Про затвердження форм обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та інструкції щодо їх заповнення

Відповідно до статей 6, 10, 12, 17 та 18 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення", Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 375, та Положення про Державну службу фінансового моніторингу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 липня 2015 року № 537, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити форми обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу, які надаються суб’єктами первинного фінансового моніторингу (крім банків/філій іноземних банків) та їх відокремленими підрозділами, що додаються:

№ 1-ФМ "Форма обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу";

№ 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу";

№ 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

2. Затвердити Інструкцію щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу, що додається.

3. Затвердити форми повідомлення про результати обробки поданої суб’єктом первинного фінансового моніторингу інформації, що додаються:

№ 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки форми обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу";

№ 5-ФМ "Повідомлення про взяття фінансової операції на облік або про відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом".

4. Затвердити форму № 6-ФМ "Запит про надання додаткової інформації з питань фінансового моніторингу", що додається.

5. Установити, що форма № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" спеціально визначеними суб’єктами первинного фінансового моніторингу (за винятком суб’єктів господарювання, які проводять лотереї та азартні ігри, у тому числі казино, електронне (віртуальне) казино) та суб’єктами первинного фінансового моніторингу, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, не подається.

6. Установити, що форми обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу, використовуються суб’єктами первинного фінансового моніторингу та їх відокремленими підрозділами, які не є банками/філіями іноземних банків, у таких випадках:

форма № 1-ФМ "Форма обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу" та форма № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" - при поданні інформації до Держфінмоніторингу на паперових носіях та в інших випадках, установлених законодавством;

форма № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу":

при реєстрації фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, якщо реєстр ведеться в паперовій формі;

при роздрукуванні реєстру фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, якщо реєстр ведеться в електронній формі;

при поданні інформації до Держфінмоніторингу на паперових носіях.

7. Установити, що форми повідомлення про результати обробки поданої суб’єктом первинного фінансового моніторингу інформації використовуються Держфінмоніторингом у таких випадках:

форма № 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки форми обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу", форма№ 5-ФМ "Повідомлення про взяття фінансової операції на облік або про відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом" - при наданні Держфінмоніторингом повідомлень про результати обробки інформації, яка надійшла від суб’єктів первинного фінансового моніторингу.

8. Установити, що форма № 6-ФМ "Запит про надання додаткової інформації з питань фінансового моніторингу" використовується Держфінмоніторингом при направленні на адресу суб’єкта первинного фінансового моніторингу запиту про надання додаткової інформації відповідно до вимог Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення".

9. Установити, що при поданні інформації суб’єктами первинного фінансового моніторингу в електронному вигляді такі суб’єкти забезпечують подання інформації відповідно до складу реквізитів та структури файлів, затверджених Міністерством фінансів України.

10. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства фінансів України від 26 квітня 2013 року № 496 "Про затвердження форм обліку та подання інформації, пов’язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та інструкції щодо їх заповнення", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 24 травня 2013 року за № 805/23337.

11. Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України (Романюк Ю.П.) спільно з Департаментом координації системи фінансового моніторингу Державної служби фінансового моніторингу України (Гаєвський І.М.) в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

12. Цей наказ набирає чинності через 30 днів з дня його офіційного опублікування.

13. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра фінансів України Макеєву О.Л. та першого заступника Голови Державної служби фінансового моніторингу України Ковальчука А.Т.

1. При наданні суб’єктами первинного фінансового моніторингу інформації Державній службі фінансового моніторингу України (Держфінмоніторинг) згідно з відповідними формами на паперовому носії заповнені бланки форм подаються на адресу Держфінмоніторингу: вул. Білоруська, 24, м. Київ, 04655, МСП 655, у роздрукованому вигляді або заповнюються за допомогою ручки розбірливо друкованими літерами чорним або синім чорнилом (для форм з ручним способом заповнення).

2. Стандартні форми подання інформації до Держфінмоніторингу у форматі PDF або Excel можна отримати на офіційному веб-сайті Держфінмоніторингу за електронною адресою: http://www.sdfm.gov.ua. При наданні інформації до Держфінмоніторингу забороняється змінювати формат форм, їх геометричні розміри та розміри полів вводу інформації.

3. При заповненні форм необхідно користуватися відповідними довідниками, які додаються до цієї Інструкції, а саме:

додаток 1 "Довідник формування коду виду фінансової операції";

додаток 2 "Довідник кодів ознак фінансових операцій за результатами обов’язкового фінансового моніторингу (K_DFM02) ";

додаток 3 "Довідник кодів ознак фінансових операцій за результатами внутрішнього фінансового моніторингу, заходів з відстеження (моніторингу), та стосовно яких є підстави підозрювати, що вони пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму чи фінансування розповсюдження зброї масового знищення (K_DFM03)";

додаток 4 "Довідник кодів документів, що засвідчують фізичну особу (K_DFM04)";

додаток 5 "Довідник кодів видів суб’єктів первинного фінансового моніторингу (K_DFM05)";

додаток 6 "Довідник кодів видів повідомлень (K_DFM06)";

додаток 7 "Довідник кодів юридичного статусу суб’єктів первинного фінансового моніторингу або учасників фінансової операції (K_DFM07)";

додаток 8 "Довідник кодів типів осіб, що мають відношення до фінансової операції (K_DFM08)";

додаток 9 "Довідник кодів надання дозволу відокремленому підрозділу на подання інформації про фінансові операції (K_DFM09)";

додаток 10 "Довідник кодів ознак здійснення фінансових операцій (K_DFM10)";

додаток 11 "Довідник кодів областей України (K_DFM11)";

додаток 12 "Довідник видів рішень (К_DFM16)".

4. При заповненні форм слід користуватися такими загальними правилами:

при заповненні форм № 2-ФМ і № 4-ФМ та їх поданні до Держфінмоніторингу відповідно до вимог пункту 17 частини другої статті 6, частини першої статті 10, частин першої та четвертої статті 17 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" для позначення терміновості повідомлення у графі "Ознака терміновості" заголовка цих форм зазначається символ "Т";

поля, що мають бути заповнені за допомогою кодів, заповнюються з використанням відповідних довідників кодів;

якщо поля розбиті на клітини, всередині кожної клітини розміщується один символ (одна друкована літера, цифра або інший знак);

якщо з будь-яких причин в окремих полях інформація відсутня, у них ставиться символ "-" (прочерк), якщо відповідне поле розбито на клітини, то прочерк проставляється в усіх клітинах;

якщо в полі, розбитому на клітини, залишаються вільні клітини, то у вільних клітинах зліва від першої цифри проставляється символ "-" (прочерк).

Поля, що містять дані, встановлені в результаті ідентифікації осіб, та опис фінансової операції, призначення платежу, заповнюються тільки на підставі та мовою наданих оригіналів документів (чи належним чином завірених копій). Інші поля, які передбачається заповнювати текстом, заповнюються українською мовою.

5. У цій Інструкції терміни вживаються у таких значеннях:

контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції (контрагентом може виступати суб’єкт первинного фінансового моніторингу), при якій між клієнтом та контрагентом відбувається передача активів;

обліковий ідентифікатор - це комбінація з літер латинського алфавіту та цифр, яку Держфінмоніторинг присвоює внесеній до єдиної інформаційної системи у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення інформації про суб’єкта первинного фінансового моніторингу під час взяття його на облік;

реєстр - форма реєстрації суб’єктом первинного фінансового моніторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, іншої інформації, що може бути пов’язана з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення, та їх учасників.

Терміни "клієнт" та "вигодоодержувач" вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення".

Терміни "резидент" та "нерезидент" вживаються у значеннях, наведених у Податковому кодексі України.

6. У цій Інструкції скорочення ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України вживається у відповідному відмінку.

1. Форма № 1-ФМ "Форма обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу" (далі - форма № 1-ФМ) подається до Держфінмоніторингу безпосередньо усіма суб’єктами первинного фінансового моніторингу.

2. Суб’єкти первинного фінансового моніторингу подають форму № 1-ФМ у таких випадках:

при постановці на облік суб’єкта первинного фінансового моніторингу в Єдиній державній інформаційній системі у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (далі - Єдина інформаційна система);

у разі зміни загальних та додаткових відомостей про суб’єкта первинного фінансового моніторингу, у тому числі про відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу та/або особу, що тимчасово виконує його обов’язки в суб’єкті первинного фінансового моніторингу;

у разі припинення діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу;

у разі відновлення діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу.

Крім того, форма № 1-ФМ подається до Держфінмоніторингу безпосередньо суб’єктом первинного фінансового моніторингу у таких випадках:

у разі подання інформації про відокремлений підрозділ суб’єкта первинного фінансового моніторингу для постановки на облік;

у разі зміни відомостей про відокремлений підрозділ, у тому числі про відповідального працівника за проведення фінансового моніторингу та/або особу, що тимчасово виконує його обов’язки у відокремленому підрозділі;

у разі припинення діяльності відокремленого підрозділу;

у разі відновлення діяльності відокремленого підрозділу.

3. Однією формою № 1-ФМ не може одночасно подаватися інформація про суб’єкта первинного фінансового моніторингу та про його відокремлений підрозділ.

4. Форма № 1-ФМ заповнюється суб’єктами первинного фінансового моніторингу за такими правилами:

якщо форма № 1-ФМ з відомостями про суб’єкта первинного фінансового моніторингу та призначення відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) суб’єкта первинного фінансового моніторингу надсилається вперше, заповнюються розділи I, II, III та V, при цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "первинне", без заповнення поля 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ" та поля 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу";

у разі зміни відомостей про суб’єкта первинного фінансового моніторингу та/або відомостей про відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) обов’язково заповнюються розділи І, II, III та V, при цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", без заповнення поля 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу". Поле 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ" заповнюється суб’єктом первинного фінансового моніторингу обов’язково;

у разі припинення діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу обов’язково заповнюються розділи І, ІІ та ІІІ, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", у полі 101 (102, 103 - у разі заповнення декількох видів суб’єкта) проставляються чотири нулі. У полі 109 указуються підстави для припинення діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу;

якщо форма № 1-ФМ з відомостями про відокремлений підрозділ суб’єкта первинного фінансового моніторингу та призначення відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) відокремленого підрозділу надсилається вперше, обов’язково заповнюються розділи I, IV та V. При цьому поля 010-031, 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ" розділу I заповнюються реквізитами суб’єкта первинного фінансового моніторингу, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "первинне", поле 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу" не заповнюється, у полі 060 "Тип суб’єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу. У разі відсутності у відокремленого підрозділу власного коду за ЄДРПОУ вказується код за ЄДРПОУ суб’єкта первинного фінансового моніторингу. Якщо надалі відокремленому підрозділу буде присвоєно код за ЄДРПОУ, то форма № 1-ФМ подається суб’єктом первинного фінансового моніторингу разом із супровідним листом довільної форми з інформацією про зміни;

у разі зміни окремих реквізитів відокремленого підрозділу суб’єкта первинного фінансового моніторингу, зазначених у розділах IV чи V, обов’язково заповнюються розділи І, IV та V, поля 010-031, 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ" розділу I заповнюються реквізитами суб’єкта первинного фінансового моніторингу. У полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", у полях 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу" та 060 "Тип суб’єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу, про який подається інформація;

у разі припинення діяльності відокремленого підрозділу суб’єкта первинного фінансового моніторингу обов’язково заповнюються розділи І та IV, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", у полі 361 (362, 363 - у разі заповнення декількох видів суб’єкта) проставляються чотири нулі. У полі 369 указуються підстави припинення діяльності відокремленого підрозділу суб’єкта первинного фінансового моніторингу;

рoзділ I заповнюється обов’язково в усіх випадках подання форми № 1-ФМ до Держфінмоніторингу;

розділи II та III форми № 1-ФМ заповнюються відомостями про суб’єкта первинного фінансового моніторингу при першому поданні до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ, поданні відомостей про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) у суб’єкті первинного фінансового моніторингу та в разі зміни одного з реквізитів суб’єкта первинного фінансового моніторингу або в разі припинення (відновлення) діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу;

рoзділ IV заповнюється при поданні відомостей про відокремлений підрозділ суб’єкта первинного фінансового моніторингу, при першому та наступних поданнях відомостей про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) у відокремленому підрозділі та в разі зміни одного з реквізитів відокремленого підрозділу, зазначених у цьому розділі, або у разі припинення (відновлення) діяльності відокремленого підрозділу;

рoзділ V заповнюється для суб’єкта первинного фінансового моніторингу та, відповідно, для відокремленого підрозділу при першому та наступних поданнях форми № 1-ФМ. При одночасному звільненні відповідального працівника та особи, яка тимчасово виконує його обов’язки, суб’єкт первинного фінансового моніторингу подає інформацію щодо їх звільнення окремими формами № 1-ФМ. При припиненні діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу або відокремленого підрозділу розділ V не заповнюється.

5. У разі якщо форма № 1-ФМ надається для обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу в Єдиній інформаційній системі при відновленні діяльності суб’єктом первинного фінансового моніторингу (його відокремленим підрозділом) (у випадку збереження всіх основних реквізитів - коду за ЄДРПОУ та інших), вона подається разом із супровідним листом довільної форми з інформацією про відновлення діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу (його відокремленого підрозділу).

При відновленні діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу обов’язково заповнюються розділи I, II, III та V. При цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", а у полі 109 указуються підстави відновлення діяльності суб’єкта первинного фінансового моніторингу. У разі відновлення діяльності відокремленого підрозділу суб’єкта первинного фінансового моніторингу обов’язково заповнюються розділи I, IV та V. При цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", а у полі 369 указуються підстави для відновлення діяльності відокремленого підрозділу.

6. Суб’єкти первинного фінансового моніторингу, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, при першому поданні до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ та в разі зміни одного з реквізитів суб’єкта первинного фінансового моніторингу обов’язково заповнюють розділи I, IІ та ІІІ. При цьому у всіх полях розділів IV та V ставиться символ "-" (прочерк).

7. У разі відмови суб’єкта первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, від реєстраційного номера облікової картки платника податків форма № 1-ФМ подається разом із супровідним листом довільної форми з інформацією про відмову від реєстраційного номера облікової картки платника податків.

8. Особливості заповнення форми № 1-ФМ:

1) до подання відомостей до Держфінмоніторингу про відокремлений підрозділ суб’єкти первинного фінансового моніторингу мають отримати від Держфінмоніторингу форму № 3-ФМ "Повідомлення про результати обробки форми обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу" з інформацією про взяття на облік суб’єкта первинного фінансового моніторингу;

2) кожна форма № 1-ФМ, яка подається до Держфінмоніторингу, реєструється в журналі реєстрації вихідної кореспонденції суб’єкта, при цьому номер вихідної реєстрації у полі 031 форми № 1-ФМ не може повторюватись в межах одного року;

3) у випадку відмови Держфінмоніторингом у взятті суб’єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) на облік (не присвоєно облікового ідентифікатора) через наявність помилок суб’єкт первинного фінансового моніторингу, враховуючи зауваження Держфінмоніторингу, повторно заповнює форму № 1-ФМ та направляє її до Держфінмоніторингу. При цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "виправлення первинного";

4) при відмові Держфінмоніторингом у взятті коригуючої інформації про суб’єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) через наявність помилок суб’єкт первинного фінансового моніторингу повторно заповнює форму № 1-ФМ та направляє її до Держфінмоніторингу, зазначивши у полі 040 "Вид повідомлення (код)" код виду повідомлення "коригуюче";

5) форма обліку підписується керівником суб’єкта первинного фінансового моніторингу або суб’єктом первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, із зазначенням таких відомостей:

повне найменування посади;

прізвище, ім’я та по батькові, а також його особистий підпис;

6) у разі якщо суб’єкт первинного фінансового моніторингу приймає рішення щодо надання дозволу відокремленому підрозділу безпосередньо подавати до Держфінмоніторингу форму № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та форму № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу", при поданні інформації про відокремлений підрозділ у полі 370 вказується "1";

7) у разі якщо суб’єкт первинного фінансового моніторингу вирішив не надавати дозволу або скасовує рішення щодо надання дозволу відокремленому підрозділу безпосередньо подавати до Держфінмоніторингу форму № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та форму № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу", при поданні інформації про відокремлений підрозділ у полі 370 вказується "2".

9. Форма № 1-ФМ заповнюється суб’єктами первинного фінансового моніторингу таким чином: