. Погоджені акти затверджуються Міністром охорони здоров'я України або його заступниками, після чого МОЗ України має право знищити документи.

290. Оформлення справи постійного зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 30).

291. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються у кожному томі (частині) окремо.