Про удосконалення діловодства у Міністерстві охорони здоровя України

Відповідно до пункту 9 Положення про Міністерство охорони здоров'я України , затвердженого Указом Президента України від 13 квітня 2011 року № 467, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950, та з метою удосконалення організації загального діловодства, ефективної роботи з документами і введенням у дію системи електронного документообігу у Міністерстві охорони здоров'я України

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція з діловодства);

2) Інструкцію щодо підготовки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України та нарад у Прем'єр-міністра України (далі - Інструкція);

3) Положення про організацію та здійснення контролю за виконанням документів у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Положення).

2. Департаменту інформаційно-організаційного та документального забезпечення Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України) (Ю. Демедюк):

1) ознайомити керівників структурних підрозділів МОЗ України з цим наказом;

2) забезпечити структурні підрозділи МОЗ України копіями наказу та додатками до нього;

3) встановити контроль за виконанням вимог Інструкції з діловодства, Інструкції, Положення у структурних підрозділах МОЗ України.

3. Керівникам структурних підрозділів МОЗ України:

1) забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства, Інструкції, Положення;

2) визначити відповідальних за ведення діловодства у кожному структурному підрозділі МОЗ України.

4. Визнати такими, що втратили чинність:

1) наказ МОЗ України від 29 грудня 2007 року № 884 "Про затвердження Регламенту роботи МОЗ України";

2) наказ МОЗ України від 26 жовтня 2010 року № 913 "Щодо затвердження Положення з організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України у Міністерстві охорони здоров'я України";

3) наказ МОЗ України від 3 березня 2012 року № 152 "Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України";

4) наказ МОЗ України від 19 квітня 2013 року № 315 "Про затвердження Порядку діяльності Міністерства охорони здоров'я України при взаємодії з Кабінетом Міністрів України".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Інструкцію з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Інструкція) розроблено на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003), Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого Указом Президента України від 13 квітня 2011 року № 467.

2. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

3. Положення Інструкції поширюються як на традиційне діловодство, так і на організацію роботи з документами, створюваними засобами обчислювальної техніки.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

4. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами у діловодстві Міністерства охорони здоров'я України (далі - МОЗ України), здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

5. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті несе заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Міністра охорони здоров'я України згідно з розподілом обов'язків.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства з використанням оновленої системи електронного документообігу у центральному апараті МОЗ України (далі - СЕД) та зберігання документів у структурних підрозділах МОЗ України відповідають їх керівники.

Керівник структурного підрозділу призначає особу, відповідальну за організацію діловодства у структурному підрозділі, яка забезпечує облік і проходження документів у встановлений строк з використанням СЕД, інформує керівника про стан виконання, формує справи відповідно до номенклатури справ та готує документи на архівне зберігання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.

7. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції та збереженість документів, що знаходяться у них на опрацюванні.

8. Права, обов'язки, відповідальність працівників, які задіяні у документаційному забезпеченні діяльності МОЗ України, визначаються посадовими інструкціями.

9. Передавання документів, їх копій стороннім установам дозволяється з дозволу керівництва МОЗ України або керівників структурних підрозділів центрального апарату МОЗ України.

Для забезпечення висвітлення діяльності МОЗ України, реалізації державних програм у сфері охорони здоров'я, надання інформаційних послуг громадськості, МОЗ України розміщує інформацію на офіційному веб-сайті, який функціонує згідно Положення про офіційний веб-сайт Міністерства охорони здоров'я України, затвердженого наказом МОЗ України від 6 листопада 2012 року № 877 "Про офіційний веб-сайт Міністерства охорони здоров'я України".

У рамках виконання Угоди про співробітництво в галузі обміну правовою інформацією між МОЗ України та апаратом Верховної Ради України і Договору про інформаційне співробітництво між МОЗ України та Інформаційно-аналітичним центром "ЛІГА" від 25 березня 2002 року № ЛЗ-4554/02, МОЗ України може надавати свої документи (нормативно-правові, що мають міжвідомчий та відомчий характер; які пройшли реєстрацію у Міністерстві юстиції України; які містять методологічні матеріали (листи, роз'яснення, накази, переліки, інструкції, положення тощо) і не підлягають реєстрації у Міністерстві юстиції України) для розміщення їх в інформаційних базах даних. Керівник підрозділу з питань комунікацій із державними органами за поданням підрозділу з питань правового забезпечення вирішує, які документи можуть надаватись зазначеним установам.

10. Організація діловодства в МОЗ України покладається на структурний підрозділ з питань діловодства (далі - служба діловодства).

11. Основним завданням служби діловодства є встановлення у МОЗ України єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах МОЗ України.

Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ МОЗ України;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі до архівного підрозділу МОЗ України (далі - архів МОЗ України);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами МОЗ України вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в МОЗ України та в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах МОЗ України, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

координує впровадження та експлуатацію СЕД у центральному апараті МОЗ України;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у МОЗ України;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду МОЗ України та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників МОЗ України з питань діловодства та архівної справи;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом МОЗ України.

Служба діловодства здійснює нормативно-методичне забезпечення підприємств, установ, організацій (далі - установ), що належать до сфери управління МОЗ України, зокрема: розробляє типові інструкції з діловодства, типові (примірні) номенклатури справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків зберігання та погоджує такі документи із центральним органом виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи.

12. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

13. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про МОЗ України та положеннями про його структурні підрозділи, а також посадовими інструкціями працівників МОЗ України.

14. У МОЗ України визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

15. Відповідно до повноважень, визначених законодавством, МОЗ України видає правові акти у формі наказів.

16. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

17. Акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, що надходять до МОЗ України, доводяться до відома установ, що належать до сфери його управління, шляхом:

видання власних наказів, у яких викладається зміст документа відповідного органу державної влади стосовно завдань МОЗ України і визначаються конкретні заходи щодо їх виконання;

надсилання інформаційних листів за підписом керівництва МОЗ України, якщо акт державного органу має обов'язкове значення, але не містить доручень, на виконання яких МОЗ України визначав би конкретні дії;

розсилання копій актів із супровідним листом.

18. Документи, що видаються на підставі актів органів державної влади, повинні мати посилання на них, зокрема вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок).

19. У межах своєї компетенції МОЗ України направляє листи для здійснення оперативних зв'язків з центральними та місцевими органами виконавчої влади, установами, що належать до сфери його управління, сторонніми установами та організаціями, окремими громадянами тощо.

20. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються колегіальними органами на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах.

21. Рішення колегіальних органів МОЗ України доводяться до виконавців і установ, що належать до сфери його управління, шляхом надсилання їм копій відповідних рішень.

22. Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телеграмами, телефонограмами, факсимільним зв'язком, електронною поштою.

23. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

24. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.

25. МОЗ України здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування у порядку, встановленому законодавством України.

26. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1 .

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові і службові особи МОЗ України, дозволяється оформлювати рукописним способом.

27. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції з дотриманням ДСТУ 4163-2003.

28. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій тільки Міністром охорони здоров'я України.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).

29. У МОЗ України застосовуються такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів, окрім листів (додаток 2);

бланк для листів (додаток 3);

бланк наказу (додаток 4);

бланк доручення Міністра, Першого заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, заступника Міністра (додаток 5 );

бланк рішення колегії (додаток 6);

30. Бланки документів повинні виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості з використанням фарби чорного кольору.

Шаблони бланків установлюються на персональних комп'ютерах працівників МОЗ України. Облік бланків не здійснюється.

31. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

32. Організаційно-розпорядчі документи мають строго установлений певний комплекс реквізитів (додаток 7) і стабільний порядок їх розміщення (додаток 8).

Зображення Державного Герба України

33. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з поздовжнім розташуванням реквізитів у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Зображення Державна Герба України відтворюється на всіх бланках МОЗ України, крім бланку рішення колегії і бланків посадових осіб МОЗ України.

34. Ідентифікаційний код МОЗ України згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) розміщується на бланках для листів після реквізиту "Довідкові дані про установу".

35. Код форми документа розміщується згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД) вище назви виду документа. Рішення про необхідність фіксування коду форми документа приймається керівником окремо щодо кожного виду документа.

36. Найменування установи на бланку повинне відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про нього - Міністерство охорони здоров'я України. Скорочене найменування - МОЗ України - розміщується у дужках нижче повного найменування, окремим рядком у центрі.

Найменування посадових осіб МОЗ України зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщуються нижче найменування установи.

37. Довідкові дані про МОЗ України містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти та веб-сайта. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

38. Назва виду документа, складеного або виданого МОЗ України, регламентується Положенням про нього і зазначається на загальному бланку великими літерами друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. У листах назву виду документа не зазначають.

Назва виду документа (наказ, доповідна записка, довідка тощо) зумовлює особливості викладення змісту і структури тексту.

39. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 08.02.2012

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 9 січня 2012 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 3 лютого 2012 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

40. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з індексу групи документів, що реєструються за номенклатурою справ, який доповнюється порядковим номером документа у межах групи.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою або дефісом. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у МОЗ України.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за класифікатором кореспондентів (додаток 9) та порядкового номера, наприклад: 10/1023, де 10 - індекс за класифікатором кореспондентів, 1023 - порядковий номер.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад: 03.1-10/874, де 03.1-10 - індекс справи за номенклатурою, 874 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 10/877 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних наказів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

41. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадування номера і дати документа, на якій дають відповідь, у тексті листа-відповіді.

42. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

43. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

44. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається, наприклад:

Кожна складова частина реквізиту "Адресат" друкується з нового рядка.

45. Документ затверджується Міністром охорони здоров'я України або заступниками Міністра. Нормативні акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом МОЗ України.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 10).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

46. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Резолюція Міністра охорони здоров'я України та у разі необхідності повернення документів, які надходять до МОЗ України з відміткою "Підлягає поверненню", може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням індексу і дати документа, якого вона стосується.

Обов'язковим є внесення резолюції до електронної форми реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) документа у СЕД. Така резолюція повинна бути ідентичною резолюції, що проставлена на паперовій формі документа. Внесення резолюції до електронної форми реєстраційно-контрольної картки здійснюють співробітники відповідних підрозділів служби діловодства, які здійснюють реєстрацію документів.

47. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

48. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "КОНТРОЛЬ" (з використанням штампа) у лівій частині верхнього поля першої сторінки документа.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

49. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

50. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

51. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

52. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

53. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

54. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 45 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка, яка включає номер додатка та заголовок нормативного акта і розміщується у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

55. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

56. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

У разі наведення у додатку таблиці, що розміщується на декількох аркушах, на кожному аркуші, крім першого, робиться відмітка: "Продовження таблиці" та її номер.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативного характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються наказами МОЗ України, підписуються керівниками самостійних структурних підрозділів МОЗ України на лицьовому боці останнього аркуша додатка. Додатки до нормативного акта, затвердженого наказом МОЗ України, не підписуються.

57. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2013 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2013 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Українського центру спортивної медицини від 20.01.2011 № 55/01-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

58. Посадові особи МОЗ України підписують документи у межах своїх повноважень, визначених у Положенні про МОЗ України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між Міністром охорони здоров'я України та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром охорони здоров'я України або заступниками Міністра. У МОЗ України право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром охорони здоров'я України політичних функцій, надається керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам тощо, підписуються Міністром охорони здоров'я України, заступником Міністра - керівником апарату або заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків або керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

59. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

або

Ініціали (ініціал імені) та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.

60. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня Міністр охорони здоров'я України або його заступники підписують всі примірники документа.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються його копії.

61. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються гербовими печатками установ, наприклад:

62. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

63. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посадової особи слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення посадової особи за наказом.

64. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

65. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

66. Погодження може здійснюватись як у МОЗ України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

67. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

68. Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в МОЗ України.

69. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, наприклад:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

70. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник самостійного структурного підрозділу, у якому створюється документ, відповідно до його змісту.

Проекти листів, що подаються на підпис Міністру, в обов'язковому порядку візуються виконавцями, керівником відповідного самостійного структурного підрозділу, керівниками заінтересованих структурних підрозділів, літредактором, або працівником, на якого покладено функції літературного редагування, заступниками Міністра згідно з розподілом обов'язків та іншими посадовими особами, які визначені окремим дорученням Міністра.

Листи, які направляються за підписами заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, візуються виконавцями, співвиконавцями та їх керівниками, а листи на запити правоохоронних органів - підрозділом з питань правового забезпечення (далі - юридична служба).

Супровідні листи, які направляються до Міністерства юстиції України та Кабінету Міністрів України разом з проектами нормативно-правових актів, візуються виконавцями, керівником відповідного самостійного структурного підрозділу та юридичною службою.

Керівник юридичної служби візує проекти нормативно-правових актів за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів МОЗ України.

71. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

72. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

73. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

74. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

75. У разі коли зміст документа погоджується більш ніж трьома установами, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.