Про удосконалення діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

Аркуш погодження надається на проекти нормативно-правових актів, розроблених центральним органом виконавчої влади та підписаний керівником органу, який є головним розробником. Якщо головним розробником нормативно-правового акта є центральний орган виконавчої влади, діяльність якого спрямовується Кабінетом Міністрів України через Міністра, проект нормативно-правового акта погоджується у МОЗ України лише після його підписання відповідним Міністром.

76. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється у такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

77. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою МОЗ України. Примірний перелік документів, підписи на яких, необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено у додатку 11.

78. Відбиток печатки служби діловодства (без зазначення герба) ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

79. Наказом Міністерства охорони здоров'я України визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

80. МОЗ України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, або у разі наявності оригіналів документів, виданих іншими установами, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра охорони здоров'я України, його заступників, заступника Міністра - керівника апарату або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим або правоохоронним органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників, МОЗ України може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

81. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою служби діловодства або служби персоналу.

82. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах МОЗ України (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

83. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 253 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 253 23 29

84. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його необхідно долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату, наприклад:

До справи № 02.1-16

Лист-відповідь від 20.05.2013

№ 02.1-16/102/8025

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.05.2013

85. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 05.1-19

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 04.03.2013

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2013

86. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2013/instr_1.doc

87. Відмітка про надходження документа до МОЗ України проставляється за допомогою унікального штрих-коду, який автоматично формується СЕД, проставляється на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа, відповідає реєстраційному індексу документа та дає можливість ідентифікувати документ. Елементами зазначеного у цьому пункті штрих-коду є повна назва МОЗ України, реєстраційний індекс документа, дата, година і хвилини присвоєння документу реєстраційного індексу у СЕД.

Документи реєструються централізовано у СЕД незалежно від способу їх доставки, передачі чи типу документа.

Забороняється опрацювання документів без відмітки про надходження до МОЗ України (за виключенням документів, перелік яких наведено у додатку 14 до Інструкції, а також документів, які містять службову інформацію, відповідно до законодавства).

88. Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 158 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа-автор або особа - автор документа подає на реєстрацію документ разом з його копією, то на копії документа, що повертається установі-авторові (особі-авторові), проставляється відмітка, яка засвідчує факт прийому документа у МОЗ України. Відмітка про факт прийому документа проставляється за допомогою штампу у правому нижньому кутку першого аркуша копії документа. Елементами зазначеної у цьому пункті відмітки є повна назва МОЗ України, дата надходження документа до МОЗ України, а також підпис особи, яка прийняла документа.

89. Запис про державну реєстрацію робиться на наказах МОЗ України у Міністерстві юстиції України в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці наказу нормативно-правового характеру для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

90. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативного характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності МОЗ України, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу).

91. Проекти наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами відповідно до плану основних організаційних заходів МОЗ України, а також за дорученням керівництва МОЗ України чи за власною ініціативою.

92. Проекти наказів з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує служба персоналу на підставі доповідних/службових записок керівників самостійних структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

93. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту наказу і подання його на підпис в установлений строк покладається на керівника самостійного структурного підрозділу, яким розроблено проект наказу.

94. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань візуються на зворотному боці останнього аркуша працівниками, які створили документ, керівниками самостійних структурних підрозділів, якими його було створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, юридичною службою, літредактором або працівником, на якого покладено функції літературного редагування, керівником служби діловодства, а також залежно від видів наказів - керівником підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, які додатково визначені окремим дорученням Міністра.

95. Проекти наказів з особового складу візуються працівником, який створив документ, керівником служби персоналу, юридичною службою, а також залежно від видів наказів - керівником підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, керівником підрозділу з питань бухгалтерського обліку, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

96. Керівник юридичної служби візує всі проекти наказів за наявності необхідних віз керівників заінтересованих структурних підрозділів.

97. Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу та обов'язково заступником Міністра - керівником апарату.

98. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

99. Накази підписуються Міністром охорони здоров'я України, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції, а у разі його відсутності - заступник Міністра відповідно до наказу про розподіл обов'язків між Міністром охорони здоров'я України та його заступниками.

Перед підписанням проект наказу ретельно перевіряють та уточнюють. При цьому особливої уваги потребує перевірка назв нормативно-правових актів, що стали підставою для видання наказу, цифрових даних, прізвищ, імен і по батькові, строків виконання.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

100. Наказ оформляється на бланку МОЗ України (додаток 4 ). Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення..."), або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи..."). Наказ не може мати заголовок, тотожний заголовку іншого чинного наказу, крім актів про внесення змін або втрату чинності (скасування).

101. Текст наказу з питань основної діяльності МОЗ України та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Преамбула не може містити нормативних приписів і не повинна дублювати інших структурних одиниць наказу. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина може містити такі структурні одиниці: пункти, підпункти, абзаци.

Структурні одиниці наказу починаються з абзацу і повинні мати:

пункти - наскрізну порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з крапками, наприклад: "1.";

підпункти - наскрізну в межах пункту порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з дужкою, наприклад: "1)".

Абзаци пунктів та підпунктів починаються без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо).

Кожна структурна одиниця наказу (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка.

У тексті наказу посилання на номери розділів, глав, статей, пунктів нормативно-правового акта зазначаються цифрами, номери частин статей і абзаців - словами, номери підпунктів - цифрами або літерами в лапках, наприклад: "згідно з розділом III", "відповідно до підрозділу 2 розділу IX", "у статті 25", "відповідно до пункту 5", "частина перша статті 7", "в абзаці шостому підпункту 4 пункту 13", "у підпункті 7 пункту 3 підрозділу 2 розділу IV", "підпункт 23 пункту 4 глави 2 розділу V".

Текст наказу повинен відповідати нормативам державної мови, не повинні вживатися звороти розмовної мови та її експресивних форм, нечіткі словосполучення, загальні міркування. Не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

У тексті наказу наводяться повні найменування державних органів або їх офіційні скорочення, зазначені у законодавчих актах, положеннях.

Дати в тексті наказу оформляються цифровим або словесно-цифровим способом відповідно до пункту 39 цієї Інструкції.

У разі відсилання до іншого нормативного акта зазначаються вид акта, найменування суб'єкта нормотворення, дата прийняття та його реєстраційний індекс (крім законів), заголовок, а в разі відсилання до зареєстрованого нормативного акта - також дата і номер його державної реєстрації в Міністерстві юстиції України. При відсиланні до закону зазначається тільки його заголовок (крім законів про внесення змін).

У разі якщо наказ викладено в новій редакції, посилання робиться на його першу редакцію із зазначенням у дужках нової редакції, а заголовок наказа наводиться в новій редакції.

102. Якщо наказом відміняється (скасовується) попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,…". Разом з наказом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, усі накази, якими до нього внесено зміни.

У переліках наказів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, накази розміщуються у хронологічному порядку.

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу…" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Зміни вносяться до основного наказу, а не до наказу про внесення змін до нього.

Зміни до наказу формулюються виключно у наказі. При цьому у відповідному пункті наказу зазначаються назва наказу, до якого вносяться зміни, дата і номер прийняття, заголовок і після двокрапки у лапках викладається текст змін, наприклад: "Унести до наказу Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73 "Про затвердження Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах", такі зміни".

У разі внесення змін до заголовка нормативного акта, затвердженого наказом, відповідні зміни повинні бути внесені також до заголовка та тексту наказу.

Якщо зміни до нормативного акта мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок), їх викладають у наказі. При цьому, якщо зміни вносяться лише до однієї структурної одиниці нормативного акта, у відповідному пункті наказу зазначаються ця структурна одиниця, заголовок нормативного акта, назва наказу, дата і номер прийняття і після двокрапки в лапках викладається текст зміни. Наприклад: "абзац четвертий пункту 2.4 глави 2 "Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах", затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73, викласти в такій редакції". У разі внесення змін до кількох структурних одиниць наказу вони об'єднуються в один пункт з таким формулюванням: "Унести до (повна назва наказу, дата і номер прийняття) такі зміни".

При внесенні змін до кількох наказів вони наводяться в хронологічному порядку.

У разі внесення до нормативного акта значних за обсягом змін (більше двох сторінок) до наказу окремо додається текст змін під грифом "ЗАТВЕРДЖЕНО", а в наказі дається таке формулювання: "Затвердити Зміни до (заголовок нормативного акта, повна назва наказу, яким він затверджений, дата і номер прийняття), що додаються", наприклад:

У разі внесення до нормативного акта (структурної одиниці) змін, що за обсягом становлять більше половини тексту або істотно впливають на зміст, акт (структурну одиницю) доцільно викласти в новій редакції.

При викладенні нормативного акта у новій редакції у наказі дається таке формулювання: "Унести зміни до (заголовок нормативного акта, повна назва наказу, яким він затверджений, дата і номер прийняття,), виклавши його в новій редакції, що додається", наприклад: "Унести зміни до Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73, виклавши його в новій редакції, що додається".

У грифі "ЗАТВЕРДЖЕНО" дається посилання на дату і номер наказу, яким було затверджено первинний акт, та зазначається, що акт наведено в редакції наказу, яким вона затверджується, за такою формою:

Якщо додаток до наказу, який вводиться ним у дію, викладено у новій редакції, відмітка до нього оформляється за такою формою:

Якщо у новій редакції викладається додаток до нормативного акта, затвердженого наказом, то відмітка до нього оформляється за формою, з урахуванням вимог, наведених у пункті 55 цієї Інструкції.

У разі коли зміни вносяться до наказу, який викладено у новій редакції, зміни вносяться до тексту його оновленої редакції, а в дужках вказується розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію. Посилання на попередні редакції оновленого наказу не робляться. Наприклад: "Унести до Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров'я України від 18 травня 1994 року № 73 (у редакції наказу Міністерства охорони здоров'я України від 7 липня 2009 року № 484), такі зміни". Якщо до наказу чи нормативного акта було внесено більше однієї зміни, після його назви робиться позначка "(із змінами)".

У разі доповнення наказу новими структурними одиницями або виключення з наказу акта структурних одиниць поточна нумерація його структурних одиниць відповідно змінюється, наприклад:

"у пункті 5 абзац другий виключити. У зв'язку з цим абзаци третій - п'ятий уважати відповідно абзацами другим - четвертим;

доповнити пункт 6 після абзацу першого новим абзацом такого змісту:

"…". У зв'язку з цим абзаци другий і третій уважати відповідно абзацами третім і четвертим".

При цьому наступні структурні одиниці наказу позначаються з урахуванням доповнення або виключення.

У разі доповнення нормативного акта новою структурною одиницею з посиланням на новий додаток або виключення з тексту нормативного акта структурної одиниці, яка містить посилання на відповідний додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативного акта змінюються. Наприклад: "Доповнити Положення новим додатком 19 (додається). У зв'язку з цим додатки 19 - 34 уважати відповідно додатками 20 - 35. У тексті Положення посилання на додатки 19 - 34 замінити посиланнями відповідно на додатки 20 - 35".

При внесенні змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), слід обов'язково вказувати місце розташування цих змін. Наприклад: "пункт 5 після абзацу другого доповнити новим абзацом такого змісту".

Якщо абзац, яким доповнюється пункт, є останнім, його номер не зазначається. Наприклад: "пункт 7 доповнити новим абзацом такого змісту".

У разі необхідності внесення доповнення або уточнення нормативного припису можлива заміна однієї структурної одиниці кількома, наприклад: "підпункт 2 пункту 4 замінити двома новими підпунктами такого змісту".

Одноманітні зміни в усьому тексті наказу слід об'єднувати і розташовувати наприкінці наказу, наприклад: "У тексті (повна назва наказу) слова "ВІЛ-інфікованих споживачів ін'єкційних наркотиків" замінити словами "споживачів ін'єкційних наркотиків з ВІЛ-позитивним статусом".

103. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби повинен містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

104. До наказів не повинен включатися пункт "Наказ довести до відома…". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

105. Накази з особового складу оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

106. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається у заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

107. У тексті наказів з особового складу, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі у констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

108. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу.

109. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом, наприклад:

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1) АНТОНЕНКО Ольгу Степанівну на посаду начальника відділу бухгалтерського обліку з 15 листопада 2005 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Антоненко О.С. від 10.11.2005.

2) ГЕРАСИМЕНКА Вадима Федоровича на посаду головного спеціаліста відділу високоспеціалізованої медичної допомоги з 15 листопада 2005 р. місячним випробним терміном, з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Герасименка В.Ф. від 09.11.2005.

110. У наказі про призначення, переведення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

111. У зведених наказах з особового складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

112. У наказах з особового складу зазначається підстава щодо їх видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

113. Під час ознайомлення з наказом з особового складу згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

114. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

115. Порядок підготовки нормативно-правових актів, що підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, визначається законодавством та відповідним наказом МОЗ України.

116. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з особового складу мають окрему порядкову нумерацію.

До номерів наказів з питань основної діяльності літери не додаються. До номерів наказів з адміністративно-господарських питань додається літерна позначка "Адм", до номерів наказів з грифом обмеження доступу - позначка "ДСК".

З метою розрізняння наказів з особового складу до їх номерів присвоюються літерні індекси:

"О" - з особового складу керівних кадрів основної номенклатури (про призначення, переведення, звільнення; дисциплінарні стягнення та (або) дисциплінарний вплив; організацію навчання, проведення атестації тощо.

"К" - з особового складу центрального апарату МОЗ України (про призначення, переведення, звільнення; організацію навчання, проведення атестації, зміни анкетних даних, надання матеріальної допомоги, установлення надбавок до посадового окладу);

"В" - про відрядження та надання відпусток працівникам центрального апарату МОЗ України;

"Кд" - про застосування заходів дисциплінарного стягнення та (або) дисциплінарного впливу до працівників центрального апарату МОЗ України;

"Кн" - про нагородження відомчими заохочувальними відзнаками МОЗ України.

117. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи службою персоналу і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

118. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, нарад, прийняття у МОЗ України рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

119. Протоколи складаються у повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

120. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).

121. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

122. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться у межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

123. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

124. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

125. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб та посилання на розпорядчий документ, яким затверджено склад комісії.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали (ініціал імені) присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

126. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

127. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

128. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

129. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

130. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

131. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

В окремих випадках протокол можуть підписувати члени комісії та інші присутні.

132. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо), відповідно до положень про ці колегіальні органи, підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження відповідно до пункту 45 цієї Інструкції.

133. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Список розсилки складає і підписує секретар.

134. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

135. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку (додаток 3) формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

136. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Службовий лист розпочинають із загальноприйнятої форми звернення до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості. Звернення використовується у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, не відома, застосовувати форму звернення недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад: Міністерство юстиції України, Редакція газети "Факти".

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…", "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини - "МОЗ України інформує…", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную…".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 58 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

137. Службовий лист візується у порядку, визначеному пунктом 70 цієї Інструкції. У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника МОЗ України, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється в нижній частині аркуша, під підписом керівника.

138. Вносити будь-які виправлення або доповнення в підписані листи не дозволяється.

139. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про неї.

140. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання на засідання колегії, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем, який відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений головою колегії план роботи доводиться до відома її членів і керівників структурних підрозділів МОЗ України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегії інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

141. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися секретарю не пізніше ніж за сім днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

довідку з питань порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;

проект рішення колегії;

список членів колегії;

список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

142. Документи, підготовлені для розгляду колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання.

143. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

144. За своєчасну і належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих самостійних структурних підрозділів МОЗ України та секретар колегії.

145. Секретар колегії забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд, перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

146. Рішення колегії оформляються протоколами, які складаються з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 118 - 133 цієї Інструкції.

147. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою службою діловодства.

Рішення колегії можуть бути реалізовані шляхом прийняття відповідного наказу МОЗ України.

148. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи МОЗ України.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи МОЗ України, керівником самостійного структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Міністра охорони здоров'я України або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим службою персоналу, подається Міністру охорони здоров'я України або заступнику Міністра - керівнику апарату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 12).

149. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до підрозділу з питань бухгалтерського обліку.

150. Документообіг МОЗ України - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються у МОЗ України на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

151. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у МОЗ України найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування у МОЗ України структурних підрозділів і робочих місць.

152. У МОЗ України застосовується система електронного документообігу (СЕД).

153. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Порядком експлуатації оновленої СЕД, Інструкцією користувача при роботі в оновленій СЕД та Функціями користувачів при роботі у оновленій СЕД, затвердженими наказом МОЗ України від 25 вересня 2012 року № 742 "Про оновлену Систему електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України", положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

154. Обсяг документообігу МОЗ України - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених у МОЗ України (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

155. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за МОЗ України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву МОЗ України для вжиття заходів щодо удосконалення роботи з документами.

156. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються у табличній формі (додаток 13).

157. Доставка документів до МОЗ України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового, факсимільного зв'язку, електронною поштою, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами факсимільного зв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми.

Електронною поштою доставляються документи в електронному вигляді на електронну адресу e-post@moz.gov.ua.

Усі документи, що надходять до МОЗ України, окрім спеціальної кореспонденції та матеріальних носіїв інформації, які містять гриф "Для службового користування", приймаються централізовано у пункті реєстрації вхідної кореспонденції МОЗ України (далі - Пункт реєстрації), який розташований на території МОЗ України у спеціально відведеному та обладнаному приміщенні.

Спеціальна кореспонденція, що доставляється фельд'єгерською службою, та матеріальні носії інформації, які містять гриф "Для службового користування", приймаються керівником служби діловодства або особою, яка виконує його обов'язки, відповідно до законодавства про службову інформацію.

Прийом вхідної кореспонденції у Пункті реєстрації проводиться щоденно з 9.00 до 18.00 (обідня перерва з 13.00 до 14.00) окрім суботи, неділі та святкових днів за адресою: м. Київ, вул. Грушевського, 7. Документи, що надійшли після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні, приймаються черговим працівником МОЗ України, реєструються у журналі чергового працівника МОЗ України та передаються до пункту реєстрації вхідної кореспонденції МОЗ України у перший наступний робочий день. Спеціальна кореспонденція або документи, які містять гриф "Для службового користування", що надійшли у неробочий час, реєструються у журналі чергового працівника МОЗ України та передаються черговим працівником МОЗ України керівнику відповідального підрозділу у службі діловодства або особі, яка виконує його обов'язки. Черговий працівник МОЗ України повідомляє керівника служби діловодства про факт надходження документів у неробочий час.

У Пункті реєстрації відвідувачі залишають вхідну кореспонденцію у скриньках прийому вхідної кореспонденції із засобами запобігання несанкціонованому доступу: "Службова кореспонденція", "Періодична кореспонденція", "Звернення громадян (заяви, скарги, пропозиції)". При наданні документів безпосередньо співробітникам Пункту реєстрації з проханням надати вхідний реєстраційний номер, на копії документа, що повертається установі-авторові (особі-авторові), проставляється відмітка, яка засвідчує факт прийому документа у МОЗ України відповідно до вимог пункту 88 цієї Інструкції.

Документи, покладені у скриньки прийому вхідної кореспонденції, виймаються працівниками Пункту реєстрації з періодичністю у 2 години. Вийняті зі скриньок документи підлягають експедиційній обробці, реєстрації та доставці через кожні 2 години до структурних підрозділів МОЗ України. Реєстрація документів у Пункті реєстрації полягає у здійсненні відмітки про надходження до МОЗ України відповідно до вимог пункту 87 цієї Інструкції та скануванні цих документів. При цьому скан-копії документів розміщуються у СЕД, яка автоматично присвоює їм реєстраційний індекс. Заповнення електронної форми РКК документів здійснюється відповідно до пункту 180 цієї Інструкції.

Забороняється обробка вийнятих зі скриньок прийому вхідної кореспонденції матеріальних носіїв інформації, які містять гриф "Для службового користування". Співробітники Пункту реєстрації повинні терміново повідомити керівника служби діловодства про випадки потрапляння до скриньок зазначених документів.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і година та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

158. У Пункті реєстрації розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти, що мають напис "особисто", подаються адресатові через службу діловодства у нерозкритому вигляді. Реєстрація таких листів у СЕД здійснюється лише за вимогою адресата.